This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Information relating to Stats NZ's COVID-19 Controls Policy'.
From:
Melisa Kappely
To:
Executive Leadership Team
Subject:
Consultation Pack
Date:
Tuesday, 18 January 2022 6:06:12 pm
Attachments:
ConsultationVaccinationOfficeEmployeesJan2022.pdf
Covid 19 Office Risk Logic Simplified Jan2022.pdf
ACT
Kia ora koutou ELT
Attached are the consultation documents that will go out tomorrow to all office staff regarding
the requirement
to be fully vaccinated to come into Stats offices and attend events.
Please let me know if you have any questions.
Ngā mihi
Melisa Kappely (pronouns: she/her/hers)
INFORMATION 
Chief People Officer | Apiha Tāngata Matua
Stats NZ | Tatauranga Aotearoa | stats.govt.nz | +64 27 734 0392
About Aotearoa, for Aotearoa
Data that improves lives today and for generations to come
OFFICIAL 
Facebook | Twitter | LinkedIn
THE 
UNDER 
RELEASED 


Consultation Document  
 
 
JANUARY 2022 
Consultation Document                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             
ACT
This consultation pack is to provide employees the opportunity to provide feedback on our draft 
COVID-19 Controls policy and risk assessment. This is relevant for staff who are undertaking 
activities that Stats NZ believes need to be undertaken by a fully vaccinated person.  This pack 
includes: 
1.  The COVID-19 Controls draft policy; 
2.  A questions and answer document; and  
INFORMATION 
3.  The draft risk assessment (attached separately). 
 
With  the  on-set  of  the  highly  contagious  Delta  and  new  Omicron  variant  of  COVID-19  like  many 
employers, Stats NZ have been assessing how we can best keep our people, visitors and contractors 
safe.   
OFFICIAL 
To date, Stats NZ has implemented the necessary health and safety measures recommended by the 
Government to mitigate the impact of COVID-19 including face coverings and social distancing and in 
THE 
instances not undertaken certain activities. Stats has also strongly encouraged all employees to be 
vaccinated against COVID-19 as soon as possible.   
Late last year, Stats NZ consulted with employees in Field Collections and Census who have high levels 
UNDER 
of engagement with the public. As a result of this consultation all Stats employees undertaking these 
activities are required to be fully vaccinated. 
 
Stats NZ has undertaken a further risk assessment to understand whether restricting office access and 
attendance at events to fully vaccinated employees and contractors  is an appropriate control for the 
safety and protection of its em
RELEASED  ployees, contractors, and external visitors.  This consultation relates to 
this. We would like you to provide your feedback before the final decision is made. 
 
An initial step has been undertaken under the traffic light system for external visitors entering Stats 
offices. Stats now requires all external visitors to present their My Vaccine Pass at reception to enter 
Stats  NZ  offices  and  this  includes  contractors,  external  people  attending  meetings,  maintenance 
workers and visitors.  
 
The  risk  assessment  has  now  been  undertaken  for  work  activities  undertaken  by  office-based 
employees. 
The risk assessment was undertaken for the following activities: 
1. 
Frequent contact with external parties to Stats offices (i.e., visitors, contractors, external 
people attending meetings); 
2. 
Attending indoor and outdoor events (i.e., community events, meetings, training); 
3. 
Frequent visits to multiple Stats offices; and 
4. 
Working at a Stats office (Wellington, Auckland, Christchurch) in close contact with other 
workers. 
 
 
1 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
The risk assessment undertaken used the below factors to determine if the activity is high risk; 
•  Nature of the work performed; 
ACT
•  The likelihood of a worker being exposed to COVID-19 whilst performing the activity;  
•  The potential consequences of that exposure on others (e.g., community spread); and 
•  Effectiveness of options other than vaccination that may be sufficient to mitigate the risk of 
exposure. 
 
Other Considerations also included: 
•  How many people does the employee carrying out the work come into contact with?  
INFORMATION 
•  How close is the employee carrying out the tasks in proximity to other people?   
•  How long does the work require the employee to be in close proximity?  
•  Does the work involve regular interaction with people considered at higher risk of severe 
illness from COVID-19?   
 
OFFICIAL 
Following this assessment Stats NZ proposes that staff in office-based roles and attending Stats NZ 
events should require vaccination to minimise the risk of transmission and/or contraction of COVID-
THE 
19.  This means all employees, visitors, and contractors will need to be fully vaccinated to enter any 
Stats NZ office /or attend indoor and outdoor events. 
 
During  consultation  office-based  employees  will  be  asked  to  provide  information  about  their 
vaccination status (full, partial, and/or vaccin
UNDER  ation booking dates etc). Providing a response is optional 
at this time until a final decision is made on how to proceed. This information will assist with planning 
for  the  implementation  of  any  move  requiring  employees  to  be  fully  vaccinated  to  come  into  the 
offices (if this is decided as the way forward).   
 
Consultation Timeline 
RELEASED 
Commence consultation over risk 
Wednesday 19 January  
assessment and draft policy. 
 
Feedback 
Wednesday 19 January – Wednesday 2 February  
 
Decision announced 
Friday 11 February  
 
Effective Date for Requiring 
Tuesday 1 March 
Employees to be full vaccinated to 
come into offices or attend events (if 
the proposal proceeds) 
 
 
2 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
How to provide feedback as part of this consultation process 
We would welcome your views on the proposal provided in the attached documents. Please ask any 
ACT
questions or provide feedback by emailing [email address] 
Feedback is open until the close of business  Wednesday 02 February 2022. 
 
 
 
INFORMATION 
 
 
 
OFFICIAL 
 
THE 
 
 
 
UNDER 
 
 
 
RELEASED 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
COVID-19 Controls Policy - DRAFT 
ACT
1.  Purpose 
This policy sets out the general approach that will be taken by Stats NZ, and the expectations and 
requirements of our employees, with respect to COVID-19 controls such as vaccination and testing.  
As this policy has been developed at  a time when  workplaces  are responding to the challenges  of 
operating within an environment where New Zealand is combating the spread of COVID-19, it is likely 
that this policy, and our approach, will require review and amendment over time given the rapidly 
INFORMATION 
evolving situation and understanding that exists about COVID-19. We will do so in consultation with 
employees and union representatives. 
Stats NZ is committed to meeting its duties and obligations under the Health and Safety at Work Act 
2015  to  provide  a  safe  working  environment,  and  to  protecting  our  employees  and  the  wider 
OFFICIAL 
community in which we operate. For these reasons it is critical that Stats NZ and our staff take all 
reasonably  practicable  precautions  to  protect  against  COVID-19  and  its  potential  health-related 
THE 
impacts. 
2.  Policy Statement 
 
Whilst Stats NZ will always comply with all current public health measures such as physical distancing 
UNDER 
and  the  use  of Personal Protective  Equipment  (PPE),  COVID-19  vaccinations  are  also  a  key control 
measure against contracting and transmitting COVID-19 within the workplace and to the community, 
and in limiting the severity of the virus’ potential impacts.   
Stats NZ promotes an approach of encouraging and maximising vaccination take up by our employees, 
while still protecting and bala
RELEASED  ncing the rights of working people. We accept that vaccination is one of 
many  potential  control  measures,  and  it  needs  to  be  properly  located  within  a  wider  suite  of  risk 
management and workplace controls where the decision to employ it is made by Stats NZ, rather than 
mandated by the New Zealand Government. 
3.  Scope 
Where there are identified and compelling health and safety reasons for requiring that certain tasks 
or roles should only safely be carried out by vaccinated workers, based on a robust risk assessment, 
vaccination will likely be one of the key control measures proposed for implementation. 
Should activities or roles performed by Stats NZ staff come, or have the potential to come, within the 
scope of any future Government-imposed Order mandating vaccination and/or testing (which is not 
yet the case), then that Order will be complied with. This policy and associated procedure will not 
necessarily apply in these situations.  
4.  Supporting Vaccination for Stats NZ Employees 
 
Stats  NZ  strongly  encourages  all  employees  who  are  able  to  vaccinate  against  COVID-19  to  be 
vaccinated. 
Stats NZ provides paid Special COVID-19 Leave to all employees who need time off to get vaccinated 
or if they are unable to work for a period of time due to an adverse reaction to the vaccine. All Stats 
NZ employees are eligible for this leave with prior agreement. 
4 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
5.  Assessing Health and Safety-related COVID-19 Risk in the Stats Work Environment 
 
Before Stats NZ makes any final decision to require that certain activities can be undertaken only by a 
ACT
vaccinated worker for health and safety reasons, the task (or where relevant, the role that undertakes 
it) will be risk assessed. Any risk assessment undertaken will consider: 
•  the likelihood of a worker being exposed to COVID-19 while performing the identified tasks; 
•  the potential consequences of that exposure for others; and 
•  any  other  matters  that  might  be  relevant  to  the  particular  work,  including  government 
guidance. 
 
INFORMATION 
The risks associated with each role or task will be assessed on a preliminary basis, and reasonably 
practicable controls will be applied, relevant to the particular circumstances and risk level. Those could 
include (but are not limited to) the introduction of mandatory COVID-19 testing and/or a requirement 
for COVID-19 vaccination.  
OFFICIAL 
If  it  is  subsequently  decided  that  vaccination  against  COVID-19  is  necessary  to  ensure  health  and 
safety,  only  fully  vaccinated  employees  will  be  able  to  undertake  the  role  or  task  from  the  date 
THE 
determined by Stats NZ. 
This means employees undertaking these activities must be fully vaccinated against COVID-19, and 
they  will  remain  fully  vaccinated  by  having  booster  vaccines  as  they  are  made  available.  What 
UNDER 
constitutes “fully vaccinated” will be determined and advised by Stats NZ from time to time and will 
take account of public health and Government guidance at the time. 
6.  Requiring and Storing proof of Vaccination Status 
 
Once a decision is made by Stats NZ that COVID-19 vaccination is a health and safety requirement for 
RELEASED 
the performance of particular activity and/or a role by its incumbent, the employee concerned will be 
informed of the requirement for COVID-19 vaccination and asked for proof of their vaccination status.  
Should an employee choose, in this situation, not to provide details of their vaccination status, Stats 
NZ  will  operate  on  the  presumption  that  they  are  not  vaccinated.  This  may  include  standing  the 
employee down on pay while next steps are considered. 
Stats NZ will collect and retain personal employee information about vaccination status and current 
infection  status  (through  any  introduction  of  rapid  testing  requirements)  in  accordance  with  the 
Privacy Act 2020. It may also be required to share that information with other agencies, individuals or 
organisations, should there be a clear legal requirement for that to occur or should that disclosure be 
necessary to enable an employee to access other premises and/or to come into contact with others 
for reasons relating to their employment.  
 
The collection of this information is for a lawful and necessary purpose – to monitor compliance with 
this and other related policies, and if necessary, to make decisions about employees’ employment. 
 
Information that is collected will be stored securely in the Stats NZ payroll system and only accessed 
by  People  Leaders  and  Corporate  Services  staff  with  appropriate  business  need.  Employees  are 
entitled to request access to, and correction of, any personal vaccination-related or COVID-19 testing-
related information held by Stats NZ that is about and/or identifies them. 
 
 
5 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
7.  Employees who choose to remain unvaccinated 
 
Employees who remain unvaccinated and who cannot return to normal duties due to a vaccination 
ACT
requirement, and/or cannot be redeployed by agreement to a substantially similar role (location, pay 
grade, hours of work), and/or who cannot agree any other alternative option with Stats NZ, is it likely 
that termination of employment will be proposed. Any decision to terminate employment will be on 
notice (or on payment in lieu of notice at Stats NZ’s election). Should the employee commence and/or 
complete the vaccination process during any observed notice period, the termination process may be 
put on hold while the employee receives the relevant vaccine doses. Once fully vaccinated status is 
confirmed, notice of termination of employment may be withdrawn and the employee will then be 
able to return to their role and/or to their full duties and responsibilities. 
INFORMATION 
 
For new employees who are required to carry out such tasks, they will be required to be and remain 
fully vaccinated against COVID-19 as a condition of employment and required to provide evidence of 
vaccination status prior to commencement and at any time during employment on request. 
 
OFFICIAL 
In  time,  rapid  testing  for  COVID-19  may  become  a  standard  control  option.    Once  this  becomes 
available, and following consultation with employees, the Controls policy will be updated accordingly 
THE 
if rapid testing is to be applied. 
 
8.  Recognised COVID-19 Vaccinations 
 
UNDER 
The accepted vaccinations will be the Pfizer COVID-19 vaccine and/or any other vaccination or booster 
vaccination that may subsequently be supported and approved by the Ministry of Health New Zealand. 
This means that type and vaccination frequency requirements or limits may change from time to time 
in accordance with relevant updates and guidelines from the Ministry of Health. 
 
 
RELEASED 
 
 
 
6 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
Questions and Answers  
ACT
Outlined below are questions that you may have, and we have answered these based on the 
proposed draft COVID-19 Controls Policy. 
 
1.  Who do I talk to if I have underlying medical conditions and cannot have the vaccine? 
 
If you believe you should receive an exemption from receiving the vaccine, you will need to consult 
your doctor in the first instance for medical advice on the vaccine.  
 
INFORMATION 
If are seeking or you have a temporary medical exemption (from the Director General of Health) Stats 
NZ will work with you to explore alternative ways of working to keep yourself and others safe. 
  
2.  Is this new policy legal consistent with Stats obligations as a good employer? 
OFFICIAL 
 
This policy has been developed on the back of our Risk Assessment COVID-19 Vaccinations taking 
into account our role as a good employer in prot
THE ecting the safety of employees and considering New 
Zealand law.  We are following advice from both Worksafe (re H&S) and MBIE (re obligations of 
employers). 
 
UNDER 
3.  Does this new policy infringe on my human rights and my right of choice? 
 
Advice from the Human Rights Commission’s is that “The Government measures to combat COVID-19 
are extraordinary and place significant restrictions on New Zealanders’ human rights. Even during a 
pandemic, everyone has human rights and freedoms under the New Zealand Bill of Rights Act and the 
Human Rights Act. However, there are times when limiting these rights and freedoms can be justified 
RELEASED 
under section 5 of the New Zealand Bill of Rights Act”.   
 
Please  follow  this  link  to  the  New  Zealand  Human  Rights  website  where  you  can  find  further 
information. 
 
4.  How can I prove that I have been vaccinated? 
 
You will be required to provide satisfactory proof of your vaccination status in order to establish that 
you can perform your role or the activities safely.  
  
It is likely that your My Vaccine Pass will be sufficient evidence that you are vaccinated  
  
Stats NZ will update all staff regarding the internal process for providing proof of vaccination and we 
will  continue  to  monitor  and  take  the  government’s  advice  on how  proof  may  be  received. Stats 
NZ will provide all staff with support to ensure they are able to confirm their vaccination status.  
 
5.  Will I have to get a booster shot if they become available? 
 
As vaccine booster shots become available and are encouraged or required by the government, the 
existing requirement for roles or activities to be performed by a fully vaccinated worker are likely to 
7 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
be extended so that these roles or activities must be performed by workers who have received 
booster shots in line with government advice or requirements. 
 
ACT
6.  Will my vaccination information be stored in my personnel file? 
 
Stats  NZ  will  request  information  from  employees  regarding  their  vaccination  status  to  assist  in 
complying with its obligations under the HSWA and so it can respond appropriately to the risks COVID-
19 brings to the workplace, including to assess whether staff can be safely deployed. If a staff member 
chooses  not  to advise  Stats NZ  of their vaccination status,  Stats NZ may  assume  that they are not 
vaccinated.  
INFORMATION 
 
Where Stats NZ seeks or retains information regarding staff member’s vaccination status, it will deal 
with this information in accordance with the Privacy Act 2020, including by keeping this information 
secure within Stats NZ payroll system and only accessed by leaders and Corporate Services 
employees with there is an appropriate business need.  Employees are entitled to request access to, 
OFFICIAL 
and correction of, any personal vaccination-related or COVID-19 testing-related information held by 
Stats NZ that is about and/or identifies them. 
THE 
 
7.  Will new staff members in relevant roles have to be vaccinated? 
 
New  employees  who  are  undertaking  these  activities  will  be  required  to  provide  evidence  of 
UNDER 
vaccination for COVID-19 as a condition of employment and a qualification for employment. Stats NZ 
considers it necessary that relevant roles are filled by workers who are vaccinated for health and safety 
reasons. 
 
8.  What happens if I am not vaccinated or have not confirmed my vaccination status by the 
RELEASED 
date Stats indicates you must be vaccinated to attend the office or events? 
 
Once this consultation period has concluded and the decisions have been published, depending on 
the outcomes, we will set out a date that employees must be fully vaccinated to attend the offices 
and indoor/outdoor events.  We expect to communicate the final decision in mid-February and that 
the date that Stats employees must be fully vaccinated to enter Stats offices at any location is likely 
to be 1 March 2022.   
 
Employees  who  are  not  vaccinated  or  have  not  provided  proof  of  vaccination  at  this  date  will  be 
required to work from home.  We will then work with these employees on a case-by-case basis to 
understand the impact it has on them and Stats NZ.  Depending on the employee’s role and the nature 
of the role and the work undertaken Stats will work with the employee to understand whether there 
is the ability for them to work from home to meet the requirements of their role.  It is likely that there 
will be some roles that are unable to work from home 100% of the time given their responsibilities, 
for example, roles that have people leader responsibilities or have tasks in their role that require them 
to meet in person with other employees or external parties.  For these types of roles Stats will look at 
whether there are alternative redeployment options such as a change in duties or redeployment for 
an employee.   
 
In good faith, we will ensure that employees have opportunities to respond to any changes in their 
employment  and  Stats  will  take  into  account  any  feedback  before  making  a  final  decision  on  an 
8 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
employee’s employment.  Stats NZ’s priority is to retain people and accommodate them where we 
can.  If we are unable to find a solution with an employee, we may need to consider termination of 
employment.  This would only be considered after a fair consultation process and other options had 
ACT
been exhausted. 
 
9.  If I decided not to get vaccinated and my employment was terminated, would I get 
redundancy? 
 
No, redundancy is not available in this context.  Any decision to terminate employment will be on 
notice (or on payment in lieu of notice at Stats NZ election). 
INFORMATION 
 
10. Will my vaccination status be made public to others? 
 
As a part of this consultation, we will be asking employees to declare their vaccination status to assist 
OFFICIAL 
us in complying with our health and safety obligations. We will not be actively sharing individual staff 
members’ personal information publicly nor if asked by members of the public.  Individuals are still 
THE 
free to choose to mention their vaccination status with others if they so wish. However, anyone with 
knowledge of our policies will be able to assume correctly that staff performing certain roles and/or 
working in certain locations are vaccinated.  
UNDER 
 
11. Have the PSA and PSC been consulted on this? 
 
The  Public  Service  Commission  (PSC)  has  provided  regular  guidance  and  direction  on  COVID-19 
Vaccination 
and Stats NZ is taking steps based on this.   
 
RELEASED 
The Public Service Association (PSA) support vaccination and we will be working through delegates to 
consult on this policy and risk assessment.   
 
12. I’m still hesitant about getting the vaccination. Who can I talk to or where can I go for 
factual information?  
 
We recommend you visit the Ministry of Health’s COVID-19 vaccine website where they offer 
reliable data and information on the vaccine and its safety. We also recommend you raise your 
concerns with your GP who can help you address your concerns.  
 
13. I have been on leave and missed the consultation period, how can I have my say? 
 
The consultation pack sets out key dates. A decision is not due to be announced until 11 February. If 
you have missed the consultation period, please speak to your People Leader as soon as possible. 
 
14. I sometimes work in the field but normally in an office, do I need to be vaccinated? 
 
Yes, anyone who works with Field Collections and Census is required to be fully vaccinated to 
undertake duties in the field. This policy is in place now. 
 
9 | P a g e  
 


Consultation Document  
 
 
15. Why has Stats NZ not spoken to Staff earlier about vaccination status in the workplace? 
 
We have been focusing on those staff who work most closely with the public (Field Collections and 
ACT
Census) to ensure their safety and are now turning our attention to the rest of the Stats team to 
ensure the safety of all our staff. 
 
 

 
 
 
INFORMATION 
 
 
 
 
OFFICIAL 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
10 | P a g e  
 

















Draft Risk Assessment Summary 
 
This risk assessment is based on work activities undertaken by Stats NZ office based employees that may 
present a higher transmission and/or contraction of COVID-19. 
ACT
 
We aim to minimise the exposure of a Stats NZ worker to COVID-19 and reduce potential wider transmission 
throughout the organisation. 
 
Risk Assessment Methodology 
 
We use the below risk matrix with definitions that explain likelihood and severity. A rating is given based on 
INFORMATION 
the association of likelihood and severity. 
 
Consequence
  Likelihood
The risk consequence will occur in 
OFFICIAL 
  most circumstances. 80-100% 
Medium 5 
High 10 
High 15 
Very High 20 
Very High 25 
expectation in the next 12 months
The risk consequence will probably 
  occur. 50-80% expectation in the 
Low 4
Medium 8 
High 12 
High 16
Very High 20 
THE 
next 12 months
The risk consequence is likely to 
occur. 30-50 % expectation in the 

Low 3 
Medium 6
Medium 9 
High 12 
High 15 
  next 12 months
The risk consequence may occur at 
some time. 5-30% expectation in 

Very Low 2 
Low 4
Medium 6
Medium 8 
High 10
UNDER 
  the next 12 months
The risk consequence will only be 
realized in exceptional 

Very Low 1
Very Low 2 
Low 3
Low 4
Medium 5
circumstances
 
Management oversight 
Management effort would 
Would require 
Management oversight  would be required to ensure  be required to prevent the  Significant senior 
extensive senior 
might be required to 
effectiveness and efficiency  situation from intensifying.  management attention management attention 
Definitions
 
ensure day to day, 
is maintained.  Changes to 
Changes to operating 
would be required to  and diversion of 
routine operations are  operating procedures may 
procedures would be 
recover from the risk  resources to recover 
not disrupted.
need to be considered
required.
event.
from the risk event.  
 
RELEASED 
 
Definition of frequent activity “something that happens often or keeps happening”. 
 
Tasks within office roles have been categorised into five “risk contexts”. Each context requires a separate 
risk assessment. 
 
1. 
Frequent contact with customers, visitors or contractors at Stats NZ offices 
Risk Context
: Stats NZ workers in close proximity to unknown contacts, external to the organisation, 
in the office environment. 
 
2. 
Attending indoor events (i.e. community events, external meetings, training, conferences) 
Risk Context:
 Workers that are required to attend indoor events as part of their frequent work duties. 
There is potential to be exposed to multiple contacts. There are challenges in maintaining distance 
and natural ventilation is limited. 
 
3. 
Attending outdoor events (i.e. community engagement, community events) 
Risk Context
:  Workers that are required to attend regular outdoor events as part of their frequent 
work activities. There is potential to be exposed to multiple contacts however distancing and natural 
ventilation is achievable. 
 
 
 
1 | P a g e  
 


 
4.  
Frequent visits to multiple stats offices (Wellington, Christchurch, Auckland) 
Risk context: 
Workers that have frequent regional travel requirements and use public transport and 
overnight  accommodation.  Unknown  contacts  could  result  in  transmission  between  the  Stats  NZ 
ACT
Offices and into the wider community. 
 
5. 
Work at a Stats NZ Offices in close contact with other workers (Wellington, Christchurch, Auckland) 
Risk context: 
Vulnerable (health compromised, unvaccinated, aged) Stats NZ workers working in the 
office environment have a higher tendency to be infected with COVID-19 (Ministry of Health). 
 
For each risk assessment, we firstly assess risk without any controls in place. This is called assessing inherent 
risk. 
Secondly, we assess risk with controls in place. This is called assessing residual risk. 
INFORMATION 
 
If the residual risk rating is still high after controls are put in place, we cannot responsibly  conduct these 
activities, so we must consider more controls to reduce the risk. 
 
In all five risk assessments, the vaccination proposes a significant control to reduce the risk of transmission. 
OFFICIAL 
We rely on the integrity of the information supplied by the Ministry of Health (MOH) for the decision making. 
We are obligated to follow the guidelines and information provided to us by the MOH. 
 
THE 
Five Risk Contexts 
 
1. 

Frequent contact with customers, visitors and contractors at Stats NZ offices 
UNDER 
Risk Context:  Workers  in close proximity to unknown contacts, external to the organisation, in the 
office environment. 
 
Inherent risk (before controls) 

RELEASED 
 
Consequence: severe 
By definition,
 the consequence “would require extensive senior management attention and diversion 
of resources to recover from the risk event
.”  
 
This is based on the assumption that:  
• 
Workers can become infected by external persons and spread the virus to other Stats NZ 
workers or into the wider community. 
• 
The Delta variant has a more severe impact on an individual’s health.  
• 
The vulnerability of possible contacts could be unknown. 
 
2 | P a g e  
 


Likelihood: likely 
By  definition,
  the  risk  consequence  “will  probably  occur  with  50-80%  expectation  in  the  next  12 
months”
.  
This is based on the assumption that: 
ACT
• 
Delta has a significant viral load that expediates transmission of Covid 19.  
• 
Interactions are brief but they are frequent.  
• 
The reception environment is under Stats NZ control and has existing visitor management 
in place. These contain and manage visitor traffic.   
 
As a result, the risk rating of Very High 20 
 
 
Very high 20 
INFORMATION 
 
Residual risk (after controls) 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
Consequence: SEVERE moves to MAJOR 
The Ministry of Health advises that vaccination reduces the impact on personal health for those that 
are vaccinated and reduces transmission rates, which could impact the wider community.  
RELEASED 
By definition, “significant senior management  attention would be required to recover from the  risk 
event”. 

 
Likelihood: LIKELY moves to UNLIKELY 
After the below controls are put in place: 
•  Masks 
•  Hygiene Practices 
•  Distancing 
•  QR codes  
•  Monitoring of controls 
•  Vaccination 
•  Signage 
•  Traffic Light Framework 
•  Covid 19 Stats NZ Protection Framework 
 
By definition, “the risk consequence may occur at some time with a 5-30% expectation in the next 12 
months
”. 
The residual risk rating is Medium 8    
 
 
      Medium 8 
 
 
3 | P a g e  
 


2. 
Attending indoor community events 
Risk Context: Workers that are required to attend indoor events as part of their frequent work duties. 
There is potential to be exposed to multiple contacts. There are challenges in maintaining distance and 
natural ventilation is limited. 
ACT
 
Inherent risk rating (before controls) 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
 
Consequence: severe 
UNDER 
By definition, the consequence “would require extensive senior management attention and diversion 
of resources to recover from the risk event.”  
 
This is based on the assumption that: 
•  Workers can become infected by external persons and spread the virus to other Stats NZ 
workers or into the wider community. 
• RELEASED 
  The Delta variant has a more severe impact on an individual’s health.  
•  The vulnerability of possible contacts could be unknown. 
 
Likelihood:
 almost certain 
By definition, the risk consequence “will occur in most circumstances with 80%-100% expectation in 
the next 12 months”.
 
 
This is based on the assumption that: 
•  Indoor environment that generates high number of possible primary and secondary contacts 
in proximity.  
•  There are limitations to natural ventilation.   
•  If a worker attends frequent external events, as a work activity, it increases the potential to 
be exposed to the virus.  
•  The vaccination status of possible contacts could be unknown. 
 
The inherent risk rating is Very High 25   
 

 
Very High 25 
 
 
 
4 | P a g e  
 


Residual risk (after controls) 
ACT
INFORMATION 
OFFICIAL 
 
Consequence: SEVERE moves to MAJOR 
The Ministry of Health advises that vaccination reduces the impact on personal health for those that 
THE 
are vaccinated and reduces transmission rates, which could impact the wider community.  
By definition, “significant senior management  attention would be required to recover from the risk 
event”. 
 
UNDER 
LikelihoodALMOST CERTAIN moves to UNLIKELY 
After the below controls are put in place: 
•  Hygiene practices 
•  Masks 
•  QR codes 
•  Distancing 
RELEASED 
•  Vaccination 
•  Covid rules of the event venue 
•  Traffic Light Framework 
By definition, “the risk consequence may occur at some time with a 5-30% expectation in the next 12 
months”
  
The residual risk rating is Medium 8 
 
Medium 8 
 
 
3. 
Attending outdoor community events 
Risk  Context:  Workers  that  are  required  to  attend  outdoor  events  as  part  of  their  frequent  work 
activities.  There  is  potential  to  be  exposed  to  multiple  contacts  however  distancing  and  natural 
ventilation is achievable. 
 
 
5 | P a g e  
 



Inherent risk (before controls) 
ACT
INFORMATION 
 
Consequence: SEVERE 
OFFICIAL 
By definition, the consequence “would require extensive senior management attention and diversion 
of resources to recover from the risk event
.”  
THE 
This is based on the assumption that:  
•  Workers can become infected by external persons and spread the virus to other Stats NZ 
workers or into the wider community. 
•  The Delta variant has a more severe impact on an individual’s health. 
UNDER 
•  The vulnerability of contacts could be unknown 
 
Likelihood: POSSIBLE 
By definition,
 the risk consequence “is likely to occur with a 30-50% expectation in the next 12 months”  
This is based on the assumption that: 
•  Delta has a significant viral load that expediates transmission of Covid 19. 
RELEASED 
•  Potential opportunities for transmission if in close proximity.  
•  The vaccination status could be unknown. 
The inherent risk is rated at High 15 
 
High 15 
Residual risk (after controls) 
 
Consequence: SEVERE moves to MAJOR 
6 | P a g e  
 


The Ministry of Health advises that vaccination reduces the impact on personal health for those that 
are vaccinated and reduces transmission rates, which could impact the wider community.  
By definition, “significant  senior management attention would be required to recover from the risk 
event”. 
 
ACT
LikelihoodPOSSIBLE moves to RARE 
After the below controls are put in place: 
•  Masks 
•  Hygiene Practices 
•  Distancing when applicable 
•  Vaccination 
•  Covid rules of the event venue 
INFORMATION 
•  Traffic Light Framework 
•  QR codes 
Outdoor events have the extra natural line of defence which is natural ventilation.  
 
By definition, the risk consequence will only be realized in exceptional circumstances. 
OFFICIAL 
 
This results in a residual risk rating of Low 4   
 
THE Low 4 
 
 
4. 
Frequent visits to multiple Stats NZ offices (Wellington, Christchurch, Auckland) 
UNDER 
Risk context: Workers that have frequent regional travel requirements and use public transport and 
overnight  accommodation.  Unknown  contacts  could  result  in  transmission  between  the  Stats  NZ 
Offices and into the wider community. 
 
Inherent risk (before controls) 
RELEASED 
 
Consequence: SEVERE 
By definition, the consequence “would require extensive senior management attention and diversion 
of resources to recover from the risk event.”  

This is based on the assumption that:  
•  Workers  can  become  infected  by  unknown  contacts  via  travel  and  accommodation  and 
spread virus to Stats NZ workers from other regions. 
7 | P a g e  
 


•  The Delta variant has a more severe impact on an individual’s health. 
Likelihood: almost certain 
 By definition, “the event of transmission will probably occur with 80%-100% expectation in the next 
ACT
12 months”. 
This is based on the assumption that:  
•  Frequent  movement  between  regions  increases  the  likelihood  of  wider  transmission 
organisationally and in the wider community. 
•  Physical distancing is difficult on route. 
•  Length of time of travel. 
•  Delta has a significant viral load that expediates transmission of Covid 19. 
INFORMATION 
•  Using accommodation that is frequented by many unknown contacts. 
 
The inherent risk rating is Very High 25    
 
Very High 25 
OFFICIAL 
 
Residual risk (after controls) 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Consequence:  SEVERE moves to MAJOR.  
The Ministry of Health advises that vaccination reduces the impact on personal health for those that 
are vaccinated and reduces transmission rates which would impact the wider community.  
By definition, “significant  senior management attention would be required to recover from the risk 
event”. 
 
Likelihood: ALMOST CERTAIN moves to UNLIKELY 
After the below controls are put in place: 
•  Masks 
•  Hygiene Practices 
•  Distancing when applicable 
•  Vaccination 
•  Follow Covid 19 procedures of public transport and accommodation venues 
•  Traffic Light Framework 
•  QR codes 
•  Covid 19 Stats NZ protection framework 
8 | P a g e  
 


• Organisational travel restrictions and approval
By definition, the risk consequence may occur at some time with a 5-30% expectation in the next 12 
months”.  

ACT
The residual risk rating is MEDIUM 8 
Medium 8 
5.
Work at a Stats NZ Offices in close contact with other workers (Wellington, Christchurch, Auckland)
Risk context: Vulnerable (health compromised, unvaccinated, aged) Stats NZ workers working in the
office environment have a higher tendency to be infected with COVID 19 (MOH).
INFORMATION 
Inherent risk (before controls) 
Consequence: SEVERE 
By definition, the consequence “Would require extensive senior management attention and diversion 
RELEASED UNDER THE OFFICIAL 
of resources to recover from the risk event.”  
This is based on the assumption that: 
• Vulnerable persons are more likely to develop severe reactions to COVID 19 infection.
• Vulnerable  persons  could  include  staff  that  are  aged,  have  health  conditions,  or
unvaccinated.
• The Delta variant has a more severe impact on an individual’s health.
Likelihood: LIKELY 
By definition, “the event of transmission will probably occur with 50%-80% expectation in the next 12 
months”. 

This is based on the assumption that: 
• Indoor environment generates high number of possible contacts in close proximity.
• There are limitations to natural ventilation
• Shared workspaces and surfaces.
• Delta has a significant viral load that expediates transmission of Covid 19.
• Unvaccinated are considered more prone to transmission
The inherent risk rating is Very High 20  
Very High 20 
9 | P a g e


Residual risk (after controls) 
ACT
INFORMATION 
 
Consequence:  SEVERE moves to MAJOR.  
The Ministry of Health advises that vaccination reduces the impact on personal health for those that 
are vaccinated and reduces transmission rates which would impact the wider community.  
OFFICIAL 
By definition, “significant  senior management attention would be required to recover from the risk 
event”. 

THE 
 
Likelihood: LIKELY moves to UNLIKELY 
After the below controls are put in place: 
UNDER 
•  Masks 
•  Hygiene Practices 
•  Distancing  
•  Vaccination 
•  Stats NZ Covid 19 Protection Framework 
RELEASED 
•  Traffic Light Framework 
•  QR codes 
•  Flexible working policies 
By definition, the risk consequence may occur at some time with a 5-30% expectation in the next 12 
months”.  

The residual risk rating is MEDIUM 8     
  
Medium 8 
Recommendations: 
Based  on  the  MOH  assurance  and  guidance,  the  risk  assessment  indicates  that  staff  in  these  roles  that 
conduct these activities, will have greater protection if vaccinated. 
This risk controls are subjected to regular review. 
 
 

 
10 | P a g e  
 

References: 
 

Public Service Workforce Guidance for the Covid 19 Protection framework 
https://www.publicservice.govt.nz/assets/SSC-Site-Assets/Workforce-and-Talent-Management/Public-

ACT
Service-workforce-guidance-for-the-COVID-19-Protection-Framework.pdf 
Beehive:  Press release from Hon Michael Wood, Govt back business to vaccinate workforces. 
https://www.beehive.govt.nz/release/govt-backs-business-vaccinate-workforces  
Business Leaders Health and Safety Forum guidance 
Vaccination Policy Guidance  
INFORMATION 
Government Health & Safety Lead 
https://www.healthandsafety.govt.nz/news-and-events/news/covid-19-novel-coronavirus-agency-
guidance/  

MBIE guidance 
OFFICIAL 
Vaccines and the workplace » Employment New Zealand  
 
THE 
Te Kawa Mataaho (The Public Service Commission) guidance 
Vaccination Roll-Out Guidance  
WorkSafe NZ: How to decide what work requires a vaccinated employee and WorkSafe’s enforcement 
approach. Updated 27 October 2021   
UNDER 
https://www.worksafe.govt.nz/managing-health-and-safety/novel-coronavirus-covid/how-to-decide-what-
work-requires-a-vaccinated-employee/ 

RELEASED 
11 | P a g e  
 

Document Outline