This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Reports and Meetings Minutes for new Wellington Bus Network'.

By email 
Shed 39, 2 Fryat  Quay 
Pipitea, Wellington 6011 
PO Box 11646 
21 December 2018 
Manners Street 
Wellington 6142 
T  04 384 5708 
File Ref:  OIAP-7-8545 
F  04 385 6960 
Donna Smith 
[FYI request #8853 email]   
Dear Ms Smith 
Request for information 2018-285 – response 
I  refer  to  your  request  for  information  dated  11  October  2018  which  was  received  by  Greater 
Wellington  Regional  Council  (GWRC)  on  11  October  2018.  You  initially  requested  the  following 
Can I have a copy of all the regular (eg monthly) project update reports from the Wellington Bus 
Network  Implementation  Project  Director  to  GWRC  management  from  October  2017  until  now  ? 
Can I have a copy of all the reports and presentations to the GWRC Executive Management Team 
meetings about the Wellington Bus Network from October 2017 until now ? 

Can I also have a copy of the meeting minutes related to the above ? 
Can I have a copy of any and all bus timetable changes made since the new Wellington Bus Service 
started on the 15th of July ?
On  26  October,  GWRC  advised  you  that  as  it  stood  your  request  was  for  a  substantial  amount  of 
information.    In  response,  you  requested  that  we  explain  the  parts  of  your  request  that  made  it 
substantial.    You  also  made  a  minor  amendment  to  your  original  request  for  timetable  changes  as 
“Can  I  have  a  copy  of  any  and  all  bus  timetable  changes  made  or  planned  to  be  made  this  year 
since the new Wellington Bus Service started on the 15th of July ?" 

On  31  October,  GWRC  provided  you  with  information,  which  set  the  volume  of  information 
included in your request (approximately 1000 pages to be reviewed).  Planned timetable changes, as 
set out in Report 18.547 Implementation of new bus network – October update, were attached. 
On 1 November, you amended your request as follows: 

“OK. Would it make it easier to reduce the timeframe from since October 2017 to just the months of 
May, June and July 2018 ? 

Also, when I asked for the timetables that have changed or planned to change, what I really want is 
the actual new timetables for each of the routes. OK ?” 

On 1 November, GWRC advised you that amending your request would make it easier to manage.  
In addition,  you were provided with a link to the Metlink website that sets out new timetables and 
timetable changes which are due to occur on 11 November. 
On  1  November,  you  replied  and  requested  future  timetable  changes  due  to  occur  after  the  11 
November changes. 
On 2 November, GWRC advised you that future timetables were yet to be developed. 
On 5 November, you requested the following in relation to changes planned for February 2019 as set 
out in report 18.457 (the report previously provided to you): 
“Can you please tell me when the timetables for these changes will be prepared and told to the bus 

On 5 November,  you were advised that the draft documents had been provided to the relevant bus 
On 6 November, you requested a copy of the February 2019 timetables. 
On 7 November, GWRC advised that it would prefer not to send the draft timetables. 
On 8 November, you advised that you would still like a copy of the draft timetables. 
On 9 November, GWRC advised you that it has elected to withhold the draft timetables. 
On 9 November, GWRC advised you that it was necessary for us to extend the timeframe to respond 
to your request due to consultations necessary. 
Response to that part of your request (as amended) for meeting reports 
GWRC  has  identified  the  following  documents  that  fall  within  the  scope  of  your  request:  PTTP 
Transition  Management  Board  Order  Papers  (which  include  meeting  minutes,  project  director 
updates and reports) for  the following meetings:  7 May, 14 May, 5 June, 18 June, 25 June, 2 July 
and 11 July. 
GWRC  has  elected  to  withhold  certain  parts  of  these  documents  in  accordance  with  sections 
7(2)(b)(ii),  7(2)(f)(i),  7(2)(g),7(2)(i)  and  7(2)(j)  of  the  Local  Government  Official  Information  and 
Meetings Act 1987 (the Act) on the grounds that withholding the information is  necessary to: 
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protect  information  where  the  making  available  of  the  information  would  be  likely 
unreasonably to prejudice the commercial position of the person who supplied or who is the 
subject of the information; or 
maintain  the  effective  conduct  of  public  affairs  through  the  free  and  frank  expression  of 
opinions by or between or to members or officers or employees of any local authority; or 
maintain legal professional privilege; or 
enable  any  local  authority  holding  the  information  to  carry  on,  without  prejudice  or 
disadvantage, negotiations (including commercial and industrial negotiations); or 
prevent  the  disclosure  or  use  of  official  information  for  improper  gain  or  improper 
You will also see that we have not included information that does not relate to the implementation of 
the bus network. 
Due to the size of the documents, we are unable to send them to you electronically.  They have been 
placed on a USB drive which, as agreed, will be posted to you.  
We  have  considered  whether  the  public  interest  in  the  requested  information  outweighs  GWRC’s 
need  to  withhold  certain  portions  of  it.      As  a  result,  we  do  not  consider  that  the  public  interest 
outweighs GWRC’s reason for withholding the information under the grounds identified above. 
You have the right, under section 27(3) of the Act, to make a complaint about this extension to the 
Yours sincerely 
Angus Gabara 
General Manager, Public Transport