This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Prosecutor numbers'.
TAB 2
CROWN SOLICITORS: 
TERMS OF OFFICE 
Last Reviewed: May 2017 
2047438_12  

 
CONTENTS 
 
 
PREAMBLE .................................................................................................................... 1 
DEFINITIONS ............................................................................................................... 1 
THE LAW OFFICERS AND CROWN SOLICITORS ................................................. 1 
The Attorney-General and Solicitor-General ................................................................................ 1 
Crown Solicitors ................................................................................................................................. 2 
Crown Solicitor firms.......................................................................................................................... 2 
DUTIES OF CROWN SOLICITORS ............................................................................ 2 
Provision of services .......................................................................................................................... 2 
Independence and integrity .............................................................................................................. 3 
Conflicts of interest ........................................................................................................................... 4 
EXECUTION OF DUTIES............................................................................................ 4 
Maintenance of the Crown Solicitor firm ....................................................................................... 5 
Absence from duties .......................................................................................................................... 5 
Classification of counsel .................................................................................................................... 5 
Crown Panel........................................................................................................................................ 6 
Maintaining relationships with Justice Sector partners and other related parties ..................... 6 
Professional Indemnity Insurance ................................................................................................... 6 
Information and file maintenance ................................................................................................... 7 
FEES ................................................................................................................................ 7 
CROWN SOLICITOR REVIEWS .................................................................................. 7 
REVOCATION OR TERMINATION OF WARRANT ............................................... 8 
ACKNOWLEDGMENT ................................................................................................. 8 
APPENDIX ONE:  FEES AND BILLING FOR CROWN PROSECUTION 
SERVICES ....................................................................................................................... 9
 
Payment for Crown prosecutions involving absconding defendants ....................................... 12 
APPENDIX TWO:  FEES PAYABLE TO CROWN SOLICITORS FOR WORK ON 
CRIMINAL PROSECUTIONS ON INSTRUCTIONS FROM DEPARTMENTS ... 13
 
2047438_12  


  
Travelling expenses ........................................................................................................................... 18 
Allowance for travel time .................................................................................................................. 18 
Use of a private car .......................................................................................................................... 19 
Taxi or rental car ............................................................................................................................. 19 
Airfares etc. ..................................................................................................................................... 19 
Accommodation and meals for overnight travel .................................................................................. 19 
Office related disbursements .............................................................................................................. 19 
APPENDIX THREE: CLASSIFICATION CRITERIA FOR CROWN 
PROSECUTORS ............................................................................................................ 21
 
 
 


 
PREAMBLE 
1. 
These provisions set out the terms of office for all Crown Solicitors from 1 July 2013.  
The  terms  of  office  may  be  revised  from  time  to  time  by  the  Solicitor-General  in 
consultation with Crown Solicitors. 
2. 
The  terms  of  office  and  any  amendments  are  available  on  the  Crown  Law  website: 
http://www.crownlaw.govt.nz. 
DEFINITIONS 
Crown  prosecution  –  includes  a  Crown  prosecution  as  defined  in  the  Criminal  Procedure  Act 
2011  and  the  Crown  Prosecution  Regulations  2013,  as  well  as  indictable  matters  following 
committal for trial in respect of matters commenced prior to 1 July 2013.  
Crown  prosecutor  –  means  any  Crown  prosecutor,  as  defined  in  the  Criminal  Procedure  Act 
2011. 
Crown Solicitor –  means a lawyer holding a warrant of appointment as a Crown Solicitor from 
the Governor-General. 
Crown Solicitor firm – means the firm of which the Crown Solicitor is a principal. 
Department - means departments  of the public service as specified in the First Schedule to the 
State Sector Act 1988, the New Zealand Police (referred to in this document as “the Police”), the 
New  Zealand  Defence  Force,  and  the  New  Zealand  Security  Intelligence  Service  and  includes 
bodies, decision-makers, office holders or employees within those departments. 
 
Legal work – has the meaning set out in section 6 of the Lawyers and Conveyancers Act 2006. 
Private prosecution – has the meaning set out in section 5 of the Criminal Procedure Act 2011. 
THE LAW OFFICERS AND CROWN SOLICITORS 
3. 
These  terms  of  office  regulate  the  relationship  between  the  Solicitor-General  and  the 
Crown  Solicitor.    The  Crown  Solicitor  must  observe  the  requirements  of  the  terms  of 
office and follow all guidelines and instructions issued by the Solicitor-General. 
The Attorney-General and Solicitor-General 
4. 
The  Attorney-General  and  Solicitor-General  are  responsible  for  the  prosecution  of 
crime.  This responsibility has now been affirmed by the Criminal Procedure Act 2011.   
5. 
The Solicitor-General is responsible for the general oversight of public prosecutions and 
has specific responsibilities for the conduct of Crown prosecutions.  The Government, 
 


 
through Cabinet requires the Solicitor-General, on behalf of the Crown, to set the terms 
of office for Crown Solicitors. 
Crown Solicitors 
6. 
Crown  Solicitors  are  appointed  by  the  Governor-General,  on  the  recommendation  of 
the Attorney-General, by warrant under the Letters Patent.    
 
Crown Solicitor firms 
7. 
When  a  lawyer  seeks  appointment  to  the  office  of  Crown  Solicitor  the  applicant  is 
offering not only his or her services but also the services of the Crown Solicitor firm to 
the extent necessary to provide services in the region covered by the warrant.     
8. 
The Crown Solicitor must notify the Solicitor-General if the Crown Solicitor firm has a 
change in composition which could affect the provision of services required by the terms 
of office.  
9. 
The Crown Solicitor must notify the Solicitor-General if he or she proposes to leave the 
Crown Solicitor firm and join another firm.   
10. 
The Crown Solicitor must keep the Solicitor-General advised of the Crown prosecutors 
representing the Crown Solicitor.  
DUTIES OF CROWN SOLICITORS 
Provision of services 
11. 
The  Crown  Solicitor  must,  in  respect  of  the  region  covered  by  the  warrant  of 
appointment: 
11.1 
Conduct  Crown  prosecutions  for  which  the  Solicitor-General  has  assumed 
responsibility  in  the  High  Court,  District  Courts  and  Youth  Court  and  the 
related proceedings, including sentencing and bail hearings;  
11.2 
Conduct  other  appearances  in  the  Youth  Court  as  specified  in  the 
Memorandum  of  Understanding  between  the  Solicitor-General  and  the 
Commissioner of Police; 
 


 
11.3 
Conduct  High  Court  criminal  appeals  from  departmental  and  Police 
prosecutions in the District Court; 
11.4 
Accept instructions from government departments and the Police, to conduct 
prosecutions in the District Court;  
11.5 
Accept instructions from the Solicitor-General to conduct any litigation related 
to the matters in 11.1 to 11.3;  
11.6 
Accept  instructions  on  matters  related  to  the  Criminal  Proceeds  (Recovery) 
Act, mutual assistance or extradition matters; and 
11.7 
All activities ancillary to the above or which may be necessary to support and 
assist  the  Solicitor-General  to  discharge  the  responsibilities  of  that  office 
relating to the administration of criminal justice. 
12. 
Each Crown Solicitor is expected to co-operate with and assist other Crown Solicitors as 
necessary  to  ensure  the  effective  provision  of  Crown  prosecution  services  throughout 
New Zealand.  
Independence and integrity 
13. 
Crown Solicitors and Crown prosecutors are expected to uphold the highest standards of 
personal and professional conduct and are subject to the Lawyers (Conduct and Client 
Care) Rules. 
14. 
The  Crown  Solicitor  must,  as  soon  as  practicable,  notify  the  Solicitor-General  of  any 
matter which may reflect upon the office of Crown Solicitor, in particular if the Crown 
Solicitor or any Crown prosecutor within the Crown Solicitor firm is subject to:  
14.1 
any criminal inquiry or prosecution; 
14.2 
any complaint or disciplinary proceedings before the Law Society;  or 
14.3 
a costs order or other sanction under the Criminal Procedure Act 2011. 
 


 
Conflicts of interest 
15. 
As  prosecutors,  Crown  Solicitors  are  ministers  of  justice  and  serve  the  public  interest.  
Crown  Solicitors  must  be  independent  and  free  from  compromising  influences  or 
loyalties when providing services as Crown Solicitor.  
16. 
Unless granted dispensation by the Solicitor-General, for a specific case or class of cases, 
Crown Solicitors and lawyers in the Crown Solicitor firm may not: 
16.1 
act against the Crown in any prosecution; 
16.2 
act against the Police on any legal work; 
16.3 
act against the Crown in respect of any legal work where the substantive issue 
is a decision of the Attorney-General or Solicitor-General; 
16.4 
act for the prosecutor in any private prosecution;  
16.5 
act  against  the  Crown  in  any  legal  work  related  to  extradition,  mutual 
assistance,  criminal  proceeds  (recovery)  or  any  judicial  review  related  to  a 
Crown prosecution or a prosecution initiated by a department.  
EXECUTION OF DUTIES 
17. 
The  Crown  Solicitor  must  comply  with  all  directions  and  instructions  and  observe 
guidelines  issued  by  the  Solicitor-General  from  time  to  time  including,  without 
limitation, the following: 
17.1 
Prosecution Guidelines; 
17.2 
Victims of Crime – Guidelines for Prosecutors; 
17.3 
Media Protocol for Prosecutors; and 
17.4 
The  Memorandum  of  Understanding  between  the  Solicitor-General  and  the 
Commissioner of Police. 
18. 
The  Solicitor-General  expects  to  be  consulted  on  any  significant  or  potentially 
controversial  media  inquiries.    Crown  Solicitors  need  not  consult  on  routine  media 
inquiries.  
 


 
19. 
The  Crown  Solicitor  must  supervise  the  provision  of  services  by  the  Crown  Solicitor 
firm  and  take  all  reasonable  steps  to  ensure  every  person  assisting  with  these  services 
complies with the terms of office. 
Maintenance of the Crown Solicitor firm 
20. 
Crown Solicitors are responsible for ensuring that they are able to discharge the duties of 
the  office  and  must  maintain  an  office  sufficient  to  discharge  those  responsibilities.  
Crown  Solicitors  may  enter  into  arrangements  to  manage  the  provision  of  services 
between their firms. 
21. 
The Crown Solicitor will take all reasonable steps to ensure that all Crown prosecutors 
acting under his or her direction: 
21.1 
have the requisite skills, expertise, qualifications and experience; and 
21.2 
carry out their respective duties with due care, skill and diligence. 
Absence from duties 
22. 
Where the Crown Solicitor wishes to take leave from his or her duties for more than one 
month,  the  leave  of  the  Solicitor-General  is  required.    Where  practicable  one  month’s 
notice of such absences is required.  
23. 
Subject to the Solicitor-General’s approval, the Crown Solicitor may nominate a person 
from  within  the  Crown  Solicitor  firm  to  carry  out  the  obligations  of  his  or  her  office 
while the Crown Solicitor is on leave. 
Classification of counsel 
24. 
Crown Solicitors and members of their firms will be classified by the Solicitor-General as 
principal, senior, intermediate or junior prosecutors.   
25. 
The  Crown  Solicitor  may  make  a  recommendation  to  the  Solicitor-General  for  the 
classification or reclassification of a Crown prosecutor.  
26. 
The  Solicitor-General  may  from  time  to  time  issue  guidelines  about  the  criteria  for 
classification and the classification necessary to conduct particular types of prosecution. 
Refer Appendix Three of this document.  
 


 
Crown Panel 
27. 
The  Solicitor-General  may,  on  the  recommendation  of  the  relevant  Crown  Solicitor, 
appoint members of the local bar to a Crown Panel to supplement the services provided 
by the Crown Solicitor and the Crown Solicitor’s firm. 
28. 
Members of Crown Panels will be classified by the Solicitor-General as principal, senior, 
intermediate or junior panel members.     
Maintaining relationships with Justice Sector partners and other related parties 
29. 
Crown  Solicitors  must  endeavour  to  maintain  professional  and  positive  relationships 
with  the  judiciary,  the  courts,  the  Police,  departments,  the  Public  Defence  Service  and 
the criminal defence bar. 
Professional Indemnity Insurance 
30. 
The Crown Solicitor or the Crown Solicitor firm must maintain and keep current, for the 
period of the appointment and for the period of two years commencing with the expiry 
of the appointment at his or her own expense, professional indemnity insurance which 
adequately covers any liability which might arise. 
31. 
The Crown Solicitor must supply to the Solicitor-General, on request, such details of its 
current  insurance  cover  that  the  Solicitor-General  considers  sufficient  to  assess  the 
appropriateness of the cover. 
Te Tiriti o Waitangi 
32. 
Crown Solicitors are committed to the values and principles of Te Tiriti o Waitangi and 
this will be reflected in the delivery of Crown prosecution services and the management 
and operations of their respective Crown Solicitor’s offices. 
Commitment to diversity  
33. 
Crown  Solicitors  are  committed  to  the  Crown’s  equal  employment  opportunity 
principles,  particularly  when  acting  for  the  Crown.  Where  practicable  Crown  Solicitors 
will  endeavour,  through  the  recruitment  and  development  of  their  staff,  to  reflect  the 
diversity of the community which the warrant serves.  
 


 
Information and file maintenance 
34. 
In  consultation  with  Crown  Solicitors,  the  Solicitor-General  will  develop  and  issue 
policies  outlining  any  reporting  or  information  requirements.    Crown  Solicitors  must 
respond expeditiously to any reporting or information requirements.  
35. 
Crown  Solicitors  must  take  all  reasonable  steps  to  protect  the  security  of  information 
they hold.   
36. 
Crown Solicitors are subject to the Public Records Act 2005 and should comply with any 
policy and guidelines issued by the Solicitor-General, after consultation with the Crown 
Solicitors, on the requirements of that Act.    
37. 
All Crown prosecution files held by Crown Solicitors remain the property of the Crown.  
Crown  Solicitors  must,  upon  request,  make  any  files  relating  to  Crown  Solicitor  duties 
available to the Solicitor-General for inspection.    
FEES  
38. 
The Solicitor-General will set an annual fee for the provision of services under clauses 
11.1 - 11.3 and 11.7 in each warrant, based on the available government funding.  Refer 
to Appendix One for the detail of the annual fees determined by the Solicitor-General. 
39. 
The  Solicitor-General  will  from  time  to  time,  in  consultation  with  Crown  Solicitors, 
departments and the Police, set the fees payable by departments and the Police for the 
provision of services under clause 11.4.  Refer to Appendix Two for the detail of the fees 
framework determined by the Solicitor-General. 
40. 
For  all  other  work  the  fees  will  be  set  by  the  Solicitor-General  in  consultation  with 
Crown Solicitors. 
CROWN SOLICITOR REVIEWS 
41. 
Crown  Solicitors will  be  subject  to  periodic reviews by  the  Solicitor-General.   Reviews 
are  designed  to  ensure  high  standards  are  achieved  and  maintained.    Reviews  may 
examine the legal acumen and performance of Crown prosecutors, the management of 
the  work,  and  how  the  relationship  with  others  is  conducted  in  the  criminal  justice 
sector.    In  consultation  with  Crown  Solicitors,  the  Solicitor-General  will  prepare  and 
 


 
review from time to time a policy on the conduct of reviews which will detail the review 
processes.  
42. 
Crown  Solicitors  are  expected  to  cooperate  fully  in  a  review  and  provide  any  relevant 
information  requested  in  a  timely  fashion.    Crown  Solicitors  will  be  advised  of  the 
preliminary outcome of their reviews and given the opportunity to address any concerns 
that are raised before a review is completed. 
REVOCATION OR TERMINATION OF WARRANT 
43. 
A Crown Solicitor’s warrant is held at pleasure.   
44. 
A  Crown  Solicitor  may  resign  the  warrant  by  letter  to  the  Solicitor-General.    Crown 
Solicitors  are  required  to  give  90  days’  notice  of  resignation,  unless  exceptional 
circumstances apply, such as appointment to the Bench. 
ACKNOWLEDGMENT 
I, [insert name] hold the office of Crown Solicitor at [insert warrant area] and acknowledge that I 
am obliged to carry out the office of Crown Solicitor in accordance with these terms of office.   
______________________________________________ 
[Signature] 
 
 


  
APPENDIX ONE:  
FEES AND BILLING FOR CROWN PROSECUTION SERVICES 
Last Reviewed: May 2017  
1. 
This  appendix  sets  out  the  arrangements  for  the  fees  and  billing  of  services  provided 
under clauses 11.1, 11.2, 11.3 and 11.7 of these Terms of Office.  It gives effect to the 
requirement for the Solicitor-General to set a fee for these services each year.   
Services covered by the annual fee 
2. 
The  following  services  provided  on  or  after  1  July  2013,  within  the  area  covered  by  a 
particular Crown Solicitor’s warrant, are provided pursuant to the annual fee:   
2.1 
The  conduct  of  Crown  prosecutions1  from  the  time  the  Crown  assumes 
responsibility  for  the  prosecution,2  excluding  appeals  other  than  as  expressly 
provided for in this appendix; 
2.2 
The  conduct  of  pre-trial  appeals  to  the  High  Court  from  decisions  made  in 
relation to Crown prosecutions, regardless of whether the Crown has assumed 
responsibility,  excluding  appeals  filed  pursuant  to  ss  215  through  228  of  the 
Criminal Procedure Act 2011 or s 379A of the Crimes Act 1961;3 
2.3 
The conduct of pre- and post-conviction appeals to the High Court from other 
public prosecutions (i.e. non-Crown prosecutions);  
2.4 
The conduct of matters in the Youth  Court as specified in the Memorandum 
of  Understanding  between  the  Solicitor-General  and  the  Commissioner  of 
Police; 
                                                 
1   Whether in the Youth, District or High Courts, and regardless of whether the prosecution was commenced in a particular 
Crown  Solicitor’s  district  or  was  transferred  from  another  district  at  a  later  date  (including  cases  transferred  after  the 
Crown has assumed responsibility for the matter).   
2   Section 189 of  the  Criminal Procedure  Act  2011 requires the Crown Solicitor to  file  a notice in Court  when  he  or  she 
assumes responsibility for the prosecution.  The date on which responsibility is assumed differs depending on the type of 
prosecution  and  is  specified  in  the  Crown  Prosecution  Regulations 2013.    Responsibility  is  assumed  at  the  time  of  the 
qualifying event (e.g. plea entry, election of jury trial etc) not the date the notice is filed, which will inevitably be a later 
date. 
3   Sections 215-228 of the Criminal Procedure Act 2011 provide for appeals against certain pre-trial decisions which were 
previously heard in the Court of Appeal.  Those appeals are funded by Crown Law’s appropriation for appeals and will 
continue to be conducted by Crown Law.  The appeals that will be captured by para 2.3 will generally relate to bail, name 
suppression, disclosure and other non-evidential decisions. 
2047438_12 

10 
  
2.5 
The  conduct  of  matters  under  the  Costs  in  Criminal  Cases  Act  1967  and  of 
applications  under  the  Sentencing  Act  2002  (e.g.  review  or  cancellation  of  a 
sentence, resentencing).  
2.6 
Ancillary  appearances  relating  to  Crown  prosecutions  conducted  by  other 
Crown Solicitors, such as bail hearings where a defendant has been arrested in 
a district other than that in which his or her prosecution is being conducted; 
2.7 
All assistance provided to Crown Law, whether by the Crown Solicitor or their 
staff,  including  non-legal  staff,  for  the  purposes  of  administration  of  these 
arrangements  or  to  support  Crown  Law  in  the  completion  of  any  criminal 
appeals;  
2.8 
The costs of briefing panel counsel or other Crown Solicitors to conduct the 
work listed above; and 
2.9 
All travel and/or administrative support necessary to complete the work listed 
above. 
3. 
The  annual  fee  also  covers  the  costs  of  conducting  the  work  listed  above  in  districts 
other than a particular Crown Solicitor’s district, following the transfer of a matter from 
their  district  to  that  of  another  Crown  Solicitor,  where  the  Crown  Solicitor  in  the 
originating district elects to follow the trial. 
4. 
For  the  avoidance  of  doubt,  all  disbursements  are  included  in  the  annual  fee  unless 
otherwise agreed with the Solicitor-General.   
Setting the annual fee  
5. 
The  Solicitor-General  will  set  the  annual  fee  for  each  Crown  Solicitor  by  way  of  a 
calculation with the following components: 
5.1 
The total funding available; 
5.2 
A flexi fund to allow for exceptional circumstances;4 and 
5.3 
The volume and case mix of disposals reported in each warrant;  
                                                 
4   Set at five per cent of the total funding available for the financial year. 
2047438_12 

11 
  
6. 
The  model,  or  any  part  of  it,  may  be  reviewed  by  the  Solicitor-General  at  any  time.  
Crown Solicitors will be consulted before material changes to the model are made. 
Payment of the annual fee  
7. 
Prior to the commencement of the financial year the Solicitor-General will advise each 
Crown  Solicitor  of  their  forecast  fee,  based  on  forecasts  of  the  likely  volume and  case 
mix of disposals for that warrant. 
8. 
The fee will be divided into 12 instalments to be paid to Crown Solicitors each month.  
Each month the annual fee will be reviewed to take account of the actual volumes and 
case mix of disposals in each warrant for the year to date.  As a result of those reviews, 
the Solicitor-General may adjust the monthly instalments for the remainder of the year 
to ensure that the total fee paid for the year reflects the actual volumes and case mix for 
each  warrant  compared  to  the  rest  of  the  network.    The  timing  and  method  of  any 
adjustments  (whether  made  in  one  month  or  spread  across  several  months)  will  be 
determined  individually  for  each  Crown  Solicitor,  by  the  Solicitor-General  in 
consultation with that Crown Solicitor. 
9. 
Crown Solicitors are expected to have adequate systems in place to ensure the accuracy 
of their disposals reporting, as these reports will be relied on by the Solicitor-General in 
determining the annual fees and finalising the monthly disposal reports.  
10. 
After  the  monthly  disposal  reports  have  been  finalised,  the  Solicitor-General  will  be 
under  no  obligation  to  consider  requests  from  Crown  Solicitors  to  make  retroactive 
payments, due to the consequential effect on fees available and allocated to other Crown 
Solicitors. 
Management of the flexi fund 
11. 
Crown Law will hold and manage a fund (known as the flexi fund), being comprised of a 
percentage of the total available funding for the year.  The percentage to be held will be 
determined by the Solicitor-General and reviewed annually.   
12. 
The purpose of the flexi fund is to support warrants which have experienced unforeseen 
and  exceptional  events  which  affect  their  ability  to  provide  their  services  within  the 
annual  fee.    These  events  may  relate  to  work  volumes  overall,  individual  exceptionally 
high cost cases, or external factors unrelated to work volumes such as natural disasters.  
These examples are illustrative only. 
2047438_12 

12 
  
13. 
Crown Solicitors may make applications to the Solicitor-General for flexi funding, or the 
Solicitor-General may determine  that a warrant should receive flexi funding despite no 
application having been made.  There are no set criteria for eligibility for flexi funding 
and  all  decisions  relating  to  distribution  of  the  flexi  fund  will  be  made  at  the  sole 
discretion of the Solicitor-General. 
Payment for Crown prosecutions involving absconding defendants 
14. 
Where  a  disposal  cannot  otherwise  be  claimed  due  to  a  defendant  absconding,  Crown 
Solicitors  may  make  applications  to  the  Solicitor-General  for  payment  from  the  flexi 
fund, as if the prosecution had reached a disposal point.  
2047438_12 

13 
  
APPENDIX TWO:  FEES PAYABLE TO CROWN SOLICITORS FOR WORK ON 
CRIMINAL PROSECUTIONS ON INSTRUCTIONS FROM DEPARTMENTS 
Last Reviewed:  May 2017 
 
1. 
On  20  May  2013  Cabinet  authorised  the  Solicitor-General  to  set  fees  for  Crown 
Solicitors  work  taking  into  account  principles  of  consistency,  transparency  and 
sustainability. 
2. 
Cabinet also directed departments to apply this fees framework when instructing Crown 
Solicitors. 
Scope and application of this framework 
3. 
These  fees  apply  to  work  done  from  1  July  2017  by  Crown  Solicitors  on  instructions 
from departments5  for: 
3.1 
criminal  prosecutions  under  the  Criminal  Procedure  Act  2011  which  are  not 
Crown prosecutions6; 
3.2 
work on Crown prosecutions prior to the time when the Solicitor-General has 
assumed responsibility under s 187 of the Criminal Procedure Act; 
3.3 
High  Court  criminal appeals  by  departments  (excluding  the  Police)7  from  the 
prosecutions in 3.1 and 3.2. 
3.4 
Any  bail  or  name  suppression  or  similar  proceedings  related  to  a  matter 
outlined in 3.1-3.3.8  
3.5 
Pre-CPA summary prosecutions initiated prior to 1 July 2013 ; 
4. 
Departments  are  referred  to  the  Cabinet  Directions  for  the  Conduct  of  Crown  Legal 
Business for information on when Crown Solicitors may be directly instructed.  Crown 
Solicitors may be instructed for a single appearance on a case or for any part of a case 
covered by the Cabinet Directions and these fee arrangements. 
                                                 
5   “Departments” as defined in the Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal Business, which includes the Police.  
6   As defined in the Crown Prosecution Regulations 2013. 
7   Departments (excluding the Police) pay for appeals where they are the appellant.  All other appeals whether by offender 
or department in the High Court are funded by Crown Law and come within the annual fee arrangements between the 
Solicitor-General and Crown Solicitors. 
8   This does not cover appeals to the High Court on these issues as they are funded by Crown Law. 
2047438_12 

14 
  
5. 
For the purposes of 3.2 above the Crown Prosecution Regulations 2013 provide that the 
Solicitor-General will assume responsibility for: 
5.1 
All category 4 offences from the time the proceeding is transferred to the High 
Court after the defendant’s first appearance. 
5.2 
All offences that are listed in the Schedule to the Regulations from the time the 
proceeding is adjourned following the entry of a plea. 
5.3 
All  jury  trials  for  any  remaining  category  3  offences  that  are  not  listed  in  the 
Schedule to the Regulations from the time the proceeding is adjourned for trial 
callover following case review. 
5.4 
A proceeding that is transferred to the High Court in any other case, from the 
time the proceeding is transferred to the High Court.  
5.5 
A  proceeding  for  any  other  offence  if  the  Solicitor-General  directs  that  the 
proceeding be conducted as a Crown prosecution from the time the direction is 
given.  
Classification of counsel  
6. 
References in this appendix to principal, senior, intermediate and junior prosecutors are 
to  the  classification  of  prosecutors  by  the  Solicitor-General  pursuant  to  the  Terms  of 
Office for Crown Solicitors.   
Hourly rate of remuneration 
7. 
The hourly rates are: 
7.1 
Principal prosecutor: $300;  
7.2 
Senior prosecutor: $252; 
7.3 
Intermediate prosecutor: $202; 
7.4 
Junior prosecutor: $147. 
Time allowed for activities 
8. 
Unless  otherwise  stated  time  may  be  charged  in  units  no  larger  than  15  minutes  and, 
subject to the pre-approved caps, fees are based on actual time spent. 
2047438_12 

15 
  
Pre-approved caps  
9. 
This  section  sets  out  the  maximum  pre-approved  time  and  therefore  maximum  pre-
approved  fees  payable  that  apply  when  a  department  instructs  a  Crown  Solicitor  in 
criminal  matters.  Additional  fees  will  require  the  prior  and  separate  approval  of  the 
instructing department and are dealt with in paragraphs 12-17 below.  
10. 
  Pre-approved caps apply by reference to the following stages of the prosecution:  
10.1 
A  pre-prosecution  stage  covering  the  work  involved  up  to  and  including  the 
filing  of  charging  documents,  such  as  reviewing  the  evidence,  directing  further 
enquiries,  providing advice as  to  whether  a  prosecution  should  be  commenced 
and drafting charges.  Up to ten hours are pre-approved for this stage. 
10.2 
The administrative/review stage incorporating the period from first appearance 
to completion of case review.  During this stage the prosecutor will be attending 
to  outstanding  investigative  matters,  liaising  with  the  defence  to  complete  the 
case  management  memorandum  and  dealing  with  issues  such  as  bail,  name 
suppression and media coverage.  There may be at least three court appearances 
during  this  period,  namely  first  appearance,  plea  entry  and  case  review.    Up  to 
ten  hours  of  preparation  are  pre-approved  for  this  stage.    Appearance  time 
should  be  billed  on  the  basis  of  actual  time  spent,  in  units  no  larger  than  15 
minutes. 
10.3 
A  pre-trial  stage  (excluding  appeals  from  pre-trial  decisions).    This  stage  will 
encompass  any  pre-trial  applications  including  for  orders  as  to  admissibility  or 
orders  dealing  with  severance  or  a  change  of  venue.    Up  to  ten  hours  of 
preparation  per  application  are  pre-approved.    This  limit  reflects  the  fact  that 
written  submissions will  almost  certainly  be  required.    Appearance time  should 
be billed on the basis of actual time spent, in units no larger than 15 minutes.   
10.4 
A trial phase.  Up to ten hours of preparation time for trial (whether prior to or 
during trial), which includes the finalisation of briefs of evidence if required,9 are 
pre-approved.   
                                                 
9  
This paragraph is drafted with the expectation that briefs of evidence will be prepared by the instructing department.  
The reference to finalisation of those briefs includes making amendments where required, for example by removing 
inadmissible  evidence.    Where  the  instructing  department  wishes  the  Crown  Solicitor  to  attend  to  the  initial 
preparation of briefs of evidence, this must be agreed as additional work in accordance with paragraphs 12-17. 
2047438_12 

16 
  
Appearance time for trials of four hours’ duration or less should be billed on the 
basis of actual time spent, in units no larger than 15 minutes.  For trials of more 
than  four  hours’  duration  appearance  time  should  be  billed  by  the  half  day  or 
part  thereof.    A  half  day  is  four  hours.    Where  an  appearance  relates  to  more 
than  one  matter,  the  appearance  time  should  be  apportioned  between  those 
matters. 
10.5 
A  sentencing  phase.    Up  to  seven  hours  are  pre-approved  for  preparation  for 
sentencing.  Appearances should be billed on the basis of actual time spent, in 
units  no  larger  than  15  minutes.    Not  all  cases  will  have  a  separate  sentencing 
hearing  and  therefore  the  appearance  time  will  either  be  rolled  up  in  the  trial 
time  or  charged  separately.    The  preparation  time  is  available  under  either 
scenario.    
10.6 
In  addition  to  the  above,  up  to  five  hours  are  pre-approved  for  attending  to 
disclosure (if required). 
10.7 
Appeals filed by offenders, or by the Police in relation to Police prosecutions, are 
funded by Crown Law and come within the annual fee arrangements for Crown 
Solicitors.    In  respect  of  appeals  brought  by  Departments,  up  to  ten  hours  of 
preparation  from  the  date  the  appeal  is  filed  are  pre-approved.    Appearances 
should  be  billed  on  the  basis  of  actual  time  spent,  in  units  no  larger  than  15 
minutes.   
11. 
All correspondence with, or reporting to, the instructing department is included in and 
covered by the above pre-approved caps. 
Additional work over and above pre-approved caps 
12. 
Where  the  Crown  Solicitor  considers  that  a  matter  referred  by  a  department  requires 
work  that  exceeds  the  pre-approved  caps,  the  Crown  Solicitor  must  inform  the 
instructing department and seek its prior approval to carry out additional work and incur 
fees at the set hourly rates over and above the pre-approved caps. The Crown Solicitor 
must provide the department with an estimate setting out the additional costs by stage at 
the set hourly rates.  
13. 
Approval to exceed the pre-approved caps should be sought before the additional work 
is undertaken.  
2047438_12 

17 
  
14. 
The  following  factors  are  examples  that  may  indicate  that  the  case  is  appropriate  for 
additional work: 
14.1 
Multiple defendants; 
14.2 
Expert  or highly technical evidence called by the prosecution; 
14.3 
A large volume of evidence; 
14.4 
An  indication  of  a  large  number  of  pre-trial  applications  by  the  defence, 
impacting on the conduct of the prosecution; 
14.5 
High  profile  or  sensitive  prosecution  where  that  significantly  increases  the 
work required. 
15. 
Any  matters  not  covered  in  the  pre-approved  caps  will  be  undertaken  by  Crown 
Solicitors on the specific instructions of the department, subject to an agreed estimate of 
hours and at the set hourly rates. Examples of such matters that are not covered in the 
pre-approved caps are:  
15.1 
Advice during investigation stages;  
15.2 
Preparation of briefs of evidence where briefs have not been prepared by the 
instructing department;  
15.3 
Work done in relation to appeals before the appeal is filed (such as advice as to 
whether an appeal should be pursued, and drafting appeal documentation).   
16. 
The Crown Solicitor may also seek to have second counsel assigned.  That is subject to 
the prior approval of the instructing department.  The fees claimable for second counsel, 
whether or not from the Crown Solicitor firm, for preparation and appearance shall be 
determined  as  if  the  second  counsel  were  employed  at  the  Crown  Solicitor  firm  and 
acting as sole counsel. 
17. 
All  additional  fees  charged  under  paragraphs  12-16  must  be  invoiced  separately  and 
marked  “Additional  fees  –  as  previously  agreed  with  [the  Department]”.    Crown 
Solicitors  and  Departments  are  expected to  keep  records  of  all  approvals to  incur  fees 
over  the  pre-approved  caps.  Under  the  Public  Prosecutions  Reporting  Framework, 
Crown Solicitors and Departments will be required to report all approvals to the Public 
Prosecutions Unit, on an annual basis.    
2047438_12 

18 
  
Instructing agents 
18. 
With  the  approval  of  the  instructing  department,  a  Crown  Solicitor  may  instruct  an 
agent.    The  agent’s  fees  will  be  charged  to  the  Crown  Solicitor,  who  may  then  claim 
reimbursement from the department. 
19. 
The Crown Solicitor may claim a maximum of one hour for instructing the agent. 
Charging for waiting time 
20. 
Crown  Solicitors  may  charge  for  waiting  time  in  Court,  measured  from  the  time  a 
hearing  was  scheduled  to start  and  the  time  it  actually  started,  unless  the  prosecutor  is 
reasonably expected to be working on a different matter.  
21. 
If appearing for more than one departmental client, charging for waiting time should be 
split and apportioned between clients.  
Disbursements 
22. 
Disbursements may be reimbursed as set out in this section.  Where a Crown Solicitor 
incurs expenses as a result of work for two or more departments those costs should be 
split equally.  This will most frequently arise with travel time and travel expenses. 
Travelling expenses 
23. 
Travel  expenses  including  an  allowance  for  travel  time  may  be  reimbursed  where  the 
Crown  Solicitor  is  required  to  travel  more  than  5km  from  his  or  her  usual  place  of 
business.   
Allowance for travel time 
24. 
For each hour of travel an allowance shall be payable at the following rates: 
24.1 
In  the  case  of  a  principal  prosecutor  or  senior  prosecutor  66  per  cent  of  the 
senior hourly rate of remuneration; 
24.2 
In the case of an intermediate prosecutor, 53 per cent of the senior hourly rate 
of remuneration; and 
24.3 
In  the  case  of  a  junior  prosecutor  43  per  cent  of  the  senior  hourly  rate  of 
remuneration. 
2047438_12 

19 
  
25. 
This allowance will not be payable in addition to any other payment for preparation or 
other fee in respect of the same time. 
Use of a private car 
26. 
When  using  a  private  car,  mileage  at  the  applicable  IRD  rate  may  be  claimed  as  a 
reimbursement.  Evidence of travel distance is not required but should be recorded on 
the  invoice.    Costs  such  as  petrol,  insurance  excess  and  fines  are  not  claimable  in 
addition to the IRD rate. 
Taxi or rental car 
27. 
Actual and reasonable costs may be claimed where it is more cost effective than travel by 
private car. 
Airfares etc. 
28. 
Actual and reasonable costs may be claimed, subject to agreement with the department.   
Accommodation and meals for overnight travel 
29. 
Where  it  is  agreed  with  the  department  that  overnight  travel  is  required,  the  following 
costs may be claimed: 
29.1 
Up to $200 per night for accommodation; 
29.2 
Up to $120 per night away, daily total for meals.  
Office related disbursements 
30. 
Photocopying at 0.12c per page for black and 0.25c per page for colour copying; 
31. 
Actual and reasonable costs may be claimed for cell phone and toll calls, postage, courier 
and fax costs. 
32. 
As  an  alternative  to  charging  for  actual  disbursements,  and  with  the  approval  of  the 
instructing department, Crown Solicitors may charge an administrative fee of up to 2.5% 
of  their  professional  fees,  to  cover  their  costs  of  printing,  photocopying,  telephony, 
postage, courier, fax and general office administration.    
 
 
2047438_12 

20 
  
Alternative fee arrangements 
33. 
Departments may enter into alternative fee arrangements with Crown Solicitors, subject 
to the approval of the Solicitor-General.  Examples which may be considered include: 
33.1 
Fixed price or capped fee:  
33.2 
Retainer arrangements; 
33.3 
Volume based discount.  
34. 
These will mainly work where a department provides a significant volume of work to a 
particular Crown Solicitor’s office or where a department has a number of cases that are 
very similar.    
35. 
Alternatively a department may wish to enter into an alternative fee arrangement due to 
the special expertise or level of service required.  
36. 
Applications  to  approve  alternative  fee  arrangements  should  be  addressed  to  the 
Solicitor-General and sent to the Public Prosecutions Unit.  
Invoicing and reporting to departments 
37. 
Invoices  sent  by  Crown  Solicitors  to  departments  must  be  accurate  and  include  a 
sufficient level of details to assist the department with understanding and keeping track 
of its spending. 
38. 
Invoices  to  departments  should  include  the  following  (where  applicable):  Defendant’s 
name,  charges,  description  of  work  done,  name  of  counsel,  number  of  hours  and 
relevant hourly rate, fees charged, GST, disbursements/admin fee (including GST), total 
outstanding,  and  a  running  total  billed  for  the  prosecution  from  point  of  initial 
instructions.   
39. 
Crown  Solicitors  must  comply  with  any  requirements  of  departments  in  relation  to 
invoicing, reporting and providing estimates.   
Review  
40. 
Crown Law will review the fees framework in time for any changes to be implemented 
on  1  July  2019.    The  review  will  include  consultation  with  departments  and  Crown 
Solicitors. 
2047438_12 

21 
  
APPENDIX THREE: CLASSIFICATION CRITERIA FOR CROWN PROSECUTORS 
 
Last reviewed: May 2017 
 
1. 
Classification of all Crown prosecutors is mandated by the Crown Solicitors’ Terms  of 
Office. With the move to an annual fee regime (‘bulk funding’), classification no longer 
affects the ongoing fee revenue in Crown prosecutions but it remains as a tool to assist 
Crown  Solicitors  with  allocating  prosecution  files  to  counsel  with  appropriate  level  of 
experience.  In  non-Crown  prosecutions,  classification  of  counsel  continues  to  be  the 
basis for the hourly rate charged to the departmental client.      
2. 
Although  usually  related,  Crown  Law  approaches  the  classification  process  as  separate 
from  matters  of  promotion,  remuneration  and  staff  management  which  are  properly 
regarded as matters for the Crown Solicitors and their firms’ partners, as employers.  
3. 
It is important that the classification process be carried out in a consistent and principled 
way, based upon criteria that apply to Crown Solicitors across the country. This guidance 
is  provided  to  assist  Crown  Solicitors  and  prosecutors  to  work  towards  a  smooth 
progression  through  the  various  classification  levels,  while  understanding  how 
applications will be assessed by the Crown Law Office.   
Key principles 
4. 
Flexibility  and  discretion:  This  document  outlines  the  ordinary  criteria  for 
classification  as  a  general  guidance  against  which  classification  applications  will  be 
measured. It is by no means a prescriptive or exclusive code. Variations of or departures 
from the guidance criteria  will be looked at on a case-by-case basis and accommodated 
in appropriate cases where the candidate presents alternative forms of experience akin to 
the criteria described below. 
5. 
Jury  trial  experience:  The  main  focus  of  the  classification  assessment  for  Crown 
prosecutors is their level of experience in jury trials as sole or lead counsel. Experience in 
other areas of litigation – e.g. Judge alone criminal trials, appeals, civil litigation – will be 
taken into consideration and compared, to the extent it is practicable, to the appropriate 
equivalent level of jury trial experience.      
6. 
Information:  It  is  important  that  the  Deputy  Solicitor-General  (Criminal),  who  is  the 
decision  maker,  have  all  the  relevant  information  upon  which  to  determine  the 
classification level.    
7. 
Crown Solicitor’s endorsement: Classification applications should be submitted by the 
Crown  Solicitor,  thus  reflecting  the  Crown  Solicitor’s  own  professional  assessment  of 
the  prosecutor  and  recommendation  that  the  prosecutor  be  classified  or  reclassified. 
Crown Law will be guided by the Crown Solicitor’s own professional assessment of the 
prosecutor.  
8. 
Subject  to  the  above  principles,  general  guidelines  for  classification  of  Crown 
prosecutors are set out below. 
 
2047438_12 

22 
  
Junior Prosecutor 
9. 
Criterion:  
Prosecutor having been admitted as a Solicitor and Barrister of the High Court of New 
Zealand.  
10. 
Supporting documentation: 
Curriculum  vitae.  University  records  are  not  required,  but  prosecutors  are  invited  to 
provide basic information about previous legal experience.     
 
Intermediate Prosecutor  
11. 
Criteria:  
11.1 
A  minimum  of  three  years’  continuous  experience  as  a  junior  Crown 
prosecutor; and  
11.2 
Prosecutor has conducted approximately five jury trials as sole or lead counsel.  
12. 
Equivalent relevant experience will be considered on a case-by-case basis.   
13. 
Supporting documentation: 
Applications should include lists of trials and other significant litigation conducted with a 
brief  description  of  what  those  trials  entailed  in  terms  of  prosecutorial  experience.  In 
particular:  the  type  of  charges  (e.g.  drugs,  violence);  the  role  played  by  the  prosecutor 
(e.g. sole/lead or second/junior counsel, in the latter case with an indication as to their 
role  in  Court  e.g.  opened/closed/cross  examined);  particular  areas  of  expertise; 
significant  features  and  scope  of  cases  (e.g.  number  of  witnesses,  number  of  days, 
whether defendant gave evidence etc.).   
 
Senior Prosecutor  
14. 
Criteria:  
14.1 
A minimum of seven years’ continuous experience as a Crown prosecutor;  
14.2 
Prosecutor  has  conducted  approximately  50  District  Court  trials  as  sole 
prosecuting counsel; 
14.3 
Prosecutor  regularly  conducts  serious  trials  in  the  District  Court  as  sole 
counsel;  
14.4 
Prosecutor  has  some  background  appearing  in  High  Court  trials  as  sole 
counsel, as well as junioring on complex or more serious matters.   
15. 
Equivalent relevant experience will be considered on a case-by-case basis.  
2047438_12 

23 
  
16. 
Supporting documentation:  
Similar to Intermediate Prosecutor but focusing on the more significant work and cases 
conducted as a prosecutor, rather than a case-by-case run down.  
 
Principal Prosecutor  
17. 
Criteria:  
17.1 
Appointment as Crown Solicitor;  
17.2 
Appointment as Queen’s Counsel; or  
17.3 
Having  at  least  10  years  of  continuous  and  senior  prosecutorial  experience 
during  which  time  the  prosecutor  was  classified  by  Crown  Law  as  Senior 
Prosecutor.  
18. 
Equivalent relevant experience will be considered on a case-by-case basis. 
19. 
Supporting documentation:  
A letter of application from the Crown Solicitor for prosecutors covered under 17.3. No 
application required for prosecutors covered under 17.1 and 17.2.  
 
Panel members 
20. 
As  panel  members  conduct  their  work  without  direct  supervision  of  other  Crown 
prosecutors, the classification criteria for them are stricter than for Crown prosecutors.  
In general terms, a panel candidate will be required to establish they fit the higher end of 
the corresponding criteria for Crown prosecutor. For example, a fresh graduate will be 
considered  unsuitable  to  be  a  junior  panel  member  and  a  prosecutor  who  marginally 
meets the above criteria will be considered unsuitable to serve as a panel member of the 
corresponding category.  
 
Limited Classification 
21. 
Where  appropriate,  counsel  classification  may  be  limited  to  a  particular  type  of 
prosecutions.  For  example,  an  intermediate  prosecutor  specialising  in  departmental 
prosecutions may be classified as senior for non-Crown prosecutions only.  
 
2047438_12