This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Communication with Aspect Furniture Ltd'.


PROCUREMENT &  
CONTRACT MANAGEMENT POLICY 
PURPOSE 
This policy sets out the Ministry’s expectations for the sourcing and management of suppliers of the goods and 
services the Ministry uses to run our business. 
POLICY STATEMENT 
Procurement covers al  aspects of the acquisition and delivery of goods or services. This includes the 
identification of a need, the sourcing of a supplier and the management of the contract through to the end 
of a service contract, or the end of the useful life and subsequent disposal of an asset.  
The Ministry is required to follow the Government Procurement Rules (Rules). This Procurement and Contract 
Management Policy has been designed to ensure that procurement activities conducted by the Ministry comply 
with our obligations under the Rules 
SCOPE 
This policy applies to al  Ministry employees, contractors and consultants involved in the procurement of 
goods or services. This includes: 
• General goods or services
• Professional, Outsourced or Consultancy Services
• Digital or ICT products and services
• Non-Professional Services, such as cleaning services and catering
• Property and Construction Services
• Registered Trades
Out of Scope: This policy does not apply to the procurement of: 
• Contractor Engagements (refer to Contractor Engagement Policy)
• Employment of permanent or fixed term staff
• Procurement that is the direct result of judicial decisions
• Purchases or payments to, or from, a specific entity as required by legislation (e.g. Treaty of
Waitangi Settlements)
• Disposals and sales by tender
• Gifts, donations and any form of unconditional grants
• Statutory appointments or Ministerial appointments
For clarity, the Ministry’s definitions of a contractor and consultant are included at the end of this document.  
In the event that uncertainty exists as to whether a procurement activity falls outside the scope of this policy, 
the Ministry’s Procurement and Commercial Team should be consulted for guidance. 
OUR POLICY 
General 
In every instance, all of our procurement activity wil  align to the Principles of Government Procurement (the 
Principles 
Principles) (Appendix 2) and the Government Procurement Charter (Appendix 3) and where they apply, the 
Government Procurement Rules 
The way we procure goods and services wil  vary depending on the value, complexity and risk involved. 
The approach best-suited to the individual purchase should be applied in al  instances after considering the 
under the Official Information Act 1982
following: 
• How to conduct the procurement activity in an open and transparent manner with full and fair
opportunity for al  eligible suppliers
• How we wil  encourage and support opportunities that support New Zealand businesses
How we wil  
• How to best deliver public value over the whole life of the goods, service, or asset
work 
• How to best minimise procurement costs for suppliers and the Ministry, ongoing operational costs
and consequential costs
• How the activity wil  contribute to the Ministry and wider government directive of achieving positive
cultural, environmental, social and economic benefits (together called Broader Outcomes)

 
How to reinforce positive supplier relationships
In all circumstances, we wil  record the need for a procurement, how we intend to source the goods and 
services, the rationale as to why this is the best approach and the reasons why we selected a particular 
supplier 
Released 

 
Broader 
  The Ministry is committed to achieving broader outcomes from our procurement activities wherever possible. 
Outcomes and  Broader Outcomes may not be applicable to al  procurement activities.   
Supplier 
 
 
Diversity 
Broader Outcome 
What we wil  do for individual purchases 
Increase access for New 
Size and focus our procurement activity in a way that allows New Zealand businesses, 
Zealand businesses 
including Māori, Pasifika and regional businesses are involved wherever possible. 
1982
Increase the size and skil  
level of the construction 
Expect and encourage our construction suppliers to actively contribute to developing the 
sector 
construction skil s of their workforce. 
Test the health and safety capability of our suppliers who work in construction and ensure 
Improve conditions for 
that our suppliers have appropriate governance and policies in place protecting 
New Zealand workers 
employment standards where low-paid or vulnerable workers may be involved in 
Act 
providing a service to the Ministry.   
Reduce emissions and 
Make conscious purchases that wil  either reduce emissions or waste for office supplies, 
 
waste 
light vehicles and/or stationary/process heating systems. 
Preferred 
  All-of-Government contracts and established Ministry supplier arrangements that the Ministry has joined or 
Suppliers  
implemented are used in al  instances where they are applicable. 
Sourcing 
In al  instances, it is the responsibility of the Financial Delegation Holder for the procurement to ensure they 
Approaches, 
have sufficient confidence that due process has been followed, that the supplier is able to deliver the goods 
Approvals, 
or services and that the purchase wil  deliver Public Value.  
Documentation   New Suppliers and Contracts 
and Due 
When sourcing a new supplier (i.e. not utilising an existing contract or Al -of-Government arrangement) we 
Diligence 
wil  identify the preferred sourcing approach based on the table below: 
 
Sourcing 
Sourcing Approach suitable when 
Approach Options  value of contract opportunity is… 
Documentation Required 
Purchase card 
Less than $1000 
Not required 
Information 
The need for the service/goods and the approach 
Direct Source 
Less than $75,000 
and justification for selecting the supplier must be 
recorded and kept on file to ensure transparency 
and accountability of the decision-making process 
Closed competitive 
process 
Less than $100,000 
Short-form Procurement Plan required 
Open competitive 
Any value, but required when $100,000 
process 
or more 
Procurement Plan required 
Purchasing off an 
existing contract / 
Official 
All-of-Government 
Refer to table below in the Existing Contracts / Al -of-Government Arrangements section 
arrangement 
 
Existing Contracts / Al -of-Government Arrangements 
Certain existing contracts and Al -of-Government Arrangements have operating procedures that must be 
followed. These operating procedures detail the sourcing approaches, thresholds and processes that must be 
the 
followed. Operating procedures supersede the table below.  
 
Where no operating procedures exist for an existing contract or Al -of-Government arrangement, the table 
below outlines which sourcing approaches should be used: 
  Sourcing Approach  Sourcing Approach suitable when 
Options 
value of contract opportunity is… 
Documentation Required 
The need for the service/goods and the approach 
Direct Source 
Less than $150,000 
and justification for selecting the supplier must be 
recorded and kept on file to ensure transparency 
under 
and accountability of the decision- making process 
Less than $200,000: Short-form Procurement Plan 
Closed competitive 
required 
process 
Any value 
 
More than $200,000: Procurement Plan required 
  
Joining 
Endorsement from the Procurement and Commercial team must be obtained prior to joining to any 
Collaborative 
collaborative contract or Al -of-Government arrangement that the Ministry is not currently participating in. 
or AOG 
arrangements 
Released 

Contracting 
For Goods 
Suppliers 
For goods in excess of $5,000, there must be a contract in place between the Ministry and the supplier, which 
must also be registered in the Ministry’s Contract Management System.  
 
 
For Services 
The parameters of any engagement that includes any type of service must: 
  Service value  Requirement 
1982
Under $5000 
Be documented and agreed between the Ministry and the Supplier 
$5000 and 
Have a formal contract between the Ministry and the Supplier. The Government Model 
over 
Contract (GMC) template is the Ministry’s preferred contract format for low value 
purchases. 
OLC Review 
Act 
Unless otherwise stated in operating procedures or other guidelines, the Office of Legal Counsel (OLC) must 
review al  contracts for $25,000 or more prior to execution 
Contract 
Al  contracts must be managed in accordance with the Ministry’s Contract Management Framework. 
Management 
Conflicts of 

Conflicts of Interest must be actively identified and managed by al  those involved in a procurement process 
Interest  
or anyone who has influence over a purchasing decision in accordance with the Ministry’s Conflicts of Interest 
Policy 
Separation of 
At least two people must be involved in each purchasing decision over $1,000. The Financial Delegation 
Duties 
Holder approving a purchasing decision should not be involved in identifying or sourcing a new supplier. 
Period not to 
The Ministry wil  not issue any competitive sourcing process during the period starting 10 working days prior 
issue Tenders  to Christmas Eve and 10 working days following the New Year public holidays.  
or Quotes 
Information 
Exemptions 
In some circumstances, the Rules allow the Ministry to exempt itself from certain obligations. Exemptions 
from this 
from this policy may also be appropriate from time to time.  
Policy and the   
Rules 
Exemptions can only be authorised by the applicable Level 2 Financial Delegation Holder funding the 
purchase (or Level 1 Financial Delegation Holder as appropriate), following consultation from the 
Procurement and Commercial team. 
 
Details of the exemption, and the supporting rationale must be recorded, retained and sent to the 
Procurement and Commercial team.   Official 
ROLES AND RESPONSIBILITIES 
Al  Staff 
Applying our Procurement and Contract Management Policy and procedures 
Financial Delegation 
Accountable for ensuring that they do not exceed their financial delegation when applying this 
the 
Holder 
policy. 
Level 2 Financial 
Accountable for decisions to exempt a purchase from aspects of either this policy or the Rules 
Delegation Holder 
Procurement & 
Administer and support the application of this policy. 
Commercial team 
Provide advice to a Level 2 Financial Delegation Holder on an exemption decision 
DEFINITIONS 
under 
All-of-Government 
A type of col aborative contract that has been established by the Government Procurement Group 
Contracts (AoG) 
and are mandatory for the Ministry to use.   
Broader Outcomes 
The secondary benefits that are generated from the sourcing and contract management activity. 
Broader Outcomes can be environmental, social, economic or cultural benefits.  
Closed competitive 
Where a limited number of suppliers are invited to respond to an opportunity directly, often through 
process 
a Request for Proposal (RFP).  
Released 

Collaborative Contracts 
There are several types of collaborative contracts used by New Zealand government. Mandatory 
All-of-Government contracts established by the Government Procurement Group, optional 
syndicated contracts established by another government agency open for use by all of government, 
closed cluster contracts whose use is limited to a defined list of agencies or Common Capability 
contracts established by the Department of Internal Affairs. 
1982
Financial Delegation 
Provides the holder with authority to make decisions or approve purchases up to the financial limit 
Holder 
set by the Financial Delegations Policy. 
Direct Source 
Approaching suppliers directly to provide goods or services, this could include buying directly from a 
supplier, a panel of suppliers or buying selectively from a specific supplier for a specialist service.  
Act 
Government Model 
The Government’s default contractual terms and conditions. A Government Model Contract (GMC) 
Contract 
is appropriate to use when purchasing low-value, low-risk common goods and services. 
Māori business 
A Māori business for government procurement purposes is one that has at least 50% Māori 
ownership or a Māori Authority as defined by the Inland Revenue Department. 
Open competitive 
An opportunity that is advertised publicly and any supplier can submit a proposal. An open 
process 
competitive process can be run as a single-stage or a multi-stage process.  
Principles 
Short for the Principles of Government Procurement. 
Rules 
Short for the Government Procurement Rules. 
Public Value 
Means achieving the best possible result from a procurement activity. 
RELATED POLICIES, PROCEDURES AND LEGISLATION 
Information 
 
•  Ministry Contract Management Framework 
•  Contractor Engagement Policy 
•  Business and Sensitive Expenditure Policy 
•  Ministry Conflict of Interest Policy 
•  Ministry Code of Conduct 
•  Financial Delegations Policy 
•  Gifts Policy 
•  Government Procurement Rules, Procurement Charter, and Procurement Principles (MBIE) 
•  Risk Management Policy 
Official 
 
 

CONTACT 
Procurement and Commercial 
OWNER(S) 
General Manager Commercial and 
Property 
the 
LAST REVIEWED 
October 2021 
NEXT REVIEW 
October 2022 
LAST UPDATED 
October 2021 
APPROVED BY   SLT  
 
 
 
under 
Released 

APPENDIX 1: DEFINITIONS OF SERVICE CATEGORIES   
contractor or temporary worker (out of scope of this policy – see contractor engagement policy) meets all of the 
following: 
•  is engaged on a contract either directly (self-employed) or via a third party (recruitment agency), and is not an 
employee; and 
1982
•  is providing backfil  or extra capacity in a role that exists within the Ministry or acts as an additional resource 
for a time-limited piece of work (project work); and 
•  Charge on a time unit basis (e.g. By the hour or day); and 
•  is under the direct supervision of the Ministry and the Ministry assumes the risk for the quality of the work 
product (e.g. If the deliverables are not up to standard, the Ministry has to pay for the time for the work to be 
Act 
rectified). 
 
consultant
•  Does not meet the definition of a contractor or temporary worker; 
•  Is a company or individual engaged in a contract to provide professional advice or information to the 
Ministry on its activities and/or operations 
•  Provides expertise in a particular field not readily available from within the Ministry; 
•  Is engaged to perform a specific piece of work or outcome with a defined scope and often invoice for 
delivering certain milestones; 
•  Operates independently from the Ministry and is responsible for all the resources and managing the risks 
associated with delivering the piece of work 
•  Generally, works offsite, but may be required to work onsite from time to time.  
•  Generally, carry the risk of payment being withheld for if the piece of work they are engaged to complete is 
not delivered or is not fit-for-purpose. 
Information 
 
Professional 
or Outsourced Services
•  Do not meet the definition of a Contractor or Consultant 
•  Are provided by an organisation that has been engaged to provide al  or part of a business function or 
activity (for example, implementing and supporting a new ICT system into the Ministry or the delivery of 
community-based justice services).  
•  Operates independently of the Ministry and is responsible for al  the resources and managing the risks 
associated with delivering the services. 
 
Non-Professional Services are:  
Official 
•  Services that support the operation of the Ministry but are outside of our core business (for example, cleaning 
services and catering). 
 
Registered Trades: 
the 
•  Are building- and property- related services that are required to be carried out by individuals holding 
appropriate qualifications (for example, plumbers, structural engineers and qualified builders). 
 
Audit, Actuarial and Legal Services: 
•  Services directly associated with the provision of external audits of the Ministry’s activities 
•  Legal fees paid to a firm of solicitors for legal advice or representation (note that a lawyer engaged by the 
Ministry to backfil  or provide additional resource to the Ministry’s internal legal teams would be considered a 
contractor) 
under 
•  Services directly associated with the provision of actuarial services to the Ministry. 
 
 
 
Released 

APPENDIX 2: THE FIVE PRINCIPLES OF GOVERNMENT PROCUREMENT  
•  Identify what you need and then plan how to get it  
•  Set up a team with the right mix of skil s and experience  
1.  Plan and 
•  Involve suppliers early – let them know what you want and keep talking  
1982
manage for 
great results   •  Take the time to understand the market and your effect on it. Be open to new ideas 
 
and solutions  
•  Choose the right process – proportional to the size, complexity and any risks involved  
•  Encourage e-business (for example, tenders sent by email)  
Act 
•  Create competition and encourage capable suppliers to respond  
•  Treat al  suppliers equal y – we don’t discriminate (this is part of our international 
obligations)  
2.  Be fair to all 
•  Give NZ suppliers a ful  and fair opportunity to compete  
suppliers  
•  Make it easy for all suppliers (small to large) to do business with us  
 
•  Be open to subcontracting opportunities in big projects  
•  Clearly explain how you wil  assess suppliers’ proposals – so they know what to focus 
on  
•  Talk to unsuccessful suppliers so they can learn and know how to improve next time  
•  Be clear about what you need and fair in how you assess suppliers – don’t string 
suppliers along  
Information 
3.  Get the right  •  Choose the right supplier who can deliver what you need, at a fair price and on time  
supplier  

 
  Build demanding, but fair and productive relationships with suppliers  
•  Make it worthwhile for suppliers – encourage and reward them to deliver great results •  
•  Identify relevant risks and get the right person to manage them  
•  Get best value for money – account for all costs and benefits over the lifetime of the 
goods or services  
•  Make balanced decisions – consider the social, environmental and economic effects of 
Official 
the deal  
4.  Get the best 
•  Encourage and be receptive to new ideas and ways of doing things – don’t be too 
deal for 
prescriptive  
everyone 

 
  Take calculated risks and reward new ideas  
the 
•  Have clear performance measures – monitor and manage to make sure you get great 
results  
•  Work together with suppliers to make ongoing savings and improvements  
•  It’s more than just agreeing the deal – be accountable for the results  
•  Be accountable, transparent and reasonable  
5.  Play by the 
•  Make sure everyone involved in the process acts responsibly, lawful y and with 
under 
rules  
integrity  
 
•  Stay impartial – identify and manage conflicts of interest  
•  Protect suppliers’ commercially sensitive information and intel ectual property 
 
 
 
Released 

APPENDIX 3: THE GOVERNMENT PROCUREMENT CHARTER 
The Government Procurement Charter sets out government’s expectations of how agencies should conduct their 
procurement activity to achieve public value. 
 
We need to ensure that government procurement delivers public value for all New Zealanders while supporting the 
delivery of better public services throughout New Zealand. 
1982
 
In al  of our procurement activities, the Ministry will seek to meet as many of these expectations as practical. 
 
The New Zealand government directs agencies to: 
 
Act 
1.  Seek opportunities to 
Openly work to create opportunities for local businesses and smal -to-medium 
include New Zealand 
enterprises to participate in your procurement processes. 
businesses. 
2.  Look for new and 
Make sure you don’t overprescribe the technical requirements of a procurement, 
innovative solutions. 
give businesses the opportunity to demonstrate their expertise 
3.  Undertake initiatives to 
contribute to a low 
Ensure that economic and social development can be implemented on a 
emissions economy 
sustainable basis with respect for the protection and preservation of the 
Information 
and promote greater 
environment, reducing waste, carbon emissions and pol ution. 
environmental 
responsibility. 
Ensure that the businesses you contract with operate with integrity, transparency 
4.  Engage with 
and accountability, and respect international standards relating to human and 
businesses with good 
labour rights. For businesses operating within New Zealand, ensure that they 
employment practices. 
comply with all New Zealand employment standards and health and safety 
Official 
requirements. 
the 
Engage with Māori, Pasifika, and regional businesses and social enterprises in 
5.  Promote inclusive 
order to actively contribute to our local economy. Openly working to include and 
economic development  support these businesses and enterprises through procurement wil  promote both 
within New Zealand. 
skil s development and a diverse and inclusive workforce. 
Responsibility for managing risks should be with the party – either the agency or 
under 
6.  Manage risk 
the supplier – that is best placed to manage the risk. Agencies and suppliers should 
appropriately. 
work together on risk mitigation strategies. 
7.  Encourage 
Look to support greater collaboration, both across-agency and across-businesses 
col aboration for 
to give likeminded groups the opportunity to find common solutions within your 
col ective impact. 
procurement opportunities. 
 
 Released 

 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released