This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Nga Taonga and the Avalon archive facility'.
Documents for release: Excerpted reports from Ngā Taonga and briefings from the 
Ministry for Culture and Heritage  

Ngā Taonga Six-monthly Report 2015-16: 1 July 2015 – 31 December 2015 
Significant Risks and Opportunities 
While the approved storage conditions KPI is being met, one site remains problematic. The 
cold vault at Avalon, which was designed to operate at 7 – 8°C, is well above Ngā Taonga’s 
colour film storage standard. The other areas of concern are Christchurch where the storage 
is air-conditioned but not dehumidified or sealed, and the Wellington Map Room (Buckle St) 
facility. This regularly moves outside the preferred conditions though overall maintains a 
relatively stable environment. In light of these concerns, Standards undertook a review of the 
archive’s storage facilities and conditions.” 
2015, 9-10am 
“Moving collections to Avalon 
  If the seismic strengthening programme goes ahead, Ngā Taonga is likely to need to move 
the collections held in Taranaki Street to Avalon, using all the space not currently used by 
the  TVNZ  Archive  collection.  This  may  conflict  with  a  recent  request  from  the  Chief 
Archivist to MCH and Ngā Taonga to move the Archives NZ collections to the Avalon vaults 
while Archives NZ does its seismic strengthening work on its Wellington building.” 
LAUNCH, January 2016 
“Moving collections to Avalon 
If  Ngā  Taonga’s  seismic  strengthening  programme  goes  ahead  (see  below),  Ngā 
Taonga  is  likely  to  need  to  move  the  collections  held  in  Taranaki  Street  to  Avalon, 
using  all  the  space  not  currently  used  by  the  TVNZ  Archive  collection.  This  may 
conflict  with  a  recent  request  from  the  Chief  Archivist  to  MCH  and  Ngā  Taonga  to 
move  the  Archives  NZ  collections  to  the  Avalon  vaults  while  Archives  NZ  does  its 
seismic strengthening work on its Wellington building.” 
Email from Carrie Cooke, Media Policy Manager, MCH, to the EA to the Group Manager 
Policy, MCH RE: Proposed meeting Archives NZ/ Paul Barker on 25th August about 
Archives NZ long term strategy, 16 August 2016 
“Nga Taonga and Archives NZ: 
  In current discussions regarding the use of “Avalon” (a facility in Miramar, owned by 
Archives NZ, and leased to Nga Taonga for storage of archive material): 
o  Archives NZ is in discussion with Nga Taonga to temporarily move some of 
their material into Avalon, while they renovate some of their own storage. 
o  Subject to your view, our position is that this is a matter for archives NZ and 
Nga Taonga to agree. Archives NZ have a clear contract leasing the space to 
Nga Taonga, so they cannot simply move in – they must come to an 
o  Rebecca Elvy (Nga Taonga’s CE) is working the issue through with Archives 
NZ, and at present it does not need our engagement. However, Archives NZ 

may raise it in their meeting with you. This would be our first engagement with 
Archives NZ on this topic.  
[Withheld under s9(2)(g)(i) of the Official Information Act 1982.]”  
November 2016 
“Operations:  increase  in  salaries  due  to  new  positions  hired  during  the  year,  increase  in 
overheads due to Ngā Taonga becoming the Archive Manager for the TVNZ Collection and 
paying for the facilities  used  at  Avalon,  and costs  associated  with  investigating  earthquake 
strengthening proposals.” 
“3. In the past year the Archive acquired approximately 600,000 items, being the contents of 
the TVNZ Archive, housed in Crown-owned facilities at Avalon, Lower Hutt. This acquisition 
quadrupled the size of the Archive's collections.” 
Monthly Cultural Agency Report for Ngā Taonga Sound & Vision: November 2016 
“Ngā Taonga’s audiovisual collection was unaffected by the recent major earthquake and 
aftershocks in the South Island and Wel ington, with no damage to report. The Archive’s 
facilities and vaults in Wellington, Avalon, the Kapiti Coast and Christchurch were closed for 
a couple of days to allow engineers to check and confirm our buildings were safe.” 
Email from Rebecca Elvy, CE of Ngā Taonga, to Paul James, CE of MCH, Re: Update on 
Changes at Ngā Taonga, 19 December 2016 
“The changes include moving the national sound collection from where it is currently stored 
in makeshift facilities in Christchurch to a more appropriate, purpose-built vault at Avalon, 
Lower Hutt. Our team has put considerable thought and analysis into the decision. We have 
staff who have been based in Christchurch for a long time; we tried hard to find solutions that 
would enable the collection to remain in Christchurch, but found it would be unaffordable. 
Avalon is the best viable option available to safeguard this nationally significant collection.” 
161209 Fact Sheet for Stakeholders 
“We already have purpose-built, climate-controlled facilities at Avalon with the capacity to 
safely house the sound collection at no additional cost. These are built to a high standard of 
resilience to natural disasters.”