This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Our Annual Report 2021/2022 Section'.


 
20 February 2023 
 
 
John Luke 
[FYI request #21618 email] 
Ref: OIA2223-0532 
Tēnā koe John  
Thank you for your email of 24 January 2023 to the Ministry for Ethnic Communities (the 
Ministry) requesting the fol owing information under the Official Information Act 1982 (the 
OIA): 
…“ the Ministry made 117 nominations and 26 endorsements for the 
appointment of ethnic candidates to 72 public sector board and committee 
roles.” Can you please provide the name of 72 public sector board and committee 
roles, also can you please explain what do you means by nominations and 
endorsements. 
“the Ministry nominated 11 candidates for a New Zealand Royal Honour.” Can 
you please provide how do you select the candidate for Royal Honours? What is 
the process behind the selection. Do you have a nomination panel? Please 
provide any internal policy, memo regarding this matter… 
I will respond to each of your questions in turn. 
Part 1 
1.  Can you please provide the name of 72 public sector board and committee roles 
Please refer to Appendix 1. 
2.  Also can you please explain what do you means by nominations and endorsements 
“Nomination” means that the Ministry identifies and nominates suitable candidates from its 
database to the appointing organisation or the Minister in response to their request. More 
information regarding the Ministry’s Nominations Service can be found here: 
https://www.ethniccommunities.govt.nz/programmes/nominations/.  
The Ministry may endorse candidates for a board vacancy who have self-nominated/applied 
for a board vacancy directly. In that instance, the Ministry can contact the appointing agency 
to advise of the Ministry’s endorsement. An “endorsement” means that the Ministry 
supports the candidate’s application for the vacancy as they are a person on the Ministry’s 
database. 
 
 

 


 
Part 2  
3.  Can you please provide how do you select the candidate for Royal Honours? What is 
the process behind the selection. Do you have a nomination panel? 
The Ministry fol ows the nomination guidelines administered by the Honours Unit of the 
Department of Prime Minister of Cabinet (DPMC). More information about these guidelines 
is available on the DPMC’s website: https://dpmc.govt.nz/our-programmes/new-zealand-
royal-honours/make-nomination/new-zealand-royal-honours-nomination.  
An Honours project team (Project Team) made up of staff from the Ministry’s Strategic 
Engagement & Partnerships team and Talent & Capability team work together to identify a 
long list of suitable people from the ethnic communities, who could be considered for a 
Royal Honour. The people are identified as potential candidates due to their significant 
service/contributions/achievements to their community, region or Aotearoa New Zealand, 
or in their field of work (over and above the usual expectations of the paid employee). The 
Minister for Diversity, Inclusion and Ethnic Communities (DIEC) may also identify suitable 
candidates for consideration 
Information about the people’s service/contributions/achievements are gathered from 
formal and informal sources. 
The Project Team assesses each of the potential candidates on the list using a scoring 
system, as below: 
Measure 
Score 
The overall impact of the nominee’s contribution/service 
0 to 5 points 
The longevity and depth of the nominee’s contribution/service 
0 to 5 points 
Overall public recognition of the nominee’s contribution/service  0 to 5 points 
by the community/wider society/sector peers/home country 
The scale of the nominee’s contribution/service – geographical,  0 to 5 points 
inter-faith, and/or pan-ethnic dimensions. 
Once scoring is done, the Project Team will: 
a)  develop a short list, which wil  be reviewed and approved by the Deputy Chief 
Executive, System Capability and Programmes 
b)  provide a briefing to the DIEC Minister about the potential candidates 
c)  ask the DIEC Minister to advise the Ministry who she would like to nominate for a 
Royal Honour 
d)  prepare the Nomination Form(s) for the people identified in c) above and gather the 
respective letters of support for the DIEC Minister’s final review, signature and 
submission to the Honours Unit by the due date. 
 
 
 

 



 
4.  Please provide any internal policy, memo regarding this matter. 
I am refusing this part of your request under section 18(e) of the OIA as the information 
requested does not exist. 
The Ministry does not have any internal policy or memo for Honours applications. However, 
staff refer to the information in Attachments 1 and 2. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of our response 
to your request. Information about how to contact the Ombudsman’s office is available at: 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone: 0800 802 602. 
Ngā mihi 
 
 
Pp Edward Firth 
Director of Ministerial Services 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
Appendix 1 
Board name 
Board vacancy 
Accreditation Council 
Board Member 
Agricultural and Marketing Research Development Trust 
(AGMARTD) board 
Board Member 
Arts Council 
Board Member 
AsureQuality Ltd 
Chair 
Audit and Risk Committee 
Chair 
Board of the Accident Compensation Corporation 
Board Member 
Chartered Professional Engineers Council 
Member 
Chinese Medicine Council of New Zealand 
Medical Professional 
Chiropractic Board 
Lay member/health professional 
City Rail Link Limited Board 
Chair 
City Rail Link Limited Board 
Board Member 
Commerce Commission 
Board Member 
Community Governance 
Co-Chair 
Conservation Boards - Auckland 
Board Member 
Conservation Boards - West Coast Hawkes Bay 
Board Member 
Conservation Boards - Canterbury Aoraki 
Board Member 
Conservation Boards - Waikato 
Board Member 
Conservation Boards - Wel ington 
Board Member 
Crown Infrastructure and Partners Ltd 
Board Member 
Dieticians Board 
Lay member/health professional 
Education New Zealand  
Board Member 
Electoral Review Panel 
Panel Member 
Electricity Rulings Panel 
Deputy Chair 
Electricity Rulings Panel 
Board Member 
Environmental Protection Authority 
Board Member 
External Reporting Board (XRB) 
Board Member 
Fire and Emergency New Zealand 
Member 
Grievance Panel 
Panel Member 
Guardians of the New Zealand Superannuation Fund  
Member 
Health and Disability Ethics Committees 
Lay member/health professional 
Health Practitioners Disciplinary Tribunal 
Lay member/health professional 
Health Workforce Advisory Board 
Board Member 
Kiwirail Holdings Ltd 
Board Member 
Kordia Group Ltd 
Board Member 
Lottery Community Facilities Committee and Lottery 
Significant Projects Committee 
Member 
Lottery National Community Committee 
Member 
Maritime New Zealand 
Member 
Marsden Fund Council 
Board Member 
Medical Council 
Lay member/health professional 
Medical Radiation Technologists Board 
Lay member/health professional 
Medical Sciences Council 
Lay member/health professional 
Milford Opportunities board 
Board Member 
Ministerial Advisory Committee 
Board Member 
Minister's Arms Advisory Group (MAAG) 
Board Member 
Muka Tangata Workforce Development Council 
Member 
National Ethics Advisory Committee 
Layperson 
National Provident Fund 
Board Member 

 


 
Board name 
Board vacancy 
New Zealand on Air (Broadcasting Commission) 
Board Member 
Optometrists and Dispensing Opticians Board 
Lay member/health professional 
Paramedic Council 
Lay member 
Physiotherapy Board 
Lay member/health professional 
Public Advisory Committee on Disarmament and Arms 
Control (PACDAC) 
Committee Member 
Public Health Advisory Committee 
Member 
Research and Education Advanced Network New 
Zealand Ltd 
Board Member 
Risk and Assurance Committee  
Committee Member 
Takeovers Panel 
Board Member 
Te Kura o te Aho Pounamu 
Board Member 
Te Kura o te Aho Pounamu 
Chair 
Te Papa Tongarewa Board 
Member 
Tertiary Education Commission 
Board Member 
The New Zealand Qualifications Authority 
Board Member 
Transpower New Zealand Ltd 
Board Member 
University of Canterbury/Te Wananga o Aotearoa 
Member