This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Progress on Halswell Junction Road realignment'.
Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
 
Project:  Halswell Junction Road (HJR) Level Crossing 
Reference: HJR  
Relocation  
Location: Teams 
Meeting Date: 28/03/2023 
 
 
Present    Apology    Copy        Circulate     Name:                                                            Organisation:                      
 
 

 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
  
KiwiRail (KR)  

 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 

 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
KiwiRail (KR) 
Recorded By:   Privacy - 9(2)  
Total Pages: 3                                                                  
(a)
Subject: Project Meeting 27 
                                                   
Action 
ID 
Details: 
By/Date: 
1.00 
General Business  
 
1.01 
n/a 
Note  
2.00 
Health & Safety 
 
2.01 
No new incidents to report. 
Note 
Team to be mindful of stormy weather south island is currently facing.  
3.00 
Programme  
 
3.01 
TM to continue to liaise with national manager responsible for the 
TM 
 
prefabrication to target pulling task forward. TM noted no change. TM 
to raise with national manager.  
3.02 
FH to confirm start date - 3/4/23. 
 
•  Briefing with elected members on the 4th, presentation to be 
 
submitted this Friday.  
 
•  Verbal briefing this Friday. 
 
•  Meeting date 17th May.  
 
•  Sign-off for decision 24th but due to public hols 21st April. 
 
 
 
Commercial activities- Section 9(2)(i)
  
TM 
 
TM asked to clarify what peer review is to include. LW noted that 
Sharon is looking to understand that the costs to complete flagged is 
valid. That it is reviewed independently. 
 


Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
3.03 
TM flagged that discussions have been progressing over the 
Note 
procurement approach. Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
 
 
 
 
 
 TM does not have a date to 
understand when the civil drawings will be updated. TM noted that this 
period extends over the easter break. TM  noted discussion had with 
planner about alternative BOL date should we wish to cancel the date 
for the May BOL given the time constraints. Other BOLs in programme 
explored but resourcing constraints mean that this project cannot avail 
of those already booked BOLs. Planner indicated that preference is to 
retain May BOL Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
 
 
 
  
 
 
  
3.04  Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
Note 
 
 
 
3.05 
TM provided overview of what was planned in each BOL at present.  
Note 
4.00   Design 
 
4.01 
TM and LW discussed responsibilities for features straddling edge of 
 
 
the KR / CCC boundary.  
 
LW to arrange meeting with Contracts manager. 
LW 
TM noted that drawings need to be updated and it’s key to agree these   
details to inform that task asap to help team undertake the cost 
Note 
assessment. 
4.02 
LW to check with Amo that access requirements have been 
 
accommodated fully in design. Drop down kerbs are evident but there 
 
does not appear to be an access track into the corridor.  
 
LW noted this action remains open. LW to chase Amo to update the 
 
drawings.  
LW 
4.03 
LW queried how CCC had received approval for their signals design. TM  Closed 
shared email approval.   
5.00 
Communications  
 
5.01 
CCC and KR to maintain communications as per ongoing arrangement, 
Note 
 
with fortnightly meeting. 
 
6.00   Procurement  
 
 


Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
6.01 
As part of the enabling works FH need to undertake two further tasks, 
n/a 
 
trenching at pound road and service / access tracks to facilitate the BOL 
works. Commercial activities-   TM noted FH engaged to sort bund and 
carrier pipe un
Section  der th
9(2)(i) e track as these two tasks were first on the 
programme and there was a need to engage to address programme risk 
of not being ready for the BOL.  
TM to engage FH for two further tasks. 
7.00   Finances   
 
7.01 
Refer to 3.02 above for timeline team working to. 
Note 
 
7.02 
TM noted that figures presented at last meeting were an estimate at 
Note 
the time and details are to be provided.  
 
 
7.03  Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
SG 
  
8.00 
Construction   
 
8.01   n/a  
Note 
 
10.00  Quality Assurance    
 
10.01  Nothing to report. 
n/a 
 
11.00  Risks / Opportunities  
 
11.01  TM noted during discussion on finances (refer to 7.01) that risk remains  Note 
 
with design process incomplete, contaminated material and planning 
process is evolving.  
 
11.02   Refer to other risks flagged above.  
Note 
12.00  Legal/Property  
 
12.01  DOG  
 
 
LW provided Deeds team / Delilah with the necessary details. Current 
 
open action is with the deeds team as they consult with the 
 
engineering teams for feedback.  
 
LW to chase Delilah to check progress.  
LW 
13.0 
Consenting/RMA 
 
13.01  n/a 
Note 
 
 
14.0 
Key Decisions  
 
14.01  Nothing to report. 
Note 
 
15.0 
Other Business  
 
15.01  n/a 
TM 
 
 
Next Meeting:  Tuesday 11/4/23 at 10am via Teams 
Attachments: Nil