Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 
 
 
Project:  Halswell Junction Road (HJR) Level Crossing 
Reference: HJR  
Relocation  
 
Location: Teams 
Meeting Date: 17/02/2023 
 
 
Present    Apology    Copy        Circulate     Name:                                                            Organisation:                      
 
 
y 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 
y 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
  
KiwiRail (KR)  
y 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 
y 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
KiwiRail (KR) 
y 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 
Recorded By:   Privacy - 9(2)    
Total Pages: 3   
                                
(a)                                           
Subject: Project Meeting 23 
                                                   
ID 
Details: 
Action 
By/Date: 
1.00 
General Business  
 
1.01 
LW and TM introduced.  
Note  
2.00 
Health & Safety 
 
2.01 
TM noted that two recent very minor incidents would be closed as 
Note 
Contractor Downer has demobilised. Actions raised by Zero Harm 
representative related to fencing and the hazard board. The associated 
actions have been closed. 
3.00 
Programme  
 
3.01 
TM provided overview of programme submitted to SN highlighting key 
Note 
 
areas and providing background. One key date for signals design 
 
 
approval including HIMA component is 4th August 2023. The pre-
fabrication required is less certain as team do not have the design nor 
have they undertaken prefabrication for this type before. Duration 
included for pre-fabrication is an estimate using a number of 
assumptions only.  
3.02  Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
 
 
 
 The aim for Fulton Hogan however, is to be 
Note 
on site for the 27th Feb though this is contingent a permit being 
 
granted, SSSP approved in accordance with KiwiRail processes.  
 
3.03 
Fortnightly meetings with FH are progressing. There’s an action with FH  Note  
to produce programme relating BOLs and overall programme for 
delivery of civil items including BOL works.  
 
1 

---

Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 
 
3.04 
LW queried rationale for tasks extending into 2024. TM noted that 
Note 
tasks followed on from approved signals design 4/8/23. TM flagged that 
pre-fabrication was a best guess as team had not fabricated this 
equipment before and had no design. Tasks following on from this have 
not been planned in real detail. Once approved design is received the 
team will then invest more time in the planning of tasks the follow 
prefabrication including commissioning / decommissioning works which 
will required collaboration with CCC.  
LW noted CCC keen to align programmes for commissioning.  
4.00   Design 
 
4.01 
TM noted pole shown on Council IFC drawing was queried during site 
TM 
 
walkover as it showed road traffic lights and level crossing warning 
lights on the same pole. TM noted that this was unusual but heard it 
was completed recently at Riccarton. TM noted he would complete 
check to ensure this is not an issue to avoid potential delay later on.  
5.00 
Communications  
 
5.01 
CCC and KR to maintain communications as per ongoing arrangement, 
Note 
 
with fortnightly meeting. 
 
6.00   Procurement  
 
6.01 
n/a  
SN 
 
 
7.0  
Finances   
 
7.01 
LW noted no issues outstanding from last invoice period.  
Note 
 
7.02  Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
TM 
Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
  
7.03  Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TM 
  
 
   
8.00 
Construction   
 
8.01   Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
Note 
 
  
10.00  Quality Assurance    
 
10.01  Nothing to report. 
n/a 
 
11.00  Risks / Opportunities  
 
 
2 

---

Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 
 
11.01  TM noted that Jacobs had recently produced a Contamination Report 
Note 
 
that included recommendations for the handling of material moving 
forward. TM noted he did not have the chance to review the document 
but document would be shared that day with FH as part of the 
planning. TM flagged there may be a need for potholing to mitigate the 
risks associated with the contamination.  
 
11.02  LW queried what risk did the flooding events on the north island may 
TM 
have on the project with respect to resourcing. TM noted that this risk 
was raised during planning session with FH. At present neither FH or KR 
are impacted.  
TM to discuss with planner to clarify risk level to the project.  
12.00  Legal/Property  
 
12.01  DOG  
 
 
LW requested TM to follow up on query to Delilah regarding grant. TM 
TM 
to action after that meeting and advise LW.  
 
12.02  TM flagged that issue Delilah flagged with previous application related 
Note  
to different area (existing level crossing) rather than proposed level 
crossing location, it appeared from comments that confusion existed 
over the location. PMcC joined call to provide clarity. Issue considered 
closed.  
13.0 
Consenting/RMA 
 
13.01  n/a 
Note 
 
 
14.0 
Key Decisions  
 
14.01  Nothing to report. 
Note 
 
15.0 
Other Business  
 
15.01  n/a 
TM 
 
 
Next Meeting:  Tuesday 7/3/23 at 10am via Teams 
Attachments: Nil 
 
3 

---