27 January 2023 
 
 
Hendrick 
[FYI request #21127 email]   
DOIA 2223-1020 
 
 
Dear Hendrick 
 
Thank you for your email of 15 November 2022 to the Ministry of Business, Innovation and Employment 
(MBIE) requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), the following information: 
 
“Please provide a copy of the ADEPT User Guide, and any other relevant guides, SOPs, emails, 
or documents in any form that a processing officer might be informed by when completing 
any task in the ADEPT system.” 
 
On 21 November 2022, we emailed you to narrow the scope of your request for the relevant Standard 
Operating Procedures (SOPs) and emails as we identified that the information requested cannot be 
made available without substantial collation or research. 
 
On 22 November 2022, you responded: 
 
“The information I requested encompasses only the guidance specific to the ADEPT system 
that a processing officer might rely on to complete a task in the system. If this information is 
able to be rapidly read and learnt by each processing officer, I don't think it is reasonable to 
argue that its collation would exceed the threshold of being 'substantial'. 
 
The nature of the information requested - i.e. what is being relied on when completing tasks 
relating to INZ's core role of issuing visas - is significantly in the public interest. On this basis I 
believe  there  is  a  case  for  releasing  the  information  even  if  its  collation  is  judged  to  be 
substantial. 
 
Please  bear  in  mind  that  time  spent  deciding  whether  to  release  information,  and  an 
organisation's  own administrative failings cannot be taken into account when determining 
whether  a  request  constitutes  substantial  collation.  If  the  decision  is  made  to  refuse  my 
request under section 18(f), please provide details of alternate ways that the request could 
have been fulfilled and the reason it was not fulfilled in that manner, as well as a copy of the 
sample exercise undertaken - both of which should be done per Ombudsman guidance.” 
 
Our Response 
 
We  have  interpreted  “processing  officer”  as  immigration  officers  and  other  positions  as  outlined  in 
section A15.5 of the Immigration New Zealand Operational Manual. 
 
Please refer to the table below outlining the documents in scope of your request. Some information has 
been withheld under the following grounds which are noted in the documents itself: 
1 
 
 

---

•  section 9(2)(a) of the Act to protect the privacy of natural persons. 
•  section 6(c) of the Act to avoid prejudice to the maintenance of the law. 
•  section 6(b)(i) of the Act to avoid prejudice to the entrusting of information to the 
Government of New Zealand on a basis of confidence by the Government of any other country 
or any agency of such Government. 
 
  
Documents 
ADEPT Internal User Guide as at 27 October 2022 
1 
 
2 
ADEPT Workbook: Immigration Officers 
- 
Immigration Officers – Employer Accreditation and Job 
Check 
- 
Immigration Officers (including Special Assessment 
Team Immigration Officers) 
3 
Visa Pak Items 
- 
ADEPT Changes 
- 
Raising Employer Alerts and Warnings in ADEPT 
 
4 
ADEPT Newsletter  
5 
Standard Operating Procedures 
- 
Low touch process for visitor visa applications triaged as 
low-risk or medium-risk in ADEPT 
- 
Low touch processing for Visitor Visa (General) applications 
in AMS that have been converted from Parent/Grandparent 
visitor visas that were lodged in ADEPT  
- 
Low touch process for Parent/Grandparent visitor visa 
applications triaged as low-risk or medium-risk in ADEPT 
- 
MRZ check process for ADEPT VV applications 
- 
Process to request quality check for ADEPT applications (VV) 
Standard Operating Procedure  
- 
Processing visitor visas in ADEPT that include RIG 
Assessment activities 
- 
Lapsing a visitor visa application in ADEPT  
- 
Character Waivers in ADEPT 
- 
FAQ Streamline low touch high-risk VV in ADEPT 
- 
Low touch process for Parent/Grandparent  
- 
Visitor visas in ADEPT Visitor Visa Policy training and 
Introduction to processing in ADEPT 
 
I hope you find this information useful. You have the right to seek an investigation and review by the 
Ombudsman  of  this  decision.  Information  about  how  to  make  a  complaint  is  available  at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
 
 
2 
 
 

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If you wish to discuss any aspect of your request or this response, please contact [email address] 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Nicola Hogg 
General Manager – Border and Visa Operations 
Immigration New Zealand 
Ministry of Business, Innovation & Employment 
 
3 
 
 

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