This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Tactical Options Reporting Data January-June 2018'.

18 February 2019 
Our Reference: IR-01-18-16744 
Mark Hanna 
Email: [FYI request #9074 email]  
Dear Mr Hanna 
Thank you for your email of 17 January 2018 regarding the recent response you received 
to your OIA request (20 December 2018, IR-01-18-16744). My answers to your questions 
are outlined below. 
Could you please clarify for me the grounds under which my request would be refused if I 
do not agree to pay the fee? 

Should you not agree to pay for the data requested in your most recent OIA, your request 
will  be  refused  pursuant  to  section  18(f)  of  the  Official  Information  Act  1982  as  the 
information  you  requested  cannot  be  made  available  without  substantial  collation  or 
research.  You  have  the  right,  under  section  28(3)  of  the  Act  to  ask  the  Ombudsman  to 
review this decision. 
Please provide me with a breakdown of the estimated costs for releasing the information I 
have requested? 

It  is  important  to  note  that  the  datasets  for  your  previous  request  took  10-12  hours  to 
complete,  not one hour or  less as  you  appear to believe. This is based on the  time (not 
costs)  it  took  our  analysts  to  extract  and  collate,  partially  recode,  identify  and  remove 
duplicate information, apply necessary redactions and, to complete a reasonably required 
peer review in order to ensure the previous tasks were completed correctly. 
Police do have robust recording processes in place. However, while there are guidelines 
in place, some officers may provide information in a non-standard way which must then be 
standardised  in  order  to  be  analysed  as  a  whole,  while  also  remaining  consistent  and 
comparable against data from previous periods. Therefore this needs to be worked through 
to ensure data is presented in a meaningful way. This process must occur each time new 
data is extracted. As what you have requested is the raw data, which is the entirety of the 
extractable  data  for  the  requested  period,  this  process  must  be  completed  on  a  large 
number of records and is time consuming. 
Police  provided  you  with  the  information  for  your  first  request  (24  October  2017, 
16/7758/11) as we considered this to be a one-off request and wanted to be helpful. With 
your second request (28 August 2018, IR-01-18-5190), it became apparent that you may 
Police National Headquarters  
180 Molesworth Street. PO Box 3017, Wellington 6140, New Zealand.  
Telephone: 04 474 9499. Fax: 04 498 7400. 

be  requesting  this  information  on  a  regular  basis  and  therefore,  after  consultation  within 
Police, it was used as an exercise to fully understand the time and resource requirement. 
As  we  now  have  a  greater  understanding  of  how  time  consuming  it  is  to  provide  this 
information, we have decided to implement a charge for your request based in the Ministry 
of Justice guidelines (Justice Ministry OIAS charging guidelines).  
As advised in our previous letter to you, should you decide to refine your request, which 
will reduce the dataset to more specific information, such as TASER or firearms, we can 
consider providing this information based on the requests individual merits.  
New Zealand Police produce TOR data in the form of a calendar year annual Use of Force 
report (using this dataset) which is made publically available. This  may meet your needs 
without you having to analyse the data yourself. The annual report covering 2018 will likely 
be published mid-2019. 
Yours sincerely 
Acting Superintendent Andrew Sissons 
National Manager: Response and Operations