CABINET OFFICE 
17 March 2022 
Chuck Schooner 
fyi-request-18587-91 [email address] 
Ref:  OIA-2021/22-1004 
Tena koe Chuck Schooner 
Official  Information Act request:  PM or Ministers using personal email accounts 
Thank you for your Official Information Act request received on 17 February 2022. You 
requested: 
"Is the Department of Prime Minister and cabinet aware of either the PM or 
Ministers using private emails,  communication devices to conduct official 
government business or communications with entities relating to government 
business. 
What are rules,  procedures,  audits in place to ensure that this is not 
occuring?" 
The  Department  of the  Prime  Minister and  Cabinet  does  not hold  information  on  'the 
Prime  Minister  or  Ministers  using  private  emails,  communication  devices  to  conduct 
official  government  business  or  communications  with  entities  relating  to  government 
business'.  I therefore  decline  this  part  of  your  request  under section  18(g)  of  the  Act 
where the information is not held by the Department. 
There  are  no  specific  rules  prohibiting  the  use  of  personal  email  or  communication 
devices  for  ministerial  correspondence.  Ministers  have  obligations  in  relation  to 
information they create or receive as a Minister that apply re�Iardless of the platform or 
forum used to communicate at any given time, including ensuring information is protected 
from  unauthorised  use and disclosure,  that timely responses can be made to requests 
for access to that information, and that accurate records can be preserved of ministerial 
decision-making. 
Chapter 8 of the Cabinet Manual contains guidance on Ministers' responsibilities around 
official  information  and  management  of  their  records.  Under  paragraph  8.25  of  the 
Cabinet Manual,  Ministers are expected to always be clear about the capacity in which 
they  are  creating  or  using  information.  When creating  or receiving  information  in  their 
official  capacity,  Ministers  must  have  systems  in  place  to  ensure  this  information  is 
managed appropriately. 
4492185 
DEPARTMENT OF THE PRIME MINISTER AND CABINET 
Te Tari o le Pirimia me le Komiti IVlatua 
Parliament 13uildings. Wellington 6011. New Zealand. Telephone: +6-� (-1) 830 5010. 
Email: [email address]  www.dp111c.govt.nz 

---

---