This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Relationship Policy'.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Procedures 
 
How do I declare a Conflict 
1982
of Interest?  
Act 
 
 
 
 
 

Information 
 
 
 
 

Official 
 
 

the 
 
 
 

under 
 
 
 
 
 

Released 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Document 
Procedures for declaring a conflict of interest 
Type 
Owner 
General Manager  Human  Resources 
Date Approved 
March 2019 
Review Date 
March   2020 

 


 
 
 

 
 
1. Introduction 
 
This document outlines the procedures for staf  to declare conflicts of interest. 
 
2. Why recognising and declaring Conflicts of Interests is important 
 
Having Interests is ok 
Everyone has a life and relationships beyond our work which is why we all face the potential for 
having interests that require declaring. There is nothing unusual, wrong or unethical in having 
interests that require declaring. The key is to tell your Manager about these things when they 
arise so they can manage it with you. 
 
Interests pose risks for you/Department if unmanaged and/or not declared 
Everyone (staf , contractors, consultants, secondees, interns and volunteers) is responsible for 
regularly reviewing their own interests and disclosing any actual (real), potential or perceived 
conflict of interest with their Manager. This is important as there’s a risk to you
1982  and the 
Department if they aren’t declared and managed appropriately. 
Act 
 
The risk with not declaring interests is that this could be perceived by others as an at empt by 
you to conceal it and may lead to your integrity being called into question. Your actions and/or 
decisions are, or may appear to be, influenced or motivated by private interests and your 
independence; objectivity or impartiality may be queried. 
 
Information 
The Department‘s Code of Conduct also requires that all staf  must take reasonable steps to 
avoid situations or behaviour that could be considered a conflict of interest (actual, perceived or 
potential) or conflicts with the Code or with the Department’s objectives and obligations and 
Official 
disclose details of any interests associated with being employed by the Department.  Non 
declaration of a conflict of interest could result in your non declaration being managed as a 
the 
conduct and behaviour issue under the Responding to Staff Conduct and Behaviour Policy
 
Perception (how it looks) is just as important as reality (what actually happens) 
under 
Be aware of perceptions as these can af ect trust, behaviour and reputation. Think about how 
your actions might look to someone outside the team or the Department. Consider: 
  What activities you do that could be susceptible to interests (actual, perceived or potential) 
and how you manage them 
Released 
  How you demonstrate professionalism, fairness, impartiality, robustness and objectivity in 
your duties and decision making to minimise or eliminate complaints that you have been 
compromised. 
 
Declaring your interests keeps you safe from these perceptions or any allegations of 
inappropriate conduct. If you’re not sure talk to your Manager as they are here to help. 
 
 
 

 



 
 
 
 
3. High Level Process 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
 
 

Figure 1: High level process on how conflicts of interest are declared and managed 
 
 
 
 
 


 






 
 
 

 
 
 
 
 

4.    Conflicts of interest procedures 
Staff member declares a conflict of interest by completing a conflict of interest declaration form 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
1982
1 
Staff member 
All Staff need to declare conflicts of interest 
Conflicts of interest can occur at any time 
registers a 
You must declare any interests as they arise (including gifts, of ers of  du
Act  ring your employment with the 
conflict of 
hospitality or other benefits, recruitment and procurement) by 
Department starting from the time you apply 
interest 
r eg is t er ing   a conflict of interest in the register.  You can access 
for a role in Corrections, to your 
the register  here. 
appointment and any subsequent roles 
 
within the Department. 
You need to fully describe what the interest is, when it arose and 
 
provide the names of anyone involved in the interest.  Information  You wil  be asked to declare any conflicts of 
 
interest as part of the recruitment process 
Moving to different position within the Department 
and as they occur. 
If you have a declared conflict of interest and you move
Official   to a dif erent   
position within the Department, you must advise your new supervisor  All conflicts of interest declarations and 
of the existing conflict of interest and provide t
the hem with a copy of the  discussions and decisions about them must 
management plan which is listed on the conflict of interest 
be recorded in the conflict of interest 
declaration form. 
register. 
under 
  You must also advise your Manager about any changes to the 
You wil  be alerted at the end of the 
conflicts of interest so that they can review the conflict of interest and  nominated management plan review period 
management plan with you and decide what action to take if any. 
and asked to make any necessary changes 
 
to the Conflict of Interest Declaration in the 
Released 
Similarly, prior to accepting a new position, you must discuss with 
register. The purpose of a review is to 
your new Manager whether the new position creates any actual, 
ensure that you are considering, on a 
 
regular basis, 

 



 
 
 

 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
 
 
perceived or potential conflicts of interest. Your new Manager wil  
whether or not your circumstances give rise 
review the conflict of interest and management plan with you and 
to a conflict of interest and to discuss any 
decide what action to take if any. 
conflicts of interest under management. 
 
Senior Managers (Tier 4 and above) 
Senior Managers are expected to set an example in identifying and 
1982
disclosing any interests relevant to their work, given their level of 
influence on decisions about mat ers of public significance. 
Act 
  They need to fully describe what the interest is, when it arose and 
provide the names of anyone involved in the interest and follow the 
same process as set out in these procedures. 
Information 
 
Manager notifies HR and their manager of the conflict of interest and discusses your declaration of interest with you 
 
Procedure 
Explanation 
Official 
Comment 
2 
Manager 
Once your conflict of interest declaration has been entered,  your 
Managing an interest may require a close 
the 
notifies HR and 
Manager wil : 
examination of: 
their manager 
 
(a) what is important to you as a staf  
and discusses 
  be notified via email 
member and to the priorities you 
under 
conflict of 
  Wil  then meet with you to discuss the declaration and 
place on the job, family and friends, 
interest with 
  Wil  determine whether or not a conflict of interest exists, and 
community, your reputation, and 
you 
  If one does, wil  determine what steps can be put in place to 
best manage it by completing a management plan in the 
(b) the reputation of the Department. 
register. 
Released 
 If in doubt declare the conflict of 
 
interest. 
 
 
 


 


 
 
 
Manager makes decision on conflict of interest 
Procedure 
Explanation 
Comment 

Manager makes 
Your Manager is responsible for deciding on the most appropriate 
decision on 
way to manage the conflict, having consulted you and having sought 
conflicts of 
advice from Human Resources (HR) or their own Manager, if 
interest 
appropriate.  Some options that they may consider for managing a 
conflict of interest could include: 
1982
 
Act 
(a)  Declining and Disposing of of ers of gifts, benefits, favours and 
hospitality that you have received in line with the Sensitive 
Expenditure Policy- other types of expenditure (noting that in 
some circumstances gifts of hospitality such as food, drinks and 
entertainment may be accepted) 
 
Information 
(b) Taking no action 
 
Official 
(c)  Enquiring as to whether all af ected parties wil  consent to  your 
involvement 
the 
 
(d) Restricting: imposing restrictions on your further involvement in 
the mat er. For example: restricting or
under  abandoning the interest or 
 
 
Released 

 


 
 
 
 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
 
 
activity giving rise to the conflict or withholding certain 
 
confidential information, or placing restrictions on access to 
information or imposing additional oversight or review over you 
 
(e)  Exemption- seeking a formal exemption to allow participation 
1982
 
(f)  Transferring you  (temporarily or permanently) to another 
Act 
position or project 
 
(g) Reviewing: organising a review of the process to verify its 
integrity by an independent person. For example bringing in an 
independent person into the process/decision making, and 
Information 
document the process to increase the transparency and 
independence of decision 
 
Official 
(h) Removing: removing you completely from the mat er 
 
the 
(i)  Relinquishing: you relinquishing (or divesting) the private 
interest that created the interest at work where that is practicable. 
For example: 
under 
 
o  Agreeing not to act or participating in any action relating to 
that interest now or in the future 
o  Re-assigning certain tasks
Released   or duties to another person 
o  Direction not to do something 
 
 
 
 

 



 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
 
 
o  Transferring the duty or the decision making from you to 
 
another staf  member or Manager unaffected by the interest 
o  Formally withdrawing from any involvement (discussion or 
decision making) in the situation giving rise to the interest, 
and ensure you receive no further information concerning the 
mat er 
 
(j)  Referring the mat er to Integrity Support Team (IST) if the 
1982
conflict of interest has an integrity component associated with it 
that needs investigation under the 
Act 
Addressing Fraud Corruption 
Dishonesty and Other Criminal Activity Policy 
 
 
(k)  Resignation from one or other position. 
 
Information 
When an interest cannot be resolved and the options are not 
practical or if they do not enable the mat er to be resolved on a basis 
which you as a staf  member are able to accept, then ul
Official  timately your 
Manager may need to deal with the conflict of interest as a conduct 
the 
or behaviour issue under the Department’s Responding to Staff 
Conduct and Behaviour Policy 
and procedure. 
under 
 
 
 
Released 
 
 
 
 

 

 
Manager records decision in the conflict of interest declaration form 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
4 
Manager 
Your Manager wil  then record their decision and actions they wil  
 
records their 
take (management plan) in the conflict of interest register. They wil  
decision in the 
do this within 5 working days of having received your declaration. 
conflict of 
 
interest register 
  Where a decision is then made that there is no conflict of interest, 
the decision and the reasons for it must be recorded in the 
register 
  Where a conflict of interest has been found, the conflict of interest 
and the agreed management plan must be recorded in the 
register 
1982
  Where a conflict relates to a procurement process, the  Chief Act 
Procurement Of icer must be consulted as soon as possible 
  Where a decision is made that there is a conflict of  interest that 
needs referral to IST or it cannot be  resolved this must be 
recorded in the form and the staf  member advised it is being 
dealt with as a conduct issue. 
Information 
 
Your Manager wil  also advise their Manager what they did. 
Official 
 
the 
 
under 
Released 

 


 
 
 

 
 
 
Management plan accepted and signed off and a meeting scheduled for follow up 
 
Procedure 
Explanation 
Comment 
5 
Management 
You wil  be notified by email when your manager has completed the 
 
plan accepted 
management plan. You are then able to accept or decline the 
1982
and signed off 
management plan.  
They wil  also schedule a follow up meeting in to meet with you to  Act 
discuss the conflict. 
 
Process in place to deal with complaints 
 
Procedure 
Explanation 
Information  Comment 
6 
Process in to 
If you don’t agree on how a Manager proposes to respond to a 
 
deal with 
conflict of interest you can decline to accept in the COI register. HR 
Official 
Complaints 
are automatically advised and wil  be in touch to resolve 
 
the 
 
 
 
under 
 
Conflict of Interest is monitored 

 
Procedure 
Explanation 
Comment 
7 
Conflict of 
Your Manager wil  monitor the conflict of interest that has been 
 
Released 
interest is 
declared. For example if they have put restrictions steps in place to 
monitored by 
manage the interest they wil  make sure that you have complied with 
your manager 
their decisions.  They wil  have regular conversations with you about it 
by way of scheduling meeting invites to talk to you. 
 
 
10 
 


 
 
 

 
Frequently Asked Questions: 
 
When do I need to declare whether I have a conflict of interest? 
All conflicts of interest declarations and discussions and decisions about them must be recorded 
in the Department’s centralised conflicts of interest register when you join the Department and 
when conflicts of interest arise during your employment. 
 
You wil  be asked to declare any conflicts of interest as part of the recruitment process and 
again when you are appointed to the Deaprtment. You wil  recive an email advising you of this 
and providing a link to the register. You must advise your Manager about any changes to the 
conflicts of interest. You wil  also be asked at the end of the nominated review period to make 
any necessary changes to a Conflict of Interest The purpose of a review is to ensure that you 
are considering, on a regular basis, whether or not your circumstances give rise to a conflict of 
interest and to discuss any conflicts of interest under management. 
If you have a declared conflict of interest and you move to a dif erent position within the 
Department, your supervisor wil  be able to view the conflict of interest in the r
1982egister as it wil 
automatically fol ow your movement within the department’s hierarchy Prior to accepting a new 
position, you must  discuss with your new Manager whether the new posi
Act  tion creates any 
actual, potential or  perceived conflicts of interest. Your new Manager wil  review the conflict of 
interest and  management plan with you and decide what action to take if any. 
 
How will I know if I have a conflict of interest? 
The Department has a broad range of responsibilities and there are
Information   many different 
circumstances that could give rise to an actual, potential or perceived conflict of interest. The 
conflicts of interest policy contains some examples of the conflicts of interest that could occur in 
the Department s to help you assess whether or not you may have a conflict of interest. It is not 
Official 
a definitive list so if you have any doubts please declare the interest and seek further advice. 
 
the 
What should I do if I think I may have a conflict of interest? 
Conflicts can and do arise in the normal course of duties. If you believe you may have a conflict 
of interest, or are unsure you must disc
under  uss it as soon as practicable with your direct supervisor 
or one up Manager so that a way to resolve the conflict can be worked out. You wil  be required 
to make that declaration by entering the information into the register. 
 
Why do I need to declare: 
Released 
  Past or current associations with gangs as wel  as any family or friends who have or are 
currently undertaking custodial or community service sentences, 
  Current or past relationships with a person who has or is currently undertaking custodial or 
community service sentence 
  Current or past employment/volunteer roles 
 
 
 
 
 
12 
 


 
 
 
 
The Department wil  assess these actual, perceived or potential conflicts of interest under these 
procedures to ensure that these conflicts of interest do not conflict with your role and duty to the 
Department and that they can be managed with no safety or perception issues. 
 
What are my Responsibilities? 
  Seek advice from your Manager if you have a question or are unsure about a 
conflict of interest 
  Declare all actual, perceived or potential conflicts of interest by logging them in 
the register. This includes any conflicts of interest that relate to recruitment 
and/or procurement activities before any recruitment/procurement begins. 
  Tel  your Manager of any change of circumstances relating to any current or 
potential conflict of interest situations 
  Comply with the management plan your Manager has developed to mitigate the 
risks posed by the conflict 
  Ensure your new supervisor or one up Manager is aware of the conflict if you 
1982
move to a dif erent area, and provide a copy of any existing management plan to 
them 
Act 
  Declare any gifts received 
 
 What do I do if I know about a conflict of interest that someone else has that hasn’t been  
 declared or isn’t being addressed? 
If you know about a conflict of interest that hasn’t been declared or 
Information  isn’t being addressed 
and are concerned, you can raise your concern through a number of channels including: 
 
  Informing your direct line Manager 
Official 
  Informing another Manager in the Department including any National or Regional 
Commissioner or Deputy Chief Executiv
the e 
  Informing Human Resources (HR) through your regional HR Manager or HR Adviser 
  Informing the General Manager Safety and Wel being if there are safety concerns 
under 
  Emailing the Integrity Support Team (IST) on [email address] 
  Call the Integrity Phone Line 0800267000 
  Where you think it is not appropriate to tel  any of these people, informing the Chief 
Executive  in person or in writing 
  Where you are unsure abou
Released  t whether or how to raise the mat er, talking to an external 
person such as your union representative or lawyer 
 
How is the personal information in my declaration protected? 
 
Only those directly involved with the management of the conflict of interest wil  have access to 
the information in your declaration. Al  information must be handled in accordance with the 
Privacy Act 1993. 
 
 
13 
 


 
 
 
 
 
 
Did  you  know  gifts,  offers  of  hospitality  or  other  benefits  are  Conflict  of  Interests  you 
need to declare?
 
This is because accepting gifts, of ers of hospitality, favours or other benefits might be 
perceived as an Interest and that you have been ‘compromised’. As a general rule we should 
decline ‘gifts offers, benefits’ that it may place us under any obligation or perceived influence. 
This wil  ensure that our actions, decisions, independence, objectivity or impartiality can’t be 
called into question. Refer to Sensitive Expenditure policy/receiving gifts and Gratuities for more 
detail on what to do. 
 
What happens if the conflict of interest involves criminal activity? 
When a conflict of interest is suspected to involve criminal activity, the matter must be referred 
as soon as possible to the Integrity Support Team (IST) because of their nature and the 
potential risks they pose to the Department (refer to the Addressing Fraud, Corruption, 
1982
Dishonesty and Other Criminal Activity Policy and procedure). In such situations, IST, HR and 
the Manager (collectively) wil  determine whether an investigation is required and any potential 
Act 
referral to a law enforcement agency such as NZ Police or the Serious Fraud Of ice. 
 
Why is it important for Senior Managers to declare conflicts of interest? 
Senior Managers are expected to set an example in identifying and disclosing any interests 
relevant to their work, because of their level of influence on decisions about mat ers of public 
Information 
significance. 
 
How  will  the  Department  deal  with  conflict  of  interests  associated  with  Procurement 
Official 
Activities? 
When working with other stakeholders, includ
the  ing contractors, consultants and service providers, 
the Department wil  communicate expectations, identify potential conflict of interest areas before 
any contract starts, and develop and document appropriate responses to manage risks in a 
potential conflict situation in line with the
under   Department’s Procurement Policy. 
 
 
Where can I get help? 
You can get help and support from your direct line Manager or Human Resources. 
Released 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14