This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Review of OIA charges'.

 
  
 The Vogel Centre | 19 Aitken Street  
DX SX10088 | Wellington  
T 04 918 8800 | F: 04 918 8820  
E: [email address] | W: www.justice.govt.nz  
 
 
 
 
 
 
11 March 2016 
 
 
Alex Harris 
c/o fyi.org.nz 
 
 
Dear Alex 
 
Review of the Ministry of Justice Official Information Act 1982 charging guidelines 
 
I refer to your request of 17 February 2016 requesting, under the Official Information Act 
1982 (OIA), “al  advice and communications on [the review of the OIA charging regime]”.   
 
A review of the charging guidelines, as you note in your request, is in its very early 
stages.  No advice has been developed.  The Ministry of Justice has, however, held a 
cross-government Official Information Forum (the Forum) workshop (on 3 December 
2015) which will contribute to the review.  
 
The Forum is a 2014 Cabinet mandated initiative designed to encourage consistent 
administration of the OIA, improve access to information of public interest, and reduce 
the burden of responding to official information requests.  As well as being an 
opportunity for experienced OIA practitioners to share best practice and develop 
practical solutions for shared issues, the Forum has also produced a number of 
guidelines to assist public servants.  These can be viewed at: 
 
  www.justice.govt.nz/publications/global-publications/p/processing-a-basic-oia-
request 
  http://www.justice.govt.nz/publications/global-publications/r/responding-to-large-and-
broadly-defined-requests/  
  www.justice.govt.nz/publications/global-publications/c/contacting-people-who-have-
requested-information-under-oia 
 
The workshop was an opportunity to critique the current charging guidelines, and 
explore how they might be revised to ensure charging is carried out appropriately.  The 
workshop discussed, for example, properly situating the practice of charging in the 
context of a range of tools designed to assist with responding to large requests, and 
what a reasonable threshold for charging might be.  


 
  
Attached are emails and other materials relating to the workshop.  The table below 
summarises these documents.  Officials’ names have been redacted under section 
9(2)(a) of the OIA – to protect the privacy of natural persons.  Some information is also 
redacted because it is outside the scope of your request. 
 
Document  Date 
Description 


6 October 
Email informing cross-government Official Information 
2015 
Forum of 3 December 2015 workshop on reviewing the 
charging guidelines 

4 November 
Email informing cross-government Official information 
2015 
Forum of general approach to 3 December 2015 workshop 

1 & 2 
Emails to cross-government Official Information Forum 
December 
providing more information about 3 December meeting and 
2015 
workshop 

2 December 
Reviewing the charging guidelines: workshop summary 
2015 

2 December 
Reviewing the charging guidelines: workshop facilitator 
2015 
notes 

2 December 
Background material: Law Commission’s recommended 
2015 
objectives of a revised charging framework 

3 December 
Reviewing the charging guidelines: Group worksheet 1 
2015 

3 December 
Reviewing the charging guidelines: Group worksheet 2 
2015 
 
While releasing materials related to the workshop, the content recorded during the 
workshop itself is withheld under section 9(2)(g)(i) of the OIA – to maintain the effective 
conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions between 
employees of any department in the course of their duty.  Releasing the contributions of 
various government officials before the review is concluded may prejudice the review’s 
final outcome. 
 
You have the right under section 28(3) of the OIA to complain to the Ombudsman about 
the decisions made in relation to your request. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Chris Hubscher 
Manager, Electoral and Constitutional