This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Submissions and correspondence related to increases in EFT student numbers at the Auckland University Law School'.

 
Council Minutes 
 
4:00pm 
 
Council Room 
19 June 2017  
 
 
 
Present:  
Mr St John (Chair), Professor McCutcheon (Vice-Chancellor), Mr Ferrier, Ms 
Dawson (by telephone), Associate Professor Kawharu, Mr Kiely, Associate 
Professor Sims (by telephone except from the end of Item 7 to the end of 
Item 8.3.3) , Mrs Dunphy, Mr Matthews  
In Attendance: 
Mrs Cleland, Professors Morrow and Metson, Mr Peters, Ms Davila, Ms 
 
McNaughton, Mr Mosely, Mr Rengers, Mrs Verschaeren 
 
PART A – Open Minutes 
1. 

APOLOGIES 
Sir Ralph Norris, Ms Tarrant, Mr Daniell 
   
 
   
RESOLVED (Chancellor): That the apologies be noted. 
 
2. 

DISCLOSURES OF INTEREST BY COUNCIL MEMBERS 
 
 
In reference to Item 8.5, Ms Dawson advised that she was member of the Board of the 
 
Beca Group Limited and had abstained from voting. 
 
 
RESOLVED (Chancellor): that the above disclosure be noted and the 
 
 
action taken be endorsed. 
 
3. 
HONOURS/AWARDS 
 
 

The Queen’s Birthday Honours 
 
Members noted that the Chancellor and Vice-Chancellor had sent congratulatory letters    
 
to those persons with links to the University. 
 
4. 
CONFERMENT OF DEGREES  
 
 
 
With the authority of Council, the Chancellor conferred the degrees as per the 
schedule provided to the meeting. 
 
 
5. 

AWARD OF DIPLOMAS 
 
With the authority of Council, the Chancellor awarded the diplomas as per the 
schedule provided to the meeting. 
 
 
Council Minutes 19.06.17 
Page 1 of 11 

5. 
COUNCIL MEETINGS 
5.1  Council, Draft Minutes (Part A), 26.04.17 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Associate Professor Kawharu): That the  
 
Minutes (Part A) of the Council meeting held on 26.04.17 be taken as  
 
read and confirmed
 
     6.2  
Matters arising from the Minutes (Part A), 26.04.17 not elsewhere on 
   
the Agenda. 
   
No matters arising. 
   
7. 
VICE-CHANCELLOR’S REPORT 
 
The Vice-Chancellor’s report was taken as read. 
 
In response to a question of a Member, the Vice-Chancellor pointed out that the 
University commemoration of Professor Tarling would take place later this year so that 
it would not coincide with the commemoration organised by the Professor’s family and 
friends. 
 
With regards to point 2.8, the Vice-Chancellor advised Council that the results of the 
staff survey were now available; an early summary indicated that 67% of staff had 
taken part in the survey which was 1% lower compared to the previous survey. After 
campus-wide roadshows about the survey results in July, the results would be 
presented to Council in August. 
 
With regards to point 5.7, the Vice-Chancellor commented that, with the new gifts and 
pledges the University had received, the fundraising total was now close to $210 
million and the campaign was well on track to reach its goal of $300 million. 
 
Council members advised that the report contained the following errors: 
• 
On p.6, third bullet point to read: Drs Sam Manuela, Tim West-Newman 
(Psychology, Science Faculty) and Carla Houkamau (Management and 
International Business, Faculty of Business and Economics) 
• 
On p. 35, first line, third paragraph, to read: Professor Jo Manning 
 
Associate Professor Sims retired from the Meeting at 4.15pm  
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/ Vice-Chancellor):  that the Vice-Chancellor’s Report 
 
 
 
be noted. 
  
8. 
REPORTS OF COUNCIL COMMITTEES   
8.1  AUDIT AND RISK COMMITTEE 
 
 
 
 
 
 
    8.1.1   Minutes (Part A), 19.05.17 
 
 
RESOLVED (Chancellor/ Mr Ferrier): that the Audit and Risk Committee 
Minutes (Part A), 19.05.17 be received 
 

8.2    CAPITAL EXPENDITURE COMMITTEE 
  
 

  8.2.1   Minutes (Part A), 25.05.17 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): that the Capital Expenditure  
 
 
 
Committee Minutes (Part A), 25.05.17 be received
 
 
Council Minutes 19.06.17 
Page 2 of 11 

 
 
8.3  FINANCE COMMITTEE 
 
8.3.1  Minutes (Part A), 30.05.17 
 
RESOLVED (Chancellor/Mrs Dunphy): that the Finance Committee 
Minutes (Part A), 30.05.17 be received
 
 
8.3.2  Financial Performance to 31 March and Forecast for 2017 
 
 
 
The Chief Financial Officer, Mr Peter Gudsell presented this item. He 
 
 
 
commented that the student numbers had been growing in 
 
 
 
2017: the total number of international student numbers increased 
 
 
 
by 9.1% and, although the number of domestic students had 
 
 
 
decreased, this decrease had been less than expected. 
 
 
 
The revenue streams the University was increasingly relying on 
 
 
 
(revenue of international enrolments and research) presented a 
 
 
 
number of risks and, to mitigate this variability of revenue, the 
 
 
 
University was aiming for a surplus of 4% rather than 3%.  Cash 
 
 
 
holdings are ahead of budget at $131m. 
 
 
 
Future peak debt would be assessed together with the 
 
 
 
refresh of the Long-term Academic and Capital Plan. At that point 
 
 
 
some stress tests around the revenue projections would also be 
 
 
 
considered; these tests would take into account what would happen if 
 
 
 
the projected revenue growth did not eventuate. Council noted that, 
 
 
 
with the continued constraints on Government funding, it was 
 
 
 
necessary to continue to consider alternate streams of revenue. 
 
 
 
The Chief Financial Officer also commented that, although operating 
 
 
 
cash flow was falling somewhat lower than budgeted, it would be 
 
 
 
possible to maintain cash balances in 2017, as the capital expenditure 
 
 
 
would be lower than originally projected. 
 
 
 
At this point the Financial Performance for 2017 looked satisfactory. 
 
 
 
With regards to Table 10 on p. 73 of the Agenda, the Chief Financial 
 
 
 
Officer reported that the Tertiary Education Commission (TEC) had 
 
 
 
confirmed that there was no difference between a committed and 
 
 
 
uncommitted facility, which meant that the Quick Ratio would move to 
 
 
 
the low risk category. 
 
 
 
In response to a question from a member, the Chief Financial Officer 
 
 
 
told Council that the University was moving away from leasing 
 
 
 
computer equipment in favour of purchasing it, as it was more cost 
 
 
 
effective to maintain the equipment for longer than the lease term of 
 
 
 
three years. 
 
 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor):  that the Financial 
 
Performance to 31 March and Forecast for  2017 Report be received
 
and that Council note the Finance  Committee report that the 
 
University’s forecast performance against budget, TEC financial risk 
 
criteria, the University’s own financial management parameters, 
 
Strategic Plan objectives related to financial and resource management 
 
and debt-related and other external covenants is satisfactory. 
 
 
  8.3.3  Treasury Policy Review 
 
 
   
The Chief Financial Officer presented this item. He pointed out that the 
 
 
   
Treasury Policy was reviewed annually and that minor changes had  
 
 
   
been implemented to allow for digital applications. Subsequent to the  
 
 
   
Meeting of the Finance Committee, a letter had been received from  
 
 
   
Bancorp endorsing the updates made to the Policy. 
 
 
   
In response to a question of a member, the Chief Financial Officer  
 
 
   
clarified that the potential asset sale mentioned on 9. 91 of the Agenda 
 
 
   
referred to the Epsom Campus. 
 
Council Minutes 19.06.17 
Page 3 of 11 

Associate Professor Sims rejoined the Meeting at 4.45pm 
 
 
   
RESOLVED (Chancellor/ Associate Professor Kawharu): that the 
 
 
   
Treasury Policy Review memo and policy letter be received and noted 
 
 
   
and the Treasury Policy updates be approved 
 
 

8.4  EQUITY LEADERSHIP COMMITTEE MID-YEAR REPORT 
 
 
  The Pro Vice-Chancellor (Equity), Ms McNaughton presented this item. She 
 
 
  highlighted an important innovation in the Faculty of Medical and Health 
 
 
  Sciences where the curriculum had been aligned with equity activities. More 
 
 
  specifically, this referred to the Family Violence Project which aimed to keep 
 
 
  students, staff and bystanders safe, while also encouraging perpetrators to 
 
 
  seek help. 
 
 
 
 
 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor): that the Equity Leadership  
 
 
 
 
Committee Mid-Year Report be received
 
8.5  NAMING COMMITTEE REPORT, 23.05.17 
 
 
   
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor):  that Council note that  
 
 
   
Naming Committee has approved the naming of one of the Faculty of  
 
 
   
Engineering’s new multidisciplinary spaces (MDLSs), “The Beca MDLS” 
 
9. 

SENATE MATTERS 
9.1  Report of Senate, 29.05.17 
Professor Morrow introduced the Report of Senate.  
 
 
 
 
Part A, 1-3:        Policy and other matters requiring Council approval 
 
 
 
Part B, 1:    
Matters for noting by Council  
 
 
Part C, 1-2:  
Matters handled under Delegated Authority 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): That the recommendations in Part 
 
A of the Report of Senate, 29.05.17 be adopted, and Parts B and C be 
 
noted. 
 
 
10.  CORRESPONDENCE REFERRED BY THE CHANCELLOR 
 
 
   
RESOLVED(Chancellor/Vice-Chancellor):  that that the letter from the 
 
   
Hon. Paul Goldsmith, Minister for Tertiary Education, Skills and  
 
   
Employment, regarding the 2016 Annual Report for the University of 
 
   
Auckland be noted.  
 
 
11.  OTHER MATTERS FOR DECISION OR NOTING 
 
11.1 SEAL 
 
 
Since the Council meeting on 19.10.16 the seal had been applied to the 
 
 
following documents in accordance with the Council resolution of 18.02.1991: 
 
(1) Deed of Lease : Level 9, 67 Symonds Street, Auckland: Sandpiper 
Investments Limited and The University of Auckland  
Council Minutes 19.06.17 
Page 4 of 11 

(2) Deed relating to Extension and Variation of Lease for Level 5, 67 Symonds 
Street, Auckland : Sandpiper Investments  Limited and The University of 
Auckland  
(3) Deed relating to Extension and Variation of Lease for Level 10, 67 Symonds 
Street, Auckland: Sandpiper Investments  Limited and The University of 
Auckland  
(4) Deed relating to Extension and Variation of Lease for Level 11, 67 Symonds 
Street, Auckland: Sandpiper Investments  Limited and The University of 
Auckland  
(5) Deed of Variation of Lease: Waikato Clinic School, Waikato Hospital, 
Hamilton: Waikato District Health Board and The   University of Auckland  
(6) Deed of Rent Review: 70 Symonds Street, Auckland: TGB Properties (NZ) Pte 
Limited and The University of Auckland  
 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor):that the affixing of the seal to 
the above documents be noted
 
11.2 PAYMENT OF ATTENDANCE FEES TO LAY MEMBERS OF COUNCIL AND  
 
 
 COUNCIL COMMITTEES 
1.  Commencing 1 April 2007, the meeting attendance fee paid to  lay members 
of Council and lay members of ‘Approved Committees’ should be adjusted 
automatically on 1 April of each year by the CPI movement in preceding 
calendar year, unless this meant the attendance fee exceeded the maximum 
rate fixed by the minister under section 179 of the Education Act, or Council 
at the time resolved otherwise; and  
 
2.  That for the purposes of this resolution the list of ‘Approved Committees’ be:  
•  Animal Ethics Committee  
•  Biological Safety Committee  
•  Human Participants Ethics Committee  
•  Rūnanga  
•  Students Appeals Committee.  
  
It was appropriate to ensure that the value of the payment made to lay 
members was maintained and that to achieve this, the previously approved 
meeting attendance fee of $155 per half day should be increased to $160.00 
being the CPI movement for the previous year rounded up to the nearest $5 
increment.  
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Kiely) that the Attendance Fee of $155.00 
 
per half day be increased to $160.00 with effect from 01.07.2017. 
 
11.3  AMENDMENT TO SENATE ELECTIONS VOTING STATUTES 2013   
LECTURERS’ REPRESENTATIVES OF FACULTIES AND AT LARGE)   
 
 

Memorandum, 06.06.17 of the Deputy Vice-Chancellor (Operations) and 
Registrar and amended Senate Elections Voting Statutes 2013 (Lecturers’ 
Representatives of Faculties and at Large)   
 
 
 
  RESOLVED (Chancellor/Mr Kiely) that the Memorandum, 06.06.17 of 
 
  the Deputy Vice-Chancellor (Operations) and Registrar be received 
 
  and the amendments to the Senate Elections Voting Statutes 2013 
 
  (Lecturers’ Representatives of Faculties and at Large) be  
 
  approved
 
11.4  REPORT TO THE UNIVERSITY COUNCIL BY THE VICE-CHANCELLOR AND 
 
THE DEAN OF LAW ON IMPLEMENTATION OF THE INCREASE IN 
 
NUMBERS OF STUDENTS ENROLLED IN PART 2 OF THE LAW 
 
PROGRAMME 
 
 

The Chancellor explained that this report was put forward as a result of the 
 
Council Meeting in October 2016 where the increase of the intake in Part 2 Law 
Council Minutes 19.06.17 
Page 5 of 11 

 
had been discussed extensively. A compromise had been reached and a 
 
decision to move forward with the increase had been made asking the Vice-
 
Chancellor and the Dean of Law to present a further Report about the 
 
implementation of the increase at this meeting. 
 
The increased intake remained a sensitive issue for some staff members  who 
 
were concerned about staff resources and the growth in class sizes. There was 
 
also some concern that the Vice-Chancellor was imposing strategies on the 
 
Faculty; however, to run the University, it was the Vice-Chancellor’s 
 
responsibility to discuss strategies with the Deans and then implement these 
 
in the Faculties. 
 
 
When preparing the Report, staff had been invited to put forward 
 
recommendations for inclusion in the report.  
 
As a result 13 individual submissions had been received from academic and 
 
professional staff members which were largely positive. In addition a paper 
 
prepared by five academic staff members and subsequently signed by 26 other 
 
academic staff members had also been received; this paper, signed by the 
 
majority of academic staff in the Faculty, was mostly negative. A request to 
 
submit this paper to Council had been declined, as it was considered 
 
improper procedure to submit one single submission to Council while the 
 
other submissions were not provided; furthermore some of the submissions 
 
had not been made with the intention of being submitted to Council. All 
 
submissions however, had been considered to inform the report. 
 
 
The Dean of Law, Professor Stockley, commented that hiring quality academic 
 
staff members was crucial for the Law School to maintain its current ranking 
 
within the top 50 Law Schools in the world. However with hiring, it was often 
 
challenging to maintain the balance amongst academic staff, as sometimes a 
 
quality staff member with expertise in a certain area left the University and the 
 
newly hired quality academic staff member had expertise in another area. 
 
Nonetheless he was very pleased with the staff who had been hired, as 
 
outlined in the report. 
 
   
 
 
Associate Professor Kawharu was of the opinion that the report was 
 
disappointing as it was overly positive and overlooked the pressure the 
 
increase in Part 2 Law had put on staff members in the Law School. A difficult 
 
issue was that of the academic staff members who left the University in the 
 
last 18 months, most taught in the four compulsory courses in Part 2 Law and 
 
that, when the semester started, there had been only one replacement for 
 
these staff members. The Law School was however managing the 
 
increased intake in Part 2 Law very well because of the dedication, 
 
professionalism and hard work of the staff. Staff members in the Law School 
 
were absolutely committed to continue discussing strategies and to develop a 
 
suitable plan for the future. This also included developing new ways of teaching 
 
taking into account the availability of staff.  
 
 
The Dean commented that it was important to continue conversations within 
 
the School on how, with the help of new staff, the remaining problems could 
 
be resolved. 
 
 
Council commented that the direction of travel was very important for the Law 
School. Also, for the benefit of the students, it was vital to continue the 
ongoing constructive dialogue between the Dean and staff. 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor): that the Report to the  
 
 
University Council by the Vice-Chancellor and the Dean of Law on the 
 
 
implementation of the increase in numbers of students enrolled in Part 
 
 
2 of the Law Programme be noted. 
 
 
12.  GENERAL BUSINESS
 
12.1 COUNCIL AND COMMITTEES WORKPLAN 2017 - update 
 
 
 
 
   
Council Minutes 19.06.17 
Page 6 of 11 

 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor):  that the Council and  
 
 
Committees Workplan 2017 -update be received and noted.   
 
 
12.2  MEETING AND GRADUATION DATES 2018 
 
   The following 2018 meeting dates had been confirmed and electronic invitations 
had been sent to the members. 
 
 
 
Council Meeting dates: 
  12.03.18     30.04.18     18.06.18     20.08.18     17.10.18     10.12.18 
 
 
   
 
 
  Finance Committee dates: 
 
 
  27.02.18      29.05.18     24.07.18     26.09.18     27.11.18 
 
 

 
  Audit and Risk Committee dates: 
 
 
  21.02.18      23.05.18      18.09.18     20.11.18     
 
 

 
  Graduation Dates: 
•  Tai Tokerau Graduation:  16.02.18 
•  Autumn Graduation: 
  07.05.18, 09.05.18, 11.05.18 
•  Spring Graduation:   
  25.09.18 
 
 
 
 
 
 
  RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor):  that the Meeting and  
 
 
 
  Graduation Dates 2018 be noted
 
  
12.  LEAVE OF ABSENCE (for Council meeting of 21 August 2017) 
 
Mr Ferrier and Ms Dawson advised that they would not be able to attend the Meeting of 
21.08.17; they could however, participate by conference call if this would be necessary.   
 
Mr Matthews retired from the Meeting at 6.00pm 
 
   
 
 
Council Minutes 19.06.17 
Page 7 of 11 

PART B 
PUBLIC EXCLUSIONS 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): That the public be excluded from Part B of this meeting.  
. The general subject of each matter to be considered while the public is excluded, the reason for 
passing this resolution in relation to each matter, and the specific grounds under section 48(1) of 
the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 for the passing of this resolution 
are as follows: 
General subject of each matter to be considered: 
 
Item No. 14.1 
Council Meeting Minutes (Part B), 26.04.17 
 
Item No. 15.1 
University of Auckland Biological Safety Committee, 
06.06.17 
 
Item No. 15.2 
University of Auckland Human Participants Ethics 
Committee, 06.06.17 
 
Item No. 15.3 
University of Auckland Animal Ethics Committee, 
06.06.17 
 
Item No. 15.4.1 
Audit and Risk Committee, Minutes (Part B), 
19.05.17 
 
Item No. 15.5.1 
Capital Expenditure Committee, Minutes (Part B), 
25.05.17 
 
Item No. 15.5.2 
Proposal relating to student accommodation 
 
Item No. 15.6.1 
Finance Committee, Minutes (Part B), 30.05.17 
 
Item No. 15.7.1 
University Honours Committee Report, 16.05.17 
 
Item No. 15.9 
Naming Committee Report, 07.06.17 
Reason for passing this resolution in relation to each matter: 
 
The protection of the interests mentioned below. 
Grounds under section 48(1) for the passing of this resolution: 
 
Those in Section 9 of the Official Information Act 1982 namely: 
i)  To protect the privacy of the persons referred to in the recommendations and to 
maintain the confidentiality of those recommendations; 
ii)  To enable the University to carry on without prejudice or disadvantage negotiations; 
and 
iii)  To prevent the disclosure or use of Official Information for improper gain or 
advantage. 
AND THAT Adrienne Cleland, Professor  Jim Metson, Peter Gudsell, Gabriel a Davilla, Peter Fehl, 
Brendan Mosely, Michael Rengers and Wendy Verschaeren be permitted to remain for this part of 
the meeting, after the public has been excluded, because of their knowledge of, or need to be 
briefed about, the matters to be discussed.  This knowledge, which will be of assistance in relation 
to the matters to be discussed, is relevant to those matters because they relate to aspects of the 
administration of The University of Auckland for which those persons are responsible. 
The Meeting moved into Public Excluded Session at 6.00pm 
The Meeting closed at 6.15pm 
 
Approved as a true and correct record.    
_____________________           ________ 
Scott St John, Chancellor                       Date 
Council Minutes 19.06.17 
Page 8 of 11