27 July 2022   
 
 
 
 
 
 
 
   
  C152830 
 
 
Shane Gibson 
fyi‐request‐19562‐[email address]  
 
Tēnā koe Shane 
 
Thank you for your request dated 2 June 2022 to the Department of Corrections – Ara 
Poutama Aotearoa, inquiring about Corrections’ information management policy and use of 
Google Analytics. Your request has been considered under the Official Information Act 1982 
(OIA).  
 
On 4 July 2022, you were advised that Corrections extended the due date of our response to 
you pursuant to section 15A(1)(b) of the OIA. 
 
You requested: 
 
I note on your website https://www.corrections.govt.nz you are using Google 
Tag Manager and Google Analytics to record details of visits to your website. 
 
Can you please provide the following: 
 
1) The length of time this Google Analytics data is retained for. 
 
2) A copy of the Information Management policy that this data retention period is 
based upon. 
 
Corrections uses Google Analytics 3 to collect and report information. The information is 
retained for 26 months which is one of the default Google Analytics 3 options. This is not 
covered by Corrections’ Disposal Schedule. However, it is aligned with Archives NZ General 
Disposal Schedule GDA6.  
 
More information can be found on https://www.archives.govt.nz/manage‐
information/how‐to‐manage‐your‐information/disposal/general‐disposal‐authorities  
 
Due to the upcoming retirement of Google Analytics 3, Corrections signed up for Google 
Analytics 4 in May 2021. The data collected through Google Analytics 4 is currently not 
being used to report information. The data is retained for 14 months, which is the maximum 
Google Analytics 4 option. 
 
NATIONAL OFFICE, WELLINGTON 
Mayfair House, 44 – 52 The Terrace, Wellington, 6011, Private Box 1206, Wellington 6140, Phone +64 4 460 3000 
www.corrections.govt.nz
 

---

 
2
Further information on our privacy and transparency commitments can be found on our 
website at: 
https://www.corrections.govt.nz/about_us/who_we_are/our_privacy_commitment 
 
Please note that this response may be published on Corrections’ website. Typically, 
responses are published quarterly, or as otherwise determined. Your personal information 
including name and contact details will be removed for publication. 
 
I trust the information provided is of assistance. I encourage you to raise any concerns 
about this response with Corrections. Alternatively, you are advised of your right to also 
raise any concerns with the Office of the Ombudsman. Contact details are: Office of the 
Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
 
 
Ngā mihi  
 
 
 
Chris Jones 
Deputy Chief Executive People & Capability (Acting) 

---