This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Australian Research Council/ICT team about RMS'.

 
 
 
 
 
Pine Tree  
 
17 February 2017 
 
Dear Sir/Madam  
 
Thank you for your email of 24 February 2017, requesting the following information under the 
Official Information Act 1982: 
“Australian Research Council/ICT team about RMS - What was the purpose of 
this trip? 


What was the purpose of this trip 

Why was its necessary for 3 people to travel - Manager Grants and 
Investments, Sector Manager, Senior Project Manager  

What were the dates of travel  

Can you provide itemised receipts for all expenses Can you provide date and 
times for all meetings  

Can you provide an agenda and minutes for all meetings  

How did these meeting further MBIE strategic objectives.  

What information was obtained that could not be source from the ARC 
website and the RMS Manual Where these people employees, consultants or 
contractors. If consultants or contractors what was the hourly rate paid and 
the total payment for this trip (excluding travel, Accommodation and other 
costs).  
 
The purpose of the trip was to look at an Investment Management System equivalent application 
used to manage science research funding and to learn the success factors in their system 
improvement project. At the time we were reviewing whether to retain or replace our existing IMS 
system and the trip helped with our planning. 
Three people travelled:  

Cherie Marshall, Manager Grants and Investments,  

Danielle Hannan, Sector Manager  

Gabrielle Butler, Project Manager 
 
The dates of travel were the 14 March 2016 – 16 March 2016. 
 
MBIE requires all officials travelling on Ministry business to file expense reconciliations.  The total 
expenditure for the trip, including economy flights for all the officials was $5,674.39 (NZD) 
 
DOIA 1617-1001 Pine Tree 
 
 


 
 
The agenda was a full day meeting where we met separately with ARC staff to deep dive down into 
areas of interest to us in planning our system improvement project. We met with the CIO, 
Application Operations Manager, Data Architects, Developers, Project Manager and three fund 
leaders to understand the business process they were developing for. Please refer to the ARC trip 
report for a full report of this trip.  
 
The objectives of this trip were to foster relationships between the two organisations and research 
all aspects of the system rewrite – project management and business and system operations and 
we were also particularly interested in some new algorithms they had developed to find and align 
assessors with funding applications. 
 
One traveller was a contractor. The hourly rate of contract is $129.50 Exclusive of GST. 
 
You have the right to seek an investigation and review of the release of this information by the 
Ombudsman, whose address for contact purposes is: 
 
The Ombudsman 
Office of the Ombudsman 
PO Box 10-152 
WELLINGTON 6143 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Cherie Marshall,  
Manager, Investment Operations (Previously Grants and Investment) 
 
 
DOIA 1617-1001 Pine Tree