This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Policy/standards/guidance documents in relation to civil proceedings'.

I N   C O N F I D E N C E  
Cabinet Office 
CO (16) 2 
 
 
Circular 
30 March 2016 
 
 
Intended for 
All Ministers 
All Chief Executive 
All Senior Private Secretaries 
All Heads of Legal 
 
Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal Business 2016 
 

On 15 February 2016 Cabinet approved new Cabinet Directions for the Conduct of 
Crown Legal Business. 

The new Directions are annexed to this Circular. Their primary purpose is to 
identify core Crown legal matters, to set out how those matters are conducted by 
Government, and to set out the Law Officers’ oversight of such legal matters. 

The new Directions replace earlier Directions from 2012, contained in Appendix C 
to the Cabinet Manual 2008. 

Appendix C to the Cabinet Manual will be updated accordingly. It can be accessed 
at http://www.cabinetmanual.cabinetoffice.govt.nz. 
 
 
 
Michael Webster 
Secretary of Cabinet 
 
 
Enquiries: 
 
Virginia Hardy 
Deputy Solicitor-General, Attorney-General’s Group, Crown Law Office 
 04 494 5568 
[email address]  
 
Anna Fleming 
Advisor, Legal and Constitutional, Cabinet Office 
04 817 9741 
[email address] 
 
I N   C O N F I D E N C E  
257880v1 

I N   C O N F I D E N C E  
Annex 1 
 
Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal Business 
2016 
 

These Directions are the Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal 
Business 2016.  The Cabinet Directions for the Conduct of Crown Legal 
Business 2012 are revoked.  
Purpose 

The Law Officers, the Attorney-General and the Solicitor-General, have 
constitutional responsibility for determining the Crown’s view of what the law 
is, and ensuring that the Crown’s litigation is properly conducted. 

The primary purpose of these Directions is to identify core Crown legal matters, 
to set out how those matters are conducted by Government, and to set out the 
Law Officers’ oversight of such legal matters. 

These Directions deal also with a small number of matters of general application 
to the conduct of Crown legal business. 

As part of their oversight role, the Law Officers may develop, in consultation 
with government departments, and promulgate detailed guidelines on specific 
matters relating to the conduct of core Crown legal business, consistent with 
these Directions.  
Application 

These Directions apply to Ministers of the Crown, and all government 
departments. 

In these Directions, “government department” means: 
7.1 
departments of the public service as specified in the First Schedule to the 
State Sector Act 1988, the New Zealand Police, the New Zealand 
Defence Force, and the New Zealand Security Intelligence Service; and 
includes 
7.2 
bodies, decision-makers, office holders or employees within those 
departments. 

To avoid doubt, these Directions do not apply to the following public entities: 
the Parliamentary Counsel Office, the Office of the Clerk of the House of 
Representatives, the Parliamentary Service, Crown entities, State-owned 
enterprises, offices of Parliament, bodies listed in Schedules 4, 4A and 5 of the 
Public Finance Act 1989, local authorities, and other bodies corporate that exist 
to perform public functions or that are owned by the Crown or a public entity. 

I N   C O N F I D E N C E  
257880v1 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 I N   C O N F I D E N C E  
 
Core Crown Legal Matters 

In these Directions, a “Core Crown legal matter” is any one of  the following:  
9.1 
Legal advice to the Crown, through a Minister or government department relating to: 
9.1.1 
Protection of Crown revenue; 
9.1.2 
Enforcement of the criminal law; 
9.1.3 
The exercise or scope of constitutional powers or duties of the Crown 
including, but not limited to, matters relating to: 
9.1.3.1 
the Treaty of Waitangi or the Crown/Maori relationship;  
9.1.3.2 
New Zealand’s international obligations;  
9.1.3.3 
the New Zealand Bill of Rights Act 1990.  
9.1.4 
Powers or duties conferred on the Law Officers of New Zealand; 
9.1.5 
The lawfulness of actual or proposed exercise of a public power, duty or 
function.  
9.2 
Legal representation in: 
9.2.1 
Any litigation, actual or imminent, in a Court or tribunal where the Crown 
is a party either through a Minister or government department; and 
9.2.2 
Any other forum (including but not limited to mediations, arbitrations, 
quasi-judicial bodies, inquiries) where the substance of the dispute or issue 
raises matters  described in paragraph 9.1 above; and 
9.2.3 
Inquests or Coronial Inquiries where the inquest or inquiry is mandated by 
the Coroners Act 2006 in relation to those deaths in Crown custody, as 
specified in s 13(f), (g), (j), (k) and (l) of that Act. 
10 
The Attorney-General may direct that any other legal advice or representation for Ministers 
or government departments is to be treated as a core Crown legal matter in accordance with 
these Directions.   
11 
Despite paragraph 9.2 above, legal representation in the Employment Relations Authority 
and Employment Court is not a core Crown legal matter, except where the substance of the 
dispute or issue raises matters described in paragraph 9.1 above. 
12 
The Solicitor-General may direct that any class of matter or specific matter which would be 
a core Crown legal matter, as defined by these Directions, is exempted from all or any of the 
requirements of these Directions, and may impose any conditions as he or she considers 
necessary.   
257880v1 
I N   C O N F I D E N C E  


link to page 5  
I N   C O N F I D E N C E  
 
Conduct of Core Crown Legal Matters 
13 
Core Crown legal matters must be conducted consistent with any applicable values of the 
Attorney-General, as expressed by the Attorney-General from time to time. 
14 
Subject to any enactment to the contrary, all requests by Ministers or government 
departments for legal advice in any core Crown legal matter which is not being handled 
wholly by a government department’s own lawyers, or by a lawyer with relevant expertise 
employed in another government department responsible for the subject matter, must be 
referred to the Attorney-General or the Solicitor-General. 
15 
Subject to any enactment to the contrary, all requests by Ministers or government 
departments for legal representation in any core Crown legal matter must be referred to the 
Attorney-General or the Solicitor-General, unless the matter may be handled by the 
department’s own legal staff under an authorisation given by these Directions or given by 
the Solicitor-General under paragraph 24 below.   
16 
Subject to any authorisation given by the Solicitor-General, a government department may 
instruct a Crown Solicitor or, in the case of the Serious Fraud Office, a Panel member, to 
provide legal advice on or to appear on any prosecution contemplated or commenced by an 
officer or employee of that department unless the prosecution is a Crown prosecution for 
which the Solicitor-General has assumed responsibility under the Crown Prosecution 
Regulations 2013.  
17 
Subject to any enactment to the contrary, core Crown legal matters may be conducted by 
counsel employed at the Crown Law Office or by any other counsel engaged by the 
Solicitor-General, either on request from a Minister or government department, or at the 
Solicitor-General’s own volition. 
18 
It is for the Solicitor-General to decide, in consultation with the relevant Minister or 
government department, whether legal advice or representation in a core Crown legal matter 
is to be dealt with by the Crown Law Office or by briefing the matter to lawyers in private 
practice (or a combination).  The primary concern of the Solicitor-General is to obtain the 
optimum advice or representation for the Crown within the available resource. 
19 
Where the Solicitor-General considers a matter should be briefed out to lawyers in private 
practice, the Solicitor-General will consult with the relevant Minister or government 
department, and will take into account the following factors: 
19.1 
Whether the nature and/or complexity of the matter makes it better suited to be 
conducted within the Crown Law Office or elsewhere;  
19.2 
The available capacity, capability and expertise within the Crown Law Office and 
elsewhere; 
19.3 
The fiscal implications for the Crown, including the cost to the client department and 
the cost and accessibility implications of counsel’s location;  
19.4 
Any issues of independence or conflict of interest (actual or perceived). 
20 
Where lawyers in private practice (including Crown Solicitors) or departmental lawyers are 
instructed on a core Crown legal matter, the Solicitor-General retains oversight and may 
direct the manner in which the legal services are to be provided.    
257880v1 
I N   C O N F I D E N C E  


 
I N   C O N F I D E N C E  
Core Crown legal work that may be conducted within government departments 
21 
Any request for legal advice on a core Crown legal matter may be responded to by a 
government department’s lawyer, or a lawyer with relevant expertise in another government 
department, responsible for the subject matter. 
22 
Subject to any authorisation given by the Solicitor-General, an officer or employee of a 
government department may appear in the District Court on any prosecution commenced by 
an officer or employee of their department unless the prosecution is a Crown prosecution for 
which the Solicitor-General has assumed responsibility under the Crown Prosecution 
Regulations 2013. 
23 
Any solicitor employed by a government department may represent that department in:  
23.1 
mediations under the Employment Relations Act; 
23.2 
the Employment Relations Authority and the Employment Court; 
23.3 
mediations before the Human Rights Commission; 
23.4 
Coronial Inquests. 
24 
Crown Solicitors are authorised to accept instructions from government departments in 
matters involving coronial inquests and inquiries that do not fall under paragraph 9.  
25 
Legal representation by lawyers employed in government departments on any core Crown 
legal matter not authorised by these directions requires general or specific approval of the 
Solicitor-General. 
26 
All existing approvals under the Directions for the Conduct of Crown Legal Business  
1993 and 2012 remain in force as if made under these Directions, unless revoked by the 
Solicitor-General. 
27 
Where the Solicitor-General proposes to revoke an authority to departmental lawyers to act, 
he or she will consult with that department, giving reasons for proposing to revoke the 
authority.   
All other legal services for Ministers and government departments 
28 
Subject to paragraph 10, Ministers and government departments may obtain legal advice and 
representation in matters that are not core Crown legal matters from any appropriate legal 
services provider, including the Crown Law Office, subject to compliance with the All-of-
Government External Legal Services Contract (where applicable). 
Proceedings requiring Solicitor-General’s approval 
29 
No Minister or government department may initiate any appeal from the decision of a court 
or tribunal, or an application for judicial review, without the approval of the Solicitor-
General, which may be general or specific.  
 
 
257880v1 
I N   C O N F I D E N C E  


 
I N   C O N F I D E N C E  
Conduct of certain proceedings 
30 
If an employee of a government department is charged with a criminal offence or is the 
subject of a complaint to an external investigatory or disciplinary body where separate legal 
representation is necessary which arises out of the course of his or her employment, any 
claim for the reimbursement or payment of the employee’s legal costs shall be decided by 
the Chief Executive of the department concerned. 
31 
If an employee of a government department is made a defendant in a civil action arising out 
of the course of his or her employment, the Crown shall bear the expenses of that defence, 
and the Attorney-General may take over the conduct of the case. For the purposes of these 
Directions “employee” includes a Chief Executive. 
32 
The processes in paragraphs 4.46, 4.49-4.53 of the Cabinet Manual will apply, with 
necessary modifications, to such proceedings.  
Settlement of matters to which these directions apply 
33 
Settlement of litigation, or disputes short of litigation, or making ex gratia payments in 
relation to legal disputes may require involvement of others outside the relevant government 
department.  See Cabinet Office Circular CO (15) 4, “Proposals with Financial Implications 
and Financial Authorities”.   
34 
The Solicitor-General’s advice may be sought over proposed settlements or ex gratia 
payments, to ensure consistency with other similar decisions across Government. 
Crown legal professional privilege 
35 
Legal advice given to Ministers and government departments, from whatever source, attracts 
legal professional privilege.  The Cabinet Office Manual, paragraphs 4.58-4.68 requires the 
Attorney-General’s authority be sought (through the Crown Law Office) if a Minister or 
government department proposes to release or disclose material subject to legal professional 
privilege.  
36 
The Cabinet Manual has specific advice and guidance on dealing with Crown legal 
professional privilege.  Guidance is also provided in Cabinet Office Circular CO (14) 4 
“Attorney-General’s Protocol for Release of Draft Government Legislation outside the 
Crown”. 
Advice that impacts on other departments 
37 
If a government department (the requesting department) intends to request legal advice other 
than from its employed lawyers in relation to an enactment administered by another 
department or an issue that has significant implications for the responsibilities or functions 
of another department, the requesting department must consult with the other department on 
the proposal to seek legal advice.  
38 
The requesting department must also advise the provider of legal services of that 
consultation, provide the other department an opportunity to comment on the advice in draft 
before it is finalised, and provide it a copy of final advice. If the Crown Law Office is the 
provider of legal services, Crown Law must assist with such consultation and provision of 
draft and final advice. The requesting department is responsible for the costs of obtaining 
the advice. 
 
 
257880v1 
I N   C O N F I D E N C E  


link to page 7 link to page 7  
I N   C O N F I D E N C E  
39 
The above process does not apply if: 
39.1 
the enactment relevant to the advice applies generally across a significant proportion 
of government departments (for example, the State Sector Act or Public Finance 
Act) and the requesting department administers the relevant legislation or 
regulations; 
39.2 
consultation would breach confidentiality requirements, privacy obligations or 
national security requirements; 
39.3 
the issue has significant implications for a significant proportion of government 
departments, making consultation impractical; 
39.4 
due to reasons of extreme urgency it is not practicable to comply with the process; or 
39.5 
the Solicitor-General expressly requires otherwise, by notifying departmental Chief 
Executives. 
40 
If any of paragraph 39.3-39.5 applies then the requesting department must provide a copy of 
the advice as soon as practicable to each department that the issue has significant 
implications for; and if applicable, the department that administers the relevant enactment.  
41 
Where more than one government department is a participant in litigation or another forum 
specified in paragraph 9.2, or is considering making a submission as part of a public 
submissions process, it will generally be appropriate to have a single Crown position 
expressing a whole-of-Crown view.  Cabinet Office Circular CO (06) 7 applies to 
interventions under the Resource Management Act 1991.  In other cases, the department and 
counsel must check whether there are other Crown parties making a submission for the 
Crown.  If there are, the Chief Legal Advisors of the submitting departments must, through 
Crown Law Office and the Attorney-General, coordinate to determine whether it is 
appropriate to express a whole-of-Crown view.   
Review of these directions 
42 
In consultation with Ministers and government departments, the Solicitor-General must 
review these Directions and their operation every five years.  
Disputes as to the application of these directions 
43 
If, after appropriate consultation, there is a dispute as to whether a matter is a core Crown 
legal matter in terms of these Directions, or on any other matter arising under these 
Directions, the decision of the Solicitor-General prevails; except a Minister may refer the 
dispute to the Attorney-General for resolution. 
 
 
257880v1 
I N   C O N F I D E N C E  


Document Outline