This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Prosecutor numbers'.
TAB 1
CROWN SOLICITORS: 
TERMS OF OFFICE 
2047438_6  

 
CONTENTS 
 
 
Preamble .......................................................................................................................... 1 
Definitions ....................................................................................................................... 1 
The Law Officers and Crown Solicitors .......................................................................... 1 
The Attorney-General and Solicitor-General ................................................................................ 1 
Crown Solicitors ................................................................................................................................. 2 
Crown Solicitor Firms ........................................................................................................................ 2 
Duties of Crown Solicitors ............................................................................................... 2 
Provision of Services ......................................................................................................................... 2 
Independence and Integrity .............................................................................................................. 3 
Conflicts of Interest ........................................................................................................................... 4 
Execution of duties .......................................................................................................... 4 
Maintenance of the Crown Solicitor Firm ...................................................................................... 5 
Absence From Duties........................................................................................................................ 5 
Classification of Counsel ................................................................................................................... 6 
Crown Panel........................................................................................................................................ 6 
Maintaining Relationships with Justice Sector Partners and Other Related Parties ................. 6 
Professional Indemnity Insurance ................................................................................................... 6 
Information and File Maintenance .................................................................................................. 7 
Fees .................................................................................................................................. 7 
Crown Solicitor Reviews .................................................................................................. 7 
Revocation or Termination of Warrant ........................................................................... 8 
Acknowledgment ............................................................................................................. 8 
Appendix One: Fees and Billing for Crown Prosecution Services .................................. 9 
Appendix Two:  Fees Payable to Crown Solicitors for work on Criminal Prosecutions 
on Instructions from Departments ................................................................................. 13
 
 
2047438_6  


 
PREAMBLE 
1. 
These  provisions  set  out  the  terms  of  office  for  all  Crown  Solicitors  from  1  July 
2013.  The terms of office may be revised from time to time by the Solicitor-General 
in consultation with Crown Solicitors. 
2. 
The terms of office and  any amendments are available on the Crown Law  website: 
http://www.crownlaw.govt.nz . 
DEFINITIONS 
Crown prosecution – means a Crown prosecution as defined in the Criminal Procedure Act 
2011 and the Crown Prosecution Regulations 2013. 
Crown prosecutor – means any Crown prosecutor, as defined in the Criminal Procedure Act 
2011, who is a lawyer from the Crown Solicitor firm representing a Crown Solicitor. 
Crown  Solicitor  –  means  a  lawyer  holding  a  warrant  of  appointment  as  a  Crown  Solicitor 
from the Governor-General. 
Crown Solicitor firm – means the firm of which the Crown Solicitor is a principal. 
Department - means departments of the public service as specified in the First Schedule to 
the  State  Sector  Act  1988,  the  New  Zealand  Police  (referred  to  in  this  document  as  “the 
Police”), the New Zealand Defence Force, and the New Zealand Security Intelligence Service 
and includes bodies, decision-makers, office holders or employees within those departments. 
 
Legal  work  –  has  the  meaning  set  out  in  section  6  of  the  Lawyers  and  Conveyancers  Act 
2006. 
Private  prosecution  –  has  the  meaning  set  out  in  section  5  of  the  Criminal  Procedure  Act 
2011. 
THE LAW OFFICERS AND CROWN SOLICITORS 
3. 
These terms of office regulate the relationship between the Solicitor-General and the 
Crown Solicitor.  The Crown Solicitor must observe the requirements of the terms of 
office and follow all guidelines and instructions issued by the Solicitor-General. 
The Attorney-General and Solicitor-General 
4. 
The  Attorney-General  and  Solicitor-General  are  responsible  for  the  prosecution  of 
crime.    This  responsibility  has  now  been  affirmed  by  the  Criminal  Procedure  Act 
2011.   
 


 
5. 
The Solicitor-General is responsible for the general oversight of public prosecutions 
and  has  specific  responsibilities  for  the  conduct  of  Crown  prosecutions.    The 
Government,  through  Cabinet  requires  the  Solicitor-General,  on  behalf  of  the 
Crown, to set the terms of office for Crown Solicitors. 
Crown Solicitors 
6. 
Crown  Solicitors  are  appointed  by  the  Governor-General,  on  the  recommendation 
of the Attorney-General, by warrant under the Letters Patent.     
Crown Solicitor firms 
7. 
When  a  lawyer  seeks  appointment  to  the  office  of  Crown  Solicitor  the  applicant  is 
offering not only his or her services but also the services of the Crown Solicitor firm 
to the extent necessary to provide services in the region covered by the warrant.     
8. 
The Crown Solicitor must notify the Solicitor-General if the Crown Solicitor firm has 
a change in composition which could affect the provision of services required by the 
terms of office.  
9. 
The Crown Solicitor must notify the Solicitor-General if he or she proposes to leave 
the Crown Solicitor firm and join another firm.   
10. 
The  Crown  Solicitor  must  keep  the  Solicitor-General  advised  of  the  Crown 
prosecutors representing the Crown Solicitor.  
DUTIES OF CROWN SOLICITORS 
Provision of services 
11. 
The  Crown  Solicitor  must,  in  respect  of  the  region  covered  by  the  warrant  of 
appointment: 
11.1 
Conduct Crown prosecutions for which the Solicitor-General has assumed 
responsibility in the High Court, District Courts and Youth Court and the 
related proceedings, including sentencing and bail hearings;  
 


 
11.2 
Conduct  other  appearances  in  the  Youth  Court  as  specified  in  the 
Memorandum  of  Understanding  between  the  Solicitor-General  and  the 
Commissioner of Police; 
11.3 
Conduct  High  Court  criminal  appeals  from  departmental  and  Police 
prosecutions in the District Court; 
11.4 
Accept  instructions  from  government  departments  and  the  Police,  to 
conduct prosecutions in the District Court;  
11.5 
Accept  instructions  from  the  Solicitor-General  to  conduct  any  litigation 
related to the matters in 11.1 to 11.3;  
11.6 
Accept instructions on matters related to the Criminal Proceeds (Recovery) 
Act, mutual assistance or extradition matters; and 
11.7 
All  activities  ancillary  to  the  above  or  which  may  be  necessary  to  support 
and  assist  the  Solicitor-General  to  discharge  the  responsibilities  of  that 
office relating to the administration of criminal justice. 
12. 
Each  Crown  Solicitor  is  expected  to  co-operate  with  and  assist  other  Crown 
Solicitors  as  necessary  to  ensure  the  effective  provision  of  Crown  prosecution 
services throughout New Zealand.  
Independence and integrity 
13. 
Crown  Solicitors  and  Crown  prosecutors  are  expected  to  uphold  the  highest 
standards  of  personal  and  professional  conduct  and  are  subject  to  the  Lawyers 
(Conduct and Client Care) Rules. 
14. 
The Crown Solicitor must, as soon as practicable, notify the Solicitor-General of any 
matter  which  may  reflect  upon  the  office  of  Crown  Solicitor,  in  particular  if  the 
Crown Solicitor or any Crown prosecutor within the Crown Solicitor firm is subject 
to:  
14.1 
any criminal inquiry or prosecution; 
 


 
14.2 
any complaint or disciplinary proceedings before the Law Society;  or 
14.3 
a costs order or other sanction under the Criminal Procedure Act 2011. 
Conflicts of interest 
15. 
As  prosecutors,  Crown  Solicitors  are  ministers  of  justice  and  serve  the  public 
interest.    Crown  Solicitors  must  be  independent  and  free  from  compromising 
influences or loyalties when providing services as Crown Solicitor.  
16. 
Unless  granted  dispensation  by  the  Solicitor-General,  for  a  specific  case  or  class  of 
cases, Crown Solicitors and lawyers in the Crown Solicitor firm may not: 
16.1 
act against the Crown in any Crown prosecution; 
16.2 
act against the Crown in any prosecution initiated by a department;   
16.3 
act against the Police on any legal work; 
16.4 
act  against  the  Crown  in  respect  of  any  legal  work  where  the  substantive 
issue is a decision of the Attorney-General or Solicitor-General; 
16.5 
act for the prosecutor in any private prosecution;  
16.6 
act  against  the  Crown  in  any  legal  work  related  to  extradition,  mutual 
assistance,  criminal  proceeds  (recovery)  or  any  judicial  review  related  to  a 
Crown prosecution or a prosecution initiated by a department.  
17. 
Crown Solicitors and lawyers in the Crown Solicitor firm may accept instructions for 
the defence in any other public prosecution but must cease to act immediately if the 
matter becomes a Crown prosecution. 
EXECUTION OF DUTIES 
18. 
The  Crown  Solicitor  must  comply  with  all  directions  and  instructions  and  observe 
guidelines  issued  by  the  Solicitor-General  from  time  to  time  including,  without 
limitation, the following: 
18.1 
Prosecution Guidelines; 
 


 
18.2 
Victims of Crime – Guidelines for Prosecutors; 
18.3 
Media Protocol for Prosecutors; and 
18.4 
The Memorandum of Understanding between the Solicitor-General and the 
Commissioner of Police. 
19. 
The  Solicitor-General  expects  to  be  consulted  on  any  significant  or  potentially 
controversial  media  inquiries.    Crown  Solicitors  need  not  consult  on  routine  media 
inquiries.  
20. 
The Crown Solicitor must supervise the provision of services by the Crown Solicitor 
firm and take all reasonable steps to ensure every person assisting with these services 
complies with the terms of office. 
Maintenance of the Crown Solicitor firm 
21. 
Crown  Solicitors  are  responsible  for  ensuring  that  they  are  able  to  discharge  the 
duties  of  the  office  and  must  maintain  an  office  sufficient  to  discharge  those 
responsibilities.    Crown  Solicitors  may  enter  into  arrangements  to  manage  the 
provision of services between their firms. 
22. 
The  Crown  Solicitor  will  take  all  reasonable  steps  to  ensure  that  all  Crown 
prosecutors acting under his or her direction: 
22.1 
have the requisite skills, expertise, qualifications and experience; and 
22.2 
carry out their respective duties with due care, skill and diligence. 
Absence from duties 
23. 
Where the Crown Solicitor wishes to take leave from his or duties for more than one 
month, the leave of the Solicitor-General is required.  Where practicable one month’s 
notice of such absences is required.  
24. 
Subject  to  the  Solicitor-General’s  approval,  the  Crown  Solicitor  may  nominate  a 
person from within the Crown Solicitor firm to carry out the obligations of his or her 
office while the Crown Solicitor is on leave. 
 


 
Classification of counsel 
25. 
Crown  Solicitors  and  members  of  their  firms  will  be  classified  by  the  Solicitor-
General as senior, intermediate or junior prosecutors.   
26. 
The  Crown  Solicitor  may  make  a  recommendation  to  the  Solicitor-General  for  the 
classification or reclassification of a Crown prosecutor.  
27. 
The  Solicitor-General  may  from  time  to  time  issue  guidelines  about  the  criteria  for 
classification  and  the  classification  necessary  to  conduct  particular  types  of 
prosecution. 
Crown Panel 
28. 
The Solicitor-General may, on the recommendation of the relevant Crown Solicitor, 
appoint  members  of  the  local  bar  to  a  Crown  Panel  to  supplement  the  services 
provided by the Crown Solicitor and the Crown Solicitor’s firm.     
Maintaining relationships with Justice Sector partners and other related parties 
29. 
Crown Solicitors must endeavour to maintain professional and positive relationships 
with  the  judiciary,  the  courts,  the  Police,  departments,  the  Public  Defence  Service 
and the criminal defence bar. 
Professional Indemnity Insurance 
30. 
The Crown Solicitor or the Crown Solicitor firm must maintain and keep current, for 
the period of the appointment and for the period of two years commencing with the 
expiry  of  the  appointment  at  his  or  her  own  expense,  professional  indemnity 
insurance which adequately covers any liability which might arise. 
31. 
The Crown Solicitor must supply to the Solicitor-General, on request, such details of 
its  current  insurance  cover  that  the  Solicitor-General  considers  sufficient  to  assess 
the appropriateness of the cover. 
 


 
Information and file maintenance 
32. 
In  consultation  with  Crown  Solicitors,  the  Solicitor-General  will  develop  and  issue 
policies outlining any reporting or information requirements.  Crown Solicitors must 
respond expeditiously to any reporting or information requirements.  
33. 
Crown Solicitors must take all reasonable steps to protect the security of information 
they hold.   
34. 
Crown Solicitors are subject to the Public Records Act 2005 and should comply with 
any policy and guidelines issued by the Solicitor-General, after consultation with the 
Crown Solicitors, on the requirements of that Act.    
35. 
Crown  Solicitors  must,  upon  request,  make  any  files  relating  to  Crown  Solicitor 
duties available to the Solicitor-General for inspection. 
FEES  
36. 
The  Solicitor-General  will  set  an  annual  fee  for  the  provision  of  services  under 
paragraphs 11.1 - 11.3 and 11.7 in each warrant, based on the available government 
funding.  Refer to the Appendix One for the detail of the annual fees determined by 
the Solicitor-General. 
37. 
The Solicitor-General will from time to time, in consultation with Crown Solicitors, 
departments and the Police, set the fees payable by departments and the Police for 
the  provision  of  services  under  paragraph  11.4.    Refer  to  Appendix  Two  for  the 
detail of the fees framework determined by the Solicitor-General. 
38. 
For all other work the fees will be set by the Solicitor-General in consultation with 
Crown Solicitors. 
CROWN SOLICITOR REVIEWS 
39. 
Crown  Solicitors  will  be  subject  to  periodic  reviews  by  the  Solicitor-General.  
Reviews are designed to ensure high standards are achieved and maintained.  Reviews 
may  examine  the  legal  acumen  and  performance  of  Crown  prosecutors,  the 
management of the work, and how the relationship with others is conducted in the 
criminal justice sector.  In consultation with Crown Solicitors, the Solicitor-General 
 


 
will prepare and review from time to time a policy on the conduct of reviews which 
will detail the review processes.  
40. 
Crown Solicitors are expected to cooperate fully in a review and provide any relevant 
information  requested  in  a  timely  fashion.    Crown  Solicitors  will  be  advised  of  the 
preliminary  outcome  of  their  reviews  and  given  the  opportunity  to  address  any 
concerns that are raised before a review is completed. 
REVOCATION OR TERMINATION OF WARRANT 
41. 
A Crown Solicitor’s warrant is held at pleasure.   
42. 
A Crown Solicitor may resign the warrant by letter to the Solicitor-General.  Crown 
Solicitors  are  required  to  give  90  days  notice  of  resignation,  unless  exceptional 
circumstances apply, such as appointment to the Bench. 
ACKNOWLEDGMENT 
I,  [insert  name]  hold  the  office  of  Crown  Solicitor  at  [insert  warrant  area]  and  acknowledge 
that I am obliged to carry out the office of Crown Solicitor in accordance with these terms of 
office.   
 
______________________________________________ 
[signature} 
 
 


  
APPENDIX ONE: FEES AND BILLING FOR CROWN PROSECUTION 
SERVICES 
1. 
This appendix sets out the arrangements for the fees and billing of services provided 
under clauses 11.1, 11.2, 11.3 and 11.7 of these Terms of Office.  It gives effect to 
the requirement for the Solicitor-General to set a fee for these services each year.   
Services covered by the annual fee 
2. 
The following services provided on or after 1 July 2013, within the area covered by a 
particular Crown Solicitor’s warrant, are provided pursuant to the annual fee:   
2.1 
The conduct of indictable matters following committal for trial, and Crown 
prosecutions1  from  the  time  the  Crown  assumes  responsibility  for  the 
prosecution,2 excluding appeals other than as expressly provided for in this 
appendix; 
2.2 
The  conduct  of  appeals  to  the  High  Court  from  decisions  made  in 
indictable matters prior to committal, such as bail and name suppression; 
2.3 
The conduct of pre-trial appeals to the High Court from decisions made in 
relation  to  Crown  prosecutions,  regardless  of  whether  the  Crown  has 
assumed  responsibility,  excluding  appeals  filed  pursuant  to  ss  215  through 
228 of the Criminal Procedure Act 2011;3 
2.4 
The  conduct  of  pre-  and  post-conviction  appeals  to  the  High  Court  from 
other public prosecutions (ie summary or non-Crown prosecutions);  
2.5 
The  conduct  of  matters  in  the  Youth  Court  as  specified  in  the 
Memorandum  of  Understanding  between  the  Solicitor-General  and  the 
Commissioner of Police; 
                                                 
1   Whether in the Youth, District or High Courts, and regardless of whether the prosecution was commenced in a particular 
Crown  Solicitor’s  district  or  was  transferred  from  another  district  at  a  later  date  (including  cases  transferred  after  the 
Crown has assumed responsibility for the matter).   
2   Section  189  of  the  Criminal  Procedure  Act  2011  requires  the  Crown  Solicitor  to  file  a  notice  in  Court  when  he  or  she 
assumes responsibility for the prosecution.  The date on which responsibility is assumed differs depending on the type of 
prosecution  and  is  specified  in  the  Crown  Prosecution  Regulations  2013.    Responsibility  is  assumed  at  the  time  of  the 
qualifying event (eg plea entry, election of jury trial etc) not the date the notice is filed, which will inevitably be a later date. 
3   Sections 215-228 of the Criminal  Procedure Act 2011 provide for appeals against certain pre-trial decisions which were 
previously heard in the Court of Appeal.  Those appeals are funded by Crown Law’s appropriation for appeals and will 
continue to be conducted by Crown Law.  The appeals that will be captured by para 2.3 will generally relate to bail, name 
suppression, disclosure and other non-evidential decisions. 
2047438_6 

10 
  
2.6 
Ancillary  appearances  relating  to  Crown  prosecutions  conducted  by  other 
Crown Solicitors, such as bail hearings where a defendant has been arrested 
in  a  district  other  than  that  in  which  his  or  her  prosecution  is  being 
conducted; 
2.7 
All  assistance  provided  to  Crown  Law,  whether  by  the  Crown  Solicitor  or 
their  staff,  including  non-legal  staff,  for  the  purposes  of  administration  of 
these  arrangements  or  to  support  Crown  Law  in  the  completion  of  any 
criminal appeals;  
2.8 
The  costs  of  briefing  panel  counsel  or  other  Crown  Solicitors  to  conduct 
the work listed above; and 
2.9 
All  travel  and/or  administrative  support  necessary  to  complete  the  work 
listed above. 
3. 
The annual fee also covers the costs of conducting the work listed above in districts 
other  than  a  particular  Crown  Solicitor’s  district,  following  the  transfer  of  a  matter 
from their district to that of another Crown Solicitor, where the Crown Solicitor in 
the originating district elects to follow the trial. 
4. 
For the avoidance of doubt, all disbursements are included in the annual fee unless 
otherwise agreed with the Solicitor-General.   
Setting the annual fee  
5. 
The  Solicitor-General  will  set  the  annual  fee  for  each  Crown  Solicitor  by  way  of  a 
calculation with the following components: 
5.1 
The total funding available;4 
5.2 
A contingency fund to allow for unforeseen circumstances;5 
5.3 
The volume and case mix of disposals in each warrant;  
5.4 
A  20  per  cent  weighting  for  trial  length  using  data  from  2011/2012,  this 
being a short term component only; and 
                                                 
4   Fixed at approximately $33m in 2013/2014. 
2047438_6 

11 
  
5.5 
A transitional year in 2013/2014. 
6. 
The model, or any part of it, may be reviewed by the Solicitor-General at any time.  
Crown Solicitors will be consulted before material changes to the model are made. 
Payment of the annual fee  
7. 
Prior  to  the  commencement  of  the  financial  year  the  Solicitor-General  will  advise 
each  Crown  Solicitor  of  their  forecast  fee,  based  on  forecasts  of  the  likely  volume 
and case mix of disposals for that warrant. 
8. 
The  fee  will  be  divided  into  12  instalments  to  be  paid  to  Crown  Solicitors  each 
month.    After  the  fourth,  eighth  and  twelfth  months  of  the  year  the  fee  will  be 
reviewed  to  take  account  of  the  actual  volumes  and  case  mix  of  disposals  in  each 
warrant for the year to date.  As a result of those reviews, the Solicitor-General may 
adjust the monthly instalments for the remainder of the year to ensure that the total 
fee  paid  for  the  year  reflects  the  actual  volumes  and  case  mix  for  each  warrant 
compared  to  the  rest  of  the  network.    The  timing  and  method  of  any  adjustments 
(whether  made  in  one  month  or  spread  across  several  months)  will  be  determined 
individually  for  each  Crown  Solicitor,  by  the  Solicitor-General  in  consultation  with 
that Crown Solicitor. 
9. 
At  the  end  of  the  year,  residual  differences  between  the  final  annual  fee  and  the 
amount paid to Crown Solicitors during the year  will be reflected in the annual fee 
for the following year. 
Management of the contingency fund 
10. 
Crown Law will hold and manage a contingency fund, being a percentage of the total 
available funding for the year.  The percentage to be held will be determined by the 
Solicitor-General and reviewed annually.6   
11. 
The purpose of the contingency fund is to support warrants which have experienced 
unforeseen and exceptional events which affect their ability to provide their services 
within the annual fee.  These events may relate to work volumes overall, individual 
                                                                                                                                                    
5   Set at five per cent of the total funding available for 2013/2014. 
6   The Solicitor-General has determined that Crown Law will hold five per cent of total available funding as the contingency 
fund for 2013/2014. 
2047438_6 

12 
  
exceptionally high cost cases, or external factors unrelated to work volumes such as 
natural disasters.  These examples are illustrative only. 
12. 
Crown  Solicitors  may  make  applications  to  the  Solicitor-General  for  contingency 
funding,  or  the  Solicitor-General  may  determine  that  a  warrant  should  receive 
contingency  funding  despite  no  application  having  been  made.    There  are  no  set 
criteria for eligibility for contingency funding and all decisions relating to distribution 
of the contingency fund will be made at the sole discretion of the Solicitor-General. 
 
2047438_6 

13 
  
APPENDIX TWO:  FEES PAYABLE TO CROWN SOLICITORS FOR WORK ON 
CRIMINAL PROSECUTIONS ON INSTRUCTIONS FROM DEPARTMENTS  
1. 
On  20  May  2013  Cabinet  authorised  the  Solicitor-General  to  set  fees  for  Crown 
Solicitors  work  taking  into  account  principles  of  consistency,  transparency  and 
sustainability. 
2. 
Cabinet  also  directed  departments  to  apply  this  fees  framework  when  instructing 
Crown Solicitors. 
Crown Solicitor Regulations 1994 –transitional arrangements 
3. 
The Crown Solicitor Regulations 1994 are revoked from 1 July 2013 and only apply 
to  work  done  prior  to  1  July  2013.    In  respect  of  work  done  after  1  July  2013  on 
summary  cases  which  were  commenced  prior  to  1  July  2013  there  are  specific 
provisions below. 
Scope and application of this framework 
4. 
These fees apply to work done from 1 July 2013 by Crown Solicitors on instructions 
from departments7  for: 
4.1 
summary prosecutions initiated prior to 1 July 2013 ; 
4.2 
criminal prosecutions under the Criminal Procedure Act 2011 which are not 
Crown prosecutions8; 
4.3 
work on Crown prosecutions prior to the time when the Solicitor-General 
has assumed responsibility under s 187 of the Criminal Procedure Act; 
4.4 
High  Court  criminal  appeals  by  departments  (excluding  the  Police)9  from 
the prosecutions in 4.1 and 4.2. 
4.5 
Any  bail  or  name  suppression  or  similar  proceedings  related  to  a  matter 
outlined in 4.1-4.3.10  
                                                 
7   “Departments” as defined in the Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal Business, which includes the Police.  
8   As defined in the Crown Prosecution Regulations 2013. 
9   Departments (excluding the Police) pay for appeals where they are the appellant.  All other appeals whether by offender 
or department in the High Court are funded by Crown Law and come within the annual fee arrangements between the 
Solicitor-General and Crown Solicitors. 
2047438_6 

14 
  
5. 
Departments are referred to the Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal 
Business for information on when Crown Solicitors may be directly instructed.  For 
the avoidance of doubt, Crown Solicitors may be instructed for a single appearance 
on a case or for any part of a case covered by the Cabinet Directions and these fee 
arrangements. 
6. 
For the purposes of 4.3 above the Crown Prosecution Regulations 2013 provide that 
the Solicitor-General will assume responsibility for: 
6.1 
All  category  4  offences  from  the  time  the  proceeding  is  transferred  to  the 
High Court after the defendant’s first appearance. 
6.2 
All offences that are listed in the Schedule to the Regulations from the time 
the proceeding is adjourned following the entry of a plea. 
6.3 
All jury trials for any remaining category 3 offences that are not listed in the 
Schedule to the Regulations from the time the proceeding is adjourned for 
trial callover following case review. 
6.4 
A proceeding that is transferred to the High Court in any other case, from 
the time the proceeding is transferred to the High Court.  
6.5 
A proceeding for any other offence if the Solicitor-General directs that the 
proceeding  be  conducted  as  a  Crown  prosecution  from  the  time  the 
direction is given.  
Classification of counsel  
7. 
References  in  this  appendix  to  senior,  intermediate  and  junior  prosecutors  refer  to 
the  classification  of  prosecutors  by  the  Solicitor-General  pursuant  to  the  Terms  of 
Office for Crown Solicitors.   
Hourly rate of remuneration 
8. 
The hourly rates are: 
8.1 
Senior prosecutor $240; 
                                                                                                                                                    
10   This does not cover appeals to the High Court on these issues as they are funded by Crown Law. 
2047438_6 

15 
  
8.2 
Intermediate prosecutor $192; 
8.3 
Junior prosecutor $140. 
Time allowed for activities 
9. 
Unless otherwise stated time may be charged in units no larger than 15 minutes and, 
subject to the maxima, fees are based on actual time spent. 
Summary prosecutions commenced prior to 1 July 2013 (work done after that date) 
10. 
A  maximum  of  seven  hours  preparation  may  be  billed  for  each  Court  appearance, 
including  defended  hearings  and  sentencing  hearings.    Appearance  time  should  be 
billed on the basis of actual time spent, in units no larger than 15 minutes, with the 
exception  of  defended  hearings  which  should  be  billed  by  the  half  day  or  part 
thereof.  A half day is four hours.    
11. 
Where an appearance relates to more than one matter, the appearance time should be 
apportioned between those matters. 
Appeals to the High Court filed prior to 1 July 2013 
12. 
A maximum of five hours preparation may be billed for appeals by the informant to 
the  High  Court  or  for  case  stated  appeals  by  the  Police  until  the  case  is  stated.11  
Appearance time should be billed on the basis of actual time spent, in units no larger 
than  15  minutes.    Where  an  appearance  relates  to  more  than  one  matter,  the 
appearance time should be apportioned between those matters. 
13. 
The  maxima  in  this  section  include  time  spent  preparing  for  interlocutory 
appearances in respect of appeals. 
Other matters commenced prior to 1 July 2013 
14. 
A maximum of ten hours preparation may be billed for any matter in the High Court 
where  not  provided  for  above.    Appearance  time  should  be  billed  on  the  basis  of 
actual time spent, in units no larger than 15 minutes, with the exception of defended 
                                                 
11   This covers only appeals by departments (but not the Police) against decisions of the District Court.  Crown Law funds 
all criminal appeals to the High Court in respect of summary cases where the appeal is by the offender or by the Police 
and this work is covered by the annual fee set for that work.  The exception is for case stated appeals by the Police where 
the Police fund until the case is stated.  This approach, in terms of who pays, also applies to appeals under the Criminal 
Procedure Act 2011. 
2047438_6 

16 
  
hearings which should be billed by the half day or part thereof.  A half day is four 
hours.  Where an appearance relates to more than one matter, the appearance time 
should be apportioned between those matters. 
15. 
A  maximum  of  seven  hours  preparation  may  be  billed  for  any  other  matter  not 
provided  for  above.    Appearance  time  should  be  billed  on  the  basis  of  actual  time 
spent,  in  units  no  larger  than  15  minutes,  with  the  exception  of  defended  hearings 
which  should  be  billed  by  the  half  day  or  part  thereof.    A  half  day  is  four  hours.  
Where an appearance relates to more than one matter, the appearance time should be 
apportioned between those matters. 
Cases initiated from 1 July 2013 under the Criminal Procedure Act 2011 
16. 
This  section  and  the  attached  appendix  sets  out  the  maximum  time  and  therefore 
fees  payable  for cases  initiated  from  1  July  2013  under  the Criminal  Procedure  Act 
2011.  These prosecutions have been divided into stages as follows: 
16.1  A pre-prosecution stage covering the work involved up to and including the 
filing  of  charging  documents,  such  as  reviewing  the  evidence,  directing 
further  enquiries,  providing  advice  as  to  whether  a  prosecution  should  be 
commenced and drafting charges.  Up to ten hours is allowed for this stage. 
16.2  The  administrative/review  stage  incorporating  the  period  from  first 
appearance  to  completion  of  case  review.    During  this  stage  the  prosecutor 
will  be  attending  to  outstanding  investigative  matters,  and  liaising  with  the 
defence  to  complete  the  case  management  memorandum  and  dealing  with 
issues such as bail, name suppression and media coverage.  There will be at 
least three court appearances during this period, namely first appearance, plea 
entry and case review.  Up to ten hours preparation is allowed for this stage.  
Appearance time should be billed on the basis of actual time spent, in units 
no larger than 15 minutes. 
16.3  A pre-trial stage (excluding appeals from pre-trial decisions).  This stage will 
encompass  any  pre-trial  applications  including  for  orders  as  to  admissibility 
or  orders  dealing  with  severance  or  a  change  of  venue.    Up  to  10  hours 
preparation per application is allowed.  This limit reflects the fact that written 
2047438_6 

17 
  
submissions  will  almost  certainly  be  required.    Appearance  time  should  be 
billed on the basis of actual time spent, in units no larger than 15 minutes.   
16.4  A trial phase.  Up to ten hours preparation time for trial (whether prior to or 
during  trial),  which  will  include  the  preparation  of  briefs  of  evidence  if 
required,12  may  be  claimed.    Appearance  time  for  trials  of  four  hours’ 
duration or less should be billed on the basis of actual time spent, in units no 
larger  than  15  minutes.    For  trials  of  more  than  four  hours’  duration 
appearance time should be billed by the half day or part thereof.  A half day is 
four  hours.    Where  an  appearance  relates  to  more  than  one  matter,  the 
appearance time should be apportioned between those matters. 
16.5  A  sentencing  phase.    Up  to  seven  hours  is  allowed  for  preparation  for 
sentencing.  Appearances should be billed on the basis of actual time spent, 
in  units  no  larger  than  15  minutes.    Not  all  cases  will  have  a  separate 
sentencing hearing and therefore the appearance time will either be rolled up 
in  the  trial  time  or  charged  separately.    The  preparation  time  is  available 
under either scenario.    
16.6  In addition to the above, a further two hours may be claimed for attending to 
disclosure (if required). 
16.7  Appeals filed by offenders, or by the Police in relation to Police prosecutions, 
are funded by Crown Law and come within the annual fee arrangements for 
Crown Solicitors.  In respect of appeals brought by Departments, up to ten 
hours’  preparation  from  the  date  the  appeal  is  filed  may  be  claimed.  
Appearances  should  be  billed  on  the  basis  of  actual  time  spent,  in  units  no 
larger than 15 minutes.   
17. 
All  correspondence  with,  or  reporting  to,  the  instructing  department  is  included  in 
and covered by the above allowances. 
                                                 
12  
This  paragraph  is  drafted  with  the  expectation  that  briefs  of  evidence  will  have  been  prepared  by  the  instructing 
department.    The  reference  to  preparing  briefs  of  evidence  refers  to  the  finalisation  of  those  briefs  by  making 
amendments  where  required,  for  example  by  removing  inadmissible  evidence.    Where  the  instructing  department 
wishes the Crown Solicitor to attend to the initial preparation of briefs of evidence, this must be agreed in accordance 
with paragraph 18. 
2047438_6 

18 
  
Additional activities 
18. 
Any  additional  matters  not  covered  above,  for  example  pre-charge  advice,  the 
preparation  of  briefs  of  evidence  where  briefs  have  not  been  prepared  by  the 
instructing department, or work done in relation to appeals before the appeal is filed 
(such  as  advice  as  to  whether  an  appeal  should  be  pursued,  and  drafting  appeal 
documentation), will be undertaken by Crown Solicitors on the specific instructions 
of the department, subject to an agreed estimate of hours and at the set hourly rates.  
Complex proceedings 
19. 
In exceptional cases, Crown Solicitors may seek the prior approval of the instructing 
department  to  carry  out  additional  work  and  incur  fees  for  particularly  complex 
cases.  The following factors may indicate that the case is exceptional and complex: 
19.1 
Multiple defendants; 
19.2 
Expert  or highly technical evidence called by the prosecution; 
19.3 
A very large volume of evidence; 
19.4 
An  indication  of  a  large  number  of  pre-trial  applications  by  the  defence, 
impacting on the conduct of the prosecution; 
19.5 
High  profile  or  sensitive  prosecution  where  that  significantly  increases  the 
work required. 
20. 
In  these  circumstances,  the  Crown  Solicitor  must  provide  the  department  with  an 
estimate setting out the additional costs by stage and seek approval for the additional 
time which will be needed to be spent.  This approval should be sought before any 
work is undertaken. 
21. 
The Crown Solicitor may also seek to have second counsel assigned.  That is subject 
to the prior approval of the instructing department.  The fees claimable for second 
counsel,  whether  or  not  from  the  Crown  Solicitor  firm,  for  preparation  and 
appearance shall be determined as if the second counsel were employed at the Crown 
Solicitor firm and acting as sole counsel. 
2047438_6 

19 
  
Instructing agents 
22. 
With the approval of the instructing department, a Crown Solicitor may instruct an 
agent.  The agent’s fees will be charged to the Crown Solicitor, who may then claim 
reimbursement from the department. 
23. 
The Crown Solicitor may claim a maximum of one hour for instructing the agent. 
Disbursements 
24. 
Disbursements  may  be  reimbursed  as  set  out  in  this  section.    Where  a  Crown 
Solicitor incurs expenses as a result of work for two departments those costs should 
be split equally.  This will most frequently arise with travel time and travel expenses. 
Travelling expenses 
25. 
Travel expenses including an allowance for travel time may be reimbursed where the 
Crown Solicitor is required to travel more than 5km from his or her usual place of 
business.   
Allowance for travel time 
26. 
For each hour of travel an allowance shall be payable at the following rates: 
26.1 
In the case of a Crown Solicitor or senior lawyer 66 per cent of the senior 
hourly rate of remuneration; 
26.2 
In the case of an intermediate lawyer, 53 per cent of the senior hourly rate 
of remuneration; and 
26.3 
In  the  case  of  a  junior  lawyer  43  per  cent  of  the  senior  hourly  rate  of 
remuneration. 
27. 
This allowance will not be payable in addition to any other payment for preparation 
or other fee in respect of the same time. 
Use of a private car 
28. 
When  using  a  private  car  mileage  at  the  applicable  IRD  rate  may  be  claimed  as  a 
reimbursement.  Evidence of travel distance is not required but should be recorded 
2047438_6 

20 
  
on the invoice.  Costs such as petrol, insurance excess and fines are not claimable in 
addition to the IRD rate. 
Taxi or rental car 
29. 
Actual  and  reasonable  costs  may  be  claimed  where  it  is  more  cost  effective  than 
travel by private car. 
Airfares etc 
30. 
Actual  and  reasonable  costs  may  be  claimed,  subject  to  agreement  with  the 
department.   
Accommodation and meals for overnight travel 
31. 
Where it is agreed with the department that overnight travel is required, the following 
costs may be claimed: 
31.1 
Up to $200 per night for accommodation; 
31.2 
Up to $40 per meal per night away. 
Expert witnesses 
32. 
Expert witnesses are to be engaged in consultation with the department.  The Crown 
Solicitor’s firm is responsible for initially meeting the fees of the expert and may then 
be reimbursed by the department. 
Office related disbursements 
33. 
Photocopying at 0.12c per page for black and 0.25c per page for colour copying; 
34. 
Actual  and  reasonable  costs  may  be  claimed  for  cell  phone  and  tolls  calls,  postage, 
courier and fax costs. 
Alternative fee arrangements 
35. 
Departments  may  enter  into  alternative  fee  arrangements  with  Crown  Solicitors, 
subject to the approval of the Solicitor-General.  Examples which may be considered 
include: 
35.1 
Fixed price or capped fee:  
2047438_6 

21 
  
35.2 
Retainer arrangements; 
35.3 
Volume based discount.  
36. 
These  will  mainly  work  where  a  department  provides  a  lot  of  work  to  a  particular 
Crown Solicitor’s office or where a department has a number of cases that are very 
similar.    
37. 
Alternatively a department may wish to enter into an alternative fee arrangement due 
to the special expertise or level of service required.    
Crown Solicitors working with departments 
38. 
Crown  Solicitors  must  comply  with  any  requirements  of  departments  in  relation  to 
invoicing, reporting and providing estimates.   
Review  
39. 
Crown  Law  will  review  the  fees  framework  in  time  for  any  changes  to  be 
implemented on 1 July 2015.  The review will include consultation with departments 
and Crown Solicitors. 
 
 
2047438_6