This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Stats NZ's processing of a previous OIA request and its search for the information requested'.


 
30 May 2022 
 
 
Andrew Ecclestone 
Deputy Chair  
New Zealand Council for Civil Liberties 
[FYI request #19255 email] 
 
Tēnā koe Andrew, 
 
Official Information Act (OIA) request: Stats NZ's processing of a previous OIA request 
and its search for the information requested 
 
Thank you for your email of 2 May 2022 requesting the following information under the 
Official Information Act 1982 (the Act): 
 
On 12 April 2022, five weeks after the latest date on which it should have responded, 
Statistics NZ refused the Council’s request of 8 February 2022 
(https://fyi.org.nz/request/18491-stats-nz-discussion-paper-regarding-the-dimensions-
of-security-vs-transparency#incoming-72316). That request sought a copy of a 
discussion paper which minutes of an NZSIS meeting with Statistics NZ recorded as 
being written by the department with Customs New Zealand. The department stated 
that it had been “unable to locate the paper”, and as such it believed that the paper did 
not exist. It consequently refused the Council’s request under section 18(e) of the OIA. 
The information the Council is now requesting from the department is as follows: 
  The date on which the department recognised that, according to its response of 12 
April, “the request was not correctly logged.” 
  The name of the system in which the request should have been logged, and a copy of 
the manual for this system as well as the department’s guidance or procedures for 
logging OIA requests. 
  The number of OIA requests that have not been correctly logged in the system in the 
12 months up to and including 12 April 2022. 
  The date on which the department was first contacted by the Office of the 
Ombudsman regarding its failure to respond to the Council’s request of 8 February 
2022. 
  The date on which the department responded to the Office of the Ombudsman 
regarding its failure to respond to the Council’s request of 8 February 2022. 
  Al  communications to and from the department and the Office of the Ombudsman 
relating to the Council’s request of 8 February 2022. 
  Al  the communications sent and received by the department, both internally and 
externally, in the course of Statistics NZ’s search for the information requested in the 
Council’s request of 8 February 2022. 
  Al  telephone records or other notes made by officials in the department in the course 
of processing the Council’s request of 8 February 2022. 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 
 


  Al  records of how the department searched for the information requested by the 
Council on 8 February 2022. This includes search terms used when querying 
information and records management systems including the department’s email 
system, the names of the systems searched, the email accounts searched, the 
officials from whom information was sought, and the information the department 
provided to Customs New Zealand as part of its efforts to locate the information 
requested by the Council. 
  Al  records of any information or advice sought and received from the department’s 
information and records management team in the course of trying to locate the 
information requested by the Council on 8 February 2022. 
  Al  information relating to communications the department may have had with former 
officials of the department from 8 February 2022 to date that in any way relates to the 
information requested by the Council on that date. Our understanding, from the NZSIS 
minutes of the meeting with Statistics NZ on 15 May 2020 
(https://fyi.org.nz/request/17682/response/69515/attach/4/2020%2005%2015%20RoM
%20Stats%20NZ%20NZSIS.pdf that we referred to in our request of 8 February 2022) 
is that the meeting was attended by Travis Ancelet (then Secretariat for the Data 
Ethics Advisory Board) and Dale Elvy (then Manager of Statistics NZ’s Systems Policy 
Team) on behalf of the department. Both have subsequently left the department. We 
would like to know (a) if the department searched the email accounts of these former 
employees, (b) if the department contacted these former officials in the course of its 
search for the information requested by the Council, and (c) if so to receive copies of 
the communications sent and received. 
 
The answers to your questions are outlined in the response below: 
The date on which the department recognised that, according to its response of 12 
April, “the request was not correctly logged.” 
Stats NZ recognised that the request was not correctly logged on 8 April 2022.  
The name of the system in which the request should have been logged, and a copy of 
the manual for this system as well as the department’s guidance or procedures for 
logging OIA requests. 
All OIA requests received by Stats NZ are logged in an Excel spreadsheet file (Ministerial 
Servicing log), which is saved in Stats NZ’s document management system, Tui Tuia. In mid-
February 2022, Stats NZ implemented an additional OIA tracker where OIAs are saved in a 
Word document and updated weekly. This is also saved in Tui Tuia, in accordance with Stats 
NZ’s data and information management policies and guidelines. Tui Tuia is the of icial 
repository of corporate information and is an instance of the Cohesion Sharepoint 2016 
platform provided by Intergen. 
Enclosed in this response is a copy of Stats NZ’s Data and Information Management Policy, 
a high-level guidance document to accompany the policy, and introductory and summary 
information from the Tui Tuia system. Stats NZ’s Data and Information Management Policy is 
currently being revised, but this work is nearing completion. Stats’s NZ’s OIA process 
document is also attached; it wil  need to be updated to reflect the additional processes 
implemented in February 2022 and organisational changes. 
 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 
 


Title 
Detail 
Data and Information Management 
Stats NZ’s Data and Information Management 
Policy 
Policy.  
Data and Information Management 
Stats NZ’s Data and Information Management 
Policy – Guidelines 
Policy Guidelines. 
Tui Tuia Knowledge Centre - 
Tui Tuia Wiki. 
Knowledge Wiki Home 
Tui Tuia Knowledge Centre - An 
An introduction to Tui Tuia. 
Introduction to Tui Tuia 
Stats NZ's OIA Process 
Stats NZ’s OIA process document and guidelines. 
document_redacted 
Redactions made under Section 9 (2) (a) of the Act. 
 
The number of OIA requests that have not been correctly logged in the system in the 
12 months up to and including 12 April 2022. 
In the 12 months up to and including 12 April 2022, the only request that was not correctly 
logged was the Council’s OIA request (8 February 2022). 
The date on which the department was first contacted by the Office of the 
Ombudsman regarding its failure to respond to the Council’s request of 8 February 
2022. 
Stats NZ received an email from the Of ice of the Ombudsman on 8 April 2022 relating to the 
Council’s OIA request (8 February 2022). 
The date on which the department responded to the Office of the Ombudsman 
regarding its failure to respond to the Council’s request of 8 February 2022. 
Stats NZ responded to the Office of the Ombudsman regarding its failure to respond to the 
Council’s request (8 February 2022) on 8 April 2022; a response in full was provided on 12 
April 2022. 
Al  communications to and from the department and the Office of the Ombudsman 
relating to the Council’s request of 8 February 2022. 
Title 
Date 
Detail 
Correspondence with Of ice  8 April 2022 
Email correspondence between Stats NZ 
of the Ombudsman_8 April 
and the Office of the Ombudsman 
2022 
Correspondence with Of ice  12 April 2022 
Email correspondence between Stats NZ 
of the Ombudsman_12 April 
and the Office of the Ombudsman 
2022 
Attachments in email: 
OIA0352 Andrew Ecclestone 
NZCCL- discussion paper re 
dimensions of security vs 
transparency 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 
 


Correspondence with Of ice  13 April 2022 
Email correspondence between Stats NZ 
of the Ombudsman_13 April 
and the Office of the Ombudsman 
2022 
 
Al  the communications sent and received by the department, both internally and 

externally, in the course of Statistics NZ’s search for the information requested in the 
Council’s request of 8 February 2022
Title 
Date 
Detail 
Stats NZ internal 
11 to 12 April 
Email correspondence between Stats NZ 
communications (1) 12 April  2022 
staff. Redactions made under Section 9 (2) 
2022 
(a) and Section 9 (2)(g)(i) of the Act. 
Attachments: RE: Official 
 
Information request- Data 
Ethics Advisory Group (1), RE: 
Official Information request- 
Data Ethics Advisory Group 
(2), RE: Official Information 
request- Data Ethics Advisory 
Group (3)_redacted 
RE: Official Information 
24 February 
Email correspondence between Stats NZ 
request- Data Ethics 
2022 
staff related to the document requested by 
Advisory Group 
Council (8 February 2022). Part of the above 
(part3)_redacted 
 
attachments. Redactions made under 
Section 9 (2)(a) and Section 9 (2)(g)(i) of the 
Act. 
 
Stats NZ staff text 
11 April 2022 
Text correspondence between Stats NZ 
communication_11 April 
staff. 
2022 
 
Al  telephone records or other notes made by officials in the department in the course 
of processing the Council’s request of 8 February 2022. 
Date of call 
Notes 
8 April 2022 
Call between Stats NZ staff to discuss the OIA that was 
not correctly logged. 
12 April 2022 
Call between Stats NZ staff to discuss and confirm the 
work undertaken in regard to the search of the 
information requested in the Council’s request of 8 
February 2022. 
 
Al  records of how the department searched for the information requested by the 

Council on 8 February 2022. This includes search terms used when querying 
information and records management systems including the department’s email 
system, the names of the systems searched, the email accounts searched, the 
officials from whom information was sought, and the information the department 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 
 


provided to Customs New Zealand as part of its efforts to locate the information 
requested by the Council. 
Stats NZ released information on a “discussion paper writ en for Customs NZ on the topic of  
security vs. transparency” in a previous OIA request. The information that was received as 
part of processing that request formed the backbone of the search required for the Council’s 
request (8 February 2022).  
Stats NZ staff who may have been involved in or had knowledge of the discussion paper 
were spoken to and the Tui Tuia database was searched for the relevant information. Stats 
NZ conducted external consultations with Customs New Zealand and the Data Ethics 
Advisory Group during the processing of that OIA request and key email communications are 
provided above. 
While processing this OIA request (2 May 2022), Stats NZ contacted NZ Security Intelligence 
Service and Customs NZ again to ensure no information was missed in the search for the 
information requested in the Council’s request (8 February 2022). NZ Security Intelligence 
Service provided Stats NZ with additional information relevant to the Council’s request of 8 
February 2022. 
Title 
Date 
Detail 
Communications between 
6 to 11 May 
Email correspondence between Stats NZ 
Stats NZ and NZSIS_ 11 
2022 
and NZ Security Intelligence Service. 
May 2022_Redacted 
Redactions made under Section 6 (a) of the 
Attachments: RE:data ethics at 
Act. 
NZSIS_Redacted 
 
Al  records of any information or advice sought and received from the department’s 
information and records management team in the course of trying to locate the 
information requested by the Council on 8 February 2022. 
Stats NZ’s information and records management team were not involved with locating the 
information requested by the Council on 8 February 2022. 
Al  information relating to communications the department may have had with former 
officials of the department from 8 February 2022 to date that in any way relates to the 
information requested by the Council on that date. Our understanding, from the NZSIS 
minutes of the meeting with Statistics NZ on 15 May 2020 
(https:/ fyi.org.nz/request/17682/response/69515/attach/4/2020%2005%2015%20RoM%
20Stats%20NZ%20NZSIS.pdf that we referred to in our request of 8 February 2022) is 
that the meeting was attended by Travis Ancelet (then Secretariat for the Data Ethics 
Advisory Board) and Dale Elvy (then Manager of Statistics NZ’s Systems Policy Team) 
on behalf of the department. Both have subsequently left the department. We would 
like to know (a) if the department searched the email accounts of these former 
employees, (b) if the department contacted these former officials in the course of its 
search for the information requested by the Council, and (c) if so to receive copies of 
the communications sent and received. 
Stats NZ did not contact or search the accounts of former employees, Travis Ancelet and 
Dale Elvy, from 8 February 2022 to date regarding the Council’s request (8 February 2022) 
because internal searches/consultation and external consultation showed that the document 
in question did not exist; either at Customs New Zealand or at Stats NZ. 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 
 



Staff inboxes are also deleted after a period of 7 years and therefore are less likely to be 
accessed for searches. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
Please note that it is our policy to proactively release our responses to official information 
requests where possible. This letter, with your personal details removed, wil  be published on 
the Stats NZ website. Publishing responses creates greater openness and transparency of 
government decision-making and helps better inform public understanding of the reasons for 
decisions. 
 
Ngā mihi nui 
 
 
 
 
 
 
Kate Satterthwaite 
Senior Manager, Executive and Government Relations 
Office of the Chief Executive 
Stats NZ 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
stats.govt.nz 
 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140