This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Automated checks for citizenship applications'.

26 May 2023 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200  
Terry via FYI 
[email address] 
Tēnā koe Terry 
OIA request 22/23 0798  Request for Citizenship Timeframes 
Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 28 April 2023.      
You requested –  
I am aware that the key reasons for an application failing the automated checks are: 
 Applicant is not from an English-speaking country or does not hold a visa-type 
that automatically demonstrates they meet the English language requirements  

 System does not automatically show that the applicant meets the presence 
requirement for New Zealand citizenship. 

System does not automatically provide a photo match with Immigration New 
Zealand records. 

Regarding these reasons, I have the following questions and request the OIA: 
1.  For the first reason (i): what type of the visas will be automatically considered to meet 
the English language requirement? 
1(a) If applicants hold these visas, how do they answer the English language requirement 
question in the online application form? 

1(b) In addition, in the online application form, under the English language requirement 
question, it states that “Is English the applicant’s first language? You can answer 'yes' if 
you currently speak English on a daily basis, or if you grew up in an English-speaking 
country.” Does it mean that applicants using English on daily basis, such as at work, would 
be considered English as their first language? 

2.  For the second reason (ii): An applicant has met the total 1350 days requirement and 240 
days requirements for five years. However, the applicant applied the citizenship before 
the fifth anniversary of their residency. In such case, does this applicant meet the 
presence requirement? Will this application fail the automatic check? 

3.  For the third reason(iii): How applicants can avoid this issue and pass the automatic 

4.  Do applicants having other names (rather than offical names or offical name changes), 
such as English name used in workplaces, require mannual verification and fail the 
automated check? 

5.  Futhermore, is there any reasons that automated checks may fail? 
6.  I would reuqest a list of applications showing  
(a) the dates for applications submitted, officer allocated and  
(b) decisions made from November 2022 to today (the latest).
I have replaced the bullet points in your original request (above) by labelling and numbering 
them for ease of response. 
On the 11 May 2023 we sought clarification via email for questions 5, 6(a) and 6(b). For question 
5 we needed to confirm whether the word ‘other’ was missing from this question, which you 
confirmed it was, and your updated question is as follows:  
''Futhermore, is there any 'other' reasons that automated checks may fail?"  
For questions 6(a) & 6(b) we sought clarification for this question because as it stood that part 
would likely be refused under 18(f) of the Act due to substantial collation. However, you 
confirmed that you would still like: 
 “Both 6(a) and 6(b) if they are available please”. 
In response to your request, I can provide you with the information below.  
Question 1 Response 
The visas that are considered to meet the English language requirement are: 
-  Investor Categories: Employees of relocating businesses, Investor, Entrepreneur Residence 
Visa, Investor 2 category 
-  Family Categories: Parent 
-  Skilled Categories: Skilled Migrant and Residence from work 
Question 1(a) Response 
The applicant needs to answer the questions truthfully in the online citizenship by grant (CBG) 
Question 1(b) Response 
You have identified question 15 in the online CBG application form which asks, ‘Is English your 
first language?’, with further information that states – If you grew up in an English-speaking 
country tick ‘yes’. If you did not grow up in an English-speaking country, tick ‘no’.  
Page 4 of 4 

Question 16 in the online CBG application form asks about conversational English with 
information that says: If you can speak English in everyday situations, such as talking to your 
doctor or dealing with your bank, tick ‘yes’. However please note that speaking and 
understanding English in everyday situations alone does not determine whether someone is 
assessed as meeting the English language requirement. 
Question 2 Response 
Yes, they do meet presence requirement and no, it will not fail the automated check. 
Question 3 Response 
If Immigration New Zealand does not have a photo on file during the automated check, the 
application will be placed into a different queue as the Life and Identity Services Officer who 
processes the application will need to complete further processing steps. Applicants cannot 
avoid this issue. 
Question 4 Response 
No, declaring having used other names, whether officially or just in everyday life, does not affect 
the automated checks. 
Question 5 Response 
Yes, there are other reasons (other than the ones mentioned above) that can fail the automated 
-  if applicants have particular conditions on their visas; 
-  if the system is not able to automatically match the application with an Immigration 
-  if the system cannot automatically confirm that the applicant has met some of the 
character requirements (the Citizenship office still do manual external checks after the 
automation process has been completed); and 
-  where there is information provided in the application that the system flags as needing 
manual verification. 
Questions 6(a) and 6(b) Responses 
To provide the information for this question would require substantial collation. Therefore, this 
part of your request has been refused under section 18(f) of the Act: the information requested 
cannot be made available without substantial collation or research. 
Next steps 
As this information may be of interest to other members of the public, the Department has 
decided to proactively release a copy of this response on the DIA website. All requestor data, 
including your name and contact details, will be removed prior to release. The released 
response will be made available here:
Page 4 of 4 

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at or 
freephone 0800 802 602.  
Ngā mihi  
Kate Raggett 
Manager Operational Policy and Official Correspondence  
Service Delivery and Operations 
Page 4 of 4