This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'staff'.
ATTACHMENT B 
REMIT FROM JOINT GOVERNANCE MEETING  7 DEC 2011
Minutes of meeting (JG5) held on 07 December 2011 

 
  
JG5.6 
Workshop Notes : Joint Governance Committee – 5 October 2011 
 
The Committee considered a report from District Secretary dated 7 
December  2011  as  circulated  with  the  agenda.    It  was  suggested 
that in the New Year there could be an opportunity to focus on two 
or  three  subjects  for  more  effective  and  efficient  service  delivery.  
In  response  the  Chief  Executive  Officer  of  Western  Bay  of  Plenty 
District  Council  advised  that  some  work  had  already  been  carried 
out and noted the following: 
 
  Procurement had some opportunities. 
  Some  services  would  not  create  efficiencies  if  delivered  on  a 
joint basis. 
  Some services could be provided across the Councils to provide 
seamless services to ratepayers. 
  Some  of  the  information  technology  services  may  create 
opportunities for efficiencies. 
 
In further discussion the following suggestions were noted: 
 
  Shared services between the two councils may be the place to 
start seeking efficiencies. 
  In  the  future  consideration  of  a  joint  District  Plan  may  be  of 
great value to the community. 
  Exploration  of  amalgamation  may  also  need  to  be  reviewed, 
including combination with the Regional Council; however each 
Council  needed  to  consider  this  issue  on  an  individual  basis 
with factual information to consider. 
  It  was  important  that  the  Councils  understood  the  legislative 
process related to amalgamation prior to making any decision 
to enter into it. 
  Currently  it  was  understood  that  the  shared  strategies  of  the 
Councils were to work together to develop shared services and 
opportunities for seamless service provision. 
  Tauranga  City  Council  was  having  a  paper  produced  on  the 
process required for amalgamation which could be shared with 
Western Bay of Plenty District Council. 
 
Resolved: 
Baldock/Christiansen 
 
THAT the workshop notes from the Joint Governance meeting on 5 
October 2011 be received.