This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'All information relating to expectations that public sector employees are vaccinated against COVID'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7 M arch 2022 
 
 
Lisa 
[FYI request #18503 email] 
 
 
Dear Lisa 
 
Official Information Request 
Our Ref:  OIA 2022-0012 
 
I refer to your official information request received on 9 February 2022 where you asked: 
“I request a refresh to OIA 2021-0076 for the period from June 2021 to now”. 
OIA 2021-0076 request asked for: 
“Al  communications, advice, reports, notes, agendas, meeting attendance lists, minutes, and 

decision documents relating to any expectation or instruction from the commission regarding 
covid-19 vaccination of public servants. This should include any communication to and from 

public sector agencies and executives, and ministers on this subject. You only need include 
information 2021. 
For the avoidance of doubt, this should also include but not be limited to notes of all phone calls, 

meetings, any text messages, emails, instant messages, notes in notebooks or any other 
medium or form, and phone logs
” 
 
Information publicly available 
As  noted in our earlier response Te Kawa Mataaho Public Service Commission (the Commission) 
issued guidance on COVID-19 workforce vaccinations under s95(a) of the Public Service Act 2020.  It 
applies to public sector agencies and their employees.  The Commission has proactively released this 
guidance and a report on workforce matters relating to the COVID-19 vaccination roll out both of 
which is listed in the table below along with the links of the website where they are located. 
 
Item 
Document Description 
Website address  

  COVID-19 Workforce Vaccinations Guidance 
COVID-19 Workforce Vaccinations Guidance | Te 
Kawa Mataaho Public Service Commission 


  Report: Guidance on workforce matters  Guidance-on-workforce-matters-relating-to-COVID-
relating to COVID-19  vaccination roll out:  19-vaccination-roll-out-Government-Workforce-
Government Workforce Policy Statement for  Policy-Statement-for-the-public-sector.pdf 
the public sector 
(publicservice.govt.nz) 
 
 
 
Level 10, RBNZ Building   |   2 The Terrace   |   PO Box 329 
Wel ington 6140   |   New Zealand 
Phone +64 4 495 6600 

Complying with al  required public health and social measures remains the bottom line for all 
agencies while continuing to provide public services for al  of New Zealand.  Agencies continue to 
engage with workers and unions on how they comply with the public health and social measures of 
the COVID-19 response in line with Agency chief executives having the responsibility for deciding how 
to apply this guidance in the particular context of their agency. 
To assist for the period from November 2021 – January 2022, the Commission set up a smal  team to 
support the operationalisation of the Public Sector guidance including agency vaccination policy 
work.  This team was responsible for:  
•  supporting Public Sector agencies to implement the Government’s decisions on vaccinations 
in the workplace; 
•  building relationships with stakeholders to quickly achieve results; 
•  working in partnership with HR and Employment Relations leads and the Health and Safety 
community including the Government Health and Safety Lead, Unions; 
•  working closely with agencies and Unions to ensure a consistent approach to the 
implementation of the Government’s policy decision on vaccinations in the workplace across 
the Public Sector. 
Fol owing the introduction of the COVID-19 Protection Framework further guidance has been issued 
by the Public Service Commissioner under s95(a) of the Public Service Act 2020 fol owing each setting 
and phase change.   The latest guidance was published on 25 February 2022 and replaces our COVID-
19 Vaccination Rol out Guidance and previouCOVID-19 Public Sector Workforce Guidelines. 
The Commission has  also issued updated guidance  for agencies on vaccination policies and 
associated dismissals. This was published on the Commission’s website on 4 March 2022. 
Listed in the table below is the guidance that was issued on 25 February 2022 and 4 March 2022 and 
the links to the website where it can be found. 
Item 
Document Description 
Website address  

  Public Service workforce guidance for the  https://www.publicservice.govt.nz/resources/publi
COVID-19 Protection Framework 
c-service-workforce-guidance-for-the-covid-19-
protection-framework/ 


  Updated guidance for agencies on https://www.publicservice.govt.nz/resources/upda
vaccination policies and associated ted-guidance-for-agencies-on-vaccination-policies-
dismissals 
and-associated-dismissals/ 
 
Information being released 
Updates in relation to the COVID-19 vaccinations continue to be provided to the Public Sector Heads 
of Human Resources (HR) group.  Members of this group are the Heads of HR departments in public 
service agencies, crown agents and crown entities.   
As HR Heads of Profession, the Commission regularly coordinates meetings with this group to share 
information on key public service wide activities and provide advice on topics of relevancy to the HR 
community.  Please find outlined in the below table the Heads of HR meeting Minutes that have 
occurred since our response to OIA 2021-0076, that contain information which fal s within scope of 
your request  as wel  as emails sent from the  Public Service Commissioner to  the Public Service 
Leadership Team. 

Item 
Date 
Document Description 
Decision 

  17 June 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 

  1 July 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 

  1 July 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 

  15 July 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 

  15 July 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
10 
  29 July 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
11 
  29 July 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
12 
  12 August 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
13 
  12 August 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
14 
  20 August 2021 
Special COVID meeting: Public Service Heads of HR  Released in part 
– Meeting Minutes 
15 
  26 August 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
16 
  26 August 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
17 
  9 September 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
18 
  23 September 2021  Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
19 
  23 September 2021  Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
20 
  7 October 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
21 
  7 October 2021 
Wider Group of Heads of HR (Meeting Minutes) 
Released in part 
22 
  13 October 2021 
Email from the Public Service Commissioner –  Released in part 
Supporting the vaccination effort 
23 
   
Open letter to Public Servants re supporting the  Released in full 
vaccination effort 
24 
  21 October 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
25 
  21 October 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
26 
  4 November 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
27 
  4 November 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
28 
  18 November 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
29 
  18 November 2021 
Wider Public Service Heads of HR – Meeting Minutes  Released in part 


30 
16 December 2021 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
31 
16 December 2021 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
32 
22 December 2021 
Email from Deputy Public Service Commissioner  -  Released in part 
Our COVID-19 Vaccination policy and visiting Te 
Kawa Mataaho from 10 January 2022 
33 
18 January 2022 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
34 
18 January 2022 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
35 
20 January 2022 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
36 
20 January 2022 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
37 
23 January 2022 
Email from the Public Service Commissioner –  Released in part 
Operating under the red setting 
38 
3 February 2022 
Public Service Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
39 
3 February 2022 
Wider Group of Heads of HR – Meeting Minutes 
Released in part 
We have decided to release the documents listed above, subject to information being withheld under 
section 9(2)(a) to protect the  privacy of natural persons, including  deceased people.  Where 
information is out of scope, this has been noted accordingly on the documents. 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact 
[email address]. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz  or 
freephone 0800 802 602. 
Please note that we intend to publish this letter (with your personal details removed) and enclosed 
documents on the Te Kawa Mataaho Public Service Commission’s website. 
Yours sincerely 
Nicky Dirks 
Manager – Ministerial and Executive Services 
Te Kawa Mataaho Public Service Commission 

Document Outline