IN CONFIDENCE 
pop 
 
 
 
MEETING NOTES 
1 – 2 pm, Wednesday, 13 January 2021 
Held via Microsoft Teams 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: David Soper (Customs), Chappie Te Kani (DPMC), Deborah Geels (MFAT), Vince Arbuckle 
(MPI) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI)   
 
1.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members for the first meeting of the Border Executive Board and noted the 
meeting would focus on the work to introduce Pre-departure Testing. 
2.  Policy Update 
DPMC updated the group on the paper being prepared on the implementation of the pre-departure 
testing (PDT) that is due to go to Ministers in the next day or two. While initially being prepared to 
address testing for the UK and US, this wil  now also include broadening out PDT to other countries. 
Issues stil  being worked through include whether different treatment for different countries is 
consistent with the Bill of Rights Act, and application to air crew. 
The Board noted that the implementation of the testing needed to al ow enough time for travellers 
to make the necessary arrangements and not be caught short. 
A question was raised as to whether agencies are doing enough to test MIQ staff and other border 
workers. MoH advised they are continuously reviewing the guidance around testing of staff and PPE 
provision in the context of wider work on the response. This is detailed in an A3 which they can 
share. It was also noted that ongoing advice to Ministers should reflect options for supporting MIQ 
and border workers at a time when people coming through the border have a higher level of risk. 
The Board noted the importance of continuing to work with unions, and that the approach to 
working with unions for the MIQ and other parts of the system be joined up. 
Action Points: 
•  MoH to share the A3 detailing the work on the range of options to prevent the spread of 
COVID-19. 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
1 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
•  MIQ and Customs to work to link up engagement with all relevant unions about workforce 
health and safety, to ensure arrangements across the system are consistent. 
 
 
 
3.  Readiness for Go-live 
The Board discussed the readiness for the implementation of the PDT, with members of the view 
that agencies are all on track. 
MBIE noted that MIQ is anticipating that some booked places will not be used and will proactively 
real ocate these over the first 2 weeks of the introduction of the new policies. 
The Board noted the need for good communications around the new policies and processes, 
including the ability to respond to questions from passengers and airlines. Messaging should include 
that there could be increased demand on agencies during the transition period as the new policies 
are introduced.   
The Board discussed plans for communications with media and the likely interest in levels of 
passenger compliance with the new regime. 
MFAT advised it is expecting more calls for assistance and is increasing staffing at the call centre. 
MBIE also noted its call centre will take questions. DPMC will work with agencies to develop some 
FAQ and appropriate responses. 
There was a discussion about enforcement implementation. The Board agreed that its preference is 
that this occur two weeks after the wider roll-out. This wil  al ow time to understand non-compliance 
and address any implementation issues. This wil  be conveyed to Ministers in the upcoming briefing. 
4.  Reporting 
The Board noted that agencies wil  col ect the best possible data about the implementation and 
compliance of the provisions, including those who may be stranded and seek financial assistance, 
but this would likely be a very manual process – particularly in the beginning. 
Action Point: 
•  It was agreed that MBIE would work with agencies to prepare a reporting template to be 
used for regular reporting to Minister Hipkins on the PDT. 
5.  Assurance 
The Chair proposed a two-stage process for the assurance of the pre-departure testing, involving an 
initial review of the process maps and operating procedures, followed by a future review after the 
PDT has been in operation for approximately 8 weeks. It was agreed that it would be important to 
have someone who knows the system to undertake the reviews and s 9(2)(a) OIA
 
were suggested as possibilities. MoH noted the importance of guidance on the use of infection 
prevention control (IPC) measures and ensuring frontline workers are aware of this. MoH is running 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
2 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
its third round of assurance over IPC in MIQ facilities. IPC Assurance at airport and seaports has not 
yet been undertaken. MoH agreed to look into doing this. 
Action Points: 
•  MBIE to work with agencies to develop a proposal for the Board on suitable consultants to 
undertake the review. 
•  MOH’s infection prevention control (IPC) people to provide a presentation to the Board on 
their work at an upcoming meeting. 
•  MoH to look at running an assurance programme re IPC for workers and passengers/crew at 
international airports and seaports. 
6.  Other issues and priorities 
The Chair advised that one way travel from the Cook Islands to New Zealand from 21 January would 
be announced tomorrow. The planned Cabinet paper on the Trans-Tasman safe travel zone has been 
deferred by a couple of weeks. 
The Board agreed to meet again on Monday 18 January to discuss the PDT implementation and any 
issues arising. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
3 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3:00 – 3:30 pm, Thursday, 18 January 2021 
Held via Microsoft Teams 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: David Soper (Customs), Chappie Te Kani (DPMC), Deborah Geels (MFAT), Vince Arbuckle 
(MPI) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI), Vince Arbuckle (MPI) 
 
 
7.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and noted the meeting would focus on the implementation of Pre-
departure Testing. 
8.  Feedback on implementation to date 
Agencies noted that the implementation of Pre-departure Testing (PDT) has gone well and that to 
date there has only been one warning for not providing evidence of a negative test result for COVID-
19. 
Action point: 
•  Circulate DPMC reporting on Pre-departure Testing to Chief Executives 
 
9.  Preparation for extension of Pre-departure Testing to other countries 
DPMC raised the topic of timing for the extension of PDT to other countries noting that their 
preference was for midnight on Monday 25 January 2021. The group agreed that midnight Monday 
was the best option as this provided the time to communicate the change to travellers. 
The Group discussed potential issues with evidence of COVID-19 tests being in different languages 
and noting that the complexity of the border was growing, particularly around managing transit 
passengers and the staggering of tests for different categories of travellers. 
Decisions: 
•  Agreed that midnight Monday was the best option for the extension of Pre-departure 
Testing to other countries 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
4 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
5 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
1 – 2 pm, Wednesday, 21 January 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Sue Gordon (MoH), Vince Arbuckle (MPI), David Taylor 
(MFAT) 
Invitees: 
Apologies: Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI)   
 
10.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. The minutes for the last 
BSGG meeting on 17 December 2020 and the previous BEB meeting on 13 January 2021 were 
confirmed and completed action points were noted. 
11.  Safe Travel Zone update –Cook Islands go-live 
The Chair noted that the first quarantine free flight was processed through Auckland airport without 
any issues. 
12.  Job description for Executive Director for the Secretariat 
The Board discussed the job description for the new Executive Director role for the Secretariat and 
noted that feedback from Board members would be needed by Tuesday 26 January 2021. 
13.  Using NZeTA platform for health declaration and contact tracing 
MoH updated the Group on work underway to further develop the NZeTA platform to receive pre-
flight health declarations that will also assist with contact tracing. The Group discussed the benefits 
of using the NZeTA platform and the need for its use to be mandatory for all travellers including 
Australians and New Zealanders. The Board agreed that INZ would assume responsibility for further 
work and report back to the Board on progress in late February. 
The group discussed the need for strong data protection standards and the importance of having the 
right information sharing agreements in place and noted that the app may also be used to collect 
vaccine status information from travellers. MoT noted the work underway on a paper regarding a 
‘Travel Pass’ and offered to report back to the group with further information. 
Decisions: 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
6 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
•  Agreed that INZ is to assume responsibility for progressing work on using the NZeTA 
platform for health declarations 
 
 
Action points: 
•  INZ to report back to the Board in late February with on progress to update the NZeTA 
platform to collect health declarations 
•  MoT to report back to the Board in late February with an update on the ‘Travel Pass’ paper. 
 
14.  Vaccine planning and communications with border workers 
MoH updated the group on the COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme noting that of the 
three planned scenarios, New Zealand is currently in scenario one with low to no community 
transmission meaning that the focus for vaccinations was on the health and border workforces. MoH 
outlined work underway to identify the individuals that would be offered the opportunity to be 
vaccinated first and noted the need for clear and effective communications between agencies whilst 
identifying this group. 
The Board discussed the importance of working with the unions and the need for continued testing 
due to the possibility that even though people are vaccinated, they may still be able to act as carriers 
for COVID-19. The Chair raised a question about overseas postings as some countries are offering to 
vaccinate diplomatic staff. The group noted the need for further planning to include diplomatic staff 
as measures overseas may mean that New Zealand diplomats are excluded from events and 
buildings until they are vaccinated. 
15.  Terms of Reference –Review of COVID-19 Maritime Border Measures 
MoT raised a question about the inclusion of seafarer welfare in the Terms of Reference for the 
review of COVID-19 Maritime Border Measures, however, the Board noted that the assurance work 
would focus on work being undertaken as part of the Maritime Border Order. 
16.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
7 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3 – 4 pm, Wednesday, 28 January 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Sue Gordon (MoH), Catriona Robinson (MBIE) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
Apologies: Michael Papesch (Customs) 
 
 
17.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. 
18.  Infection Prevention Control presentation 
The Infection Prevention Control (IPC) team from MoH gave a presentation to the Board on how 
practices and principles used to prevent transmission of infections in hospitals were being used at 
the border to help control and reduce the transmission of COVID-19 within the working 
environment. 
The Chair thanked the IPC team for the presentation and the Board discussed issues around the 
establishment of health and safety committees noting that they were not functioning well due to the 
lack of attendance. The Board agreed that the IPC audit team should audit the Auckland and 
Christchurch international airports. 
Decision 
•  Agreed that the IPC audit team should audit the Auckland and Christchurch international 
airports. 
Action 
•  MoH to commission an IPC audit of Auckland and Christchurch international airports. 
 
19.  Maritime Border – Le Laperouse 
The Board discussed the evolving situation with the potential arrival of a cruise ship, Le Laperouse, 
which was en route to New Zealand without visas for 61 members of the crew. The Board noted that 
there were five potential options for dealing with the emerging situation depending on the actions 
of Le Laperouse and that communications should be proactively released to manage public 
expectations. MFAT informed the Board that the situation had changed as the French Ambassador 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
8 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
had just spoken to the Captain and that Le Laperouse would no longer enter New Zealand’s Exclusive 
Economic Zone. 
20.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
9 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3 – 4 pm, Wednesday, 04 February 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Sue Gordon (MoH), Catriona Robinson (MBIE), Audrey 
Sonerson (MFAT), Cheryl Barnes (DPMC), Maree Roberts (MoH), Una Jagose (Crown Law) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 Megan Main (MBIE), s 9(2)(a) OIA
 
Apologies: Chris Seed (MFAT) 
 
 
21.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. 
22.  Col ective plan for vaccination of border staff 
The Chair provided an overview of the proposed collective plan to roll out COVID-19 vaccination to 
border workers and their household contacts. The Board discussed issues and concerns around the 
potential risk to the COVID-19 elimination strategy arising from any proportion of the border staff 
refusing vaccinations, but was assured by MoH that risk had already been minimised to a very small 
degree with measures such as ongoing testing, use of PPE etc. al  of which should continue to be 
applied as before. Aspects of employee wellbeing and safety were discussed as useful motivators to 
encourage and drive vaccination numbers, and it was agreed to ensure vaccination requirements get 
incorporated in the terms of agreement for any new employees joining the border workforce. Crown 
Law advised that agencies should be able to take steps to ensure that only workers who are 
vaccinated may work in designated workforces (eg. the border and at MIQ facilities)as part of a risk 
assessment of who may carry out higher-risk duties in those workforces. While this wouldn’t amount 
to mandatory compulsion for all high-risk workers to be vaccinated, it have the practical effect of 
restricting non-vaccinated workers to non-frontline/lower-risk roles. MoT also noted that special 
factors influencing vaccination rates of private sector border staff such as airline and airport staff 
may need to be taken into consideration. 
Board members noted the need for a tougher approach at quarantine facilities due to higher risk 
and the importance of clear and well-coordinated communication to border staff across agencies 
overall. MoH agreed to circulate advice on a detailed implementation plan and guidelines that were 
to be presented for Ministerial discussions and approval the following day. MoH also agreed to work 
with DHBs on establishing the location of vaccination centres such that employee convenience of 
having the vaccine administrated on site would be balanced with getting DHBs to provide the 
required monitoring and timely reporting of vaccination results. 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
10 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
In order to ensure there was a consistent rollout while still managing the needs of specific agencies, 
the Board agreed to appoint bespoke liaison representatives from each agency to work in close 
collaboration with s 9(2)(a)   from MBIE, who would be the central coordinator reporting back to 
the Board with regular
OIA updates on status and new developments. It was noted that another liaison 
group would be set up in parallel to ensure clear and targeted communication of information and 
instructions to all agencies. 
The Chair acknowledged and thanked the joint agency teams from MoH and MBIE in pul ing together 
the border vaccination advice within tighter timeframes than were anticipated. 
 
Decision 
•  Agreed that the three-pronged Educate/Expect/Support approach would be the most 
appropriate in achieving the aim of getting the highest possible vaccination rate with 
smoothest possible employee experience. 
•  Agreed that s 9(2)(a)   from MBIE will be the central coordinator for border vaccine rollout, 
reporting back to
OIA  the Board with regular updates on status and new developments. 
•  Agreed to ensure vaccination requirements get incorporated in the terms of agreement for 
any new employees joining the border workforce. 
Action 
•  MoH agreed to circulate advice on the detailed implementation plan and guidelines that 
were to be presented for Ministerial discussions and approval the next day. 
 
23.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
11 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3 – 4 pm, Wednesday, 11 February 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Sue Gordon (MoH), Catriona Robinson (MBIE), Cheryl 
Barnes (DPMC), Maree Roberts (MoH), Aaron Martin (Crown Law), Dallas Welch (PSC) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE) 
 
24.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. 
25.  Financial sustainability: Updated passenger volume scenarios 
The Board commented briefly on the updated scenarios, noting that the new numbers were 
significantly more optimistic than the previous passenger volume forecasts, and questioned the 
reliability of the underlying assumptions, under which Safe Travel Zones (STZ) would open soon and 
would then remain open. 
Members pointed out that using such an assumption as the basis for formulating revised funding 
requirements posed considerable risks to the financial sustainability of the border sector, especially 
in light of the continued uncertainties and barriers in STZ implementation. The Board agreed a more 
prudent approach was required and asked for the preparation of alternative scenarios, based on a 
later start date of the STZ in October/November 2021 and disruptions to the STZs once established. 
The team was also asked to discuss, with Treasury, options for addressing the on-going uncertainty 
over passenger volumes in the context of the Budget 2021 bids. 
Action 
•  The model ing team to prepare alternative passenger volume scenarios, based on a later 
start date of the STZ in October/November 2021 and disruptions to the STZs once 
established. , and to discuss the handling of the revised scenarios with the Treasury. 
 
26.  Border vaccination status 
s 9(2)(a)   provided an overview of the coordination efforts on the collective plan to roll out the 
COVID
OIA -19 vaccination to border workers and their household contacts. He noted that while DHB 
plans were still being firmed up, staff data was being prepared by agency leads for migration to 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
12 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
MoH, and clarity was being gained on the information gathering process for household contacts of 
border staff. 
s 9(2)(h) OIA
 
 
 
 
Members also discussed issues related to managing vaccination exemptions, engagement with 
private sector staff and employers, and the implication of time lags in the case of staff who may 
require a brief period of time to accept and consent to the vaccine. s 9(2)(h) OIA
 
 
 
 
MoH noted that the outcomes of the frontline vaccination phase would have considerable influence 
on the public opinion and confidence around the broader rol out of vaccination to the public, and 
provided a brief overview of the communication and engagement plans designed to provide staff 
and employers with easy access to reliable information and support, and address key questions and 
concerns than were likely to present barriers to accepting vaccination. Final communications 
collateral was under development and would be shared with all agency communication leads over 
the next few days. 
Action 
•  MoH to provide finalised communications collateral to all agency communication leads over 
the next few days. 
 
27.  Update on Safe Travel Zones 
The Chair provided a brief update, quoting significant uncertainties in the Trans-Tasman stream, and 
notings 6(a) OIA
, thus preventing planned progress. MoH 
commented on the s 7(b)
 
28.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
13 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3 – 4 pm, Wednesday, 18 February 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Catriona Robinson (MBIE), Megan Main (MBIE), Erina 
Clayton (MPI) 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: Carolyn Tremain 
 
29.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. 
30.  Border vaccination – operational readiness 
s 9(2)(a)   provided an update of the border vaccination coordination efforts, noting progress in 
collab
OIA oration with DHBs, with major vaccination centres confirmed, training and dry runs of vaccine 
rollout underway, submissions of employee data to MoH, and the defence force assisting with 
coordinating vaccination appointment bookings for staff. MoH noted challenges in the reporting of 
vaccination booking numbers from any central source, and recommended that reporting should 
instead be directed on the numbers of staff being vaccinated from each agency. 
31.  Border vaccination – communications 
s 9(2)(a) OIA , the newly established single point-of-contact for vaccination-related communications, 
noted that border staff were now keen to understand details of the vaccination rol out process and 
confirmed the benefits of sharing frequently asked questions and answers among border agencies.  
32.  Border vaccination – HR/legal issues and engagement with unions 
Customs provided an overview of a draft Ministerial report outlining the approach to maximise 
uptake of the COVID-19 vaccine rollout to border workers. It is anticipated that there will be healthy 
uptake among border workers influenced by gradual peer pressure and the subsequent gains for 
people to then be able to travel overseas. The report recommends using existing employment 
legislation levers to maximise voluntary uptake for a sufficient period of time (such as eight weeks) 
before considering alternative employment options. Members discussed the need for applying 
different considerations for border employees who are not part of the public sector (such as airport 
staff), and noted issues related to individual as well as collective health-and-safety risk assessment 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
14 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
and accountability. Members also agreed on the importance of engaging with union groups to 
consult on the risk assessment reviews before determining next steps. 
Decision 
•  The board agreed to the recommendation that agencies should use an eight week period to use 
existing employment legislation levers to maximise uptake of the vaccination and provide 
sufficient time to work with those workers who may initially choose not to be vaccinated 
Action 
•  Customs to share a draft health and safety risk assessment to determine the cohort for 
vaccination, and make it available for other agencies to personalise and use for their own Tier 1 
staff. 
•  Customs to provide a revised process map of vaccination options (with timeline) for employers 
to engage with Tier 1A staff. 
•  s 9(2)(a) OIA  to circulate vaccination FAQs and other communications collateral with other 
agencies in the next few days. 
 
33.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
15 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
 
 
 
 
MEETING NOTES 
3 – 4 pm, Wednesday, 25 February 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Members: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain 
(MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Attendees: Michael Papesch (Customs), Cheryl Barnes (DPMC), 
Invitees: s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: 
 
1.  Welcome, Apologies, Meeting Context 
The Chair welcomed members and set out the context for the meeting. 
2.  Border vaccination 
s 9(2)(a)   provided an update of the border vaccination status, noting a smooth and steady 
com
OIA mencement of staff being vaccinated, with approximately 2000 staff immunised and no 
significant challenges encountered so far. He noted keen Ministerial interest in the understanding of 
the details of the likely issues, barriers, and legal considerations related to the vaccination of border 
staff. 
A Cabinet paper is being prepared to outline options to support the staff vaccination programme, 
particularly the steps to maximise vaccination uptake in the proposed 8-week period of staff 
engagement, and the options that would be considered beyond then. Board members agreed to 
provide feedback and signoff on these papers over the course of the weekend. 
MPI provided an update on the development of a process for individual risk assessments, which will 
be shared with other border agencies once finalised. MPI agreed to report back on this work as part 
of the Health and Safety (H&S) and Employee Relations (ER) management of Border Worker 
Vaccination. 
Members discussed the benefits of using the vaccination data generated in the next couple of weeks 
to assess whether any additional levers may be required to increase vaccine uptake. They agreed 
that using harder measures such as redeploying staff who are not vaccinated at this stage could risk 
the currently observed positive attitude and uptake from staff. They acknowledged that regular 
communication should be the main tool to encourage vaccination uptake, and noted the need to 
provide regular updates of vaccination numbers to Ministers. The Chair thanked s 
 and his team 
for their successful outcomes and ongoing efforts. 
9(2) 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
16 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
Action 
•  MPI/Customs to report back on the progress of the H&S and ER management of Border Worker 
Vaccination. 
 
3.  Financial sustainability: Revised passenger volume scenarios 
Members noted the revised passenger volumes scenarios prepared by MPI, MOT and Customs for 
various uptakes of Safe Travel Zones. They noted that the level of uncertainty was such that the 
September 2020 moderate scenario s 9(2)(f)(iv) OIA
 should 
continue to be used. The Board agreed to report to the Treasury on variances between the budgeted 
funding, and the actual spend, according to the reporting timetable for CRF funding.   
The next version of updated scenarios was commissioned to be reviewed in three months’ time. The 
Chair acknowledged the team’s excellent work on the three financial sustainability papers, which 
successful y passed through Cabinet Committee this week. 
Decision 
•  The board agreed that s 9(2)(f)(iv) OIA
 
 
Action 
•  The MoT, MPI, and Customs modelling team to present the next version of updated scenarios to 
BEB for review in three months’ time. 
 
4.  Border Executive Board setup 
Customs gave an overview of the proposed Terms of Reference and the draft Border Executive 
Board Work Programme.  Customs outlined that the draft work programme highlighted the strategic 
elements of the work programme, rather than every individual project, and border related work that 
was within the purview of an individual agency (such as immigration visa settings) was also excluded.   
Concerns were raised about the work programme was too heavily weighted to the policy-related 
items, whereas the operational work of the Board was not prominent enough on the work 
programme (eg. the inclusion of such projects as the s 9(2)(b)(ii)  and the International Mail Centre 
upgrade was suggested). Members also recommended showing the ‘Roadmap strategy for 
reopening the border’ and the ‘Green traveller’ work streams more prominently on the work 
programme, as it was important for the Board to remain closely involved in that work. 
Members agreed that they should make time for a longer facilitated workshop in April to determine 
the Board’s strategic intent with a particular focus on the Board’s ambitions in the post-COVID 
world.   
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
17 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
Decision 
•  The board agreed to the Terms of Reference and governing operating protocols as presented. 
Action 
•  Customs to report back with an updated work programme in two weeks. 
•  BEB secretariat to organise a 2-3 hour facilitated workshop (eg with s 9(2)(a) OIA ) to help the 
Board determine its strategic intent in the post-COVID world in particular. 
 
5.  Other issues and priorities 
No other issues or priorities were raised. 
Meeting closed at 4:00pm. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
18 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
3 – 4 pm, Thursday, 11 March 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn 
Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Penny Nelson (MPI) 
Apologies: Cheryl Barnes (DPMC), Ray Smith (MPI) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
 
 
Item 1: Welcome and apologies 
1.  The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2:  Vaccine rollout to border workers 
2.  s 9(2)(a) 
 (MBIE) provided an update of the vaccine rollout to border workers, noting 
pos
OIA itive uptake, with three quarters of the required staff having received their first round of 
vaccination.  
3.  Significant work is being undertaken to unblock data issues relating to both the total 
number of Tier 1A workers and also the centralised record showing the number of border 
workers vaccinated to date. Noting that there wil  always be employee turnover, s 9(2)(g)(i)  
OIA
 
There was a risk of losing ministerial and public 
confidence if the percentage of workers vaccinated decreased due to more workers being 
captured as being in the Tier 1A workforce. For the same reason, caution was advised 
against reporting specific percentages.  
4.  Hotel employers  were seeking strong guidance regarding requirements around 
vaccination of their workforce. CE MBIE planned to write to these next week stating her 
expectations. Unions had indicated that it was important to follow a proper process that 
was not rushed. 
5.  Caution was urged against closing vaccination centres too early, especially if these 
needed to be subsequently reinstated. (MoH to note)  
6.  MBIE is leading the drafting of a briefing paper to the Minister for COVID-19 Response 
outlining further advice on stronger regulatory levers to support the COVID-19 vaccine 
rollout to border workers. This paper is due to be submit ed tomorrow (12 March). The 
Chair asked that this include advice that: 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
19 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

---

IN CONFIDENCE 
15. The Board: 
a.  agreed to the establishment of a Digital Border programme Steering Commit ee 
and the underpinning project team; and 
b.  noted  that the project team anticipates presenting a visual blueprint of the 
customer journey in the Digital Border work programme to the BEB in four weeks. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
21 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
2.45pm – 4 pm, Thursday, 18 March 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Carolyn Tremain (MBIE), Kirstie Hewlett 
(MoT) for Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI), Sue Gordon (MoH) for Ashley Bloomfield 
(MoH) 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Chris Seed (MFAT) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meting context 
16. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
17. The minutes from the meetings of 25 February 2021 and 11 March 2021 were taken to 
be accurate records. 
18. Members confirmed that they agreed with the Terms of Reference for the “Review of 
COVID-19 measures (Maritime)” as discussed at the 21 Jan BEB meeting. 
19.  The following actions were closed: #04 (arrange pre-departure testing review); #18 
(schedule updated model ing scenarios); #22 (schedule Travel Health Pass updates)”.  
Item 3: Reconnection with the world: Unlocking the border 
20. DPMC and MoH provided an update on the proposed contents of a Cabinet paper that 
outlined options for the evolution of the COVID-19 elimination strategy. The paper 
proposed to build on the work done on the elimination strategy in the previous year and 
evolve it further by flushing out some of the additional questions that need to be resolved 
before the border is unlocked. 
21. The evolution of the elimination strategy would also include the development of a COVID-
19 work programme, an engagement and communications plan, and a blueprint to identify 
short and medium-term opportunities for relaxing border restrictions. 
22. MoH noted a number of risks that would remain in spite of the vaccination rollout, such as 
‘under 16s’ not being vaccinated, various exempted parties, and the rollout itself spanning 
through the rest of the year, and noted that such considerations should be included in the 
revised strategy. 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
22 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
23. Members noted that it was important to manage public expectations, including socialising 
how responses to minor outbreaks could be managed differently as the number of 
vaccinated New Zealanders increased.   
24. CEs expressed a desire to engage early in the border aspects of the elimination strategy 
so that they can provide advice on the direction of the work  and identify any risks  or 
omissions. This would also help them ensure that the Board can deliver on its part of the 
blueprint, thus ensuring the strategy can be operationalised. 
Item 4:  Vaccine rollout to border workers 
25. s 9(2)(a) 
 (MBIE) provided an update of the vaccine rollout to border workers, noting 
90%
OIA  of the designated workers had received their first jab. The next phase was focussed 
on administering the second dose of the vaccine to these workers and on commencing the 
‘why not?’ conversations between employers and employees where vaccinations have 
been declined. 
26. s 
 noted issues related to the low number of registered household contacts and the 
acce
9(2) ssibility of community vaccination sites available for people to visit. He noted there 
was
   a process underway to gain household contact information from border staff during 
their second round of immunisation. Plans were also in motion to massively scale up 
operations and open more vaccination sites across the country. 
27. More targeted efforts were being made to identify and address the needs of Māori and 
Pacific cohorts. It was noted the next phase of vaccination (Tier 2 onwards) would include 
a significantly more diverse population and would therefore be likely to pose a number of 
new challenges. 
28. s 9(2)(a) OIA  (MoH) acknowledged the excellent coordination efforts of s 
 and his team 
in getting the vaccination rollout to this stage. Governance provided by the 
9(2) BEB was also 
acknowledged as being beneficial.  
 
Item 5: Safe Travel Zones 
29. The Chair noted the rapid progression of recent events, all of which signalled that the 
opening of Trans-Tasman Safe Travel Zone (STZ) may be imminent.  
30. The Board acknowledged the efficient work by inter-agency teams in planning and 
preparing for the operationalisation of the safe travel zone including the potential for 
additional measures to be implemented at short notice. 
31. MoH noted that it was especially critical to be able to contact passengers in the event of 
any further COVID-19 outbreaks. Members discussed the use of passenger data through 
Passenger Name Record (PNR) details and arrival cards to establish base contact 
information. The coinciding IATA pilot project to capture passenger health information 
digitally was also noted to be occurring in April, which could be helpful. 
32. Action: DPMC COVID-19 Group agreed  to lead in coordinating the communications 
required to educate passengers and the public on the specifics of the Trans-Tasman QFT 
implementation. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
23 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
Recognised Seasonal Employers 
33. In the context of decisions that would need to be made soon, members discussed the 
Recognised  Seasonal Employer (RSE) scheme, specifically whether the roadmap to 
reopening would facilitate increased numbers of RSE workers entering New Zealand. 
34. MoH indicated that in terms of timing, it was unlikely that any NZ-Pacific two-way QFT 
would commence until the specific Pacific country (or all of NZ) was vaccinated.  BEB CEs 
felt this was too slow. 
35. The Pacific vaccination plan starts with the Cook Islands and Niue, which would enable 
the safe opening of two-way Quarantine Free Travel (QFT) with these countries. However, 
the limited supply of vaccines in NZ meant that domestic needs would have to be balanced 
with those of other countries. 
36. Members asked that potential options to help with increasing the number of RSE workers 
be explored, such as finding more MIQ places for them, or making bespoke arrangements 
for their testing and vaccination.  This was to include understanding the economic impacts 
associated with numbers of RSE workers.  
37. MPI noted that s 6(a) OIA
 
 
  
Item 6: Effectiveness of pre-departure testing 
38. The Board noted the results from the March 2021 assessment of the effectiveness of pre-
departure testing, acknowledged the work as a good collaborative effort and agreed to 
use this piece of work as part of the Board’s overall assurance framework. 
Item 7: Other issues and priorities 
39. No other issues and priorities were noted. 
 
 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
24 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
11am – 12pm, Thursday, 01 April 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Megan Main 
(MBIE) for Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Bev Driscoll (MoT) for Peter Mersi 
(MoT), Ray Smith (MPI) 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE), Cheryl Barnes (DPMC), Peter Mersi (MoT) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meting context 
40. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
41. The minutes from the meetings of 18 March 2021 were taken to be an accurate record. 
42. The following actions were closed: #20 Organise facilitated CEs workshop – Scheduled 
for 4 June; #21 Include consideration of commercial seafarers in Cab paper – DPMC 
confirmed this wil  be included; #22 DPMC to coordinate communications for QFT1 – 
DPMC has confirmed it is leading this work; #23 RSE2 workers getting MIQ spaces – 
MBIE has shared details of work underway with BEB members.  
Item 3: Reconnection with the world: Unlocking the border 
43. MoH provided an update on the work underpinning the draft strategy for reopening New 
Zealand, which included a framework for considering when and how to reopen New 
Zealand’s borders to the world. This work was being led by DPMC in collaboration with a 
number of agency groups, including agency DCEs and specialists. The intent of this work 
was to bring together a wide range of perspectives in a cohesive form to  support the 
decision-making of Ministers over the next phase of NZ’s approach to COVID-19.  
44. Members noted benefits in aiming to align NZ’s planning assumption around reopening 
dates with the planning dates being considered by Australia and other allied countries. 
Utilising a planning date would help focus activity and ensure preparations were in place 
before they were needed. 
45. Customs noted it was stepping up preparation efforts to minimise passenger touchpoints, 
through the use of facial biometrics and digital arrival cards. 
1QFT Quarantine Free Travel 
IN CONFIDENCE 
25 of 58 
2RSE Recognised Seasonal Workers 
 

---

IN CONFIDENCE 
Item 4:  Travel health Pass – programme update 
46. MoT gave an overview of the Travel health Pass programme, noting the two main 
components of this work as vaccination certificates and the border set ings applied to 
assess the credentials. Factors influencing this work included the tools and methods that 
other countries were exploring and trialling to tackle the same problem, and decisions that 
would be made by global standard set ing bodies such as IATA3.  
47. Substantial work was being undertaken to provide early signals on design and cost 
impacts of potential digital solutions, with strong engagement from inter-agency groups on 
this work. 
48. It was agreed that the Board would receive ongoing updates on the progress of this work, 
so that adequate governance was maintained.  
NB: Monthly updates on this item are already scheduled on the BEB forward agenda. 
Item 5: Trans-Tasman QFT 
49. The Chair acknowledged the Herculean efforts of all the agencies, and especially MFAT, 
in planning and preparing for the upcoming opening of Trans-Tasman QFT, noting that 
four international airports (Auckland, Wellington, Christchurch, and Queenstown) would 
be ready, with IPC4 arrangements (approved by MoH) expected to be in place before the 
opening of QFT. 
50. s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
51. Members discussed issues related to managing MIQ capacity for ‘red’ planeloads of 
passengers who would be likely to need quarantine and the regulatory constraints in the 
Government’s ability to cap incoming passenger numbers on any given flights. They also 
discussed challenges in managing any pre-departure requirements for incoming 
quarantine free travel passengers, noting the advantages of Australia using similar 
methods of identifying and managing such risks. 
Item 6: Border sector long term insights briefing 
52. Board members agreed not to progress with a border sector long-term insights briefing. 
Item 7: Other issues  
53. Members  questioned the plan for vaccinating New Zealand officials based overseas, 
specifically whether enough was being done to get them vaccinated quickly. (Post-meeting 
– MFAT agreed to provide an update to the NZ Inc CEs). 
 
 
1 PCBU Person Conducting a Business or Undertaking 
2 MIQF Managed Isolation and Quarantine Facility 
3 NHI National Health Index 
 
IN CONFIDENCE 
26 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 15 April 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Sue Gordon (MoH) for Ashley 
Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Kirstie Hewlett (MoT) for 
Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Peter Mersi (MoT) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
Item 3, Megan Main (MBIE) – s 9(2)(a) OIA
 
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meting context 
54. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
55. The minutes from the meeting of 01 April 2021 were taken to be an accurate record. 
Item 3: Border worker vaccination: Understanding the databases  
56. MoH gave an overview of the upgraded Border Worker Testing Register (BWTR), a record 
management system designed and developed to support the border PCBUs1 in managing 
the information required by Government under the Required Testing Order (RTO). 
57. The BWTR system, stood up in October 2020, has undergone multiple releases and 
improvements, made in collaboration with MBIE and other border agencies. Oversight 
continues to be provided by the cross-agency Border Order Testing Steering Group. It wil  
become mandatory for organisations to use the BWTR from 27 April 2021. 
58. s 9(2)(g)(i) OIA
 
 
59. While employers would be able to use the system to identify who among their staff (that 
are  required to undergo testing) have and have not been tested  on a regular basis, 
employers will not be shown any of the employees’ test results. This is one way the system 
will uphold privacy requirements. 
1 PCBU Person Conducting a Business or Undertaking 
2 MIQF Managed Isolation and Quarantine Facility 
 s 9(2)(g)(i) OIA
 
 
IN CONFIDENCE 
27 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
60. Board members agreed on the benefits of PCBUs being able to receive timely updates of 
their employees’ test data with clear identification of overdue staf  members, and noted 
the use of other system features, such as making employees active/inactive and the ability 
to view a system-level dashboard of aggregated data. 
61. The recording of staff working at affected airport, ports or ships would need to be a partly 
manual process with PCBUs needing to regularly uploading their data to the central BWTR 
system. 
62. MoH noted that on April 22, the national immunisation register would be synchronised with 
the BWTR to enable PCBUs to view the vaccination status of their registered employees 
(for those employees who have consented to allowing this). 
63. MoH also noted that the biggest anticipated challenge was in ensuring the accuracy of the 
employer-employee data that would be fed into the system by border PCBUs from across 
NZ, noting that the question of ownership in monitoring the accuracy of system data 
needed to be resolved. 
64. Action: At the Chair’s request, MoH agreed to report back to the Board on the monitoring 
and assurance of the BWTR system by mid-May. 
Item 4:  Border worker vaccination: Redeployment by end of April 
65. The Chair provided an overview of a proposed new Order that would clearly establish the 
Government’s expectation that all high risk work at the border would only be carried out 
by vaccinated workers.   
66. Board members agreed  to the recommendation that  public  sector  border agencies 
(excluding Maritime NZ and AVSEC) should be brought into the first Order.  Advice on 
vaccination requirements for high risk work within the transport sector would be provided 
separately (led by MoT). 
67. At the earliest, Ministers could agree to options in the policy briefing paper on Friday 16 
April, with the Order possibly gazetted on Wednesday 21 April. 
Item 5: Border worker vaccination: Rapid review of border worker testing 
68. The Board  agreed  to commission a rapid review to assess testing arrangements for 
workers at MIQFs,  and at the wider border,  in order to identify actions required to 
strengthen assurance that all ‘affected persons’ were  being tested for Covid-19, as 
required by law. The draft Terms of Reference were provided to the Board.  
Item 6: Temporary suspension of NZ entry for passengers originating from India 
69. DPMC provided an overview of the framework being designed to guide suspension of 
travellers from high risk countries, and the assessments being undertaken in relation to 
the temporary suspension of travellers from high risk countries.  The worsening pandemic 
situation in India meant the potential for an extension of the  suspension if the upward 
COVID-19 trend in India were to continue. DPMC also noted options such as in-transit 
testing were being considered to mitigate risk.
 
 
IN CONFIDENCE 
28 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
Item 7: Opening of Trans-Tasman Quarantine-Free Travel (QFT) 
70. Customs acknowledged the well-planned and coordinated efforts of the QFT cross-agency 
teams, noting positive alignment with Australian border preparations.  
71. MoT and Customs also noted positive feedback related to the work of the Infection 
Prevention and Controls (IPC) staff at airports. 
72. DPMC and MoH signalled their intent to run scenario planning exercises in Queenstown 
in order to provide assurance of ‘stamp it out’ processes in tourist hotspots. 
73. MoT noted the need to highlight  the risks associated with the number of significant 
changes being introduced to the border sector at the same time (e.g., mandatory use of 
the BWTR, high risk work only to be done by vaccinated employees with subsequent 
redeployment requirements for non-vaccinated staff; and quarantine free travel). 
Item 8: Other issues and priorities 
74. MBIE noted the development of new arrangements for spare MIQ capacity, with special 
Ministerial dispensations being considered for RSE4 workers that could be brought into the 
country in ‘cohorts’. A Cabinet decision was expected to be made on Monday 19 April. 
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
29 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 22 April 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Sue Gordon (MoH) for Ashley 
Bloomfield (MoH), Megan Main (MBIE) for Carolyn Tremain (MBIE), Peter Mersi (MoT), Ray 
Smith (MPI) 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Chris Seed (MFAT), Carolyn Tremain (MBIE) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
   
 
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meting context 
75. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
76. The minutes from the meeting of 18 April 2021 were taken to be an accurate record. 
Item 3:  s 9(2)(b)(ii)
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
30 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Item 4: Managed Isolation and Quarantine (MIQ) assurance and issues 
84. MBIE provided an overview and update of its MIQ risk, assurance and quality plan, and its 
risk maturity framework, noting the plan was ambitious in its intended coverage and 
focussed on continuous improvement of the measures required to deliver an effective MIQ 
system. 
85. The dynamic nature of events had led to numerous changes in the assessment of risk 
levels and the plan was expected to be adapted and evolved in line with the changing 
environment. 
86. Board members noted the recommendations previously agreed to by MIQ Cross Sector 
Chief Executives Group and acknowledged the benefits of MIQ and other border agencies 
streamlining the review processes and continuing  to work towards a  multi-agency 
integrated risk and assurance framework. 
87. The Board commended the MIQ Risk, Assurance and Quality team on their excellent work 
and agreed to receive regular three-monthly updates from the MIQ risk and assurance 
team in the future. 
88. Action: MIQ risk and assurance team to provide regular three-monthly updates to the 
BEB. 
Item 5: Border worker vaccination  
89. Board members discussed the implications of the proposed new COVID-19 Public Health 
Response (Vaccinations) Order 2021, and how border workers, including those seeking 
their second vaccination, needed to be prioritised as there will be a deadline after which 
they wil  not be permit ed to work. 
90. Action: MoH to ensure that border workers seeking their second vaccination could be 
prioritised in light of the proposed new Vaccinations Order. 
 
 
IN CONFIDENCE 
31 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
91. The Board also discussed options for how border employers can get new employees to 
the front of the vaccination queue, including a number of people who they won’t fall under 
the border worker testing requirements (eg. Customs, union reps, health and safety reps 
etc.), but wil  require vaccination under the proposed new Vaccination Order.  
92. Action: MoH to look into how border employers can get new employees to the front of the 
vaccination queue in order to enable them to comply with the proposed new Vaccination 
Order. 
Item 6: Other issues and priorities 
93. The Board agreed  to commission an independent rapid review to assess the 
arrangements in place to support compliance with the COVID-19 Public Health Response 
(Required Testing) Order 2020. 
94. The Board considered the draft terms of reference for the “rapid review of border worker 
testing” and asked that these be re-scoped to make it clear that the review should identify 
whether the current arrangements, along with upcoming improvements, were sufficient to 
support compliance, and to identify any further improvements that would  increase 
confidence in the arrangements.  The Board noted that a number of improvements were 
planned, including an upgrade to the Border Workforce Testing Register on 22 April and 
use of the register becoming mandatory from 27 April 2021.  
95. Action: The MIQ team to review and reword the ‘rapid review of border worker testing’ 
ToR in light of the Board’s feedback. 
 
 
 
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
32 of 58 
 

---

---

IN CONFIDENCE 
103.  The redrafted paper was expected to be submit ed to Ministers by Tuesday 11 May 
2021. 
104.  The Board acknowledged the long hours that had been put in by s 9(2)(a) OIA
 and 
other officials to draft the paper. 
Item 4: Border Workforce Testing Register (BWTR) 
105.  MoH provided an update on the status and functionality of the BWTR, which includes 
the monitoring and reporting of the testing and vaccination records of all border workers. 
A substantial body of work has been undertaken across agencies to implement the 
mandatory use of the BWTR for al  affected PCBUs (Persons Conducting a Business or 
Undertaking).  
106.  MoH reported that phased implementation was planned, with onboarding of PCBUs 
underway and PCBUs now able to view status for most workers, with manual workarounds 
for remainder. 
107.  DG Health invited feedback from agencies using the BWTR. MoH reiterated the need 
for organisations to provide quality data in the format prescribed by the BWTR system 
requirements. 
108.  MoH noted that a Border Testing Governance Group (Customs, Transport, WorkSafe, 
MBIE, MPI, DPMC, Maritime NZ and Health) had been established to oversee the BWTR 
implementation and a Testing Compliance Operational (working) Group was in place (with 
initial membership of WorkSafe, MBIE and Health, and other agencies to be included). 
109.  MoH raised the question on how best to provide ongoing reporting of BWTR results 
and progress to Ministers and the Board. The Board agreed it was appropriate to bring 
plans and issues to the BEB until the BWTR system and implementation had stabilised. 
110.  Board members raised a number of questions about the current functionality of the 
BWTR and discussed potential issues such as inability to download data and the 
implications of features such as staff alerts that did not take into account the 48-hour lag 
between a test being taken and being shown in the BWTR. Various reasons for this delay 
were noted and discussed with an agreement to find reasonable solutions and 
workarounds to help smoothen the PCBU and staff experiences of the BWTR system. 
111.  Action: Agencies to provide BWTR usability feedback to MoH to enable the resolution 
of system usability issues and improve staff experience in further BWTR system iterations. 
112.  Acknowledging that the system was unlikely to function perfectly by 14 May 2021, 
Board members agreed it would be beneficial to have any key variances (such as system 
workarounds and data challenges) documented clearly for Ministers so that their 
immediate expectations from the BWTR system are realistic and positive. 
113.  MoH noted it would come back to BEB with a full implementation plan for all forms of 
testing (including the soon-to-be introduced saliva testing) for border workers. 
114.  Action: MoH to come back to BEB with a full BWTR implementation plan for all forms 
of testing (including the soon-to-be introduced saliva testing). 
 
 
IN CONFIDENCE 
34 of 58 
 

---

IN CONFIDENCE 
Item 5: Advice on future Quarantine Free Travel (air and maritime) 
115.  Agencies are working on two separate pieces of advice 
a.  Maritime quarantine free travel (commercial, cruise and small craft) – lead is MoH. 
This is expected to be discussed at the 13 May BEB meeting. 
b.  An expansion of QFT into the Pacific and beyond -  led by DPMC’s COVID-19 
Group. 
116.  Board members discussed the need to keep an eye on shifting arrangements in 
Australia and in the Pacific, given the dynamically evolving COVID-19 situation around the 
world. 
Item 6: QFT rapid review 
117.  The Chair noted she had commissioned a light-touch review of the QFT arrangements 
to date. 
Item 7: Other issues and priorities 
118.  MoH thanked Customs and other border agencies for the work being done to manage 
and provide advice to inbound QFT4 travellers impacted by the latest community case in 
Australia 
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
35 of 58 
 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 13 May 2021 
Held at Customhouse, Harbour Quays, Hinemoa Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Catriona Robinson (MBIE) 
for Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Vince Arbuckle (MPI) for Ray Smith 
(MPI) 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE), Ray Smith (MPI) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
  
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
1.  The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
2.  The minutes from the meeting of 06 May 2021 were taken to be an accurate record. 
Item 3: Travel Health Pass work programme update 
3.  MoT gave an overview of the latest developments in the Travel Health Pass programme, noting that the 
programme was being scoped to ensure feasibility while stil  connecting with relevant pieces of work that 
would inform and the impact the design of the programme. 
4.  The Interagency Working Group leading the Travel Health Pass programme had established a technical 
group, facilitated by Customs, to operationalise policies,  and consider business and functional 
requirements, legal requirements, and the benefits and costs of various related approaches. The 
Interagency  Working  Group  was would continue to work as the clearing house for key policy and 
operational issues.  
5.  The Chair raised the question of funding and resourcing arrangements that would be required to support 
the work and suggested these should be prioritised as soon as programme scoping was complete. 
6.  Members also discussed the importance of correlating the work with international standards being 
developed in the vaccine certification space (such as by IATA, WHO and countries such as Singapore) 
and keeping closely informed and connected with relevant initiatives. 
7.  In their next report back to BEB, MoT agreed to provide an overview of the various components of their 
work, including who was leading which parts. 
8.  The Board also suggested the Travel Health Pass overview be shared with the COVID-19 CE’s Board to 
assure them that border agencies are progressing with gap analyses related to safe and efficient 
passenger travel facilitation and are keeping abreast of the dynamic vaccine standardisation situation. 
9.  Action: MoT to share the Travel Health Pass overview documentation with the COVID CE’s Board. 
36 

---

 IN CONFIDENCE 
 
10. The Board thanked MoT and other agency colleagues for their continued efforts.  
Item 4: Maritime Quarantine-Free Travel (QFT) 
11. The Chair provided a brief overview of the maritime measures currently in place, noting that cruise ships 
continued to be barred from entering the border.  
12. The BEB considered advice, prepared largely by MoH on behalf of BEB, on extending QFT to the maritime 
sector. This noted that the regulatory framework for quarantine-free maritime travel wil  differ from the 
framework that was put in place for air travel, and that extensive engagement with agency and industry 
stakeholders was required. BEB asked that advice/options be considered against consistent principles; 
the principles could potentially be applied to private jets as well as marine craft.  
13. The BEB agreed that the maritime QFT advice should: 
a.  Recommend phasing maritime travel, with commercial and small craft considered in the first 
phase (and intentionally excluding cruise ships from this phase), and that this advice should be 
completed by the end of June 2021; 
b.  Include metrics where possible (such as there are currently 19 ports accepting red ships), and to 
provide examples of possible implications that need working through; 
 
c.  Include Minister Faafoi’s name in the recipient list  
14. Members acknowledged the work done in creating the briefing. 
15. Action: MoH to update the briefing to take into account BEB’s feedback. 
16. The MoH-led team was expected to report back to Cabinet in September 2021 on the proposed settings 
for the resumption of cruise ship operations, including public health measures and formal audit and 
certification processes. 
Item 5: Reconnecting with the world – Pacific and broader QFT 
17. DPMC noted that the Prime Minister was keen to take a strong lead on the reconnecting with the world 
programme. 
18. DPMC’s advice about more Pacific (and broader) QFTs noted that the system was not able to handle 
additional pressures of reopening at this stage.  Any QFT with Pacific countries, other than the Cook 
Islands, was expected to remain one-way until most of their populations were vaccinated.  
19. s 6(a) OIA
 
20. Board members noted the need to be alert to implications if a QFT partner opened up to additional 
countries. 
Item 6: Other issues and priorities 
21. MoT and MoH noted the rework of the ‘COVID-19 vaccination requirements at the border (Tranche 2 
advice)’ paper for Minister Hipkins. Agencies are awaiting decisions from Ministers. 
22. Action: BEB Secretariat to send the Venter Aviation Review Report to all members ahead of the imminent 
proactive public release of the report. 
 
 
37 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 27 May 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), 
Chris Seed (MFAT), Karl Simpson (MoT) for Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Apologies: Peter Mersi (MoT) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
23. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
24. The minutes from the meeting of 13 May 2021 were taken to be an accurate record. 
25. The following BEB actions were closed: #06 & #10 (MoH IPC assurance plan of international airports 
and seaports progressing well); #32 (MoT shared Travel Health Pass documentation with COVID CEs 
Board); #33 (Updated Maritime QFT briefing paper delivered to Minister’s office); #34 (Venter Aviation 
Review Report sent to BEB members ahead of the imminent proactive public release). 
Item 3: Digital border programme 
26. Customs (in association with MPI and MBIE) gave an overview of the Digital Border Programme, noting 
active collaboration between the three agencies (key components being digital declaration, s 9(2)(b)(ii)
 
and passenger risk assessment) 
27. BEB agreed to the establishment of a Digital Borders Steering Commit ee as described in the Terms of 
Reference and Programme Brief, noting that Penny Nelson (MPI) was the overall project sponsor and 
that she would be working closely with Bil  Perry (NZCS). BEB reinforced the importance of minimising 
duplication between the work streams, and of the use of applying sound project management practices.  
28. Action: MoT to involve senior officials from AVSEC and CAA in upcoming work related to the Digital 
Border Programme. 
29. Action: The Digital Border Steering Commit ee  to  report  back to the Border Executive Board by 30 
September 2021 with an estimated cost and work programmes to enable a decision on long term funding. 
Item 4: Border Workforce Testing Register (BWTR) update 
30. MoH  provided an overview of the current state of the Border Workforce Testing Register (BWTR), 
highlighting recent upgrades to improve the usability of the BWTR system and their continued efforts to 
work collectively with agencies and users to resolve data gathering and cleansing issues, with the aim to 
achieve increasing compliance with testing requirements. 
38 

---

 IN CONFIDENCE 
 
31. BEB asked to receive the BWTR dashboard on a weekly basis, accompanied by a brief one-page memo 
that provided an additional layer of analysis to highlight compliance issues and key risks and concerns 
for that week. 
32. The Chair noted that it wil  be beneficial for BEB and agencies to be able to access both Vaccination- as 
well as Testing- related data. 
33. Board members discussed the challenge of providing the reporting required by Ministers using the current 
BWTR system and noted that, should Ministers continue to desire such information, it may be desirable 
to invest in a new system purpose built to meet their needs. 
34. MoH highlighted proposals to ‘age off’ some data due to the progression of time, in order that inaccuracies 
related to the previous baseline (shown by the red line on the BWTR dashboard) could be cleansed out. 
35. Board members raised some questions about the implementation of upcoming saliva testing and stressed 
the need for governance over the operationalisation of this additional layer of testing at the border 
(including aspects such as the frequency of testing, monitoring processes etc).  
36. The Board expressed a strong desire for this additional layer of testing to be integrated with the current 
nasopharyngeal testing requirements being monitored and reported on the BWTR. MoH has a current 
action to revert to BEB with a full BWTR implementation plan for all forms of testing (including saliva 
testing). 
Item 5: Other issues and priorities 
a.  Timeframe extension for Venter reviews: The Board: 
i.  endorsed  that the final report for Phase One of the Rapid Review of Border Worker 
Testing (MIQ) wil  be delivered by 14 June 2021 instead of the original date of 24 May 
2021  
ii.  noted that the date for Phase Two of the Rapid Review of Border Worker Testing wil  be 
confirmed when Phase One is complete (no change to original intent) 
iii.  endorsed  an extension to the deliverable dates for the Review of Border Measures 
Tranche 2 – Maritime (currently a draft report 8 June 2021 and final report 30 June 2021), 
noting new dates are pending. 
b.  BEB administrative delegations: The Board: 
i.  agreed that the Border Executive Board delegate the power to enter into contracts on 
behalf of the Board to the Chair of the Board 
ii.  agreed that the Border Executive Board wil  delegate administrative tasks and functions 
to the Chief Executive of its servicing department, the New Zealand Customs Service 
iii.  agreed that as part of the delegation proposed in 2.2, the Chief Executive of the New 
Zealand Customs Service may sub-delegate financial and people and capability 
delegations in accordance with the hierarchies set out in Customs delegation policies 
iv.  noted formal delegation instruments, and further advice, wil  be provided in the near future 
for approval. 
c.  Nomination for PSC awards: The Board agreed  to endorse the submission of the Spirit  of 
Service Awards entry, noting some minor changes in the language of the submission. The Board 
agreed that the submission for this award recognised the tremendous efforts of the team of 25,000 
border, transport and health sector workers who have carried the load to keep NZ safe, and many 
of who have continued to work at Alert Level 4, putting themselves at risk for other New 
Zealanders. 
d.  BEB minutes requested by Audit NZ: The Chair informed members of Audit NZ’s request for 
BEB meeting minutes, noting the request was made as part of regular Customs audit processes. 
39 

---

 IN CONFIDENCE 
 
e.  Border vaccination second doses: The Chair noted that some proportion of the border 
workforce (MIQ, in particular) were still awaiting their second dose of vaccination before 5 June. 
f.  Expansion of border worker mandatory vaccination: Members  discussed the proposed 
expansion of the  vaccination order, noting that a draft paper was expected to be ready on 
Tuesday, with advice due with Vaccination Ministers by Thursday (3 June). s 9(2)(g)(i) OIA
 
 
 
 
 
 
40 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 03 June 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), 
Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Apologies: Chris Seed (MFAT), 
In attendance: Jamie Bamford (Customs) – s 9(2)(a) OIA
 
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
37. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
38. The minutes from the meeting of 27 May 2021 were taken to be an accurate record. 
39. The following BEB actions were closed: #19 (Updated BEB work programme presented as part of the 
Systems Improvements programme overview update); #35 (MoT has included senior of icials from 
AVSEC and CAA in the Digital Border and other Systems Improvement programmes); #36 (Report back 
from the Digital Border programme has been added to the BEB forward agenda). 
Item 3: Systems Improvements – Programme update 
40. Jamie Bamford (as the lead of the Systems Improvements programme) gave an overview of the structure 
of the work programme and showed how the work under the Systems Improvement pil ar fit ed into the 
BEB’s overall work programme. 
41. Draft diagrams were presented to depict the key components of the work, who from various agencies 
was expected to oversee/lead each component (at both DCE and project levels), and what the indicative 
high level delivery schedule of this work looked like. 
42. The intent of the Systems Improvements programme was to provide BEB members with sector visibility 
around how the programme was shaping up, optimise coordination efforts across agencies, and minimise 
duplication of work across some of the related work streams. 
43. Action: As per BEB feedback, Customs to include Maritime NZ in the Systems Improvements 
coordination DCEs group. 
44. MoH noted that the future-focussed systems work was timely in preparation for an ongoing health 
presence at the border and in continuing to maintain our elimination status even after we reopen our 
border. The Health System Reform potentially provided opportunities.  
45. Members discussed the importance of leveraging existing systems and developing data interlinkages to 
maximise the use of investment that has already been made. 
41 

---

 IN CONFIDENCE 
 
46. The Chair expressed her appreciation for the representation from all agencies on this work programme, 
which she acknowledged was over and above their existing work commitments and pressures. 
Item 4: Travel Health Pass update 
47. MoT (in association with Customs and other BEB agencies) provided an update of progress being made 
on the Travel Health Pass programme of work, noting that the work now included outbound as well as 
inbound travel, and was connected and aligned with related concurrent developments such as the 
national vaccination rollout and with the standard-setting work of authorities such as the IATA and other 
international bodies. 
48. The Chair highlighted the importance of working closely with Air New Zealand to build early understanding 
of expectations, noting the airline was scheduled to come and talk to the Board about this in early July. 
49. Members discussed the potential framing of the Travel Health Pass as acceptable proof of three main 
components (travel history, testing, and vaccination), which could be the same for outbound as well as 
inbound travellers, noting that of the three components, travel history was likely to the hardest to 
document using current systems. 
50. The Chair thanked the Travel Health Pass team for their work. The team wil  provide to regular reports 
back to the Board. 
Item 5: COVID-19 end-to-end risk and assurance framework 
51. Sarah Holland presented a draft COVID-19 risk and assurance framework for BEB, noting that while 
officials from all BEB agencies had been involved in developing the framework, the details of the 
framework needed to be further tested and refined. 
52. The Board agreed to the COVID risk and assurance framework, noting that this wil  be developed as part 
of an iterative improvement process. 
53. Members directed that the scope of BEB’s accountabilities be further developed. The shared and 
individual accountabilities needed to be better understood and clarified, and it was important to have clear 
boundaries in the Board’s mandate (what they were and were not responsible for).  
54. They also commented on how some of the risks previously identified had turned into issues, and how this 
may need to be reflected in an issues and risks register. 
Item 6: Implementation of recommendations from COVID-19 aviation review 
55. s 9(2)(a) OIA  provided a summary of the progress to date on the recommendations from the “Review of 
COVID-19 Border Measures  –  Tranche One (Aviation),”  seeking  BEB’s guidance on a draft risk 
framework. 
56. Members commented on elements of the risk analysis, noting some elements were outside the sphere of 
BEB’s influence and hence would need to be considered out of BEB’s scope. 
57. Member suggested that a reduction in the details and clear correlation with the BEB essential mandate 
wil  make the framework easer to monitor and review. 
58. Members also discussed the role of the airlines and their responsibilities in implementing requirements 
related to passenger safety as well as COVID-19 elimination. 
59. Action: The BEB asked MoT to organise a future session on what is reasonable to expect an airline to 
do in relation to New Zealand’s COVID-19 risk. 
Item 7: Pre-departure testing assurance 
60. The BEB accepted the “Effectiveness of pre-departure  testing”  report from MoH  as assurance that 
adequately robust processes and procedures were in place to check pre-departure test documents, and 
42 

---

 IN CONFIDENCE 
 
that MoH was continuing to work with other agencies to improve access to data on departure country and 
access routes.  
Item 8: Other issues and priorities 
61. The Chair commented on the Border Workforce Testing Register (BWTR) report received by members 
that day, noting it was a useful ongoing status indicator. 
62. Further advice on expanding the Vaccinations Order, specifically in relation to workers who handle 
affected items, was due to be finalised that day. 
63. Action: MoH to recommend updated Vaccination Order comes into effect ‘x’ weeks from the date the 
amended Order is gazetted (rather than a set date, such as 30 September). 
 
 
43 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 10 June 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Megan Main (MBIE) for 
Carolyn Tremain (MBIE), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI) 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
 
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
64. The Chair welcomed members to the meeting. 
Item 2: Minutes and action items 
65. The minutes from the meeting of 03 June 2021 were taken to be an accurate record. 
66. The following BEB actions were closed: #39 (Updated Vaccination Order has been recommended to 
come into effect ‘x’ weeks from the date the amended Order is gazetted). 
Item 3: Draft report of the rapid review of border worker testing (MIQ phase) 
67. Wendy Venter gave an overview of her key findings from the first phase (MIQ) of her rapid review of 
border worker testing arrangements, noting that the focus of the review was to assess the sufficiency of 
current and planned arrangements and provide recommendations on what could be further improved.  
68. This review covered the first phase of the review which focused on testing arrangements at Managed 
Isolation and Quarantine Facilities (MIQF). 
69. s 9(2)(a) OIA  (MoH) noted that the review provided a useful narrative, highlighting the transition from 
voluntary to mandatory requirements in the border testing regime, and the governance arrangements that 
had been required to facilitate that transition. s   also noted minor feedback on stressing the importance 
of providing good quality testing data. 
9(2) 
70. Megan Main (MBIE-MIQ) agreed on the usefulness of the review, noting the need to highlight the 
complexity of the situation that existed at the time of review, and the need to denote owners for specific 
recommendations from the review.  
71. Members discussed the longer-term role of the Border Workforce Testing Register (BWTR) system in 
light of the changing context of testing requirements, noting the need for compliance monitoring as well 
as helping people comply with the dynamic requirements.  
72. Action: BEB feedback, including the nomination of owners for specific recommendations, to be 
incorporated into the final report of the rapid review of border worker testing. 
Item 4: Financial Sustainability – Updated passenger volume scenarios 
44 

---

 IN CONFIDENCE 
 
73. MoT and Customs  (in association with MPI, MBIE, and Treasury) provided an overview  of  updated 
passenger volume scenarios, based on the QFT (Quarantine Free Travel) commencement in April 2021. 
74. The BEB agreed that the ‘moderate’ scenario should be used as the basis for performance and planning 
activities of border and transport agencies and invited officials to report back in six months’ time with 
updated scenarios. 
75. Members noted that the cruise scenarios remained largely unchanged, while the cargo scenarios 
appeared to be more optimistic than was expected to remain in the near future. 
76. Action: The scenarios modelling team to confirm the cargo scenarios after gathering additional data to 
inform those predictions. 
Item 5: s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
 
 
 
Item 6: Other issues and priorities 
79. s 9(2)(g)(i) OIA
 
Communication efforts had been initiated to address these concerns with Port authorities. 
80. The Chair announced the appointment of Fiona McKissock as the permanent BEB Executive Director. 
Fiona was expected to start in her new role in a month’s time. 
Extension of the Vaccinations Order 
81. Members discussed challenges in supporting the implementation of the proposed expansion of the 
Vaccinations Order. These included understanding what additional work could only be completed by a 
vaccinated worker and the need to work closely with private sector organisations. 
82. The Chair summarised the work streams underway.  BEB emphasised the importance of engagement 
and communications, including with unions and PCBUs. It identified that work would need to be 
undertaken on the exceptions and exemptions process and recommended that the amended Order 
included a review date. The BEB recognised the need to appoint an overall coordinator and noted that 
Public Service Commission had been asked to help identify a suitable person.  
 
 
45 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 17 June 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), s 9(2)(a) OIA  (MoH) for Ashley Bloomfield (MoH), 
Megan Main (MBIE) for Carolyn Tremain (MBIE), Karl Simpson (MoT) for Peter Mersi (MoT), s 9(2)  
MPI) for Ray Smith (MPI) 
(a) 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI) 
In attendance: s 9(2)(a) OIA
   
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
83. The Chair welcomed the BEB members and invitees to the meeting, and the room went through a 
round of introductions for the benefit of the PSA at endees. 
Item 2: Minutes and action items 
84. Postponed to next meeting. 
Item 3: PSA on worker participation agreements 
85. s 9(2)(a) OIA  from PSA (Public Service Association) gave an overview of their recent work with unions 
and employers in Managed Isolation and Quarantine (MIQ) to standardise health and safety processes 
and approaches  through a Worker Participation Agreement, and by electing more health and safety 
representatives at MIQ. PSA noted that it was worth considering the replication of this model across the 
border sector as a multi-union, multi-employer initiative to establish more consistency and clarity in sector-
wide health and safety processes and enable the expeditious handling of matters of health and safety 
matters as they arose. 
86. Members agreed on the potential benefits of having border sector-wide consistency in health and safety 
practices, but noted that a model applied in a relatively small and contained environment such as MIQ 
may not be simply translated across to other complex and diverse parts of the border sector, such as 
international airports and ports. 
87. The Chair noted that ports and airports of New Zealand were lead border sector PCBUs (Persons 
Conducting a Business or Undertaking), and many of these were privately owned enterprises. Relevant 
border agencies, however, were engaged with the ports and airports in regular discussions to protect and 
promote the health and safety interests of their employees working in these areas. 
88. PSA noted that their next steps would include talking to Auckland International Airport Limited (AIAL) and 
other PCBUs, and engaging with health and safety representatives from across agencies to explore the 
border sector Worker Participation Agreement initiative further. They also noted BEB’s request that any 
46 

---

 IN CONFIDENCE 
 
additional efforts sought from border workers be mindful of the already significant burden of work currently 
carried by border staff due to QFT arrangements and associated complexities. 
Item 4: Systems Improvement – Data Sharing and Privacy work stream 
89. Papers from the  Data Sharing and Privacy  project team (MBIE and Customs) were taken as read. 
Members discussed the need to allocate the right project resourcing to ensure that planned initiatives 
would advance with minimal impediments. 
90. The Board discussed the role of MIQ in light of its existing intermediate Memorandums of Understanding 
(MOUs) with other agencies and agreed that MIQ should nevertheless be included in scope for the 
establishment of foundational mechanisms that wil  ensure integrated systems and effective information 
sharing across the border system. 
91. The project team noted their intent to work closely with the Systems Improvements DCEs group to ensure 
that the right resourcing (including Policy and Legal capability) was allocated to this workstream. 
92. Action: The Data Sharing and Privacy project team to involve Maritime NZ and Avsec in consultation 
related to further progress on the work stream. 
Item 5: Update on COVID-19 vaccine certificate 
93. MoH provided an oral update on work underway to generate and provide authoritative vaccination 
evidence for people in NZ who had received the COVID-19 vaccine. The first version of this was likely to 
be in the form of a signed letter from MoH, with plans for upcoming versions to include QR codes and 
digital integration. MoH noted that their plans included the development of a National Immunisation 
Register into which all vaccination and testing data would be fed. 
Item 6: Rapid review of QFT implementation for Australia 
94. The rapid review report on QFT implementation for Australia was taken as read; this looked at pauses 
prior to the most recent, Melbourne one.  
95. Members discussed the challenges in adapting, resourcing, and implementing the “pause” processes 
related to the evolving situation in Australia. Issues around the absence of legislative mechanisms to 
ensure passenger compliance after they had landed in NZ were also noted. 
96. MoH noted that continuing to add more layers of assurance increased complexity and thus risk.  
97. Action: The QFT Senior Officials Group to translate the recommendations into specific and 
implementable actions, with an owner allocated against each.  
 
 
Item 7: Other issues and priorities 
98. The BEB noted that work was required to clarify how border worker testing and vaccination should be 
best governed, and that data governance should be considered too.    
99. Action: The Border Testing Governance Group to clarify how border worker testing and vaccination data 
governance should be best governed by BEB. 
 
 
47 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 08 July 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Rose King (MBIE) for 
Carolyn Tremain (MBIE), s 9(2)(a) OIA  (MFAT) for Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), s 9(2)(a) OIA  
(MPI) for Ray Smith (MPI) 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI) 
In attendance:s 9(2)(a) OIA
   
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
100.  The Chair welcomed the BEB members and invitees to the meeting, and the room went through a 
round of introductions for the benefit of the Air New Zealand attendees. 
Item 2: IATA travel pass - Air New Zealand trial 
101.  s 9(2)(a) OIA
 from Air NZ gave an overview of the trials that Air NZ is currently running with IATA 
on the ‘Health Wallet’ or the IATA Travel Pass. They outlined key data, technical issues, and limitations 
noted in the first trial, including the unexpectedly low number of trial respondents. 
102.  The IATA solution presented a one-point entry into connecting with the world, with opportunities to 
build on a common architecture and a combined view of passenger requirements. MoT and Customs, as 
the lead agencies on the government’s Travel Health Pass, noted that the IATA solution in its current 
state met only a part of the government’s regulatory travel health verification requirements. The 
government team would remain engaged and provide feedback on further trials of the IATA Travel Pass, 
with a view to maximise the inter-operability between the different systems. 
103.  Air New Zealand noted that their check in staff were not trained to read documentation (such as pre-
departure test certificates) and that errors were possible. A digital solution would help mitigate some risks 
including those associated with staff needing to keep abreast of complex requirements.  
 
 
 
104.  DG Health indicated that traveller risk was based upon: 
a.  Where the traveller had come from; 
b.  Verified vaccination status (including which vaccine and when);  
c.  Verified testing (pre-departure and possibly a rapid arrival test). 
48 

---

 IN CONFIDENCE 
 
105.  The Chair noted that the ‘health pass’ solution also needed to be operable across the NZ maritime 
domain. It would need to be adaptable and scalable to changing environmental and regulatory 
requirements, such as variations in available testing and vaccination regimes. 
106.  MFAT noted the importance of keeping abreast of and aligning with standards being developed and 
trialled in other parts of the world, such as in the European Union (EU). 
107.  Board members discussed the complexity of the interface between public and private sector systems, 
and the ambiguity around standards and requirements. They agreed that in light of this, work would need 
to develop gradually and incrementally, starting with the potential launch of a digital arrival solution and 
building further exception-handling capabilities on top of that. 
108.  The Chair thanked Air NZ for their presentation and invited them to stay connected with the BEB on 
future developments in the IATA Travel Pass. 
Item 3: Travel Health Pass and COVID-19 vaccine certificate – advice to Min Hipkins 
109.  Papers from the Travel Health Pass team (MoT and Customs) were taken as read. 
110.  Members discussed the need to ensure that adequate back office and contact centre support was 
built into the implementation of proposed solutions. 
111.  MFAT discussed the importance of keeping in touch with international counterparts (particularly 
Australia, EU and the Pacific countries) to ensure that planned initiatives can be aligned and progressed 
with minimal impediments.  
112.  MoT noted it wil  consolidate each of the workstream’s proposed resource requirements and report 
back to BEB on 22 July 2021. 
113.  The Board noted that Customs would take over programme management from MoT and Customs wil  
underwrite the cost of a programme manager over the short term whilst working on funding options with 
Treasury. 
114.  The Board agreed to the proposed Travel Health Pass Work Programme structure. 
115.  The Board endorsed the contents of the report back to Ministers on Travel Health Pass, which is due 
to Minister Hipkins in mid-July. 
116.  Members complimented the Travel Health Pass paper as a useful encapsulation of the policy issues 
required to support the future development of this work. 
Item 4: Reconnecting New Zealanders – public service, airports and airlines 
117.  The Chair noted that further discussion on the IATA travel pass and the Government’s Travel Health 
Pass was expected to take place between agencies and aviation industry leaders at the ‘Safe and smart 
border: Reconnecting New Zealanders’ hui on 13 July 2021. 
Item 5: Systems Improvements - Integrated targeting and border operations 
118.  Customs and MBIE provided  an update on the initiation of the ‘Integrated targeting and border 
operations’ project. s 9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
 
119.  s 9(2)(f)(iv) OIA
 
 
49 

---

 IN CONFIDENCE 
  s 9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
 
121.  The DG of Health noted that plans considerations were underway for a dedicated border health unit 
that would endure beyond COVID-19. 
Item 7: Minutes and action items 
122.  The minutes from the meetings of 10 June 2021 and 17 June 2021 were taken to be accurate records. 
123.  The following BEB actions were closed:  
a.  #37 (Maritime NZ has been included in the Systems Improvements coordination DCEs group); 
b.  #38 (A session on airline accountabilities in relation to New Zealand’s COVID-19 risk is scheduled 
on the BEB forward agenda); 
c.  #40 (BEB feedback incorporated into the final report of the rapid review of border worker testing); 
d.  #41 (Scenarios modelling team has reviewed additional data and confirmed the ‘moderate’ cargo 
scenarios with MPI and Customs CEs); 
e.  #42 (Maritime NZ and AVSEC have  been included in future consultation related to the Data 
Sharing and Privacy work stream); 
f.  #43 (The QFT Senior Of icials Group has translated the QFT rapid review recommendations into 
specific and implementable actions with an owner allocated against each). 
 
 
50 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 22 July 2021 
Held at the Customhouse, 1 Hinemoa Street, Harbour Quays, Wel ington 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Maree Roberts (MoH) for Ashley Bloomfield (MoH), 
s 9(2)(a) OIA
 (MBIE) for Carolyn Tremain (MBIE), David Taylor (MFAT) for Chris Seed (MFAT), Peter 
Mersi (MoT), s 9(2)(a) OIA (MPI) for Ray Smith (MPI) 
In attendance: Fiona McKissock (BEB), s 9(2)(a) OIA
 
In attendance for items: s 9(2)(a) OIA
 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI), 
Cheryl Barnes (DPMC) 
 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
124.  The Chair welcomed the BEB members and invitees to the meeting. 
Item 2: Vaccination Order Amendment - Supply chain exemption criteria and process 
125.  MoT acknowledged the input from MoH, the Senior Officials Group, and BEB staff into preparing the 
supply chain exemption criteria and process outlined in the paper. It was noted that this work should be 
considered in the context of larger issues related to nation-wide economic exemptions and the need to 
manage supply chain risks. 
126.  Members discussed the expected cumulative impact of requests for exemptions. It was noted that the 
onus of making the case for exemptions rested with the PCBUs, and that group requests would stil  need 
to be considered individually to ensure fairness. 
127.  Members discussed the proposed options for authorisation of exemptions, noting a preference 
towards having a streamlined process that preserved the ability to consult MoH. Members sought clarity 
on the requirement for the DG of Health to specifically authorise any exemption, noting that the panel 
includes MoH. 
128.  The Board agreed to the proposed type of evidence that will be sought from PCBUs – noting the 
desire to strike a balance between the intent of the Order and the need to manage supply chain risks. 
129.  The Board agreed to the process, which seeks to ensure transparency and efficient and just 
assessment of the applications. 
130.  The Board agreed, upon confirmation with the DG of Health (who was absent from the meeting), to 
authorise the Chair of BEB to endorse the cross agency panel’s recommendation and forward to Hon 
Chris Hipkins as Minister for COVID-19 Response. 
131.  Action: Maree Roberts to confirm with DG Health, on his involvement in authorising exemptions. 
Item 3: Debrief of CEs hui on Safe and Smart Borders - Reconnecting NZers with the World 
51 

---

 IN CONFIDENCE 
 
132.  The Chair provided a brief update on the hui on ‘Safe and Smart Borders - Reconnecting NZers with 
the World’ held on 13 July 2021,  noting the attendance of around 35 CEs, industry leaders and 
government officials.  
133.  The hui was held with the intent to set the context and start considering the options and parameters 
for air operations once decisions have been made on opening borders and reconnecting NZers with the 
world. The proposed next steps would be an agile, 8-week sprint process to determine potential options 
and likely solutions. 
134.  MoH noted the DG of Health was keen to consider the end-to-end journey around reconnecting from 
a public health viewpoint which includes consideration of the Delta variant of the COVID virus. 
Item 4: Travel Health Pass work programme resourcing 
135.  MoT noted delays in the progress of work related to the Travel Health Pass programme. Members 
discussed the complexity of the programme including resourcing, inter-dependencies, emerging global 
technology platforms, operationalisation requirements, legislation, and privacy. Work is being undertaken 
to determine the costs with the Board to receive updates.  
Item 5: Other issues and priorities 
136.  The Chair commented on the good collaborative work  among agencies in determining policy for 
Maritime QFT. It was noted that the planned Maritime Cabinet Paper had been deferred due to the recent 
arrival of foreign vessels and the presence of the delta variant amongst crew. 
137.  Members noted that maritime set ings are being reviewed, including supply chain, welfare of crew, 
and keeping COVID-19 out. MoH noted that the maritime perspective should be included in other reviews 
such as the identification of ‘very high risk countries.’ 
138.  The Chair acknowledged s 9(2)(a) 
 for her work handling the secretariat functions of the BEB (and 
BSGG) during the past 12 months
OIA , and noted that s 9(2)(a) OIA  would be taking over the function starting 
next week. 
Item 6: Minutes and action items 
139.  The minutes from the meetings of 08 July 2021 were taken to be an accurate record. 
 
 
52 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 29 July 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street, Wel ington 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Andy Milne for Carolyn 
Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), s 9(2)(a) OIA  for 
Ray Smith (MPI)  
In attendance: Fiona McKissock (BEB), s 9(2)(a) OIA
 
  
In attendance for items: Items 1 to 4 – s 9(2)(a) OIA
  
 
Apologies: Ray Smith (MPI), Carolyn Tremain (MBIE) 
 
Item 1: Welcome and Apologies 
140.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda. 
Item 2: Australia Quarantine Free Travel (QFT) Suspension 
141.  Andy Milne provided the Board with an update on the QFT suspension with Australia and the 
implications for managed isolation and quarantine (MIQ). The Board noted the focus for MBIE and MFAT 
were travellers from New South Wales due to MIQ capacity constraints. 
142.  The Board noted the approach with the Trans-Tasman travel window closing at 11.59pm, 30 July 
2021. Registration of interest for travellers from New South Wales for contingency allocation opens from 
10am, 30 July 2021 and closes 
at 2pm, 
 
3 August 2021. The registration of interest process wil  inform understanding of the scale of travellers to 
New Zealand. The Board noted there were no issues to report with the preparation of the registration of 
interest process. 
143.  The Board discussed the challenge of managing demand from countries other than Australia and 
reintroducing Australia to the MIQ model. It also discussed Australia travel route capacity recognising the 
impact of crew availability and the need to maintain the supply chain. The Board acknowledged that the 
issue remains complex. 
144.  The Board noted there were no issues to report with how the border was operating. The Chair thanked 
Andy Milne for his leadership, and his team at MIQ, along with other agencies that continued to support 
QFT change. 
 
 
53 

---

 IN CONFIDENCE 
 
Item 3: Reconnecting New Zealanders 
145.  The papers were taken as read. s 9(2)(a) OIA
 led a discussion with the Board 
on the proposed approach to the August 2021 Cabinet paper relating to Reconnecting New Zealanders. 
The Board noted the approach wil  be tested with the Ministerial Advisory Group. 
146.  The Board supported piloting approaches, particularly with Australia, to remain agile. It noted that the 
industry collaboration work may use the case study of a vaccinated traveller from Australia in its first 
sprint. The Board discussed managing the gap between current state suspension of QFT and the possible 
re-opening of travel, which may be dependent on vaccination. It was agreed it was important to know if 
the reinstatement of QFT remained an option. The Board also acknowledged the impact that potential 
options wil  have on operations and employment decisions, particularly for airlines. 
Decisions and Actions 
147.  The Board noted the update on Reconnecting New Zealanders. 
148.  Action: s 9(2)(a) OIA
 to confirm if reinstating quarantine free travel is stil  an option 
for Reconnecting New Zealanders. 
Item 4: Travel Health Pass  
149.  s 9(2)(a)   joined for this item and provided the Board with a verbal update on the Travel Health Pass 
initiative.
OIA  The Board noted the rapid movement with activity. The Travel Health Pass has been prioritised 
as part of Reconnecting New Zealanders and the scope and design of the first release is being confirmed.  
150.  The Board noted the Travel Health Pass requires significant investment and that the business case 
is progressing. The Board advised that the business case needs to be clear on the level of confidence 
with information, particularly financial. 
151.  The Board sought clarity on the ability to resource the Travel Health Pass initiative. It was noted that 
the technology element looks resourced. The Border Executive Board DCE COVID-19 and Systems 
Improvements groups have been requested to consider the impact that the prioritisation of the Travel 
Health Pass wil  have on other work streams and if they can identify policy, legal, and privacy resources, 
which is expected to be a challenge.  
Item 5: BEB Revised Terms of Reference for Independent Reviews 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
152.  The papers were taken as read. The Board noted the purpose of the item was to confirm revised 
terms of reference for the COVID-19 Maritime Border Measures (Tranche 2), and the Border Worker 
Testing and Vaccination (Phase 2) – Maritime and Aviation. 
153.  The Chair invited comment from members. The Board noted feedback from Health officials around 
focussing on the public sector as well as the newer grouping of private sector Border Workers which will 
be shared with the provider. The Board discussed the independent reviews and provided feedback on 
having pragmatic recommendations for the border system. 
154.  The Board noted DPMC wil  confirm with the Border Executive Board secretariat whether there are 
any outstanding matters from past reviews for the COVID-19 Assurance Framework. 
Decisions and Actions 
155.  The Board agreed  the revised terms of reference for the Review of COVID-19 Maritime Border 
Measures (Tranche 2). 
156.  The Board agreed  the revised terms of reference for the Review of Border Worker Testing and 
Vaccinations (phase 2) – Maritime and Aviation Borders. 
54 

---

 IN CONFIDENCE 
 
157.  The Board agreed the combined cost of both reviews wil  not exceed $120,000 ($80,000 has been 
previously agreed for the maritime border measures). 
Item 6: Other Issues and Priorities 
158.  The Board discussed how to support government staff posted to work overseas including wellbeing, 
ability to return to New Zealand at the end of their posting or at short-notice, and the impact on new 
postings. The Board discussed the potential to utilise existing processes within MIQ.   
159.  The Board noted there were no new vessels of interest or issues to note with maritime quarantine. 
Board Decisions and Actions 
160.  Action: MBIE (MIQ) to confirm how existing processes can support government staff posted 
overseas. 
Item 7: Minutes and Action Items 
161.  The minutes from the 22 July 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
162.  The open actions items were reviewed. The Board noted actions 25, 31 and 44 wil  be responded to 
at the 5 August 2021 meeting. Action 45 was closed. The Director General of Health confirmed the Chair 
may endorse recommendations for supply chain exemptions from the Vaccine Order being forwarded to 
the Minister for COVID-19 for consideration. 
 
The meeting closed at 4.00pm.  The next meeting is scheduled for 5 August 2021. 
 
 
 
 
 
 
55 

---

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 5 August 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street, Wel ington 
Present: Christine Stevenson (Chair, Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Megan Main for Carolyn Tremain (MBIE), 
s 9(2)(a) 
 for Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI)  
In a
OIAttendance: s 9(2)(a) OIA
  
In attendance for items: Item 2 – s 9(2)(a) OIA
 
 
Apologies: Chris Seed (MFAT), Carolyn Tremain (MBIE), Fiona McKissock, Sarah Hol and (BEB), Cheryl Barnes 
(DPMC) 
 
Item 1: Welcome and Apologies 
163.  The Chair welcomed everyone to the meeting, noted the apologies, and confirmed the agenda. The 
Chair acknowledged Peter Mersi and Megan Main, as part of the awards team, for the positive 
feedback to the border worker finalist presentation for the Spirit of Service Awards. 
Item 2: Ahumoni Hoahoa Update 
164.  The papers were taken as read.s 9(2)(a) OIA
 joined for this item to provide an 
update on the Ahumoni Hoahoa initiative and seek agreement of the programme objectives.  
165.  The Board noted the verbal update on activity underway. The Board noted the resource challenges 
and supported inviting other public service agencies to participate in the system level initiative. The Board 
recommended  separating out the revenue agencies need to deliver  core services  from the revenue 
generated from users. This wil  acknowledge the fixed costs of running a required minimum  level of 
service. The Board invited Ahumoni Hoahoa to give them feedback on any constraints with the Public 
Finance Act 1989, noting an interdepartmental board is a new way of working. 
Decisions and Actions 
166.  The Border Executive Board: 
a.  endorsed  the  objectives and actions for the four identified themes: sustainability of the Border 
Executive Board; financial sustainability; collective investments; cost recovery of border charges. 
b.  noted the work completed by the Ahumoni Hoahoa work stream to date. 
 
 
56 

---

 IN CONFIDENCE 
 
Item 3: Border Worker Testing Register – Monitoring and Assurance 
167.  The papers were taken as read. s 9(2)(a) OIA
 joined for this item. The Board 
clarified the purpose was to respond to three open actions and that no action was required. 
168.  The Board acknowledged the progress with saliva testing and the positive feedback from border 
workers of a less invasive test becoming available. The Board raised the accuracy of reporting and how 
workers over-due for testing were being following up. It noted employers are followed up actively to ensure 
testing and reporting remains up-to-date.   
169.  The Board enquired if there were sectors of interest around testing levels and if any further support 
could be given to PCBUs. It noted that the saliva testing roadshows were reinforcing the need for testing. 
The Board shared their experience that 1:1 engagement with hesitant staff had a positive impact with 
vaccination uptake, although was resource intensive.  
Decisions and Actions 
a. 
noted the update on border workforce testing (open action point BEB 25) 
b. 
noted the update on the Border Workforce Compliance Team and Implementation Plan for all forms 
of testing (open action point BEB 31) 
c. 
noted  the final report on the Rapid Review of Border Worker Testing Phase 1 and that  the 
recommendations have either been completed, are near complete, or relate to ongoing BAU work 
(open action point BEB 44) 
d. 
noted  phase 2 of the Rapid Review of Border Working Testing wil  incorporate testing and 
vaccination 
e. 
agreed  that the final report on the Rapid Review of Border Worker Testing Phase 1 wil  be 
proactively released (via the BEB secretariat), accompanied by the action plan 
f. 
requested a report back on the two in progress Rapid Review of Border Worker Testing Phase 1 
recommendations, when they are completed: ref a) programme governance and assurance; ref e) 
data governance model. 
Item 4: Managed Isolation and Quarantine (MIQ) Quarterly Update Q4 2020/21 
170.  The papers were taken as read. The Board noted the purpose was to consider the quarterly assurance 
update for MIQ that followed the report being considered by the MIQ chief executive assurance group.  
171.  Megan Main led the item, outlining the key points of the report and the emerging risks.  The Board 
noted the risk environment is dynamic and the report is a snapshot at a quarter end. The Board discussed 
the new risks of: increasing MIQ capacity (infrastructure, people, and practices); the perception MIQ is 
failing due to how it manages demand/bookings; and complacency post vaccination. 
 
 
57 

---

 IN CONFIDENCE 
 
172.  The Board noted the outlier high risk rating for workforce which reflects the complexity and multiple 
elements that are being managed. The Board noted MIQ wil  continue to conduct reviews to ensure 
continuous improvement. The Board acknowledged MIQ’s response to the suspension of quarantine free 
travel with Australia and travellers coming back to New Zealand.  
Decisions and Actions 
173.  The Border Executive Board noted the Managed Isolation and Quarantine (MIQ) Risk and Assurance 
Quarterly Update Q4 2020/21. 
Item 5: Border Executive Board 2020/21 Performance Report to 30 June 2021 
174.  The papers were taken as read. The Board noted the purpose was to consider the performance of 
the Border Executive Board for 2020/21, noting the appropriation performance wil  be reported as part of 
Vote Customs Annual Report. The Board did not raise any issues with the report.  
Decisions and Actions 
175.  The Border Executive Board  
a. 
noted the 2020/21 performance report to 30 June 2021 
b. 
noted the upcoming activity for July to December 2021. 
Item 6: Other Issues and Priorities 
176.  No matters were raised. 
Item 7: Minutes and Action Items 
177.  The minutes from the 29 July 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
178.  The open actions items were reviewed. The Board noted actions BEB 25, BEB 31 and BEB 44 were 
closed as part of agenda item three.  Actions BEB 46 and BEB 47 were carried forward. 
 
The meeting closed at 4.07pm.  The next meeting is scheduled for 12 August 2021. 
 
58 

---