This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for the detailed Transport Rate Calculations outlined in the GWRC 2018/19 Annual Plan'.

By email 
Shed 39, 2 Fryat  Quay 
Pipitea, Wellington 6011 
PO Box 11646 
27 April 2018 
Manners Street 
Wellington 6142 
T  04 384 5708 
Tony Randle 
F  04 385 6960 
[FYI request #7104 email] 
Dear Mr Randle 
Request for information OIA 2017-004 – follow up 
On  13  February  2018,  Greater  Wellington  Regional  Council  (GWRC)  provided  you  with  a 
response to a request for information made by you on 12 January 2018.  
You were advised that the part of your request relating to the proposed GWRC 2018/19 public 
transport rates would be processed once the document had been finalised.  On 14 March 2018, 
Council adopted proposed 2018/19 public transport rates to be consulted on.   
Following the provision of this information we were advised that you did not consider that the 
information  we  provided  included  the  detailed  background  calculations.    Specifically,  you 
advised Margaret Meek, Senior Democratic Services Advisor, on Thursday, 28 April that you 
wanted to be provided with information which showed how the draft public transport rate was 
Attached a copies of spreadsheets which demonstate what made up the draft transport rate. 
Please note that in the attached documents, the projected cost information relating to the bus, 
rail  and  ferry  contracts  in  the  Wellington  Region  has  been  withheld  in  accordance  with 
sections  7(2)(b)(ii)  and  7(2)(i)  of  the  Local  Government  Official  Information  and  Meetings 
Act 1987 (the Act) on the grounds that releasing the breakdown of the cost estimates would be 
likely  to  unreasonably  prejudice  the  commercial  position  of  the  operators  when  negotiating 
similar  contracts,  and  the  GWRC’s  ability  to  carry  on,  without  prejudice  or  disadvantage, 
negotiations for the upcoming contracts. 
We have therefore, provided you with this information in two formats:  
  Attachment 1(a): is an electronic copy of the spreadsheet farebox recovery calculation 
(with  the  projected  cost  information  relating  to  the  bus  and  rail  contracts  in  the 
Wellington Region deleted) in a format that gives the formulae  

  Attachment  1(b):  is  an  electronic  copy  of  the  spreadsheet  (with  the  projected  cost 
estimate  information  relating  to  the  bus  and  rail  contracts  deleted)  in  a  format  that 
gives the figures but does not give the formulae behind the figures  
Please note that with these formats the following changes will happen in Attachment 1(a): 
  Values in the  'Summary' at the bottom of the worksheet  'Ess  Expenses'  are  affected. 
This  has  occurred  because  the  formulae  in  that  part  of  the  document  rely  on  the 
redacted values in the columns above. Please note that the formulae will still able to be 
seen in the formulae bar.  
  The  table  in  the  worksheet  'Calc-Proposed'  have  formulae  that  use  values  from  the 
worksheet  'Ess  Expenses'.  Where  there  is  a  link  between  worksheets,  the  totals  and 
subtotals  in  the worksheets  with  formulae will be incorrect  as some may require data 
from  the  redacted  cells.  Please  note  that  where  data  has  been  deleted  from  cells,  the 
values of the cells become zero. 
We  have  considered  whether  the  public  interest  in  the  requested  information  outweighs 
GWRC’s need to withhold certain aspects of the requested information. As a result, we do not 
consider  that  the  public  interest  outweighs  GWRC’s  reason  for  withholding  parts  of  the 
document under the grounds identified above.  
If  you have any  concerns  with  the decision(s)  referred to  in this letter,  you have the  right to 
request an investigation and review by the Ombudsman under section 27(3) of the Act. 
Yours sincerely 
Dave Humm 
General Manager, Corporate Services/ CFO