This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Waikato DHB Shorter Stays in the ED and use of ED observation unit'.

 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
Guideline Responsibilities and Authorisation 
Department Responsible for Guideline 
Emergency medicine Administration 
Document Owner Name 
John Bonning 
Document Owner Title 
Clinical Director 
Sponsor Title 
John Bonning 
Sponsor Name 
Clinical Director 
Disclaimer:   This document has been developed by Waikato District Health Board specifically for its own 
use.  Use of this document and any reliance on the information contained therein by any third party is at 
their own risk and Waikato District Health Board assumes no responsibility whatsoever. 
 
 
 
Guideline Review History 
Version 
Updated by 
Date Updated 
Description of Changes 

 
 
Changed to new format and reviewed content 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 1 of 6 
 


 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
1.  Purpose 
•  The guideline outlines the criteria for utilisation of the Emergency Department Short 
Stay Unit (SSU). Whilst it is called an SSU the unit also will provide the functions of an 
Observation Unit (OU. It will allow extended ED care in a more conducive environment 
and offer a safe alternative to premature or high risk discharge of patients. 
•  A secondary benefit is to improve flow through acute treatment beds for new patients. 
•  The guideline has been drawn up with the assistance of the draft guidelines (April 
2010) of the National ED Services Advisory Group and with the input of the National 
Clinical Director of ED Services. 
•   If a patient is admitted to the SSU in accordance with these guidelines the ED acute 
6-hour clock will stop.  
•  This document also describes which patients may be lodged as “observed” (and stop 
the 6-hour clock) in the main department if there is a reason they cannot go to the 
SSU. 
2.  Responsibility  
•  The Department of Emergency Medicine (DEM) has sole administrative jurisdiction 
over the SSU. 
3.  Guideline  
•  The SSU is currently a 10 bed monitored unit forming part of the Emergency 
Department. 
•  The unit is intended for the management of stable patients who have an expected 
length of stay greater than 6 but less than 24 hours. There is an expectation that any 
patient admitted to  the ED SSU overnight will be able to be discharged the next 
morning. 
•  The reason for admitting patients to SSU is to move those patients with conditions 
described below who require extended assessment, investigation or observation from 
the  at times hectic  acute environment to a more pleasant, comfortable  and quieter 
ward-like environment. 
•  The common theme in all has to be that they are under the care of DEM with no, or 
unlikely  need for input from in-patient teams and with the intention to discharge the 
patient within the defined time period. 
•  Patients may be identified as appropriate for SSU and sent there early in their ED stay 
(for example toxicology patients) and can go there even if they do not need >6 hours 
in ED. 
•  The SSU includes 6 ‘lazy-boy’ chairs for patients who do not need beds 
•  At times (see below), selected inpatient team patients may be placed in ED SSU (if 
there is no other appropriate place for them e.g. Medical SSU) at the sole discretion of 
the duty EPIC and  NIC if they satisfy the criteria for an observed patient, require a 
short defined period of  observation and have  a defined plan of care, full 
documentation including a discharge plan. 
•  The clock doesn’t drive the admission to the SSU, good care does  
 
 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 2 of 6 
 


 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
4.  Examples of conditions suitable for admission to the SSU 
•  Anaphylaxis responding to initial treatment  needing a brief  period of observation 
depending on the severity of the initial presentation 
•  Minor head injury and other minor trauma.   
•  Toxicology, including alcohol intoxicated patients. Prolonged periods of observation 
may still be referred for admission by in-patient  teams.  Whilst it is theoretically 
possible to keep OD patients in SSU (even for their 24-hours of NAC) we are not 
generally set up for this, and to do so is at the sole discretion of the EPIC who must 
ensure that there is resource in the department to do so and that effective 
documentation and handover between shifts occurs 
•  Patients with febrile illnesses (e.g. pneumonia, pyelonephritis, tonsillitis) requiring 
further treatment (fluids, antibiotics, steroids) prior to discharge. 
•  Elderly patients unsafe to discharge overnight or requiring complex discharge planning 
and some input from other ancillary services such as OPRS, START, ACC. 
•  Paediatric conditions such as bronchiolitis, asthma and gastro-enteritis requiring 
treatment in a paediatric SSU under DEM care but still likely to be discharged (Not in 
the adult SSU). 
•  Stable patients requiring blood transfusion then discharge (only  to be done on rare 
occasions where they are  true acute presentations and only if not better done 
elsewhere  e.g.  Medical day-stay Unit in a sub-acute fashion, refer to the transfusion 
guideline). 
•  Patients awaiting further investigation such as CT or USS, for example renal colic 
and? DVT  patients, for whom the other conditions, above, are met (under care of 
DEM, no need or unlikely need for input from in-patient medical staff and likely to go 
home after the investigation).  
•  Patients (with for example stable headache, chest, abdominal or back pain) under the 
care of DEM requiring workup (for example CT, LP or serial troponins) 
•  Note:  Patients will be observed “for a clinically appropriate amount of time” depending 
on a variety of clinical issues, the severity of their initial condition, their red flags for 
serious complications, their age and their social circumstances.  The reflex term “4 
hours observation” is valid. It may be appropriate for a period of one hour, or for longer 
periods overnight, especially in the elderly.  Any patient requiring more than 24 hours 
observation should be referred early to an inpatient team. 
 
General Issues 
•  The duty Emergency Physician (EP) will adjudicate as to whether the patient should 
be  admitted to hospital in unclear cases. Similarly the duty EP can decide that 
selected  inpatient  specialty  patients present in the ED who are highly likely to be 
discharged within the next 6-8 hours may be appropriate to be managed in the SSU as 
an observed patient. 
•  The purpose of admission to the SSU is to improve the patient’s care, by having them 
in a unit focused on their needs – observation, ongoing management, and discharge – 
rather than keep them in the ED where they have less comfort and where the focus of 
the staff is appropriately on new, sick and undifferentiated patients. While admission to 
the SSU ‘stops the clock’ for ED length of stay, the purpose of admission is to provide 
good care in an appropriate environment. 
 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 3 of 6 
 


 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
5.  Exclusions: 
•  Any unstable patient 
•  Any patient who has a high likelihood of becoming unstable 
•  Any patient with uncontrolled pain 
•  A patient where the management plan is unclear (the diagnosis may still be unclear) 
•  Any patient merely awaiting a ride home but not requiring a bed (should be discharged 
and put in the waiting room) 
•  Any patient who from the outset needs admission by an in-patient team 
 
6.  SSU Admission and Discharge Process 
•  Any ED doctor or nurse can indicate they have a patient suitable for SSU.  If 
indications are clear they just arrange that with the SSU nurses.  The NIC and the 
EPIC can be involved 
•  The NIC and the EPIC on duty will look for patients deemed appropriate for the SSU. 
They can go there at any stage in their ED stay (i.e. it can be early if they fit criteria) 
•  All patients being admitted to the SSU should be discussed with the duty EP whilst 
they are on duty in ED. 
•  Prior to going home the  EPIC  will  ensure all patients in SSU are appropriate (fit 
appropriate criteria described above) as well as discussing any patients who appear to 
be potentially suitable for SSU admission overnight with the night DEM registrars prior 
to going home. 
•  All patients admitted to SSU overnight will be discussed with the EPIC  at 0800hrs 
handover. 
•  All patients who are admitted for any reason other than social circumstances should 
be reviewed in the morning by an oncoming duty ED consultant (or delegated senior 
registrar) prior to discharge. 
•  The plan to admit to SSU and expectation to discharge within 24 hours is discussed 
with the patient. 
•  Clinical notes must be completed, including a diagnosis (or at least a differential 
diagnosis), management plan with a goal to discharge within 24 hours and parameters 
when the patient must be reviewed including at what time. 
•  Handover from medical staff must occur at change of shift so that the responsibility of 
the care of the patient is clearly documented in the notes and on the computer.  If the 
patient is handed over between shifts  it is mandatory  that the initial assessing and 
treating doctor starts the electronic discharge summary (that will be finished by the 
doctor taking over care) 
•  All patients in SSU whose care is handed over between doctors/shifts (this is 
especially important overnight) require a written handover note that will be completed 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 4 of 6 
 


 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
by the initial treating doctor and  passed on to the next doctor (to reduce the risks of 
multiple handovers). 
•  The DEM patient assessment sheet must be completed for all patients who are likely 
to require ongoing or regular medication, including the allergies sections. 
•  Radiology as indicated should be arranged (e.g. CT, USS) prior to transfer to SSU. 
•  For overnight admissions requiring radiological investigations that can reasonably wait 
till the morning a request form shall be faxed to USS or CT & the Night DEM Registrar 
with responsibility for the patient will liaise with Radiology. 
•  An electronic discharge summary (EDS) must be drafted by the admitting Doctor and 
saved. Prior to discharge the discharging doctor reviews and updates the EDS. 
•  Occasionally patients may be discharged by a nurse without a final medical review (in 
particular medically cleared patients post psychiatric assessment) if this is clearly 
documented in the notes and a discharge letter can be printed and given to the 
patient. 
•  If the patient has an injury the ACC (ACC45) form must be completed. 
•  Patients may be discharged to the Transit Lounge weekdays if they have finished their 
clinical care and are awaiting transport home. 
•  Patients admitted to the SSU (with conditions deemed appropriate above) under the 
care of DEM will be lodged as ‘OBS’ and will “stop the clock” on the 6-hr target. 
 
7.  Quality control of SSU patients 
•  Patients must be reviewed in a timely fashion –  the time for review or definitive 
management or disposition decision will be documented in the plan (in the notes and 
on the computer). 
•  Prolonged waits for investigations or results are not acceptable and must initiate 
discussions with relevant services (e.g.  Radiology) to facilitate  improved service 
delivery, including immediate phone calls to that service and incident forms. 
•  Discharge (home) rate from the SSU is expected to be >80%.  It is expected that up to 
20% of patients might “fail” their period of observation and need to be admitted. 
•  Use of the SSU and ‘OBS’ will be audited regularly by the Assistant Group Manager 
for Ambulatory Care and External Liaison and the Clinical Director for appropriateness 
of use. 
 
8.  “Observed” patients outside SSU 
•  Patients who meet the criteria for admission for the SSU but for whom there is a valid 
reason that transfer to the SSU cannot occur or is inappropriate (see points below) 
can be lodged as ‘OBS’ and will “stop the clock” on the 6 hour target even though 
they remain in the acute care area. 
o  SSU is full 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 5 of 6 
 


 
Guideline 
 
Short Stay Unit, Admissions 
 
o  Infection control issues especially MDRO 
o  Behavioural issues 
o  Clinical issues (e.g. still needing more intensive monitoring) 
•  Clinical spaces outside SSU where this can occur are adult cubicles 11 and 12, the 
family rooms, and Kids ED spaces 6 to 10 (for children only). 
Doc ID: 
1572 
Version: 
02 
Issue Date: 
1 OCT 2016 
Review 
1 OCT 2019 
Document Owner: 
Clinical Director 
Department: 
Em  
ergency Department 
IF THIS DOCUMENT IS PRINTED, IT IS VALID ONLY FOR THE DAY OF PRINTING 
 
Page 6 of 6 
 

Document Outline