This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for revenue and expenditure information used in calculating the 2018 Farebox Recovery Ratio in the 2018 Fare Review'.


 
By email 
Shed 39, 2 Fryat  Quay 
Pipitea, Wellington 6011 
PO Box 11646 
3 July 2018 
Manners Street 
Wellington 6142 
T  04 384 5708 
File Ref:  OIAP-7-5801 
F  04 385 6960 
www.gw.govt.nz 
Tony Randle 
[FYI request #8011 email] 
Dear Mr Randle 
Request for information OIA 2018-100 
I  refer  to  your  request  for  information  dated  8  June  2018,  which  was  received  by  Greater 
Wellington  Regional  Council  (GWRC)  on  8  June  2018.  You  have  requested  the  following 
information: 
“This  information  request  follows  a  previous  information  request  to  the  GWRC  (OIA  2018 
014)  This  request  provided  the  spreadsheet  with  the  Wellington  Regional  PT  costs  and  PT 
revenue amounts used to calculate the GWRC Farebox Recovery Ratios used in the 2018 Fare 
Review. 

The following detailed information about amounts contained in the previously provided "Ess 
Expenses" worksheet “Attachment to OIA 2018 014 2018 19 PROJECTED FARE TARGETS 
Ccl meeting 14 3 18 without formulas.xlsx ”
 are requested: 
1)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.560/1440/01  Fare  Structure  Review  Initiatives  -  Bus  Bus  - 
revenue  3,000,000”  and  to  calculate  the  amount  of  3,000,000  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D13 

2)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.560/1602/20  SuperGold  Card  Grant  Revenue  -  Bus  &  Ferry 
Supergold  bus  &  ferry  -2,103,046  D15”  and  to  calculate  the  amount  of  -2,103,046  in  the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D15 

3)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.560/1816/01  BUS  –  Fare  Revenue  Bus  -  revenue  -48,250,791” 
and to calculate the amount of -48,250,791 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D80 

4)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.560/2100/21  Lambton  Interchange  Lease  Bus  500,000”  and  to 
calculate the amount of 500,000 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D90 

RESPONSE TO OIA 2018-100 


 
5)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.564/2100/20  Rail  -  Fare  Revenue  Rail  -  fare  revenue  -
51,569,189”  and  to  calculate  the  amount  of  -51,569,189  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D174 

6)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses" worksheet as “W.564/2105/01 Fare Structure Review Initiatives  - Rail Rail - fare 
revenue  2,700,000”  and  to  calculate  the  amount  of  2,700,000  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D184 

7)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.564/2110/02  Rail  -  Network  Renewals  Rail  network  renewals 
9,511,791”  and  to  calculate  the  amount  of  9,511,791  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D187 

8)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.564/2110/08  Rail  -  Network  Business  Case  Renewals  Rail 
3,928,860”  and  to  calculate  the  amount  of  3,928,860  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D191 

9)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the  "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “W.564/2122/20  SuperGold  Card  Grant  Revenue  -  Rail  Supergold 
rail  -1,193,259”and  to  calculate  the  amount  of  -1,193,259  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D193 

10)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the "Ess 
Expenses" worksheet as “Supergold rail -2,538,849 for Calc-proposed” and to calculate the 
amount of -2,538,849 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D316 

11)  The  source  information  used  to  describe  purpose  of  the  expenditure  labelled  in  the "Ess 
Expenses"  worksheet  as  “Supergold  bus  &  ferry  -4,291,931  for  Calc-proposed”  and  to 
calculate the amount of -4,291,931 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D317 

12) The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the "Calc-
proposed" worksheet as “Supergold Card revenue - Bus exempt 753,709” and to calculate the 
amount of 753,709 in the spreadsheet cell 'Calc-proposed'!B17 

I  am  also  interested  in  the  supporting  information  related  to  the  “Rail  Network  Renewals” 
expenditure. The following information is requested in relation to “Rail Network Renewals” 

13) A copy of the agreement or agreements between the GWRC and the recipient(s) of “Rail 
Network  Renewals”  expenditure  describing  the  funding  agreement  under  which  the  GWRC 
agrees to provide this funding and the benefits from this expenditure. 

14) A copy of the information that outlined the amount of 2017/18 “Rail Network Renewals” 
expenditure  including,  if  available,  the  individual  items  to  which  the  “Rail  Network 
Renewals” expenditure was/is to be put 

RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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15)  A  copy  of  the  information  that  described  and  justified  the  amount  of  $3,928,860  was 
required  in  2018/19  for  “W.564/2110/08  Rail  -  Network  Business  Case  Renewals  Rail 
3,928,860” expenditure including,  if available, the individual items to which the $3,928,860 
expenditure was/is to be put 

16)  A  copy  of  the  information  that  described  and  justified  the  amount  of  $9,511,791  was 
required  in  2018/19  for  “W.564/2110/02  Rail  -  Network  Renewals  Rail  network  renewals 
9,511,791” expenditure including,  if available, the individual items to which the $9,511,791 
expenditure was/is to be put” 

GWRC’s response follows: 
1. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses" worksheet as “W.560/1440/01 Fare Structure  Review Initiatives  - 
Bus  Bus  -  revenue  3,000,000”  and  to  calculate  the  amount  of  3,000,000  in  the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D13 

The  budget  provision  of  $3,000,000  for  'W.560/1440/01'  'Fare  Structure  Review 
Initiatives  –  Bus'   in  GWRC’s  farebox  recovery  forecast  for  2018/19  was  a  high  level 
estimate using the best available information at the time. The figure was estimated based 
on the fare revenue split between bus and rail for previous years.      
Please note that the estimated $3 million budget provision for bus includes an estimated 
$2.4  million  revenue  impact  as  a  result  of  introducing  free  bus  to  bus  transfers  from 
2018. The remaining is expected to be from other initiatives including the 25% off-peak 
discount.  Based  on  the  modelling  carried  out  through  the  fares  review  in  2016/17, 
introducing the 25% off-peak discount was estimated to have a revenue impact of about 
$2.8 million.  
Noting  that  off-peak  bus  boardings  account  for  majority  of  total  off-peak  travel  in 
Wellington  region,  the  suite  of  fare  initiatives  would  in  effect  have  greater  negative 
impact  on  bus  revenue  compared  to  rail.  However,  taking  into  account  the  changes  in 
composition  of  cost  and  revenue,  and  therefore  uncertainties  about  the  expectations  of 
fare revenue under the new bus contracts, using the actual and estimated bus and rail fare 
revenue for previous years was considered appropriate for the purpose of budgeting. The 
new  gross-based  contracts  and  the  interim  Snapper  ticketing  system  are  expected  to 
improve the data that is needed for financial forecasts and budgeting.    
GWRC has provided you with copies of the 2016/17 fares review model in response to 
your request for information OIA 2017-104. 
2. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.560/1602/20  SuperGold  Card  Grant  Revenue  - 
Bus & Ferry Supergold bus & ferry -2,103,046 D15” and to calculate the amount of 
-2,103,046 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D15 

RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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See attached spreadsheet (Attachment 1). 
3. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess Expenses" worksheet as “W.560/1816/01 BUS – Fare Revenue Bus - revenue -
48,250,791” and to calculate the amount of -48,250,791 in the spreadsheet cell 'Ess 
Expenses'!D80 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
4. 
 The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.560/2100/21  Lambton  Interchange  Lease  Bus 
500,000”  and  to  calculate  the  amount  of  500,000  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D90 

The  Lambton  Interchange  Lease  Bus  refers  to  the  use,  maintenance  and  control  of  the 
Interchange  which  has  become  available  for  GWRC  to  lease  from  Wellington  City 
Council.  No  lease  has  been  entered  into.  The  amount  of  $500,000  was  provided  to 
budget for the lease and any associated works (the actual amount needed is still yet to be 
determined). 
5. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.564/2100/20  Rail  -  Fare  Revenue  Rail  -  fare 
revenue -51,569,189” and to calculate the amount of -51,569,189 in the spreadsheet 
cell 'Ess Expenses'!D174 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
6. 
 The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses" worksheet as “W.564/2105/01 Fare Structure  Review Initiatives  - 
Rail Rail - fare revenue 2,700,000” and to calculate the amount of 2,700,000 in the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D184 

The  budget  provision  of  $2,700,000  for  'W.564/2105/01'  'Fare  Structure  Review 
Initiatives  –  Rail'  in  GWRC’s  farebox  recovery  forecast  for  2018/19  was  a  high  level 
estimate using the best available information at the time. The figure was estimated based 
on the fare revenue split between bus and rail for previous years. In addition, please refer 
to the information provided in response to Q1 above. 
GWRC has provided you with copies of the 2016/17 fares review model in response to 
your request for information OIA 2017-104. 
7. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.564/2110/02  Rail  -  Network  Renewals  Rail 
network  renewals  9,511,791”  and  to  calculate  the  amount  of  9,511,791  in  the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D187 

RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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The  “W.564/2110/02  Rail  -  Network  Renewals  Rail  network  renewals”  budget  line 
represented previous agreements between GWRC and KiwiRail in relation to the level of 
renewal investment into the Railway Network. However, it was realised that additional 
funding  would  be  required,  and  hence  an  additional  budget  line  was  created  for  this, 
which was called “W.564/2110/08 Rail - Network Business Case Renewals Rail”. 
8. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.564/2110/08  Rail  -  Network  Business  Case 
Renewals  Rail  3,928,860”  and  to  calculate  the  amount  of  3,928,860  in  the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D191 

KiwiRail  have  undertaken  a  more  thorough  assessment  of  the  Network  Asset  needs 
within  the  Wellington  Region  and  this  was  documented  within  the  Network 
Management  Plan.  This  document  suggested  that  a  steady  state  renewal  investment  of 
$13,440,651 was required in 2018/2019 (which is 9,511,791 + 3,928,860). 
9. 
The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “W.564/2122/20  SuperGold  Card  Grant  Revenue  - 
Rail  Supergold  rail  -1,193,259”and  to  calculate  the  amount  of  -1,193,259  in  the 
spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D193 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
10.   The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess Expenses" worksheet as “Supergold rail -2,538,849 for Calc-proposed” and to 
calculate the amount of -2,538,849 in the spreadsheet cell 'Ess Expenses'!D316 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
11.   The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Ess  Expenses"  worksheet  as  “Supergold  bus  &  ferry  -4,291,931  for  Calc-
proposed”  and  to  calculate  the  amount  of  -4,291,931  in  the  spreadsheet  cell  'Ess 
Expenses'!D317 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
12.   The source information used to describe purpose of the expenditure labelled in the 
"Calc-proposed"  worksheet  as  “Supergold  Card  revenue  -  Bus  exempt  753,709” 
and to calculate the amount of 753,709 in the spreadsheet cell 'Calc-proposed'!B17 

See attached spreadsheet (Attachment 1). 
13.   A copy of the agreement or agreements between the GWRC and the recipient(s) of 
“Rail  Network  Renewals”  expenditure  describing  the  funding  agreement  under 
which  the  GWRC  agrees  to  provide  this  funding  and  the  benefits  from  this 
expenditure. 

RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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The  agreement  for  2018/2019  is  still  in  final  preparation.  You  may  wish  to  request  a 
copy of this document in August 2018. 
14.  A  copy  of  the  information  that  outlined  the  amount  of  2017/18  “Rail  Network 
Renewals”  expenditure  including,  if  available,  the  individual  items  to  which  the 
“Rail Network Renewals” expenditure was/is to be put 

See attached (Attachment 2). 
15.  A  copy  of  the  information  that  described  and  justified  the  amount  of  $3,928,860 
was  required  in  2018/19  for  “W.564/2110/08  Rail  -  Network  Business  Case 
Renewals  Rail  3,928,860”  expenditure  including,  if  available,  the  individual  items 
to which the $3,928,860 expenditure was/is to be put 

The  “W.564/2110/02  Rail  -  Network  Renewals  Rail  network  renewals”  budget  line 
represented previous agreements between GWRC and KiwiRail in relation to the level of 
renewal investment into the Railway Network. However, it was realised that additional 
funding  would  be  required,  and  hence  an  additional  budget  line  was  created  for  this, 
which was called “W.564/2110/08 Rail - Network Business Case Renewals Rail”. Refer 
below for complete Rail Network Renewal budget for 2018/19. 
16.  A  copy  of  the  information  that  described  and  justified  the  amount  of  $9,511,791 
was required in 2018/19 for “W.564/2110/02 Rail - Network Renewals Rail network 
renewals  9,511,791”  expenditure  including,  if  available,  the  individual  items  to 
which the $9,511,791 expenditure was/is to be put 

Total  Rail Network Renewal  budget  for 2018/19 is  $13,440,651 (which is  9,511,791 + 
3,928,860). The details of this are outlined below: 
  
2018/19 
Network Control 
 $                  -    
Track and Permanent Way 
 $   8,334,144  
Signals 
 $   1,087,475  
Telecommunications 
 $       495,133  
Traction and Electrical 
 $       960,000  
Station Platforms 
 $       800,000  
Structures 
 $       209,356  
Civils 
 $       380,229  
Slopes and seawalls 
 $                  -    
Corridor 
 $                  -    
Route Access 
 $       820,000  
Level Crossings 
 $       354,315  
  
  
Totals 
 $ 13,440,651  
RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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If  you have any  concerns  with  the decision(s)  referred to  in  this letter,  you have the right  to 
request  an  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  under  section  27(3)  of  the  Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987. 
 
Yours sincerely 
 
 
Wayne Hastie  
General Manager, Public Transport 
 
 
Attachment 1:  Source data – Farebox Recovery follow up 
Attachment 2:  Rail network renewals expenditure 2017/18 
RESPONSE TO OIA 2018-100 
 
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