This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Media and costing relating to branding / name changes'.


 
16 March 2016 
 
To 
Phil Agnew 
Director: Business Development 
CPIT/Aoraki 
PO Box 540 
Christchurch 8140 
 
From 
Hamish Selby 
John Glengarry 
 
By Email 
 
 
 
Dear Phil 
 
CPIT/Aoraki 
Brand due diligence process: ARA INSTITUTE OF CANTERBURY: 
 
Further to our telephone conversation yesterday. 
As requested, we provide an outline about the legal due diligence process undertaken by CPIT/Aoraki to 
date with respect to the proposed use and registration of the new combined institute name, ARA 
INSTITUTE OF CANTERBURY 
1. 
SUMMARY 
In conjunction with Buddle Findlay, CPIT/Aoraki has taken a number of steps to assess the legal risk in 
using and registering the new institute name, ARA INSTITUTE OF CANTERBURY (ie via conducting 
trade mark availability searches).   
Where legal risk was identified, proactive steps were then taken by CPIT/Aoraki to mitigate the legal risk 
(eg by contacting the Ministry of Culture and Heritage and Te Wananga o Aotearoa's respectively and 
obtaining their view on the proposed new name and setting up an agreed mechanism to address any 
concerns).  
Finally, a brand protection strategy was devised and implemented in order to obtain strong legal protection 
for the ARA brand via a combination of trade mark and domain name registration. 
2. 
BRAND DUE DILIGENCE PROCESS 
Date 
Description/steps taken 
15-JUN-2015 
Initial discussion between CPIT/Aoraki ("CPIT") Buddle Findlay and advice provided as to the 
16-JUN-2015 
steps to take to assess the legal risk in using the proposed new name (APEX).and to protect 
it via trade mark and domain name registration  
 
 
 
 
BF\55810957\1 | Page 1 



 
Date 
Description/steps taken 
21-JUN-2015 
Buddle Findlay reports search results for APEX to CPIT and advises legal risk. 
CPIT instructs Buddle Findlay to conduct trade mark availability search for alternative name, 
ARA. 
24-JUN-2015 
Buddle Findlay reports search results for ARA and advises legal risk. 
25-JUN-2015 
Buddle Findlay sends email confirming closest marks found for ARA, including registered 
Ministry of Culture and Heritage's ("Min of C & H") TE ARA mark and Te Wananga o 
Aotearoa's ("Te Wananga") Te Ara Reo Maori mark and unregistered Ara marks.   
30-SEP-2015 
Risk profile discussed and strategy devised to mitigate legal risk posed by Min of C & H and 
Te Wananga marks and balance of other marks. 
28-OCT-2015 
Email from Buddle Findlay confirming steps taken to date for APEX and ARA marks and 
outlining legal risk, next steps and strategy for ARA. 
05-NOV-2015 
CPIT reports positive response received from Min of C & H for proposed use and registration 
of ARA. Draft creative forwarded to Buddle Findlay. 
06-NOV-2015 
Buddle Findlay provides preliminary comments and advice for draft creative, including for the 
proposed "CIT" and "AIC" abbreviations. 
12-NOV-2015 
Buddle Findlay provides advice and prepares draft response for CPIT to send to Min of C & H 
for proposed use and registration of ARA. 
CPIT reports that positive response also received from Te Wananga.  Buddle Findlay 
provides preliminary comments and advice 
18-NOV-2015 
Buddle Findlay provides advice regarding legal risk posed by use of "CIT" abbreviation from 
CIT and Auckland International College. 
19-NOV-2015 
Further advice provided by Buddle Findlay for the same. 
20-NOV-2015 
Domain name ara.ac.nz registered by Buddle Findlay as first brand protection measure for 
ARA. 
30-NOV-2015 
Next steps and strategy devised for addressing Min of C & H and Te Wananaga for proposed 
use and registration of ARA (eg written consent) and for the creative for the ARA brand, 
including strapline. 
15-DEC-2015 
Draft ARA creative forwarded to Buddle Findlay for initial and comments.  
19-DEC-2015 
Buddle Findlay provides brand protection advice for the Ara brand and the recommended 
steps for the new brand elements (ie strapline and "A" device). 
22-DEC-2015 
CPIT instructs Buddle Findlay to conduct trade mark availability search for each new ARA 
brand element. 
 
BF\55810957\1 | Page 2 




 
Date 
Description/steps taken 
27-JAN-2016 
CPIT forward letter from Min of C & H to Buddle Findlay. 
01-FEB-2016 
CPIT requests further domain name registration advice. 
02-FEB-2016 
Buddle Findlay provides domain name registration advice. 
03-FEB-2016 
Buddle Findlay reports search results for all new ARA brand elements and advises legal risk. 
Revised brand strategy as provided to CPI to fold in new brand elements. 
10-FEB-2016 
Buddle Findlay instructed to register additional top-level domain names for ARA brand as 
further brand protection measure. 
18-FEB-2016 
CPIT reports to Buddle Findlay that it has just become aware of a skills alliance programme 
at Auckland Airport called "Ara". 
23-FEB-2016 
Buddle Findlay provides legal advice as to legal risk proposed by "Ara" programme and steps 
to take to mitigate risk.  CPIT contacts "Ara" about brand issue. 
26-FEB-2016 
CPIT contacts "Ara" again and front foots brand issue and proposes a formal co-existence 
arrangement (to the extent one is required). 
CPIT instructs Buddle Findlay to prepare and file 'ARA' trade mark applications. 
29-FEB-2016 
Buddle Findlay confirms filing of 'ARA' trade mark applications and reports filing details to 
CPIT. 
3. 
NEXT STEPS 
The next steps to complete the due diligence process are for CPIT/Aoraki to register the various 'ARA' 
trade marks (all going well this will occur in the next six months) and complete the paperwork with the Min 
of C & H and/or Te Wananga (to the extent this is required) and to arrange the same with "Ara" (ie via a 
co-existence agreement). 
We trust the above information is helpful – if you have any questions or require further information, please 
do not hesitate to contact me.   
Yours sincerely 
 
Hamish Selby 
Senior Associate 
 
Direct:  64 9 363 0703 
Mobile:  64 21 473 529  
Email:  [email address]  
 
 
BF\55810957\1 | Page 3