31 March 2017 
 
 
 
Suzanna Grey  
 
By email:  
[email address] 
 
 
 
Dear Suzanna, 
 
Official Information Act Requests. 
 
I’m  replying  to  the  recent  Official  Information  Act  requests  you  have  made  to  us  requesting 
information around Callaghan Innovation’s media and sponsorship activity. 
 
As we have already notified you, we are extending the timeline for reply to your Official Information 
Act request of 5th March 2017:  
 
“I would like to understand the following: The number of articles, opinions and advertisements in 
the NBR that were made possible because of the financial support by Callaghan Innovation, for 
the last three calendar years (2014, 2015 and 2016).” 
 
This letter responds to your two other requests, specifically: 
 
•  Your  request  for  “The  total  amount  of  the  sponsoring  and  media  budget  of  Callaghan 
Innovation for the last three calendar years (2014, 2015 and 2016)” and, 
 
•  Your request of 5 March, which has been transferred to Callaghan Innovation from MBIE, 
“What budgetary controls are in place overseeing Callaghan Innovation’s sponsorship & 
media spend?  How do these contracts get awarded?”  
 
The  figures  for  sponsorship  and  media  expenditure  are  listed  below.    Callaghan  Innovation’s 
financial year is July to June and the figures are based on that.  Figures for the calendar years are 
possible but would take longer as requires manual collation of numbers, please let us know if the 
financial year figures do not meet your needs. 
 
We  have  interpreted  your  request  for  media  budget  to  include  all  spending  on  media  training, 
monitoring, partnerships and advertising.  It does not include staff salaries. 
 
 
2014-15 
2015-16 
2016-17 
(to 28 Feb 2017) 
Media 
$277 366 
$148 411 
$176 467 
Sponsorship 
$92 000 
$243 747 
$80 939 
 
 
The budgets for media and sponsorship are set through Callaghan Innovation’s overall budgeting 
process.    That  process  sees  the  budgets  for  individual  groups  within  Callaghan  Innovation 
reviewed and approved prior to the start of the financial year.  Progress against budgets is then 
monitored monthly during the year. 
 
When  purchasing  media  services,  Callaghan  Innovation  applies  the  Government  Rules  of 
Sourcing and the Callaghan Innovation financial delegations policy.   
 

---

The provision of sponsorship is guided by an internal Callaghan Innovation events and sponsorship 
policy.  This ensures there are clear processes for deciding on, coordinating, assessing and 
utilising Callaghan Innovation sponsorships and involvement with external events. 
 
I hope this information addresses your questions.  As we have indicated, we are currently collating 
the information to answer your outstanding request. 
   
You  have  the  right  to  request  a  review  of  this  response,  by  the  Ombudsman  at 
www.ombudsman.parliament.nz  or  by  contacting  0800  802  602.    Please  contact 
[email address] if you require any further information. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
 
 
 
 
Cas Carter  
General Manager External Relations 
 

---