This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request under the Official Information Act 1982- Human Resources'.


 
 
 
17 May 2022 
 
 
Louie Markus Jaudo 
 
By way of email only: [FYI request #19158 email] 
 
 
Dear Louie 
 
Official Information Request: 
 
Further to your request dated 18 April under the Official Information Act 1982, 
specifically you have requested 
 
All the relevant information in relation to declining my applications, the policy, 
process, the reasons for declining my applications relevant to the positions, 
What were the reasons for not shortlisting my application compared to those 
shortlisted, including age, gender, qualifications and experience. I need to 
know to know the age, gender and whether the successful applicant of each 
Job Number listed below was an internal or external application 
 
The information we can supply you for positions you have applied for is;  
 
Inventory Analyst, Job Number: WAI20753 Mar, 2022 
19 applicants – 4 interviewed 
 
Operations Coordinator, Job Number: WAI20244 Feb. 2022 
16 applicants – 5 interviewed 
 
Manager- Production Planning, Job Number: WAI19200 Jan. 2022 
5 applicants – 2 interviewed 
 
Administrative Coordinator, Job Number: WAI11455 Jan. 2022 
60 applicants – 4 interviewed 
 
Administrator, Job Number: WAI16337 Jan. 2022 
51 applicants – 1 interviewed (system not updated to show all interviewed) 
 
Inventory Analyst, Job Number: WAI19829 Dec, 2021 
23 applicants – 5 interviewed 
Store Coordinator, Job Number: WAI16238 Jan.2021 
28 applicants – 6 interviewed 
 
Inventory Analysts, Job Number: WAI14109 July 2020 
63 applicants – 3 interviewed 
 
Inventory Manager, Job Number: WAI17754 , June 2020 
41 applicants – 5 interviewed 
 
 

Inventory Manager, Job Number: WAI15261 June 2020 
51 applicants – 4 interviewed 
 
Operations Coordinator - Medicine Job Number: WAI16636, Mar. 2020 
7 applicants – 4 interviewed 
 
Regarding your last application for the Inventory Analyst Job Number 
WAI20753, as advised in our previous correspondence was fil ed by an 
internal candidate from within the team.  
 
I have spoken to the Hiring Manager in relation to your application for 
WAI17754, Inventory Manager Position. This position went to an external 
candidate. 
 
Process 
On application for positions to the Waikato District Health Board an applicant 
sets up a candidate profile online through our recruitment portal.  
 
This online portal holds information for the roles applied, including CV’s, cover 
letters plus personal information about the individual if provided. The portal is 
used to keep track of the candidate’s progress and holds any notes from the 
recruitment team and hiring manager about the candidate’s application.  
 
We then hold interviews, complete Psychometric testing and receive 
presentations. The leading candidate is presented with a job offer and on 
acceptance provides us with information to complete the employment 
agreement.  
 
For you to apply for roles, you would have set up an online profile. When 
searching for your name, it appears you have deleted your profile containing 
all other applications except for the last role, therefore we no longer have 
access to any submitted information and the reasons you were not 
progressed as we don’t hold paper copies.   
 
Feedback 
Regarding your last application for the Inventory Analyst Job Number 
WAI20753, as advised in our previous correspondence this vacancy was filled 
by an internal candidate from within the team.  
 
The Hiring Manager advised that the CV you supplied from your interviewed 
position in Aug 2020 was markedly different to that of the CV you applied for 
in the last role in March 2022. The employment from Fonterra of 22 months is 
missing from the latest CV along with the short term role at Jaychem 
Industries.  
The current CV states Datamars Delivery Systems as an employer since 
2018, however the previous CV does not state this at all. It may be beneficial 
to have all employment listed and advise if these were or are fixed term, part-
time, full time, employee or contractor. This gives rise to the belief you are not 
disclosing relevant information to the application. 
 
On discussions with the same hiring manager, she advised me from memory 
she and another manager interviewed you for the role of WAI17754, Inventory 


Manager Position in August 2020. This position went to a candidate outside of 
the organisation who was very strong in their interview, was enthusiastic and 
gave answers to questions which matched the job requirements of the 
position. 
 
The hiring manager has not kept the manual interview notes however she has 
provided me with her email response to your application advising you were 
not successful in this application.  She also forwarded me a copy of your CV 
from that application to me which she had from the email exchange. 
 
From memory she advises the role required a person who would inspire and 
motivate their team and the other candidate demonstrated a stronger footing 
in this area.  
 
She suggests you may benefit from additional help with interviewing 
techniques and coaching to portray confidence and positivity, particularly if 
applying for a managerial role. 
 
As stated above, we cannot give specific notes about each application due to 
you deleting your profile. We are also not able to provide age or gender 
information on other candidates as gender is not required to be disclosed 
when applying for employment. It is also not a factor we take into 
consideration when we offer employment, therefore as this information does 
not exist we are refusing this part of your request pursuant to Section 18(e) of 
the Official Information Act 1982 
 
You have the right to request the Ombudsman investigate and review the 
decision to withhold information. The Ombudsman’s postal address is 
 
The Ombudsman 
 
Office of the Ombudsman 
 
P O Box 10-152 
 
Wellington 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Jacquie Sherborne 
Acting Executive Director Organisational Support 
Waikato District Health Board