This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Submission to OIA review'.



  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref:     7.00341  
 
 
10 December 2010 
 
 
Law Commission 
PO Box 2590 
Wellington 
6011 
 
[email address] 
  
 
 
Dear Mr Burrows 
 
Bay of Plenty Regional Council’s submission to the: Review of information Legislation 
 
Thank you for the opportunity to comment on the Review of Information Legislation. Bay of Plenty 
Regional Council wishes to reserve the right to present our submission in person. 
For 
matters 
relating 
to 
this 
submission, 
please 
contact 
Kataraina 
Maki 
at 
[email address] or 0800 368 288 ext. 9321. 
 
Our Organisation 
 
The  Bay  of  Plenty  Regional  Council  is  responsible  for  the  sustainable  management  of  resources 
within the Bay of Plenty region. Our Council works to manage peoples’ effects on freshwater, land, 
air and coastal water under the Resource Management Act (1991).   
 
We also have a broader responsibility working with district councils in the area, for the economic, 
social and cultural well-being of communities in the Bay of Plenty region. 
 
Summary                   
 
We  support  the  general  intent  of  this  document.  Please  find  our  detailed  comments  on  specific 
questions attached. We trust you find them constructive.  
Yours sincerely, 
 
Mary-Anne Macleod 
Group Manager Strategic Development 
 
 
 
 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
 
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation 
 
 
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 1 
The Regional Council agrees that a full schedule would clearly identify what agencies 
information public have access to under the act. 
Do you agree that the schedules to each Act Trade Secret 
 
in Official Information Act 1982 (OIA) and Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987 
(LGOIMA) should list every agency that they cover? 
Question 2 
We agree as this will support consistency and clarity 
 
Do  you  agree  that  the  schedules  to  the  OIA  and  LGOIMA 
should be examined to eliminate anomalies and ensure all 
relevant bodies are included? 
 
We  agree  that  State  Owned  Enterprises,  crown  entities,  and  other  state  controlled 
Question 3  & 4 
organisations should remain within the scope of the OIA and LGOIMA. There are clear 
Do  you  agree  that  State  Owned  Enterprises  (SOE)  and  guidelines for all the entities about how to manager OIA and LGOIMA requests. 
other  crown  entity  companies  should  remain  within  the   
scope of the OIA? 
 
Do  you  agree  that  council  controlled  organisations  should 
remain within the scope of the LGOIMA? 
 
 
Question 6 
The Bay of Plenty Regional Council (BOPRC) agree that this will support consistency 
Do you agree that the OIA should specify what information 
and clarity 
relating to the operation of the Courts is covered by the 
Act? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 7  
We  consider  there  is  inadequate  protection  against  the  provision  of  lists  of  details 
held  in  corporate  databases  where  these  databases  are  not  “public  registers”  with 
Should any further categories of information be expressly 
specific protection grounds already enacted. 
excluded from the OIA and the LGOIMA? 
For  example:  Consent  applicants  are  required  to  provide  certain  details.  The 
Regional  Council  is  aware  the  Ombudsmen  advocates for  provision  of  such  details. 
This organisation does not seek to over-ride the RMA’s requirement to hold and have 
available  details  of  consents  or  provide  information  relevant  to  an  area  or  consent 
type.    The  purpose  is  to  have  a  mechanism  to  improve  the  balance  between  the 
public’s right to know and the protection and privacy of the parties involved. 
Question 8  
The  Regional  Council  strongly  agrees  in  part  that  some  clear  exceptions  and 
categories  would  support  time  saving  and  minimise  risks  around  commercial 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  the  LGOIMA  should  sensitivity especially with SOE’s, CCO’s etc.  Some exceptions around emails which 
continue to be based on case-by-case model 
are essentially notes rather than information would also benefit time efficiencies for the 
organisation  actioning  the  request  and  ensure  the  requestor  is  not  charged  for  and 
provided with irrelevant items. 
 
Question 9  
The Regional Council agrees in part that more guidance would be of significant value 
in creating consistency and fairness and lessening confusion.  These guidelines need 
Do  you  agree  that  more  clarity  and  certainty  about  the  to be well indexed and readily accessible as it is currently difficult to find specific help 
official  information  withholding  grounds  can  be  gained  even  though  it  may  be  available  on  the  Ombudsmen’s  website  or  elsewhere.  
through  enhanced  guidance  rather than  prescriptive  rules?  However guidance is not legislation and there is some security in having requirements 
Redrafting  the  grounds  or  prescribing  what  information  clearly  available  in  law.    BOPRC  has  commented  on  some  areas  where  they 
should be released in regulation. 
recommend that legal specificity may be the safer approach.  
 
Question 10  
We agree that a user friendly plain English version would be of benefit for consistency 
and  clarity  in  application.  It  would  need  to  include  summaries  as  reasoning  can  be 
Do  you  agree  there  should  be  a  compilation,  analysis  of  complex. 
and commentary on the case notes of the Ombudsman? 
Question 11  
The  Regional  Council  agrees  that  it  needs  to  be  simple  and  well  indexed  and  user-
friendly to encourage greater reliance by those applying legislation. 
Do  you  agree  there  should  be  greater  access  to  and 
reliance on case notes as precedents? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 12  
The Regional Council supports this as it will improve confidence in the application of 
guidelines. 
Do  you  agree  there  should  be  reformulation  of  the 
guidelines with greater use of case examples? 
Question 13  
The Regional Council supports this idea.  We would also like the opportunity for users 
to  suggest  improvements  to  ensure  the  website  is  user-friendly  for  the  authorities 
Do  you  agree  there  should  be  a  dedicated  and  accessible  entrusted with carrying out OIA and LGOIMA requests. 
official information website 
Question14 - 15  
The  Regional  Council  considers  the  proposed  reformulated  terms  will  support  good 
communication. Honest opinion and advice will support better decision making. 
Q14   
Do  you  agree  that  the  “good  government”  withholding 
grounds should be redrafted? 
Q15   
What  are  your  views  on  the  proposed  reformulated 
provisions relating to the “good government” ground 
Question 18 
The Regional Council would support an amendment that includes interpretation of OIA 
 
and LGOIMA and clarifies intellectual property.   
Do you think the trade secrets and confidentiality 
withholding grounds should be amended for clarification? 
This organisation submits that explicit mention in OIA section 9(2)(ba)(i) and LGOIMA 
section 7(2)(c) to include information created internally that should have an obligation 
 
of  confidence  would  provide  better  protection  and  confidence  for  public  dealing  with 
Government and Council on sensitive issues 
Question 19  
In  the  experience  of  this  organisation  there  are  organisations  that  have  a  standard 
 
practice  of  placing  confidentiality  clauses  on  their  documentation.    Outsourcing  of 
Do you agree that the official information legislation should  activities  and  research  undertaken  on  behalf  of  the  public  should  not  remove  the 
continue  to  apply  to  information  in  which  intellectual  public’s right to the information. 
property is held by a third party? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 21  
BOPRC supports public interest factors relevant to be considered in decision making 
in  the  form  of guidelines  rather than  prescriptive  legislation.    There  are factors to  be 
Do  you  think  the  public  interest  factors  relevant  to  considered in all of information requests not just commercial information.  It is likely 
disclosure of commercial information should be included in  legislative  prescription  in  this  area  would  compel  comprehensive  documentation for 
guidelines or in the legislation? 
the organisation actioning the request to provide proof of the decision making process.  
Question 22  
The  Regional  Council  has  some  difficulty  in  accurately  assessing  whether  specific 
data  is  of  commercial  sensitivity  in  cases  where  industry  specific  knowledge  is 
Do you experience any other problems with the commercial  required  that is  not  available  in-house.   Working  in partnership with the  information 
withholding grounds? 
provider  can  be  a  juggling  act  between  them  wanting  to  withhold  everything  and  the 
requirement to assess content and provide all information possible.   
Lack of confidence in BOPRC’s capacity to protect items of commercial sensitivity can 
affect customers will to provide full information. 
Question 23 - 25 Q23  
With regards to privacy in general BOPRC does not consider it to be in the interests of 
 
shared services for Local Authorities to be prevented from sharing information in the 
Which option do you support for improving the privacy 
form of electronic data that may be obtained from a public register where the sharing 
withholding ground: 
of  that  information  will  constitute  more  effective  use  of  existing  (public)  resources.  
  Option 1 – guidance only, or; 
Although this sharing is protected by clauses in legislation relevant to each register a 
  Option 2 – an “unreasonable disclosure of information” 
remedy for limited disclosure to other local authorities under LGOIMA would be useful. 
amendment while retaining the public interest balancing 
test, or; 
  Option 3 – an amendment to align with principle 11 of the 
Privacy Act 1993 while retaining the public interest test, or; 
Option 4 – any other solutions? 
Q24  
 
Do you think there should be amendments to the Acts in 
relation to the privacy interests of: 
(a) deceased persons? 
(b) children? 
Q25  
 
Do you have any views on public sector agencies using the 
OIA to gather personal information about individuals? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 27  
The Regional Council supports (a) and (b), a clear mandate to consider the safety of 
 
parties  providing  information  to  local  and  central  government  before  its  disclosure 
Do you think there should be new withholding grounds to 
should be available.  It is a responsible position for this legislation to take. 
cover: 
(a) harassment; 
Although the Resource Management Act (RMA) and LGOIMA provide protection from 
(b) the protection of cultural values; 
disclosure for some aspects of cultural importance (specifically Waahi Tapu) BOPRC 
(c) anything else? 
does not believe this goes far enough.  It is in the community’s interest to encourage 
the sharing of information in order to protect areas of cultural significance.   
 
The  BOPRC  has  received  legal  advice  that  the  RMA  and  LGOIMA  do  not  provide 
enough protection to prevent the disclosure of this type of information under LGOIMA.  
This legal issue has prevented iwi sharing information with Council in some cases.  It 
also reduces the level of trust.   
Council recommends that an additional criterion as follows: 
  Information that may “threaten the control over and or the integrity of Maori or 
other  traditional  knowledge  or  other  culturally  sensitive  material”  this  would 
present  opportunities  for  improved  and  constructive  knowledge  sharing 
between BOPRC and iwi in the region.  
Question 28  
We support that an amendment as proposed will provide more clarity to the public and 
 
reduce instances of public feeling they are the victims of staff tactics. 
Do  you  agree  that  the  “will  soon  be  publicly  available” 
ground should be amended as proposed? 
Question 36  
The Regional Council agrees that requesters may not understand the implications of 
 
their  request.    Consultation  with  the  requestor  to  clarify  their  request  where  it  may 
Do  you  agree  that  agencies  should  be  required  to  consult  involve large amounts of information will reduce unnecessary time for the organisation 
with requesters in the case of requests for large amounts of  and expense for the requestor.  Changing the wording to “should” places a more direct 
information? 
obligation to consult which will benefit all parties.   
Question 37  
BOPRC  agrees  with  the  intent  of  this  amendment.  However  it  may  be  in  the  public 
 
interest to also specify what constitutes acceptance.  A timeframe of less than 20 days 
Do  you  agree  the  Acts  should  clarify  that  the  20  working  may be set to prescribe the period within which council may return to the applicant for 
day limit for requests delayed by lack of particularity should  due particularity. 
start when the request has been accepted? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 38 
The  Regional  Council  agrees  that  review  and  assessment  are  the  most  significant 
Do  you  agree  that  substantial  time  spent  in  “review”  and  time factors in a number of more complex requests. These actions are required by the 
“assessment”  of  material  should  be  taken  into  account  in  Act and should be considered in relation to the organisations ability to comply with a 
assessing  whether  material  can  be  released,  and  that  the  request. 
Acts should be amended to make that clear? 
Question 42  
BOPRC  agrees  that  vexatious  could  be  better  defined  in  plain  English  to  reflect  the 
 
intent of removing individual’s ability to create nuisance and unnecessary expense.  It 
Do you agree that the term “vexatious” should be defined in  is unclear whether the terms bad faith or not in good faith would provide this. 
the Acts to include the element of bad faith? 
Question 43  
This  organisation  agrees  with  question  43.    However  Council  believes  the  ability  to 
 
decline  a  request  in  situations  where  substantially  the  same  information  has  already 
Do  you  agree  that  an  agency  should  be  able  to  decline  a  been  provided,  should  include  a  requirement  to  consult  with  the  requestor  as  to  the 
request  for  information  if  the  same  or  substantially  the  reasons for the similar request.  The initial or subsequent request may not have been 
same  information  has  been  provided,  or  refused,  to  that  interpreted by the organisation in the way the requestor meant. 
requester in the past? 
Question 45  
The  Regional  Council  does  not  agree  and  is  of  the  opinion  that  rather  than  require 
requestors to state their purpose, guidelines should be in place or the Act should state 
Do you agree that, as at present, requesters should not be  that responding organisations are able to enquire as to the purpose of the request.  
required to state the purpose for which they are requesting  The requestor may or may not be required to respond.  A name should be required 
official information nor to provide their real name? 
regardless  of  whether  it  is  false.    A  name  is  a  point  of  reference  and  provision  of 
information  to  unnamed  parties  reduces  the  organisations  ability  to  consult  with  the 
party on aspects of the request and advice of costs etc. 
Question 46  
The BOPRC agrees that it may not be necessary to specify, oral vs. written especially 
in the age of changing technologies where further grey areas may arise.  “Any request 
Do  you  agree  the  Acts  should  state  that  requests  can  be  in any form for information received by a local authority/government department is a 
oral or in writing, and that the requests do not need to refer  LGOIMA/OIA request and subject to the requirements of the act.” 
to the relevant official information legislation? 
Question 47  
The  Regional  Council  supports  that  having  a  central  place  for  public  to  go  and 
providing agencies subject to LGOIMA and OIA with the ability to provide the link from 
Do  you  agree  that  more  accessible  guidance  should  be  their own website will help requestors and responding agencies. 
available for requesters? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 48  
This  organisation  agrees  that  if  the  research  is  showing  that  the  current  time  limit  is 
 
largely being met an amendment is not necessary. The 20 days timeframe is practical 
Do you agree the 20 working day time limit should be 
for the purposes of most requests Council receives.  Although the majority of requests 
retained for making a decision? 
are  processed  within  20  days,  a  reduced  timeframe  would  create  additional 
 
administrative  burden  in  situations  where  extensions  are  required.  It  is  unclear 
whether there is a tangible benefit in changing the timeframe. 
Question 52  
We agree that entering into a debate with requestors regarding timing of response is 
 
not  productive  or  good  for  relationships.    Recourse  through  the  Ombudsmen  is 
Do  you  agree  there  is  no  need  for  an  express  power  to  adequate if the requestor is unhappy with a time extension. 
extend the response time limit by agreement? 
Question 53  
The BOPRC agrees that a maximum extension time may result in more requests for 
information being refused on the grounds of substantial collation and research as the 
Do you agree the maximum extension time should continue  use  of  this  provision  may  be  a  matter  of  available  resourcing  within  the  given 
to be flexible without a specific time limit set out in statute? 
timeframe. 
 
Question 57  
The BOPRC agrees in part that it is fair to give prior notice to third parties where they 
have significant interest.  This places another burden of assessment on the authority 
Do  you  agree  there  should  be  a  requirement  to  give  prior  responding to the request and the timeframe of the response can become dependant 
notice  of  release  where  there  are  significant  third  party  on the third party while the agency is accountable for meeting the timeframe.   
interests at stake? 
Any  requirement  to  give  prior  notice  should  only  be  applicable  to  situations  where 
good  reason  exists  to  with-hold  the  information  but  the  information  may  be  released 
due to overriding public interest.  The requirement should include consultation with the 
third party not just “notice” and the ability for the third party to go to the Ombudsman 
with concerns before the release of information.  
 
Question 58  
The  Regional  Council  recommends  5  working  days  for  review  and  consultation  by 
third parties. 
How long do you think the notice to third parties should be? 
 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 62 
The BOPRC suggests that it is unfair to assume the format that is convenient for the 
releasing agency is practical for the requestor.  Providing information in a format that 
Do  you  think  that  whether  information  is  released  in  the requestor is unable to use is essentially refusing their request for information. 
electronic  form  should  continue  to  depend  on  the 
preference of the requester? 
 
Question 63  
The Public Records Act requires agencies to create and maintain accessible records.  
BOPRC suggests that changes to OIA and LGOIMA should not conflict with this.  Any 
Do  you  think  the  Acts  should  make  specific  provision  for  specific  exclusion of metadata from  official  information  requests  should be carefully 
metadata,  information  in  backup  systems  and  information  defined to ensure the provision does not exclude the use of metadata where it can 
inaccessible without specialist expertise? 
more easily be used to present information. 
Question 64  
The  BOPRC  agrees  with  the  Ministry  of  Justice  Charging  Guidelines  allow  for 
recovery of photocopying costs. 
Should  hard  copy  costs  ever  be  recoverable  if  requesters 
select hard copy over electronic supply of the information? 
   
 
Question 66 and 67 Q66  
The  Regional  Council  supports  that  there  should  be  clear  consistent  charging 
Do you agree there should be regulations laying down a 
guidelines.  Charge amounts do not need to be in statute but the authority responsible 
clear charging framework for both the OIA and the 
for prescribing the rate should be referenced in both LGOIMA and OIA and required to 
LGOIMA? 
set and review the rate. 
Q67  
We  would  support  rules  based  on  categories  of  request  but  not  categories  of 
Do  you  have  any  comment  as  to  what  the  framework  requestor  as  this  would  encourage  requestors  to  mislead  agencies  about  their 
should 
be 
and 
who 
should 
be 
responsible 
for  purpose and identity. 
recommending it? 
Question 85  
We  do  not  agree  and  the  BOPRC  considers  current  reporting  requirements  to  be 
Do  you  think  there  should  be  any  further  mandatory  sufficient.    Further  requirements  for  pro-active  disclosure  would  place  further  burden 
categories  of  information  subject  to  a  proactive  disclosure  on resources particularly affecting smaller authorities in the Bay of Plenty Region. 
requirement in the OIA or LGOIMA? 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 90  
We  agree  that  pro-active  disclosure  is  a  commendable  goal  but  the  current 
environment  does  not  allow  for  the  additional  administrative  costs  disclosure  logs 
Do  you  agree  that  disclosure  logs  should  not  be  would  create.    The  current  legislation  does  not  provide  protection  for  pro-active 
mandatory? 
release, Council assumes this would hold true of information disclosed via logs.   
We  suggest  that  disclosure  logs  being  so  readily  accessible  have  more  risk  to  their 
subjects than specific release to specific requestors.  Given the risk and the cost, the 
decision to publish disclosure logs should be left to each agency. 
Question 91  
The Regional Council agrees that it is appropriate under the current OIA and LGOIMA 
that these  sections do  not  apply  to  pro-active  release.    A  very high  duty  of  care  and 
Do you agree that section 48 of the OIA and section 41 of  responsibility should be taken in pro-active release of information  
the 
LGOIMA 
which 
protect 
agencies 
from 
court 
proceedings should not apply to proactive release? 
If  there  is  a  desire  or  legal  directive  to  increase  pro-active  release  by  government 
agencies  it  is  inconsistent  and  unfair  not  to  provide  some  protection  in  law  to 
encourage responsible pro-active disclosure.   
Question 92  
The  BOPRC  supports  the  addition  of  this  function  as  it  has  the  potential  to  support 
better  understanding,  consistency  in  application,  improved  compliance  and  better 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  the  LGOIMA  should  service to requestors.  Also this function has potential to reduce time spent on internal 
expressly  include  a  function  of  providing  advice  and  and inter-agency discussions on appropriate application of the acts and provide more 
guidance to agencies and requesters? 
confidence to agencies in the appropriateness of their information provision. 
Question 93  
Given that LGOIMA applies to all requests for information to a local authority, any staff 
member  from  front  line  support  through  to  the  Chief  Executive  may  be  answering 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  LGOIMA  should  include  a  requests under LGOIMA on any given day.  A central agency responsible for training 
function  of  promoting  awareness  and  understanding  and  and  education  will  enhance  organisations  ability  to  up  skill  staff  and  provide 
encouraging education and training? 
organisations  with  the  correct  information  and  confidence  to  communicate  LGOIMA 
requirements and improve procedures and knowledge internally. 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 94 and 95 Q94  
Although  the  BOPRC  supports  the  concept  of  monitoring  and  reporting  on  the 
 
application of the act there are concerns around the practicality of obtaining accurate 
Do you agree that an oversight agency should be required 
statistics on requests.  Given the broad application of the LGOIMA and OIA in regards 
to monitor the operation of the OIA and LGO IMA, collect 
to  what  is  considered  to  be  an  official  information  request  it  is  unlikely  organisations 
statistics on use, and report findings to Parliament 
will be in a position to provide true results as to how many requests they have had as 
annually? 
many  occur  informally  or  briefly  over  the  counter.    The  administration  costs  and 
Q95  
margin for error in collecting statistics for requests may minimise any benefit. 
 
Do you agree that agencies should be required to submit 
statistics relating to official information requests to the 
oversight body so as to facilitate this monitoring function? 
 
Question 96 
Although a specific audit role is considered unnecessary the BOPRC would appreciate 
Do you agree that an explicit audit function does not need 
having  access  to  an  authority  responsible  for  providing  local  authorities  with  review 
to be included in the 
and recommendation services around their internal LGOIMA process and application. 
OIA or the LGOIMA? 
Question 97  
The  BOPRC  supports  this  as  good  practice,  and  agree  but  with  the  proviso  that 
Do  you  agree  the  OIA  and  LGOIMA  should  enact  an  another layer of bureaucracy is not created for applicants and respondents. Emphasis 
oversight  function  which  includes  monitoring  the  operation  should be on simplicity. 
of  the  Acts,  a  policy  function,  a  review  function,  and  a 
promotion function? 
Question 104  
Given  there  is  no  explicit  need  for  the  requestor  to  identify  themselves  BOPRC 
Do you agree that the LGOIMA should be aligned with the 
believes this clause may be unenforceable under the OIA and unnecessary under the 
OIA in terms of whom can make requests and the purpose 
LGOIMA. 
of the legislation? 
BOPRC  considers  that  the  OIA  assumption  in  the  purpose  statement  is  that  a 
 
progression  was  required  from  the  initial  state  secrecy  stance  to  that  of  right  to 
access.  LGOIMA having been enacted at a later stage assumes that progression has 
taken place and has an explicit purpose to provide for availability not merely progress 
towards  it.    It  is  considered  by  this  organisation  that  the  latter  is  the  more  desirable 
stance for a local authority. 
 
 - 
 

BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation  
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comments & Recommendations 
Question 105  
 
Is  the  difference  between  the  OIA  and  LGOIMA  about  the  BOPRC  believes  the  requirements  of  the  Public  Records  Act  for  authorities  to  apply 
status  of  information  held  by  contractors  justified?  Which  certain  standards  of  care  and  access  to  public  records  including  those  created  by 
version is to be preferred? 
contracted  parties  should  be  reflected  in  the  OIA  and  LGOIMA  and  clear  to 
contractors.   
“Where  any  local  authority  enters  into  any  contract  (other  than  a  contract  of 
employment)  with  any  person  or  organisation  for  any  matter,  information  that  is 
created  or  received  by  that  person  or  organisation  in  relation to  conducting  activities 
for  or  on  behalf  of  the  authority  is  deemed  to  be  the  property  of  the  authority  and 
subject to requests under this act” 
Question 107  
 
 
Do you agree that the OIA and the LGOIMA should remain 
Although there may be  some confusion for the public  when making requests quoting 
as separate Acts? 
OIA rather than LGOIMA has no impact on the request itself.  Currently there are clear 
and relevant areas of official information legislation for Central vs. Local Government.  
 
BOPRC  considers  this  separation  to  represent  the  more  user-friendly  option  and 
believes any attempt to combine the two acts may lead to confusion and complexity. 
 
 
 
 
 -