This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Contractor Email Records Policy'.

Appendix One 
Standard Terms and Conditions for Contractors regarding Information Management 
(including the Public Records Act 2005) 
Government Model Contract for Services 

Schedule 2, Clause 5 
5. Information management 
Information and Records 
5.1 The Supplier must: 
a.  keep and maintain Records in accordance with prudent business practice and al  applicable 
b.  make sure the Records clearly identify al  relevant time and Expenses incurred in providing 
the Services 
c.  make sure the Records are easy to access, and 
d.  keep the Records safe. 
5.2 The Supplier must give information to the Buyer relating to the Services that the Buyer 
reasonably requests. Al  information provided by the Supplier must be in a format that is usable 
by the Buyer, and delivered within a reasonable time of the request. 
5.3 The Supplier must co-operate with the Buyer to provide information immediately if the 
information is required by the Buyer to comply with an enquiry or it’s statutory, parliamentary, 
or other reporting obligations. 
5.4 The Supplier must make its Records available to the Buyer during the term of the Contract and 
for 7 years after the End Date (unless already provided to the Buyer earlier). 
5.5 The Supplier must make sure that Records provided by the Buyer or created for the Buyer, are 
securely managed and securely destroyed on their disposal. 
5.6 The Supplier must prepare and give to the Buyer the reports stated in Schedule 1, by the due 
dates stated in Schedule 1. 
All of Government Agreement for Recruitment Services 
Clause 8.1 
Provider general responsibilities: 
In addition to its other obligations under this Agreement (including the performance of the Services), 
the Provider will: 
… c)   use its reasonable endeavours to ensure that its Candidates engaged by a Participating 
Agency on a Temporary or Contractor basis through the Provider adhere to the Participating 
Agencies’ policies and procedures applicable to the Assignment 
g)   obtain, maintain and comply with any governmental, legal, regulatory or other approvals, 
permissions, consents, licences, and requirements necessary to provide the Services and 
perform its obligations under this Agreement; 
h)   comply with all Laws in so far as they relate to the provision of the Services at all times 
during the Term, including, without limitation, the information privacy principles under the 
Privacy Act 1993 and the Human Rights Act 1993… 
Clause 13.2 
Provider’s warranties: 
The Provider represents, warrants and undertakes that: 

c)   it will comply with the requirements of all Law as it relates to the provision of Services by the 
d)   al  Documentation (and any other information or advice supplied by it to a Participating 
Agency) and any information and data reported to the CoE wil  be accurate, complete and Fit for 
Clause 20.11 
Governing law and jurisdiction: 
a) This agreement is governed by, and wil  be construed in accordance with, the laws of New 

Appendix Two – Excerpt from Security and Privacy @ MPI 
Manage and share all MPI information in accordance with:  
MPI guidelines (available on Kotahi).  
The Code of Conduct.  
Official Information and Privacy Acts, and others (such as the Biosecurity Act), as required.  
Keep personal use of equipment within acceptable limits  
Some personal use of work PCs, mobiles and other IT equipment is okay.  
Don’t use personal webmail and personal mobile phones to send any MPI information.  
Don’t send MPI information to your home email accounts.  
Never use email or the internet (including via mobile devices) for anything inappropriate, unlawful or objectionable  
 Never be in possession of information that would be considered discourteous, vexatious, objectionable, defamatory, fraudulent, pornographic, offensive, or which 
discloses personal information.  
 Don’t send, read or delete messages on behalf of another person without their permission.  
 Don’t download, copy, send or store copyrighted material (e.g. music, software) without appropriate authorisation.  
 Don’t undertake any activities that would violate NZ law or bring the NZ Government or MPI into disrepute.  
 Always use a professional MPI Account to post MPI Information on the Internet, ensure you read the code of conduct and have your manager’s approval to do so.  
 Always run virus scan on any files downloaded from a mobile device or the internet, if in doubt seek advice.  
MPI has an obligation to investigate any instances of inappropriate sharing or accessing of information. 

All MPI purchases for goods and services are subject to these terms, unless a separate written contract is 
agreed.  These terms may be changed in MPI’s sole discretion, and any such changes will apply to Orders 
made after the date of the change, or if there is no Order then with immediate effect. 
Defined terms 
to you on the earlier of the Goods being picked 
up, or the refund being provided. 
Agreement  means these terms,  together with each 
ACT 1982
Order (if any) sent to you. 
Shipment and delivery of Goods must  be 
achieved within any timeframes specified in the 
Business Day means any day not being a Saturday 
Order  (and otherwise within 15 days of MPI 
or Sunday, a public holiday observed in Wellington, 
ordering from you), and if that does not happen 
or the period from 26 to 31 December each year. 
then MPI may (without limiting  its other rights) 
Goods means the goods (and any other result of the 
cancel any unfulfilled part of the purchase.  MPI 
Services) to be provided by you, including as set out 
is not required to receive  partial or incomplete 
in an Order. 
deliveries.  Receipt  of any part of a purchase 
shall not bind MPI to accept any future 
HSW Legislation  means the Health and Safety at 
deliveries.  Neither  MPI’s  receipt of a delivery 
Work Act 2015 and any regulations made under it. 
nor any signature given at the time will be taken 
MPI means the Sovereign acting by and through the 
to imply that the Goods or Services are 
Ministry for Primary Industries. 
satisfactory to MPI.   
Order  means  any  order,  work authorisation  letter, 
email,  or other document sent to you  by MPI 
describing  matters such as the Goods,  Services, 
You warrant that: 
and price. 
(a)  the Goods will conform in all respects with 
Services  means  the services to be performed by 
any description and samples provided; 
you, including as set out in an Order. 
(b)  the Goods will be well  packaged and 
securely stored until delivery; 
(c)  the Goods will be free from any defect 
(including any latent defect); 
These  terms  apply  during the period of time 
specified in any Order, or otherwise during the 
(d)  MPI will take clear title to the Goods; 
period of time when  you supply Goods or 
(e)  if you install the Goods, the Goods will be 
Services to MPI.   
properly installed and integrated into MPI’s 
systems and property,  and will be 
compatible with and not damage them; 
(f)  the Goods will satisfy MPI’s  requirements, 
You may issue  invoices (which must be valid 
be fit for MPI’s expected use and purpose, 
for tax purposes) at the times set out in any 
and meet MPI’s stipulated specifications; 
Order, and otherwise when the Goods or 
Services that will be the subject of the invoice 
(g)  MPI’s use of the Goods and receipt of the 
have been provided to MPI’s satisfaction (as 
in accordance with this 
notified by MPI to you).  Except to the extent 
Agreement  will not infringe the rights of 
MPI reasonably disputes an invoice, MPI will 
any other person; 
pay you by the 20th day of the month following 
(h)  you have all necessary consents, licences, 
the month in which MPI receives the invoice.  
and authorities to provide the Goods and 
Title, risk, and delivery  
the Services will be performed promptly 
with due diligence, care, and skill by 
Risk in the Goods will pass to MPI on the later 
appropriately trained, qualified, 
of delivery of or payment for the Goods.  Title to 
experienced, and supervised persons;  
the Goods will pass to MPI on the earlier of 
all information provided  by  you  in 
delivery of or payment for the Goods.   
connection with this Agreement is 
If MPI notifies you in writing that the Goods are 
accurate, complete, and true; 
not to its satisfaction, the Goods will be held by 
(k)  you do not have any conflicts of interest in 
MPI until you have  picked  them  up  and 
relation to this Agreement. 
provided  a refund for them,  at which time title 
will revert to you.  Risk in the Goods will revert 

These warranties are additional to any other  8. 
warranties and guarantees implied by law. 
Each  party will keep confidential the other’s 
confidential information, except: 
Health and Safety 
6.1  The Parties will: 
(a)  pursuant to applicable law; 
(b)  where the information becomes part of the 
(a)  perform and ensure their personnel 
public domain through no fault of the party 
perform their respective obligations under 
receiving the information; 
this Agreement in compliance with the 
(c)  for disclosure to its professional advisers 
HSW Legislation; and 
or personnel;  
(b)  consult, cooperate and coordinate with 
(d)  for MPI, in accordance with parliamentary 
ACT 1982
each other to the extent reasonably 
rules  or  convention, Ministerial request, or 
required to ensure their respective 
procurement rules or guidance endorsed 
compliance with HSW Legislation. 
by Cabinet. 
6.2  In relation to this Agreement you will: 
Intellectual property 
Ownership of intellectual property existing prior 
(a)  comply with your health and safety policies 
to this Agreement is not affected by this 
and practices, and all reasonable 
Agreement   Ownership of all intellectual 
directions of MPI relating to health and 
property you create  or discover in  performing 
safety; and 
this Agreement will vest in MPI on creation.  
(b)  ensure that: 
For all intellectual property provided to MPI that 
all “Notifiable Events” arising during 
is not owned by MPI, you grant MPI a non-
this Agreement  are reported to 
exclusive, worldwide, royalty free, perpetual, 
Worksafe in a timely manner in 
irrevocable and sub-licensable licence to use, 
accordance with HSW Legislation; 
copy, distribute, sub-licence, reproduce, 
(ii)  all such events, together with any 
modify, adapt, publish, transmit, translate, 
notice issued or other investigation or 
create derivative works from, display and 
enforcement action taken by 
perform, whether publicly or otherwise, that 
Worksafe or any other person under 
intellectual property. 
HSW Legislation, are reported to MPI 
within three Business  Days of you  10.  Liability 
becoming aware of the event, notice, 
If MPI is liable to you under or in connection 
or action. 
with this Agreement (including in contract, tort, 
or equity), MPI’s maximum liability to you is 
Access, security, and conduct 
limited to an amount equivalent to the amount 
MPI  will allow your personnel access to MPI’s 
actually paid to you under this Agreement.  You 
premises  to the extent necessary for your 
hereby indemnify MPI against all damage, cost, 
provision of the Goods and Services.  You  will 
loss, and expense suffered or incurred by MPI 
ensure  your  personnel  comply with MPI’s 
arising  under or in connection with this 
security and operational requirements, code of 
Agreement, including due to any third party 
conduct,  and  other relevant policies  and 
claim against MPI. 
procedures,  all  as notified to you from time to 
time.  MPI may refuse your personnel access if 
11.  Force Majeure 
they do not satisfy those  requirements.    You 
Neither party will be liable for failure to fulfil its 
must promptly notify MPI  in writing if you 
obligations  due to an event beyond its 
become aware that in such premises: 
reasonable control,  which for clarity  does not 
include strikes  or  any form of labour dispute.  
(a)  any hazard may or does exist, or any 
The party suffering from the event will exercise 
situation may arise or has arisen where 
all reasonable endeavours to avoid the event or 
any person may not be safe or harm may 
remove its cause, and perform its obligations. 
result to any person; 
(b)  any accident or serious harm to any  12.  Termination 
person has occurred (in which case  you 
promptly notify MPI 
of the 
Without limiting any  other rights, MPI may 
preventative action taken or proposed); 
terminate this Agreement on written notice (i) if 
(c)  any improvement or prohibition notice is 
there is a material breach of this Agreement, (ii) 
likely to be, or has been, issued. 
if an event  which is  the subject of clause 10 
RELEASED UNDER THE OFFICIAL continues for more than 5 days, or (iii) if in 
MPI’s reasonable opinion you suffer or will 
likely suffer a material financial problem. 
Version: August 2016 

At  the end of this Agreement, each party will 
return all property and information of the 
other’s.  The end of this Agreement will not 
prejudice any rights that arose prior to the end 
of this Agreement, nor affect any part of it 
which expressly or by its nature survives.  
13.  Communication with MPI 
All notices to MPI  in connection with this 
Agreement must be directed to: 
ACT 1982
Manager, Procurement and Commercial Management 
Ministry for Primary Industries 
25 The Terrace 
Private Bag 2526 
14.  General  
You may not assign any of your rights under 
this Agreement to a third party.  You must keep 
full and accurate records of all matters 
pertaining to this Agreement, and make these 
available  to MPI on request.  No waiver under 
this Agreement is effective unless in writing.  
Nothing in this Agreement creates 

partnership, agency,  or employee/employer 
relationship.  This Agreement is  the entire 
agreement between the parties in relation to 
the  Goods  and  Services.  This Agreement will 
be governed by New Zealand law, and the 
parties submit to the non-exclusive jurisdiction 
of the New Zealand courts. 
Version: August 2016