This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Police Manual Chapters'.
Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests

Table of Contents
Table of Contents
2
Policy statement and principles
3
What
3
Why
3
How
3
Approval process
3
Accountabilities
4
Appendix One: Operational guidelines for charging for an OIA request
5
Introduction
5
What is chargeable and what isn’t?
5
Remission of charges
5
Calculating the charge
6
Operational process for charging
6
Appendix Two: Charging Process for OIAs
8
Appendix Three: Sample Estimate of Costs
9
Appendix Four: Template Charging Letter
10

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Policy statement and principles
What
Police receives more than 80,000 Official Information Act 1982 (OIA) requests each year ‐ more by far than any other government
organisation.
The OIA includes a provision under Section 15 for agencies to charge requesters for information supplied under an OIA request. It is not
intended to be a full cost‐recovery mechanism but permit partial recovery of some costs.
This policy outlines the criteria Police will use to consider how and when it will charge for supplying information under an OIA request.
Operational guidelines for implementing a charge are attached at Appendix One and should be read in conjunction with this policy.
This policy is based on the Ombudsman's Charging Guide and the Ministry of Justice's Charging Guidelines for Official Information Act
1982 Requests which provide fuller guidance.

Why
Currently Police relies on the Ministry of Justice’s charging guidelines. Having a charging policy clarifies exactly when and why Police
consider it appropriate to charge for requests.
A charging policy will assist in understanding what the public want from Police in a timely way and deliver to our legal obligations (and
only charge for information when necessary).
The policy will remove any ambiguity on Police’s position on charging for OIA requests, enable our people to make good decisions and
ensure greater consistency of practice.
How
This policy applies to any part of an OIA request that is made, or transferred, to Police that does not involve the requester’s personal
information. Personal information requests are subject to the Privacy Act 2020, and, under section 66 of that Act, public sector
agencies are not permitted to charge for personal information requests.
This policy is to be applied by staff (permanent, fixed‐term and casual Police employees; also to contractors, consultants or temporary
agency staff) responding to OIA requests.
Police will not generally charge for complying with simple requests. A decision to charge is one which will be by exception and will be
considered on a case‐by‐case basis.
The decision to charge must be approved in accordance with the approval process. Police must consider whether charging will enable
a request that is considerable to be granted before refusing it in its entirety on the basis of substantial collation and research. A charge
can only be imposed when there is information to release.
Police may decide to charge for one, or both, of the following reasons:
‑ The request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources. In most cases, a charge will not be
considered unless the amount of chargeable time exceeds five hours, however the definition of considerable will vary depending
on Police’s resourcing and workload at the time. In general, the Ombudsman advises that a charge may be reasonable if the time
and/or effort required to meet a request is likely to have a significant impact on Police’s day‐to‐day operations. Police will also
consider the decision to charge alongside its discretion to extend the timeframe for responding to a request under section 15A of
the OIA. Police will also give the requester the opportunity to refine the request before considering the decision to charge.
‑ The requester has recently made a large volume of time‐consuming requests. The Ministry of Justice guidelines allows
Police to consider charges for repeated requests from the same requester in respect of a common subject over intervals of up to
eight weeks, and whether requests after the first should be aggregated for charging purposes.
Approval process
A decision to charge can only be approved by the Director: Ministerial Services, on the recommendation of the District Commander (for
districts) or the appropriate work group Director (for Police National Headquarters). The Director: Ministerial Services will consult with
the Deputy Chief Executive: Insights and Deployment, or the Executive Director: Media and Communications, on the decision.
3/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Accountabilities
This policy will be publicly available on Police’s website.
Police will advise the requester of a decision to charge and will provide an estimate of the likely cost. The requester will be asked to
confirm if they wish to proceed with their request. Police will make all reasonable efforts to engage with the requester to help them
clarify the request and change or refine it in a way that reduces or removes the need to charge.
Any decision by Police to charge can be reviewed by the Ombudsman. Police must advise the requester that they have the right to ask
the Ombudsman to seek a review of Police’s decision to charge.
4/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Appendix One: Operational guidelines for charging for an OIA request
Introduction
These guidelines outline the process Police will use when considering charging for an OIA request, how much a charge should be, and
whether there are factors that would warrant a remission in part or all of a charge. It should be read in conjunction with this entire
chapter, Charging for Official Information Act 1982 requests.
What is chargeable and what isn’t?
Police can charge for the following activities:
Labour
‑ Search and retrieval
‑ Collation (bringing together the information at issue)
‑ Research (reading and reviewing to identify the information at issue)
‑ Editing (the physical task of excising or redacting withheld information)
‑ Scanning or copying
‑ Reasonably required peer review to ensure that the above tasks have been carried out correctly
‑ Formatting information in a way sought by the requester
‑ Supervising access (where the information at issue is made available for inspection)
‑ Reproducing film, video or audio recordings
Materials
‑ Paper (for photocopying)
‑ Discs or other electronic storage devices that information is provided on
Other actual and direct costs
‑ Retrieval of information from off‐site storage facilities
Police cannot charge for the following activities:
Decision making
‑ Work required to decide whether to grant the request in whole or part,
including:
 
‑ reading and reviewing to decide on withholding or release
‑ seeking legal advice to decide on withholding or release
‑ consultation to decide on withholding or release
‑ peer review of the decision to withhold or release
‑ Work required to decide whether to charge and, if so, how much,
including estimating the charge
Administrative inefficiencies or poor record‐
‑ Searching for/retrieving information that is not where it should be
keeping
because of administrative inefficiencies or poor record‐keeping
Administrative costs associated with the way an
‑ Drafting a cover letter
agency chooses to process a request
‑ Drafting a briefing for the Minister
‑ Formatting information in a way preferred by the agency but not sought
by the requester
Costs not directly related to supplying the
‑ General overheads, including costs of establishing and maintaining
information
systems and storage facilities
Remission of charges
Police has the discretion to remit a charge either in whole or in part. In making this decision to reduce or cancel a charge that would
otherwise be set, Police will consider the following factors:
‑ whether remission would facilitate good relations with the public or assist the department or organisation in its work
5/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
‑ whether remission would be in the public interest
‑ whether payment might cause the applicant hardship.
Calculating the charge
The Ombudsman Charging Guide and the Ministry of Justice Charging Guidelines for Official Information Act 1982 Requests provide a
basis for assessing a reasonable charge for Official Information Act requests, and give an indication of factors which may be relevant
when assessing whether it is reasonable to charge for the supply of information. The Ombudsman Charging Guide is comprehensive
and includes examples, scenarios, and case studies. It should be referred to if required.
Charges may be applied as follows (inclusive of GST):
Staff time
‑ In most cases, Police will not consider a charge unless the amount of chargeable time
exceeds five hours. Additional time spent should be charged at $38 for each half hour or part
thereof
‑ Higher rates may be charged where specialist staff not on salary (i.e. contractors) are
required to process a request
Photocopying
‑ First 20 pages free, and 20 cents per page thereafter
‑ This applies only to standard A4 sized paper
‑ Non‐standard size should be charged at cost
‑ Consideration should be given to providing information electronically to remove
photocopying costs.
General expenses of meeting a
‑ Fixed at an amount which recovers up to the actual costs involved
request
 
These costs can include:
‑ providing documents on
CD
‑ retrieving information held
off‐site
‑ reproducing photographs,
films, videos, and audio
recordings
‑ arranging to hear audio or
view video recordings
Operational process for charging
Police will undertake the following process when responding to an OIA request where charging may be appropriate.
Receipt/consideration of request
‑ Police receives a request and determines whether the information considered to be in scope of the request can or cannot be
released. A charge can only be considered once the decision has been made to release information.
‑ If the request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, consideration may be given to appropriate
charges for the supply of the requested information. Any grounds to remit a charge, in whole or in part, should be considered at
this time.
‑ Police will make all reasonable efforts to engage with the requester to help them clarify the request and change or refine it in a
way that reduces or removes the need to charge (for costs relating to both labour and materials).
‑ The resource costs associated with applying a charge (i.e. raising and processing an invoice) are borne by Police, and this should
be factored into the decision to charge.
Seek approval to charge
6/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
‑ If the staff member responsible for responding to the request considers that a charge may be appropriate, they will seek
approval in accordance with the approval process.
‑ Police will calculate the charge. If the charge is for an aggregated request (multiple requests by a single requester on a similar
topic), then the first of the requests aggregated is free and the information pertaining to the following requests is chargeable.
Communicate decision to charge
‑ Police communicates its decision to release the information subject to a charge to the requester. This communication, which
will advise of the maximum possible charge, is made as early as possible and in writing. It should be made clear to the requester
if the intention is to release the information in full, or if some will be withheld. If further steps are available to the requester to
reduce or remove the charge (e.g. further refinement of the request's scope), then this will also be communicated to the
requester. Ask the requester to provide written confirmation that they accept the charge. Comment should be included to the
effect that if written acceptance of the charge is not received within 28 days, Police will consider the information to be no longer
required and will close the request.
‑ Wait for confirmation that the requester accepts the charge, or 28 days, whichever comes sooner.
‑ Should a requester seek remission of a charge, in whole or part, due to hardship, a decision on this should be sought from the
Director: Ministerial Services.
Administrative process for charging
‑ Note in Police’s Information Request Tool (IRT) that the requester has accepted a charge and attach the confirmation.
‑ Submit an invoice request form for the deposit (half the total charge) to Accounts Receivable (Shared Services) if the requester
advises they accept the charge.
‑ Shared Services will generate the first invoice to the requester.
‑ Prepare the information for release.
‑ Release the information to the requester.
‑ Submit an invoice request form to Accounts Receivable (Shared Services) for the remainder of the charge. Shared Services will
generate an invoice for that amount to the requester.
‑ On a quarterly basis Ministerial Services will confirm with Shared Services that payment was received for all OIA requests for
which a charge was agreed, and update IRT records accordingly.
7/11


Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Appendix Two: Charging Process for OIAs
8/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Appendix Three: Sample Estimate of Costs
Locations searched
                                                                                                                         
 
Search term used
 
 
Date range
 
 
Estimated number of documents at issue/to be searched through
 
 
Chargeable activities required
 
 
Estimated minutes per document to complete chargeable activities  
 
Estimated total time to complete chargeable activities
 
 
 
Estimated number of pages to be photocopied
 
 
 
Quantity Price
Totals
Labour
hours        $38/half hour, with the first half hour
$ (A ‐ 1x$76)
free       
 
Photocopying if applicable)
pages
$0.20/page, with the first 20 pages free
$ (B ‐
20x$0.20)       
 
Other (specify)
 
$
$
 
Discount applied due to public interest / hardship (if
(1 ‐ 100%)
 
applicable)
 
Total cost
 
9/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
Appendix Four: Template Charging Letter
 
[Name and address of requester]
Dear [name]
Official information request for [brief detail of the subject matter of the request]
I refer to your official information request dated [date] for [quote or set out detail of request], reference number IR‐01‐[yearnumber].
[Use if granting the request in full and charging]
We have decided to grant your request. However, given the amount of resource required to process your request, we have decided to
charge for making the requested information available.
We estimate that the maximum charge will be [amount]. [A discount of [1100] percent has been applied in recognition of the public
interest and/or potential hardship]. Any unused component of the maximum charge will be refunded to you. For details of how this
charge has been calculated refer to the enclosed estimate of costs [see sample estimate of costs].
Before we proceed further with your request, please confirm your agreement to the charge [and pay the full amount / [amount] as a
deposit, with the balance to be paid on release of the information]. [Specify how payment should be made]. We will send you the
information within [time period] of your payment.
[Use if granting the request in part and charging]
We have decided to grant your request in part, namely information which relates to [describe information to be released in sufficient
detail to enable requester to decide whether to pay the charge]. We have also decided to refuse your request for information which
relates to [describe information withheld] under section [detail relevant section(s)] of the [OIA], as release would [describe relevant
harm].
Given the amount of resource required to process your request, we have decided to charge for making part of the requested
information available. We estimate that the maximum charge will be [amount]. [A discount of [1100] percent has been applied in
recognition of the public interest and/or potential hardship]. Any unused component of this charge will be refunded to you. For details
of how this charge has been calculated refer to the enclosed estimate of costs [see sample estimate of costs].
Before we proceed further with your request, please confirm your agreement to the charge [and pay the full amount / [amount] as a
deposit, with the balance to be paid on release of the information]. [Specify how payment should be made]. We will send you the
information within [time period] of your payment.
[Use in all cases]
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information about how to seek a review is
available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602.
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact [details of contact person]. [Contact person] will be able to assist
you should you wish to change or refine your request in order to reduce or remove the need to charge.
Yours sincerely
[Name]
 
 
 
 
10/11

Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests
 
11/11