Rob Page
From:
Rob Page
Sent:
Friday, 10 December 2010 10:15 a.m.
To:
Vicki Blyth
Cc:
Don Elder; Alison Brown
.'
Subject:
OIA submission to Law Commission
Attachments:
Submission to Law Commission Dec 2010.pdf
CJ~
Vicki
~~
The Submission to the Law Commission
(due today) is attached for your information.
Submissions
will b
public.
Will you send to COMU?
~~
Regards
•.• ""~
~bhge
~.
O~
Corporate
Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch
8024, New Zealand
~ ~
. PO Box 1303, Christchurch
8140, New Zealand
.::::....,
..
Tel: +64 3 345 6000.
DDI: +64 3 345 6260
,~
Fax: +64 3 345 6016,
Mobile:'.
"
Email: [email address]
'"
A
&~v
Website: wWw.coalnz.com
~«.~
o
~~x-
~~
.
~<::)
~"
.~
~
w«)
~
1

---

Rob Page
From:
Don Elder
Sent:
Thursday, 9 December 2010 4:50 p.m.
To:
Rob Page
Cc:
Alison Brown
Subject:
RE: Review of the OIA by the Law Commission
Attachments:
OIA Review V 2 9 December 2010.docx
0'
Sorry. here it is
~'tf
From: Rob Page
~{5
Sent: Thursday, 9 December 2010 15:26
To: Don Elder
Cc: Alison Brown
Subject: RE: Review of the OIA by the Law Commission
~~
O«?
Don - amended submission
attached.
Please feel free to amend.
Regards
~
Rob Page
.~
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand ltd
15 Show Place. Christchurch 8024. New Zealand
x~
PO Box 1303. Christchurch 8140. New Zealand
Tel: +64 3 345 6000.
001: +64 3 345 6260
Fax: +64 3 345 6016. Mobile:
~
..
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
~<v
_.
-
~~-
From: Don Elder
Sent: Thursday, December 09, 201
:
AM
:
To: Rob Page
~
Cc: Alison Brown
h"~
V
Subject: RE: Review of t~,
_, the Law Commission .
Rob
A
Thanks. You ha~e
~~
the logic, however it is not sufficiently compelling. We are now in a position where H&S,
and many other. .
nt areas of our business requiring frank open and honest communication,
and .our
..
management
a .
re compromised.
People may die as a result. We need to spell this out bluntly.
Thanks, ~~
.
.
Dr d'QJo1~r
.
~~d
Energy NZ Ltd
3 34S 6000
.
M
.
----- Original Message -----
From:"Rob
Page" <[email address]>
To:"Don
Elder" <[email address]>
Cc:"Alison Brown" <[email address]>
Sent:09/12/2010
8:43
Subject:RE:
Review of the OlA by the Law Commission
1

---

Don
I have added to the submission - see the attached mark ups. Your thoughts?
Regards
Rob Page
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch 8024, New Zealand
0'
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 33456000,
DDI: +64 3 345 6261'
Fax: +6433456016,
Mobile:-
.~~
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
~{5
Fr-;;;;':"""Do~ Elder --
--
--
---
-
-
-~
Sent: Tuesday, December 07, 2010 11:04 PM
~'~
0"
To: Rob Page; Vicki Blyth; Alison Brown
Cc: Catherine Schache
~ .;
Subject: RE: Review of the orA by the Law Commission
~
,
Rob
~~
I think we need to strengthen our case for exclusion (then for speCialpr
tnt).
Can you develop an argument that the OIA inhibits us from carryifIQ..~
e and frank internal communication
on a
r ~
range of important issues critical to our business.
For example we find ourselves obliged to strike a compro~~'rvfeen
two drivers:
on one hand the desire to have
open and unrestricted communication
on important ~a
~ ~t
need to be discussed,
but possibly only involve
opinions until investigated further, and on the other
e fisk that these communications
will then have to be
released under an OIA and used out of context for a
ur
e unconnected with their original intent.
These include,
but are not limited to, safety issues.
The curre
. ua
n and recent events, which have spawned OIA requests of
us, will make it very obvious why this is an un
ble dilemma to place our company and staff in when other
companies
in our sector are not in this p~l1tl
.
ile we have little protection under the OIA from these requests we
do not believe the public interest is servea"'l(
em in a way that overrides safety objectives.
a....
A similar situation exists for env~'r
matters.
Solutions to environmental
issues often require long and complex.
consideration
of many factors a
~~~
debate and discussion.
Yet our experience of these is that the OIA is
used to obtain this informatio~
ng early communications
and internal discussions
and debates, then these are
used out of context.
Agai~~
of this inhibits the free and frank internal communications
we otherwise
expect to
have an effectively fun:,~usiness.
Other similar parg~e
drawn in other important areas of our business.
Essentially, for us to be a successful
company, ~ree'
t
a flow of information and communications
is essential.
However whiie the OIA exclusions
for
commercial
.
IV.
should effectively therefore apply to almost all our business activities, they are neither written
nor mterpr
IS way.
- - -- -- -------
~~~
•.--
F~m¥Page
~~uesday,
7 December 2010 10:46
a.,,¥icki
Blyth; Alison Brown; Don Elder
~c:
Catherine Schache
Subject: Review of the orA by the Law Commission
The Law Commission
is currently undertaking a review of the Official Information Act 1982 and has called for
submissions
in relation to its review.
The Commission
has released a large document entitled "The Public's Right To Know" in which it sets out its views of
the reform of the Act. It most areas considered for review it has determined its position.
In particular the issue of
2

---

whether SOEs should remain subject to the OIA the Law Commission has concluded that SOEs should remain
Subject to the requirements
of the Act.
Notwithstanding
that I attach a draft version of Solid Energy's submission to the Law Commission.
If you have any.
comments on the draft please let me know by midday Thursday 9 December.
All submissions
will be made publically available ..
Regards
Rob Page
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch 8024, New Zealand
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000, DDI: +6433456260
Fax: +6433456016,
Mobile:
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
3

---

OFFICIAL INFORMATION ACT 1982 REVIEW
December 2010
Submission to:
0'
Official Information Legislation Review
Law Commission
~tf
PO Box 2590
Wellington 6140
Email: [email address]
~{5
From:
Solid Energy New Zealand Limited
PO Box 1303
Christchurch 8140
~~
Attention:
Rob Page, Corporate Solicitor
o«?
Tel:
033456000
Fax:
033456016
Email: [email address]
#
Submission of Solid Energy New Zealand limited
1.
'::::v~
Background
,~
1.1.
Solid Energy New Zealand Limited (Solid Energy) is a ,-(,,~rprise
under the
State-Owned Enterprises Act 1986.
~ -'"
1.2.
Solid Energy is New Zealand's largest energy Pi!!0d
,,~
interests in coal mining,
renewable energy and new energy projects thr. u
New Zealand. We aim to
maximise
value
for
New Zealand
throug
r
ponsible custodianship
and
development of strategic natural resources
It'n New Zealand.
1.3.
Solid Energy receives approximately
requests for official information each
year.
The requests for inform
me from a variety of individuals and
organisations, particularly from~ical
rties, joumalists and environmental groups.
2.
Scope of the Act
~,,'<:""
2.1.
Solid Energy qUeS~iOn ""
State-Owned Enterprises (SOEs) should remain
subject to the Offic' I
tion Act (OIA) and requests that the Law Commission
reconsider its Vi:.~
There are a number of reasons for this:
2.1.1. Th~t~
which the Act operates today is significantly different from the
co
xt
hat applied at the time the Act was enacted and SOEs were
~
d. Solid Energy now actively engages with and informs the public
("'~
a variety of means to a far greater extent than it did so at the time of
~.;;)
eation as an SOE.
«)~In
addition, Solid Energy is subject to a continuous disclosure regime
(Continuous Disclosure Rules) which has been instigated by the Crown
~"
~
Ownership Monitoring Unit.
To facilitate this process Solid Energy places
,V
information that is required to be disclosed in accordance with the Rules on its
~
website.
The website also contains a considerable amount of infonnation
"'
~
including the company's annual reports and media releases.

---

;J
2.1.2.
Solid Energy, like other SOEs is required by the State-Owned Enterprises Act
as its principal objective to operate as a successful business and, to that end,
.
~
r ."
"be as profitable and efficient as comparable businesses that are not owned
by the Crown..."
V
There are times that the requirement to disclose our business and commercial
~~
details puts Solid Energy at a commercial disadvantage to our competitors in
..
the energy sector who do not have the same obligations. While it is possible
f"""\
that there may be valid reasons to withhold information in accordance with the
.~
Act, the requirement to disclose information that others in the industry are not
~~
can be an encumbrance on our business.
~ "
Further the significant amount of time involved and the costs related to~~
responding to requests for information impair and exacerbate the Objectiv~~
operate effectively and.efficiently.
~
2.1.3' Significantly, being.su.bject to the OIA i~pairs. our ability to carry OU~0d
ri
forthright internal discussions and communications on a wide
~~s
that are vitally important to our business.
While this is
ended
consequence of an SOE being subject to the OIA it is ~~
eal and
significant concern for the company. If communications and d~
ssions are
restricted due to a concern that all such information w~~.
su. ject to release
into the public arena, it follows that those diSCUSs~~-~ommunications
Deleted:
As wtth any business It Is
::!!:~~:_:f::_:;::~~_:::_::~:'~:_::':::::n~.
~ \_,~~~_~y __
i.~_P'~,:!if~!.'3fL~~ ---- essential to be able 10 have open and
aware that as an SOE the company is s
J
~qUirements
of the OIA
unrestricted communIcations
on
and that correspondence and commu
'0
(particularly emails) may be
Important matters affecting the buslnes
of Ihe company,
from the day 10 day
requested by the public on any rna
.~.~.c!~~~.9~.!~.~!_
communications _
focus on the operatIonal
side of the
and discussions concerning. a partie
r i
ue may be required to be released. ...
business to the medium to long term
strategic focus that is vital to the
has the effect of inhibiting tho" .--'~~.~_:_!~~:~:~D.~
__
~9.rnm~D!~!!9.D!LWhi.~h.~(~.\\-. success of the business.
vital to the successful and
a
ration of Ql!!, business.
Instead of an ...,\ -.
...
Deleted:
is
exchan e of frank advic
__ ..may be J1).c!r~jrr~j[~~~j~:P.f9.y!~~_y.~m.'3i.\",\\
advice or not be as
h
t in their views, particularly if the topic of \\'.:, . Deleted:
the release of ell Information
on
discussion is one~t
rna
e considered to be controversial in.the eyes of ..••
-..:'
..\
Deleted:
Is possible
~~~.'
~ "-
',:, \
Deleted:
e
This issue i
c
rl relevant in the area of health and safe
allhou h
"-
\":' Deleted: the
'.
not limite
0
rea of our business and
articularl
relevant within the
...
Deleted:
P
minin
'n
t this time. We do not want an
reason for staff to have to
"-
'.
Deleted:
are
consi,
in
their a inions or communications out of a concern that
inf
a
could be released. We are workin
in an indust
where it is vital
at
afe 0 eration of the business is not im eded in an
wa . For that to
oc ur staff must be able to offer their forthri ht and blunt a inions on all
"
-'""
ects of the business and not be concerned that the corres ondence rna
S~nd itswayintothepublicdomain. ,Thisinhibitionofinformationflowforthese_....--j Deleted,
reasons is alreadv occurring within our business and is increasing.
This is
~
already a serious concern for us with respect to our ability to manage safety .
.J - .in particular, but also other aspects of our business. From every point of view
we consider this situation to be unacceptable.
t)iili'i~~i~~~~i~'i(gj~~:'~~~~~~fi~iij:-~ii~oiiiir~~~9~~~~_~9,f'i~~~~-r~~ie~s~~~:ii~iit
-.....
-j~~~let_ed_'_~
_
for organisations than it does for Ministers of the Crown and government
departments. We note the Ombudsmen's Guidelines state that "the purpose

---

of this section is to avoid prejudice to the generationand expression of free
,J(
and frank advice which are necessaryfor good govemment" However,even
; "'
if this provision is relevant the thresholdfor use is high and any decision to
r .
withhold information is always subject to any overriding public interest
~V
considerations.
~
_
:~:~~~~t.:';~.~~~~~.~~~~tt;_~~~.~~9~~2~rn~~~.~!;~i;,nT.~~~~~~~~;.~~!t~~nO~~_
..._._{
Deleted:
~0~~
_
a very real lessening of communicationswithin the organisation, the end
~'V
result being a less effective and safe business. We do not believe the public
:
interest is served by this, nor is the govemmentshareholder. In light of this
~
we request that the Law commission.consider again whether SOEs should
•• ~
remain subjectto the'OIA.
~
2.2
~1t~';;:;o9-im,~6i~:-~bM9J~~~~~g~j\~'~t~~PaSiiSy~~~o~~~~'~k~~et~~~~I~~~t\~«i_"':_-_~-e_t-ed~~:_<#~->_V~~~~~~~~~~~~~~
. include -recognitionof the unique position of SOEs in the OIA.
This ~~
achieved in one of two ways:
~
"'
UL The first option; and Solid Energy's'preferred option, would be'~tters
.
relating to SOEs to be reviewed by a specialistombudsm~app~nted
for:
. their knowledge, understandingand experienceof co~c
nterprises,
and the kinds of factors that an SOE is requiredto ta
t in order to
achieve its objectivesundersection4 of the State~i
rprisesAct;
I
~
The altemativeoption would'be to imposea re~'~~
any case in WhiC.h
an Ombudsman is investigating a deCi¥'SIO
n SOE under the Act, to
consult with an appropriatelyqualified ind
e
expert, able to advocate
,
for the Crown's ownership interest in S
s
the implicationsof different
approaches to the Act on an SO~' ab'
comply with section 4 of the
State-OwnedEnterprisesAct. A
.
clauseof this naturewould be section
29B of the OIA, which requ~'res
th
mbudsmenconsultwith the Privacy
Commissionerbefore makin
inationrelatingto matters of privacy
under the OIA.
3.
Supply of CDmmerciallnfo~
'
3.1.
Solid Energy as part of .
s'
ss activities often engagesthird party eonsultants
and contractors t0i!r
e
rce on specific matters related to our business. : This
information both i
.
tion (in the hands of the consultanVcontractor)and :on
receipt by SOlid~
' of course,infDrmationsubjectto release. By its naturethis
type of informa n
'1 be informationthat is not publicaltyavailable but will almost
invariably h
a
mercial value. A competitoror interestedthird party is able to
request
in rmation provided by the consultanVcontractornotwithstandingthat
Solid
s incurred costs associated with obtaining the information. Solid
Ene
. ited in its ability to withhold the informationif none of the section 9
rea
ply. Further, Solid Energy is unable to charge a commercialfee to the
r
r to offset the price paid.by Solid Energyfor the information. The requester
. .
. ~)h~efore receives "free" commercial information.'
,.
0'~e publicinterestisseldomservedinthereleaseofthistypeofinformation. Quite
,V the reverse. In compromisingSolid Energy'sabilityto operatein an efficientmanner,
~.
competitive with similar global enterprises
not required to meet such requirements,
~.
.
the public interest in allowing Solid Energyto provideGDvemmentwith a reasonable
-retumon its investmentmay be harmed.

---

Solid Energy submits that where information of this type is requested and the
,JI(
3.2.
r ."
information is of a type that could be readily obtained by the requesterfrom a third
party (albeit at a cost), then either:
V
3.2.1. the informationshould be able to be withheld. A new ground for withholding
~~
would be required to be added to section g of the Act for the release of
informationthat is predominantlyto be used for commercialpurposesor gain;
r"'t\
or
~
3.2.2. at the very least that the charging guidelines be amended to allow
~~
organisationsto charge at commercialrates for this type of information.
.
•••.""~
4.
Charging
~'
4.1
Solid Energy makes a numberof submissionsin relationto charging:
r'\,~
4.1.1
Solid Energy agrees that the Ministry of Justice guidelineson ch
-1~r
the OIA should be laid down in regulationsthat set out not onl
Ie of
charges should apply to a request but also that all activi~~r
ired to
respond to a request be chargeable. Solid Energy submits tAll! II matters
and activities that are directly necessaryto respond to ~eouest
should be
chargeable.
~V
Requesters and the Ombudsmenoften Signifi~ln';j~erestimate
the time
involved in respondingto requestsfor infO~[
~ignificant
proportion of
the time spent in respondingto request~
he 'nformationitself has been
located and collated (often a time cons
. g xercise in itself) can be spent
in the reviewingstage (often line bY~
ciding on what. if any information
should be withheld.
Further, tim
sp
t on deliberating on grounds for
withholding information and
Itin
with colleagues or third parties is
unableto be charged in acco
e
'th Ministryof Justice Guidelines. Solid
Energy submits that all ti
n respondingto a request should be able
to be charged.
4.1.2 We note the Law ~'ssion's
view that the discretionto imposecharges be
a necessary r~po
er for controlling large requests and encouraging
refinement~
s
e of a request. However Solid Energy submits that
charging r
.ue
should be a discretion available in response to every
~~;~~
mation unless the response requires only minimal time to
4.1.3~~rgy
does not agree that a charging frameworkthat uses a flat fee
0melisappropriate.Onoccasions,onlyasmallamountofinformationmay
released but a significant amount of time and resources will have been
•••.~'
xpendedin respondingto the request.
.
5. :~~ose
of Request
~.
Solid Energy submits that requesters should, on request by the receiving
"N
organisation,be requiredto disclosethe purposefor the informationrequested.
~V 5.2 Understandinga requesters reasonfor requestingthe informationis a valuable tool
,
to be able to refine large or wide-ranging requests and also helps in determining
whether a charge for the informationis warrantedor appropriate.

---

5.3
Solid Energy submitsthat the Act be amendedto clearly set out that a requester may
be required to provide a purpose for the infonmationif requested by the agency
~
holding the infonmation.
~CJ
5.4
Notwithstandinga requester may refuse to provide a purpose or provide a fictitious
reason the obligation for the requesterto provide a purposewill help to increase the
efficiency in respondingto a request.
Extensions of Time
~
~ o~
6.
6.1.
Dealing with requests that are broad, large or not set out with due particularity can
•...""~
cause delays in respondingto requesterswithin the necessarytime frame.
~
••••
'f. -
6.2.
Solid Energy agrees that the DIA should clarify that the 20 working day time limit fo~
. requests that are delayed by a lack of particularity should start from the date~~~
request has been refined by the requester and accepted by the recei\/~r.
is
because even.after the request has been refinedthe lime requiredto respo
t
refined request can still be significant (but may be achievablewithin the 0
ing
days), which would then negate the need to extendthe time to respond. ~
7.
Urgent Requests
~
7.1
Given the time-consumingnature of respondingto most r!E~
~
Energy does
not believe that there' should be a new ground of complai
f~r.)h organisation not
responding.to a requester's request for an urge~t r
The Ombudsman
already has sufficiently broad powers under the 0
n Act to investigate a
responseto a requestfor urgency.
.
7.2
There is alreadya clear obligation under the A~espond
as soon as reasonably
practicable and in any case not later thi' jO~ing
days after the receipt of a
request for information.
'" ~V
7.3
In a large organisationwhere reso~:~d"nformation
are scatteredthroughout the
country. respondingto urgent requ'es~n a short time frame can be difficult to meet.
What can appear to be a tri~
minor request can in fact include a number of
people working from a nU~~lles
with varyingworkloadsand availability.
8.
Processing requests-t:'\V
8.1
Solid Energy a~r ~
~
La';' Commissionthat organisationsshould continue to
have a maxim'
~ing
day period to make a decision on whether to release
information.
e that in most cases making a decision to make information
available
'th old infonmationwill generally be made after all the information is
collect
I
d and reviewed. This can take considerabletime. Any reduction to
the
day time period would cause considerable.time pressure and would
lik
In a greater number of extensions of time.
.
8.2~nergy
agrees that complexityof a' requestshouldbe groundsfor extendingthe
i
limit in which to decide whether a request is to be granted.
N
.
<{1/ Statutory.RighttoReview

---

;J
9.1
Solid Energy does not agree with the Law Commission's view that judicial review is
an appropriate safeguard in relation to the Ombudsmen's recommendations.
~
9.2
In our experience an Ombudsman's decisions can sometimes be weighted in favour
r .
of releasing all official information notwithstanding the very real concerns that may
~V
have
been
expressed by
Solid
Energy in
relation to. an
Ombudsman's
~'
recommendations. Accordingly we think that the Ombudsman's decisions should be
a
made more contestable
9.3
Solid Energy submits that any decision made by the Ombudsman should be able to
,J( \ "
.
appealed to the High Court. We submit that it is not enough that the legality of the
= "
.
decision making process is considered in a judicial review process but that the merits
~
of the Ombudsman's decision should be able to be argued in Court.'
.••.."- '(
-
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.
.
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....
.
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---

Rob Page
From:
Don Elder
Sent:
Thursday, 9 December 2010 4:50 p.m.
To:
Rob Page
Cc:
Alison Brown
Subject:
RE: Review of the alA by the Law Commission
Rob. much better.
I've added a bit further.
I'm prepared to justify and defend this.
0'
Don
~
------O~
From:
Rob Page
Sent: Thursday, 9 December 2010 15:26
~~
To: Don Elder
ec: Alison Brown
Subject:
RE: Review of the OIA by the Law Commission
~~.
Don - amended submission
attached.
Please feel free to amend.
O~
Regards
~
Rob Page
.~
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd .
15 Show Place. Christchurch 8024~New Zealand
x~
PO Box 1303. Christchurch 8140. New Zealand
Tel: +64 3 345 6000. 001: +64 3 345 6260
Fax: +64 3 345 6016. Mobile:
Email: rob..[email address]
~
Website: www.coainz.com
~<v
"~om:
Oon Elder
--
-
-7':L~- ~-- -
Sent: Thursday,
December 09, 20hlf j,~M
To: Rob Page
AV
_'V"
.
Cc: Alison Brown
Subject:
RE: Review of ~~y
the Law Commission
.
.
.
~~nks.yOU
haV~'
r d the logic, however it is not sufficiently compelling. We are now in a position where H&5,
and many oth~~
nt areas of our business requiring frank open and honest communication,
and our
management
~~,
re compromised.
People may die as a result. We need to spell this out bluntly.
Thanks4v~
.
D~~er
~.
id Energy NZ Ltd
333456000
+
----: ungrnal Message -----
From:"Rob Page" <[email address]>
To:"Don
Elder" <[email address]>
Cc:"AlIson Brown" <[email address]>
5ent09/12/2010
8:43
5ubject:RE:
Review of the OIA by the Law Commission
1

---

Don
I have added to the submission.
see the attached mark ups. Your thoughts?
Regards
Rob Page
.,
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch
8024, New Zealand
0'
PO Box 1303, Christchurch
8140, New Zealand
Tel: +6433456000
, DDI: +64 3 345 6260
Fax: +64 3 345 6016, Mobile:
~~
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
~{5
---- - -
~~
From: Don Elder
Sent: Tuesday, December 07, 2010 11 :04 PM
~
To: Rob Page; Vicki Blyth; Alison Brown
A"V
Cc: catherine Schache
~ iV
Subject: RE: Review of the OIA by the Law Commission
~
"'
Rob
~~
I think we need to strengthen our case for exclusion (then for special ~e
t).
Can you develop an argument that the OIA inhibits us from carryin~l!\i
and frank internal communication
on a
range of important issues critical to our business.
~ C ~
For example we find ourselves obliged to strike a compro.~en
two drivers:
on one hand the desire to have
open and unrestricted communication
on important matt~~tt
need to be discussed, but possibly only involve
opinions until investigated further, and on the other h~
e risk that these communications
will then have to be
released under an OIA and used out of context for a
urp s
unconnected with their original intent. These include,
but are not limited to, safety issues.
The curren
t at
and recent events, which have spawned OIA requests of
us, will make it very obvious why this is an un
t
Ie dilemma to place our company and staff in when other
companies
in our sector are not in this p0.2~
lie we have little protection under the OIA from these requests we
do not believe the public interest is serve ••.~
m in a way that overrides safety objectives.
A similar situation exists for enviro
atters.
Solutions to environmental
issues often require long and complex
consideration
of many factors an
g debate and discussion.
Yet our experience of these is that the OIA is
used to obtain this informatio
g early communications
and internal discussions
and debates, then these are
used out of context.
Again t
f this inhibits the free and frank internal communications
we otherwise expect to
have an effectively functi
siness.
Other similar parall
ca
drawn in other important areas of our business.
Essentially, for us to be a successful
company, free in
al
ow of information and communications
is essential.
However while the OIA exclusions
for
commercial
se
.. i
hould effectively therefore apply to almost all our business activities, they are neither written
nor interpret~
way.
~-~
-m{y~e- --
•
esday, 7 December 2010 10:46
~:
Icki Blyth; Alison Brown; Don Elder
• catherine
Schache
Subject: Review of the orA by the Law Commission
The Law Commission
is currently undertaking a review of the Official Information Act 1982 and has called for
submissions
in relation to its review.
The Commission
has released a large document entitled "The Public's Right To Know" in which it sets out its views of
the reform of the Act. It most areas considered for review it has determined its position.
In particular the issue of
2

---

whether SOEs should remain subject to the OIA the Law Commission
has concluded that SOEs should remain
subject to the requirements
of the Act.
Notwithstanding
that I attach a draft version of Solid Energy's submission to the Law Commission.
If you have any
comments on the draft please let me know by midday Thursday 9 December.
All submissions
will be made publically available.
Regards
Rob Page
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch 8024. New Zealand
PO Box 1303. Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000, DDI: +64 ~ ~45 6260
Fax: +64 3 345 6016. Mobile:
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
3

---

Rob Page
From:
Rob Page
Sent:
Thursday, 9 December 2010 3:26 p.m.
To:
Don Elder
Cc:
Alison Brown
Subject:
RE: Review of the alA by the Law Commission
Attachments:
alA Review V.2 9 December 2010.docx
&
Don - amended submission attached.
Please feel free to amend.
~~
Regards
~{5
Rob Page
Corporate Solicitor
~~
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch 8024, New Zealand
O<;?
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000, DDI: +6433456260
Fax: +6433456016,
Mobile: >
Email: [email address]
#
Website: www.coalnz.com
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,G~
From: Don Elder
sent: Thursday, December 09,201011:30
AM
~;,
To: Rob Page
~ ,,'
A'
CC: Alison Brown
Subject: RE: Review of the OIA by the Law com,,~oU
Rob
.•..
W
Thanks. You have captured the logic, howewl.~
~t
sufficiently compelling. We are now in a position where H&S,
and many other important
areas of our ~~reqUiring
frank open and honest communication,
and our
management
ability, are compromised.
may die as a result. We need to spell this out bluntly.
Thanks, Don
~
«)
Dr Don Elder
~~
CEO Solid Energy NZ Ltd
~
.
P .•.,;~ ~ ~4~ ,;nnn
A. .
.
~--- .cir~in~.I-
Me~-- --
From:"Rob
Pag"
.. Page@solidenergy,co.nz>
To: "Don.ld
'<:
' .[email address]>
Cc:"Alis
n
<[email address]>
se~~:08:43
SU~"V.
Review of the OIA by the Law Commission
~
.
I have added to the submission - see the attached mark ups. Your thoughts?
Regards
Rob Page
1

---

Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch 8024, New Zealand
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000, 001: +6433456260
Fax: +64 3 345 6016, Mobile: +
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
--- --- - -- . _. - -
-- -- . - -- - -
From: Don Elder
Sent: Tuesday, December 07, 2010 11:04 PM
To: Rob Page; Vicki Blyth; Alison Brown
Cc: Catherine 5chache
Subject: RE: Review of the OIA by the Law Commission
Rob
I think we need to strengthen our case for exclusion (then for special treatment).
Can you develop an argument that the OIA inhibits us from carrying out free and frank inter
range of important issues critical to our business.
For example we find ourselves obliged to strike a compromise
between two drivers:
and the desire to have
open and unrestricted communication
on important matters that need to be discu
d,
possibly only involve
opinions until investigated further, and on the other hand the risk that these co
ions will then have to be
released under an OIA and used out of context for a purpose unconnected
it
ir original intent.
These include,
but are not limited to, safety issues.
The current situation and recent evenll>..~
have spawned OIA requests of
us, will make it very obvious why this is an unacceptable
dilemma topEI ce o~
ompany and staff in when other
companies in our sector are not in this position.
While we have little
r
c'
n under the OIA from these requests we
do not believe the public interest is served by them in a way that o~
safety objectives.
A similar situation exists for environmental
matters.
SOIUti~N..~irOnmental
issues often require long and complex
consideration
of many factors and ongoing debate and dis
~lbti. Yet our experience of these is that the OIA is
used to obtain this information,
including early comm~n'
.
and internal discussions and debates, then these are
used out of context.
Again the risk of this inhibits th
nd frank internal communications
we otherwise
expect to
have an effectively functioning business.
Other similar parallels can be drawn in othe~i
t areas of our business.
Essentially, for us to be a successful
company, free internal flow of informatio~1lll
munications is essential.
However while the OIA exclusions
for
commercial sensitivity should effectively,"~
re apply to almost all our business activities, they are neither written
nor interpreted in this way.
~
.
The
'ssion has released a large document entitled "The Public's Right To Know" in which it sets out its views of
~re
of the Act.
It most areas considered for review it has determined its position
In particular the issue of
e
r SOEs should remain subject to the OIA the Law Commission
has concluded that SOEs should remain
~
ect to the requirements
of the Act.
Notwithstanding
that I attach a draft version of Solid Energy's submission to the Law Commission.
If you have any
comments on the draft please let me know by midday Thursday 9 December.
All submissions
will be made publically available.
Regards
2

---

Rob Page
Corporate Solicitor
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch
8024, New Zealand
PO Box 1303, Christchurch
8140, New Zealand
Tel: +6433456000,
DDI: +6433456260
Fax: +64 3 345 6016, Mobile: +[
Email: [email address]
Website: www.coalnz.com
3

---

OFFICIAL INFORMATIONACT 1982 REVIEW
December 2010
.~
Submission to:
~(;
Official InformationLegislationReview
Law Commission
PO Box 2590
Wellington 6140
~
Email: officialinfo@/awcom.govt.nz
From:
~~
Solid Energy New Zealandlimited
PO Box 1303
Christchurch8140
~~
Attention:
Rob Page, CorporateSolicitor
Tel:
033456000
o~
Fax:
033456016
Email: [email address]
~
Submission of Solid Energy New Zealand limited
'::Y~
1.
Background
~~
1.1.
Solid Energy New Zealand limited (Solid Energy) is~,-t;jnterprise
under the
State-OwnedEnterprisesAct 1986.
~ "'
1.2.
Solid Energy is New Zealand's largest energy ~r
r
h interests in coal mining,
renewable energy and new energy projects t ou
t New Zealand. We aim to
maximise value
for
New Zealand ~h ug
sponsible custodianship and
developmentof strategic natural resource
. in New Zealand.
1.3.
Solid Energy receives approxim:te ,,~
requests for official information each
year.
The requests for info
~~e
from a variety of individuals and
organisations.particuiarly frO~ca
arties.journalistsand environmentalgroups.
2.
Scope of the Act
(./
~
2.1.
Solid Energy questi
~r
State-Owned Enterprises (SOEs) shouid remain
subject to the Offi
ation Act (OIA) and requests that the Law Commission
reconsider its vie
There are a number of reasons for this:
2.1.1. Th~e
n which the Act operates today is significanllydifferent from the
extthat appliedatthelime theActwasenactedandSOEswere
.
ed. Solid Energy now actively engageswith and informs the public
r~ h a variety of meansto a far greaterextentthanit did so atthe time of
~ ...7 creationas an SOE.
""
~
In addition, Solid Energy is subject to a continuous disclosure regime
V
(Continuous Disclosure Rules) which has been instigated by the Crown
~
Ownership Monitoring Unit. To facilitate this process Solid Energy places
informationthat is requiredto be disclosedin accordancewith the Rules on its
~
website. The website also contains a considerableamount of information
,
includingthe company's annual reportsand media releases.

---

;<
2.1.2.
Solid Energy, like other SOEs is required by the State-Owned Enterprises Act
CJ~
as its principal objective to operate as a successful business and, to that end,
"be as profitable and efficient as comparable businesses that are not owned
; "
by the Crown..."
There are times that the requirement to disclose our business and commercial
~~
details puts Solid Energy at a commercial disadvantage to our competitors in
'(
-
0
the energy sector who do not have the same obligations. While it is possible
that there may be valid reasons to withhold information in accordance with the
Act, the requirement to disclose information that others in the industlY are not
~
,"'
can be an encumbrance on our business.
= " "
Further the significant amount of time involved and the costs related to ~~
responding to requests for information impair and exacerbate the objective to
operate effectively and efficiently.
~
2.1.3
Significantly, being subject to the OIA impairs our ability to earlY ou~~
forthright internal discussions and communications on a wide ra~o
~
that are vitally important to our business.
While this is an
ended
consequence of an SOE being subject to the OIA it is "\."'11
al and
significant concern for the company.
If communications
and ~I~
sians are
restricted due to a concern that all such infonnation will l1ll..subjectto release
into the public arena, it follows that those discussion~¥mmunications
will not be as robust, honest and forthright.
~
-
Deleted:
As with any business it is
essential to be able to have open and
~~~~eEi~~;g1s.~~P~06'~!'i~~~~m~'~~~~iT~g'~~~~'~~~e~is~i~~~)6f!---""
unrestricted communications
on
and that correspondence and commun'
tX'(particularty
emails) may be
important matters affecting the business
of the company. from the day to day
requested by the public on any matt
knowted.gethat communications
focus on the operational side of the
and discussions concerning,_~.P?!nt<? .. r.L .. ~~maibe
regufied to be releasecl:""
business to the medium to long lenn
has the effect of inhibiting thos
.. i~t;:_._.
strategic fows
that Is vllal to the
I)_~_~'='_~
__~~IJ:l!!W.,:,j~~!t?D~_Y'!hi9h_?!~
__\\
success of the business,
vital to the successful and
ration of =.!1~.~in_~.~~
.....lnstead of an~'.:.:-"\
Deleted:
is
exchan e of frank advice
..
ay be J.l),qr!!.!n9!l~.~!!.!!L~rQyi!!!'..V:~!.~i!l:
..\\\
advice or not be as ~1'l1 t n their views, particularty if the topic of \\ ":'.. Deleted: the release of all information
on
discussion is one that ma~e
considered to be controversial in the eyes of \\-.\
the pubhc.
., . Deleted: Is possible
Deleted:
e
\.\
This issue is
.
I
relevant in the area of health and safe
althou h
Deleted:
the
not limited
ea of our business and
articularl
relevant within the
\"
minin
in
this time. We do not want an
reason for staff to have to
.. Deleted:
P
Deleted:
are
consi
their 0 in ions or communications out of a concern that
info m
could be released.
We are wor1<in in an indust
where it is vital
that
fa 0 eration of the business is not im eded in an wa . For that to
r staff must be able to offer their forthri ht and blunt 0 inions on all
cts of the business and not be concemed that the corres ondence rna
its wa
into the
ublic domain.
~iti'~~!ai~~~~i~Y{gj\~:'~li~~~~tii'itif:~ii~~~~~~9~~~_~~~~~~'~~i:s~~~r:ii~cn'}-,"'-'j~~_leted
__ :_~
_
for organisations than it does for Ministers of the Crown and government
departments. We note the Ombudsmen's Guidelines state that "the purpose
of this section is to avoid prejudice to the generation and expression of free
and frank advice which are necessalY for good govemmenF However, even
if this provision is relevant the threshold for use is high and any decision to

---

"
withhold information is always subject to any overriding public interest
considerations.
We submit that the inclusion of SOEs as organisationssubject to the OIA
doe~~r!~JRtt.~ff~.C;:!~Y~.~n~.yH~Jl~1)
__
~!!~..C;:2ITlm!!rtJ~JJ21)_~:_I~_~_!!~t
.~ff~c;:!.~_~
.~~._"..... Deleted: Indeed
a very real lessening of communicationswithin the organisation.the end
result being a less effective and safe business. We do not believethe public
Interest is served by this. nor is the governmentshareholder. In light of this
r"'\
we request that the Law Commissionconsideragain whether SOEs should
,J( "V
remainsubjectto the OIA.
= "' "
2.2
~~S!J;e~o~-i~rr)6f~:-~~J9i~~~~~~~i\~-~!h~P;n~~~~ci~'::-~~~k~Jet-~~~~I~u~Ne~h~---
__
--~-~~::~~~~_~_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-~
include recognition of the unique position of SOEs in the OIA
This could bn...~
achievedin one of two ways:
~
ae
~
The first option. and Solid Energy's preferred option. would be for
relating to SOEs to be reviewedby a specialistOmbudsman,app'
~ for
their knowledge. understandingand experienceof commercial
es,
and the kinds of factors that an SOE is requiredto take accou~'I\,
rder to
achieve its objectivesunder section4 of the StateOwnedE~rpri:~
Act;
2.2.2 The altemativeoption would be to imposea reqUireme'!t!~~se
in which
an Ombudsman is investigating a decision of an~~i...l~der
the Act, to
.
consult with an appropriatelyqualified independ~XP
rt, able to advocate
for the Crown's ownershIpInterestIn SOEs a~
lications of different
approaches to the Act on an SOE's aeililY,
mp y with section 4 of the
State-OwnedEnterprisesAct. A modelcia
f
is naturewould be section
29B of the OIA, which requiresthat the
men consultwith the Privacy
,~m.
Commissionerbefore makingany
on relatingto mattersof privacy
underthe OIA.
.
~
3.
Supply of commerciallnformati~~
. 3.1.
Solid Energy as part of its b~
"'!tt.tivitiesoften engagesthird party consuilants
and contractorsto provide a
I
n specific matters relatedto our business. This
information both in its fO~
(in the hands of the consultanVcontractor)and on
receipt by Solid Energ~.
rse. informationsubjectto release. By its naturethis.
type of inforrnalion~'
be
rmation that is not publicallyavailablebut will almost
invariablyhave a
I value. A competitoror interestedthird party is able to
request the in~o
rovided by the consultanVcontractornotwithstandingthat
Solid Energy
s
erred costs associatedwith obtaining the information. Solid
Energy iS~ite
.
its ability to withhold the informationif none of the section 9
reasons
I
Further, Solid Energy is unable to charge a commercialfee to the
requelii'iJ~
set the price paid by Solid Energyfor the information. The requester
. ~he ~ives
"free" commercial information.
~
.
lie interest is seldom served in the reieaseof this type of information. Quite
.
~
reverse. In compromisingSolid Energy'sabilityto operatein an efficientmanner.
.
petitive with similar global enterprisesnot requiredto meet such requirements,
/N hepublicinterestinallowingSolidEnergyto provideGovemmentwitha reasonable
~V return on its investmentmaybe harmed.
. ,

---

"
3.2.
Solid Energy submits that where infonmalionof this type is requested and the
6
~:~~:::~:f~~:::~:::u~:::~a::
~:a::y w:t:t:~~:d :Yn:~ :::::t~:rf::h:I:::
would be required to be added to section g of the Act for the release of
~~
informationthat is predominantlyto be usedfor commercialpurposesor gain;
0
or
3.2.2. at the very least that the charging guidelines be amended to allow
..-(~
="' .
organisationsto chargeat commercialratesfor this type of information
4.
Charging
•• ""~
4:1
Solid Energymakesa numberof submissionsin relationto charging:
~
~
4.1.1 Solid Energyagreesthat the Ministryof Justiceguidelineson Chargi:' r;;s.
. the OIA should be laid down in regulationsthat set out not onl~~f
charges should apply to a request but also that all activiti
r
. ed to
respondto a request be chargeable. Solid Energysubmits ,"~a
atters
and activities that are directly necessaryto respondto a requellt hould be
.chargeable.
.
~
Requestersand the Ombudsmenoften Significar;l~stimate
the time.
involvedin respondingto requestsfor infonmati~A
~~ificant proportionof
the time spent in respondingto requestsonc t
ation itself has been
locatedand collated (often a time consu'
e 'se in itself) can be spent
in the reviewingstage (often line by line
i
g on what, if any information
should be withheld.
Further, time
on deliberating on grounds for
withholding information and consult
ith colleagues or third parties is
unableto be charged.in accord~i
inistryof Justice Guidelines. Solid
Energysubmitsthat all tim: s~.
I
espondingto a requestshould be able
to be charged.
"'
.••
.
4.1.2 We notethe Law comm~'s
view that the discretionto imposecharges be
a necessaryrese~er
for controlling large requests and encouraging
. refinementof t~
e
f a request. HoweverSolid Energy submits that
charging re~
ould be a discretionavailable in response to every
request for
fo
o~ unless the response requires only minimal time to
comPle~
.
...
4.1.3
SOIi"~")y does
not agree that a chargingframeworkthat uses.. fiat fee
.
~~ppropriate.
On occasions,only a small amountof informationmay
. .
e
leased but a significan.
t amount of time and resourceswill have been
~~~
nded in respondingto the request.
..
..
. 5.
~~
of Request
.
£}~Iid
Energy submits that requesters should, On request by the receiving
V organisation,be requiredto disclosethe purposeforthe infonmationrequested.
.
"N2 Understandinga requester'sreasonfor requestingtheinfonmationisa valuabletool
~V
to be able to refine large or wide-rangingrequests and also helps in detenmining
,~..
whethera chargefor the infonmationis warrantedor appropriate.

---

;;
5.3
Solid Energy submits that the Act be amended to clearly set out that a requester may
be required to provide a purpose for the information if requested by the agency
holding the information.
Notwithstanding a requester may refuse to provide a purpose or provide a fictitious
~ 6
5.4
reason the obligation for the requester to provide a purpose will help to increase the
~
~
.
efficiency in responding to a request.
~
6.
Extensions of Time
~
6.1.
Dealing with requests that are broad, large or not set out with due particularity can
~
cause delays in responding to requesters within the necessary time frame.
\..~
.
6.2.
Solid Energy agrees that the OIA should clarify that the 20 working day time limit fO~'"
~
requests that are delayed by a lack of particularity should start from the date th
~
~
request has been refined by the requester and accepted by the receiver. Thl~
because even after the request has been refined the time required to respon~
e
refined request can still be significant (but may be achievable within the~~
in
days), which would then negate the need to extend the time to respond. ~
7.
Urgent Requests
~
7.1
Given the time-consuming nature of responding to most reque t~nergy
does
not believe that there should be a new ground of complain
organisation not
responding to a requester's request for an urgent res
S8.
he Ombudsman
already has sufficiently broad powers under the Om
ct to investigate a
response to a request for urgency.
~;
7.2
There is already a clear obligation under the ~,"pond
as soon as reasonably
practicable and in any case nol later than 20~ing
days after the receipt of a
request for information.
~ ~
7.3
In a large organisation where resources ~"'rmation
are scattered throughoul the
country, responding to urgent requ~~a
1hort time frame can be difficult to meet.
What can appear to be a Iriviai or ~or
request can In fact include a number of
people working from a numbe~s
with varying workloads and availability.
8.
Processing requests
~
8.1
Solid Energy agree~t
Law Commission that organisations should continue to
have a maXjm~
1n9 day period to make a decision on whether to release
information.
e
that in most cases making a decision to make information
available or to
Id information will generally be made after all the information is
collected,Aed
and reviewed. This can take considerable time. Any reduction to
the 20~';J.~day
time period would cause considerable time pressure and would
likeJl'-~
a greater number of extensions of time.
8.2
~~rgy
agrees that complexity of a request should be grounds for extending the
(Qe IlTTlitinwhich to decidewhethera requestistobegranted.
uV Statutory Right to Review
<"l-~ Solid Energy does not agree with the Law Commission's view that judicial review is
,
an appropriate safeguard in relation to the Ombudsmen's recommendations.

---

9.2
In our experience an Ombudsman's decisions .can sometimes be weighted in favour
of releasing all official information
notwithstanding
the very real concerns
that may
have
been
expressed
. by
Solid
Energy
in
relation
to'
an
Ombudsman's
recommendations.
Accordingly
we think that the Ombudsman's
decisions should be
made more contestable
9.3
Solid Energy submits that any decision made 'by the Ombudsman
should be able to
appealed to the High Court .. We submit that it is not enough that the legality of the
decision making process is considered
in a judicial review process but that the merits
of the Ombudsman's
decision should be able to be argued in Court.

---

Rob Page
From:
Rob Page
Sent:
Thursday,9 December 2010 8:43 a.m.
To:
Don Elder
Cc:
Alison Brown
Subject:
RE:Reviewof the alA by the Law Commission
Attachments:
alA Review9 December 2010.docx
6
Don
~':f
I have added to the submission - see the attached mark ups. Your thoughts?
~{5
Regards
Rob Page
CorporateSolicitor
~~
SolidEnergyNewZealandltd
.~
15 ShowPlace,Christchurch8024, NewZealand
PO Box 1303, Christchurch8140, NewZealand
,*,0
Tel: +64 33456000,
001: +64 1345 6260
Fax:+64 3 345 6016, Mobile:.'
Email: [email address]
Website:www.coalnz.com
~
_._-~~-
From: Don Elder
Sent: Tuesday, December 07, 2010 11:04 PM
~;
0"\
To: Rob Page; Vicki Blyth; Alison Brown
Cc: catherine Schache
Subject: RE: Review of the OIA by the Law comm~
IRt~~nk
we need to strengthen our case for eX~~hen
for special treatment).
Can you develop an argument that th~hibits
us from carrying out free and frank internal communication on a
range of important issues critical to 0
ne s..
For example we find ourselves 0 ~
strike a compromise between two drivers: on one hand the desire to have
open and unrestricted commu . ~n
important matters that need to be discussed, but possibly only involve
opinions until investigated fu
a d on the other hand the risk that these communications will then have to be
released under an alA and
e out of context for a purpose unconnected with their original intent. These include,
e
but are not limited to,
issues. The current situation and recent events, which have spawned alA requests of
us, will make it v~e
why this is an unacceptable dilemma to place our company and staff in when other
companies in our
r
e not in this position. While we have little protection under the OIA from these requests we
do not believe th.
c interest is served by them in a way that overrides safety objectives.
A similar ~jl~Xists
for environmental matters. Solutions to env'ironmental issues often require long and complex
consid~lt~
many factors and ongoing debate and discussion. Yet our experience of these is that the OIA is
~se
n this information, including early communications and internal discussions and debates, then these are
u
context. Again the risk of this inhibits the free and frank internal communications we otherwise expect to
effectively functioning business.
.
Other similar parallels can be drawn in other important areas of our business. Essentially, for us to be a successful
company, free internal flow of information and communications is essential. However while the OIA exclusions for
commercial sensitivity should effectively therefore apply to almost all our business activities, they are neither written
nor interpreted in this way.
1

---

From:
Rob Page
Sent: Tuesday, 7 December 2010 10:46
To: Vicki Blyth; Alison Brown; Don Elder
Cc: catherine Schache
Subject: Review of the OIA by the Law Commission
The Law Commission
is currently undertaking a review of the Official Information Act 1982 and has called for
submissions in relation to its review.
The Commission has released a large document entitled "The Public's Right To Know" in which it sets out its view~
the reform of the Act. It most areas considered for review it has determined
its position.
In particular the issue 0CJf
; "-
whether SOEs should remain subject to the OIA the Law Commission
has concluded that SOEs should remain
subject to the requirements
of the Act.
~
Notwithstanding
that I attach a drafi version of Solid Energy's submission to the Law Commission.
If y~e\ny
'0"'
comments on the draft please let me .know by midday Thursday 9 December.
:
All submissions will be made publically available.
~~
,
..
~~
Regards
O~ ..
Rob Page
Corporate Solicitor
~.
Solid Energy New Zealand Ltd
15 Show Place, Christchurch
8024, New Zealand
~
PO Box 1303, Christchurch
8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000,
DDI: +64 3 345 6260
Fax: +643
3456016,
Mobile: +
~~
Email: [email address]
X~ .
Website: www.coalnz.com
~
~<v
.~
'.'
~~
~~
/fV
. 0V
~~
~.
2

---

OFFICIAL INFORMATION ACT 1982 REVIEW
December 2010
ci'
Submission to:
Officiai Information Legisiatlon Review
Law Commission
PO Box 2590
~~
Wellington 6140
Email: [email address]
~{5
From:
Solid Energy New Zealand Limited
PO Box 1303
•..
Christchurch 8140
~~...
~~.
Attention:
Rob Page, Corporate Solicitor
Tel:
033456000
Fax:
033456016
Email: [email address]
,*,0
Submission of Solid Energy New Zealand limited
"
•
,~V
1.
Background.
.
.
.
1.1.
Solid Energy New Zealand limited (Solid Energy) is a ~~erprise
under the
State-Owned Enterprises Act 1986.
0"
1.2.
Solid Ene;gy is New Zealand's largest energy p~o 0J!h interests in coal mining,
renewable energy and new energy projects th ,ug"
New Zealand. We aim to
maximise. value
for
New
Zealand
thZJ~~
ponsible
custodianship
and
development of strategic natural resources ~
New Zealand.
1.3.
Solid Energy receives approximately'
requests for officiai information each
year.
The requests for informa
c
e from a variety of individuals and
organisations, particularly from ptcal
rties, journalists and environmental groups.
2.
Scope of the Act
.
~
~
subject to the -r
Offici
~~tion
,-""""
Act (OIA) and "'.-
H
""
'"-
requests
'W8'
that.the
••
Law ,"" ".,,"
Commission
reconsider its vie
I . There are a numberofl~~_~~I].~.f9.~~N~~"""h
""
"."-{ Deleted: two main
------------
2.1..1. The£ie
. which the Act operates today is significantly different from the
.
.
..
..
i] at applied at the time the Act was enacted and SOEs were
I
d. Solid Energy now actively engages with and informs the public
.
r~ .a variety of means to a far greater extent than it did so at the time of
~
eatlon as an SOE.
""'
~In
iiddition, Solid Energy is subject to a continuous disclosure regime
V (Continuous Disciosure Rules) which has been instigated by the Crown
~"
-:
Ownership Monitoring Uni!.
To facilitate this process Solid Energy places
f V
information that is required to be disclosed in accordance with the Rules on its
~
website.
The website also contains a considerable amount of information
,
inciuding the company's annual reports and media releases.

---

;J
2.1.2. ~ili\~~i;~~~~~-:!~~j~~i~e-~~~g~;ai~-~U~~~1e~r:s~n~~~:e~~9a~~:~g'j~i;'?e~£---------i
(Jk
Deleled: Seco"d~.
"be as profitable and efficient as comparable businesses that are not owned
; "'
by the Crown..."
~
There are times that the requirement to disclose our business and commencial
~
~
-
details puts Solid Energy at a commercial disadvantage to our competitors in
.
the energy sector who do not have the same obligations. While it is possible
r"\
that there may be valid reasons to withhold information in accordance with the
"V
Act, the requirement to disclose information that others in the industry are not
..J("
can be an encumbrance on our business.
~
~
Further the significant amount of time involved and the costs related tQ",."'''
'
responding to requests for information impair and exacemate the Objectiv~~.
.
~
operate ef!ectively and efficiently.
,-
,-
_
.
.
...:..... -
Formatted: Indent:Left: 1.27 em,
2.1.3
Si nificantl
bein
sub'ect to the OIA im airs our abili
to ca
0
n
d....
Une spadng: single
forthri hi internal discussions
and communications
on a wide ra
issues
'-.
Fonnatted: Indent:Left: 1.27 on
that are vitali
im ortant to our business.
While this is
tended
conse uence of an SOE bein
sub'ect to the OIA it is
real and
si nificant concern for the com an . If communications and
ssions are
restricted due to a concern that all such information'
I
s
'ect to release
into the
ublic arena it follows that those discus '0
communications
will not be as robust, honest and forthright,
Fomatted: Indent:Left: 1.27 em
As with an
business it is essential to be
en and unrestrieted--.-- ..
Formatted: Indent: Left: 2.54 em
communications on im ortant matters a
Ui
business of the com an
from the da
to da
focus on the 0
0
I side of the business to the
medium to Ion
term strate ic fo
t is vital to the success of the
business.
Solid Ener
em 10 ee
a d mana ement of the com an
in
articular
are aware
that
n
E the com an
is sub.ect to the
re uirements of the OIA
h
corres ondence and communications
articularl
emaiismaestedbtheubliconanmalter.This
knowled e that the rei
e
all information on a articular .issue is ossible
has the effect of i
ibitin
the discussions and communications which are
vital to the succe
eration of the business. Peo Ie are more inclined to
rovide verbal ~
or not be as forthri ht in their views arlicularl if the
to ic of dis
n
one that rna be considered to be controversial in the
. e esofth
an or anisation is able to withhold infonnation in accordance
se I
9 2
i althou h this withholdin
round a
ears less relevant
r
isations than it does for Ministers of the Crown and
overnment
d
artments. We note the Ombudsmen's Guidelines state that "the u ose
/
~""i
hiS section is to avoid
re.udice to the
eneration and ex ression of free
S~nd frank advice which are necessary for good government" However. even
if this provision is relevant the threshold for use is high and any deciSIOn to
~
withhold information is always subject to any overriding public interest
.J -
considerations.
-_ .... -{ Fannatted: Indent:Left: 1.27an
We submit that the inclusion of SOEs as organisations subject to the OIA
does indeed inhibit effective consultation and communications. The net effect
can be a very real lessening of communications within the organisation. the
end result being a less effective business. We do not believe the public
interest is selVed by this, nor is the government shareholder. In light of this

---

?
;:l
we reguest that the Law Commissionconsider again whether SOEs should
remain subjectto the OIA.
Fonnatted: Indent: left: 2.5
~!.!h~
__
~~!':'.
~.9mrr>!~~i9.n_!~
.\9.!.'1f9!!'rr>_~nH.\~_a!_~QI;:.~.2~.9.ht
_~9.t
..12.p.~
__
\~!<.~n
.2~.t.9!_!h~__... --- oele'ed, <#>11
coverage of the OIA, Solid Energy submits that any reform package should at least
<#>~
include recognition of the unique position of SOEs in the OiA.
This could be
~
achieved in one of two ways:
~
llL
,-0
The first option, and Solid Energy's preferred option, would be for matters
relating to SOEs to be reviewed by a specialist Ombudsman, appointed for
~.,
their knowledge, understanding and experience of commercial enterprises,
~~ "
and the kinds of factors that an SOE is requiredto take account in order to
achieve its objectivesunder section 4 of the State OwnedEnterprisesAct;
••• ~
2.2.2
The alternative option would be to imposea requirementin any case in whiC~
'
an Ombudsman is investigating a decision of an SOE under the AC~"'~~
consult with an appropriately qualified independentexpert, able t~ad
e
for the Crown's ownership interest in SOEs and the implicationsof 1
en
approaches to the Act on an SOE's ability to comply with secti
he
State-OwnedEnterprisesAct. A modelclauseof this nature wourtt...6ll
s
tion
29B of the OIA, which requires that the Ombudsmenconsult with t~
rivacy
Commissionerbefore making any determinationrelating to m\tters of privacy
under the OIA.
~V
r:Y-
3.
Supply of Commercial Information
3.1.
Solid Energy as part of its business activities often
:S::hird party consultants
and contractors to provide advice on specific matt
d to our business. This
information both in its formation (in the hands
onsultanUcontractor)and on
receipt by Solid Energy is, of course, information ubj c to release. By its nature this
type of informationwill be information tha'
ot
Iically avaitable but will almost
invariably have a commercial value. A
ti r or interestedthird party is able to
request the information provided by
e
ItanUcontractornotwithstanding that
Solid Energy has incurred costs ~o~
e
with obtaining the information. Solid
Energy is limited in its ability to wit~ld
the information if none of the section 9
reasons apply. Further, SOlid~9y
is unable to charge a commercial fee to the
requester to offset the pric7t.:,.~
olid Energyfor the information. The requester
therefore receives "free" co~
I information.
The public interest is <:""\
served in the releaseof this type of information. Quite
the reverse. In co
~
Solid Energy's abilityto operatein an efficient manner,
competitive wit
Sl.
global enterprises not required to meet such requirements,
the public interes'
1I0wingSolid Energy to provideGovernmentwith a reasonable
retum on i~stment
may be harmed.
3.2.
SOIi~g
submits that where information of this type is requested and the
info
.
s of a type that could be readity obtainedby the requester from a third
~
eit at a cost), then either:
. 1. the information should be able to be withheld. A new ground for withholding
'-
~
would be required to be added to section 9 of the Act for the release of
~ V
~:ormation that is predominantlyto be used for commercialpurposes or gain;

---

3.2.2. at the very least that the charging guidelines be amended to allow
organisationsto charge at commercialratesfor this type eifinformation.
r~
4.
Charging
~V
4.1
:~II:E::I~: ;nae::::;::::::: t~eb:::~~::s~;;:~:i~:n9t~i;:I~~:~n:nchargingunder . A~.~ -
the OIA should be laid down in regulationsthat set out not only what scale of
~'
V
charges should apply to a request but also that all activities required to ..
. "'
respondto a request be chargeable. Solid Energy submits that all matters
~
and activities that are directly necessaryto .respondtei a request should be.•.•~
. chargeable.
.
..
~
~
Requestersand the Ombudsmen often significantlyunderestimateth.
.
.
involved in respondingto requestsfor information. A significantprop'o ion
the time spent in respondingto requestsonce the.informationitse
n
located and collated (often a time consumingexercise in itse~f)
e spent
in the reviewingstage (often line by line) decidingon what, if
.
ation .
should be wilhheld.
Further, time spent on deliberating 0
ounds for
withholding information and consulting with colleague"o~ ~hi .parties. is
unableto be chargedin accordancewith Ministryof J~.
delines. Solid
Energy submitsthat all time spent in respondingto,rlt.
t should be able
to be charged.
I ~
4.1.2 We notethe Law Commission'sview that til/ ~n
to imposecharges be
a necessary reserve power for control~q,~e
requests and encouraging
refinementof the scope of a reque~
wever Solid Energy submits that
charging requesters should be a d cr'
available in response to every
request for infonnation unles~..: r'I
nse requires only minimal time to
complete.
~
4.1.3 Solid Energy does noiS"
~"C;
a charging frameworkthat uses a flat fee
model is appropriate.
n ~~ns,
only a small amountof informationmay
be released but a~:a
amount of time and resourceswill have been
expendedin re?~,,-,
the request.
5.
Purpose of Requ~
'V
5.1
Solid Ene~g ~'\(
thai requesters should, on request by the receiving
organisati n, ~ired
to disclosethe purposefor the informationrequested.
5.2
unde~in
a reque.stersreason for requestingthe informationis a valuable tool ..
~~~
I to refine large or wide-ranging requests and also helps in determining
~
chargefor the informationis warrantedor appropriate.
5.~~
Energysubmitsthat the Act be amendedto clearly set out that a requestermay
,,~
,
required to provide a purpose for the information if requested by the agency
V holdingthe information.
.
" ~.4
Notwithstanding.a requester may refuse to provide a purposeor provide a fictitious
a...V
reason the obligationfor the requesterto providea purposewill help to increasethe
,
efficiencyin respondingto a request.
6,
Extensions of Time

---

6.1,
Dealing with requests that are broad, large or not set out with due particularity can
cause delays in respondingto requesterswithinthe necessatytime frame.
CJ~
6.2.
Solid Energy agrees that the OIA should clarify that the 20 working day time Iimil for
requests that are delayed by a lack of particuiarityshould start from the date the
request has been refined by the requester and accepted by the receiver. This is
because even after the request has been refinedthe time requiredto respond to the,
~~
refined request can still be significant (but may be achievablewithin the 20 working
days), which would then negate the need to extendthe time to respond.
~~
7.
Urgent Requests
~
7.1
Given the'time-consuming nature of respondingto.most requests Solid Energy does~""
~
not believe that there should be a new ground of complaint for an organisation not
~
'
responding to a requester's request for an urgent response, The Ombuds~
already has sufficiently broad powers under the OmbudsmenAct to investif~
responseto a request for urgency,
~
7.2
There is alreadya clear obligation under the Act to respondas soon asv...~
bly
pracllcable and In any case not later than 20 workIng days after the re~~f
a
request for infonnation.
.
~.
7.3
In a large organisationwhere resourcesand informationare e~roughout
the
countty, respondingto urgent requests in ashort time frame can~
difficult to meet.
What can appear to be a trivial or minor request ~an . 'fe,'!ll'
lude a number of
peopleworking from a number of sites with vatyingwo '
ttf~nd aV~i1ability.
8.
Processing requests
(""'\
8.1
Solid Energy agrees with the Law Commis . n t~ganisations
should continue to
have a maximum 20 working day period
a decision on whether to release
information. We note that in most
e
109
a decision to make information
available or to withhold information.YI1l1 ~
e Ily be made after all the informationis
collected, collated and reviewed. rnis~n
take considerablelime. Any reductionto
the 20 working day time perio~d
cause considerabletime pressure and would
likely result in a greater nu~~nsions
of time.
.
8,2
Solid Energ.yagrees th~~ty
of a requestshould be groundsfor extendingthe
time limit in which to~vether
a requestis to be granted.
9.
Statutory Rj9ht~\ijew
.
9.1
Solid E~~S
not agree with the Law Commission;sview that judicial review is .
an a~~~fegUard
in relation to the Ombudsmen'srecommendations,
9,2 ~~erience
an Ombudsman's decisions can sometimes be weighted in favour
o
sing all official information notwithstandingthe vety real concerns that may
a
been expressed by
Solid Energy in relation to
an
Ombudsman's
'-
~
mmendations. Accordingly we think that the Ombudsman'sdecisions should be
@,ymademorecontestabie
.
Solid Energy su'bmitsthat any decision made by the Ombudsmanshould be able to
appealed to the High Court. We submit that it is not enough that the iegality of the

---

~
~
decision making process is considered
in a judicial review process but that the merits
of the Ombudsman's
decision should be able to be argued in Court.

---

Rob Page
From:
Don Elder
Sent:
Tuesday,7 December2010 8:55 p.m.
To:
Rob Page
Subject:
RE:Reviewof the OIA by the LawCommission
.~
:h:od::~d:e
commission think SOEsshould remain subject to the orA?
~
CEO Solid Energy NZ Ltd
~~
-
P +63 3 345 6000
M .•.
f""\.
. ----- Onglna, '"ICssage'-----
,
~.~
From:"Rob Page" <[email address]>
.'
.
To:"Vicki Blyth" <[email address]>,"Alison Brown" <alison.brown@solidenergy~'c.~,
on Elder"
<[email address]>
'-~. -
Cc:"catherine Schache" <Catherine.5chache@solidenergy,co.nz>
.
~
Sent:07/12/2010 10:4S
.
~~
Subject:Review of the OIA by the Law Commission
. f:.< 0
..
The Law Commission is currently undertaking a review of the Official !nfOrmati~982
and has called for
r
:~::::::~~o:~~::e~:~::::i~:ge
document entitled "The PUbliC'~~
Know" in which it sets out its 'views of
the reform of the ACt.. It most areas considered for review it has de\fr'ln~~oposition.
In particular the issue of
whether SOEs should remain subject to the OIA the Law com~.~s
concluded that SOEs should remain
subject to the requirements of the Act.
X. ~
N.'
O~ithstanding that I attach a draft version of Solid Ene~~bmissionto
the Law Commission. If you have any
comments on the draflplease let me know by midd,
~~y
9 December.
All submissions will be made publically avail~~
'</
~«:--
Regards
'.
Rob Page
.
<'\
.
Corporate Solicitor
,"
~
V
Solid Energy New Zealand LIj! '"
15 Show Place, Christchurch~
New Zealand
PO 80x1303, Christ~h
40. New Zealand
Tel: +64 33456000
433456260
Fax: +6433456
,
0 'e',
,
Email: rob.aeer.co.nz
Website:
.com
1

---

Rob Page
From:
Shelley Davis
Sent:
Tuesday, 23 November 2010 11:31 a.m.
To:
Rob Page
Subject:
RE: OIA
2008 = 32
2009 = 18
c}
2010 = 26
Shelley
Davis
~~
Personal Assistant - Legal
Solid Energy New Zealand ltd
15 Show Place, Christchurch 8024, New Zealand
~~
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Zealand
Tel: +64 3 345 6000, 001: +64 3 345 6027
Fax: +64 3 345 6016, MobilE
~~
Email: shelJey.davis@solidenelyy.L.v
.• I_
Website:
www.coalnz.com
O~
_.
~
From: Rob Page
~
r
Sent: Tuesday, 23 November 2010 9:33 a.m.
'-
.'
To: Shelley Davis
.
~V
Subject: OlA
~
.
Can you please count up the number of OIA requests SE has ~~
the last 3 calendar years including
yesterdays
and let me have the figures.
~
"
0
Regards
Rob Page
,~ "
Corporate Solicitor
••. ">..V
Solid Energy New Zealand ltd
~:,
'
15 Show Place, Christchurch 8024, New zea~'
"-
PO Box 1303, Christchurch 8140, New Z~
Tel: +64 3 3456000,
001: +64 3 345 6
Fax: +64 3 3456016, Mobile: <
(""'\
Email: [email address].~
V
Website: www,coalnz,com
~--..
0>
~
~
~
1

---

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