This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Information relating to Stats NZ's COVID-19 Controls Policy'.

Confidential
Memorandum 
To: 
Executive Leadership Team  
From: 
Melisa Kappely, Chief People Officer  
ACT
Date: 
11 February 2022 
Subject:  
 Office Vaccination Consultation Outcome 
Purpose 
1. To update you on the results of the consultation and next steps towards a final outcome for requiring Stats NZ
INFORMATION 
employees be fully vaccinated to enter Stats NZ offices and attend indoor/outdoor events.
Background 
2. With  the  highly  contagious  Delta  and  Omicron  variants  of  Covid-19  many  employers  to  reduce  the  risk  of
contraction, transmission and resulting consequences of having COVI
OFFICIAL  D-19, have mandated for their workforces
to be vaccinated.  Stats NZ like other employers has been looking at these scenarios not only for the safety of
its employees but for the respondents, stakeholders and communities that we engage with.
THE 
3. In  late  2021  Stats  NZ  consulted  with  employees  in  Field  Collections  and  Census  involved  in  the  activities  of
surveying indoors, outdoors and involved with stakeholder and community engagement. The outcome of this
consultation  was  that  under  all  levels  of  the traffic  light  system,  Stats  employees  and  contractors  or  anyone
UNDER 
else undertaking these activities would be required to be fully vaccinated.
4. Stats NZ then formed the view that it is necessary to consult further on the nature of the health and safety risks
and  the  role  that  having  a  vaccinated  workforce  may  play  in  keeping  people  safe  in  office-based  roles.    A
further  risk  assessment  was  undertaken  to  understand  whether  restricting  office  access  and  attendance  at
events  to  vaccinated  employees  is  desirable  as  a  control  for  the  safety  and  protection  of  its  employees,
RELEASED 
contractors and external visitors.
5. The risk assessment demonstrated that entering Stats NZ offices and attendance at events were deemed to be
high risk of transmission of the virus without any controls.  This was due to different variables, such as, Stats
employees working in close proximity within the offices to other employees (including vulnerable employees),
unknown contacts external to the organisation at the offices and events and travelling between different Stats
offices.  With  controls  applied,  such  as,  PPE,  distancing,  QR  codes,  following  the  traffic  light  system  and
requiring employees to be fully vaccinated to enter Stats offices was found to significantly reduce the risk.
6. An  initial  step  in  the  office  environment  was  undertaken  by  Stats  NZ  requiring  all  external  visitors  (including
contractors) to present their My Vaccine Pass to reception to enter the Stats offices for any business including
meetings and events.
7. For Stats employees in office-based roles in Christchurch, Auckland and Wellington consultation commenced on
17  January  with  the  proposal  that  Stats  NZ  employees  entering  any  Stats  offices  or  attending  indoor/outdoor
events be fully vaccinated. The consultation pack provided included the rationale for the proposal, draft Covid-
19 Controls Policy, question and answers and the draft risk assessment.  There was a consultation period of two
weeks to provide feedback, the PSA were also consulted.


Confidential
Findings 
Submissions and Vaccination Status 
8. During the consultation period 96 employees submitted feedback via email on the proposal from approximately
1330  employees  (and  contractors)  who  received  the  consultation  pack.    Of  the  submissions  77  employees
indicated  their  preference  to  the  proposed  policy  with  64%  in  favour  and  36%  not  in  favour  of  the  office
ACT
mandate for vaccinations.
9. All  submissions were  considered  and  reviewed on  an  individual  basis.    The  feedback  received  was  considered
and it identified some areas that need further thinking and exploration.  The feedback included commentary on
why  people  were  in  favour  or  not,  the  consultation  process  and  timings,  the  risk  assessment,  Policy  and  also
included  questions  across  a  range  of  areas.    The  feedback  is  likely  to  lead  to  minor  changes  in  the  COVID-19
Controls  Policy,  process  and  timeline.  A  summary  of  the  feedback  is  attached  in  Appendix  One  and  all  raw
submissions will be circulated to the ELT for consideration.
INFORMATION 
10. In general, staff in favour of mandating  vaccination thought the proposal was reasonable and fair.  Many who
considered themselves a vulnerable person, immune-comprised, or someone with underlying health conditions
described feeling much safer in the office knowing that those around them had take the precaution to prevent
the  spread  of  the  virus  by  being  vaccinated.  Many  against  the  mandate  believed  it  was  unreasonable  and
OFFICIAL 
disproportional for staff to have their employment terminated given the level of risk and severity. That it would
be  divisive  and  cause  unnecessary  conflict,  social  division,  and  would  result  in  enforced  segregation.    Whilst
THE 
others stated that whatever the reasons for staff not being vaccinated should be treated with respect and not as
second class citizen for exercising autonomy over their body.
11. There  was  quite  technical feedback  regarding the  risk  assessment,  a  common question  raised  in the  feedback
UNDER 
was  that  the  risk  assessment  provided  was  based  on  the  Delta  rather  than  the  Omicron  variant.    The  risk
assessment was based on Delta as this was the information available from Ministry of Health (MOH) at the time.
The MOH have since  updated their advice  based on the Omicron variant and a new risk assessment  has been
drafted and circulated to the Stats NZ National HSW Committee and Health & Safety Reps for feedback.  The risk
assessment for Omicron continues to include vaccination as a control but introduces additional controls, as NZ
moves through the phases under the red traffic light system.  Additional controls include boosters, masks on the
RELEASED 
move and reducing the number of people in the office as part of business continuity planning.  As new variants
emerge  or the  environment  changes  the  risk  assessments (including controls) and the COVID-19 Policy will be
reviewed, updated and consulted on as appropriate.
12. Employees  during  the  consultation  period  were  also  asked  to  provide  their  vaccination  status  including  the
expiry date of the vaccine passport.  There were 869 employees that submitted their status confirming that they
are  fully  vaccinated  with  7  people  indicating  that  they  were  unvaccinated  or  did  not  want  to  disclose  their
status.  Four hundred and seventy people are yet to confirm their status which includes 100 contractors.
Proposed Approach 
13. Based primarily on the risk assessment, also taking into consideration the feedback, my recommendation is that
we  should  proceed  with  requiring  Stats  NZ  employees  to  be  fully  vaccinated  to  enter  Stats  NZ  offices  and  or
attend indoor/outdoor events effective from 14 March.
14. A Decision Document will be prepared for your consideration and, if agreed to, to communicate the outcome to
employees.    This  will  include  responses  to  the  feedback,  rationale  for  the  decision,  the  confirmed  Policy  and
draft responses to the questions that have been raised by employees.  This Decision Outcome document will be
circulated to ELT for feedback (if any) and consideration by 18 February with the outcome to be announced early
the week commencing 21 February.
15. Assuming a decision is made to proceed with the proposal, when the Decision Document is released, employees
who have not submitted their status will be resent the link and asked to confirm their status within the following
two-weeks or they will be considered unvaccinated.



Confidential
16. Employees who have been classed as unvaccinated at the end of the two-week period will be engaged with on a
case-by-case basis.  Their individual circumstances will be discussed through with their Senior Manager in good
faith and alternative working duties (if necessary) will be considered.
17. To determine if a person’s role can be undertaken from out of the office on a permanent basis then a consistent
set of criteria will be developed and applied. This is likely to include the following factors: tasks undertaken that
ACT
require high proximity to others, interaction with external stakeholders or the community, events or meetings
that  require  face-to-face  interactions  and  the  critical  task  requirements  of  their  role  that  are  more  effective
delivered  in  person  (i.e.,  negotiations,  providing  sensitive  feedback,  onboarding  new  employees).  Where  the
requirement  to  come  into  the  office  is  very  infrequent  (e.g.,  quarterly)  then  Rapid  Antigen  Testing  could  be
considered an option as a viable control when it becomes readily available.  We will work with individuals on a
case-by-case  basis  to  explore  their  individual  circumstances  and  the  tasks  they  fulfil  at  Stats.    A  process  for
working through individual cases will be discussed and agreed with ELT.
INFORMATION 
Recommendation 
You are asked to: 
-
Agree  to  considering  the  recommendation  that we  proceed  with  requiring  Stats  NZ  employees to  be  fully
OFFICIAL 
vaccinated to enter Stats NZ offices or attend indoor/outdoor events (with limited exceptions based on the
roles requirements).
THE 
Please note: 
-
The summary of feedback is attached in Appendix One for your consideration
-
All raw submissions will be circulated to 
UNDER the ELT for consideration and if required a session can be arranged
to answer any questions
-
A Decision Document will be prepared for your consideration and will be circulated by 18 February
RELEASED 
Melisa Kappely 
11 February 2022 
Chief People Officer 


Confidential
Appendix One 
Summary of Submissions from Consultation 
Responses in Favour 
ACT

Most staff that replied supported the proposals deeming them reasonable and fair

Many who considered themselves a vulnerable person, immuno-compromised, or someone with
underlying health conditions described feeling much safer and more comfortable being in the office
knowing that those around them had taken the precaution to prevent the spread of the virus by
being vaccinated, whilst others did not want to effectively exclude such staff members as it would
not be safe for them without such a policy

For other staff they were in favour of implementing the policy believing that it would make them
INFORMATION 
safer and provide much needed reassurance, and that the policy was necessary to protect all staff,
their whānau, and our communities

Others detailed that working in a safe workplace environment was a fundamental right and that
given the rise of close proximity collaborative working and flexible workspaces where physical
distancing in meeting rooms, bathrooms, kitchenettes and lifts are almost impossible to ensure,
OFFICIAL 
vaccination of all office staff was an effective health and safety measure

Many spoke of their preference to work from the office for a multitude of reasons including higher
THE 
productivity, social connection, separation of work and home life

Others favoured implementation of the policy as it would facilitate their return to the office for
those currently working from home given their current concerns regarding the risk of infection, and
for others, it would provide them with a sense of security going forward to remain working in the
UNDER 
office especially if Omicron was spreading in the community

Some felt that as a government organisation and as public servants we have a duty to role model
behaviours that the Government is asking of citizens such as getting vaccinated, and to reinforcing
the message that the COVID-19 vaccine is safe and effective in controlling the spread of the disease

Stats NZ has already adopted a policy that both Collection Operations and visitors must be
vaccinated and so we should adopt a consistent approach
RELEASED 
Responses Not in Favour 

Many who were against implementing a vaccination mandate for office staff believed that it was
unreasonable given the risk and its severity , that it would be divisive and cause unnecessary
conflict, social division, and would result in enforced segregation, whilst others stated that
whatever the reasons for staff not being vaccinated should be treated with respect and not as
second class citizens for exercising autonomy over their body

The potential impact of staff having their employment terminated was disproportionate, and
unvaccinated staff were being overly disadvantaged as another approach could be to encourage
those who consider themselves vulnerable to work from home or directly consult with them to
understand their preference and develop tailored plans for them

Others raised privacy and wellbeing concerns given if a staff member chooses not to disclose their
vaccination status, it would be assumed that they were unvaccinated, and so pose a significant risk
to psychological safety as it would create a situation where staff would in effect have their personal
medical choices 'outed' leading to  discrimination by other staff, impacting morale and their
relationships with others

That the policy proposed was inconsistent with Stats NZ's own COVID-19 Protection Framework as
under both the Orange and Red settings, staff have the option to work from home if they are more
comfortable doing so, and under the Green setting, people concerned about positive cases in their
environment have the option to work remotely. Therefore, following those established guidelines
for both vaccinated and unvaccinated was a fairer approach


Confidential

A strong feeling amongst others was that a vaccination mandate was not essential as there are
numerous routes-in for COVID-19 within the office environment and other preventative measures
could be taken to reduce risk e.g. testing; face masks; ventilation; social distancing

Some argued that the policy breached the Employment Relations Act 2000, contravened the New
Zealand Bill of Rights Act 1990, and that it is not reasonable for Stats NZ to require vaccinations
when using the Governments own vaccination assessment tool for assessing such a requirement

Some felt the consultation period and the consideration of feedback was too short given the
ACT
significance of the impact and implications of such a decision on staff, and so both the consultation
and decision period should be extended

Some believed that Stats NZ had failed to afford procedural fairness and natural justice, whilst
another questioned the extent to which iwi and TTRAM had been consulted and Te Tiriti o Waitangi
obligations considered

Others stated that the process lacked transparency as Stats NZ had not committed to release all
feedback received, and that an anonymous feedback mechanism was not provided

That the timeframe in which to be fully vaccinated was unrealistic especially if staff needed to
INFORMATION 
consult their GP, to seek an exemption through the Ministry of Health process, or if they preferred
to receive the new Novavax vaccine

It would negatively impact on Stats NZ's commitment to diversity and inclusion, conflict with our
Wellbeing Policy, make our recruitment challenges even harder, exacerbate business continuity
concerns, and go against the Stats Way and our "bringing our whole selves to work" ethos
OFFICIAL 

Others felt that it was unreasonable to require a 100% vaccination rate for office based staff given
the Ministry of Health target of 90%, and with vaccination rates within Stats NZ already likely to be
THE 
above that number, it would be a high cost for possibly small gains, and this low number of
unvaccinated staff would not significantly change the risk likelihood

Others questioned the safety of the COVID-19 vaccination itself and its efficacy when it came to the
omicron variant as they stated it did not eliminate the spread of COVID-19 infections, only
UNDER 
diminishing the risk and impact, and so vulnerable staff could still catch COVID-19 within a fully
vaccinated office

It was also raised there would be implications for Stats NZ under the Health and Safety at Work Act
2015 in relation to recklessly causing death, serious injury or serious illness due to mandating a
vaccination

Others were opposed to restrictions on freedoms by government and government employers both
RELEASED 
in terms of the vaccination and the issuing, collecting and storing of the Vaccine Pass itself

That Stats NZ was acting without a Government mandate and so should only be taking such
measures if imposed on it

The policy information referred to community transmission, but Stats NZ is not under any legal
obligation to resolve community transmission.

Given the financial implication of losing employment, some felt this should be considered coercion,
and so Stats NZ was putting staff under undue influence and duress to agree to an unwanted
medical treatment

The risk of transmission arises when a staff member has COVID-19, and so a unvaccinated staff
member should not be considered to be any more of a risk than a vaccinated staff member.
Vaccination status was irrelevant as should any staff member contract COVID-19 they will need to
isolate and work from home by default

Stats NZ conflates exposure to COVID-19 with infection, illness and transmission despite the
majority of those exposed to COVID-19 not contract it, and even less become unwell as a result

Office staff would not be engaging in work activities that put them at a greater risk of exposure to
COVID-19 than they would be on public transport or public spaces
Risk Assessment Considerations 
Further Consideration 

Risk assessment:
o
With specific regard to:


Confidential

Risk Context 1 (Frequent contact with customers, visitors and contractors at Stats
NZ offices):

To increase the risk likelihood given concerns around Stats NZ's offices
being shared with other agencies or organisation

To reduce the risk likelihood given the risk assessment fails to establish
contraction and transmission of COVID-19 above the risk faced outside of
work, and so the work environment possess no or only a marginal
ACT
additional risk

Risk Context 2 (Attending indoor community events):

To increase the risk likelihood due to some indoor venues having
uncontrolled public access

To reduce the risk likelihood given the risk assessment fails to establish
contraction and transmission of COVID-19 above the risk faced outside of
work, and depending on the traffic light system status, unvaccinated
individuals would be unable to attend such events at certain times
INFORMATION 
regardless

Risk Context 3 (Attending outdoor events):

To reduce the risk likelihood given the risk assessment fails to establish
contraction and transmission of COVID-19 above the risk faced outside of
work
OFFICIAL 

Risk context 4 (Frequent visits to multiple stats offices [Wellington, Christchurch,
Auckland]:
THE 

To reduce the risk likelihood given the risk assessment fails to establish
contraction and transmission of COVID-19 above the risk faced outside of
work

Risk Context 5 (Work at a Stats NZ Offices in close contact with other workers
UNDER 
[Wellington, Christchurch, Auckland]):

To increase the risk likelihood due to the large volume of recruitment and
travel planned

To reduce the risk likelihood given the risk assessment fails to establish
contraction and transmission of COVID-19 above the risk faced outside of
work
RELEASED 
o
The risk assessment should explore additional control measures such as temporarily
suspending hotdesking, activity-based working, social gathering, use of meeting rooms,
travel to other Stats NZ offices, implementing mandatory mask wearing, or by limiting desk
and meeting room use, along with restricting the numbers of staff in the office by
implementing a rostering system to limit exposure and support business continuity, and
that working from home for unvaccinated staff should itself be a control measure
o
The risk assessment includes only the worst case scenario of fatality, which results in a
disproportionate focus on perceived risk, especially due to the belief that omicron does not
present a morbid risk and so should be reviewed
o
Stats NZ should provide clear guidance and reinforcement of all control measures, along
with detailing the function of the controls and the logic supporting the implementation of
them, how the effectiveness of the controls are monitored, and conduct a risk assessment
of each proposed control measure especially the COVID-19 vaccination given that there are
known adverse effects associated with the vaccine and that there are significant
consequences on the mental health, wellbeing of staff given the mandatory requirement
for vaccination
o
Clarification provided around whether a similar policy has been or will be adopted by other
agencies or organisation in the same building, and what steps Stats NZ will make to reduce
unknown contacts/external visitors or enforce the same standard of requirements on them
as these other agencies and organisations will have customers, clients, visitors, contractors,
and service providers sharing the lifts, toilets, and communal areas with Stats NZ staff.
o
A criteria detailing when the controls proposed may be relaxed in the future
o
Further information on the data and methodology relied on to formulate the risk
assessment, that all statements are specific and substantiated, and the basis on which


Confidential
conclusions were reached are clear 
o
There is no consideration to how the omicron variant will change the risk profile from both
the perspective of the increased transmission rate associated with this variant and so the
likelihood of all five risk contexts should be raised to almost certain, and evidence that that
vaccines appear to be less effective at managing spread of omicron compared to delta and
so this needs to be reflected in the risk assessment.
o
Several preferred to focus frequent rapid antigen, breath, and atmospheric testing rather
ACT
than vaccination, and that a negative test result would provide more reassurance than
vaccination status
o
Details on how Stats NZ will ensure that unvaccinated staff will not come into physical
contact with others in the office or at Stats NZ events
o
Consideration should be given to the possible exposure to COVID-19 whilst commuting to
work, especially when using public transport, and this should also inform our Travel Policy
e.g. only using providers that require proof of vaccination status
o
The risk assessment only compares no control measures against a suite of control measures
INFORMATION 
including vaccination, and should therefore undertake a third assessment which contained
all other control measures expect the vaccination so that the residual risk could be
evaluated
o
As the vaccination profile of staff was unknown at the time of the risk assessment this
should be updated post consultation which would reflects the revised risk based on these
OFFICIAL 
numbers
o
The risk assessment does not adequately demonstrate or explain the likely or relative risks
THE 
of contracting COVID-19 in the workplace on a site by site or role by role basis e.g. a
receptionist who deals regularly with external visitors will require different risk mitigations
to an analyst who predominantly works from home and interacts with their team via
Microsoft Teams, nor does it detail the impact of this e.g. serious illness or death
UNDER 
o
To provide a more accessible simplified document in plain and consistent language,
separating out the policy from the guidelines, as some found the consultation document
unclear and the risk matrices confusing
o
Consideration should be given in the risk assessment to employees who predominantly
work from home but enter the offices for only limited activities
o
Given that unvaccinated staff are unable to attend events and many public and private
RELEASED 
facilities, they have a lower risk of being exposed to COVID-19 and so vaccinated staff
would pose a higher transmission and/or
contraction risk to other staff 
Feedback re Covid-19 Controls Policy  
o
Some questioned how staff that have medical exceptions to the vaccinee would be
supported and how alternative work would be identified that would be different to those
without medical exceptions
o
Additional support offered to those that have side effects or that aggravate pre-existing
illnesses or conditions as a result of receiving a COVID-19 vaccination
o
Redundancy terms should apply if termination of employment is the final result of not
providing evidence of fully-vaccination status
o
Concerns that the determination of whether a role can be exclusively preformed from
home without a set criteria is open to interpretation and possible inconsistent
determinations, and that although it could be decided that a role could theoretically work
from home for an extended period this may not be desirable in the longer term as being
together in the office is crucial to team culture, including sharing and learning from one
another, and that Microsoft Teams is a supplemental system which does not replace in-
person face-to-face contact. Also by allowing unvaccinated staff to exclusively work from
home, this could create inequitable outcomes for vaccinated employees who may not be
able to benefit from such an agreement
o
The Policy document does not explicitly state that all office based staff will need to be


Confidential
vaccinated, only the consultation document does 
o
Questioned the appropriateness of using the Vaccine Pass as a means of confirming
vaccination status as they do not prove if someone was vaccinated or not, as people with
exemptions to vaccination are provided with a My Vaccine Pass. If Vaccine Passes are used
to verify vaccination status, both new and existing staff should be made aware of the risks
related to COVID-19 in their work duties and how these duties compare to risk factors
described in the HRC and WorkSafe’s policies
ACT
o
A request for Stats NZ to considers mandating other vaccines such as measle for staff who
interact with the community
o
A policy review date should be detailed
o
The proposed 1 March 2022 implementation date should be brought forward as a result of
omicron now being present in the community
o
Some proposed Stats NZ set two dates, one date for staff to have received their first COVID-
19 vaccination and a second date for full vaccination
o
To stand down staff without pay should they not provide their vaccination status and they
INFORMATION 
be unable to work from home
o
Some asked for Stats NZ to provide an exemption process either without question, or on
the basis of personal, medical, or belief reasons without the requirement of a Ministry of
Health certificate
o
All unvaccinated staff should temporarily be able to work from home until such a time that
OFFICIAL 
the policy is reviewed or the pandemic becomes endemic, should this not be possible,
every effort should be made to find alternative roles even if it is completely different from
THE 
their current work, and should this also not be possible, unpaid extended leave for a stated
period be provided.
o
That fully vaccinated status remain as two main vaccinations and not any subsequent
boosters, whilst others requested that boosters be added to the requirement when staff
UNDER 
become eligible to receive them
Questions 

Will unvaccinated staff be offered additional payment and/or equipment should it be accepted that
they can work from home indefinity?
RELEASED 

Have contractors that are paid directly or indirectly e.g. Deloitte by Stats NZ be required to prove
vaccination status?

Will staff be required to wear masks in all parts of the office, if so, what quality masks are required
e.g. P2 or N95, and will these be provisioned for staff?

What ventilation systems exist in Stats NZ offices to reduce aerosol transmission e.g. HEPA filters?

How will vaccination record be stored, how long for, and will this be shared externally?

Will there be a requirement for staff to have ongoing boosters, and if so, what timeframe would be
provided?

Will exposed or isolating staff be provided with additional COVID-19 leave in addition to their sick
leave allowance?

Is the Vaccine Pass expiry date being used for any specific purpose?

Does Stats NZ intend on immediately tightening hygiene practices such as: mandatory face masks at
desks; increasing the availability and checks on disinfectant wipes, hand sanitiser, and wooden
sticks for making hot drinks; increasing the frequency of professional cleaning of desks, equipment
and shared spaces?

What documents and guidelines did Stats NZ reply on in developing the policy and risk assessment?

What will the process be for deciding if a role can be undertaken from home, and how long would
that be in effect for?

Where staff, union delegates and Health and Safety representatives involved in the process of
developing the policy and risk assessment?

Did the PSA agreed on the policy and the circumstances around termination of employment?

Will Stats NZ provide compensation for staff injured as a result of receiving the COVID-19
vaccination as a result of the mandatory requirement?


Confidential

Why would Stats NZ dismiss staff when other viable options are available?

How was close proximity defined?

Should an office based staff member have symptoms consistent with COVID-19, will Stats NZ
require the relevant office to be vacated?

Why is the vaccination mandate only coming into effect now?

What were the risks of death or serious illness to Stats NZ employees by age category, and what
were the sources of data regarding survival rates relied on to assess the risk?ACT

How did Stats NZ determine that staff were at higher risk of infection and transmission of COVID-19
in each work environments in comparison to the risk outside of work?

What alternatives were considered as a risk mitigation strategy?

What methodology was used to determine the definitions in the risk assessment of Likelihood i.e.
Rare, Unlikely, Possible, Likely, Almost Certain?

How have Stats NZ been able to identify that all staff in all units and offices are working within
distances of less an 2m?

What is Stats NZ's definition of ‘Severe Illness’?
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED