This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Extract of Accounts Payable Summary Spend Information'.

 
 
 
26 May 2023 
 
Ref 2223-2474 
 
Shane Gibson 
[FYI request #22629 email] 
 
 
Tēnā koe Shane 
 
Thank you for writing to the Ministry of Business, Innovation and Employment (MBIE) on 28 April 2023, to 
request the following, under the Official Information Act 1982 (the OIA): 
 
an extract of the annual amount spent with all suppliers for the 2021/2022 financial year. 
I would like this data in an open format, csv or json formats would be suitable. 
I would like the following details provided: 
- Supplier Name 
- Suppliers NZBN number (if available) 
- Total Amount Spent
 
 
On 9 May 2023, you wrote to MBIE again, and asked for the information to be provided to you in GST 
exclusive amounts.  
 
Regrettably, I am refusing your request under section 18(f) of the OIA, due to the substantial collation 
required to provide a response. For your reference, we have defined ‘collation’ as being the cumulative body 
of work required to retrieve specified records and incorporate them into a finalised document form 
whereby release decisions can then be made
. In short, ‘collation’ is bringing a response package together. 
 
Our decision to refuse is based on the following reasons: 
 
•  MBIE is a very large organisation, and for the time period of your request, we paid over 40,000 
invoices to around 3,500 payees. Using a definition of ‘supplier’ to mean ‘companies and 
organisations MBIE receives goods and services from’, we would need to check records to confirm 
which payees and invoices meet this definition and can thereby be treated as in scope of your 
request. Some payees on our system would not be in scope, as they relate to MBIE staffing or 
reimbursements for board members.  
•  It is probable that some of the records will be duplicates, including credit notes received after 
payment and these would also need to be manually removed.  
•  The task of checking these records can only be undertaken manually and would need to be 
completed by our Finance team as this task requires specific professional knowledge and expertise. 
On the assumption each supplier record takes five minutes to check, this manual check would still 
take a single staff member dedicated to only this task just over seven weeks to complete1.  
•  On top of this figure, we would need to corroborate information with the MBIE business units which 
undertook the original purchases, to confirm specific details in the source records in our finance 
system.  
•  For context, finance system is TechnologyOne – CiAnywhere. In May 2022, MBIE migrated from 
TechnologyOne – Ci environment to TechnologyOne – CiAnywhere. This adds to the complexity and 
effort that would be required to respond to your request. 
 
 
1 3,500 suppliers/ 12 checked per hour = 291 hours; 291 hours /40 hours per week = 7.26 weeks. This figure does not account 
for personal leave or statutory holidays.  
 


 
Separate from the considerations of the use of s18(f) of the OIA, we would also need to undertake a number 
of consultations to ensure the correct application of the grounds in sections 6 and 9(2) of the OIA, to ensure 
that the release of this information does not prejudice: 
 
•  the commercial interests of certain suppliers, where the release of their name and a total spend is 
specific enough to prejudice their commercial interests; 
•  MBIE’s ability to carry out market tenders for some products and services, where the release of 
spending figures would thwart our ability to achieve the best market price; and  
•  MBIE’s ability to carry out any of its regulatory or enforcement functions.  
 
For these reasons, I do not believe that the remedies in section 18A of the OIA, namely charging for this 
information, or extending the time frame for a response would allow your response to be granted, due to the 
overall size of the data set and the time it would take to process it for release.  
 
I am sorry that we are unable to respond to your request in this instance. You may wish to lodge a new 
request with MBIE, which you can do by emailing [email address]. If you do, we recommend that you:  
 
•  identify a specific supplier, service, or a likely cost category; and  
•  consider a shorter time span that your request covers.  
 
Thank you again for writing to MBIE. Under section 28(3) of the OIA, you have the right to refer our response 
to an Ombudsman for review. You can find more information about how to do this by emailing 
[email address] or by calling 0800 802 602.  
 
Nāku noa, nā    
 
 
 
Paul Helm 
Chief Financial Officer 
Finance and Performance