This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Progress on Halswell Junction Road realignment'.
Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
 
Project:  Halswell Junction Road (HJR) Level Crossing 
Reference: HJR  
Relocation  
 
Location: Teams 
Meeting Date: 17/01/2023 
 
 
Present    Apology    Copy        Circulate     Name:                                                            Organisation:                      
 
 
 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 
 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
  
KiwiRail (KR)  
 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
KiwiRail (KR) 
 
 
 
 
Privac  
CCC / Advanced Traffic  
 
 
 
 
y - 
Privacy - 9(2)(a)
 
KiwiRail (KR) 

9(2)(a)
 
 
 
 
Privacy - 9(2)(a)
 
CCC 
Recorded By:   Privacy - 9(2)    
Total Pages: 3   
                                
(a)                                           
Subject: Project Meeting 20 
 
                                                   

ID 
Details: 
Action 
By/Date: 

1.0 
General Business  
 
1.1 
Consenting was discussed first due to guests present. Refer to Section 
Note  
13 for details. 
2.0 
Health & Safety 
 
2.01 
TM noted  there was a minor incident in November but only reported 
Note 
to TM, whereby a Downer  vehicle backed into the a concrete pit. TM 
noted that the KR team were content with the actions taken and 
consider the item closed. 
3.00 
Programme  
 
3.01 
TM noted that Downer are still on site completing ballasting but FH will  Note 
 
be given the site on 13th Feb if they have resources to start then.  
 
 
3.02 
SN highlighted that CCC need to confirm to their preferred contractor 
 
how they will proceed on the back of when KR believe they will have 
 
completed their works. Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
Note 
   
 
TM explained what he was told pre-christmas break i.e. that HIMA 
 
could take as long as up to December 2023 or January 24. Physical 
 
works would need to follow. Therefore, TM was investigating a Plan B 
 
solution that would enable level crossing to be opened but would 
 
required HIMA to be installed at later date. TM explained that a memo 
 
capturing additional cost, time saving and any other impacts would be 
 
presented against the current plan which is Plan A. TM indicated noted 
 
a meeting was planned later today and that most of KR were returning 
TM 
to work on the 16th January. TM to progress with utmost urgency.  
 


Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
3.03 
TM noted next progress meeting with FH was Thursday coming.  
Note  
3.04 
SN requested an indication on programme. 
 
TM 
Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
  
SN flagged construction phasing concern as CCC design includes an 
island which limits access to the business nearest the new level 
crossing.  
TM to discuss options internally after signals meeting on Wednesday 
and advise.  
4.00   Design 
 
4.01 
n/a  
Note 
 
5.00 
Communications  
 
5.01 
CCC and KR to keep in touch regarding programme. 
Note 
 
 
6.0  
Procurement  
 
6.1 
n/a  
SN 
 
 
7.0  
Finances   
 
7.1 
TM to confirm if any payments to further to invoice issued on the 7th 
TM 
 
December are necessary before 20th 
7.2 
SN has requested a forecast for first 6 months of 2023. TM to action.  
TM 
8.0 
Construction   
 
8.1  
Refer to 2.01 and 3.03 for notes on Downer’s activities on site at 
Note 
 
present relating to the civil and drainage works ongoing at yard and 
down main.  
10.0 
Quality Assurance    
 
10.1 
Nothing to report. 
n/a 
 
11.0 
Risks / Opportunities  
 
11.1 
N/A 
Note 
 
12.0 
Legal/Property  
 
11.01  PMcC noted that water pipe at existing level crossing is to e 
Note 
 
decommissioned. 
 
11.02  DA noted grant application for utility at Halswell Junction Road declined   
as it was too close to the track, casing should have been 5m. 
 
 
Commercial activities- Section 9(2)(i)
 
 
 
TM 
TM to discuss install with FH at Thursday progress meeting with FH.  
 



Meeting Record 
KiwiRail Holdings Ltd 
 

 
11.03 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DA confirmed that a new grant is necessary for ducts required for the 
 
traffic signals. Bill confirmed 100mm orange duct required. SN noted 
 
that CCC were told only one duct could be installed by the Council 
 
though TM highlighted that this may not be accurate.  
 
SN to confirm how many ducts CCC would like to install and provide 
SN 
spec for duct. 
 
TM to check if FH would procure the duct.  
TM 
11.04  Traffic Signal Pole 
 
DA confirmed that a deed of grant is required for the traffic poles. DA 
 
does not required all details. TM and DA to discuss and confirm 
TM 
requirements.  
 
DA to send template to TM to show what details are necessary. TM to 
DA 
issue.  
13.0 
Consenting/RMA 
 
13.01  n/a 
Note 
 
 
14.0 
Key Decisions  
 
14.01  Nothing to report. 
Note 
 
15.0 
Other Business  
 
15.01  TM and SG to check when next PCG is scheduled.  
TM 
 
15.02  TM on leave 28th January to 15th February.  
Note 
 
Next Meeting:  Tuesday 31/1/23 at 10am via Teams 
Attachments: Nil