This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Full board meeting minutes'.






































 
Commissioners and Chief Executive Session 
Commissioners held a closed session with the Chief Executive. 
 
Administration 
 

Welcome and apologies 
The Chair (Jenn Bestwick) welcomed everyone and declared the meeting open. 
 

Adoption of 11 February 2020 Board meeting minutes 
Minute No. TEC200309/02 
 
Resolved 
The Board of Commissioners (the Board) adopted the minutes of the 11 February 2020 Board meeting as a true and correct record. 
 


Action items from previous meetings 
Minute No. TEC200309/03 
 
Action items and updates from previous meetings were noted. 
 
Item No: 200211/05.6 – the Board noted Jenn Bestwick would be discussing Te Wananga O Aoteroa at a NZQA meeting on Tuesday, 
10 March 2020.   
 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 







 

Business Continuity – Update for Covid-19  
 
Minute No. TEC200309/05 
 
Update on TEC preparedness 
John Soulis and Mat Pawley overviewed TEC’s Business Continuity Plan and its preparedness for an emergency event in Wellington, 
including a Covid-19 outbreak. 
 
› 
Critical Functions 0-14 days 
 
IT support 
 
Payments 
 
Customer Contact Centre 
› 
Information Technology 
 
currently 60 percent of staff have a TEC issued laptop or tablet and are able to work remotely 
 
the remaining 40 percent will be able to remote access TEC by Friday, 13 March 2020 
 
our IT and cyber security is continually checked  
 
remote IT connectivity is dependent on internet and data centre availability – a degradation in performance may be noticed if 
usage is high 
› 
Our people (care, support and communication) 
› 
Our facilities (property and services) 
 
a two day lead-in is required before all offices can be re-opened to full occupancy if offices have been closed 
› 
14 days and beyond 
 
we can continue core business requirements using the contingency arrangements described over an extended period of time 
TEC also has operational flexibility as we have regional offices outside of Wellington  
 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
General discussion: 
› 
the Executive Leadership Team are meeting weekly to discuss Covid-19 
› 
planning for a stress test of bulk remote log is being discussed 
› 
communications to support all our work in this area, both for staff and customers, is being developed. 
 
Update on sector preparedness 
  
Tim Fowler distributed a handout titled ‘How is TEC responding to the impacts of COVID-19 for the sector’ updated – which is now in the 
 
Resource Centre on Diligent. Key points are: 
 
› 
Operational oversight/insights 
 
daily education sector meetings in place for well over a month 
 
a focus on international students and domestic students abroad 
 
working with TEIs on ensuring they have plans and support in place 
 
spent considerable time on exemption application 
› 
Response and recovery 
› 
Financial impacts for TEIs and ITPs 
 
ITPs are keeping calm and carrying on – they have different enrolment periods which helps and have recently seen an 
increase in Indian students 
 
universities are well resourced – however they may need to eat into reserves for a period of time 
 
each university and its international student numbers is different, and as such, are affected differently; some are thinking 
outside the square for their delivery platforms and contingency planning; planning is also starting on if domestic campuses 
are affected  
 
longer term – TEC may need to think about what funding we might need to provide to assist providers if the domestic 
campuses are affected 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
› 
Actions for TEC to support sector impacts 
 
clarification on expectations on universities and polytechnics to achieve a three percent surplus 
 
PTEs and other organisations e.g. community providers 
 
impact on EPIs and other funding condition measures. 
 
Mat Pawley and Ian Lee left the meeting.  
 
Core business and project reporting 

Chief Executive’s report 
Minute No. TEC200309/08 
 
The Board noted the ‘Chief Executive Report’ plus the attached Scorecard, Board Finance Report as at January 2020 and Risk Register.  
 
The Board congratulated the TEC team on an extremely successful ‘Drawing the Future’ launch and noted Tim had received plenty of 
positive feedback and media attention – over 5k views in LinkedIn.  
 
› 
Priority Projects 
 
the Board discussed the eight Priority Projects, and noted:  
 
Data 2020 – the risk rating has deteriorated since last reporting in February 2020; this is due to an internal audit which was 
completed by the newly appointed Project Manager who is providing more solidity on all components of the project and 
providing better assurance on the project over all; we are currently looking to source two developers which is proving 
challenging due to the scarcity of this resource type in the market.  
› 
CE update 
 
Coronavirus – discussed and minuted under Item 7 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
 
Te Wānanga o Aotearoa (TWoA) 

Wayne Ngata and Tim Fowler have progressed matters with TWoA in a face-to-face meeting, while Tim would have 
liked a little more movement from TWoA, things are in a good space with dialogue still open. Tentative agreement, for 
discussion with the respective Boards, has been reached as follows: 
 
TEC is to acknowledge reinvestment in the business taken by TWOA to bring their systems and processes up to a 
required level – it was acknowledged this was arounds9(2)(i)
 
 
s9(2)(i)
  

Wayne highlighted that the discussions were face saving for both parties and focused on using te reo and Te Ao Māori 
to move through the issues and towards building a strong working relationship moving forward 

For the benefit of new Commissioners and reminder for sitting Commissioners, the Chair outlined the issue: 
 
TEC funded a qualification, we know the qualification is in demand and has a high pass rate 
 
NZQA approved the course, and it size is the key driver for how much it is funded  
 
TWoA provided the courses with great outcome for learners but cannot provide evidence of delivery of all learner 
contact hours agreed with NZQA and funded by TEC 
 
TWoA initiated an internal review that highlighted the lack of evidence to prove contact hours. Once this issue 
was known to TEC we have been doing our own investigation  
 
Previous Board minutes record visions of a s9(2)(b)(ii)
). The CE pointed out that the 
situation was materially different from previous investigations. In this case there were very good learner 
outcomes which was mostly not the case in previous investigations and we are clear there was no intent to rort 
the system. TEC is committed to ensuring the outcome of this situation is equitable with previous investigations 
and the CE noted he thought this was still possible even if a final recovery amount was considerably smaller than 
first estimated 
 
it is important that TEC and TWoA find a ‘mana’ enhancing solution that ensures we have administered our duties 
correctly and fairly 

The CE talked the Board through the process TEC had taken to get to their worst case recovery position:  
 
Once TEC and NZQA were aware of the TWoA audit highlighting a lack of evidence contact hours they completed 
an audit themselves, this included interviews of tutors and students  
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
 
TEC shared the draft report with TWoA, they initially did not challenge the findings, so, based on the lack of 
evidence, a mechanical calculation was done on the non-evidenced contact hours resulting in the s9(2)(b)(ii)  
(recorded in previous minutes)  
 
s9(2)(b)(ii)
 
 

the Board discussed various options and ways forward, including: s9(2)(b)(ii)
 
 
 

the Board agreed that the next step was waiting for NZQA to resolve the crediting issue and us agree on matters moving 
forward, at which time we might be able to agree an s9(2)(b)(ii)
  
 
Action item 200309/08.1: Wayne Ngata and TEC are to continue to work with TWoA  
and keep the Board updated as matters progress. 
 
Massey University is currently seeking feedback from staff on discussion documents that present a significant restructure of 
the University. It is possible this could eventually move to a formal change process in due course, but there is at least one 
more round of discussion documents scheduled before Massey University makes that call.    
› 
Risk Register – updates were noted 
› 
Board Finance report as at January 2020 
The Deputy Chief Executive Corporate and Finance overviewed the Board finance report. 
 
January 2020 accounts – we are $4.5m lower than budget due to delays in the recruitment of core personnel, lower spend on 
committed programmes, primarily RoVE and delays and savings in our programme initiatives 
 
Capital spend is slightly lower in January – this is normal year-on- year 
 
indicators are positive for our current Careers budget bid.   
 
Resolved 
The Board Chair: 
 
approved the Board of Commissioners’ and Chief Executive’s expenses for January 2020. 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
The Chair of the Audit, Risk and Compliance Committee 
 
approved the Board Chair’s expenses for January 2020.  
 
David strong joined the meeting 

Reform of Vocational Education (RoVE) – Programme Update 
Minute No. TEC200309/09 
 
The Board noted the ‘Reform of Vocational Education (RoVE) – Programme Update’.  
 
David Strong summarised the above report: 
 
› 
the first ITO/ITP Chairs and CEs meeting, held on 5 March 2020 was very successful 
› 
we are making good progress across the entire project – current focus is on the readiness of the NZIST Establishment Unit, design 
and establishment of the first two Workforce Development Councils and stakeholder engagement and implementation designed of 
a Unified Funding System 
› 
work continues on the transition places for the ITOs to the NZIST 
› 
work continues on engagement with Māori and Iwi 
› 
progress is being made on the Centres of Vocational Excellence 
 
Action item 200207/1: David Strong is to discuss engagement with Māori with Wayne Ngata. 
Alastair MacCormick gave an update from the RoVE Programme Board: 
 
› 
until the NZIST has a clear strategy for incorporating the ITOs it shouldn’t happen 
› 
NZQA’s role in RoVE is far bigger than just the Rules workstream 
› 
resourcing levels are okay over the whole project, however some specific areas e.g. stakeholder engagement, need to be watched – 
a stakeholder 
› 
engagement team has been formed and external expertise will be contracted if necessary. 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
A video, about re-imagining vocational learning and the naming of the NZIST was shown to the Board.  
 
David Strong left the meeting. 
 
18  Update on the 2019 Performance Based Research Fund Panel Review process 
Minute No. TEC200309/17 
 
Alastair MacCormick voiced disappointment and concern that the Board did not get the opportunity to comment on the Performance 
Based Research Fund (PBRF) Independent Review Panel report and TEC’s feedback prior to it going to Minister Salesa. He went on to 
voice his frustration, that in his view, the Board and TEC are failing to recognise that two thirds of what TEC invests is in the universities 
and that we are failing to see that our research funding motivates what the academics do. He feels the review is very narrow in its 
outcomes and that we are losing opportunities with our universities and researchers.   
 
Tim Fowler acknowledged Alastair’s concerns and view, saying that the Executive Leadership Team felt the same way, but had little, if 
any, influence on the final report. He also noted that the outcomes of the review were a function of the modest terms of reference for 
the review. 
 
The Board noted that both TEC and the Board would have the opportunity to provide feedback during the consultation period and that 
this would be an extremely important time to provide some in-depth comprehensive feedback, particularly in the science and education 
area.  
 
Gillian Dudgeon, noted it was important the Panel did not recommend/develop something we could not operationalise and that their 
view had been fed back to the Ministry of Education.  
 
Paora Ammunson suggested the Associate Ministers would welcome engagement with the Board in relation to Māori researchers. 
 
Tim Fowler left the meeting. 
 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
10  Delegating approval of transition plans developed by transitional industry training organisations 
Minute No. TEC200309/10 
 
 
The Board noted the ‘Delegating approval of transition plans developed by transitional industry training organisations’ paper.  
 
The Board noted: 
› 
some ITOs have considered what a transition plan might look like – others haven’t 
› 
the process and framework for signing off a transition has not been developed yet. 
 
Action item 200309/10/1: Gillian Dudgeon is to provide information on what an ITO transition plan  
might look like and what principles TEC will follow when signing off an ITO transitional plan.  
Resolved 
The Board resolved that: 
subject to receiving a copy of the principals for signing off an ITO transition plan, to delegate the approval of transition plans 
developed by transitional industry training organisations to the Deputy Chief Executive Delivery and the Chief  
 

11  Approval of 2020 funding amendments for New Zealand Management Academies Ltd 
Minute No. TEC200309/11 
 
 
The Board noted the ‘Approval of 2020 funding amendments for New Zealand Management Academies Ltd’ paper.  
 
 
 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
 
Resolved 
 
The Board resolved to: 
approve the 2020 significant plan amendment for 8661 New Zealand Management Academies Ltd (NZMA) as a result of the 
amalgamation of: 7526 Global Education Group Ltd (GEG); 8490 New Zealand Institute of Sport (NZIS) and 9611 New Zealand 
College of Massage (NZCM).  NZMA will be the sole remaining entity 
 
approve the merger of GEG, NZIS and NZCM’s current 2020 allocations (combined $6.626M) into NZMA’s current approved 
allocation of $20.928M, as listed in Appendix One. This will result in a new total funding allocation for NZMA of $27.554M 
 

12  Approval of 2020 funding amendment for Unitec New Zealand 
Minute No. TEC200309/12 
 
 
The Board noted the ‘Approval of 2020 funding amendment for Unitec New Zealand’ paper.  
 
 
Resolved 
 
The Board resolved to: 
approve the 2020 amendment contained in Appendix One for Unitec New Zealand 
 
13  Delegation of 2020 Māori and Pasifika Trades Training funding decisions for extreme risk TEO 
Minute No. TEC200309/13 
 
The Board noted the ‘Delegation of 2020 Māori and Pasifika Trades Training funding decisions for extreme risk TEO’ paper.  
 
 
Resolved 
 
The Board resolved to: 
 
 
delegate 2020 Māori and Pasifika Trades Training funding decisions for extreme risk TEO to the Chief Executive. 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
Gillian Dudgeon advised that her team had been working with the Open Polytechnic and were almost at the stage of making a 
recommendation. The Board confirmed they were happy to receive this recommendation as an ‘out of cycle’ approval request rather 
than waiting until the April 2020 Board meeting.  
 
Accountability documents 
 
14  Draft 2020/21 Statement of Performance Expectations Draft 2020/21 Statement of Expectations 
Minute No. TEC200309/13 
 
The Board noted the ‘Draft 2020/21 Statement of Performance Expectations’ paper. 
 
The Board noted: 
 
› 
that the draft 2020/21 Statement of Performance Expectations (SPE) included performance measure information only and that 
forecast financial statements will be added into the version going to the Audit Risk and Compliance Committee meeting on 
25 March 2020 
› 
further versions of the draft 2020/21 SPE will be presented to the Board in May and then June 2020 for final approval 
 
Board feedback: 
 
› 
include information in relation to the Treaty of Waitangi 
› 
strengthen the statement on page 29 
› 
consider how we demonstrate the targets/gap between Māori/Pasifika and others – maybe showing parity and then the gap 
› 
use font size and colour to show targets and gaps 
› 
summarise the top areas we have not moved on or want to focus on. 
 
Action item 200309/14/1: John Soulis is to provide the Board’s feedback on the draft 2020/21 SPE to his team, prior to them 
forwarding and updated version to the Audit Risk and Compliance Committee meeting on 25 March 2020. 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 

 
Committee updates 
 
15  Board Committee – Interim member appointments 
Minute No. TEC200309/15 
 
 
The Board noted the ‘Board Committee – Interim member appointments’ paper.  
 
 
The Board noted:  
 
› 
at its 11 February 2020 Board meeting, the Board agreed to defer appointing Board committee members until after its strategic 
planning day (at that time the date was yet to be determined) 
› 
in the interim, to ensure business continuity, the Chair recommended appointing interim committee members to the Audit, Risk 
and Assurance and Remuneration Committees until such time the Board agrees its 2020 Board committee requirements  
› 
to enhance, strengthen and cover any potential gaps within the Audit, Risk and Compliance Committee’s interim committee 
members’ skills sets, the Chair recommended the appointment of an independent committee member, noting that his fees would 
be paid in accordance of the ‘The Board sets the fees for non-Commissioner committee members and Crown entity subsidiary 
board members’ paragraphs in the TEC Governance Manual dated December 2019 
› 
that both Committees will operate under their respective Terms of Reference dated May 2017 until such time that the Terms of 
Reference are reviewed and approved by the Board 
› 
that any Board member can attend any Board committee meeting and that all Board committee agendas, papers and minutes are 
available on Diligent for all Board members to see. 
 
 
 
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 




 
Any other business 
Forward agenda items 
 
 
› 
Reflection on induction day discussions – March 2020 
› 
Board forward calendar – March 2020 
› 
Strategy planning – April 2020 
 
The Chair invited everyone around the table to provide comment on the meeting – in general everyone was happy, feels the Board is settling in 
well and are looking forward to the strategic planning day.  
 
The Chair thanked everyone for their participation and closed the meeting at 4.30pm. 
 
 
 
Signed as a true and correct record: 
 
 
Chair  
 
Date: 6 April 2020  
 
 
TEC, 9 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584360 







 
2  Chief Executive update 
Minute No. TEC200319/02 
Tim Fowler’s update was broken into two parts: sector and TEC  
 
Sector  
› 
As of 3.30pm, today – Thursday, 19 March 2020, the advice on mass gatherings, ‘no more than 100 people inside’, with some 
exceptions e.g. workplaces, schools, supermarkets, and public transport, does not cover Tertiary institutes, however they are still an 
essential service in relation to residential students who have not been able to get home e.g. health services, pastoral care etc.  
› 
We have been asked to collate information for the Minister on the sector’s ability to deliver online courses:  
 
this looks reasonable in the short term 
 
most can deliver online course 
 
those involving ‘labs’ can do up to about eight weeks before it becomes more difficult. 
› 
We have received notification that one PTE has closed – 40 percent of students are sick, worried or not attending, so they have 
taken the precaution of closing for two weeks. 
› 
We narrowly averted the TWoA closing itself – they had concerned students and staff – Tim Fowler and Iona Halstead (MoE) spoke 
with their Chair and Chief Executive and are now providing them with extra support to ensure they are able to keep operating.  
› 
We are receiving telephone calls and emails daily from TEOs advising that they have students being tested, to date, we have not 
had any positive results, and we are not updating the Minister after each call but will keep him informed of the overall picture.  
› 
We are meeting internally and will consider a number of sector issues: 
 
modelling and forecasting – we will complete some work on funding, monitoring, performance, borrowing covenants etc in 
the week commencing 23 March 2020 
 
cash flow for PTEs/ITOs – whether we continue to pay to the end of the year and not do any claw backs during the year as we 
normally would 
 
recovery letters to TEOs – we were due to issue 2019 recovery letters the week commencing 16 March 2020, this has been 
deferred pending a conversation with the Minister, this amounts to $50m, which is important to recover and redistribute.  
 
TEC, Board Teleconference, 19 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584372 

 
TEC 
› 
Tim Fowler narrated a video for staff on TEC’s preparedness and approach moving forward (a copy of this was emailed to the Board 
after the teleconference call). We are already putting steps in place: 
 
we have tested our ability to work from home, half the organisation worked from home on Wednesday and Thursday 
(18 and 19 March 2020), this will be evaluated on Friday, 20 March 2020 and we will assess what we need to put in place for 
half the staff to work from home should we want/need them to at any given time – we want to stay ahead of the Government 
instructions on this 
 
we will prioritise people with health issues, people with family with health issues and use of public transport and distance 
travelled, to work from home first  
 
we have implemented a total ban on all international travel and essential travel for domestic travel – which must now be 
approved by the Chief Executive – we have asked people to either use technology or defer their meetings. 
 
 
General discussion – sector  
› 
More information on mass gatherings, and how it pertains to TEOs, is to come. 
› 
At this point, it is not expected that all TEOs, or all parts of a TEO, will close if one/some cases are reported – each TEO has a 
Primary Health Organisation on campus, they are used to dealing with outbreaks (think measles and mumps), however if the case/s 
was in a Halls of Residence this would probably shut down. 
› 
There is information available to support TEOs, and they are already taking the necessary steps, regarding providing classes over 
multiple campuses and on different platforms. 
› 
While TEOs are making progress on moving to deliver many courses online, we know that a number of students across all campuses 
don’t have the necessary equipment/access – it was also noted that:  
 
not all students can complete their work remotely e.g. specific types of research work, those requiring ‘labs’ etc 
 
the Ministry of Education (MoE) are assisting school age families without technology connections, this may have a flow on 
affect for some of students 
 
TEC has recently signalled concern and opportunities for funding in this area in a paper sent to the Minister   
Action Item 200319/02/1: Gillian Dudgeon is to forward a copy of the paper sent to the Minister to the Board. 
 
TEC, Board Teleconference, 19 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584372 

 
› 
TWoA –  
 
TEC and MoE are committed to helping the TWoA; they work with and support a number of vulnerable people, closing down 
could affect them greatly. The Chair suggested s9(2)(a)
, based in Cambridge, could be a good support for TEC in this area 
 
we are no further ahead in relation to the investigation and recovery following the NZQA meeting – however TWoA have 
indicated they want to keep moving ahead with TEC to find a solution. 
› 
TEC is working on scenario analysis for what things will look like if things get worse e.g. some/all closures, short/long term, loss of 
academic year etc. 
› 
The PTE sector has a higher dependency on short-term courses, and because of the border closure they are not going to get the 
next cycle of students as they are not coming into the country. 
› 
There is a possibility that some institutes might have problems meeting deliverables and we are developing initiatives on creating 
capability; this may result in recommendations to the Board. 
› 
We can do some work on borrowing covenants. 
› 
We will need to consider how we approach the 2019 Recovery round, e.g. can it be a combined package with 2020, and how many 
it affects and what those affects might be. We will draft a letter for discussion with the Minister in the first instance.   
 
 
General discussion – TEC  
› 
Four or five staff are in self-isolation following overseas travel – there are no health concerns at this point. 
› 
We are not yet sure if we have any staff still overseas. 
› 
The Board fully supports TEC’s social distancing, advanced planning for working from home and travel restrictions initiatives. 
› 
RoVE – not slowing down 
 
the new IST Council is due to start on 1 April 2020 
 
the first induction for ITP regional councils has been completed remotely 
 
it is going to go down to the wire for getting the funding for the new IST to Cabinet. 
› 
The Chair reiterated that the purpose of the weekly Board conference call – to ensure that the Board are being kept-up-to-date on 
current work and any scenario planning for the future should things get worse, without creating extra unnecessary work for TEC. 
› 
The Board noted the letter from the Prime Minister dated 19 March 2020 regarding the All-of-Government response to COVID-19 
being intensified with immediate effect.  
TEC, Board Teleconference, 19 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584372 


 
The Chair thanked everyone for their participation and closed the teleconference at 5.00pm. 
 
 
 
Signed as a true and correct record: 
 
 
Chair  
Date: 6 April 2020  
 
TEC, Board Teleconference, 19 March 2020 – Final – approved 6 April 2020 
Confidential to Meeting Participants 
A1584372 



 
2  Chief Executive Update 
Minute No. TEC200326/02 
 
COVID-19 Update 
Tim Fowler noted a lot had happened since the last Board teleconference call on Thursday, 19 March 2020. On Monday, 23 March 2020 
the Prime Minister announced the country was moving from Alert Level 2 to Alert Level 3 immediately, and Alert Level 4 in 48 hours, 
midnight Wednesday, 25 March 2020. The Board noted the following Alert levels: 
 
Alert Level 1 – Prepare – disease is contained 
 
Alert Leve 2 – Reduce – Disease is contained, but risks of community transmission growing 
 
Alert Level 3 – Restrict – Heightened risk that disease is not contained 
 
Alert Level 4 – Eliminate – Likely that disease is not contained. 
 
For most of the week commencing 23 March 2020, TEC has been planning for working in the Alert Level 4 space as quickly as we can.  
 
Tim Fowler’s update was broken into two parts: sector and TEC  
 
Sector  
› 
Telecommunications overload hindered a Sector teleconference call on Tuesday, 24 March 2020 where we talked the institutions 
through what Alert Level 4 looked like for them:  
 
all tertiary institutes of any kind would be closed 
 
specific essential services will be required to operate residential hostels around the country for both domestic and 
international students 
 
approximately 5000 students may not be able to return home – this number will change with the Government extension on 
domestic travel for people to get home. 
› 
Government messaging is helping our concerns about students flouting the rules for social distancing and not taking the COVID-19 
situation seriously enough. 
› 
Concerns regarding Victoria University’s pastoral care has been worked through.  
 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 26 March 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584393 

 
› 
Tim Fowler sought clarification on the Minister’s statement that all Tertiary institutions will continue to be paid for the remainder 
of 2020:  
 
if an institution has a TEC approved investment plan for 2020 the ETL will continue to be funded for the entire year for that 
amount of money and recovery will not be sought if the institution doesn’t get the number of students agreed 
 
this includes Fees Free and EPI or performance indicators not met 
 
this equates to approximately $70-80m in recoveries that we would not do next year.  
› 
At this time of year, we would normally be preparing to recover the previous year’s funding which had not been consumed. We 
were about to start the process to recover $73m the week commencing 15 March 2020 for the 2019 funding, but put this on hold 
pending a conversation with the Minister. The Minister is supportive of us continuing with the recovery as it relates to activities 
before COVID-19 and ensures equitably with recoveries already done. The recovery process will be run in May 2020 instead of 
April 2020– allowing time to plan for queries for payment plans. 
› 
A number of institutions are bringing their semester breaks forward, or closing down for two weeks, to enable them to implement 
distance/remote learning. 
› 
Given institutions are assured of 2020 funding, there is an expectation that staff will be looked after and paid accordingly – an 
email, to this affect was sent to institutions on Thursday, 26 March 2020. We will have more oversight of this for the ITOs/ITPs 
when the new IST starts on 1 April 2020. 
› 
We need the right messaging, at the right time, to encourage institutions to make the hard decisions and look at sustainability and 
capability for the long term.  
› 
Some PTE funding is held until the service is delivered, if they deliver the course online, they can access they money – if they can’t 
deliver online (and don’t deliver) they cannot access the money until they can start delivery again.  
 
 
TEC  
› 
60+ plus staff attended a Leadership Team meeting on Thursday, 26 March 2020 –by Skype. 
› 
We are encouraging Managers to have daily catch ups (work, 1:1s, socials) with their teams.  
› 
People have settled into working from home well – ICT team have provided a phenomenal service to staff and we have been 
receiving really positive and appreciative feedback. 
› 
The HR Team will be providing ‘tips and tricks’ over the coming weeks to help people through the lockdown period. 
 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 26 March 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584393 

 
› 
We have made it very clear to staff that we know some people will not be as effective and efficient as they normally would be in 
the office, and that this may be even harder for those with young children and/or during the school holiday period. We want people 
to be comfortable and not feel guilty if they have interruptions or are not working well and will continue to work with staff on this 
in the coming weeks. 
 
General discussion  
› 
General discussion focussed on: 
 
developing a strategy for post COVID-19 – an initial paper, outlining process and next steps, will be discussed at the 
6 April 2020 Board meeting 
 
the need to deprioritise some work and the importance of the ongoing RoVE work moving forward 
 
sector communication during the de-escalation and post-COVID-19 periods 
 
sector delivery in the new online environment e.g. some courses focussing on academic and doing ‘labs’ later 
 
the potential for apprentices to lose the work based opportunities 
 
inequity – amongst students, providers, regions and ethnicity e.g. access to, and working with, technology (more than just 
equipment and connections e.g. how to use it)  
Action Item 200326/02/1: Tim Fowler and Jenn Bestwick are to feedback the TEC Board’s  
concerns regarding inequity and access to technology to MoE. 
 
taking the opportunities to do things differently, making bold decisions and doing things that we may not have had the 
courage to do prior to COVD-19 e.g. the opportunity to push/promote Māori/Pasifika education 
 
the training and educations needs of businesses going forward – this is going to be different post-COVID-19, we need to 
ensure we capture this in our strategic planning 
 
ensuring that we understand that not all the providers are in the same financial position as the larger institutions, e.g. PTEs,  
are how we work with them moving forward  
Jenn Bestwick left the meeting due to technology issues. Alastair MacCormick took over chairing the meeting. 
› 
The Board acknowledged and thanked the TEC Executive leadership team – saying they were doing an amazing job, had their 
priorities right and were executing them extremely well. They asked them to ensure they were looking after themselves and well as 
their staff.  
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 26 March 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584393 


 
› 
Repayment plans for TEOs 
 
repayment plans for individual TEOs are currently being worked on 
 
the plans will be relatively technical – they would normally come to the Board for approval – however, Tim Fowler suggested 
the Board delegate these to a Board-subgroup to approve  
 
we are not sure on the quantity – but might be a significant number – all plans will go through a TEC process and be triaged 
before coming to the Board 
 
Resolved 
The Board resoled to delegate the approval of TEO repayment plans to a Board subgroup to be appointed by Jenn Bestwick and 
Tim Fowler. 

 
 
The Deputy Chair thanked everyone for their participation and closed the teleconference at 5.09pm. 
 
 
 
Signed as a true and correct record: 
 
 
 
 
Chair 
Date: 5 May 2020  
 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 26 March 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584393 



 
› 
Tim Fowler is encouraging the Executive Leadership Team (ELT) and Leadership team and Tier 3 people to focus on their and their 
staffs’ health and wellbeing, saying this is a ‘marathon not a sprint’ 
 
we are having fortnightly Skype meetings with Leadership and Tier 3 people (approximately 30-35 people) 
 
ELT is focused on checking in with people and doing weekly Directorate meetings 
 
reality is setting in for staff – they are beginning to realise what they miss while working at home e.g. their energy coming 
from personal interactions with colleagues etc. 
Sector  
› 
Education is an important part of the de-escalation framework the Government is developing. The Framework will go to Cabinet 
early the week commencing 6 April 2020 and will form the principles and decision making points for de-escalating from 
Alert Level 4 to Alert Level 3. 
› 
The Government will look at many options for de-escalation – continuing on Alert Level 4 for more than four weeks, partial 
de-escalation, regional de-escalation etc. 
› 
More and more testing is being done, this will enable more onshore modelling, and this, coupled with international modelling, will 
enable the Government to make the de-escalation call at the right time.  
› 
There are still concerns about students, and young people who might be students, flouting the Alert Level 4 lockdown rules. We 
have asked Vice Chancellors to increase their efforts in this area and we will use abiding students to communicate with students. 
› 
We are working with the universities to establish what de-escalation might look like and will provide this information to the 
Ministry of Education (MoE) and Government when appropriate. This will include considerations given to behaviour and 
psychological issues. 
› 
We have been focusing on six key areas: 
 
communication with sector about funding 
a letter was sent on Monday, 30 March 2020, clarifying the Minister’s previous statement about tertiary funding: 

if an institution has a TEC approved investment plan for 2020 the ETL will continue to be funded for the entire year for 
that amount of money and recovery will not be sought if the institution doesn’t get the number of students agreed 

this includes Fees Free and EPI or performance indicators not being met 

this equates to approximately $2b in committed and guaranteed funding 
it is still going to be very difficult for those institutions who rely on international student income. 
 
 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 2 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584413 

 
 
staying in touch with the sector 

we are receiving a lot of requests from the Ministers office for information 

we are checking in with the various institutions – many have taken early or longer mid-term breaks to give them time to 
get their online capability in place 
 
de-escalation 

we have begun work on strategic planning for post COVID-19 

an initial paper will be included in the Monday, 6 April 2020 Board meeting papers 
 
digital equity 

we are working with MoE, who is also working with schools, regarding students without devices and/or technology 
connections 
 
pastoral care 

6000+ students in residential halls, we are regularly checking through the universities that they are abiding by lock 
down rules and receiving pastoral care 

most are in halls of residents 

we are maintaining contact with institutions and being available if they have concerns/queries 
 
Budget 

the May 2020 budget will potentially be divided into two: budget for costs increases already committed to and a 
stimulus package for post COVID-19 

we have put the Careers bid back into the package and will be speaking with the Minister the week commencing 6 April 
2020 about it 

potentially, any increase in budget for the education area will focus on IT and digital. 
 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 2 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584413 

 
3  General discussion  
Minute No. TEC200402/03 
 
› 
Key points from a round the table discussion follow: 
 
what progress being made in the digital equity area? 

we know a number of institutions are doing work in this area – we have asked for information e.g. numbers, areas etc 
so that we can integrate this with the work MoE are doing 

MoE are researching how the student loan scheme can be expanded to assist in this area e.g. for buying devices 

PTEs are also researching providing devices to students 

it is only worthwhile providing a device if the institution can deliver the learning for that person 

we are trying to get a snapshot of what is being delivered online, and how, and what cannot be delivered online 
 
the scheduled Monday, 4 May 2020 strategy day  

this will not now happen in the agreed format, however, strategy planning will continue 

the Strategy and Design team are working on the proposed process for strategy planning for post COVID-19 – this will 
be discussed at the Monday, 6 April Board meeting 

we will possibly form small Board subgroups to work with TEC staff on initiatives between meetings, report backs could 
be to the weekly Thursday conference calls or monthly Board meetings 

it is important to ensure we use the funding system to ensure tertiary education is equitable and part of the economic 
solution post COVID-19 
 
the affect the lockdown might have on secondary schools and the pathway to tertiary education e.g. NCEA level 3 

NZQA has been discussing what internal assessment might look like for NCEA level 3, whether UE is still required and 
how pathways to tertiary might work without it  

NZQA have also been discussing with sector what can be moved online for NCEA levels 1 and 2 
 
whether there needs to be any additional assistance in the pastoral care area to help prevent students flouting the rules 
 
whether the Board wants to be bold and use the COVID-19 crisis to create opportunities to do things differently  
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 2 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584413 


 
 
identifying other barriers for students e.g. if you are an ITO/ITPs student and you are accessing studylink, you cannot take 
more than two weeks leave during your course – otherwise you are deemed not to have completed your course 
 
RoVE 

1 April 2020 was day one for the new IST 

they had their first Council meeting electronically and are in business – they received their funding letter from TEC 

they have deferred decisions on their formal name and location of head office 

they will have a different picture moving forward, e.g. what businesses will they be planning for, apprenticeships may 
change, student numbers may increase; the opportunity to involve more people in designing the training and learning 
to support businesses in the future 

there is a risk we won’t achieve the culture change we wanted from RoVE because of the recession after COVID-19  – 
this is our opportunity to get it right  
 
understanding transferable skills and the opportunities that come out of this is critical e.g. infrastructure and construction 
could be an area government could encourage retraining in. 
 
4  6 April 2020 Board meeting 
 
The Board meeting will be a mix of business as usual and starting the strategy discussion. The agenda will be light, a two hour meeting. 
 
Papers, which will be significantly reduced, will be issued on Friday, 3 April 2020. 
 
The Chair thanked everyone for their participation and closed the teleconference at 5.01pm. 
 
Signed as a true and correct record: 
Chair  
 
Date: 5 May 2020 
TEC, Board Teleconference Minutes – Thursday, 2 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584413 







 
Commissioners and Chief Executive Session 
Commissioners held a closed session with the Chief Executive. 
 
Administration 
 

Welcome and apologies 
The Chair (Jenn Bestwick) welcomed everyone and declared the meeting open.  
 
She noted this was the first full Board meeting using technology (Skype for Business) and operating within the COVID-19 Alert Level 4 
lockdown rules. She highlighted, that the agenda was shorter than usual, covering the compliance business as usual items that could not 
be handled during the weekly Board teleconference meetings and the proposed strategic planning process for post-GOVID-19.  
 

Adoption of Board meeting minutes 
Minute No. TEC200406/02 
 
Resolved 
The Board of Commissioners (the Board) adopted the minutes of the 9 March 2020 Board meeting as a true and correct record. 
 
The Board of Commissioners (the Board) adopted the minutes of the 19 March 2020 Board teleconference meeting as a true and correct 
record. 
 


Action items from previous meetings 
Minute No. TEC200406/03 
 
›  Action items and updates from previous meetings were noted. 
›  Action item 200211/05.6 – TWoA (Te Wānanga o Aoteroa) Update – has been superseded by subsequent work in this area. 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 

 
›  Action item 180611/7 – Undertake two test exercises per annum in accordance with the Business Continuity Management policy – 
a test exercise won’t be required for some time as the current COVID-19 pandemic and Alert Level 4 lockdown rules we are working 
under has well and truly tested the plan and has proven its suitability.  
 

Declaration of interests 
Minute No. TEC200406/04 
 
Commissioners’ declarations of interest were noted, consequential actions are recorded under the items to which they relate.   
 
No updates were recorded.  
 
Strategy agenda/deep dives/guests 
 
Kirsten Ralph joined the meeting 
 

COVID-19 Medium and Long-term Strategic Response  
Minute No. TEC200406/05 
 
The Board noted the ‘COVID-19 Medium and Long-term Strategic Response’ paper dated 6 April 2020. 
 
General discussion summary: 
› 
there are now new and bigger opportunities facing the sector 
› 
we need to be ready and respond quickly in both a strategic and tactical way when the Minister requests information to feed into 
the Government’s stimulus package  
› 
the proposed post COVID-19 strategy approach, which will be iterative over four-six weeks, will be based on the government’s and 
other pieces of international and domestic work and should give us a sense of our short – medium goals  
 
 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 

 
› 
it is likely the May 2020 budget will be broken into two: 
 
high pressure point business as usual budget e.g. increase in budget for TEOs of 16 percent 
 
stimulus package responding to COVID-19 – we anticipate this will target technology and improving capability for distance 
and/or online learning and may include the Careers bid  
› 
it is likely the Government will want to see results from investment quickly and not want to wait two-three years for results. 
 
Summary of Board feedback (in no particular order) to inform the strategic planning work: 
We should/need to: 
› 
maintain spending power to help the economy recover, therefore we should be looking at efficiencies, not cutting public services 
and public servant salaries 
› 
understand the use of technology and remote teaching vs labs and research sessions critical to completion of qualifications  
› 
look after RoVE, ITOs and ITPs to ensure workplace learning essential to apprenticeships doesn’t collapse 
› 
facilitate an increase in access and reduce barriers to micro credentials   
› 
ensure our work is cross ministries/agencies to enable a cohesive picture across Government  
› 
develop a set of principles and decision making criteria, to use in guiding the design of our response and when possible tensions 
occur 
› 
consider de-prioritising some current projects and business as usual items due to the potential new work coming from the 
COVID-19 recovery work (the principles and decision making criteria will help with this) 
› 
focus our priorities in the areas we can have the biggest impact for the future e.g. profiling skills vs qualifications, ensuring 
employers are well equipped and served in being able to get access to people with the skills they require, etc 
› 
maximise and prioritise opportunities, be innovative, bold and prepared to take risks, use the data and circumstances to try things 
we may not have in the past, focus on equity – particularly for Māori and Pasifika  
› 
profile the learner, focus on learner design offerings, micro credentials, engagement with communities and cohorts  
› 
align pathways from secondary school to tertiary education and be collaborative with industry  
› 
recognise both hard and soft transferrable skills and look at what skills a person has and how these can transfer in the future 
› 
identify the role of tertiary education in the recovery of, and propelling the economy forward e.g. working with secondary schools 
and MSD, for unemployed, to help get people into/back into the work force  
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 



 
Core business and project reporting 

Chief Executive’s report 
Minute No. TEC200406/06 
 
The Board noted the ‘Chief Executive Report’ plus the attached Financial Impact of GOVID-19 on our Operational Expenses and Board 
Finance Report as at February 2020 reports.  
 
› 
During the weekend of 4 April 2020, a ‘class action’ was lodged against the owners of Intueri a large corporate PTE that went ‘belly 
up’ in 2017. TEC is well prepared and have plenty of information should we be asked to give evidence if it goes to court. This case 
could take some time and become quite ugly as it progresses through the system. Tim Fowler doesn’t believe there is any legal 
exposure for TEC. The Monitoring and Crown Ownership team in the Delivery Directorate have the lead on this work. Background 
information will be provided to the Board at the future Board meeting.  
Action item 200406/06.1: Tim Fowler is to provide the Board with the background information to the Intueri case in June 2020.  
› 
COVID-19 Update 
Sector 
 
Government is working on the de-escalation path out of Alert Level 4, however the sense is that no decisions will be made 
until relatively close to the end of the current four week lock down period, as they want to use as much New Zealand based 
data as possible, rather than relying on offshore data, before making a decision 
 
there is a general sense that four weeks at Alert Level 4 may not be enough – or if we move – we may spend longer in Alert 
Level 3 to allow more evidence and data to be collected to support more de-escalation 
 
we have been asked to provide information for de-escalation from Alert Level 4 to 3 and then Alert Level 3 to 2 
 
it is possible that Alert Level 4 and 3 might look very similar for the tertiary sector, however some key contact sessions e.g. 
labs and research sessions, might be offered with social distancing rules in Alert Level 3 and it is more likely that Alert Level 2 
is where students are able to return to their institution with fewer restrictions 
 
we need to be aware of possible and differing behavioural and psychological issues amongst students as we move through 
the different alert levels – some students might not feel comfortable returning to their institution until at least Alert Level 1 or 
no alert level at all 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 

 
 
there is a fine balance between enforcement and social license – currently there is a strong view amongst the New Zealand 
public that the four week lock down is the right thing to do – whether this continues as our statistics improve will be 
interesting to see 
 
we are staying in touch with, and as close as possible to, the sector during this process – we are having weekly calls, issuing 
written updates regularly and Tim Fowler is speaking to a different Chief Executive each day.  
TEC 
 
in general the TEC team are doing well, however there have been struggles for some 
 
the first week was spent setting up and beginning a new normal, we are not quite as productive as when we are in the office 
but that is to be expected given the huge adjustment for staff, some haven had technology issues, some have young children, 
or children on school holidays to consider, some people’s work involves a lot of collaboration with others in the office – which 
is now more difficult, people are doing their best and finding innovative ways to get their work done 
 
while we are working as agile as possible, and using technology where we can, some work and projects may be delayed 
and/or need reprioritisation 
 
ministerials have dropped off significantly. 
› 
Chief Executive’s delegation to write-off debts endorsement 
The Board endorsed the Chief Executive’s write-off of $45,976 in relation to the wash up payment due by Hagley Community 
College. 

› 
Board Finance report as at February 2020 
 
Finance will begin a new detailed forecast of the business the week commencing 6 April 2020 
 
we are waiting to hear from the Ministry of Education (MoE) and Treasury whether the Statement of Performance 
Expectations and/or Letter of Expectations will be delayed or deferred to 2021. 
 
Jenn Bestwick noted that at a recent sector Chief Executives meeting in March 2020 they had discussed the potential for Letters of 
Expectations to include something on cross agency alignment and that this will be even more important now.  
 
 
 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 

 
Resolved 
The Board Chair: 
 
approved the Board of Commissioners’ and Chief Executive’s expenses for February 2020. 
The Chair of the Audit, Risk and Compliance Committee 
 
approved the Board Chair’s expenses for February 2020.  
 

COVID-19 Grant Funding Expenditure Transfer 
Minute No. TEC200406/07 
 
The Board noted the ‘COVID-19 Grant Funding Expenditure Transfer’ paper dated 6 April 2020.  
 
› 
By saying that TEO funding will not be reduced, irrespective of student numbers, the Minister has effectively made TEO funding 
‘unconditional’. This has a specific meaning and expenditure recognition timing within the Government grants accounting 
framework, and creates a large liability in the vicinity of $1.2b.  
› 
We are working with MoE, Treasury and Audit NZ on this and will ask Cabinet to agree to a fiscally neutral adjustment, across two 
years, to transfer of existing Vote Tertiary Education funding from the 2020/21 financial year into 2019/20 to offset the increase in 
costs.  
› 
This is purely an accrual adjustment and does not change the cash profile for grant payments, or cash payments between 
Government agencies 
› 
The Minister is aware of this issue and the work being done to solve any issues. 
› 
The Board noted recent announcements re Directors facing insolvency and are following guidance in this area. 
 
 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 

 

Te Wānanga o Aoteroa (TWoA) update  
Minute No. TEC200406/8 

 
› 
 Following a further meeting with the TWoA Chair and Deputy Chair, where there was no movement on TWoA’s offer discussed by 
the Board during their March 2020 Board meeting, Wayne Ngata and Tim Fowler discussed next steps. They considered: 
 
the feedback from the March 2020 Board meeting 
 
where we want TWoA to be in 2020/21, e.g. operating at a level where the communities and cohorts are well served 
 
that TWoA are critical to TEC’s pathway going forward 
 
that we have concerns regarding their capacity and capability to deliver in their current structure 
 
feedback from NZQA on their EER 
before recommending that TEC continue to work with TWoA to find a solution.   
› 
Jenn Bestwick overviewed NZQA’s EER rating system – saying most organisations are ranked 2/2, (1 being the highest),s9(2)(b)(ii) 
s9(2)(b)(ii)

› 
Tim Fowler suggested using a process TEC had previously used in similar situations, appointing an advisor, to work with TWoA’s 
management and Council. Effectively, we would ask TWoA to invite, at their expense, a jointly approved advisor to work with them, 
and attend all Council meetings; if they don’t agree we could still have the power to make an appointment if we think that step is 
necessary.  
› 
The Board s9(2)(g)(i)
 
   
› 
After noting Paora Ammunson’s suggestion that some of the systemic system issues might be picked up and worked on as part of 
the broader Wānanga Review project, Jenn Bestwick queried whether the bigger picture was how we navigate the bridge over the 
next few months to preserve and enhance their core sector capability while we work out the path for wānanga to thrive in the 
tertiary education system.  
› 
Having a discussion with TWoA on the future focus of, and investment in, their current capability and capacity and the need to 
support this as part of the solution would be beneficial. 
 
TEC to acknowledge reinvestment in the business taken by TWOA to bring their systems and processes up to a required level 
– s9(2)(i)
 
 
  
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 



 
› 
the second draft, including the Board feedback and updated financials, was sent to the Audit, Risk and Compliance Committee 
(ARCC) for feedback at their meeting on Wednesday, 25 March 2020 
› 
the ARCC meeting scheduled for Wednesday, 25 March 2020 did not proceed due to the COVID-19 Alert Level 4 lock down, 
however some members of the ARCC Committee took the opportunity to provide email feedback on the draft SPE 
› 
an updated draft SPE, including this feedback and additional paragraphs, relating to COVID-19 and updated financials will be issued 
via email to the Board (rather than ARCC) on Thursday, 9 April 2020 for further comment and feedback by Thursday, 16 April 2020 
› 
any further feedback will be collated, and where applicable included in a further draft, which will then go to the Minister as a first 
draft at the end of April 2020, the Board will get a copy of the version that goes to the Minister if there are substantial changes 
resulting their feedback 
› 
the final draft SPE will be included in the June 2020 Board papers for approval before being sent to the Minster as the final version.  
 
The Board noted that MoE are in discussion with Treasury regarding government compliance documents and that the dates and/or 
requirement for the SPE might change.  
 
11  Update on deferred 25 March 2020 ARCC meeting 
Minute No. TEC200406/11 
 
The Board noted that: 
› 
the Audit, Risk and Compliance meeting scheduled for Wednesday 25 March 2020 did not take place due to the COVID-19 Alert 
Level 4 lock down 
› 
the agenda for this meeting has been split into three and was being handled as follows: 
 
one item - draft 2020/21 Statement of Performance Expectations – was to be commented on by ARCC members prior to 
being updated and sent by email to the full Board for further comment  
 
five items – ARCC members have been invited to provide email feedback as these were information only  papers 
 
six items – ARCC members have been invited to provide email feedback, prior to the papers being reissued for an ARCC 
teleconference – with a date yet to be determined. 
 
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 


 
12  Update from the Minister’s meeting on Monday, 6 April 2020 
Discussions at the Minister’s meeting, attended by Gillian Dudgeon focused on: 
› 
schools moving between COVID-19 alert levels  
› 
the Minister’s office is likely to commission some work pertaining to skills 
› 
cross agency work e.g. education and welfare systems working together, labour market policy work 
› 
ramping up RoVE work – may result in a paper to the Minister  
› 
timing of budget relief e.g. digital skills package will be released the week commencing 6 April 2020 
 
The Chair thanked everyone for their participation and closed the meeting at 12.32pm.  
 
 
 
Signed as a true and correct record: 
 
 
 
Chair  
 
Date: 5 May 2020  
TEC, Board meeting minutes – via teleconference – Monday, 6 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584425 





 
› 
The Prime Minister announced today, Thursday, 9 April 2020, that a decision about de-escalation and moving from Alert Level 4 
would made and announced on Monday, 20 April 2020. 
 
Alastair MacCormick joined the meeting.  
 
› 
It is likely Alert Level 3, won’t look much different to Alert Level 4, however under Alert Level 2, people may be able to meet in 
small groups, with social distancing rules, meaning some Universities may be able restart labs/ research sessions. What this may 
look like is still being determined.  
› 
The ability to contact trace will be imperative – this may affect different types of providers e.g. apprentices. 
› 
The work demands on providers’ staff, and how they will be expected to work in the future needs to be considered carefully. If 
labs/research sessions are restarted with social distancing still in place – the same labs/research sessions may have to be offered a 
number of times to get everyone through them, if staff are asked to work in shifts, different hours etc to accommodate this – it may 
affect employment arrangements. 
› 
For 2020, institutions who have agreed plans in place, have had their funding guaranteed, it is up to them how they use it. Their 
only barriers are their level of innovation, willingness to change academic statues and capability and capacity to implement. This 
means they could change the way the labs/research sessions components of courses are offered, or when courses are due for 
completion, to ensure all people have the opportunity to complete the sessions.  
› 
There are indications that students are not keen on block, or elongating courses, without breaks. Some students are also indicating 
that how they are being asked to learn now, is not what they signed up for, so may want to withdraw. 
› 
How we support the learner and provider is going to look very different for a very long time, if not for ever. It will also look different 
in different regions. We will need to factor this into our strategic planning. 
› 
Tim Fowler has a fortnightly meeting with TIASA, NZUSa and TEU scheduled – they are keen to be part of the solution. 
› 
The Minister and Tim Fowler addressed a COVID-19 Selection Committee meeting the week commencing Monday, 6 April 2020. 
This meeting was quite easy compared to some of the other COVID-19 Select Committee sessions currently happening.  
 
 
TEC, Board Teleconference Minutes - Thursday, 9 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584443 

 
› 
Concern has been voiced that tertiary students will miss out on available devices as tertiary was left out of the Minister’s 
technology package announced on Wednesday, 8 April 2020. 
 
Tim Fowler acknowledged that senior secondary schools with NCEA exams were being prioritised in the package announced. 
 
He advised that TEC are working with the Ministry of Education (MoE) on technology issues, including devices and 
connections and that we are waiting for information back from the sector to progress the work. 
 
TEC and MoE are providing support to institutions who are buying laptops, and/or printing hard copy and providing these to 
vulnerable students. 
 
It was noted that many tertiary students don’t need the same kit as schools students. 
 
MoE has the capacity and is helping institutions access hardcopy print and distribution support.  
› 
Almost all PTEs who are members of ITENZ are delivery online or via hardcopy. 
› 
Some work is being done in the student refund area, however we will need to focus on how to get those who drop out re-engaged 
and ensure they are not disadvantaged by dropping out. Some ITPs are offering credits as a way to retain students. 
› 
Tim Fowler has been discussing financial implications of COVID-19 with Vice Chancellors, many are starting to work on the 
international/domestic student number implications. 
› 
Tim Fowler is preparing a video for institutions to simplify and re-enforce the message regarding site access. 
 
3  Te Wānanga o Aoteroa (TWoA) update  
Minute No. TEC200409/3 
 
› 
Wayne Ngata and Tim Fowler discussed the TEC Board’s proposed way forward, agreed at their Board meeting on Monday, 
6 April 2020, with TWoA’s Chair and Deputy Chair.  
› 
The TWoA Chair and Deputy Chair were comfortable with the proposal and are going to discuss it with their Board the week 
commencing Monday, 13 April 2020. 
› 
The TWOA Chair has asked TEC to start drafting the first letter of agreement.  
› 
Tim Fowler discussed the TEC Board’s proposal with s9(2)(a)
 (Minister’s office) prior to discussing it with TWoA and will be 
discussing it with directly with the Minister on Tuesday, 14 April 2020. 
› 
This is a ‘mana’ enhancing outcome. 
TEC, Board Teleconference Minutes - Thursday, 9 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584443 


 
 
4   General business 
› 
The Delivery Directorate propose to provide the Board with a paper on initial thinking for the 2021 investment round in the next 
couple of weeks. 
› 
The draft 2020/21 Statement of Performance Expectations will be emailed to the Board tonight (Thursday, 9 April 2020) for their 
feedback by Thursday, 16 April 2020.  
› 
Jenn Bestwick, Tim Fowler, Ian Less and s9(2)(a)
 had a further discussion on the post COVID-19 strategy work on Wednesday, 
8 April 2020 (action item from 6 April 2020 Board meeting). A small Board sub group, compromising: Jenn Bestwick, 
Alastair MacCormick, Wayne Nagata and Kirk Hope was appointed to assist TEC staff with some pre-work, prior to a paper being 
emailed to the Board on Wednesday, 15 April 2020 for discussion at the Board’s teleconference meeting on Thursday, 
16 April 2020.  
› 
Victoria University pastoral care – the issue recently printed in the media was pre-lock down and occurred as a result of technology 
failure, not University failure. Victoria University has taken steps to mitigate this failure happening again. We are now receiving 
fortnightly updates on pastoral care from all TEOs. 
› 
Jenn Bestwick mentioned the amount of positive feedback she was getting from the sector on the work Tim Fowler is doing during 
the COVID-19 pandemic.  
  
The Chair thanked everyone for their participation, acknowledging everyone’s participation in this new way of working, and closed the 
teleconference at 5.02pm. 
 
Signed as a true and correct record: 
 
 
Chair 
Date: 5 May 2020 
TEC, Board Teleconference Minutes - Thursday, 9 April 2020 – Final – approved 5 May 2020  
Confidential to Meeting Participants 
A1584443