This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Information Relating to Workshops and Council Meeting'.

ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
11.2 
RESERVE  MANAGEMENT  PLAN  REVIEW  AT  TITAHI  BAY  BEACH  -  REQUEST  TO 
CONSULT 

Author: 
Matt Hoffman, Principal Resource Planner (Parks) 
Kaihanga Mahere Rawa Matua Ngā Pāka 

Authoriser: 
Andrew Dalziel, General Manager Infrastructure / Deputy Chief Executive 
Pouwhakahaere Mahinga Rangatōpū / Tumuaki Tuarua  

  
KAUPAPA 
PURPOSE 
To seek approval to notify the Council’s intention to carry out a review of the Porirua City Reserve 
Management  Plan,  specifically  the  reserve  information,  policy,  and  planned  outcomes  for  Arnold 
Park and Tītahi Bay Beach Reserves, as part of the Tītahi Bay Beach Master Planning Project. 
NGĀ TŪTOHUTANGA 
RECOMMENDATIONS 
That the Council | Te Kaunihera o Porirua: 
1. 
Receive the report.  
2. 
Agree to undertake a comprehensive review of aspects of the Porirua City Reserves 
Management Plan, specifically a review of the reserve information, policy, and planned 
outcomes for Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserves. 
3. 
Agree that  written  suggestions from  interested  persons  or  organisations in  accordance  with 
section 41(5) of the Reserves Act 1977 will assist the Council with preparing a draft RMP and 
directs the Chief Executive to give public notice complying with section 119 of the Reserves 
Act 1977 that the Council, as the administering body for Arnold Park  and  Tītahi Bay Beach 
Reserves,  intends  to  notify  its  intention  to  review  parts  of  the  Reserves  Management  Plan, 
and invite written suggestions on the review from interested persons or organisations. 
Reports contain recommendations only. Refer to the meeting minutes for the final decision. 
HE WHAKAMĀRAMA 
BACKGROUND 

1. 
A  community  safety  audit  was  carried  out  at  Tītahi  Bay  Beach  in  2021,  following  concerns 
from  residents  regarding  community  safety  and  anti-social  behaviour  at  Tītahi  Bay  Beach. 
The  audit,  involving  community members,  was to  identified  issues  and  solutions  that  would 
address safety concerns.  
2. 
At the time of undertaking the community safety audit, Council was also carrying out a review 
of  the  Transport  Bylaw,  which  included  addressing  the  issue  of  cars  on  the  beach.  A 
collaborative  approach  was  taken  to  allow  the  community  to  easily  participate  in  both 
processes.  
3. 
The Tītahi Bay Beach Master Planning Project is proposed to re-engage with the community 
following  the  community  safety  audit  and  Traffic  Bylaw  review  and  look  at  longer-term 
planning for Tītahi Bay Beach and its environs. 
4. 
This  Project  aims  to  create  a  series  of  development  plans  for  the  Tītahi  Bay  Beach, 
encompassing  Council  reserves,  namely  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay  Beach  Reserves.  The 
Item 11.2 
Page 1 


ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
outcomes  of  the  planning  will  be  transferred  to  the  LTP  2024-54  for  implementation  and 
funding.  
5. 
As  part  of  the  Tītahi  Bay  Beach  Master  Planning  Project,  it  is  proposed  to  carry  out  a 
comprehensive review of parts of the Porirua City Reserves Management Plan (RMP). Part 5 
of  the  RMP  covers the  reserve  information,  policy,  and  planned  outcomes for  each reserve 
managed by Council.  
6. 
The  sections  of  the  RMP  that  are  proposed  to  be  reviewed  are  the  reserve  information, 
policy,  and  planned  outcomes  for  the  two  Council  reserves  that  are  included  in  the  Master 
Planning Project area – Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserves. 
7. 
This approach will enable any changes to the two Reserves as part of the Master Planning 
Project  to  be  reflected  in  the  Reserve  Management  Plan  (RMP).  It  also  ensures  that 
consultation on the future development and management of Tītahi Bay Beach is carried out 
in an integrated way that makes sense to the community.  
8. 
Section  41  of the  Reserves  Act  1977  (RA)  sets out the  process  for  the review  of  a  reserve 
management plan. Upon determining that a comprehensive review is required, there are two 
engagement and consultation phases: the first receives suggestions and opinions prior to the 
management plan being prepared, and the second consults on the draft management plan. 
The consultation is to be carried out in accordance with sections 119 and 120 of the RA. 
9. 
To begin this process the Council must advertise its intention to prepare a management plan 
under section 41(5) of the Reserves Act 1977 (the  Act) and seek views and ideas from the 
community. This report seeks permission to begin this process. 
NGĀ MATAPAKI ME NGĀ KŌWHIRINGA 
DISCUSSION AND OPTIONS 

Introduction 
10.  In  carrying  out  the  RMP  review  process  alongside  the  Tītahi  Bay  Beach  Master  Planning 
Project, Council will be able to reflect any changes to how Arnold Park and Tītahi Bay Beach 
Reserves are managed in the RMP. 
11.  Section  41  of  the  RA  sets  out  the  process  around  making  these  changes.  The  Council  is 
required to determine whether to undertake a comprehensive review under section 41(8). In 
this  case,  a  comprehensive  review  is  proposed, as  the  future  management  for  Arnold  Park 
and  Tītahi  Bay  Beach  Reserves may change  considerably  because  of  the  Master  Planning 
Project. This needs to be reflected in the RMP for consistency and to ensure implementation. 
12.  This  report  seeks  the  Council’s  agreement  to  begin  the  process  by  notifying  Council’s 
intention  to  carry  out  the  comprehensive  review.  This  part  of  the  process  is  to  request 
suggestions and opinions from the community. These will be considered in the preparation of 
the  draft  updated  sections  of  the  RMP.  There  is  no  requirement  for  a  hearing  at  this  point. 
When  this  step  is  completed,  the  draft  will  be  reviewed  by  the  Council  and  then  made 
available  for  consultation  in  accordance  with  section  41(6)  of the  RA.  The  Council  will  then 
hear submissions at a formal hearing. 
13.  The  Council  can  determine  that  the  initial  consultation  under  section  41(5)  would  not 
materially assist in the preparation of a draft reserve management plan. However, this initial 
idea-gathering  phase  is  important  as  it  is  a  way  for  Council  to  capture  the  community’s 
aspirations  for  the  future  management  of  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay  Beach  Reserves  and 
integrates the RMP review process with the wider Master Planning Project. 
14.  The  public  notification  is  proposed  to  be  carried out  in  January/February  2023.  This  will  be 
carried  out  at  the  same  time  as  the  initial  engagement  for  the  wider  Tītahi  Bay  Master 
Planning Project. Information regarding the intention to amend the RMP will be notified in the 
Kapi Mana, on the Porirua City Council website, and social media pages. Information will be 
Item 11.2 
Page 2 


ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
made available in the Council building foyer and at the main Council library. This satisfies the 
formal notification requirements of section 119 of the RA. 
15.  Initial engagement for the wider Master Planning Project will include a feedback survey. It is 
proposed  to  include  a  question  about  future  management  of  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay 
Beach  Reserves  in  this  survey.  This  will  enable  the  capturing  of  views  on  the  RMP  review 
from a broader range of people than purely using formal notification processes.  
16.  This  is  a  review  only  of  sections  of  the  RMP  relating  to  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay  Beach 
Reserves, and not a review of policy in other sections of the RMP. The opportunity to change 
policy will come when a full review of the RMP is done, scheduled for 2023. 
Options 
17.  Running the RMP review for Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserves in conjunction with 
the wider  Tītahi Bay Beach  Master Planning Project will ensure that consultation is  done in 
an  integrated  and  collaborative  way  and  ensures  consistency  across  the  Reserves 
Management Plan and Tītahi Bay Master Plan. 
Option One 
18.  Option One is for Council to approve the Recommendation, which is to agree to carry out a 
comprehensive  review,  to  agree  that  written  suggestions  from  interested  persons  would 
assist in preparing a draft RMP, and to give public notice of Council’s intention to review the 
reserve  information,  policy,  and  planned  outcomes  for  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay  Beach 
Reserves, and seek suggestions on the review from interested persons or  organisations, in 
accordance with section 41(5) of the Reserves Act 1977.  
19.  This will allow the community to make suggestions on the Reserve Management Plan review 
of Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserve, and for the consultation to be carried out in a 
manner  that  is  integrated  and  consistent  with  the  wider  Tītahi  Bay  Beach  Master  Planning 
Project. 
20.  A disadvantage of this approach is that Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserves will not 
be included in the wider RMP review to be carried out in 2023.  
Option Two 
21.  Decline  the  request  to  carry  out  a  comprehensive  review  and  give  public  notice.  This  will 
mean that the RMPs for Arnold Park and Tītahi Bay Beach will not be reviewed alongside the 
Tītahi Bay Beach Master Planning Project. 
22.  The RMPs for Arnold Park and Tītahi Bay Beach would be included in the wider RMP review 
in 2023. 
23.  The  disadvantage  of  this  approach  is  that  the  RMP  reviews  for  the  two  Reserves  are  de-
coupled from the Tītahi Bay Beach Masterplan. This presents a risk that the future RMPs for 
the two Reserves may not be consistent with the future Tītahi Bay Beach Master Plan. 
Recommended Option 
24.  Option One is recommended as it would enable the RMP sections covering Arnold Park and 
Tītahi  Bay  Beach  Reserves  to  be  considered  as  part  of  the  Tītahi  Bay  Beach  Master 
Planning  Project.  The  disadvantage  of  this  approach  is  considered  minor  relative  to  the 
benefits that integrated engagement and notification processes would provide. 
 
 
 
Item 11.2 
Page 3 


ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
KŌRERO WHAKAKAPI 
CONCLUSION 

25.  This  report  proposes  that  the  Reserves  Management  Plan  for  Arnold  Park  and  Tītahi  Bay 
Beach  Reserves  be  reviewed  as  part  of  the  proposed  Tītahi  Bay  Beach  Master  Plan.  The 
first  step  of  the  RMP  review  process  under  the  Reserves  Act  1977  is  to  publicly  notify 
Council’s intention to carry out such a review and seek views from any person or group who 
is interested. 
 
 
Item 11.2 
Page 4 


ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
NGĀ MŌHIOHIO TAUTOKO 
SUPPORTING INFORMATION 

E TINO WHAI WĀHI ANA KI TE AHUNGA RAUTAKI A TE KAUNIHERA 
CONTRIBUTION TO COUNCIL’S STRATEGIC DIRECTION 

The issues in this report could contribute to the strategic priorities of: 
a.  Investing in 3 waters infrastructure and catchment restoration 
b.  Proactively responding to the climate crisis 
c.  Advocating for and providing a safe, healthy, and thriving community 
d.  Putting children and young people at the heart of the city 
The  RMP  review  proposed  in  this  report  could  potentially  touch  on  all  four  of  Council’s  strategic 
priorities, depending on what suggestions are received through the public notification process. 
NGĀ WHIRIWHIRINGA Ā-PŪTEA 
FINANCIAL CONSIDERATIONS 
Cost 
The costs associated with this initial public notice will include advertising costs in the order of $700 
and officer time. 
Financial Implications and Funding Source 
No financial implications result from the matters raised in this report.  
The costs of this proposal wil  be met from Parks & City Services’ operational budgets. 
Ongoing Cost 
There are no ongoing costs associated with this proposal. 
Financial Prudence Benchmarks - (if required) 
Not required. 
NGĀ WHAKARITENGA Ā-TURE 
STATUTORY REQUIREMENTS 

Section 41 of the RA sets out the process around carrying out a review of a reserve management 
plan  these  changes.  Under  section  41(8),  the  Council  first  determines  whether  to  carry  out  a 
comprehensive  review  of  a  reserve  management  plan.  If  this  determination  is  made,  then  public 
consultation in accordance with sections 41(5) and 41(6) can proceed. 
Section 41(5) of the RA sets out the first public consultation step, as follows: 
Before preparing a management plan for any 1 or more reserves under its control, the 
administering body shall 
(a) 

give public notice of its intention to do so; and 
(b) 
in  that  notice,  invite  persons  and  organisations  interested  to  send  to  the 
administering body at its office written suggestions on the proposed plan within a 
time specified in the notice; and 

(c) 
in preparing that management plan, give full consideration to any such comments 
received. 

When this step is completed, Council officers will re-draft the RMP sections covering Arnold Park 
and  Tītahi  Bay  Beach  Reserves.  These  will  be  returned  to  Council  for  review  before  being 
consulted on for a period of two months, in accordance with section 41(6) of the RA. The Council 
will then hear submissions from the public at a formal hearing. 
Item 11.2 
Page 5 


ORDINARY COUNCIL | TE KAUNIHERA O PORIRUA MEETING 
RĀRANGI TAKE | AGENDA 
 
15 DECEMBER 2022 
 
The Council must also consider whether the first public notification step under section 41(5) would 
materially assist’ in the preparation of a draft reserve management plan. Council officers consider 
that in this case, public notification would materially assist in the preparation of draft management 
plans  for the  two  Reserves  and  would  enable better  integration  and  collaboration  with  The  Tītahi 
Bay Beach Master Planning Project. This step is done under section 41(5A) of the RA. 
NGĀ ORANGA E WHĀ 
FOUR WELL-BEINGS 

The proposal will potentially contribute social, environmental, cultural, and economic benefits. The 
form  of  these  benefits  will  depend  on  the  suggestions  received  through  the  public  notification 
process. 
TE WHAKAMANA I NGĀ MĀTĀPONO O TE TIRITI 
RECOGNITION OF TREATY PRINCIPLES 

There  are  no  Treaty  considerations  directly  related  to  this  application.  Te  Rūnanga  o  Toa 
Rangatira will be approached directly for comment on the RMP review proposed in this report.  
HIRANGA 
SIGNIFICANCE 
The  decision  outlined  in  this  paper  does  not  trigger  the  Council’s  Significance  and  Engagement 
Policy.  However,  the  proposal  is  linked  with  the  Tītahi  Bay  Beach  Masterplan  Project,  and  will 
impact how Arnold Park and Tītahi Bay Beach Reserves are managed in future. 
TE KŌRERORERO TAHI ME NGĀ WHAKAWHITIWHITI KŌRERO 
ENGAGEMENT AND COMMUNICATIONS 

There  are  statutorily-required  public  notification  processes  to  carry  out  a  review  of  the  RMP,  as 
outlined earlier in this report. 
Communications and engagement around this proposal will be integrated with the communications 
and  engagement  for  the  Tītahi  Bay  Beach  Master  Planning  Project.  This  wider  engagement  will 
involve a range of approaches and methods to be used across the Project.  
NGĀ ĀPITIHANGA 
ATTACHMENTS 
Nil 
Item 11.2 
Page 6