This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Board meeting minutes OIA ACT'.
Bayfield School Board of Trustees – Meeting Minutes 
Meeting date: 
 
22 February 2022 
Meeting start time: 
7.00pm (via zoom) 
Trustees attending: 
Craig  Priscott,  Andrew  Beuth,  Shannon  Joe,  Jane  Sharpe,  Kerri  McKay,  Sarah 
Taverna, Hannah Crosby, Jeremy Arthur 
Others: 
Liz De Luen (secretary), Natalie Hayes (observer) 
Meeting administration 
Action 
All present, no new conflicts of interest noted.  
Prior meeting minutes approved and passed (Andrew/Kerri). 
Craig was unanimously re-elected as Chair/Presiding Member. 
Matters requiring external input 
n.a.  
Student focussed matters
Student data from 2021 was discussed. Due to lockdown, assessments erred on the side of caution. 
There were also some pastoral effects of the lockdown, which affected the data. Structured literacy 
planned for at risk kids.  
Kerri  will  check  whether  the  PAT  data  is  normalised  for  the  lockdown  effect  –  i.e.  does  it  use 
Kerri 
nationwide data for the term in which the PAT tests are sat, or some historical norm, as the national 
baseline against which Bayfield children will be compared? 
Matters arising from prior meeting 
Natalie is processing feedback on the website, ahead of launch.  
Kerri will survey leaving families, replicating last year’s survey of the same.  
Kerri 
Playground matting – in discussions with original suppliers re guarantee / warranty. 
Jeremy will re-engage with planner on the various signs: 
-
Investigate what is possible on side of hall (would be very basic, potentially just name/tree, 
either painted or via decal) 
-
No further action on static sign on corner 
-
Progress digital sign to replace Kellands sign, potentially via a pre-lodgement with council as a 
low cost start 
Management will also consider a mural, values, etc on the internal school wall.  
Strategic issues 
Next three year plan will be completed by the new Board later in the year. 
The northern fence will be located inside the boundary, to minimise any future issues that may 
arise. Fence is still to be completed. 
BCG  update:  the  recent  meeting  attracted  25  attendees  from  a  cross  section  of  the  school. 
Was  decided  that  community  events  were  to  be  planned  to  promote  school  spirit. 
Unlikely  that  a  major  fundraiser  will  occur  due  to  Covid,  however  a  Bayfield  Trade  ‘n  Exchange 
facebook page has been created with school donations suggested in lieu of payment for goods. New 
BCG Chair has been elected. 2021 Parent Reps have all chosen to continue this year 

H&S. As at today, no Covid cases in the school community, though this was likely to change very 
soon. Tracking all children of close contacts. RAT tests to be made available for teachers and staff. 
Ministry information changes frequently.  
An updated version of the 2022 budget was unanimously approved (Andrew/Craig). There is only 
$10k assumed for BCG fundraising, given Covid and cash in the bank. Capex and costs will be closely 
monitored, given longer term concerns are around demographic trends and a fixed cost base. 
Asset register approved (Kerri/Craig).  
Monitoring 
Covid update - see above. 
Policy review: Health & safety management - policies are already robust and have been reviewed 
in recent years. 
Monthly finance report - Finished 2021 with a strong surplus, mainly due to GST refund. Expenses 
down $50k, though slight increase in property costs and admin / resources. The relievers spend was 
low due to the lockdowns, with the exception that 2022 will be higher due to Omicron. 
2021 Principal performance review will be available soon. No appraisal proposed for 2022 due to 
high costs and recent years rigorous appraisals being actioned.  
General business 
Start / end date of Bayfield is traditionally later than other schools. The Ministry dictates how many 
days a school must be operating. A survey could be considered later in the school year. 
Next  Board  letter  to  include  promotion  of  forthcoming  election,  encouraging  possible  new 
members. 
Hero platform still not ideal.  The Premium version of Hero would allow absences to be uploaded 
by parents, though this is more costly to the school.  
In-committee 
Into committee at 8.36pm, returned to main meeting at 8.38pm. 
Next meeting 
Next meeting currently scheduled for 29 March 2022. 
Meeting closed at 8.39pm. 
Approved 
…………………………………………. 
 
Date 
…………………….. 
Board Chair