Bayfield School Board of Trustees – Meeting Minutes 
Meeting date: 
 
23 March 2021 
Meeting start time: 
7.00pm 
Trustees attending: 
Craig  Priscott,  Andrew  Beuth,  Shannon  Joe,  Jane  Sharpe,  Kerri  McKay,  Sarah 
Taverna, Hannah Crosby 
Others: 
n.a. 
Meeting administration 
Action 
No  new  conflicts  of  interest  declared.  Prior  minutes  unanimously  approved  for  signing 
(Kerri/Shannon), albeit with typo correction (2002 to 2020). 
Jeremy and Jenine sent apologies as they were at school camp. 
Matters requiring external input 
n.a.  
Student focussed matters
n.a.  
Matters arising from prior meeting 
Feedback  from  Meet  the  Team:  good  feedback  from  those  who  attended,  but  some  wondered 
whether it could be rebranded as ‘year programme/curriculum’ to encourage greater attendance 
by parents. Also next year the school should not send out the slides beforehand, and more explicitly 
advertise the issues to be addressed by Kerri/Craig to appeal to parents. 
The Y5/6 changeover was going well. 
New teacher positions are being advertised.  
The Kahui Ako was going well, albeit there were ongoing funding challenges to resolve.  
Strategic issues 
The  Board  unanimously  agreed  (Craig/Kerri)  to  join  TaxGift,  and  Kerri/Craig/Sarah  would 
collaborate on a letter to parents.  
Architects  were  now  progressing  the  year  4  block,  fencing  quotes  are  being  solicited,  and 
playground similarly underway.  
The BOT agreed to ‘park’ the external charitable trust idea, until we could be more certain about 
how it would raise funding.  
Feedback panel work is underway, although it takes time to work through the proposed questions. 
The teacher survey would be done first.  
The first meeting of the 2021 BCG had been held, and a new chair elected. Various fundraising ideas 
are being explored.  
A parent has offered to help with the design/content of the website.  
Monitoring 
The monthly report from CES was not available, and there was a discussion around this. 
The  BOT  unanimously  approved  the  same  delegated  authority  schedule  as  2020,  with  the  date 
Kerri/CP 
amended, and authorised Craig to sign on behalf (Kerri to prepare).    
An update on the 2020 annual report process was provided. We have asked questions of CES on the 
Andrew 
cyclical maintenance and a few other matters, and Andrew will follow this up. The draft annual 

---

report  needed  to  be  submitted  to  BDO  prior  to  31  March,  and  the  BOT  unanimously 
(Hannah/Shannon) authorised Andrew/Kerri/Craig to complete this on our behalf. 
The BOT unanimously agreed (Craig/Kerri) to pass the Finance & Property policy. 
The BOT unanimously agreed (Craig/Andrew) to appoint the Education Group as Principal reviewer 
for 2021.  
There may be a workshop around bank staffing on 29 May.  
General business 
The  BOT  discussed  risk  management  around  camp  and  EOTC,  and  agreed  with  the  process 
undertaken. 
Shannon questioned whether the ownership of Room 3 was ever accepted by the Ministry (it was 
Kerri 
not).  Given our 60/40 ownership of Titoki-Iti, Kerri agreed to check the insurance on this building. 
In-committee 
Into committee at 8.45pm, out at 8.55pm. 
Next meeting 
Next meeting currently scheduled for 25 May 2021. 
Meeting closed at 8.59pm. 
Approved 
…………………………………………. 
 
Date 
…………………….. 
Board Chair 

---