OIA REQUEST 
 
Received: 
 
10 September 2021 
Due:   
 
08 October 2021 
Response Date: 
08 October 2021 
Subject: 
 
Covid – Te Whare Maiangiangi Policies and Procedures 
 
 
 
 
In response to your request under the Official Information Act, please find our response below: 
 
 
Request 
I request a copy of the policies and procedures that Te Whare Maiangiangi are using to 
manage the risks associated with Covid19. 
 
 
Response 
 
The following documents are the current policies and procedures utilised by Te Whare 
Maiangiangi to manage the risk associated with COVID19 as at 15 September 2021 – Level 
2 Delta. 
 
Please note controlled documents, guidelines and procedures relating to COVID-19 and the 
BOPDHB response are either national or organisational procedures and relate to services 
and staff across the BOPDHB as well as the staff and services of Te Whare Maiangiangi. 
 
COVID Risk Assessment for Unknown COVID Status and Case Definitions 
See Appendix 1. 
Case definition of COVID-19 infection definitions. 
 
COVID-19 Testing Guidelines for DHB Health Services 
See Appendix 2. 
 
Infection Control 
Interim guidance for DHB Acute Care Hospitals – See Appendix 3. 
 
BOPDHB Visitors Policy 
Policy 5.3.1 Protocol 4 - Health and Safety - Management of Volunteers and Visitors – See 
Appendix 4. 
 
Policy 6.9.4 Protocol 1 - Visitors and Nominated Support Persons – Standards – See 
Appendix 5. 
 
Mental Health Act Processes 
Advice on compulsory assessment and treatment processes for mental health services 
during COVID-19 Alert Level 2 – See Appendix 6. 
 
Personal Protective Equipment Information 
 MOH PPE Donning & Doffing Guidance.pdf 

---

Cleaning  
Ministry of health Cleaning instructions/ cleaning PPE – See Appendix 7. 
 
 
Bay of Plenty DHB supports the open disclosure of information to assist the public 
understanding of how we are delivering publicly funded healthcare.  This includes the 
proactive publication of anonymised Of icial Information Act responses on our website.  Please 
note this response may be published on our website.  Official Information Act | Bay of Plenty 
District Health Board | Hauora a Toi | BOPDHB 
 
You have the right to request the Ombudsman investigate and review our response.  
www.ombudsman.parliament.nz or 0800 802 602. 
 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
DEBBIE BROWN 
Senior Advisor Governance and Quality 
 

---

Appendix 2
Testing Guidance for the health sector 
Implementing the Aotearoa New Zealand COVID-19 
Testing Plan
Effective 11 September to 3 November 2021 
Note: This testing guidance is intended for the current community outbreak of COVID-19 and includes 
request. 
guidance for when all of New Zealand or any regions are at Alert Levels 2, 3 or 4. Specific updates may be 
Act 
issued with new guidance from Ministry of health in response to changing Alert Levels or nature of 
outbreak, This Testing Guidance will be superseded by further guidance issued by the Ministry of Health 
which reflects changes in outbreak status when necessary.   
Information 
Key messages in this update 
Official 
an 
to 
Testing and vaccination status 
a response 
COVID-19 vaccination status of the person and their household 
of  members, and quarantine-free travel 
arrangements, do not change the need or decision to test for SARS-CoV-2. 
part 
as 
Symptomatic testing 
Board 
At all Alert Levels, everyone should be offered testing free of charge if they have new onset of 
Health 
symptoms consistent with COVID-19 infection .  
District 
This includes 
• Elderly and children*
Plenty 
of 
• contacts who develop symptoms at any time in the 14 days after exposure to a case or
attendance at a location 
Bay  of interest
by 
• People who meet the HIS criteria
• Those with no other obvious diagnosis
• When a test is warra
released  nted under clinical judgement
is 
• Those recommended to by a Medical Officer of Health
• anyone who has received a vaccine within the last 48 hours and has developed one or more of
the follow
document  ing symptoms: new respiratory symptoms, loss of smell or taste, fever of 38 degrees
 
Celsius or higher, or muscle aches getting worse over time.
This 
After they have been tested, they should then stay at home or self-isolate as directed until they get 
a negative result and have been symptom free for 24 hours. 
It is particularly important with the increasing prevalence of the highly infectious Delta variant of the 
virus to test anyone aged 12 or older who is symptomatic during the spring months when colds and 
flu are still prevalent to ensure a COVID-19 outbreak does not spread undetected. 
1 

---

 
 
* At Alert level 1: symptomatic children under the age of 12 years may be excused from testing if they do 
not meet any of the following: 
•  subject to a Border Order or Section 70 notice**. 
•  close or casual plus contacts of confirmed COVID-19 case  
•  HIS criteria. 
•  there is no other obvious diagnosis  
•  when a test is warranted under clinical judgement 
•  it is recommended by a Medical Officer of Health. 
•  parents request this. 
request. 
 
Act 
Asymptomatic people 
At all Alert levels, everyone (including children and elderly) needs to be tested if they are: 
Information 
•  Subject to a Border order or Section 70 notice** 
•  Close or casual plus contacts of a confirmed COVID 19 case. 
Official 
•  Recommended to by a Medical Officer of Health 
an 
•  Part of Alert level 4 surveillance testing for essential workers and he
to  althcare workers 
•  Required to by updated guidance from the Ministry of Health.  
**Unless provided with an exemption by a Medical Officer of Health or a qualified health practitioner. 
a response 
of 
Purpose  
part 
as 
1. 
This Guidance is aligned with our Aotearoa New Zealand COVID-19 Testing Plan. 
2. 
It is to be implemented for the period 9 Septem
Board  ber to 3 November 2021, and replaces the 
COVID-19 Testing Guidance previously in force from 8 July 2021. 
Health 
3. 
It takes into account the current situation in Aotearoa New Zealand and globally, including 
current alert level and border status, local events and community factors.  
District 
4. 
It is intended to ensure we continue to: 
Plenty 
a.  Implement a sufficient 
of  level of testing across Aotearoa New Zealand to ensure any cases of 
COVID-19 are quickly
Bay   identified and managed; and 
b.
by 
  Provide reassurance that the border is secure through ongoing mandatory testing. 
Context 
released 
is 
5. 
As of 10 September, Auckland is at Alert Level 4 and the rest of New Zealand is at Alert Level 2, in 
response to a now contained outbreak of the Delta variant of the virus.  
document 
6.  
While the whole of New Zealand was at Alert Level 4, testing numbers averaged around 30,000 a 
day
This  . As of 10 September, testing numbers had averaged around 11,000 a day for the previous 
seven days.  
The testing Plan 
7. 
The testing approach has focus on: 
a.  Testing people with symptoms of COVID-19 in all regions. 
2 
 

---

 
b.  Testing as part of any wider case or outbreak investigation 
c.  testing at the border, (arrivals into New Zealand, border workers and people living and 
working in managed isolation and quarantine facilities). 
d.  Saliva testing roll out for surveillance testing of essential workers. 
8. 
The testing approach is designed   to quickly identify and manage infections in those most at risk 
of exposure   and to to prevent undetected community spread.  
9. 
Contact tracing and testing of asymptomatic people is used to enable rapid diagnosis and 
isolation of potential new cases of COVID-19.   
10. 
There is emerging evidence that the newer variants of SARS-CoV-2 can present with less specifi
request.  c 
symptoms such as muscle aches, headaches, weakness, joint pains and abdominal pain 
Act  and 
nausea rather than respiratory symptoms. 
11. 
People who meet the HIS criteria –– should be tested for COVID-19 and then self-isolate until 
Information 
they get a negative result,.   
12.  Anyone who is symptomatic should be tested as a priority, irrespective of reg
Official  ion or other risk 
criteria – with the exception of children under the age of 12 years in A
an  lert Level 1, (as noted in 
to 
paragraphs 26 and 27 below).  
13.  Similarly, anyone who is required to be tested by the COVID-19 Public Health Response (Required 
Testing) Order 2020 still needs to present for their subseque
a 
nt req
response  uired tests., regardless of their 
vaccination status.  They should also be tested again shoul
of  d they become symptomatic, even if 
they had a recent negative surveillance test.  
part 
as 
14.  Any border or MIQ worker who returns a a positive result from a saliva test needs to be re-tested 
with a PCR test using nasopharyngeal swab or c
Board  ombined oropharyngeal and bilateral anterior 
nasal swab to confirm the positive result. 
Health 
15.  Anyone (including children_) presenting to hospital with an acute respiratory infection, or who 
develops symptoms consistent with COVID-19 infection while hospitalised, should be tested for 
District 
SARS-CoV-2, irrespective of region or other risk criteria. 
16.
Plenty 
 
Community testing needs to continue to focus on reducing barriers to testing and needs to 
of 
include non-appointment-based options. To ensure that testing is equitably available for all those 
Bay 
with symptoms, approaches should continue to be developed with Māori and Pacific 
by 
communities, health leaders and health providers. DHB cultural and community liaison roles will 
have a key role in planning and implementing these approaches. We encourage DHBs and PHUs 
to seek input and adv
released 
ice from Māori and Pacific healthcare leaders regarding the best approach 
is 
to testing for Māori and Pacific children and whānau. 
17.  Anyone who is required to be tested under a Section 70 notice or a Border Order must be tested, 
document 
 
unless exempted by a qualified health practitioner or a Medical Officer of Health. 
This 
18.  The local Medical Officer of Health may recommend a local change to the Testing Guidance, 
which may apply to an area or to specific children. For example, they may recommend testing 
children in a particular area who have recently travelled from an area of increased risk. 
19.  The decision to test or not test children should not be influenced by the vaccination status of their 
parents/guardians. 
3 
 

---

 
20.  It is important to follow infection prevention and control (IPC) recommendations (in particular 
streaming and PPE) for those who are symptomatic regardless of whether or not they are tested 
for COVID-19. The experience of the last year and knowledge of the aerosol transmission of the 
virus have raised the bar on managing respiratory illness in healthcare settings and have shown 
that increased attention to IPC and ventilation can impact the incidence of a range of respiratory 
infections.  
21.  It is also important that group A streptococcal (GAS) throat infections, as well as other respiratory 
illnesses and illnesses which disproportionately affect Māori and Pacific communities such as 
measles and meningococcal disease, are considered and managed appropriately in Māori and 
Pacific whānau who present to primary care services or Community Testing Centres. It is also 
request. 
recommended that where Māori and Pacific children and young adults (3-35 years, especially 
Act 
those aged 4-19 years old) present with a sore throat, a throat swab is taken to identify GAS 
and/or empiric antibiotics are prescribed according to local guidelines. 
Testing methods 
Information 
22.
Official 
 
A swab from the nasopharynx is the most effective way of detecting the presence of SARS-CoV-2 
an 
and should be taken wherever possible. Most people will tolerate thi
to  s procedure, however a 
combined oropharyngeal and bilateral anterior nasal swab can be considered as an alternative for 
children and the elderly – particularly if there is concern about tissue fragility.  
Testing sites 
a response 
of 
part 
23.  The Ministry will continue working with DHBs, PHUs and community health providers to support 
as 
equitable access to testing for Māori and Pacific peoples, and those in hard-to-reach and rural 
locations.  
Board 
24.  In developing local approaches, lessons learned to date need to be considered, including: 
Health 
a.  One size does not fit all — different approaches are needed for the different communities 
that require targeted testing. 
District 
b.  Clear messaging for communities is needed, including what to do while waiting for a 
result and the implications of a posi
Plenty 
tive test for the person, their close contacts and 
of 
family. This has been an area of confusion for people at times, so alignment with Ministry 
Bay 
guidance and c
by  onsistency of messaging is important.  
c.  There should be clear public messaging around when and where testing is available. 
d.  Public health 
released  information provided for mass events should include testing information. 
is 
25.  DHBs and PHUs should ensure information in Healthpoint is kept up to date for the location of 
testing sites and their opening times. 
document 
Te stin
This  g children 
26.  At any Alert Level, children should be tested if they have symptoms consistent with COVID-19. At 
alert level 1 those under the age of 12 may be excused from testing if they do not meet and any 
of the following: 
•  Subject to a Border Order or Section 70 notice (unless provided with an exemption by a 
Medical Officer of Health or a qualified health practitioner 
4 
 

---

 
•  They are a close or casual-plus contact of a confirmed case 
•  They meet the HIS criteria 
•  There is no other obvious diagnosis  
•  When a test is warranted under clinical judgement 
•  It is recommended by the medical officer of health 
•  Parental request 
27.  Children do not need to be tested if they are casual contacts unless they become symptomatic. 
Further discussion regarding testing / not testing children in Alert 
request. 
level 1 
Act 
28.  The rationale for not routinely testing children under 12 years (who have no other risk factors for 
COVID-19) in the context of Alert Level 1 is: 
Information 
a.  In the context of Alert level 1 and no other risk factors for COVID 19, there is more likely to 
be an alternative diagnosis explaining the symptoms. 
Official 
an 
b.
to 
  The swabbing process is relatively invasive, and this may be particularly traumatic for 
younger children.  
c.  The difficulty of obtaining a quality swab in children can reduce the sensitivity of the test.  
a response 
d.  Routine testing may be a barrier to parents presenti
of  ng their children for clinical assessment 
in primary care settings.  
part 
e.
as 
  There is no evidence at this point in time that concern about SARS-CoV-2 variants should 
change the decision to test children in this context. 
Board 
COVID-19 symptoms vs post-vac
Health cination reactions 
29.  As the COVID-19 Pfizer/BioNTech (Comirnaty) vaccine is particularly reactogenic, it will be 
common for people to present with sy
District  mptoms post-vaccination. Post-vaccination symptoms have 
generally been more pronounced after the second dose of the vaccine. The systemic reactions to 
Plenty 
the vaccines can include fa
of  tigue, headache and muscle aches and pain, which are all also common 
symptoms of COVID-19
Bay  infection. 
by 
30.  Because vaccine effectiveness is less than 100%, COVID-19 infection should ALWAYS be 
considered as a possible cause of symptoms, particularly for those at higher risk of exposure. 
released 
31.  When endeav
is  ouring to distinguish COVID-19 symptoms from reactions to vaccines, refer for 
testing anyone who presents with one or more of the following symptoms within 48 hours of 
receiving the first or second dose of ANY vaccine: 
document 
 
a.  loss of the sense of smell or taste 
This  b.  respiratory symptoms (e.g. sore throat, cough, shortness of breath, sneezing/runny or 
blocked nose) 
c.  generalised muscle aches which are worsening with time 
d.  fever of 38 degrees Celsius or higher. 
32.  People with fatigue, headache, localised (not systemic) muscle aches and pain, and low-grade 
fever/chills in the 48 hours after any vaccination, who do not have the specific symptoms listed in 
5 
 

---

 
paragraph 38 above, generally do not need to be tested for COVID-19. There may be exceptions, 
guided by public health advice.  
 
Other considerations 
33.  This Testing Guidance does not recommend focusing on widespread asymptomatic testing of 
communities, unless as part of an outbreak or case investigation. However, consideration can be 
given to offering asymptomatic testing to the following groups if they present to primary care: 
34.  Regular Surveillance testing is recommended for the following  
a.  Health workers, including Aged Residential Care workers. 
request. 
b.  Hospitality workers, including hotel and restaurant staff. 
Act 
c.  Public-facing tourism workers. 
d.  Public-facing transport workers (e.g. bus, taxi, uber, commuter train).  Information 
e.  Close or household contacts of border workers. 
f.
Official 
  Anyone (excluding recovered cases1) who has lived or worked in and exited a region that has 
an 
been in Alert level 4 or an MIQ facility within the previous 14 days. 
to 
35.  Key hygiene messages for all New Zealanders should stay consistent. 
a.  Wash your hands regularly. 
a response 
b.  Observe physical distancing.  
of 
c.
part 
  Cough and sneeze into your elbow or a tissue. 
as 
d.  Stay at home if you are unwell. 
e.
Board 
  Ring Healthline or your GP for advice if you are unwell. 
f.  Get a test if you have any symptoms of COVID-19. 
Health 
District 
Plenty 
of 
Bay 
by 
released 
is 
document 
  This 
 
1 A person who has recovered from COVID-19, and so is no longer infectious, will continue to have fragments of SARS-CoV-2 
(the virus that causes COVID-19) in their system for up to several months beyond their infectious period. Although these 
fragments are neither alive nor infectious they would produce a positive result if the person had a PCR test. This is because the 
PCR test is designed to detect SARS-CoV-2 genetic material but cannot distinguish between alive and dead genetic material. 
 
6 
 

---

COVID-19
Appendix 1
ALERT LEVEL 2: HEALTH AND DISABILITY SECTOR RISK ASSESSMENT FOR 
INTERACTIONS WITH PEOPLE OF UNKNOWN COVID-19 STATUS
This document provides guidance for a risk assessment that should be undertaken at the first point 
of contact with people whose COVID-19 status is unknown. Please ask the questions before contact 
with the person, if possible (by phone or signage); otherwise maintain physical distancing of at 
least 2 metres when asking them.1 Defer care or use telemedicine where possible. Follow Standard 
Precautions for all care.2 Also, refer to your organisational Infection Prevention and Control Guidance.
Clinical Criteria: Does the person have an acute respiratory infection with at least one of the request. 
following symptoms (with or without fever): new or worsening cough, fever (at least 38˚C), shortness 
of breath, sore throat, sneezing or runny nose, loss of sense of smell or altered sense of taste.
Act 
YES
NO Information 
Risk Factors: 
In the 14 days prior to seeking care has the person:
Official 
  Had contact with a COVID-19 case OR
an 
to 
  Been in attendance at a current location of interest 3 OR
  Meets the Higher Index for Suspicion Criteria (HIS)4: Check the Ministry of Health website for 
updated information.
a response 
of 
YES
NO
part  YES
NO
as 
  Provide them with 
  Provide them with  Board    Provide them with 
  Person to wear 
a medical mask 
a medical mask 
a medical mask 
a face covering 
to wear for source 
to wear for source 
Health 
to wear for source 
(their own or 
control. 
control. 
control.
medical mask 
  Ensure they 
  Maintain 2m from 
  Maintain 2m from 
provided).
District 
are at least 2m 
others or move 
others or move 
  Wear a medical 
from others in a 
them into a single 
them into a single 
mask.
Plenty 
well ventilated 
room. 
of 
room. 
space, ie single 
  Wear a medical 
  Wear a medical 
room or other 
Bay 
mask and eye 
mask. 
space outdoors if 
by  protection.
available. 
  Eye protection 
optional.
  If the person  released 
needs clinical is 
assessment or 
direct care wear a 
  Apply Standard 
P2/N95 particulate 
Precautions 
document 
respirator, eye 
 
depending on the 
protection, gown 
This 
nature of care to 
and gloves.
be provided.
SESSIONAL MASK USE: Where possible a mask, face covering or particulate respirator can be worn 
continuously. Replace if it becomes damp, damaged, or at the end of a session (up to 4 hours).
1. 
This assessment will determine what additional IPC precautions are required.
2.  Refer to Frequently Asked Questions about PPE www.health.govt.nz/ppe-health
3.   Refer to MOH for contact tracing places of interest www.health.govt.nz/covid-19-contact-tracing-locations-interest#current
HP7716 —08 Sep 21
4.  Refer to MOH case definition: www.health.govt.nz/COVID-19 case definition.

---

Appendix 3
COVID-19 Infection Prevention and 
Control - Interim Guidance for DHB request. 
Acute Care Hospitals 
Act 
10 August 2021 
Information 
About this guidance 
Official 
This guidance outlines the infection prevention and control (IPC) procedures for DHB acute care hospitals 
an 
providing care for probable or confirmed COVID-19 patients, and those who 
to meet the Clinical and Higher 
Index of Suspicion (HIS) criteria for COVID-191. This is a living document and replaces previous versions of the 
IPC Procedures for DHB Acute Care Hospitals and includes further advice on IPC precautions and an 
organisational framework for IPC preparedness for the management of COVID-19 cases. Please consult with 
a response 
local IPC specialist teams if further risk assessment is required for s
of  pecific circumstances. 
part 
Contents 
as 
1. Introduction
Board 
2. Transmission of COVID-19 and principles of infection prevention and control
Health 
2.1 Routes of transmission
District 
2.2 Infection prevention and control precautions
3. Organisational preparedness for p
Plenty  reventing and controlling COVID-19 in the hospital setting
of 
3.1 Elimination of potentia
Bay  l exposure – ensuring triage, early recognition, and source control
by 
3.2 Administrative controls
3.3 Engineering and environmental controls
released 
is 
3.4 Protection of health care workers and patients using hand hygiene and personal protective
equipment (PPE) 
document 
4.  IPC procedures for DHB acute care hospitals
This 
5. References
6. Appendices
1 Current COVID-19 case definition: www.health.govt.nz/covid19-case-definition 

---

 
1. Introduction  
This guidance document outlines the Infection Prevention and Control (IPC) procedures to provide a safe 
workplace for District Health Board (DHB) acute-care hospitals that are receiving, assessing, and caring for 
COVID-19 patients, and those who meet the Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) criteria for COVID-
192. 
 
Planning and implementation strategies: to prevent and control COVID-19 should ensure; 
•  current Ministry of Health and DHB COVID-19 guidance is readily available and accessible in relevant 
areas  
request. 
•  early case recognition, containment, assessment, and reporting of cases occurs  
Act 
•  IPC control measures, including hand hygiene, appropriate use of personal protective equipment 
(PPE) and patient placement, are in place, along with physical distancing 
•  there is a process for regular audit and feedback to support continuous improvement in IPC practices 
Information 
•  that the practical ability to respond rapidly is supported through clearly defined links between key 
individuals, services and senior leadership. 
Official 
an 
This guidance is based on international guidelines and best current evidence 
to  available as the COVID-19 
pandemic evolves. Some of the guidance set out in this document may need to be operationalised locally, 
however, the underlying principles of IPC should be adhered to.  
 
a response 
Further updates may be made as new evidence emerges and in res
of  ponse to the level of community 
transmission in New Zealand.   
part 
 
as 
Transmission-based Precautions have been the pillars upon which IPC guidance has been developed for 
healthcare settings when providing care for patients with s
Board  uspected or confirmed COVID-19 infections. With 
the increasing strength of evidence for the role of aerosols in the transmission of SARS-CoV-2,  we have 
Health 
revised this guidance document to improve the safety of healthcare workers providing care in hospital 
settings by mitigating the risk of exposure to s
District  mall particles during patient care activities.  Staff providing care 
for patients with suspected or confirmed SARS-CoV-2 infection should adhere to Airborne Precautions and 
wear a P2/N95 particulate respirator. Ho
Plenty  spitals also need to ensure the use of effective ventilation controls, 
of 
that facilitate the removal and dilution of aerosol, in clinical areas where patients with suspected or confirmed 
Bay 
COVID-19 infections are asses
by  sed and cared for. 
 
2. Routes oreleased 
is  f transmission  
The route of transmission of SARS-CoV-2 continues to be an area of debate in the medical and scientific 
community. The 
document traditional paradigm has been that respiratory viruses are transmitted by exposure to large 
dro
  plets (> 5 µm) and through contact with contaminated surfaces.  Close range contact with the infectious 
This 
individual is required for transmission of the infectious agent. Airborne transmission via smal  respiratory 
particles, less than 5 µm, (termed aerosols) is thought to occur with only a few infectious diseases, namely 
measles, varicella, and laryngeal and pulmonary tuberculosis. However, scientific studies have shown that 
exhaled particles generated by talking, shouting, singing sneezing or coughing are predominantly smal  
particles. These smal  particles can carry viable infectious viruses and bacteria3. The evidence that SARS-CoV-2 
 
2 Current COVID-19 case definition: www.health.govt.nz/covid19-case-definition 
3 Fennelly KP. Particle sizes of infectious aerosols: implications for infection control. Lancet Resp Med 2020: 8: 914-24. 
 

---

 
 
is transmitted by aerosols is becoming increasingly compelling in enclosed spaces, during prolonged 
exposure to respiratory particles and, in settings where there is poor ventilation or air handling.  
 
Transmission also may occur through direct and indirect contact with contaminated surfaces, or by contact 
with equipment used on or by the infected person (e.g. stethoscope or thermometer) but the evidence to 
support this is unclear4.  
 
Aerosol Generating Procedures (AGPs) can promote the generation of smal  particles (<5 µm). These fine 
particles remain suspended in the air for longer periods than larger particles and can be inhaled resulting in a 
risk of airborne transmission. The evidence supporting aerosol generation by different medical interventions is 
request. 
of low quality.5 There are a number of groups looking at aerosol generation during medical interventions and 
the results of such studies are likely to better define the risk of aerosol generation in healthcare sett
Act  ings.  
 
 
2.2 
Infection prevention and control precautions 
Information 
 
Standard Precautions and Transmission-based Precautions must be adhered to when 
Official managing patients with 
probable or confirmed COVID-19, or who meet the Clinical and Higher Index of 
an  Suspicion (HIS) criteria for 
to 
COVID-19.6 In addition to practices carried out by health care workers when providing care, all individuals 
(including patients and visitors) should comply with infection control practices in health care settings. The 
control of spread from the source is essential to avoid transmission of COVID-19.  
a response 
 
of 
Standard Precautions  
part 
as 
Standard Precautions are the basic level of IPC measures which should always be applied regardless of the 
infectious nature of the patient, and in the case of all prob
Board  able or confirmed COVID-19 patients, or those who 
meet the Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) criteria for COVID-19.  
Health 
Key elements of Standard Precautions: 
District 
Hand hygiene – hand hygiene must be performed  before every episode of direct patient care and after any 
activity/task or contact that potentially r
Plenty  esults in hands becoming contaminated, including before and after 
of 
putting on and removing personal protective equipment (PPE), and after equipment decontamination and 
waste handling.
Bay 
 https://www.hqsc.govt.nz/our-programmes/infection-prevention-and-control/topics/hand-
by 
hygiene 
 
released 
 
is 
•  Personal Protective Equipment (PPE) – before use, assess the risk of exposure to blood and body fluids 
or contaminated surfaces before any health care activity.  
document 
 
•  Respiratory hygiene and cough etiquette – this is important for source control. Make sure that the 
This 
patient has access to tissues, is supported to safely dispose of the tissue after use and to perform hand 
hygiene.  
 
4 European Centre for Disease Prevention and Control. Infection prevention and control and preparedness for COVID-19 in healthcare 
settings. Sixth update – 9 February 2021. https://www.ecdc.europa.eu/en/publications-data/infection-prevention-and-control-and-
preparedness-covid-19-healthcare-settings 
5 Assessing the evidence base for medical procedures which create a higher than usual risk of respiratory infection transmission from 
patient to healthcare worker, Version 1.2 14 May 2021. Antimicrobial Resistance and Healthcare Associated infection, National Services 
Scotland. https://hpspubsrepo.blob.core.windows.net/hps-website/nss/3055/documents/1_agp-sbar.pdf 
6 Current COVID-19 case definition: www.health.govt.nz/covid19-case-definition 
pg. 2 
 

---

 
 
•  Safe use and disposal of needles and other sharps  
•  Aseptic technique - adhering to a set of principles to prevent infection when performing a procedure.  
•  Patient care equipment – clean, disinfect and reprocess reusable equipment between patients.  
•  Appropriate cleaning and disinfection - of environmental and other frequently touched surfaces. 
•  Safe waste management:  fol ow regional IPC protocols for managing waste. 
•  Safe handling of linen: fol ow regional IPC protocols for managing used linen. 
 
Refer to the World Health Organization (WHO) poster on standard precautions for further information, 
request. 
available at: https://www.who.int/docs/default-source/documents/health-topics/standard-precautions-in-
Act 
health-care.pdf 
   
  
Transmission-based Precautions 
Information 
Transmission-based Precautions are used when Standard Precautions alone are insufficient to prevent cross 
Official 
transmission of an infectious agent when caring for a patient with a known or suspected infection. 
an 
to 
Contact Precautions  
Contact Precautions are used in situations where the infectious agent is transmitted via direct contact with 
blood or body fluids or indirectly from contact with the immediate care environment (including care 
a response 
equipment).  
of 
 
part 
In addition to Standard Precautions, the fol owing infection c
as  ontrol measures should also be fol owed. 
 
•
Board 
 
The patient should be placed in a single room (with an ensuite, where possible). 
•  Where possible, limit the movement of the patient outside of the room.  
Health 
•  Appropriate PPE should be worn (gloves and fluid-resistant long sleeve gown).  
•  PPE should be donned before entering the room and doffed upon exiting and safely disposed of. 
District 
•  Remove and dispose of contaminated PPE and perform hand hygiene prior to transporting patients to 
other sites within the facility. Do
Plenty n clean PPE to assist the patient at the transport location. 
•
of 
 
Use disposable or dedicated patient-care equipment. Avoid the use of share-patient equipment. 
•
Bay 
 
Prioritise the cleaning and disinfection of these rooms. 
by 
 
Droplet Precautions  
released 
is 
Droplet Precautions are used to prevent and control infection transmission over short distances of large 
respiratory particles, termed droplets (>5μm). If they land on the mucous membranes of the nose and mouth 
or conjunctivae o
document  f the eye, they can transmit infection.  
  This 
 
In addition to Standard Precautions, the fol owing infection control measures should be fol owed: 
•  Place a medical mask on the patient, (if they can tolerate it), for source control.  
•  The patient should be placed in a single room (with an ensuite, where possible).  
•  Appropriate PPE should be worn by healthcare workers (medical mask and eye protection upon entry 
into the patient room or patient space). 
pg. 3 
 

---

 
 
•  Limit transport and movement of patients outside of the room unless requiring a medical procedure 
in another department.  If transport or movement outside of the room is necessary, instruct the 
patient to wear a mask and fol ow respiratory hygiene and cough etiquette. 
Airborne Precautions  
Airborne Precautions are used to prevent, and control infection transmitted by smal  particles (<5μm) 
dispersed from the respiratory tract. Refer to section 2 for modes of transmission for SARS-CoV-2. 
 
In addition to Standard Precautions the fol owing infection control measures should also be fol owed  
•  Place a medical mask on the patient, if they can tolerate it, for source control.  
•
request. 
 
The patient should be placed in an Airborne Infection Isolation Room (AIIR). If an AIIR is not available, 
place the patient in a single room that has an ensuite bathroom. The door should remain c
Act losed.  
•  Use PPE appropriately. The healthcare worker is to wear a P2/N95 particulate respirator that they have 
been fit-tested to. They should fit check it each time they wear one. 
•
Information 
 
Refer to fit checking section in Role of face masks and respirators available at: 
https://www.health.govt.nz/system/files/documents/pages/the_role_of_medical_masks_and_particulat
Official 
e_respirators_110821.pdf 
an 
to 
 
Best Practice for patient placement 
For patients admitted to a DHB acute-care hospital who are suspected, or confirmed COVID-19 cases, or meet 
a response 
the Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) criteria for COVID-197, the implementation of Standard and 
of 
Transmission-based Precautions (Contact and Airborne) are required. If available, the utilisation of an AIIR 
part 
room is recommended. If there is no available AIIR room, a single room with the door closed is an acceptable 
as 
option.  This room should not be positively pressured to the outside corridor.  A portable HEPA filtration unit, 
if available, may be used in this setting and it would provi
Board  de an additional measure of infection prevention 
during the assessment of the patient.    
 
Health 
In situations where indoor air quality may be poor, such as single rooms with less than 6 air changes per hour, 
internal rooms with no mechanical ventilation, 
District  rooms where windows cannot be opened to allow for air 
movement or where alternate strategies such as portable filtration units are not available, then consideration 
should be given to transfer the patient t
Plenty o another facility with adequate ventilation controls. In the event of 
of 
needing to transfer a patient(s) to another facility, there should be pathways included in the DHB’s COVID-19 
pandemic preparedness planning
Bay  . 
by 
 
If a medical procedure that generates aerosols, an aerosol generating procedure (AGP), is being undertaken, 
Contact and Airborne Prec
released  autions should be adhered to. 
 
is 
For further information refer to Frequently Asked Questions at: https://www.health.govt.nz/our-
work/diseases-and-conditions/covid-19-novel-coronavirus/covid-19-information-specific-audiences/covid-
document 
19 -personal-protective-equipment-central-supply/frequently-asked-questions-about-ppe-and-covid-19 
 
This 
3. Organisational preparedness for preventing and 
control ing COVID-19 
Preventing transmission of SARS Cov-2 in the health care setting requires a multi-faceted approach to ensure 
early identification and containment measures are in place, engineering, environmental, and administrative 
 
7 Current COVID-19 case definition: www.health.govt.nz/covid19-case-definition 
pg. 4 
 

---

 
 
controls are established, and appropriate PPE is available. The fol owing IPC principles can be considered as a 
hierarchy of controls.  
 
3.1 Elimination of potential exposure – ensuring triage, early recognition, and 
source control 
•  Risk assessment is key to ensuring that cases meeting the Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) 
criteria are identified on entry to acute care facilities and are isolated and cared for according to IPC 
guidance to protect patients, visitors, and health care workers.  
•  Cases meeting the Clinical and Higher Index of Suspicion criteria require testing for SARS-CoV-2 and 
should be managed with appropriate Transmission-based Precautions and adherence to  request. 
administrative controls.  
Act 
•  Source control is critical, including the use of medical masks where tolerated, and support for the 
patient to fol ow appropriate hand and respiratory hygiene.  
•  During Alert Level 3 or 4 (Community transmission occurring or multiple cluster outbrea
Information  ks) 
consideration should be given to universal masking of all patients presenting to high density areas 
where physical distancing is not possible when awaiting triage and COVID risk 
Official  assessment, e.g. 
Emergency Department waiting rooms.  
an 
to 
 
 
3.2 Implementation of administrative controls  a response 
 
of 
Administrative controls are policies designed to prevent and r
part  educe the risk of exposure and transmission 
as 
of COVID-19 in the acute care setting and include, but are not limited to: 
•  sustainable IPC infrastructures and governance  
Board 
•  appropriately trained personnel in IPC activities 
•  implementation of appropriate IPC meas
Health  ures (e.g. Standard Precautions for all patients) 
•  education of all health care workers, patients and visitors around hand hygiene and respiratory 
hygiene  
District 
•  the safe and appropriate donning and doffing of PPE and other practices designed to prevent 
transmission of COVID-19   
Plenty 
of 
•  ensuring adherence to all IPC policies and procedures for all aspects of health care 
Bay 
•  vaccination prog
by rammes for staff and vulnerable patients 
•  implementing screening in high-risk areas such as emergency departments, using Standard, 
Contact and Airborne Precautions and appropriate triage of patients who are a probable or 
released 
confirm
is  ed case of COVID-19, and those who meet the Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) 
criteria. (Refer to Appendix 1). 
 
 
document 
  Admini
This  strative controls also include: 
•  the design and use of appropriate work processes and systems, including access to prompt 
laboratory testing 
•  provision and use of suitable work equipment and materials that support and enhance the efforts 
of health care workers to contain and control the risk of infection 
•  a resourced fit testing programme which ensures that appropriate staff are fit tested to available 
respirators at least annually.  
Effective strategies need to address environmental, organisational, and individual barriers to adherence. 
Intervention programmes need strong leadership and the involvement of all staff at al  levels. Infection 
pg. 5 
 

---

 
 
prevention does not rely solely on a functional IPC team, but also depends on hospital organisation, bed 
occupancy, appropriate staffing ratios, and workload. On-going workplace risk assessment for SARS-CoV-
2 is required to determine the level of risk for potential occupational exposure related to role, work task 
and work setting.  
 
Administrative measures specifically related to providing a safe work environment for health care workers 
include: 
•  provision of adequate education and training for health care workers 
•  ensuring an adequate patient-to-staff ratio 
•  establishing a surveil ance process for acute respiratory infections potentially caused by COVID
request.  -19 
virus among health care workers 
Act 
•  ensuring that health care workers understand the importance of promptly seeking medical care 
•  ensuring adequate and appropriate consumables (for example non-sterile gloves) 
•  monitoring health care worker compliance with Standard and Transmission-based Pre
Information  cautions 
and providing mechanisms for improvement as needed (e.g. ‘buddy’ systems to support correct 
use of PPE) 
Official 
an 
•  provision of dedicated clinical and non-clinical rooms for staff working with COVID-19 patients as 
to 
deemed necessary through DHB risk assessment.  
 
3.3 Implementation of engineering and environmen
a response 
tal controls 
of 
 
part 
The control of exposure at source, including adequate ventilation systems6,7 and effective environmental 
as 
decontamination physically reduces exposure to infection. 
 
Board 
Controls to address the infrastructure of the acute care facility aim to ensure adequate ventilation in all 
areas of the facility, and environmental cleaning
Health .  
 
District 
Engineering controls  
 
Plenty 
Engineering controls can be us
of  ed to reduce or eliminate exposure of healthcare workers and other 
patients to infected patients. 
Bay  They include the use of physical barriers and dedicated pathways, remote 
triage areas, airborne inf
by ection isolation rooms and single patient spaces rather than shared open bays in 
recovery areas. Engineering controls also focus on maintaining the quality of the indoor air.  
released 
Indoor air qual
is  ity in shared spaces can be improved by: 
 
•  optimising air-handling systems to provide a minimum of 6 Air Changes per Hour (ACH) 
•  ensur
document  ing that the system in use provides appropriate directional air movement 
 
•
This    providing filtration of the air through high-efficiency particulate absorbing filtration where 
required 
•  using portable HEPA filtration units in high risk areas where permanent air-handling systems are 
not feasible 
•  consider opening of windows to provide natural ventilation if mechanical ventilation is not 
available  
•  The mechanical ventilation system in use in each hospital is fit for purpose, correctly installed and 
regularly maintained   
pg. 6 
 

---

 
 
•  The IPC Service maintaining a close working relationship with the relevant service that provides 
oversight for air quality.   
 
Environmental controls  
 
Effective cleaning and decontamination procedures are necessary to ensure removal of pathogens from 
the environment. There should be processes in place to ensure that environmental cleaning and 
disinfection procedures are fol owed consistently and correctly.  
 
Management of laundry, food services and medical waste should be in accordance with local DHB 
request. 
policies. 
Act 
 
Cleaning staff providing terminal cleaning of rooms should fol ow recommended practices and wear the 
appropriate PPE for the type of room and cleaning chemicals required. Cleaning chemicals should be 
Information 
effective against SARS-CoV-2. 
 
Official 
3.4 Protection of health care workers and patients using hand h
an 
ygiene and 
to 
personal protective equipment (PPE) 
 
a response 
Hand Hygiene 
of 
Health care workers should fol ow the ‘5 moments for hand
part   hygiene’ before touching a patient, before 
as 
any clean or aseptic procedure is performed, after exposure to body fluids, after touching a patient, and 
after touching a patient’s surroundings. https://www.hqsc.govt.nz/our-programmes/infection-prevention-
Board 
and-control/topics/hand-hygiene/  
 
Health 
Patients should be enabled to clean their hands at key times and provided with the means to do so. 
 
District 
Personal Protective Equipment  
 
Plenty 
of 
Clear guidance should be provided as to the choice of PPE when caring for a probable or confirmed 
COVID-19 case, or those who
Bay   meet Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) Criteria. PPE should be 
by 
donned prior to any interaction with a suspected, probable or positive COVID-19 patient. 
The sequence for donning and doffing PPE should be visual y indicated, and a place for these activities 
should be designated. 
released   
is 
•  PPE donning and doffing stations should be located close to the point of use (where this does not 
compromise patient safety, e.g. mental health/learning disabilities) but separate from each other. 
If loc
document ated outside a room then the two activities should not be occurring simultaneously.  
   This 
Medical masks, P2/N95 particulate respirators, gowns and eye protection can be worn continuously for up 
to 4 hours when providing care to patients in a cohorting setting. Gloves need to be replaced between 
each patient encounter. Hand hygiene must be performed with change of gloves. If during continuous use 
the PPE becomes damp, soiled or contaminated with blood or body fluids, then al  PPE, including the 
gown, wil  need to be replaced. 
 
There are many opportunities for the transmission of SARS CoV-2 and PPE is only one, albeit an important 
measure, to protect health care workers and others from being exposed to the virus.  The use of PPE 
pg. 7 
 

---

 
 
should be accompanied by strict adherence to national and local IPC policies and procedures, and the 
overarching IPC principles of hand hygiene, respiratory hygiene and cough etiquette, physical distancing, 
cleaning of surfaces and frequently touched items and staying home when unwell.  
 
Regular monitoring and feedback of adherence to PPE guidance as well as support and further education 
for staff when needed wil  improve compliance, safe practice and identify gaps in PPE training and advice. 
Identifying barriers to safe donning and doffing of PPE and enabling workable solutions wil  ensure the 
safety of health care workers, patients and visitors is maintained.  
For further information refer to: www.health.govt.nz/ppe-health 
request. 
 
Act 
Staff caring for probable or confirmed COVID-19 patients or those who meet the Clinical and 
Higher Index of Suspicion (HIS) criteria 
Staff assigned to care for probable or confirmed COVID-19 patients should: 
Information 
•  meet the occupational health policy for fitness to work in this situation and should be fully 
vaccinated (there should be adequate staff allocated to work in this area, w
Official  ith high staff to patient 
an 
ratio ensured)  
to 
•  fol ow the local procedure for documenting their details for Occupational Health fol ow up  
•  fol ow the guidance of their DHB for surveil ance monitoring for COVID-19.   
Staff who were not wearing adequate PPE for an interaction wit
a response 
h a positive COVID-19 patient or who had 
of 
a PPE breach that is considered significant by the IPC team are required to isolate at home, under the 
part 
direction and monitoring of the Occupational Health team.  
as 
   
In March 2021, COVID-19 vaccination of all frontline hea
Board  lthcare workers commenced. A healthcare worker 
is considered to be fully vaccinated ≥ 2 weeks fol owing the second dose of vaccine. 
 
Health 
Vaccination is not mandatory for healthcare staff working in DHBs, therefore DHBs should work with their 
Occupational Health team to develop a po
District  licy to manage staff who are not vaccinated against COVID-19.  
For further information, refer to: https://www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/covid-19-
novel-coronavirus/covid-19-vaccines/
Plenty  covid-19-vaccine-information-health-professionals 
of 
 
NOTE:    
Bay 
1. Fully vaccinated healt
by  hcare workers still need to follow IPC guidance including the use of PPE.  
2. Patients from Quarantine Free Travel Zones (QFTZ) are to be considered ‘New Zealanders’ when 
applying the HIS crit
released eria. https://www.miq.govt.nz/assets/MIQ-documents/operations-framework-
managed-isolat
is  ion-and-quarantine-facilities.pdf 
 
 
 
document 
  This 
pg. 8 
 

---

 
 
4. IPC procedures for DHB acute care hospitals 
The table below is for use by Infection Prevention Teams to refer to in developing IPC processes 
for managing patients, visitors and procedures throughout the hospital including admission from 
Accident and Emergency, or out-patient department. 
 
Circumstances (Where, Who, What) 
Actions and IPC measures 
1.  Pre-hospital interface 
Primary care or ambulance service to notify the emergency 
department or the designated SMO at the DHB of the 
patient transfer to hospital. 
request. 
Act 
2.  Public calls to emergency departments 
Refer to Healthline on 0800 538 5453. 
3.  Calls from community providers 
Refer to Healthline on 0800 538 5453 or the local Public 
Health Service. 
Information 
4.  PPE for health care workers assessing 
Refer to Appendix 1 for the appropriate PPE to be worn by 
patients 
HCW  
Official 
5.  Patients presenting to Emergency 
Triage and assess. Refer to Risk 
an  assessment questions if 
Departments who are proven COVID-19 
COVID-19 status is unknown
to   or your local DHB COVID-19 
cases or who meet both the Clinical and 
pathway. 
Higher Index of Suspicion (HIS) criteria for   
a response 
COVID-19 
Refer to Append
of  ix 1 for the appropriate PPE to be worn by 
HCW 
part 
 
as 
Patients are to wear a medical mask for source control and 
Board 
need to be moved to an airborne infection isolation room 
(AIIR), or a single room with the door closed. They should 
Health 
be supported to fol ow respiratory and hand hygiene, and 
cough etiquette if able.  
District   
6.  Any patient(s) presenting to Emergenc
Plenty  y 
When interacting with patients who meet the Higher Index 
of 
Departments who meet the HIS criteria 
of Suspicion (HIS) criteria, HCWs should Refer to Appendix 
Bay 
only, in the absence of clinical symptoms 
1 
by 
 
Patients without clinical symptoms consistent with an acute 
released 
is 
respiratory tract infection should still wear a medical mask.  
 
7.  Patients presenting to Emergency 
Patients from Quarantine Free Travel Zones (QFTZ) are to 
Department fro
document m Quarantine free travel 
be considered as “New Zealanders” when applying the HIS 
 
zones 
This 
criteria. 
 
If they work in an area or a role in their country of origin 
that meets the Ministry of Health’s HIS criteria, they are 
managed the same as any New Zealander meeting the HIS 
criteria. 
 
 
pg. 9 
 

---

 
 
8.  Movement of patients,  Each DHB should develop a patient pathway for movement of patients through 
who meet the Clinical 
their hospital starting in the Emergency Department.  
criteria, or the Clinical 
 
and Higher Index of 
The movement and transport of patients should be limited to essential purposes 
Suspicion (HIS) 
only. Staff at the receiving department or ward should be advised that the patient 
criteria, for COVID-19 
meets the Clinical and HIS criteria. 
from the Emergency 
 
Department to another  All health care workers involved in transferring the patient should adhere to 
department or to a 
Standard and Transmission-based Precautions Refer to Appendix 1. Clean PPE 
ward  
must be donned before transfer and it should be doffed when the transfer proc
request. ess 
is completed. 
Act 
 
If transferring the patient requires the use of a lift, as much as practically possible, 
the route should be clear, and the lift should be exclusively al ocated 
Information for the 
patient and transfer staff. A designated “clean staff member”, who is part of the 
transfer team, is recommended to operate lift buttons etc.  
Official 
an 
 
to 
The patient must wear a medical mask for source control, if tolerated, on transfer 
to and from department(s), or on transfer to a ward, and must not wait in 
communal areas.  
a response 
 
of 
If possible, patients should be placed 
part  at the end of procedure or surgical lists. 
as 
 
Medical records should not be 
Board placed on the bed during transfer (consider placing 
in an envelope/plastic sleeve). 
9.  Accompanying 
Ideal y, in this situation, th
Health  e family/whānau, carer and support person/people 
family/ whānau, carer  should be redirected to their GP or a community-based testing centre to get 
or support person in 
tested for COVID-19
District   and be required to self-isolate at home whilst awaiting the 
the Emergency 
test result. 
Plenty 
Department, who 
 
of 
meet the Clinical 
If this 
Bay  situation is unavoidable, and they are required to remain with the patient in 
criteria or Clinical and  the 
by  Emergency Department during the assessment, the fol owing actions should 
Higher Index of 
be undertaken to mitigate the risk: 
Suspicion (HIS)  released   
criteria for COVID
is  -19, 
•  This situation should be discussed with the senior clinical team COVID-19 
and who wants to 
response team, and the IPC service within the DHB. 
remain with the 
•  The person should wear a medical mask and be supported to adhere to 
document 
pa tient 
respiratory and hand hygiene and cough etiquette.  
This 
•  The person should be instructed to remain in the room/bay that the 
patient is in and not to leave this space unless it has been discussed with, 
and agreed to, by a senior member of the Emergency Department clinical 
team. 
 
If the patient is discharged home, the family or whānau member, carer or support 
person should be advised/informed to have a COVID-19 test and, self-isolate at 
home while awaiting the test result. 
pg. 10 
 

---

 
 
10.  Accompanying 
Ideal y, in this situation, the family/whānau, carers and support person/people 
family/ whānau, carer  should be redirected to their GP or a community-based testing centre to get 
or support person 
tested for COVID-19 and be required to self-isolate at home whilst awaiting the 
who meet the Clinical  test result. 
criteria or Clinical and  If this situation is unavoidable, it should be discussed with the senior leadership 
Higher Index of 
team or COVID-19 response team, and the IPC service within the DHB, in 
Suspicion (HIS) 
conjunction with the local public health service, before the transfer to the ward 
criteria for COVID-19,  occurs.  Approval wil  be decided on a case-by-case basis and reviewed daily. 
and who wants to 
 
remain with the 
The fol owing additional actions should be undertaken to mitigate risk:  request. 
 
Act 
patient following 
•
admission to the 
 
The person should be provided with a clean medical mask prior to leaving 
the Emergency Department to wear during transfer to the ward. 
ward. 
•  Once in the ward they should be provided with guidance abo
Information ut respiratory 
 
and hand hygiene, and the safe donning and doffing of a medical mask. 
•  They do not need to wear a gown, gloves and eye p
Official  rotection in the room. 
•  There should be a clear set of expectations pr
an ovided to the family/whānau, 
carer or support person by the DHB about 
to what they can, and cannot do, 
whilst in attendance. This should be provided verbally and in written form. 
If necessary, this may require assistance from interpreters. This wil  cover, 
but is not limited to the fol owing:
a response 
 
of 
o  the person should not leave the room unless they have discussed 
this with the health ca
part  re worker team 
as 
o  testing for SARS-CoV-2 may be required, if not already done 
o  daily symptom check wil  occur 
Board 
o  communication with other family/whānau should be via digital 
means only. 
Health 
Food, clothing etc, can be handed to the reception area of the ward for delivering 
to the room.  District 
11.  Management of 
When interacting with patients who meet the Higher Index of Suspicion (HIS) 
Plenty 
patients meeting 
criteria, 
of HCWs should Refer to Appendix 1 
Higher Index of 
  Bay 
Suspicion (HIS) 
Sta
by  ndard and Transmission-based Precautions should be fol owed at all times until 
criteria for COVID-19 
the patient is discharged or until the 14 days self-isolation period has ended; 
for an unrelated  released  whichever is the soonest. Refer to Appendix 1 
is 
medical event  
 
Patient would be reviewed daily for symptoms. Refer to Appendix 2  
 
document 
 
If they do develop symptoms they should be managed with Contact and Airborne 
This 
Precautions until SARS-CoV-2 infection can be excluded. 
 
If they remain in hospital for more than 14 days after meeting the HIS criteria then, 
fol owing discussion with the IPC service, they can be removed from Transmission-
based Precautions.   
pg. 11 
 

---

 
 
12.  Entry into room 
There should be; 
(General information 
•  Clear signage on the door with instructions on the level of PPE 
across all settings) 
required before entering the room 
•  Clearly demarcated donning and doffing areas including the sequence 
for donning and doffing PPE.  
Access is limited to essential health care workers only.  
Local policy should guide non-essential health care workers access to the room, 
for example, meal delivery. 
  
Maintain a record of all people who enter the patient’s room. This includes visito
request.  rs 
and the names of accompanying family/whānau to support any future co
Act  ntact 
tracing.  Ensure names of health care workers are recorded in notes, for future 
reference.  
  
Information 
As with any other health and safety issue identified (including blood and body 
fluid exposures), HCWs who experience a failure in PPE shoul
Official  d notify their line 
manager and Occupational Health Department for ad
an  vice.    
to 
13.  Cohorting patients 
Two or more patients with confirmed COVID-19 can be cohorted together in a 
with confirmed 
multi-bedded room or bay. The decision to create cohort rooms or wards should 
COVID-19 
be undertaken in discussion with senior management, COVID-19 response team, 
a response 
clinical microbiologists, infectious diseases
of   physicians, and the IPC service.  
part 
•  Cohort areas should be separated from other patient areas with a door or 
as 
physical barrier. 
•  The cohort area should 
Board  have an effective ventilation system in use. 
Additional ventilation equipment, such as portal HEPA filtration units, may 
be required. Health 
•  Cohort area within a ward should be located away from high traffic areas, 
District 
clearly identified, and in a safe area provided for donning and doffing PPE. 
•  Clear s
Plenty  ignage indicating the required PPE is to be placed at the entrance of 
th
of  e cohort area.  
• 
Bay  Where possible only health care workers who have been assessed as 
by 
competent in donning and doffing of PPE should be allocated to work in 
the cohort area.  
released 
•  A system to support correct use of PPE is recommended, e.g. a ‘buddy’ 
is 
system. 
•  Assigning a dedicated team of staff should be considered, along with 
document 
ensuring that the staff: patient ratio is sufficient to support staff’s 
 
adherence to IPC measures. 
This 
•  Visiting should be in accordance with national or regional Alert Level - 
(case by case restrictions should be part of ward policy). 
•  Al  staff working in such areas should be fully vaccinated. 
•  Patients in cohort areas should be asked to wear medical masks for source 
control, when able. 
•  Movement of patients out of the cohort area should be limited. 
•  A dedicated bathroom for cohorted patient group should be 
implemented. 
pg. 12 
 

---

 
 
•  Cleaning should be undertaken more frequently and, cleaning staff should 
be assessed as competent in donning and doffing the appropriate PPE. 
14.  Visitors (to patients) 
Visiting should be restricted to essential visitors only and align with the COVID-19 
Alert Levels range of measures.  
 
Visitors should be assessed against Clinical and Higher Index of Suspicion (HIS) 
criteria for COVID-19 at each visit as per the local DHB policy.  
 
If visitors meet the case definition for COVID-19, have been identified as a close 
contact of the case, or meet the Higher Index of Suspicion (HIS) criteria for COV
request. ID-
19, they should not be visiting the hospital.  
Act 
 
Visitors should be supported to use other means of contacting the patient, such as 
mobile phone communication. Each DHB should develop a communic
Information  ation policy. 
 
Signage should be visible at the entrance to the room and gu
Official  idance on the 
an 
required PPE and IPC measures visitors should fol o
to  w.  
 
Medical masks, hand sanitisers and waste bins should be available. 
  
a response 
There should be clear simple instructions 
of  on how to don and doff a medical mask, 
how to safely dispose of it and when 
part to perform hand hygiene. Both written and 
as 
verbal advice around safe practice should be provided by the IPC Service, where 
feasible. 
Board 
15.  Collection of clinical 
Ensure the col ection, type of specimen and transport media required are fol owed 
Health 
specimens  
for the receiving laboratory. 
 
District 
Refer to Appendix 1 for PPE requirements 
 
Plenty 
of 
For hospitalised patients, consider col ecting both upper and lower respiratory 
Bay 
tract specimens.  This should be undertaken in a single room with the door closed. 
by 
 
Refer to: https://www.health.govt.nz/system/files/documents/pages/hp7353_02_-
released 
is 
_ppe_ipc_poster_nasopharyngeal_testing_v3.pdf 
 
16.  Diagnostic testing 
See local laboratory guidance. 
17.
document 
  Clinical investigations 
Use portable equipment wherever possible.  
 
and proc
This  edures 
 
Where this not possible, discuss with the relevant department before transferring 
the patient.  
 
The patient should go directly into the imaging/treatment room. The patient 
should wear a medical mask on transfer to and from department, and during the 
procedure.  
 
Contact and Airborne Precautions should be adhered to by the staff. 
pg. 13 
 

---

 
 
 
Clean the equipment and the procedure room after use as per local DHB IPC 
guidance. 
18.  Handling of linen 
Infectious linen should be handled as per local DHB IPC guidance. 
19.  Cleaning 
An appropriate hospital grade disinfectant with activity against respiratory viruses, 
including coronavirus, or use a sodium hypochlorite solution (bleach) should be 
used to clean the hospital environment. 
 
Cleaning staff should be trained and updated regularly on the appropriate PPE to 
wear dependent on the environment.   
request. 
 
Act 
Cleaning schedules should include frequency of cleaning based on the area/s, risk 
and environment. 
 
Information 
On discharge of patient, a terminal clean should be done as per local DHB IPC 
guidance. 
Official 
an 
20.  Waste 
Infectious clinical and control ed waste should be dis
to  posed as per DHB IPC 
guidance. 
  
Large volumes of waste may be generate
a response 
d by frequent use of PPE; ensure regular 
of 
emptying of waste to avoid over-fil ed bins.  
 
part 
as 
Used PPE may be considered Control ed Waste, however the DHB must be able to 
verify that the Control ed Waste is
Board   being handled in a sanitary landfil  as per the 
Management of Health Care Waste Standard (NZS 4304: 2002).  
21.
Health 
  Food service 
Local policy should guide non-essential health care worker access to the room, 
including meal delivery.  
District 
 
Standard Precautions should be used when handling used crockery and cutlery.  
Plenty 
 
of 
Unopen
Bay  ed food items or food waste is to be discarded as per local waste policy.  
22.
by 
  Hospitalised patient is  The clinical team wil  determine when the patient is well enough for discharge.  
ready for discharge 
 
released  The clinical microbiologist, infectious diseases specialist, or IPC Service should be 
is 
involved in discharge planning and the Public Health Unit notified. 
 
document 
For further information refer to COVID-19 advice for all health professionals:  
 
https://www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/covid-19-novel-
This 
coronavirus/covid-19-information-health-professionals/covid-19-advice-all-
health-professionals 
 
23.  Management of 
PPE must be worn when handling the deceased. The body should be placed in a 
deceased patients 
fluid-proof body bag and once this has occurred Standard Precautions should be 
fol owed. Refer to below link for further advice. 
https://www.health.govt.nz/system/files/documents/pages/management-of-
deaths-due-to-covid-9-information-for-funeral-directors-19082020.pdf  
pg. 14 
 

---

 
 
24.  Outbreak 
If an outbreak of COVID-19 is suspected, implement the Outbreak Management 
management 
Policy as per local DHB guidance, including contacting relevant departments or 
specialists such as the IPC service, clinical microbiologist, infectious diseases 
specialist and Public Health Unit. 
25.  Personal care 
If assistance with personal cares are required for patients who are COVID-19 
considerations for 
positive, the patient should wear a medical mask as appropriate and the assisting 
patients who meets 
health care worker to refer to Appendix 1 for PPE guidance.  
the Clinical and 
Higher Index of 
Suspicion 
request. 
26.  Reuse of PPE  
The reprocessing of single use PPE is not recommended. 
Act 
 
5.
Information 
 References 
Official 
1.  Australian Government. Infection Control Expert Group: Guidance on the us
an 
e of personal protective 
equipment (PPE) for healthcare workers in the context of COVID-19. J
to  une 2021 
https://www.health.gov.au/resources/publications/guidance-on-the-use-of-personal-protective-
equipment-ppe-for-health-care-workers-in-the-context-of-covid-19  
2.  Branch-El iman W, Savor Price C, Bessesen MT, Perl TM. Us
a response 
ing the Pil ars of Infection Prevention to 
of 
Build an Effective Program for Reducing the Transmission of Emerging and Remerging Infections. 
Curr Envir Health Rpt (2015) 2:226–235. DOI 10.1007/s4
part  0572-015-0059-7 
as 
3.  Centers for Disease Control and Prevention (CDC) Interim Infection Prevention and Control 
Recommendations for Healthcare Personnel During the Coronavirus Disease 2019 (COVID-19) 
Board 
Pandemic Updated Feb. 23, 2021, Accessed 17 May 2021 
https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/hcp/infection-control-recommendations.html 
Health 
4.  Centers for Disease Control and Prevention (CDC) Scientific Brief: SARS-CoV-2 Transmission. Updated 
7 May 2021, Accessed 17 May 2021  
District 
https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/science/science-briefs/sars-cov-2-transmission.html  
5.  Communicable Diseases Netwo
Plenty  rk of Australia. National guidelines for Public Health Units, v4.4, 11 
May 2021, Accessed 17 M
of  ay 2021. 
https://www1.health.go
Bay v.au/internet/main/publishing.nsf/Content/cdna-song-novel-coronavirus.htm 
6.  FGI Guidelines for D
by esign and Construction of Hospitals, 2018. Part 3: Ventilation of Hospitals 
https://fgiguidelines.org/guidelines/2018-fgi-guidelines/ 
7.  ANSI/ASHRAE/ASHE Standard 170-2017 Ventilation of Health Care Facilities 
released 
https://ww
is  w.ashrae.org/technical-resources/standards-and-guidelines/standards-addenda/ansi-
ashrae-ashe-standard-170-2017-ventilation-of-health-care-facilities 
8.  Public Health England Covid-19: Infection prevention and control guidance. V 1.1. Updated 21 
January 2
document  021 Accessed 17 May 2021 
  This  https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/9
54690/Infection_Prevention_and_Control_Guidance_January_2021.pdf 
9.  COVID-19 infection prevention and control guidance: aerosol generating procedures. Updated 15 
April 2021, Accessed 17 May 2021 
https://www.gov.uk/government/publications/wuhan-novel-coronavirus-infection-prevention-and-
control/covid-19-infection-prevention-and-control-guidance-aerosol-generating-procedures 
10.  Rapid review of the literature: Assessing the infection prevention and control measures for the 
prevention and management of COVID-19 in health and care settings. V 14, 7 May 2021. Accessed 10 
May 2021  
https://www.hps.scot.nhs.uk/web-resources-container/rapid-review-of-the-literature-assessing-the-
pg. 15 
 

---

 
 
infection-prevention-and-control-measures-for-the-prevention-and-management-of-covid-19-in-
healthcare-settings/ 
11.  World Health Organization (WHO). Standard precautions, Accessed 20 May 2020 
https://www.who.int/docs/default-source/documents/health-topics/standard-precautions-in-health-
care.pdf 
12.  WHO. Infection prevention and control during health care when novel coronavirus (nCoV) infection is 
suspected. Interim guidance, 19 March 2020, Accessed 23 May 2020  
www.who.int/publications-detail/infection-prevention-and-control-during-health-care-when-novel-
coronavirus-(ncov)-infection-is-suspected-20200125 
13.  WHO: Rational use of personal protective equipment for COVID-19 and considerations during severe 
shortages Interim guidance 23 December 2020  
request. 
https://www.who.int/publications/i/item/rational-use-of-personal-protective-equipment-fo
Act  r-
coronavirus-disease-(covid-19)-and-considerations-during-severe-shortages  
14.  WHO. Mask Use in the Context of COVID-19.  Interim guidance 1 December 2020 
https://apps.who.int/iris/handle/10665/337199 
Information 
15.  WHO: COVID-19: Occupational health and safety for health workers Interim guidance 2 February 2021, 
Accessed April 2021 
Official 
https://www.who.int/publications/i/item/WHO-2019-nCoV-HCW_advice-2021.1 
an 
16.  WHO Technical specifications of personal protective equipment for C
to  OVID-19 World Guidance 13 
November 2020 
https://apps.who.int/iris/handle/10665/336622 
 
a response 
 
of 
 
 
part 
as 
Board 
Health 
District 
Plenty 
of 
Bay 
by 
released 
is 
document 
  This 
pg. 16 
 

---

 
 
 
Appendix 1. Transmission-based Precautions according to Alert level. 
request. 
 
Act 
NOTE: These IPC precautions should be followed regardless of the patients or the HCW vaccination status 
 
Transmission-based Precautions to be followed per ALERT LEVEL 
Information 
Contact and Airborne Precautions PPE 
Official 
P2/N95 particulate respirator*, eye protection, long sleeve fluid resistant gown and gloves  an 
*
to 
Staff who are required to wear a P2/N95 particulate respirator should have undertaken the requisite fit testing and be trained in fit checking  
Contact and Droplet Precautions PPE  
Medical masks (BS or EN Standard Type IIR, or ASTM Level 1, 2 or 3), eye protection
a , long s
response  leeve fluid resistant gown, and gloves  
Patient Risk 
Alert Level 1 
Alert Level 2 
Alert Le
of  vel 3 
Alert Level 4 
Factors 
Heightened risk of importing 
High risk of importing COVID- Com
part munity transmission 
Sustained and intensive 
as 
COVID-19. Sporadic imported  19 or uptick in imported cases  occurring or multiple cluster 
transmission. Widespread 
cases. Isolated household 
or uptick in household  Board  outbreaks 
outbreaks  
transmission associated with 
transmission or single or 
imported cases 
isolated cluster outbreaks 
Health 
Meets clinical and higher index of suspicion (HIS) criteria.                   
Providing clinical 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
District 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
care 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
Plenty 
Aerosol 
Contact and Airborne 
Contact a
of  nd Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
generating 
Precautions 
 
Precau
Bay  tions 
 
Precautions 
 
Precautions 
 
procedure (AGP) 
by 
Meets clinical criteria only 
Providing clinical 
Contact and Droplet 
C
released  ontact and Droplet 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
is 
care 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
AGP  
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Precautions 
document 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
 
 
  This 
 

---

 
 
Meets HIS criteria only 
Providing clinical 
Droplet Precautions 
Droplet Precautions 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
care 
Precautions 
Precautions 
request. 
AGP 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Act 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
 
 
 
 
Proven COVID-19 
infection 
Information 
Within 14-day 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
Contact and Airborne 
infectious period 
Precautions 
Precautions 
Precautions 
Official 
Precautions 
 
an 
to 
 
 
a response 
of 
part 
as 
Board 
Health 
District 
Plenty 
of 
Bay 
by 
released 
is 
document 
  This 
pg. 2 
 

---

 
 
Appendix 2 – Example of Daily screen for COVID-19 symptoms 
 
request. 
Act 
Information 
Official 
an 
to 
a response 
of 
part 
as 
Board 
Health 
District 
Plenty 
of 
Bay 
by 
released 
is 
document 
  This 
 
 
 
pg. 1 
 

---

Appendix 4
HEALTH AND SAFETY - MANAGEMENT OF 
Policy 5.3.1 
VOLUNTEERS & VISITORS 
Protocol 4 
HEALTH & SAFETY 
PROTOCOL 
STANDARD 
All  volunteers  at  the  Bay  of  Plenty  District  Health  Board  (BOPDHB)  will  be  under  the 
management of an organised and recognised external provider or managed by the BOPDHB 
Volunteer Co-ordinator in accordance with BOPDHB Volunteer policies and protocols. 
All  visitors  to  BOPDHB  workplaces  (this  includes  regular  business  visitors  and  visitors  to 
patients) are managed in accordance with BOPDHB policies and protocols. 
request. 
STANDARDS TO BE MET 
Act 
1. Volunteers
1.1. 
All volunteers must complete a health and safety induction/orientation programme
Information 
prior to commencing volunteer work. 
1.2. 
All volunteers shall wear a Volunteers identification badge at all times on BOPDHB 
Official 
work sites. This badge will be provided only on completion of the BOPDHB health 
an 
and  safety  induction  and  any  applicable  orientation  (refer  policy  3.50.01  protocol 
to 
6).  
2. Visitors
a response 
Excluding visitors to patients, all other visitors including
of   company representatives are to:
2.1 
Prior  to  visiting  the  hospital,  contact  the  person
part   they intend visiting and make an 
as 
appointment with a stated time. 
2.2 
On  arriving  for  the  appointment,  report  to  the  designated  reception  area  of  the 
Board 
facility  and  complete  the  Visitors  Register  as  a  company  representative  stating 
who  they  are  visiting  and  when.  They  are  to  confirm  that  they  have  read  and 
understood the Health and Safety 
Health  instructions provided by signing the appropriate 
form.  These  instructions  are  to  be  adhered  to  during  the  visit.  They  will  then 
receive  an  official  visitor’s  st
District  icker  which  they  are  to  wear  at  all  times  during  the 
visit.  
2.3 
Attend the appointment
Plenty . 
2.4 
On  completing  the
of   appointment return to the reception, return the visitor’s sticker 
and sign out with their signature and departure time and exit the hospital. 
Bay 
by 
ASSOCIATED DOCUMENTS 
released 
• Bay of Plen
is  ty District Health Board Health and Safety controlled documents
• Bay of Plenty District Health Board policy 3.50.07 Volunteers
• Bay of Plenty District Health Board policy 3.50.07 protocol 1 Volunteers - Standards
• Bay of P
document  lenty District Health Board policy 6.9.4 Visitors and Nominated Support Persons
  • Bay  of  Plenty  District  Health  Board  policy  6.9.4  protocol  1  Visitors  and  Nominated
This  Support Persons - Standards
• Bay  of  Plenty  District  Health  Board  policy  3.50.01  protocol  6  Staff,  Contractors  and
Volunteer Identification (ID) Standards (Photo ID Card and Name Badge)
• Bay  of  Plenty  District  Health  Board  Form  FM.S16.1  Staff,  Contractor  and  Volunteer
Identification and Electronic Security Access Request
Issue Date: 
May 2021 
Page 1 of 1 
NOTE:  The  electronic  version  of 
Review Date:  May 2023 
Version No:  17 
this document is the most current.  
Any  printed  copy  cannot  be 
Protocol Steward:  Health & Safety 
Authorised by:  GM Corporate 
assumed to be the current version. 
Manager 
Services 

---

Appendix 5
VISITORS AND NOMINATED SUPPORT PERSONS –
Policy 6.9.4 
STANDARDS 
Protocol 1 
VISITORS 
PROTOCOL 
STANDARD 
Bay of Plenty District Health Board (BOPDHB) is in a pandemic situation known as COVID-19.  
Effective  1159  hours  7  September  2021  until  further  notice  there  is  to  be  managed  visitor 
access into the hospital facilities at Tauranga and Whakatane.  As a Tiriti led DHB, BOPDHB 
affirms  that  this  decision  has  been  made  in  partnership  with  the  Māori  Health  Rūnanga.  
Accordingly  BOPDHB  visitor’s  policy  and  protocol  is  to  ensure  patients  have  access  to 
appropriate care, put in place rules around approved visitors in this emergency situation and 
to  ensure  that  contact  tracing  can  be  facilitated  should  any  patient,  visitor  or  employee 
request. 
subsequently be diagnosed with COVID-19. 
Act 
OBJECTIVE 
To  outline  the  processes  to  be  followed  by  Bay  of  Plenty  District  Health  Board  (BO
Information PDHB) 
employees for visitors to facilities. 
Official 
an 
to 
STANDARDS TO BE MET 
1. Designated Emergency Visiting Hours and Rules
1.1. Visiting hours for both Tauranga and Whakatane Hospitals are designated as 8.00am
a response 
to 8.00pm. 
of 
1.2. Alert Level 2 Delta – Reduce enables managed visitors as follows: 
a) Two (2) visitors at any one time per patien
part  t, excluding high risk areas per c) d)
as 
and e) below
b) High risk areas – Emergency Department (ED / Intensive Care Unit (ICU) / High
Board 
Dependency  Unit  (HDU)  /  Acute  Care  Unit  (ACU)  /  Mental  Health  &  Addiction
Services  two  (2)  approved  visitors  per  patient  per  day.  On  compassionate
grounds, a roster of visitors (only
Health   2 at any one time) may be arranged for high risk
areas.
c) Only  two  (2)  nominated  sup
District  port  persons  may  accompany  any  woman  during
labour and birth.  Following birth, one (1) nominated support person at a time may
visit once daily and s
Plenty tay as long as the woman wants
d) Mothers and on
of  e nominated support person per day to accompany any baby in
the Special Care
Bay   Baby Unit (SCBU).
e) Two (2) pa
by  rents or guardians may be nominated to visit any hospitalised child.
f)
Visitors will complete health screening to ensure they are well and not a COVID-
19 risk.
g) Visitors 
released  will complete sign in requirements prior to facility entry to ensure contact
is traceability.
h) Should  a  patient  be  a  confirmed  or  highly  suspicious  COVID  patient  then  NO
visitors are allowed.
document 
i)
In assessing requests for Māori whānau visits, Clinical Nurse Managers (CNM) /
  This 
Clinical  Midwife  Managers  (CMM)  or  Duty  Nurse  Managers  (DNM)  will  consult
with Te Pare ō Toi.
1.3. At  the  discretion  of  the  CNM  /  CMM  or  DNM  additional  visiting  requests  may  be 
approved on compassionate grounds. 
1.4. Employee Responsibilities 
a) To allow approved visitors for patients as per 1. above .
b) To  ensure  adequate  information  is  available  to  visitors  to  make  them  aware  of
their responsibilities.
Issue Date: 
Sep 2021 
Page 1 of 2 
NOTE:  The  electronic  version  of 
Review Date: 
Sep 2022 
Version No:  27 
this document is the most current.  
Any  printed  copy  cannot  be 
Protocol Steward:  Hospital 
Authorised by:  EOC Incident 
assumed to be the current version. 
Co-ordinator 
Controller 

---

VISITORS AND NOMINATED SUPPORT PERSONS –
Policy 6.9.4 
 
STANDARDS 
Protocol 1 
VISITORS 
PROTOCOL 
 
c)  To  ensure  all  clinical  care  is  delivered  in  a  timely  manner  (this  may  mean  that 
visitors are asked to leave or vacate the patient space). 
d)  To  report  all  unauthorised  persons  or  inappropriate  behaviour  to  the  
Shift Co-ordinator, Security or DNM immediately. 
e)  To monitor and implement the Visitors procedure. 
f)  To ensure Security is informed immediately if the behaviour from the visitor does 
not meet the expected standards.   
g)  Security – main entrance door: 
•  Signing in / out all visitors  
request. 
•  Keep record of all visitor contact details for purposes of COVID-19 traceabi
Act  lity 
h)  Ensure  visitors  don’t  access  the  hospital facilities  through  entrances  other  than 
the main entrance door. 
1.5. Visitor Responsibilities 
Information 
a)  Visitors must wear a face covering and adhere to all requests in respect to physical 
distancing and infection prevention and control procedures.  
b)  Visitors  are expected to behave in a manner respectful of both 
Official  the patient they 
are  visiting,  to  other  patients,  and  the  facility  in  general.   
an  BOPDHB has a zero 
to 
tolerance for any violence and / or aggression.   
c)  These  are  extraordinary  circumstances.   All  visitors  need to recognise this  and 
follow instructions from staff to ensure everyone is kept safe.   
d)  Support for teams can be accessed through Sec
a response 
urity, DNMs and with Te Pare ō 
Toi.  
of 
part 
2.  Hospital access 
as 
2.1 Access to the Tauranga and Whakatane hospitals will be via the main entrance only.   
2.2 During this COVID-19 emergency situation, the premises will be in managed visitor 
Board 
access.   
2.3 Security  staff  will  be  stationed  at  the  entrance  and  all  people  entering  will  be 
Health 
screened.  Should it be determined that a visitor is deemed a risk they will be refused 
entry.   
2.4 Additional support for Māori wh
District  ānau can be accessed through Te Pare ō Toi. 
 
 
Plenty 
of 
ASSOCIATED DOCUMENTS 
Bay 
•  Bay of Plenty District Health Board policy 6.9.4 Visitors 
by 
•  Bay of Plenty District Health Board policy 6.9.4 protocol 4 Visitors to Operating Theatre 
•  Bay of Plenty District Health Board policy 2.2.5 Media 
•  Bay of Plenty Dis
released  trict Health Board policy 5.4.2 Smokefree 
•
is 
  Bay  of  Plenty  District  Health  Board  policy  5.4.7  Threatening  Behaviour,  Bullying, 
Harassment and Violence in the Workplace - Management 
•  Bay of Plenty District Health Board policy 5.5.1 Security 
• document 
  Bay of Plenty District Health Board policy 5.5.3 Trespass 
  • This Bay of Plenty District Health Board Form FM.V3.1 Visitors to Theatre – Patient Consent 
Issue Date: 
Sep 2021 
Page 2 of 2 
NOTE:  The  electronic  version  of 
Review Date: 
Sep 2022 
Version No:  27 
this document is the most current.  
Any  printed  copy  cannot  be 
Protocol Steward:  Hospital  
Authorised by:  EOC Incident 
assumed to be the current version. 
Co-ordinator 
Controller 
 

---

Appendix 6
Advice on compulsory assessment and treatment processes for 
mental health services during COVID-19 Alert Level 2 
Updated 23 August 2021 
This information is about compulsory assessment and treatment process under the Mental Health 
(Compulsory Assessment and Treatment) Act 1992 (the Mental Health Act) during the COVID-19 
epidemic while at Alert Level 2. Alert Level 2 anticipates that the disease is contained, but the risk of 
community transmission remains. Health services are expected to operate as normally as possible, 
but physical distancing is required. 
request. 
Act 
This information is about compulsory assessment and treatment during the COVID-19 Alert Level 2 
for people subject to the Mental Health (Compulsory Assessment and Treatment) Act 1992 (Mental 
Health Act). 
Information 
The purpose of this advice is to help mental health services to continue to provide safe and effective 
assessment and treatment to people that respects their rights to the greatest exten
Official t possible in the 
circumstances. It is critical to ensure the rights of patients and proposed patie
an  nts under the Mental 
to 
Health Act are protected and balanced with the need to ensure patients and proposed patients 
receive appropriate care and treatment. 
This advice may not address all situations that will arise while we
a response 
 are under the COVID-19 Alert 
of 
Levels. Therefore, in situations where specific advice has not yet been provided and it is not possible 
to follow usual best practice and adhere to standard operatin
part  g procedures, guidelines and policies, 
as 
services will need to consider alternative approaches. When considering alternatives, services should 
question whether the action: 
Board 
• is in the best interests of the patient Health 
• is necessary to protect the health and safety of the patient, and others
• meets legislative requirements and aligns with the intent of the legislation
District 
• upholds the rights of the patient and others to the maximum extent possible in the
circumstances
Plenty 
• complies with the current 
of COVID-19 Alert Level requirements.
Bay 
This guidance is interim an
by  d may be amended as the COVID-19 alert levels evolve. This guidance 
should be read in conjunction with information available at health.govt.nz/covid-19 and 
covid19.govt.nz. 
released 
is 
1. Use of the Mental Health Act during Alert Level 2
1.1.  The Mental Health Act continues to apply during all COVID-19 alert levels.  This document is
document 
 
intended to assist in ensuring processes under the Mental Health Act can continue as 
This  seamlessly as possible and consistently with the requirements of COVID-19 Alert Level 2. 
1.2.  The Mental Health Act is intended to permit compulsory mental health assessment and 
treatment of individuals who meet, or are reasonably believed to meet, the definition of 
mental disorder in the Mental Health Act. When the Mental Health Act is used it is important 
that the least restrictive option is used. 
1.3.  The Mental Health Act cannot be used to enforce assessment, treatment, or isolation for 
reasons unrelated to the assessment, treatment, or management of a person’s mental 
disorder. 

---

2.  COVID-19 temporary amendments to the Mental Health Act 
2.1 On 13 May 2020 the COVID-19 Response (Further Management Measures) Legislation Act 2020 
was passed into law. It included a number of temporary amendments to the Mental Health Act 
to enable the effective operation of the Act during the COVID-19 response. Please note that 
these changes are temporary and apply only during the response to COVID-19 and will expire on 
31 October 2021, or earlier if they are no longer necessary. The Act is available at: 
http://www.legislation.govt.nz/act/public/2020/0013/latest/LMS339370.html 
2.2  These temporary amendments are to: 
•  clarify that the use of audiovisual technology is permitted for clinical assessments, 
examinations, and reviews of patients and proposed patients, and for judicial examinations 
request. 
of patients; 
Act 
•  clarify that Mental Health Review Tribunal reviews can be conducted using remote 
technology; 
•  clarify that district inspectors and official visitors are permitted to complete their visitation 
Information 
and inspection duties using remote technology, if the district inspector or official visitor is 
satisfied that this is appropriate (this amendment expires when the Epidemic Notice 
Official 
expires); 
an 
•  change references to medical practitioner and health practitioner t
to  o mental health 
practitioner and references to medical examination to examination in certain sections to 
provide more clear and consistent terminology and to facilitate timely assessment of 
patients and better usage of the health workforce, whic
a response 
h is likely to come under pressure 
during the outbreak of COVID-19. 
of 
2.3  These temporary amendments are described in the follo
part  wing paragraphs. 
as 
Use of audiovisual link (AVL) technology during COVID-19 response 
2.4  The COVID-19 Response (Further Management M
Board  easures) Legislation Act 2020 amends the 
Mental Health Act to clarify that the use of AVL is permitted to access a person to exercise a 
Health 
power under the Act where it is not practicable for the person to be physical y present. This 
applies to: 
District 
(a)   a clinician, psychiatrist, or mental health practitioner exercising a power under this Act 
that requires access to a p
Plenty  erson; or 
(b)  a Judge, any person d
of  irected by a Judge, or a member of a Review Tribunal that is 
required to exami
Bay ne a person under this Act. 
2.5  Audiovisual link (A
by  VL) is defined as facilities that enable both audio and visual communication 
with the person. 
2.6  Audio link only i
released  s not permitted to exercise any of these powers or perform any of these 
assessm
is  ents. 
2.7  See guidance on the use of AVL in section 3 below.  
  document 
 
  This 
2 
 

---

Changes to meaning of health practitioner, examination and medical certificate during 
COVID-19 response 
2.8  The COVID-19 Response (Further Management Measures) Legislation Act modifies the existing 
definition of medical and health practitioners to a new defined term of 'mental health 
practitioner', medical examination to 'examination', and medical certificate to 'assessment 
certificate' for purpose of enabling timely assessment of patients and better use of the health 
workforce.  In practice this will permit a wider range of practitioners to complete an 
examination and issue a certificate under section 8B regardless of which section of the Mental 
Health Act is used to initiate an examination under section 8B. 
2.9  The meaning of “mental health practitioner” in the COVID-19 Response (Further Management 
request. 
Measures) Legislation Act is: 
Act 
(a)  a medical practitioner; or 
(b)  a nurse practitioner; or 
(c)  a registered nurse practising in mental health 
‘registered nurse practising in mental health’ means a health practitioner who— 
Information 
(a)   is, or is deemed to be, registered with the Nursing Council of New Zealand continued by 
Official 
section 114(1)(a) of the Health Practitioners Competence Assurance Act 2003 as a 
an 
practitioner of the profession of nursing and whose scope of prac
to  tice includes the 
assessment of the presence of mental disorder as defined under this Act; and 
(b)  holds a current practising certificate. 
a response 
Modifications to section 9A 
of 
2.10  Modifications to section 9A enable duly authorised officers (in addition to Director of Area 
part 
Mental Health Services) to carry out the requiremen
as  ts of section 9(1). In addition, “health 
practitioner” is modified to “mental health practitioner” in sections 9(1) and (3). 
Board 
District inspector visits during COVID-19 response 
2.11  The addition of section 97A permits distric
Health t inspector visitations for the purposes of section 97 
of the Mental Health Act to be undertaken by remote technology permitted while the 
epidemic notice is in force for COVID
District  -19.  
2.12  See section 10 for further guidance on district inspector visits and inquiries. 
Plenty 
3.  Assessments, examinat
of  ions, and reviews of patients and proposed patients subject 
to the Mental Health
Bay  Act, including second opinions 
by 
3.1  A greater range of activities are permitted under Alert Level 2. However, there is still a need to 
reduce the risk of transmitting COVID-19 through measures including physical distancing and 
released 
taking e
is xtra precautions for people in the high-risk group (older people and those with 
existing medical conditions). Inpatient units will need to take precautions and manage visiting 
in a controlled way. See guidance on the Ministry of Health website at: 
https:
document //www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/covid-19-novel-
  This  coronavirus/covid-19-current-situation/health-and-disability-services-alert-level-2 
3.2  Statutory assessments have the potential to result in restrictions on patients’ rights. Timely 
access to services is therefore crucial to avoid unnecessarily prolonging the restrictions of 
rights. Experience in Alert Levels 3 and 4 has shown that some service users prefer 
engagement by AVL and that it has been possible to complete assessments using AVL. 
3 
 

---

3.3  As noted above, the recent COVID-19 Response (Further Management Measures) Legislation 
Act 2020 amends the Mental Health Act to clarify that the use of AVL is permitted where it is 
not practicable for the person to be physically present. This means that in-person assessment 
and examination is to be preferred, however, AVL can be used where this is necessary and 
appropriate.   
3.4  Under Alert Level 2 it is expected that in-person appointments wil  be the usual method of 
engaging with patients. However, there are likely to be circumstances in which an in-person 
attendance is not practicable due to limitations arising under Alert Level 2. Therefore, there 
continues to be a need for flexibility in how assessments are carried out. 
3.5  Services may use AVL where necessary to carry out Mental Health Act processes including 
assessment, examination, or a review of a patient or proposed patient, if in-person options request. 
are not practicable. Decisions about whether an in-person assessment is not practicable Act 
should take into account and balance the following factors. 
•  The preference and best interests of the patient or proposed patient 
•  The least restrictive manner of providing assessment and treatment 
Information 
•  Whether barriers to in-person attendance would prevent timely access to assessment 
and treatment 
Official 
an 
•  The ability to maintain safety and adhere to the COVID-19 alert 
to level requirements (such 
as where a person has suspected or confirmed COVID-19 infection) 
•  Whether the patient/proposed patient or the clinical assessor are in the high-risk group 
for COVID-19 (and arranging an alternative assessor w
a  ould cau
response  se undue delays to the 
assessment) 
of 
•  The effective facilitation of family/whānau engage
part  ment. 
3.6  The use of AVL solely for reasons of convenience o
as r efficiency for service providers is not 
acceptable. 
Board 
3.7  Greater priority should be given to in-person assessments for the purposes of assessment 
under assessment sections 8B to 14 of the M
Health  ental Health Act as these relate to decisions that 
may result in a person being detained or limitations on the patient’s rights.  
3.8  The rationale for decisions to use AVL
District   for should be documented and available for review by 
district inspectors. 
3.9  Appropriate equipment should
Plenty   be available to ensure that assessments are conducted 
effectively with appropria
of  te safeguards in terms of privacy and security. 
Bay 
Consent to AVL  
by 
3.10  Consent by the patient or proposed patient to conduct an assessment, examination, or review 
by AVL is not re
released quired, but services are encouraged to seek and document consent whenever 
is 
possible. 
3.11  A lack of consent does not make it unlawful to do an assessment by AVL in itself. However, it 
may in
document  dicate that the approach wil  not adequately meet the purposes behind doing the 
 
assessment (getting an accurate view of the person's mental health status and risk), which 
This  may increase the risk that the assessment could be inaccurate and the individual could be 
made subject to the Mental Health Act when this is inappropriate. 
4 
 

---

3.12  Where an individual is not cooperative in relation to the use of AVL, services are encouraged 
to think careful y about whether the use of AVL remains appropriate in the circumstances and 
should not use AVL unless in-person assessment is demonstrably not practicable for reasons 
other than just convenience for the service. Services should document the decision-making 
process, including recording how the interests and clinical safety of the patient were better 
served by an AVL assessment in the situation, and consider guidance provided by relevant 
professional practice standards. 
3.13  Services will need to have appropriate protocols in place for conducting and documenting 
assessments by AVL.  
3.14  Services must ensure that AVL arrangements respect the privacy of the individual, and 
requirements under the Health Information Privacy Code and Privacy Act 1993 are complied 
request. 
with. 
Act 
3.15  Using AVL in mental health consultations is supported by the Royal Australian and New 
Zealand College of Psychiatrists, which notes that “Telepsychiatry can greatly improve access 
to psychiatric services for people in rural and remote areas, and in other situations whe
Information re 
face-to-face consultations are impracticable.” Resources to help implement telepsychiatry are 
provided on the Col ege website at https://www.ranzcp.org/practice-educatio
Official  n/telehealth-in-
an 
psychiatry 
to 
4.  Section 9(2)(d) explanation of notice of assessment 
4.1  It is mandatory for an explanation of the purpose of the as
a  sessmen
response  t to take place in the 
presence of a support person under section 9(2)(d). An a
of  ssessor must offer to organise the 
attendance of a support person known to the applican
part  t, such as a family member, caregiver or 
friend, if such a person is available. If no such perso
as  n is available, an independent person 
should be engaged (Justices of the Peace (JPs) are available for this purpose). 
Board 
4.2  AVL may be used to fulfil the requirements of section 9(2)(d) where in-person is not 
practicable or if engagement by a family/whānau member or support person can be better 
Health 
facilitated through AVL (see section 3). If video technology is not available in the circumstance, 
a teleconference is also permissible. 
District 
4.3  Care must be taken to ensure that all parties can adequately participate in the interaction, and 
that al  parties have understoo
Plenty  d the information provided. 
of 
5.  Discharge of patients f
Bay  rom inpatient units while at Alert Level 2 
by 
5.1  Services are advised to follow the guidance and protocols in place at their local District Health 
Board (DHB) with respect to discharge of patients from hospital generally. It is not necessary 
to apply differen
released  t standards or protocols for mental health patients. If there is uncertainty 
is 
about the discharge of a particular patient this should be escalated within local DHB 
management structures. 
document 
  6.   Court hearings under the Mental Health Act 
This 
6.1  Services should familiarise themselves with the protocols for District Court proceedings during 
the different COVID-19 Alert Levels which are available on the District Courts website at: 
https://www.courtsofnz.govt.nz/publications/announcements/covid-19/court-protocols   
6.2  Services are expected to follow the directions of judges presiding in relation to the use of AVL 
and should assist patients to access AVL technology for participation in hearings. This includes 
assisting them to set up and access AVL devices, in which case proper physical distancing 
protocols should be complied with. 
5 
 

---

6.3  There may be times when a judge directs that aspects of a hearing other than examinations, 
assessments and reviews of the patient take place by audio teleconference technology. In 
these instances, services must fol ow the direction of the judge. 
7.  District inspector and lawyer access to patients 
7.1  With respect to the ability for a district inspector or lawyer to have access to a patient, the 
expectation under Alert Level 2 is that such access will generally occur in person. However, 
meeting via AVL technology or telephone (depending on the patient’s preference) will 
continue to be acceptable if that is the patient’s preference or if an in-person meeting is not 
practicable or safe.  
request. 
7.2  If a remote meeting is to take place, the service must ensure a process is in place to enable 
Act 
private and confidential conversations between a district inspector, or lawyer, and a patient. 
This may be accomplished by setting up an AVL or phone call in a private room that the 
patient can use for the purpose of the conversation.   
7.3  Proper physical-distancing protocols must be maintained during in-person meetings. 
Information 
8.  Access to family/whānau 
Official 
an 
8.1  Every patient is entitled, at reasonable times and intervals, to receive
to   visitors and make 
telephone cal s. This right (section 72 of the Mental Health Act) can only be limited where the 
responsible clinician considers that such visits or calls would be detrimental to the patient’s 
interests and to his or her treatment. 
a response 
8.2  Under Alert Level 2, inpatient services should implement
of   policies that allow visits from 
support people to the ward, with appropriate limits, co
part  ntrols and physical distancing protocols 
in place. https://www.health.govt.nz/our-work/dis
as  eases-and-conditions/covid-19-novel-
coronavirus/covid-19-current-situation/health-and-disability-services-alert-level-2 
Board 
8.3  However, AVL wil  remain a useful way for patients to connect with their family/whānau, 
especially if the circumstances make in-pe
Health rson visits impracticable or contrary to COVID-19 
alert level restrictions, for example if the family/whānau live outside the area or are 
considered part of a vulnerable popu
District  lation.  
9.  Respect for cultural identity
Plenty   
of 
9.1  Sections 5 and 65 of the Mental Health Act require services to ensure the powers they use 
when assessing and tr
Bay eating a patient or proposed patient are exercised in a manner that 
by 
shows respect for the person’s cultural identity. 
9.2  It is critical for services to ensure access to necessary cultural assessments and supports is not 
unduly hindered
released   by COVID-19 alert level restrictions. Cultural assessments and access to key 
is 
cultural support workers or kaumātua, should be facilitated through AVL or audio 
teleconference technology where an in-person attendance is not practicable. 
document 
  10. Inquiries and visitations by district inspectors under sections 95, 96, and 97 of the 
This  Mental Health Act 
10.1  Under Alert Level 2, it is preferable that district inspectors conduct activities related to 
inquiries and visitations under sections 95 and 96 of the Act in person, provided that physical 
distancing can be maintained. 
6 
 

---

10.2  If the requirements of Alert Level 2 cannot be maintained during an in-person attendance, 
inquiries and visitations under sections 95 and 96 of the Mental Health Act may be met by 
video or audio-conference technology if the District Inspector is satisfied that they can 
conduct a visit using AVL means. If a district inspector requests to make a remote (AVL) inquiry 
or visitation the Director of Area Mental Health Services should assist in ensuring this occurs.   
10.3  Services are advised to make all registers and records required by a district inspector under 
section 97 of the Mental Health Act accessible electronically wherever possible. This will 
reduce the need for district inspectors to attend in person and help reduce the movement in 
and out of wards. 
10.4  Please note that as the provisions of sections 95 and 96 are an important protection of patient 
rights services must facilitate a visit by a District Inspector by AVL means if an in-person visit is 
request. 
not possible. 
Act 
11. District inspectors as essential services 
11.1  District inspectors have been determined to provide an essential service under the umb
Information  rella 
of DHB essential services and are therefore permitted to travel as needed at al  alert levels to 
carry out their functions. 
Official 
an 
11.2  District inspectors are advised to carry their official district inspector
to  identification with them 
when traveling for the purposes of district inspector activities. If a district inspector has not 
yet received their official identification, they are advised to carry a hard-copy of the letter of 
appointment to the role of district inspector. An official let
a  ter iden
response tifying them as an essential 
service worker during COVID-19 is not required. 
of 
part 
12. Section 52 leave during COVID-19 
as 
12.1  The COVID-19 pandemic emergency has given cause to review the use of leave under section 
52 of the Mental Health Act. 
Board 
12.2  Alert Level 2 allows a continuation of leave on hospital grounds, and a cautious return to the 
use of leave in the community for recovery
Health   and rehabilitative purposes, where it is both safe 
and practicable to do so. Forensic Mental Health Services should consider leave plans on a 
District 
case by case basis, balancing the risks related to COVID-19 as well as safety risks with the 
patient’s recovery and rehabilitation needs. A blanket approach to leave eligibility will not be 
Plenty 
acceptable. 
of 
12.3  Leave plans should inc
Bay  lude details of how COVID-related requirements such as physical 
distancing will be m
by  aintained. 
12.4  Leave outside of the region wil  generally continue to be restricted, unless for special 
circumstances (such as an emergency medical transfer or for compassionate reasons such as 
released 
close fam
is  ily/whānau bereavements).  
12.5  When considering applications for new section 52 leave, the Director of Mental Health will 
continue to prioritise granting applications for the purposes of urgent medical treatment, or 
document 
 
other urgent needs/special circumstances, and where COVID-19 related concerns can be 
This  adequately managed. 
12.6  However, rehabilitation leave applications will also be considered during Alert Level 2.  
13. Patients currently on ful  section 52 overnight leave 
13.1  The usual procedure requires a Special Patient on section 52 overnight leave to return to 
hospital to stay overnight after being out of hospital for six nights (6:1 leave category). The 
patient is assessed the fol owing day and, if deemed to be safe, they are granted another 
period of leave for a further seven days. 
7 
 

---

link to page 40 13.2  In order to ensure service continuity and minimise the risk of infection for patients and staff 
under Alert Level 2, it is necessary to continue the approach adopted under Alert Levels 3 and 
4.   
13.3  Under this approach, the patient returns to the hospital1 for a full assessment by the 
responsible clinician and case manager or another member of the care team. The patient 
should be admitted overnight when it is clinical y indicated. However, the patient may return 
to the community on the same day, provided: 
•  the patient is compliant with leave conditions 
•  their mental state is stable 
•  there are no safety issues of concern, they could then be granted leave for a further 
period of seven days. 
request. 
13.4  This approach would require the Director of Area Mental Health Services and Clinical Direc
Act tor 
of the service to think about where in the hospital, or on hospital grounds, would be the safest 
place for the return and assessment to take place while still maintaining physical distancing 
requirements. 
Information 
13.5  Please note that it is not possible to dispense with the return to hospital as that would in 
effect give the patient a form of Ministerial Long Leave. 
Official 
an 
to 
14. Police assistance for people with acute mental health needs 
14.1  Services may call on police to assist when a person refuses to attend a health facility or other 
location for the purposes of mental health assessment, or if
a response 
 there are threats or acts of 
violence. As always, Police and health staff need to work
of   together to make decisions on a case 
by case basis, taking into the account a person’s needs
part   and any clinical safety risks, as well as 
COVID-19 physical distancing requirements. Police
as  have protocols for attending a known 
COVID-19 address which will apply to the assistance they are able to provide. 
Board 
15. Police and duly authorised officer transport of patients and proposed patients 
Health 
15.1  Services may request police assistance for transportation of a patient or proposed patient for 
assessment or compulsory treatmen
District  t.   
15.2  If the patient or proposed patient is being transported from a known COVID-19 address, or is 
suspected of having COVID-19,
Plenty   police will follow their guidance regarding contact and 
of 
personal protective equipment (PPE) issued by New Zealand Police. 
15.3  If a duly authorised offic
Bay  er (DAO) is needed, they should attend in person, unless it is not 
by 
practicable to do so. See section 3 for guidance on considerations of practicability and best 
interest in relation to decisions about in-person or AVL attendance.   
15.4  When present in
released   person, a DAO must maintain the required physical distancing unless they 
is 
have the required PPE.  As a result, while DAOs typically ride in a car with police and a patient 
or proposed patient during transport, at this time DAOs are expected to use their own vehicle 
in con
document voy with the police transport, unless physical distancing can be maintained in the 
 
vehicle being used to transport the patient.   
This 
15.5  Where transportation is necessary for further assessment, it is important to consider the 
clinical safety requirements relating to transportation. DAOs must discuss with the Police such 
things as the person’s clinical condition, the potential for violence, the need for restraint, the 
type of vehicle available and the distance to be travelled.  
 
 
 
1 Remembering that from previous Court rulings, this includes the grounds that the hospital is on. 
8 
 

---

16. Mental Health Review Tribunal hearing 
16.1  The Mental Health Review Tribunal has previously developed policies for conducting 
hearings under Alert Levels 3 and 4 (dated 24 March 2020) and 1 and 2 (dated 4 June 2020). These 
are available on our website under Mental Health Review Tribunal resources.  For any questions 
about how hearings will operate not addressed by this guidance, please contact the Tribunal 
secretariat on 0800 114 645 or email [email address].  
 
 
 
 
 
request. 
 
 
 
 
Act 
 
 
 
 
Robyn Shearer 
John Crawshaw 
Information 
Deputy Director-General 
Director of Mental Health and Addiction Services 
Mental Health and Addiction 
Mental Health and Addiction 
Official 
 
an 
to 
a response 
of 
part 
as 
Board 
Health 
District 
Plenty 
of 
Bay 
by 
released 
is 
document 
  This 
9 
 

---

---

Document Outline

• Personal Protective Equipment Information
• Cleaning
• Appendix 3 - Infection Prevention and Control - Interim Guidance for DHB Acute Care Hospitals.pdf
  • COVID-19 Infection Prevention and Control - Interim Guidance for DHB Acute Care Hospitals
    • 5. References
• Appendix 6 - Advice on compulsory assessment and treatment processes for mental health services during COVID-19 Alert Level 2.pdf
  • Advice on compulsory assessment and treatment processes for mental health services during COVID-19 Alert Level 2
    • 1. Use of the Mental Health Act during Alert Level 2
    • 2. COVID-19 temporary amendments to the Mental Health Act
      • Use of audiovisual link (AVL) technology during COVID-19 response
      • Changes to meaning of health practitioner, examination and medical certificate during COVID-19 response
      • Modifications to section 9A
      • District inspector visits during COVID-19 response
    • 3. Assessments, examinations, and reviews of patients and proposed patients subject to the Mental Health Act, including second opinions
      • Consent to AVL
    • 4. Section 9(2)(d) explanation of notice of assessment
    • 5. Discharge of patients from inpatient units while at Alert Level 2
    • 6.  Court hearings under the Mental Health Act
    • 7. District inspector and lawyer access to patients
    • 8. Access to family/whānau
    • 9. Respect for cultural identity
    • 10. Inquiries and visitations by district inspectors under sections 95, 96, and 97 of the Mental Health Act
    • 11. District inspectors as essential services
    • 12. Section 52 leave during COVID-19
    • 13.  Patients currently on full section 52 overnight leave
    • 14. Police assistance for people with acute mental health needs
    • 14.1 Services may call on police to assist when a person refuses to attend a health facility or other location for the purposes of mental health assessment, or if there are threats or acts of violence. As always, Police and health staff need to work t...
    • 15. Police and duly authorised officer transport of patients and proposed patients
    • 16. Mental Health Review Tribunal hearing

---