This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Regulated Products Appeals Committee'.




Regulated Products Appeals Committee (RPAC) 
1  Terms of Reference 
This document sets out the Terms of Reference for the Regulated Products Appeals 
Committee (the Committee).  
2  Mandate 
The Committee is established under section 79  of the Smokefree  Environments  and 
Regulated Products Act 1990  (the Act). The Committee’s function  is  to  determine 
appeals against decisions of the Director-General  of Health (the Director-General)  to 
cancel or suspend a product notification. 
The Committee may, subject to any provision of the Act or the regulations, regulate its own 
procedure. 
3  Background 
The Director-General may suspend or cancel a product notification in accordance with 
section 74 or 75 of the Act. 
Before suspending or cancelling a product notification, the Director-General must give the 
notifier a reasonable opportunity to be heard. 
If, after hearing the notifier, the Director-General suspends or cancels a product 
notification, section 76 of the Act provides the notifier with a right to appeal to the 
Committee against the decision.  Any such appeal must be lodged within 60 days after the 
Director-General’s decision, or within any further period that the Commit ee allows. 
The Director-General’s decision remains in force unless and until the Commit ee orders 
otherwise. 
A  party  may only appeal to the High Court against a decision of the Commit ee on a 
under the Official Information Act 1982
question of law. 
4  Authority 
Day-to-day administration of the Act is carried out by the Vaping Regulatory Authority (the 
Authority) within the Ministry of Health (the Ministry) under delegation from the Director-
Released 
General. 
5  Secretariat 
The Committee is assisted by a Secretariat (the Secretariat) comprising such Ministry 
staff as required and as appointed by the Authority. 
The Secretariat can be contacted by emailed at: [email address]. 


6  Functions 
6.1  Rehear a notifier in relation to a decision by the Director-General 
The Committee will only hear and determine a notifier’s appeal in relation to a decision to 
suspend or cancel a product notification. 
[Note: It is not the Commit ee’s function to review any decision, or any part of a decision, 
not under appeal.] 
6.2  Confirm, reverse or modify a decision of the Director-General 
On hearing the appeal, the Commit ee may  confirm, reverse, or modify the Director-
General’s decision under appeal.   
7  Membership 
7.1  Composition of Committee 

1982
The Commit ee consists of 3 members, with each appointed by the responsible Minister 
(the Minister) on any terms and conditions that the Minister thinks fit. Act 
7.2  Appointment and reappointment of members 
Members wil  be appointed by notice in writing by the Minister for a term of 3 years but can 
be reappointed for further terms by the Authority. It is envisaged that, as a general rule, 
members wil  serve for one or two terms. 
Information 
7.3  Chairperson 
The Minister shall appoint one member as Chairperson of the Committee.  
It is the responsibility of the Chairperson to ensure t
Official  hat: 
•  discussions remain on-topic 
the 
•  discussions are completed within allocated discussion time 
•  all votes are accounted for, and 
•  a decision is reached by majority or consensus. 
under 
The Chairperson shall not have the right of a casting vote to break deadlocked decisions.  
7.4  Resignation and removal of members 
Any member can resign from the Committee by giving written notice to the Secretariat. 
Released 
Any member who has resigned may continue in office until their replacement is appointed, 
if this is agreed upon by the Chairperson. 
The Minister can remove any member from the Committee, and the Chairperson from their 
position as Chairperson, by notice in writing.   
8  Meetings of the Committee 
The Secretariat wil  schedule meetings as necessary to hear appeal requests. If and where 
practicable, meetings wil  be by video conference or teleconference.   
 

 

Members are expected to make every effort to attend all scheduled meetings and devote 
sufficient time to become familiar with its affairs and the wider environment within which it 
operates. Members are expected to prepare for meetings by reviewing any material 
provided and must advise the Chairperson, in advance,  if they are unable to attend a 
meeting.   
Members may be asked by the Chairperson  to lead discussions on any agenda item. 
Members are expected to review draft meeting minutes and provide comment to the 
Secretariat. 
9  Fees and al owances 
Members of any Ministry committee may be paid fees for attendance at meetings in 
accordance with the Public Service Commission's framework for fees for statutory bodies. 
Fees have been estimated based on Cabinet Office Circular CO(19)1 Fees framework for 
members appointed to bodies in which the Crown has an interest
1982
The Commit ee is classified as All Other Committees and Other Bodies, and 
Act  the fee 
scale was evaluated under Group 4. 
Role 
Fee ($/day*) 
Chairperson 
250-365 
Member 
190-270 
 
* before tax 
Information 
Members wil  also be paid for meeting preparation time at the daily rate on a pro rata basis. 
The Ministry wil  cover actual and reasonable costs associated with attending in-person 
meetings. 
Official 
10  Conduct 
the 
10.1  Requirement under the Act 
In performing its functions or exercising its powers under the Act, the Committee must act 
independently and comply with the principles of natural justice. 
under 
10.2  Ministry conflict of interest rules and guidelines 
Members of the  committee are expected to adhere to the Ministry's conflict of interest rules 
and guidelines.  
The Ministry’s business rules applicable to commit ee members are: 
Released 
•  Anyone representing the Ministry in an official role needs to understand what a 
conflict of interest is.   
•  Any actual, perceived or potential conflicts must be reported to the Secretariat 
and/or chairperson without delay. 
•  Personal or private interests that have the potential to cause a perceived conflict 
of interest must be formally declared, following the Ministry’s process. 
•  The Chairperson with the support of the responsible Ministry manager, must 
determine the steps that should be taken to deal with or manage an actual, 
perceived or potential conflict of interest. 
 

 

•  The offer or acceptance of a gift to you in connection with your official duties may 
be deemed a conflict of interest. Any gifts you receive need to be declared in 
accordance with the relevant rules and guidelines. 
•  Al  committee, board or advisory group members must declare all personal and 
private interests to their chairperson prior to each official meeting. 
The Ministry’s guidelines for committees, working parties, advisory groups and panels are: 
•  Managers in charge of these groupings have responsibility for ensuring members 
are made aware of their responsibilities. 
•  Members of commit ees, working parties, advisory groups and tender evaluation 
panels need to complete a declaration form, irrespective of whether they have a 
conflict of interest.  
•  Any actual, perceived or potential conflicts of interest must be disclosed on the 
declaration form. 
•  External parties with known conflicts of interest should only be appointed if
1982 it is in 
the clear interests of the Ministry to do so and with appropriate management 
strategies in place. 
Act 
•  All committees, working  parties, advisory groups and tender evaluation panels 
must have conflicts of interest as the first item on their meeting agenda to 
accommodate disclosure and to ensure the Conflicts of Interest Register is kept 
up-to-date and accurate.  
•  Conflicts of interest must be considered with every agenda item, the extent of any 
conflict/s assessed and fully documented in the minutes including action taken to 
manage the conflict. 
Information 
•  Conflicts of interest requirements applicable to the appointment of board members 
are also contained in the New Zealand Public Health and Disability Act 2000, the 
Crown Entities Act 2004 and the State Services Commission’s Board Appointment 
and Induction Guidelines.  
Official 
10.3  Notice of conflicts of interest prior to appointment 
the 
Before members can be appointed to the Committee,  they must sign the Ministry 
Declaration Form regarding whether the appointee: 
•  has read and understands 
under  the Ministry’s Conflicts of Interest Rules and Guidelines, 
and related material 
•  has no interests that would potentially impact on their obligations to the Ministry in 
the role applied for, and 
•  will notify the Authority of any actual, potential or perceived conflicts of interest that 
may arise, or that they become aware of, while a member of the Commit ee. 
Released 
10.4  Conflicts of interest arising after appointment 
If,  during the course of the Committee’s  business,  any member finds that  they have a 
conflict of interest in any matter being considered by the Committee they must disclose the 
nature of the conflict of interest to the Commit ee as soon as it is practicable after the facts 
have come to the member’s knowledge. 
To aid this process the Secretariat wil  circulate a conflict of interest form with subsequent 
agendas to allow members to disclose new potential conflicts of interest, if they arise (and 
have not previously been disclosed). 
 

 

Any conflict of interest disclosure wil  be recorded in a register maintained by the 
Secretariat. 
If a member has disclosed a potential conflict of interest, they may still participate in the 
discussions and decisions of the Committee, subject to approval of other  Committee 
members. If this is the case the minutes shall reflect the situation. 
10.5  Disclosure of confidential information 
Meetings, including agenda material and minutes, are confidential. Members must ensure 
that the confidentiality of Committee business is maintained. 
Members are free to express their own views within the context of meetings, or the 
Committee’s  general business. Irrespective of their own views, members must publicly 
support a course of action decided by the Committee, or if unable to do that, must not 
publicly comment on such decisions. 
1982
At no time shall members individually divulge details of Committee matters or decisions to 
people who are not members, or Ministry of Health employees. A decisi
Act on to disclose 
Committee business outside the Ministry must be the Authority’s decision made in liaison 
with the Chairperson. 
Members must ensure that documents are kept securely to ensure that confidentiality is 
maintained. At the end of a member's term, all Committee information must be returned to 
the Secretariat.   
Information 
10.6  Media releases and public comment 
Members should notify the Chairperson  and the Secretariat if they are approached for 
comment on any issue related to the Committee, past or present. 
Official 
Any media release by the Committee or members must be issued under the authority of 
the Chairperson. Members must not issue media releases or public comments related to 
the 
issues before the Committee, either in their personal or professional capacity, except as 
authorised by the Chairperson. The Chairperson must clear any media release with the 
Authority prior to making the media release. 
under 
10.7  Liability 
Members  are not liable for any act or omission done or omitted in their capacity as a 
Committee member, if they acted in good faith, and with reasonable care, in pursuance of 
the Committee’s functions.  
Released 
 

 

Regulated Products Appeals Committee Membership Agreement 
 
I, ________________________________ (full name) agree to the terms and conditions 
of appointment as a member to the Regulatory Products Appeals Committee as set 
out in the Committee Terms of Reference. 
 
______________________ (signature) 
_______________ (date) 
 
1982
 
Act 
 
Please return to the RPAC Secretariat: 
Information 
[email address]. 
 
Official 
 
the 
under 
Released 
 

 

Document Outline