This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Procedures / Instruction copies'.
link to page 2 link to page 4 link to page 2 link to page 3
PROCEDURE 
Operational Planning 
RD2 SOP   
 
Introduction 
1982
This procedure describes operational planning as part of operational readiness. 
This procedure must be read alongside the N6 POPa Guidelines for Operational Policies 
and Procedures

Act 
 
The contents of this procedure are shown in the diagram below: 
 
Step 1 Identifying sites pg 2 
Operational planning 
 
PROCEDURE 
Step 2 Col ecting and recording information pg 2 
Information 
Step 3 Further actions pg 3 
Step 4 Developing and using tactical plans pg 4 
 
 
Official 
 
Reference Documents the 
The following documents provide information relevant to this procedure: 
  RD2 POP Operational planning policy 
  RD2 FM Site data collection form  
  RD2 GD Guide to developing site reports and tactical plans 
under 
  RD4-1 POP Fire protection agreements policy 
  FSC Community fire risk management manual 
  Fire Risk Management bulletins 
  RD2-1 POP NZFS Review of HSNO ERPs policy. 
 
Record of amendments 
Released 
Date 
Brief description of amendment 
June 2013 
Added ‘dispatch safety alert’ to Step 2 Creating a site report 
 
 
NZFS National Operations  
Page 1 of 4 
RD2 SOP Operational planning procedure June 2013.docx 
 

 
PROCEDURE – Operational planning 
 
Procedure 
Step 1 Identifying sites 
Identifying sites 
The Area Manager or OIC Brigade: 
1.  Identifies locations for operational planning, considering:  1982
  historical information on the types of risks usually found in the 
first response zone 
  information from other departments and agencies through: 
Act 
-  evacuation scheme applications 
-  callout information 
-  SMS data (including newly approved evacuation 
schemes, RFAs’ Structure Registers etc). 
Note: This includes buildings under construction, about to be 
demolished, and dangerous buildings (Building Act 2004
  any major infrastructure projects 
  local knowledge. 
 
 
Information 
 
Step 2 Collecting and recording information 
Organising site 
The OIC Station: 
visits 
1.  Organises operational planning site visits ensuring: 
Official 
 
   the visit time is co-ordinated with the building owner/occupier 
(required by s29 of the Fire Service Act 1975)
 
the 
Pre-incident 
Assigned NZFS personnel under the command of an authorised 
planning visits 
officer carrying a NZFS identification card: 
2.   Carry out visits for pre-incident planning purposes, ensuring they: 
  inform the occupiers of the reason for the visit 
  collect the information listed in RD2 GD Guide to developing 
under 
site reports and tactical plans 
  record any collected information, including risk scores on 
EITHER: 
-  RD2 FM Site data collection form 
-  other form (major infrastructure projects only). 
 
 
 
Released 
NZFS National Operations 
Page 2 of 4 
RD2 SOP Operational planning procedure June 2013.docx 
  

 
PROCEDURE – Operational planning 
 
Creating a site 
Assigned personnel: 
report 
3.  Complete the site report by entering the collected information in 
SMS. This initiates an ‘S’ being added to the ‘access number’ field 
on SMS and ICAD. 
4.  Ensure any information in the site report that is critical (that is, 
needs to be conveyed to the first response crews) is included in 
1982
the ‘critical information’ panel.  
This initiates a ‘C’ being added to the ‘access number’ field on 
SMS and ICAD. 
 
Act 
 
The OIC Station: 
5.  Ensures site reports with critical information (i.e. have a ‘C’) or 
those with a dispatch safety alert are available as hard copies: 
-  on all appliances that may respond to first alarm at the 
address 
-  each HazMat/Command vehicle that may respond to 
that address 
-  in fire alarm panels, if applicable (optional). 
 
Information 
 
 
Step 3 Further actions 
Reporting 
If any NZFS personnel carrying out the site visit believe that any 
Official 
following site 
building or site work does not comply with the Building Act 2004 they: 
visit – Building 
1.  Inform a Fire Risk Management Of icer (FRMO) of the non-
Act 2004 
compliance and remain on site if practical. 
 
the 
The FRMO: 
2.  Assesses the information, and if appropriate, gives notice in 
writing to the territorial authority with details of the non-
compliance, using the letter template on SMS. 
Note: This reporting is required by section 29 clause 5 of the Fire 
under 
Service Act 1975. 
 

Reducible risks 
If the authorised officer carrying out the site visit believes that fire 
safety interventions may reduce any risks to operational personnel 
attending an incident at that site, then they: 
3.  Inform the FRMO of the possible safety interventions. 
 
 
Released 
 
 
NZFS National Operations 
Page 3 of 4 
RD2 SOP Operational planning procedure June 2013.docx 
  

PROCEDURE – Operational planning 
Step 4 Developing and using tactical plans 
When to develop  The OIC Station: 
tactical plans 
1. Determines whether the site wil  require tactics that are:
 different to those usually employed at that type of site,
AND/OR
 best decided before arriving at an incident (because of the
scale or nature of specific risks)
and therefore requires a tactical plan. 
The OIC Station considers: 
 data collected during the site visit, including the risk score
 whether any risks have been reduced by fire safety
interventions
 information gathered from other sources.
Requirements 
The OIC Station: 
for tactical plans  2. Ensures that tactical plans are developed for each identified site
(in conjunction with the owner/operator if appropriate), and that
they meet operational needs. This includes ensuring that they:
 are:
-  up to date 
-  factual 
-  relevant 
-  presented in a brief but clear manner 
 only include information necessary for tactics
 follow the guidelines listed in RD2 GD Guide to developing site
reports and tactical plans.
Completed 
The OIC Station: 
tactical plans 
3. Ensures completed tactical plans are:
 stored in SMS against the building address
 kept as hard copies:
under the Official Information Act 1982
-  on all appliances that may respond to first alarm at the 
address 
-  on local command units 
-  in the fire alarm panel, if applicable (optional) 
 provided to relevant rural fire authorities.
Using tactical 
The OIC Fire: 
Released 
plans 
4. Ensures completed site reports and tactical plans (where
available) are used when attending incidents.
NZFS National Operations 
Page 4 of 4
RD2 SOP Operational planning procedure June 2013.docx