This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Repair Policies, Procedures, and Processes'.
Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 75 
Schedule 2 – Categories of Work 
 
 
 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 76 
1. 
CATEGORIES OF WORK 
1.1 
Categories 
There are four categories of Work covered by this Agreement: 
(a) 
Responsive Maintenance; 
(b) 
Planned Maintenance;  
(c) 
Routine Maintenance; and 
(d) 
Special Programmes. 
1.2 
Exclusions from Responsive Maintenance, Planned Maintenance and Routine Maintenance 
Responsive Maintenance, Planned Maintenance and Routine Maintenance exclude any maintenance 
or other work in respect of:  
(a) 
the external services infrastructure, building fabric and any building warrant of fitness in 
multiple dwelling buildings such as HVAC, HV electrical, hydraulic services, mechanical 
services, fire prevention systems and lift maintenance; and  
(b) 
any other similar services or facilities as determined by HNZ from time to time, acting 
reasonably (including those for which HNZ has national or regional service contracts in place). 
1.3 
Categorisation of Work 
Without limiting clause 8 of the Base Agreement, HNZ may determine in its absolute discretion what 
category or sub-category applies to Work which is the subject of a Work Order, proposed Work Order 
or SP Proposal Request. 
1.4 
Changes to classification of Work 
HNZ may, from time to time, by notice in writing to the Contractor: 
(a) 
re-allocate types of work between sub-categories of Responsive Maintenance and between 
Planned Maintenance and Routine Maintenance (but may not make Special Programmes part 
of Responsive Maintenance, Planned Maintenance or Routine Maintenance or re-allocate to 
remove Work types altogether from Responsive Maintenance); and 
(b) 
re-name or re-define the sub-categories of Responsive Maintenance, Planned Maintenance, 
Routine Maintenance and Special Programmes,  
including to the extent HNZ requires to integrate such categories and sub-categories with any system 
operated by HNZ. 
2. 
RESPONSIVE MAINTENANCE 
2.1 
Responsive Maintenance Generally 
(a) 
Responsive Maintenance is repair and maintenance work to Properties that is carried out to: 
(i) 
meet the requirements of the RTA or any other Applicable Laws or a Regulatory Body 
with respect to security, provision of essential services or safety; 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 77 
(ii) 
protect a Property; 
(iii) 
reinstate an essential amenity; or 
(iv) 
provide good customer (Tenant) service, 
but excludes capital or structural works that would qualify as a Special Programme. 
(b) 
Responsive Maintenance includes all of the types of work covered by the Schedule of Rates.  
(c) 
Responsive Maintenance currently comprises five sub-categories of Work detailed in clause 
2.2 of this Schedule: 
(i) 
Urgent Health and Safety (URG); 
(ii) 
Urgent Responsive (URS); 
(iii) 
General Responsive (GNL);  
(iv) 
Responsive Scoping Work (RSC); and 
(v) 
VSCs (VSCs). 
2.2 
Sub-categories of Responsive Maintenance 
(a) 
URG 
(i) 
URG is Responsive Maintenance that is required to be responded to urgently in order 
to protect from imminent danger or any other adverse effect on the health and safety of 
any person or to comply with any HSE Legislation. 
(ii) 
URG is generally carried out to: 
(A) 
urgently protect the Property if a new fault or failure immediately affects the 
Health and Safety of the Tenant; 
(B) 
urgently reinstate an essential function of a component of the Property which 
has failed, if it affects the Health and Safety of the Tenant; and/or 
(C) 
meet the requirements of the RTA or any other Applicable Laws or a Regulatory 
Body with respect to security, provision of essential services, or safety. 
(iii) 
URG may include a Work Order: 
(A) 
to attend a Property to assess and perform (in accordance with Schedule 3) a 
particular item of URG that has been identified specifically; or 
(B) 
a general request from HNZ to attend the Property to assess and perform (in 
accordance with Schedule 3) any URG. 
(iv) 
By way of illustration only and without limitation, URG includes Work necessary to 
ensure: 
(A) 
a means of cooking; 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 78 
(B) 
a hot water supply; 
(C) 
a cold water supply; 
(D) 
a gas supply; 
(E) 
correction of all faults associated with sanitary appliances (toilets, showers, 
baths and hand basins); 
(F) 
correction of all faults associated with waste and foul sewer drains (blocked sink 
or drain in kitchen, bath or laundry); 
(G) 
correction of major water supply pipe leaks; 
(H) 
correction of gas leaks; 
(I) 
a power supply (restore power when lost to whole of Property, restore lighting to 
communal areas); 
(J) 
security of a building exterior (broken exterior door, lock, window or door 
glazing, or window catches or stays); 
(K) 
electrical safety (detached or broken fittings, shocks); 
(L) 
fire safety and clear means of egress; and 
(M) 
smoke detectors - where there are fewer than two functioning smoke detectors 
in the Property.  If two or more smoke detectors are functioning, then the repair 
or replacement of faulty detectors must be classified as URS.   
(b) 
URS 
(i) 
URS is Responsive Maintenance that is required to be responded to urgently (other 
than URG) to protect the Property or restore Tenant amenity, but is not required in 
order to protect from imminent danger or any other adverse effect on the health and 
safety of any person or to comply with any HSE Legislation.  
(ii) 
By way of illustration only and without limitation, URS includes Work necessary to 
ensure: 
(A) 
repair of cooking appliances that are not fully functional; 
(B) 
correction of rainwater leaks into the building envelope (repairs to flashings 
around roof penetrations, repairs to windows and doors that are leaking);  
(C) 
correction of minor water supply pipe leaks; 
(D) 
smoke detectors, where two or more smoke detectors are still functioning; 
(E) 
repairs to potential trip hazards (pathways, floor linings, etc); and 
(F) 
loss of functionality of clothes lines. 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 79 
(c) 
GNL 
(i) 
GNL is Responsive Maintenance that does not fall within the other sub-categories of 
Responsive Maintenance.  Usually a Work Order for GNL is raised by HNZ after 
receipt of a notification from a Tenant. 
(ii) 
GNL is generally carried out to protect the Tenant and the Property or is required to 
meet the requirements of the RTA or any other Applicable Laws or a Regulatory Body. 
(iii) 
By way of illustration only and without limitation, GNL includes Work necessary to 
correct or carry out (as applicable): 
(A) 
a broken bathroom mirror; 
(B) 
internal doors that are not closing properly; 
(C) 
damage to wall linings; 
(D) 
tree pruning; 
(E) 
one-off rubbish removal; 
(F) 
one-off heat pump repairs; and 
(G) 
one-off chimney sweeping or repairs. 
(d) 
RSC 
(i) 
RSC is any Responsive Maintenance that arises from a request that the Contractor 
attend the Property and Scope Responsive Maintenance or follow on Responsive 
Maintenance that arises from a Work Order for URG or URS. 
(ii) 
RSC may include work that is required to Properties that have been damaged by fire or 
by chemicals such as that work described in clause 5.1(c) of this Schedule but only if 
HNZ determines that such work is to be procured as RSC.  HNZ will not usually 
procure such work as RSC although it may at its discretion choose to do so.  
Generally, HNZ will only procure such work as RSC where the damage is minor, 
specialist contractors are not required and the required work does not constitute capital 
or structural works that would qualify for a Special Programme. 
(e) 
VSCs 
(i) 
A VSC is Responsive Maintenance and/or refurbishment to a Property that is not at the 
relevant time Tenanted.  
(ii) 
These Properties often require maintenance repair works to bring them up to HNZ’s 
required standard so that they can be re-Tenanted.  
3. 
PLANNED MAINTENANCE 
3.1 
Planned Maintenance Generally 
Planned Maintenance comprises longer packages of repair and maintenance work that a Contractor 
can undertake on a planned basis but which do not constitute capital or structural works that would 
qualify as a Special Programme. 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 80 
3.2 
Sub-categories of Planned Maintenance 
Planned Maintenance currently comprises two sub-categories of Work detailed below: 
(a) 
Exterior Painting 
(i) 
Exterior Painting is an on-going Planned Maintenance activity that is required by HNZ 
on a seasonal basis.  
(ii) 
Exterior Painting differs from other Planned Maintenance in that it is a regular 
programme of Planned Maintenance and is required to comply with additional 
requirements set out in Schedule 7; and 
(b) 
Planned Other 
Planned Other comprises all other Planned Maintenance, generally being non-routine 
maintenance activities that are capable of being planned but that do not constitute capital or 
structural works that would qualify as a Special Programme. 
The parties acknowledge and agree that where work, which might otherwise be considered as 
Responsive Maintenance, involves a large volume or quantity of work to rectify a defect or defects in 
a Property or is to be completed as a proactive measure to increase the sustainability of the Property, 
it may be more cost efficient to carry out that work as Planned Maintenance. 
4. 
ROUTINE MAINTENANCE 
4.1 
Routine Maintenance Generally 
Routine Maintenance is repair and maintenance work that HNZ requires to be done on a routine and 
periodic basis but which do not constitute capital or structural works that would qualify as a Special 
Programme. 
4.2 
Sub-categories of Routine Maintenance 
Routine Maintenance currently comprises four sub-categories of Work detailed below: 
(a) 
Vacant Property Lawn Mowing 
Lawn mowing work that would usually be undertaken by a Tenant but which, due to the 
Property being vacant, HNZ requires to be done by the Contractor; 
(b) 
Communal Maintenance 
Repair and maintenance work to communal areas of a Property, which are not the 
responsibility of a Tenant; 
(c) 
Preventative Maintenance 
Repair and maintenance work to proactively prevent failure and to increase operation 
efficiency.  Examples include the regular servicing of heating appliances and moss proofing of 
roofs; and 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 81 
(d) 
Routine Other 
All other Routine Maintenance, generally being routine or periodic maintenance activities that 
do not constitute capital or structural works that would qualify as a Special Programme.  
The parties acknowledge and agree that where work, which might otherwise be considered as 
Responsive Maintenance or Planned Maintenance, involves a regular volume or quantity of work to 
prevent a defect or defects in a Property or is to be completed as a proactive measure to increase the 
sustainability of the Property, it may be more cost efficient to carry out that work as Routine 
Maintenance. 
5. 
SPECIAL PROGRAMMES 
5.1 
Special Programmes Generally 
(a) 
Special Programmes include all work that is not Responsive Maintenance, Planned 
Maintenance or Routine Maintenance. 
(b) 
Special Programmes include specific programmes of work focused on improvement (rather 
than repair and maintenance) of Properties – often packages of Properties will be covered in a 
single Special Programme.  
(c) 
Special Programmes will include work that is required to Properties that have been damaged 
by fire or by chemicals, including in the manufacture of illicit drugs (except in the limited 
circumstances where HNZ determines such work should be procured as RSC), including: 
(i) 
Chemical Demolition: the dismantling of a Property that has been affected by 
chemicals including the illegal manufacturing of illicit drugs; 
(ii) 
Chemical Reinstatement: remedial works of a Property that has been affected by 
chemicals including the illegal manufacturing of illicit drugs; 
(iii) 
Fire Demolition: the dismantling of a Property that has been affected by fire; and 
(iv) 
Fire Reinstatement: remedial works of a property within HNZ’s Residential and 
Complexes Portfolio that has been affected by fire. 
(d) 
Special Programmes may relate to work to Properties located outside the HNZ Region. 
5.2 
Sub-categories of Special Programme 
Special Programmes currently comprise two sub-categories of work detailed below: 
(a) 
Whole of House (or Whole of House Upgrade) 
Whole of House is a Special Programme that is focused on the upgrade of an entire Property 
through a substantial refurbishment, including aspects such as kitchen and bathroom 
replacements and complete internal redecoration.  Generally, Whole of House programmes 
roll up a number of Properties into a programme of work that is then let as a single package.  
(b) 
Other Special Programmes 
Other Special Programmes are all Special Programmes that are not Whole of House 
programmes and generally comprises trade-specific or other specialist programmes, 
including: 
 

Performance Based Maintenance Contract [Draft] 
Page 82 
(i) 
healthy housing programmes or projects; 
(ii) 
energy efficiency retrofit programmes or projects; 
(iii) 
community renewal programmes or projects; 
(iv) 
property maintenance inspections and resulting fire alarm replacements; 
(v) 
building warrant of fitness and compliance contracts; and 
(vi) 
minor capital works.