This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Te Urungi Innovating Aotearoa Fund Design Development (MCH)'.





























 
Document 2
 
 
 
 
 
Hon Carmel Sepuloni 
Minister for Arts, Culture and Heritage 
cc 
Rt Hon Jacinda Ardern, Associate Minister for Arts, Culture and Heritage 
Hon Kiri Allan, Associate Minister for Arts, Culture and Heritage  
CULTURE SECTOR INNOVATION FUND  fund outcomes and 
approach to delivery 

Date: 
10 December 2020 
Priority: 
High 
Security 
In Confidence 
Reference: 
BR2020/409 
classification: 
 
Minister 
Action Sought 
Deadline 
Hon Carmel Sepuloni 
Agree to the revised purpose and 
17 December 
Arts, Culture and 
outcomes for the $60 million Innovation 
2020 
Heritage 
Fund 
 
Agree to the delivery approach for the 
 
initial round of the Innovation Fund 
Forward a copy of this briefing to the 
Minister of Finance for approval of the 
financial recommendations 
 
 
Contacts 
Name 
Position 
Contact 
1st Contact 
Polly O’Brien 
Manager, Heritage Policy  
S9(2)(a)
 
Sebastian Clarke 
Senior Advisor, Heritage Policy  S9(2)(a)
 
 
 
Minister’s office to complete  ☐  Approved 
☐  Declined 
 
☐  Noted 
☐  Needs change 
 
☐  Seen 
☐  Overtaken by events 
 
☐  See Minister’s notes 
☐  Withdrawn 
Comments: 
 

 
Purpose 

This briefing seeks your agreement to the revised purpose and outcomes, and 
approach to initial delivery of the $60 million Innovation Fund, to be delivered over 
three years as part of the Arts and Culture COVID Recovery Programme. 
Key Messages 

In September 2020, the previous Minister for Arts, Culture and Heritage agreed 
to high-level policy settings for the Innovation Fund ($60 million over three years) 
[BR2020/346 refers]. It was agreed that: 
·  the purpose of the Innovation Fund is ‘to support cultural projects that enable 
content to be consumed  in new  ways  and/or by new audiences, and which 
are new to Aotearoa New Zealand’ 
·  specific  outcomes  would  sit  under  the  purpose,  and  align  with  goals  of 
supporting  economic  recovery,  a  vibrant  cultural  sector,  and  better  access 
and participation in the cultural sector.  

Following  the  Ministry’s  recent  sector  engagement  and  further  policy  work, 
officials have refined the fund purpose and outcomes. This will support potential 
applicants to have a clear understanding of the fund.  

The refined purpose for the Innovation Fund is to support innovative projects that 
improve the sustainability and resilience of the cultural sector. 

The refined outcomes for the Innovation Fund are: 
·  sector sustainability and resilience is improved 
·  there are more commercial opportunities available for the cultural sector 
·  access and participation is improved. 

The  Ministry  has  developed  a  proposed  approach  to  the  initial  delivery  of  the 
Innovation Fund. The approach involves: 
·  an initial first round (with an anticipated opening by April 2021) with a ‘Culture 
Sector Challenge’  to bring  together people  from  the  sector,  entrepreneurs, 
experts, Māori and Pasifika and investors to solve the challenges the sector 
is facing 
·  the ‘Cultural Sector Challenge’ running in up to eight regions over a two-month 
period 
·  phasing the opening of the fund to occur after the opening of other Cultural 
Sector  Regeneration  Fund’s  (Capability  and  CARE),  to  ensure  the  cultural 
sector is not having to apply for multiple funds at the same time 
·  providing wrap-around innovation support (such as facilitation, expert advice 
on issues such as protecting intellectual property, coaching and mentoring) to 
support applicants to achieve fund outcomes 

·  assessing the experience of the first round and making any refinements to the 
delivery approach for future funding rounds. 

Support  for  mātauranga  Māori  is  embedded  in  all  three  outcomes  of  the 
Innovation  Fund.  To  ensure  the  proposed  delivery  approach  is  appropriate  for 
Māori applicants, the Ministry will be further engaging with Māori in January 2021, 
before any detailed design is finalised and communicated to the public. This will 
be an opportunity to work on the detailed delivery approach for the fund to ensure 
it meets expectations and needs of iwi/Māori applicants, and to report back to you 
by  March  2021  on  any  proposed  changes  to  the  delivery  approach  (including 
establishing an alternative process for mātauranga Māori innovation if relevant).  

Officials  consider  that  the  wrap-around  innovation  support  will  be  essential  to 
ensuring the outcomes of the Innovation Fund can be achieved. This was also 
the  message  that  the  Ministry  received  during  our  sector  engagement.  The 
Ministry does not currently have the capability to provide these services and is 
therefore  proposing  that  we  purchase  the  required  wrap-around  innovation 
support from an experienced third party that has relevant innovation expertise.  
Recommendations 

The Ministry for Culture and Heritage recommends that you: 

Note the purpose and high-level policy settings agreed for the 
YES / NO 
Innovation Fund by the previous Minister for Arts, Culture and 
 
Heritage 
 
 


Note the Ministry has engaged with the cultural sector on the 
YES / NO 
previously agreed high-level policy settings for the Innovation 
Fund 

Agree  to  the  revised  purpose  for  the  Innovation  Fund:  To 
YES / NO 
support innovative projects that improve the sustainability and 
 
resilience of the cultural sector 
 
 


Agree  to  the  following  revised  outcomes  for  the  Innovation 
YES / NO 
Fund: 
a)  Sector sustainability and resilience is improved 
b)  There are more commercial opportunities available for the 
cultural sector 
c)  Access and participation is improved 

Agree  that  the  preservation,  retention  and  transmission  of 
YES / NO 
mātauranga Māori will be provided for across all the outcomes   

Agree  to  the  delivery  approach  for  the  first  round  of  the 
YES / NO 
Innovation Fund, which includes a ‘Cultural Sector Challenge’   
providing a coordinated and cross sector support mechanism   
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

to  select  and  progress  ideas  and  projects  to  implementation   
and to commercial opportunities 
YES / NO 
 

Note  the ‘Cultural Sector Challenge’ will be run  across  up to 
 
eight regions from April to June 2021 and officials will refine the   
delivery where there are opportunities to improve delivery 
YES / NO 
 

Agree that 10% of the fund ($6.0M over three years) be used 
 
to  deliver the  required  wrap-around  innovation  support  (such 
 
as  facilitation,  expert  advice,  coaching  and  mentoring)  to 
 
participants 
YES / NO 
 

Note that if you agree for the Ministry to use 10% of the fund to 
 
deliver  the  required  wrap-around  innovation  support,  we  will 
procure these services from third parties that have the relevant 
 
innovation expertise 
YES / NO 
 
10 
Note  the  Ministry  will  continue  to  investigate  innovation  best 
 
practice delivery options for the Innovation Fund 
YES / NO 
 
11 
Note  the  Ministry  will  work  with  your  office  to  confirm  your 
preference for any public announcements about the launch of 
 
the Innovation Fund 
YES / NO 
12 
Forward a copy of this briefing to the Minister of Finance for 
approval of the financial recommendations 
 
 
Financial recommendations for Joint Ministers 
MINISTER
MINISTER
 
 
FOR
OF
 ACH 
 
FINANCE 
 
13 
Approve the following fiscally neutral adjustment 
YES / NO 
YES / NO 
to provide for the decision in recommendation 8 
above, with no impact on the operating balance 
and net Core Crown debt: 
 
$m – increase/(decrease) 
Vote Arts, Culture and 
2020/21 
2021/22 
2022/23   2023/24 
2024/25 & 
Heritage 
Outyears 
Minister for Arts, Culture and 
Heritage
 
Non-Departmental Other 
Expense: 
COVID-19: Culture sector 
(2.000) 
(2.000) 
(2.000) 


Response and Recovery  
 
Departmental Output Expense: 
Heritage Services 
2.000 
2.000 
2.000 


(funded by revenue Crown) 
 
 
 
 
 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 


 
 
14 
Note  that  expenditure  in  2020/21  is  a 
 
 
conservative  estimate  and  given  the  timing  of 
 
 
funding rounds and associated support may fall 
YES / NO 
YES / NO 
in 2021/22.  
 
 
 
 
15 
Agree  that  any  amounts  that  are  unspent  in 
 
 
2020/21  above  remain  available  for  transfer  to 
 
 
2021/22, subject to confirmation by the Minister 
YES / NO 
YES / NO 
of Finance and the Minister of Arts, Culture and 
 
 
Heritage. 
 
 
 
 
16 
Agree 
that 
the 
proposed 
change 
to 
 
 
appropriations for 2020/21 above be included in 
 
 
the 2020/21 Supplementary Estimates and that, 
YES / NO 
YES / NO 
in  the  interim,  the  increase  be  met  by  Imprest 
 
Supply. 
 
 
Anna Butler 
Hon Carmel Sepuloni 
Deputy Chief Executive,  
Minister for Arts, Culture and Heritage 
Te Aka  
 
 
 
 
 
 
 
______ / ______ / 2020 
 
 
 
Hon Grant Robertson  
Minister of Finance 
 
 
______ / ______ / 2020 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

The  Innovation  Fund  is  an  essential  component  of  the  Ministry’s 
support for the cultural sector to recover from COVID-19 
10 
On 11  May 2020,  Cabinet approved  the Cultural  Sector Regeneration  Fund. It 
comprises three funds (Capability, CARE, and Innovation), which provide a range 
of support for the cultural sector to recover from the impact of COVID-19. 
11 
The Innovation Fund provides $60 million of contestable funding over three years 
including  $3  million  minimum  towards  mātauranga  Māori  projects.  On  20 
September 2020, the previous Minister for Arts, Culture and Heritage agreed to 
high-level settings for the fund [BR2020/346 refers].  
12 
The  Innovation  Fund  is  an  essential  component  of  the  Cultural  Sector 
Regeneration  Fund.  It  provides  significant  funding  for  the  cultural  sector  to 
respond to strategic sector issues, including the: 
·  significant sector reliance on government grant and philanthropic funding, and 
overall vulnerability of the sector to economic shocks, as many of the existing 
jobs are low wage and reliant on unstable funding sources1 
·  limited  commercialisation  of  sector  offerings,  and  little  available  support  to 
explore commercial opportunities 
·  known gaps in access and participation for New Zealanders to engage with 
culture and heritage2 
·  known risks for the preservation, retention, and transmission of arts, culture 
and heritage mātauranga Māori3, which have been exacerbated by COVID-19. 
13 
Existing funding for the cultural sector is limited and is generally allocated for the 
delivery  of  specific,  narrow  outputs.  This  means  that  currently  there  is  little 
support for the cultural sector to undertake strategic and innovative measures to 
address known sector challenges. 
14 
Addressing  these  issues  through  the  Innovation  Fund  will  enable  creative, 
collaborative, and sector-led solutions to be developed.  
A clear purpose and set of outcomes will ensure the objectives of 
the Innovation Fund are well-understood 

15 
In September 2020, the Ministry conducted a targeted round of engagement with 
its funded agencies and the wider cultural sector, including focused sessions with 
Māori cultural practitioners, to test the high-level policy settings and to inform the 
                                            
1 CNZ’s 2019 sector survey ‘A Profile of Creative Professionals’ found that creative professionals earn 
$35,800 per annum on average compared to $51,800 across the economy as a whole. 
2 There is a strong body of evidence of overseas evidence which shows that people from low socio-
economic groups are less likely to participate in cultural activities eg, Coulter, R, Patterns of Social 
Inequality in Arts and Cultural Participation, 2020.  The Museums Aotearoa 2020 National visitor 
survey showed that 88% of visitors to museums and galleries were New Zealand European.  All other 
ethnic groups in New Zealand visited at rates well below their representation in the population.   
National Marae Survey (Te Puni Kokiri, 2009); He Rangahau I te Ora o nga Toi Tuku Iho  An 
investigation into the health of Maori Heritage Arts
 (kowhai Consulting, 2009)  
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

detailed  design  and  delivery  of  the  three  funds  within  the  Cultural  Sector 
Regeneration Fund. A summary report on this engagement has been provided to 
your office [BR2020/397 refers]. 
16 
Following the engagement, officials have refined the purpose and outcomes of 
the Innovation Fund to improve their clarity for potential fund applicants. 
Fund purpose 
17 
The fund purpose has  been amended to capture  the breadth of the  innovative 
projects that the fund aims to support. The previously agreed purpose was:  To 
support cultural, artistic and heritage projects that enable content to be consumed 
in  new  ways  and/or  by  new  audiences,  and  which  are  new  to  Aotearoa  New 

Zealand’ 
18 
The purpose has now been simplified, and is expressed as:  
·  Purpose:  To  support  innovative  projects  that  improve  the  sustainability  and 
resilience of the cultural sector. 
19 
The refinements to the purpose reflect that the Innovation Fund is not only about 
the way cultural content is consumed, it is equally about the production of new 
content, different ways of operating, cross sector partnerships and new ways to 
add value to the sector and wider economy. The overall purpose of the Innovation 
Fund is for a more resilient sector that is self-sustainable, and this is now better 
expressed in the refined purpose.    
Fund outcomes 
20 
Officials  have  refined  the  outcomes  based  on  recent  engagement  and  further 
policy  work.  While  the  intent  in  the  seven  previously  agreed  outcomes4  is  still 
supported  and  retained,  the  Ministry  has  consolidated  them  into  the  following 
three outcomes: 
·  Sector sustainability and resilience is improved 
·  There are more commercial opportunities available for the cultural sector 
·  Access and participation is improved. 
                                            
4 The seven previously agreed outcomes for the Innovation Fund are 1) partnerships, both within and 
outside the sector, including with other parts of Government, the private sector and with Māori, Pasifika 
and other underserved communities, 2) idea and knowledge sharing within and beyond the sector, 3) 
sector  organisations  generating  co-investment  from  the  private  sector,  4)  create  new  and  diverse 
employment  and  skill  development  opportunities  in  the  short  to  medium-term,  5)  support  broader 
access,  participation,  and  new  ways  to  experience  the  arts,  particularly  for  groups  where  there  are 
consumer barriers that innovative technology approaches could address (e.g. people with  disabilities), 
6)  enable  increased  longer-term  business  model  resilience  for  organisations  in  the  sector,  include 
increased wages, more sustainable employment opportunities and an ability to build financial buffers for 
future  economic  shocks,  and  7)  support  the  development  of  commercially  viable  products,  including 
digital products for export and reach global markets online. 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

21 
Sector  sustainability  and  resilience  is  improved:  Currently,  employment  in  the 
cultural  sector  is  largely  dominated  by  short-term  employment  and  small 
contracting  opportunities.  Creative  New  Zealand’s  2019  profile  of  creative 
professionals  showed  more  than  a  third  of  creatives  surveyed  were  finding  it 
‘difficult’ or ‘very difficult’ to have a sustainable career as a creative. The sector 
also relies heavily on a range of grant and philanthropic funding.  
22 
Additionally, there are significant opportunities to improve sustainability for arts, 
culture and heritage mātauranga Māori. COVID-19 has highlighted that the Māori 
cultural ecosystem, already under pressure, is at further risk.  
23 
Key areas of known risk to mātauranga Māori, identified by the Ministry, Te Puni 
Kōkiri,  and  Creative  New  Zealand  include  the  small  numbers  of  mātauranga 
Māori  knowledge  holders  and  practitioners  (and  lack  of  career  and  training 
pathways  for  their  successors),  the  high  demand  from  iwi,  hapū  and  Māori 
communities  to  access  knowledge  holders,  and  heritage  and  artform 
practitioners, the lack of support for practitioners to practise their artform/heritage 
mātauranga and transfer their knowledge, and the need to capture mātauranga 
Māori in culturally appropriate ways (including digitally) so it can be protected for 
future generations.  
24 
This outcome will support projects that: 
·  encourage  the  exploration  of  new  revenue  streams,  co-investment 
opportunities from the private and philanthropic sector 
·  test new and diverse employment opportunities and business models within 
the sector and across other sectors 
·  develop new ideas and knowledge to foster an ongoing culture of innovation 
in the cultural sector 
·  support the preservation, retention, and transmission of mātauranga Māori. 
25 
There  are  more  commercial  opportunities  available  for  the  cultural  sector: 
Currently, there are few funding opportunities within the cultural sector to support 
commercialisation  of  products,  including  for  export.  Existing  opportunities  are 
most  accessible  to  larger  companies  that  already  have  the  infrastructure, 
capability and capacity to evaluate and invest. Many small cultural organisations, 
especially outside of metropolitan centres, do not have the support and expertise 
required to explore and evaluate commercial opportunities.  
26 
The  Ministry  is  also  aware  that  the  sector  would  like  more  opportunities  to 
collaborate (as opposed to compete against each other) and partner with other 
sectors, such as science and technology.  
27 
This outcome is also well-placed to respond to the known needs to record and 
document mātauranga Māori in culturally appropriate ways (including digitally) so 
it can be protected for future generations, and used in ways that fulfil aspirations 
for Māori. We will also include discussion on how to best ensure Māori intellectual 
property  is  protected  and  not  used  inappropriately,  in  our  January  2021 
engagement on the innovation fund detailed design.   
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

28 
This outcome will support projects that: 
·  have  a  clear  path  to  achieve  commercial  success,  including  through  the 
development of new exports 
·  explore and identify other funding streams that are sustainable and enduring 
·  create innovative opportunities for Māori to fulfil their cultural aspirations. 
29 
Access and participation is improved: Currently, access and participation in the 
cultural  sector  is  uneven,  both  across  regions  and  different  demographics. 
Regions such as Northland, Coromandel, West Coast and Southland are known 
to  be  under  resourced  and  lack  stability  of  funding.  There  is  also  a  lack  of 
adequate  representation  of  Māori,  Pacific,  and  Asian  arts  organisations  within 
Creative New Zealand’s investment clients5 (who receive multi-year funding), and 
this has resulted in representatives of  some these ethnic groups describing the 
cultural sector as not wholly inclusive.  
30 
There  are  also  opportunities  to  improve  the  access  for  iwi,  hapū  and  Māori 
communities  to  connect  to  taonga  and  holders  of  mātauranga  Māori.  This 
outcome aims to increase the demand for services by improving accessibility and 
opportunities to participate. 
31 
This outcome will support projects that: 
·  create new and innovative ways for people to create, deliver or consume an 
expanded range of existing or new cultural products and taonga 
·  remove  or  reduce barriers that  reduce opportunities for  particular people or 
communities,  including  people  with  disabilities,  or  underserved  or  isolated 
communities 
·  provide new ways of reaching new audiences or better connecting the sector 
through digital technology. 
32 
Applicants to the Innovation Fund will be required to identify how their proposal 
will  benefit  at  least  one  outcome.  It  is  likely  that  some  applications  will  benefit 
multiple outcomes.  
33 
Support  for  mātauranga  Māori  is  embedded  in  all  three  outcomes  of  the 
Innovation Fund. To ensure this approach is appropriate for Māori applicants, the 
Ministry  will  be  further  engaging  with  Māori  in  January  2021.  This  will  be  an 
opportunity  to  work  on  the  detailed  design  of  the  fund  to  ensure  it  meets 
expectations  and  needs  of  iwi/Māori  applicants,  and  to  make  any  changes 
(including establishing an alternative process for mātauranga Māori innovation) 
to the delivery approach.  
The initial delivery approach includes a ‘Cultural Sector Challenge’ 
34 
The  level  of  innovation  funds  available  and  innovation  expertise  varies 
significantly  across  sectors.  For  example,  the  science  and  technology  sectors 
                                            
5 Of CNZ’s investment clients seven out of 86 are Māori and five are Pasifika. Only one Māori client 
and no Pasifika clients are based outside Auckland and Wellington. 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 

 

have received significant investment for innovation and have greater experience 
in running and participating in innovation initiatives.  
35 
The  cultural  sector  has  limited  opportunity  to  access  dedicated  innovation 
funding.  To  date  innovation  funding  has  been  small,  irregular  and  with  limited 
reach, especially among Māori, Pasifika, and in the regions [BR2020/346 refers]. 
36 
Innovation requires thinking beyond the traditional structures and forms, and it is 
particularly  successful  when  different  perspectives,  skills,  interests  and 
experiences are brought in together to work in partnership. 
37 
For  example,  in  the  technology  sector  this  is  achieved through  ‘challenges’  or 
hackathons,  which  are  short,  collaborative  events  where  developers,  business 
owners, creative thinkers and subject matter experts are brought together to work 
on solutions  to certain problems  and/or opportunities, which  are  defined  in  the 
challenge.  
38 
Currently  many  companies  and  government  entities  drive  innovation  through 
these  kinds  of  challenge  events.  Ideas  derived  from  challenges  have  helped 
deliver innovative products, better customer experience, and greater revenue.  
39 
Advantages of these ‘challenge’ style events include: 
·  the  ability  to  bring  together  a  large  number  of participants,  and  promote  a 
collaborative approach to innovation development 
·  the inclusive opportunities they facilitate, that allow participation  
·  shorter, more agile innovation cycles that reduce overall risk  
·  opportunities for participants to develop a learning and innovation network (an 
innovation ecosystem) for future ideas and proposals, even if specific ideas 
are not progressed. 
40 
Officials propose to use this approach for the initial round of the Innovation Fund, 
through a ‘Cultural Sector Challenge’. 
High-level overview of the proposed delivery approach for the initial 
round 

41 
The following section provides the high-level overview of the proposed delivery 
approach for the initial round of the Innovation Fund. The Ministry will continue to 
develop the detailed delivery approach. This will include further engagement with 
Māori on how best to support mātauranga Māori innovation. 
42 
Appendix 1 provides a high-level overview of the proposed delivery approach for 
the initial round of the Innovation Fund. 
 
 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 
10 
 

Initial round: the ‘Cultural Sector Challenge’ 
43 
For the first round of delivery, anticipated to start in April 2021, officials propose 
a  ‘Cultural  Sector  Challenge’  to  bring  together  people  from  the  sector, 
entrepreneurs, experts, Māori and Pasifika and investors to address the issues 
the sector is facing, which may include: 
·  making the sector more sustainable and resilient 
·  creating more commercial opportunities 
·  improving access and participation. 
44 
The challenges will be also be defined and presented with a Te Ao Māori lens to 
ensure tiaki (to care for), maioha (to have regard for) and manako (wish/desire) 
aspects are built into the challenges. 
Two-day rapid design process 
45 
New  ideas,  opportunities  and  potential  solutions  to  the  challenges  will  be 
encouraged from participants within the cultural sector, entrepreneurs and from 
other sectors such as technology, science, health and social.  
46 
Māori-centred processes and approaches, such as those developed by Kōkiri6, 
will complement and be integrated into the end-to-end process. 
47 
Over the two days, participants with the support from experts in innovation will 
evaluate, refine and develop ideas into proposals through a ‘rapid design’ cycle. 
Panel evaluation 
48 
Expert  panels  brought  together  by  the  Ministry  will  evaluate  and  provide  the 
adequate level of support to take the proposal to the next level of development 
through three potential paths: 
·  Accelerator: Proposals that are considered to have potential but requiring a 
lot more work will be put through an ‘accelerator’ path (of about two to four 
weeks)  where  more  intensive  and  specialist support  is  provided to  develop 
the proposals to progress to the ‘incubator’ path (subject to panel approval). 
·  Incubator:  Proposals  that  are  considered  to  be  viable  but  not  yet  fully 
developed will be put through an ‘incubator’ path where relevant experts will 
assist and support further development of the proposals. Incubation periods 
may vary but generally are between four and six months. At the end of the 
incubation period the panel will evaluate the proposal and assess whether it 
can access funding for development/delivery. 
                                            
6 Kōkiri is a 12 -week kaupapa-based start-up accelerator developed for Māori by Māori. 
 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 
11 
 

·  Direct Funding: Proposals that are considered to be fully developed, tested, 
robust and ready to move to delivery will be able to access seed or full (project 
ready) funding immediately. Funding will be approved from May 2020. 
49 
After  being  approved  for  funding,  projects  will  have  varying  timeframes  for 
development and delivery depending on size and complexity. Expert support will 
remain available throughout the life of projects. The Ministry will closely monitor 
projects to completion and aim to identify emerging risks and issues quickly for 
prompt intervention/support. 
50 
The ‘Cultural Sector Challenge’ is expected to run in up to eight regions over a 
two-month period,  taking  into  account the  specific regional  context  of  the  local 
cultural sector.  
Wrap-around innovation support costs 
51 
Based on initial estimates and engagement with other public sector entities that 
have run similar processes (MBIE, DIA and Callaghan Innovation), the cost for 
the wrap-around innovation support (such as facilitation, expert advice, coaching 
and mentoring) is expected to be 10% of the total value of the fund or $6.0M over 
the three financial years from 2020/21 to 2022/23. 
52 
This cost would enable the delivery of at least sixteen Culture Sector Challenge 
events (over eight different regions) over the life of the Innovation Fund, as well 
as the associated acceleration and incubator support participants to best respond 
to the fund outcomes.  
53 
Officials  consider  this  level  of  wrap-around  support  to  be  appropriate  for  the 
Innovation  Fund.  As  the  cultural  sector  has  not  had  significant  opportunity  to 
access dedicated innovation funding, officials also anticipate the demand for such 
wrap-around innovation  support  is expected  to  be higher  than  in  other sectors 
with  more  established  innovation  programmes  (such  as  the  science  and 
technology sectors). 
54 
The Ministry is aware that there are experienced innovation providers that would 
have the capacity and capability to meet our needs and timeframes. The Ministry 
does not currently have the capability to provide these services and if it were to 
build  them  in-house  then  the  outcomes,  quality,  risk  and  timeframes  of  the 
Innovation Fund would be impacted. 
55 
The Ministry seeks joint Ministerial approval to allow the administrative and wrap-
around innovation support costs to be paid from the $60 million fund. The Ministry 
does not have an alternate source of funding for these costs. The Treasury Vote 
team  have  been  consulted  and  agree  with  the  recommendations  within  this 
paper.   
 
 
 
 
BR2020/409 Culture sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery 
12 
 





 
oach
appr

 
iver
el
 d

tial
 ini
e

 of th
w
ie
v
er
v

el o
-lev
igh
h

ed 
os
p
ro
 p
Fund 
tion 
a

 
nnov
: I
 1

ppendix
 
 
A
  
  
 
 
 
   
 


Document 3
SECTOR SUPPORT  
GOVERNANCE COMMITTEE
   
 
Cover note 
Paper title: 
Innovation Fund procurement for Cultural Sector Challenge Events 
Reference: 
Arts, Culture and Heritage Programme 
Meeting: 
19/01/2021 
Author: 
Sam Kemp-Milham. Senior Project Manager 
 
Purpose 
1.  This paper seeks endorsement from the SSGC on the proposed procurement 
plan and approach for the Innovation Fund Cultural Sector Challenge Events.  
Recommendations  
2.  It is recommended that you: 
2.1. Note the attached draft procurement plan for Innovation Fund – Cultural 
Sector Challenge events - Design and Delivery and the preferred option is to 
direct source CreativeHQ from the Consultancy Services All of Government 
panel (AoG) (Business Change)
2.2. Note the Ministers expectation to open fund if possible in March, leading to a 
tight timeframe to procure and deliver the Culture Sector Challenge events 
2.3. Note the risks identified in the procurement plan 
2.4. Note that the procurement plan has been reviewed and approved by MCH 
Legal, and Procurement. 
2.5. Note during the procurement process, SSGC will be kept informed of 
relevant progress by Rich Cook or Jeff Gibson. 
2.6. Endorse the procurement plan for approval by the Chief Executive. 
Background 
3.  In a paper to the Minister “Culture Sector Innovation Fund – fund outcomes and 
approach to delivery”, dated 10 December 2020 [BR2020/409 refers], it was 
agreed that Manatū Taonga would run “Cultural Sector Challenges” as a key 
engagement tool with the cultural sector to identify innovative and creative ideas 
that will improve the sustainability and resilience of the cultural sector. 
 
4.  The ‘Cultural Sector Challenge’ event is a two-day collaborative workshop that 
facilitates the co-creation of ideas, to solve the challenges that the sector is 
Page 2 of 3 

SECTOR SUPPORT  
GOVERNANCE COMMITTEE
   
 
facing, like a hackathon. This type of event was developed in response to 
feedback about needing a different way to approach funding. 
 
5.  The paper outlined that at least sixteen challenge events would be held over the 
life of the Innovation fund, eight of these to be part of round one. 
 
6.  It was also identified in the paper that Manatū Taonga does not have the 
capability to design and deliver these events as they require specialised 
experience and skills. There are experienced innovation providers in the market 
that can meet Manatū Taonga’s requirements. 
 
7.  This procurement plan is in relation to sourcing an innovation provider to co-
design the initial eight events and then run these events during April / May 2021. 
As part of the design phase, the provider will also provide input into the design of 
the wrap-around support model that has been identified as being critical to the 
success of the Innovation Fund approach. 
 
8.  Research was undertaken into other providers on the AoG Consultancy Services 
Panel to see if any other organisations have the same experience and capability 
as CreativeHQ. The only providers that appear to have the theoretical capability 
to undertake this type of work were the big consultancy firms such as PwC. While 
these companies may technically have the ability to undertake the work, the 
references for CreativeHQ from Callaghan Innovation and MBIE, suggests that 
CreativeHQ is the most experienced in the market in this type of event design 
and management. 
 
9.  The preferred approach is to direct source CreativeHQ given its national 
coverage and extensive experience undertaking similar events (including with a 
number of government agencies) and short timeframe. A proposal will be 
requested from them for the project.  
 
10. The expected cost of the contract is estimated at $550k and needs to be in place 
by early February to meet the Minister’s expectations for the opening of the funds 
in March/April 2021. 
 
11. As identified in the paper to the Minister, there will be more than one round of 
challenge events. This is to ensure that the approach is meeting the needs of the 
Fund and the sector and any learnings from round one can be incorporated into 
any future rounds.  
 
12. Any subsequent cultural sector challenges will undergo a separate procurement 
exercise. Opening up to individual local providers will be considered for this 
second round as Manatū Taonga will have more in-house experience to support 
a number of smaller providers. 
 

Document 4
 
 
 
Manatū Taonga for Culture & Heritage
 
Procurement Plan 
 
 
 
 
Innovation Fund – Cultural Sector Challenge
   
 
 
events - Design and Delivery
 
 
What Manatū Taonga is seeking and why 
 
In a paper to the Minister “Culture Sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to
 
 
 
 
delivery”, dated 10 December 2020 [BR2020/409 refers], it was agreed that Manatū Taonga would
 
 
run “Cultural Sector Challenges” as a key engagement tool with the cultural sector to identify
 
 
innovative and creative ideas that will improve the sustainability and resilience of the cultural sector.
 
 
 
The paper outlined that at least sixteen challenge events would be held over the life of the
 
 
 
Innovation fund, eight of these to be part of round one.
 
 
 
It was also identified in the paper that Manatū Taonga does not have the capability to design and
 
deliver these events as they require specialised experience and skills. There are experienced
 
 
 
innovation providers in the market that can meet Manatū Taonga’s requirements.
 
 
 
This procurement plan is in relation to sourcing an innovation provider to co-design the initial eight
 
events and then run these events during April / May 2021. As part of the design phase, the provider
 
will also provide input into the design of the wrap-around support model that has been identified as
 
being critical to the success of the Innovation Fund approach.
 
 
 
Background
 
COVID-19 has had an impact on the arts, culture, heritage, media, and broadcasting sectors and has
 
created the requirement for Manatū Taonga to expand our work programme and evolve the way we
 
work.  Not only must we continue to develop and provide expert policy advice, monitoring and
 
oversight, but as a Manatū Taonga, it is a priority for us to become more active in managing and
 
directly delivering outcomes for the sectors we support.
 
As part of the COVID-19 emergency response initiatives, Manatū Taonga has been tasked with
 
 
leading and directly managing the delivery of contestable funds. $150 million of funding has been
 
provided over three new funds, which work collectively as a Cultural Sector Regeneration Fund
 
package to support the sector:
 
 
 
• Creative Arts, Recovery and Employment Fund (CARE)
 
 
 
• Cultural Sector Capability Fund
 
 
 
• Innovation Fund
 
 
The Innovation Fund
 
 
 
The Innovation Fund is an essential component of the Cultural Sector Regeneration Fund and will
 
 
support innovative projects that improve the sustainability and resilience of the cultural sector.

 

There is $60 million of contestable funding over three financial years to provide significant funding 
for the cultural sector to respond to strategic sector issues, including the: 
•  significant sector reliance on government grant and philanthropic funding, and overall 
vulnerability of the sector to economic shocks, as many of the existing jobs are low wage 
and reliant on unstable funding sources 
•  limited commercialisation of sector offerings, and little available support to explore 
commercial opportunities 
•  known gaps in access and participation for New Zealanders to engage with culture and 
heritage 
•  known risks for the preservation, retention, and transmission of arts, culture and heritage 
mātauranga Māori, which have been exacerbated by COVID-19  
 
Innovation fund round one approach 
In a paper to the Minister “Culture Sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to 
delivery”,  dated 10 December 2020[BR2020/409 refers],  it was agreed that the delivery approach 
for the initial round of the Innovation Fund would be: 
 
1.  a ‘Cultural Sector Challenge’ to bring together people from the sector, entrepreneurs, experts, 
Māori and Pasifika and investors to solve the challenges as identified by Manatū Taonga (with an 
anticipated opening by April 2021)  
2.  the ‘Cultural Sector Challenge’ running in up to eight regions over a two-month period  
3.  phasing the opening of the fund to occur after the opening of other Cultural Sector 
Regeneration Funds (Capability and CARE), to ensure the cultural sector is not having to apply 
for multiple funds at the same time 
4.  providing wrap-around innovation support (such as facilitation, expert advice on issues such as 
protecting intellectual property, coaching and mentoring) to support applicants to achieve 
fund outcomes 
 
The challenges will be also be defined and presented with a te ao Māori lens to ensure tiaki (to care 
for), maioha (to have regard for) and manako (wish/desire) aspects are built into the design of the 
events.  
 
Cultural Sector Challenge Event 
The Innovation Fund is about long term transformational change and not only about the way cultural 
content is consumed, It will be about the production of new content, different ways of operating, 
cross sector partnerships and new ways to add value to the sector and wider economy. The overall 
purpose of the Innovation Fund is for a more resilient sector that is self-sustainable. Consultation 
with the sector suggests that the process to access funding needs to be easier and there is a need to 
reach underserved communities. 
To respond to the feedback about needing a different way to approach funding, it was agreed that a 
‘Cultural Sector Challenge’ type event would enable Manatū Taonga to respond to the sector in new 
and innovative ways. Specifically - the cultural sector challenge is an alternative to, and replaces, 
other ways of applying for funding. 
 
The ‘Cultural Sector Challenge’ will be a two-day collaborative workshop that facilitates the co-
creation of ideas, to solve the challenges that the sector is facing, like a hackathon. 
 
The word hackathon is a combination of the word’s "hack" and "marathon": 

•  “Hack”: referring to an experimental, collaborative and creative way of solving 
problems, with a bias towards building something to fix the problem; and 
•  “marathon”: referring to the duration of the event. 
 
It will allow anyone to pitch an idea, concept, or problem related to the challenge at the start of the 
event, gather a team around them, develop a solution and pitch again at the end of the two days. 
Through this process, Manatū Taonga will source ideas and ventures that it can then support via the 
Innovation Fund. 
 
Services 
It was recognised that Manatū Taonga would require additional capability to design and develop the 
initial events, including the design of the event and developing the model for the wrap-around 
support.  
 
Specifically, this procurement is to support Manatū Taonga in delivering this agreed approach.   
 
Manatū Taonga needs to procure expertise in designing and running rapid two-day innovation 
design events in a compressed timeframe.  
 
 
What Manatū Taonga is buying and why 
This Plan relates to the purchase of design and delivery services for the first round of eight ‘Cultural 
Sector Challenge’ events and design services for development of the wrap-around support model.  
Any subsequent cultural sector challenges (or similar innovation events) will undergo a separate 
procurement exercise.  
 
The key objective of this procurement is to ensure that Manatū Taonga engages the best expertise 
to deliver the ‘Cultural Sector Challenge’ in a two-day design event, especially given the tight 
timeframe. 
 
An estimate of the total cost over the whole-of-life of the contract, exclusive of GST is $500,000.  
 
Area 
Cost per event 
Subtotal 
Cost per event (excludes disbursements 
$50,000 (x 8 events) 
$400,000 
including travel, venue hire, catering 
etc) 
Design expertise for wrap around 
$30,000 
$30,000 
support model 
Disbursements including travel, venue 
$100,000 
$100,000 
hire and catering for 8 events  
Contingency 
$20,000 
$20,000 
Total  
 
$550,000 
 
The contract is required to commence by Monday 1 February 2021. 
Specification of Requirements 
Manatū Taonga is seeking the expertise and capability of an innovation design company to co-design 
and run eight cultural sector challenges across the country. 
 
Skills and experience required. 

•  Experience in designing innovation events  
•  Experience in running a ‘Cultural Sector Challenge’ (or similar) design workshops  
•  Ability to run workshops nationwide 
•  Connection to wider innovation ecosystem in New Zealand to be able to leverage off existing 
links to experts such us IP experts, business mentors, tech experts, entrepreneurs. 
•  Capability to run up to eight workshops in short time period April/May 2021 
•  Expertise in innovation and facilitation 
•  Expertise in cultural competency and running events in a bicultural way 
Description of Market  
To determine the best approach for the design and delivery of the Culture Sector Challenge events, 
Manatū Taonga has undertaken significant research including: 
•  Discussions with other Ministries that have undertaken similar events 
o  Callaghan Innovation for their experience in designing and delivering innovation and 
administering grants in the science sector 
o  Ministry of Business of Innovation and Employment who ran similar events for 
science and business innovation (2015-2017) however are no longer running these 
events 
o  DIA who provided an innovation lab (space) where people could come in and get 
business and digital innovation support – note this lab was closed in 2020 
o  NZTE who have a national and international branch for innovation and growing New 
Zealand businesses, they have established 14 regional business networks to support 
small businesses. NZTE do not run the events themselves but partner with Callaghan 
Innovation 
•  Discussions with individuals that have participated in similar events 
o  Sam Kemp-Milham – project manager for the Innovation fund project and has 
participated in 2 hackathon and accelerator events 
o  Dan Whiting – run and participated in a few hackathon events for NZTE 
o  Gordon McKenzie – has had teams participate in accelerator events 
o  Stefan Korn – GM of Callaghan Innovation and ex CEO of Creative HQ (a wholly-
owned subsidiary of WellingtonNZ (a Wellington Council Controlled Organisation, 
and is 80 per cent owned by Wellington City Council and 20 per cent by Greater 
Wellington Regional Council) who have run national and international innovation 
events). 
 
As a result of these discussions and research, the following companies have been identified that 
have run similar hackathon or innovation type events. 
o  Callaghan Innovation – a Crown Entity that has designed and run similar events for 
the science and technology sectors (noting that they often contract the event design 
and delivery to their third-party provider Creative HQ) 
o  Creative HQ – has run a number of events for several organisations (government and 
private) 
o  Icehouse – Auckland only based company that runs capability training for start-ups 
and small businesses 
o  Ministry of Awesome – Christchurch only based company that runs networking and 
capability training for entrepreneurs 
o  PwC – have run a number of workshop-based sessions (sandpits) for a number of 
organisations, but these are usually internally focused to the organisation that they 
are working for  
 

Options to procure the required services 
 
Option 1 - Procure services via another public service organisation  

MBIE and DIA – are no longer running similar events 
NZTE
 – They do not run the events themselves but partner with Callaghan Innovation 
Callaghan Innovation 
Manatū Taonga considered engaging Callaghan Innovation to lead the design and delivery 
on Manatū Taonga’s behalf given they are a Crown entity that has significant experience in 
designing and running similar events and already have contacts in the industry, but this was 
discounted as Manatū Taonga recognised that this event requires ownership and leadership 
in the sector rather than outsourcing the whole event design and management. Callaghan 
Innovation also recognised that while they have done similar events for other organisations 
– this has only been in the science and technology sectors and their experience in the arts 
sector space is limited. However, Manatū Taonga will include Callaghan Innovation in the 
design phase given their extensive experience and subject matter expertise in this type of 
event management.  
 
Option 2 – Procure services from an external provider 
Option 2 is the recommended approach to provide the required services. 
External Provider analysis 
The following table outlines the possible providers identified and their relevant experience and 
coverage.  
 
Provider 
Experience  
Geographic 
Panel 
Currently 
Previously 
reach 
engaged with  engaged with  
Creative HQ 
Extensive 
NZ wide 
AoG 
MFAT, Saudi 
MOE, MIBE, 
(over 10 
Consultancy 
Government 
MFAT, DIA 
years) 
Services 
DOC , MPI, 
Kainga Ora 
Icehouse 
over 10 years 
Mainly 
No 
Mainly 
 
in the start-up  Auckland 
private 
world 
Ministry of 
7 years in the 
Mainly 
No 
Collaboration 
 
Awesome 
start-up world  Christchurch 
with 
Christchurch 
public sector 
ecosystem 
 
Preferred provider 
Given its national coverage, extensive experience undertaking similar events (including with a 
number of government agencies) and already being on an AoG panel the preferred provider is 
Creative HQ 
 
Procurement Approach 
As per the Procurement and Broader Outcomes 2020 Policy, goods or services over the value of 
$100k are to use a secondary procurement process if there is an existing AoG panel.   
The identified preferred provider, Creative HQ, is part of the All of Government (AoG) collaborative 
Contract Panel of Suppliers (Consultancy Services – Business Change).   

Research was undertaken into other providers on the AoG Consultancy Services – Business Change 
Panel to see if any other organisations have the same experience and capability as CreativeHQ. The 
only providers that appear to have the theoretical capability to undertake this type of work were the 
big consultancy firms such as PwC. While these companies may technically have the ability to 
undertake the work, the references for CreativeHQ from Callaghan Innovation and MBIE, suggests 
that CreativeHQ is the most experienced in the market in this type of event design and 
management. 
The preferred approach is to direct source CreativeHQ given its national coverage and extensive 
experience undertaking similar events (including with a number of government agencies). A proposal 
will be requested from them for the project.  
 
As identified in the paper to the Minister, there will be more than one round of challenge events. 
This is to ensure that the approach is meeting the needs of the Fund and the sector.  
 
Any subsequent cultural sector challenges will undergo a separate procurement exercise. Opening 
up to individual local providers will be considered for this second round as Manatū Taonga will have 
more in-house experience to support a number of smaller providers. 
 
It is proposed to use the All of Government (AoG) (Consultancy Services – Business Change) 
Statement of Work Agreement for the delivery of the services. 
Evaluation  
The proposal will be evaluated on fit for purpose, capability to deliver to the timeframes and price. 
Should any of the parameters not be satisfactory, and the mitigations identified in the Risk section of 
this Plan not be effective, then the procurement approach will be reviewed.   
 
Indicative timeline  
 
Action 
Indicative date 
Request proposal 
22 January 2021 
Evaluation and recommendation complete 
28 January 2021 
Negotiations completed 
29 January 2021 
Contract executed 
1 February 2021 
 
Budget 
The budget for this project has been transferred to the Department as approved by the Minister in 
the Culture Sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to delivery”, dated 10 December 
2020 (Signed by MoF - BR2020/409 Cultural Sector Innovation Fund). 
 
Key decisions 
The business owner is Anna Butler, Deputy Chief Executive, Policy and Sector Performance through 
Jeff Gibson, Programme Director. 
 





Name: 
 
Date: 
This document should be emailed to [email address] (and approved by the Legal 
Team) before initiating your tender process
 
 


Document 5
 
Memo 
Subject 
For Noting - Innovation Fund Challenge Event Design workshop  
Date 
16 February 2021 
To 
Anna Butler 
Copies to 
Richard Cook, Jeff Gibson, Mike Nathan 
From 
Hannah Leahy  
Attachments 
None 
 
Purpose  
This memo is for your noting regarding:  
•  the confirmed list of stakeholders invited to participate in a design workshop 
for the Innovation Fund ‘Cultural Sector Challenges’.  
•  the approved approach for remunerating these stakeholders for their 
participation, as well as travel and accommodation (where required). 
Context  
•  On 16 December the Minister approved the fund outcomes and delivery 
approach for the Innovation Fund. [BR2020/409] 
•  The first round will consist of a series of ‘Cultural Sector Challenges’ in up to 
eight locations across Aotearoa beginning in April 2021.  
•  These challenges will bring together people from the arts, culture and heritage 
sector, entrepreneurs, Māori and Pacific peoples, as well as investors, to 
solve the challenges the sector is facing around three broad themes: sector 
sustainability, access and participation and commercial opportunities. 
•  Similar collaborative ‘challenges’ or ‘hackathons’ are common in the 
technology and commercial sector. Manatū Taonga have engaged the 
specialist innovation design agency Creative HQ to help adapt and deliver this 
model for the cultural sector.  
•  As part of this adaptation process, Manatū Taonga and Creative HQ will host 
a workshop with a small group of sector representatives to test and validate 
the design of ‘Cultural Sector Challenge’ events.  
Design workshop  
•  This one-day design workshop is scheduled for 17 February. It will be jointly 
hosted by Creative HQ and the Innovation Fund project team from Mānatu 
Taonga.  

 

 
•  A group of up to nine stakeholders from different parts of the sector will be 
invited to provide feedback and offer input into the design of the Cultural 
Sector Challenge events based on their knowledge and experience of the 
sector.   
•  A maximum of nine stakeholder participants was recommended by Creative 
HQ to ensure an effective design workshop.  
•  Five of the sector stakeholders have been selected expressly to provide Māori 
and Pacific perspectives, and to ensure the design of the Challenge Events 
supports the cultural aspirations of these priority audiences.  
•  The stakeholder participants have been selected based on their individual 
knowledge and experience within the cultural sector. They have not been 
selected to represent or speak on behalf of ‘the sector’ or elements of the 
sector.  
•  The confirmed stakeholder participant list is included as Appendix 1.   
•  The design workshop was intended to be a face-to-face session. Due to the 
change in COVID alert levels, we have adapted this workshop to be a hybrid 
model of face-to-face and online. 
Renumeration 
•  Sector participants have been offered a payment of $800 a day to 
acknowledge their expertise and contribution to the design workshop. The 
exception being any participants who work for a central government agency, 
who will not be offered payment.  
•  Offering these payments is important to ensure there are no financial barriers 
to participation.  
•  The rate proposed is in line with the Cabinet Fees Framework to appoint 
bodies in which the crown has an interest. 
•  Manatū Taonga is budgeting a total of $8,000 to cover the workshop fees and 
travel and accommodation for the 9 participants, where required.  
 
 
 
 
 

 
Appendix 1: Design workshop confirmed participant list  
Sector Stakeholders  
Māori perspective (4 total) 
Teina Moetara 
Independent arts practitioner with 
Ngapera Riley 
GM of Figure (data sources for Aotearoa) and 
(Rongowhakaata/ 
expertise around indigenous wisdom 
connected to the entrepreneur sector. Former 
 
Ngāpuhi)  
and knowledge. Leader of Tū te 
director of KEA. Ngapera is a singer and has a deep 
manawa kapa haka group.   
interest in creative practice. 
 
 
Wellington-based 
Gisborne -based  
 
Boni Te Rongopai 
Producer, director, actor, educator. 
Mere Boynton 
Recently appointed Director Ngā Toi Māori, Tāwhiri 
Tukiwaho 
Boni is educated in the arts and health 
(NZ Festival, Jazz Festival, Second Unit etc.). 
(Te Aitanga-a-
sectors and has leadership roles in both 
Critically acclaimed performer and singer. 
(Tūhoe/Te 
industries.  He is Director of the 
Māhaki/Tūhoe) 
Arawa/Tūwharetoa) 
Wellington-based 
Auckland Fringe Festival and is on the 
Health Promotion Agency National 
Māori Mental Health Advisory Panel. 
Dunedin-based  
 
Pacific perspective (1 total) 
Ahilapalapa Rands 
Multidisciplinary artist, writer and 
 
 
curator of Pacific descent with a 
diploma in Te Reo Māori.  Creating and 
imagining alternative ways of exhibition 
making is a specific focus Ahilapalapa’s 
practice.  
Auckland-based  

 
Other cultural sector perspective (4 total) 
Leo Gene Peters 
Independent theatre practitioner. Leo 
Gisella Carr* 
Head of Arts and Culture and Community at 
was one of the instigators of Ringatoi 
Wellington City Council, Gisella is a strategic thinker 
 
Pōneke: Artist Intensive (PAI) at Creative 
who has had many roles in the arts, from Creative 
HQ, which supports artists to explore 
New Zealand to developing plans for Auckland to 
sustainable business models. 
leading WOW and NZ Film.  
Wellington-based 
Wellington-based 
Fiona Fieldsend* 
Director of Digital Experience at the 
Stephen Knightly 
Chief Operating Officer at RocketWerkz and former 
National Library.  Co-chair of the National 
chairperson of the NZ Game Developers Association.  
Digital Forum  
He is also on the Steering Group of WeCreate, the 
coalition of creative industries. 
Wellington-based 
Auckland-based 
*Attended Innovation focus group session  
 
Manatū Taonga staff 
Suggestions 
Representative 
Sam Kemp-Milham 
MCH Project Lead 
Gordon McKenzie 
MCH Establishment Lead 
Simon Bowden 
MCH Principal Adviser Sector 
Hannah Leahy 
MCH Communication Lead 
Mareikura Brightwell 
MCH Communications, Māori 
Jason Van Hattum 
MCH Senior BA 
 












Document 7
 
Innovation Fund event design workshop – Overview  
This document provides background information for the Workshop you are attending on 17 
February to support the design of the Cultural Sector Innovation Fund ‘Cultural Sector Challenges’.  
Context  
Te Tahua Āki Auahatanga | Cultural Sector Innovation Fund 
The $60 million Cultural Sector Innovation Fund is a key initiative within the Arts and Culture COVID 
Recovery Programme, which provides $374 million over four years to help the sector survive and 
adapt in the short-term and thrive in the future.   
The Cultural Sector Innovation Fund is about the future. It’s about supporting the sector to thrive. It 
provides $60 million over three years to support the sector to explore different, sustainable ways of 
working, and to enhance access to enriching and inspiring cultural experiences for all New 
Zealanders. The Fund also has a dedicated focus on supporting the Māori cultural ecosystem, and 
particularly on safeguarding mātauranga Māori as well as nurturing innovation stemming from this 
mātauranga.  
Specifically, the purpose of this Fund agreed by Ministers in December 2020 is to support innovative 
projects that improve the sustainability and resilience of the cultural sector. It will fund projects that 
contribute towards the following outcomes: 
•  Access and participation is improved 
•  Sector sustainability and resilience is improved 
•  There are more commercial opportunities available for the cultural sector 
The ambition is to establish an ecosystem dedicated to innovative solutions in the cultural sector 
that continues beyond the life of the Fund.  
 
Sector engagement  
In September 2020, we asked a wide range of representatives from across the cultural sector for 
their thoughts about the Innovation Fund.  Key themes to emerge from this engagement were: 
•  concerns about contestable funding and the traditional approaches to application and 
assessment, which tend to favour larger, well-resourced applicants, and which encourage 
competition as opposed to collaboration 
•  a desire to see an application process developed that nurtured and developed applicants 
and their ideas by connecting them to organisations or individuals that can assist in the 
development of those ideas 
•  support for a kaupapa Māori approach to inform the design and implementation of the Fund 
 
 
 

The response – Cultural Sector Challenges  
In response to this feedback from the sector, Manatū Taonga spoke to key organisations within 
other sectors to explore funding models they have used to successfully foster innovation, including 
the science, technology and business sectors. The ‘Challenge’ or ‘hackathon’ was identified as a 
model proven to support diverse participants to validate problems and develop solutions 
collaboratively and quickly. 
An adaption of this Challenge model will be used to deliver Round One of the Innovation Fund. 
Manatū Taonga have engaged the specialist innovation design agency Creative HQ to help adapt and 
deliver this model for the cultural sector.  
 
What is a Cultural Sector Challenge  
These Cultural Sector Challenge Events will be held in seven locations across Aotearoa.  They will 
bring together people from the arts, culture and heritage sector, entrepreneurs, Māori and Pacific 
peoples, as well as investors, to solve the challenges the sector is facing around three broad themes: 
sector sustainability, access and participation and commercial opportunities. 
The Challenge Events themselves will be two-day workshops, which will take place over a weekend.  
Our aim is to create an environment where future thinking people from the cultural sector and 
experts from the start up sector can attend and cross-pollinate. The format is designed to support 
anyone with an idea, concept or problem to gather a team around them, or to attend as individuals 
and then develop a proposal in a short space of time, with the support of innovation experts, 
mentors, and cultural sector advisors. At the end of the weekend they pitch their idea for funding 
support from the Innovation Fund.  
 
Why we chose this model  
The advantages of the Challenge model are: 
•  The ability to bring together a large number of participants, and promote a collaborate 
approach to innovation development 
•  Canvas wide range of ideas and short-circuit the ideation process 
•  An inclusive process that develops a cohort around a common problem 
•  Shorter, more agile innovation cycles that reduce overall risk 
 
Purpose of this design workshop 
This workshop is an opportunity for us to design a unique Challenge model for the cultural sector. 
We want your help to design the Cultural Sector Challenge Events in a way that is: 

Appropriate, meaningful, and effective for the cultural sector 

Culturally safe and accessible, and 

Inspirational. 
Our challenge is to take a model that is traditionally designed to launch new commercial ventures 
and reshape it with the goal of funding ideas and projects that create positive change and new 

 

opportunities for the cultural sector and Aotearoa. Your understanding of the cultural sector, the 
change that’s required, and the talent and ability within the sector will be critical to help us do this. 
Who’s attending 
You have been invited along with other practitioners from the cultural sector for your experience 
and expert knowledge. People attending from the cultural sector include: 
•  Ahilapalapa Rands 
•  Boni Te Rongopai Tukiwaho 
•  Fiona Fieldsend 
•  Gisella Carr 
•  Leo Gene Peters 
•  Mere Boynton 
•  Ngapera Riley 
•  Stephen Knightly 
•  Teina Moetara 
You’ll be joining key staff from Creative HQ and the core Innovation Fund development team from 
Manatū Taonga  
•  Sam Kemp-Milham, Project Manager 
•  Simon Bowden, Principal Advisor - Sector 
•  Hannah Leahy, Communications Lead 
•  Mareikura Whakataka-Brightwell, Communications - Māori 
•  Gordon McKenzie, Establishment Lead 
•  Jason van Hattum, Business Analyst 
 
Workshop Details 
Wednesday 17 February 2020 
9am – 5pm, registration from 8.45am (we all have to sign in) 
Creative HQ 
Level 1, 7 Dixon St, Wellington 
We will begin with a mihi whakatau to welcome you into our space followed by a harirū and morning 
tea before getting into the kaupapa of the day. At the whakatau, you will be asked to introduce 
yourselves.  
 
For travel arrangements please contact Penee Sue: [email address] 

 

Document 8
Brief for building Innovation Fund Stakeholder master list  
February 2021 
Background  
About the Innovation Fund  
The purpose of the Innovation Fund is to support innovative projects that improve the sustainability 
and resilience of the cultural sector.  There is $60 million available to support this purpose between 
now and June 2023.  
The first round of the Innovation Fund is being delivered through a series of events, Cultural Sector 
Challenges which will take place across Aotearoa beginning in April 2021.  
These Challenges will bring together people from the arts, culture and heritage sector, 
entrepreneurs, Māori and Pacific peoples, as well as investors, to develop projects that solve the 
challenges the sector is facing around three broad themes: sector sustainability, access and 
participation and commercial opportunities.  The most promising projects will received funding to 
support their development. 
 
Audience for the Innovation Fund 
We are looking to attract a diverse range of people to participate in the Cultural Sector Challenges. 
This includes individuals and groups who are involved in, or have an active interest in, the arts, 
culture and heritage sector in its broadest sense.  
We want to attract participants that are driven by an ambition to collaborate with others to create 
innovative projects which benefit their own work, the wider cultural sector, and as a result, 
Aotearoa as a whole.  
Māori are a priority audience for this Fund. 
Compiling the stakeholder lists 
Meaningful stakeholder engagement will be a key success factor in the delivery of the Cultural 
Sector Challenges.  To support this work, we need to start building a stakeholder list. 
In the first phase, we are prioritising building a contact list of the following types of organisations.  
Central Government  
Sam Kemp- Milham can supply the contacts in the key government agencies the team have already 
talked to.  
These include: 
•  MBIE 
•  NZTE 
•  Callaghan Innovation  
National Membership organisations / peak bodies 
We need to able to turn these organisations into champions for the Innovation Fund and Cultural 
Sector Challenges.  They will be key to effectively reaching the different parts of the cultural sector 

as well as audiences who may sit outside the cultural sector but are of interest for the Innovation 
Fund (i.e. Philanthropists) 
Examples include: I.e. Museums Aotearoa, WeCreate, PAANZ, Local Government NZ, National Digital 
Forum, LIANZA, Te Rōpu Whakahau, Toi Māori, EVANZ, ETNZ, PHANZA 
This list should also include our funded cultural agencies, I.e. Creative NZ 
A good number of these are already captured in the source documents lists in the draft stakeholder 
list spreadsheet.  
Regional contacts  
The locations for the Cultural Sector Challenges are still to be determined. It is intended that all 
regions in Aotearoa will be reached over time.  For the purposes of developing this list we are using  
this list of regions from DIA.  
Test regions: It is likely that the Wellington Region will be the first location for a Cultural Sector 
challenge, with Gisborne likely to follow closely behind.   It is proposed that we use these two 
regions as test cases for building the stakeholder list  as per the approach below. We can then check 
in with the wider Innovation team and make any necessary adjustments before continuing.  
Approach for regional contacts 
•  Our first priority is to compile a list of contacts for organisations who will be key partners and 
collaborators to the initial planning of the Cultural Sector Challenge in each region.   
•  We are also looking to compile a list of those who we may consult in the course of planning the 
event. I.e. we may seek advice/ input from them about potential speakers, mentors, activities.   
•  As a secondary task we can start to compile a list of people we’d like to inform about Cultural 
Sector Challenges. These are our potential participants. Feel free to note them down as you 
come across them, but our primary focus is to populate the partner and consult categories of 
stakeholders for each region.  Remember we can look to reach these individual organisations 
working through other stakeholders.  
Partners  
•  Iwi organisations 
•  Regional Economic Development Agency 
o  CE 
o  Communications manager 
•  Local Government 
o  DCE or GM with responsibility for the arts, culture, heritage, community portfolio 
o  The Creative Communities Scheme Administrator (See CNZ website) 
•  Regional Arts Organisation  
Consult 
•  Funders: Key Trusts or Foundations who fund arts/ culture and heritage projects 
•  Potential Champion Organisations: arts/ cultural / heritage / Incubator / Startup / community 
organisations who may have strong networks around them (Ensure representation of 
organisations who may help us reach our priority audiences as well as diverse audiences).  Arts 
Festivals would be one example of these  
•  Tertiary Education Organisation 

o  Head of most relevant school/ Department 
Inform  
•  Potential participants (organisations) 
•  Potential participants (individuals) 
 
Style notes 
Key Contacts  
•  In each organisation please look to collate the names (and contact details where they are 
available) for the CE and also the Communications Manager or someone who looks to have 
responsibility in a practical sense for communicating with their members. Also note anyone else 
who may be a useful contact.  
•  Do a separate listing for each person (we will be able to filter by organisations name to group 
the different listings together. 
•  Privacy note: We need to be mindful of collecting contact details in a way which means we 
understand how they can be used going forward.  There is a column in the spreadsheet to note 
how individual contact details were collected.  Suggested categories are: 
•  Publicly listed on website  
•  Supplied by Manatū Taonga staff member (include staff member’s name) 
•  Has previously contacted Arts and Cultural COVID programme team  
•  Email address on programme newsletter list  
Accuracy 
•  This list will be used as a picking list for stakeholder communication.  
•  Please capture the full names of organisations as we would address them in correspondence  
•  Check spelling of names and title as you go 
List management  
•  Suggest we set up drop down lists to ensure consistency of categories and to facilitate 
sorting further down the track. 
Next Steps 


Document 9: Decision Milestone Diagram with Products, as at March 2021



 
Cover note 
Paper title: 
Cultural Sector Innovation Fund Implementation Plan 
Reference: 
Arts, Culture and Heritage Programme 
Meeting: 
9 March 2021 
Author: 
Sam Kemp-Milham 
 
Purpose 
1.  The purpose of this paper is to: 
1.1. Inform SSGC of the Implementation Plan for the initial round of eight Cultural 
Sector Challenge events planned to launch on 24 March 2021. 
1.2. Seek agreement to delegate the approval of Cultural Sector Innovation Fund 
launch collateral to Jeff Gibson and Anna Butler. 
1.3. Seek agreement to delegate the go / no-go decision for the initial round of 
Cultural Sector Challenge events to Jeff Gibson and Anna Butler. 
Recommendations 
2.  It is recommended that you: 
2.1. Approve delegation of the approval of collateral to support the launch of the 
Cultural Sector Innovation Fund to Jeff Gibson and Anna Butler. 
2.2. Approve delegation of the go / no-go decision for the launch of the initial 
round of the Cultural Sector Challenge events to Jeff Gibson and Anna 
Butler. 
2.3. Approve the Implementation Plan.  
2.4. Note the Implementation Plan to opening the initial round of the Cultural 
Sector Challenge events, planned to launch on 24 March 2021 (pending 
Ministerial approval of the date) with registrations opening for the first two 
events on 7 April 2021. 
2.5. Note that this Implementation Plan is aligned with the Cultural Sector 
Challenge events communications and engagement approach. 
Page 2 of 18 

 
Background 
1.  The purpose of the Innovation Fund is to support innovative projects that improve 
the  sustainability  and  resilience  of  the  cultural  sector.  Fund  outcomes  and  the 
approach to fund delivery were approved by Minister Sepuloni in December 2020 
(BR2020/409 refers). 
2.  As outlined in BR2020/409, the initial round of the Innovation Fund will consist of 
a series of Cultural Sector Challenge events. In the last fortnight, Manatū Taonga 
has  undertaken  further  sector  consultation,  including  with  Māori,  to  inform  the 
detailed design of the Cultural Sector Challenge events. In 20121, there will be 16 
events delivered across Aotearoa beginning on 30 April 2021, including two online 
events. Manatū Taonga will launch the marketing campaign for the events on 24 
March 2021. 
3.  These events will bring together teams and individuals involved in arts, culture, and 
heritage  in  its  broadest  sense  —  including  tangata  whenua,  communities, 
entrepreneurs, and investors — to develop projects that address issues the sector 
is facing around three outcome areas:   
−  sector sustainability  
−  access and participation   
−  commercial opportunities.    
4.  At the conclusion of these events, the most promising projects will receive either 
seed funding or full project funding to support their further development.  
5.  More than just a series of events, the ambition is to foster a collaborative innovation 
ecosystem  within  the  sector  dedicated  to  exploring  innovative  solutions  into  the 
future. 
6.  This  implementation  plan  will  address  activities  and  engagement  pre-event  and 
during  events.  There  will  be  a  further  detailed  plan  for  post-event  activities, 
including wraparound support and ongoing engagement. 
7.  Planning has confirmed that the delivery approach is acceptable to the sector and 
that the timeframes are realistic and achievable. Lessons learned from the launch 
of the Capability Fund have been factored into the approach taken for planning this 
launch  including  ensuring  additional  time  is  planned  for  translation  and  clear 
identification of business owners. 
8.  There will be  an in-depth review and evaluation of the  process after the second 
event, and informal design and delivery reviews after all events. This will allow us 
to iterate and adapt to meet the needs of the sector for upcoming rounds. This will 
also inform the wider procurement approach for the subsequent eight events. 
 
 
 
 
 
 Page 3 of 18 
 

 
What we heard at the sector design workshop 
9.  In February 2021, our delivery partner, Creative HQ (CHQ), facilitated consultation 
with sector representatives, including four Māori, one Pasifika, and three pākeha 
advisors.  This  consultation  helped  Manatū Taonga  to further  develop and  refine 
the delivery model for the Cultural Sector Challenge events.  
10. Key themes of feedback from the sector design workshop: 
−  Engage with the wider sector and, where possible, reduce the pace of 
implementation 
−  Align this kawa with mana whenua in the locations of the face-to-face events 
−  Ensure the facilitators and mentors are representative, especially of Māori  
−  Reduce the euportmphasis that applicants are in competition with each other 
for funding and elevate the opportunity to collaborate, for example by giving 
the participants a role in project selection, and de-emphasising the “challenge” 
aspect of the events 
−  Reposition Manatū Taonga from a funding body to a partnership organisation 
by making a commitment to learning together 
−  Clarify Manatū Taonga’s strategy, vision, and target audience for the Cultural 
Sector Challenge events 
−  Ensure the mana and the intelligence of the participants is recognised and 
preserved by paying people to attend the Cultural Sector Challenge events 
−  Consider providing seed funding for the development of ideas and full funding 
to developed ideas 
−  Strong concern about only visiting eight regions and Manatū Taonga needed 
to offer the opportunity to all regions to ensure equity 
11. Kaupapa  Māori  principles  were  presented,  endorsed,  and  developed  at  the 
workshop. The development included placing the principles in a Marae context so 
the  principles  can  act  as  a  framework  for  event  development,  marketing,  and 
delivery. 
Refinements to design following sector and Māori consultation 
12. After giving regard to sector feedback and the outcomes agreed with the Minister 
in December 2020 (BR2020/409 refers), the following approach to delivery of the 
Cultural Sector Challenge events has been developed: 
−  A Kaupapa Māori framework has been developed to guide event 
development, delivery, and communications. The kawa of this model will be 
altered to be constant with mana whenua in any location an event is 
presented. 
−  In addition to the 14 face to face events, two online events will be produced. 
The first online event will consider developed projects and teams. The main 
purpose of this event is to consider full funding for projects. 
−  The locations for the 14 events are being selected following a Kaupapa Māori 
process. The events are being held throughout Aotearoa to ensure access.  
 
 
 
 Page 4 of 18 
 

 
−  With stakeholder support in each region and targeted communications for 
priority groups, the events will be marketed to cultural sector practitioners and 
to wider innovation sector excerpts. Participants will be able to attend the 
events as individuals or as teams.  
−  Thirty percent of the capacity at Cultural Sector Challenge event will be 
reserved for Manatū Taonga to manage to ensure the attendees are 
representative of priority groups and provide a good gender balance. People 
that do not register in time will be wait listed. 
−  Manatū Taonga representatives will attend the Cultural Sector Challenge 
events along with evaluation panel members. The events will serve as an 
opportunity for Manatū Taonga to learn from the sector. 
−  All Cultural Sector Challenge event participants will be treated with the utmost 
respect with their knowledge and commitment acknowledged, however, 
participants will not be paid to attend.  
Using a Kaupapa Māori approach  
Te ingoa 
13. The proposed name for the event series is Te Urungi: Innovating Aotearoa. This 
will be tabled for further discussion at the SSGC meeting. 
14. Te Urungi, the steering paddle of the waka is equal parts art, technology, science 
and spirit. It has a higher purpose beyond function and aesthetic. It is a rudder that 
guides agility and provides stability. It drives direction from the taurapa, the back 
of the vessel. Long streamers known as puhi hang from different parts of the stern, 
acknowledging the elements in a journey and the final point of connection to the 
land of origin. The context of place gives purpose to exploration. Te Urungi guides 
innovation to include a clear relationship to context and purpose.   
Te whakataukī 
15. Manatū Taonga has developed a whakatauki to support delivery of the Fund: Kia 
rapahoe te uru, anō he matimati nō Tangaroa ā te Toi which loosely translates to 
When  the  blade  of  the  steering  paddle  plunges  into  the  water,  it  becomes  the 
creative fingers of Tangaroa.
nua. 
16. The following illustration represents an aerial view of a waka hourua which shows 
the Fund’s Mātauranga Māori principles within the waka context.   
17. 
18. The  rapahoe  is  the  blade  of  a  paddle  and  embodies  the  epitome  of  maritime 
technology as it is the very tool used to stabilise the waka on its path through the 
waves. It is both functional and artistic in nature. When the paddle plunges into the 
water,  it  takes  on  a  spiritual  element  and  becomes  the  fingers  of  Tangaroa,  the 
God of the ocean, and of the arts, guiding the waka through the great seas to its 
final destination: a multi layered approach to innovation.  
 
 
 
 Page 5 of 18 
 


 
Mātauranga Māori principles 
19. The  waka  is  a  universal  icon  for  exploration  and  journey.    In  the  context  of  the 
Fund, ‘innovation’ is the vehicle, and the practitioner is the kai-urungi (navigator). 
Te Urungi is the steering paddle by which the waka is guided. Both the puhi and 
the  steering  paddle  connect  innovation  to  the  principle  of  purpose  -  Mauri  Whe
 
20. 
 
 
 
 Page 6 of 18 
 

 
Guiding Principles 
 
Ikeike | elevate – This is the impetus or call of the Fund. It calls for the sector to 
strive for excellence and to reach the top. This principle is represented by the front 
of the waka or the ‘tau ihu’, which embodies the space of skill, ambition and 
striving to be the best. It is also the first part of the canoe that meets the waves 
head on.  
 
Eke Tangaroa | audacity – From the whakataukī ‘Eke Panuku, Eke Tangaroa’ 
which speaks about braving the great oceans of Tangaroa, this gives permission 
to be bold and take risks. This principle is positioned in the middle of the waka 
where the tohunga would stand and direct the front and the back.  
 
Mauri Whenua | life force of the land to which we are all connected – This is what 
grounds everything done in pursuit of innovation and success: it informs the rules 
of engagement and compels us to consider the whenua as central to our 
endeavours. This principle is represented by the urungi or the steering blade at the 
back of the waka because it speaks to our direction and purpose.  
 
The Puhi is also significant as it is the first part of the waka that touches the 
whenua after a voyage and acts to whakamana the mauri and kawa of that 
particular area. It connects the waka to that whenua.  
 
Oranga Ngākau | the living essence – This is the aspiration of the Fund. It 
describes the heart-flutter and excitement that innovation brings us in the moment 
and after. Within the waka context, this principle is represented by the elements, 
maritime creatures and deities who enable the canoe to stay on the right path by 
providing the support and resources necessary to arrive safely to the destination.  
These principles are universal ao Māori concepts that are rooted in Māori heritage 
and culture and are applicable to all tangata whenua as they are not iwi specific. In 
addition, because they are universal, these principles are applicable in any tikanga 
or kawa setting. 
 
 
 
 
 
 
 Page 7 of 18 
 


 
Locations and timing 
21. The following map outlines the order of regions for the events. Events in bold are 
planned to take place in FY20/21: 
 
Note: Māui is one of our great heroes and is also responsible for fishing up the great fish that forms the North Island 
of Aotearoa. We now cal  it, Te ika a Māui and Te Whanganui-a-Tara is the head of the fish or Te ūpoko o te ika a 
Māui. The South Island or Te Wai Pounamu is cal ed Te waka a Māui or Māui's canoe. Therefore, from an ao Māori 
perspective,  the  map  of  Aotearoa  should  position  the  ūpoko  of  the  ika  as  facing  upwards  as  this  would  be 
appropriate from an ao Māori worldview.
 
22. The regional selection was based on two narratives. To begin in Te Whanganui-a-
Tara at  the head of  te  Ika-a-Māui is appropriate and  Manatū Taonga  is situated 
there. The same kawa will then be applied to the two online events. We then cross 
over  to  Te  Wai  Pounamu  to  follow  the  pounamu  trade  routes  that  were 
administered  by  waka.  There  is  a  story of  an  expert masonry  situated  in  the  far 
north that sourced pounamu from the South Island and obsidian from Tuhua Island 
in the Bay of Plenty to make chisels and adze’s to supply the countries artists. They 
would  send  the  waka  up  north  with  the  source  material  to  be  fashioned  then 
redistributed throughout the country.   
23. Appendix 1 provides a more detailed timeline for the initial round of Cultural Sector 
Challenge events. 
 
 
 
 Page 8 of 18 
 

 
Entry criteria and registration process 
24. BR2020/409  recommended  that  the  Fund  should  have  broad  scope  and  reach 
beyond  the  traditional  interpretation  and  definition  of  the  sector.  This  must  be 
balanced  by  the  Fund’s  focus  on  Mātauranga  Māori  and  the  widely  recognised 
benefits that diversity has for creativity and innovation. 
25. To  achieve  this  balance  the  Fund  registration  process  will  allow  for  open 
registration for the first 70% of available spaces in each event. Manatū Taonga will 
then  assess  the  demographics  of  registrations  to  determine  whether  there  is 
reasonable gender, ethnicity, and sector representation. If there is not reasonable 
representation,  Manatū  Taonga  will  engage  its  regional  networks  to  fill  the 
remaining spaces. 
26. Registration will be open to individuals and teams, with regional events targeted at 
ideas that need further development and online events targeted at funding-ready 
proposals. This approach will be refined as the events progress. 
27. Manatū  Taonga  will  manage  registrations  using  an  online  event  management 
service, such as Eventbrite. These are commonly used by government agencies 
to  manage  events  of  this  nature,  easy  for  participants  to  use,  and  are  usually 
provided  for  free  for  free  events.  The  project  team  has  engaged  the  Digital 
Operations  Advisory  Group  (DOAG),  the  Legal  Team,  and  Privacy  Officer  to 
ensure  the  correct  process  is  followed  for  selecting  and  using  an  online  event 
management service. 
About the events 
28. Each  Cultural Sector Challenge  event  will  be  a  2.5-day  high-touch,  short-format 
workshop  that  facilitates  the  co-creation  of  ideas  within  a  theme  to  address  the 
Fund’s outcomes. They are designed to provide: 
−  an experimental, collaborative, and creative way of solving problems or 
seeding ideas, with a bias towards building a solution that fixes a problem, or 
identifying a gap in the cultural sector that is currently not met effectively by 
others; and  
−  a fast pace that enables the rapid development of those solution ideas into 
something that is efficiently identifiable as either feasible for the Fund or not. 
−  a strong focus on supporting projects that encourage the protection, 
transmission, and retention of Mātauranga Māori.  
29. Manatū Taonga will also invite cultural sector leaders, innovation experts, mentors, 
technical specialists, and private investors to attend the events. These attendees 
will be available to offer support, advice, and technical assistance for applicants in 
developing their proposals. It is hoped that by encouraging these interactions and 
new  relationships  Manatū  Taonga  is  creating  the  foundations  of  a  sustainable 
innovation ecosystem. 
30. Throughout  the  event,  participants  will  work  in  small  groups,  generally  3  to  5 
participants, following a structure facilitated by trained Innovation Specialists. We 
 
 
 
 Page 9 of 18 
 

 
will aim to provide a fun, permissive, and inclusive environment in which to do this, 
and we will use experienced facilitators to deliver an experience that brings out the 
best in the participants. Appendix 2 includes a high-level run sheet for the face-to-
face events. 
31. There will be training available for Manatū Taonga staff to be able to co-facilitate 
the events, thereby lifting the capability of Manatū Taonga through the process, 
with a view to building sustainability within Manatū Taonga to be able to facilitate 
similar events in the future. 
32. Appendix 3 describes the positioning of each Mātauranga Māori principle and its 
function in relation to the Cultural Sector Challenge events and its participants. 
Panel membership and responsibilities 
33. In line with other contestable funding administered by Manatū Taonga, a pool of 
panel members will be available to evaluate applications. They will attend events 
and evaluation panel meetings after the events.  
34. A  minimum  of  three  panel  members  will  attend  each  event  and  will  collectively 
possess skills/knowledge in  Mātauranga  Māori,  sector expertise,  and Innovation 
Fund policy. The Panel may also call upon additional expert advisors to assist with 
evaluation  when  required.  Specific  responsibilities  for  the  panel  members  are 
included in Appendix 4. 
35. In  addition  to  MBIE’s  procurement  best  practice  guidance,  the  Investment  and 
Outcomes  Team  has  developed  standard  operating  procedures  to  support 
evaluation panels. Following Panel moderation and recommendations, SSGC will 
be asked to confirm funding decisions and applicants will be advised of results. 
Funding 
36. The Ministry has committed to allocating a minimum of $5 million of the Innovation 
Fund for FY20/21, with up to $12 million available and at least $1 million of this to 
be awarded to Mātauranga Māori projects. Up to $26 million has been allocated 
for  FY21/22.  Funding  will  be  a  mixture  of  seed  funding  (up  to  $20,000)  and  full 
project funding (up to $5 million). 
Performance measures 
37. Performance  measures  have  been  developed  for  this  financial  year.  These  are 
provided in Appendix 5.  
Contingency in the case of COVID-19 alert level changes 
38. There  is  potential  for  COVID-19  alert  level  changes  to  disrupt  the  face-to-face 
events outlined in this implementation plan. 
39. In  the  case  that  a  location  is  at  COVID-19  alert  level  2  at  the  time  of  an  event, 
Manatū Taonga plans to reduce registration to no more than 80 participants and 
 
 
 
 Page 10 of 18 
 

 
hold any additional participants in a waiting list. This leaves capacity for up to 20 
support people. 
40. Auckland  has  recently  faced  fluctuating  COVID-19  alert  levels  up  to  level  3.  To 
manage this risk, we plan to hold the Auckland face to face event in the latter half 
of the fund timeline. 
41. If the country moves to COVID-19 alert level 3 or 4 Manatū Taonga will move the 
events online. 
 
 
 
 
 
 Page 11 of 18 
 

 
Go / no-go decision 
42. The go / no-go decision includes: 
−  confirmation of the minimum viable product collateral required for launch 
−  technology registration tool readiness, and 
−  readiness of the Investment and Outcomes team. 
43. To  provide  flexibility  to  the  programme,  this  paper  seeks  your  agreement  to 
delegate  this  decision  to  Jeff  Gibson  and  Anna  Butler.  Similar  to  the  approach 
taken for the launch of Capability Fund round one, a minimum viable approach to 
collateral is being taken. 
Procurement 
44. There will be  an in-depth review and evaluation of the  process after the second 
event, and informal design and delivery reviews after all events. This will allow us 
to iterate and adapt to meet the needs of the sector for upcoming rounds. This will 
also inform the wider procurement approach for the subsequent eight events. 
 
 
 
 
 Page 12 of 18 
 


 
Appendix 1 – Indicative timeline to 30 June 2021 
 
Page 13 of 18 

 
Appendix 2 – Cultural sector challenge event high level run sheet 
 
•  Pōwhiri
•  Hākari - Kai after the Pōwhiri
Day 1
•  Expert inspirational presentations
•  Mingle 
•  Konohete | Performance
•  Te Hōtaka and Ngā Pou | Agenda and Principles
•  Mahi Tuatahi | Working session one (problem statement & validation)
Day 2
•  Mahi Tuarua | Working session two (1:1 with experts, mentors & coaches)
•  Ea | Wrap-up | Next Steps
•  Pōwhakangahau | Evening event
•  Revisit te rā tuatahi | day one
• 
Day 3
Mahi Tuatahi | Working session one (community cohort testing)
•  Mahi Tuarua | Sharing back (make pitch)
•  Ea | Wrap-up | Next Steps
 
 
 
 
Page 14 of 18 


 
Appendix 3 - The function of the Mātauranga Māori principles 
This illustration demonstrates the positioning of each principle and its function in 
relation to Manatū Taonga and the Cultural Sector Challenge events and its 
participants.  
 
Mauri Whenua 
is universal and speaks to purpose and direction. In this case, 
Manatū Taonga’s purpose through the Innovation Fund is to create sustainability, 
access and appropriate commercialisation opportunities for the arts and culture 
sector with the goal of establishing a resilient ecosystem. This purpose is grounded 
in the need for Manatū Taonga to create the conditions in which the sector can thrive 
in the future. Participants also enter this exercise with their own purpose, their own 
Mauri Whenua which provides Manatū Taonga with a real opportunity to learn and 
listen to the sector to support their needs and aspirations.  
Eke Tangaroa is placed in the liminal space and has a main function to challenge 
participants to be audacious in their endeavours to innovate. Also, it controls the 
front and the back and so has the dual function of encouraging boldness at the front 
but also to be calm and listen at the back. Both notions are important when 
incubating and testing ideas and so participants will be able to apply this system to 
the development of their projects.  
 
 
 
 
 
 Page 15 of 18 
 

 
Ikeike represents the front of the canoe and invites participants to bring their best 
foot forward in order to brave the waves of challenges ahead. Everyone who is 
involved in this process will have an end goal in mind or the pinnacle of their 
particular project and so this principle allows them to disagree, debate, provoke, 
validate and test old and new thinking in order to reach the very top of their game.  
Oranga Ngākau is represented by the elements and maritime life because they 
enable the waka to arrive safely to the desired destination. This notion makes the 
heart flutter as when participants know that they are fully supported, they will be able 
to reach their innovation goals. This speaks to the role of Manatū Taonga and others 
in enabling the process to happen and to support the sector in their endeavours to 
build resilience and sustainability. This positioning is fundamental as Manatū Taonga 
is not here to judge, rather to listen, learn and support.  
These principles will be applied to the shaping of the Fund’s delivery of the Cultural 
Sector Challenge events - the way that the schedule, facilitation, evaluation, and 
regional stakeholder engagement is developed and implemented and to inform 
Manatū Taonga’s approach to upholding standards of Mātauranga Māori.  
 
 
 
 
 
 Page 16 of 18 
 

 
Appendix 4 – Panel member responsibilities 
When attending an event, panel members will be responsible for: 
−  Responding to invitations from event teams wishing to share an idea or 
proposal with Manatū Taonga.  
−  Ensuring all kōrero with event teams is recorded.  
−  Listening to teams to understand the problem they are addressing and the 
intentions behind their innovative solution. 
−  Ensuring that participants understand the criteria that Manatū Taonga will be 
basing decisions upon. 
−  Drawing out any relevant information that may help participants to be 
successfully funded by Manatū Taonga. 
−  Informing participants of timeframes relating to funding decisions.   
When attending an evaluation panel meeting, panel members will be responsible for: 
−  Reviewing all audio/video recordings  
−  Considering all ideas/proposals against the set criteria 
−  After robust discussion with the panel, agree consensus scores and 
comments for each idea/proposal 
−  Determine funding recommendations, amounts and conditions 
−  Agreeing to minutes capturing the key discussion points decisions resulting 
from the evaluation panel meeting. 
 
 
 
 
 
 Page 17 of 18 
 

 
Appendix 5 – Performance measures for FY20/21 
For the initial round of eight events, the following performance measures will be used 
to assess: 
−  How successful the Cultural Sector Challenge event concept and design were 
at engaging the sector and Māori 
−  How successful the Cultural Sector Challenge event concept, design, and 
implementation were at establishing the foundation of an innovative 
ecosystem 
−  How successful the concept, design, and event facilitation were at supporting 
applicants through a non-traditional process from idea to funded proposal. 
The proposed performance measures are: 
 
Measure 
Target 
Which tells us 
Source 
Events were well 
> 80% of capacity over the 
The concept and design were 
Registration 
attended 
events 
successful at engaging the 
form 
sector and Māori 
Events were 
> 50% from cultural sector 
Manatū Taonga was successful  Registration 
attended by a 
over the events 
at targeting its communications 
form 
diverse cohort 
> 16.5% Māori over the 
The concept and design were 
Registration 
events 
successful at engaging Māori 
form 
 
Manatū Taonga was successful 
at targeting its communications 
Attendee 
> 80% of attendees met 
Manatū Taonga was successful  Event 
satisfaction 
someone new that they 
at laying an initial foundation for  survey 
would consider keeping in 
an innovation ecosystem in the 
touch with or working with in 
cultural sector 
future 
 
> 80% learned about a new 
The concept and design were 
resource or tool  
successful 
> 80% learned something 
that they would use in future 
> 80% feel more confident 
about how to develop their 
ideas 
Proposals put 
> 60% of teams attending put  The design of the events was 
Post-event 
forward 
forward a proposal at the end  effective at helping applicants 
analysis 
develop their ideas into funding 
proposals  
 
 
 
 
 Page 18 of 18 
 

Document 11: 9 March 2021
 
Cultural Sector Challenge events 
 
Communications and Engagement Approach  
Te Tahua Āki Auahatanga | Cultural Sector Innovation Fund  
Purpos  
e
This document outlines the communications and engagement approach for the Cultural 
Sector Challenge events.  
The scope of this paper includes communications and engagement activities leading up to 
and during the events. A separate paper will be developed to address communications and 
engagement requirements for post-event activities, including wraparound support. 
Context  
The Innovation Fund has a cross-sector, future-focus and provides $60 million in support 
between now and June 2023. It complements two other important cross-sector funds within 
the Arts and Culture COVID Recovery Programme, the Cultural Sector Capability Fund ($20 
million over two years) and the Creative Arts Recovery and Employment Fund (CARE) ($70 
million over three years). Collectively, these funds are designed to help the sector, survive, 
adapt and thrive in a COVID environment and beyond.  
The purpose of the Innovation Fund is to support innovative projects that improve the 
sustainability and resilience of the cultural sector. The initial round of the Innovation Fund will 
consist of a series of Cultural Sector Challenge events. These events will be delivered in a 
rolling programme across 14 regions beginning on 30 April 2021. There will also be two 
online events.  
The Cultural Sector Challenge events will bring together teams and individuals involved in 
arts, culture and heritage in its broadest sense, tangata whenua, communities and 
entrepreneurs, as well as investors, to develop projects that address issues the sector is 
facing around three outcome areas:   
•  sector sustainability  
•  access and participation   
•  commercial opportunities.    
At the conclusion of each Cultural Sector Challenge event, the most promising projects will 
receive either seed funding or project funding to support their further development.  
More than just a series of events, the ambition is to nurture a collaborative innovation 
ecosystem within the sector dedicated to exploring innovative solutions into the future.  
The Cultural Sector Challenge events will be launched on 24 March 2021 [date pending 
Ministerial agreement]. This launch announcement will include details of the first three 
events – two regional events in Te Wanganui-a-Tara Wellington and Ōtautahi Christchurch 
[pending Mana whenua support] and a third nationally focused online event.  
 
Mātauranga Māori principles  
The Mātauranga Māori principles below have been developed to help shape the Innovation 
Fund as a whole and will also guide the implementation of the communications and 
Page 1 of 10 
 

engagement approach.   An explanation of these principles is included on page 8 of the 
Cultural Sector Challenge events Implementation Plan. 
•  Ikeike  
•  Eke Tangaroa 
•  Mauri whenua  
•  Oranga ngākau 
Communications and engagement overview   
The communications and engagement activities will be critical to achieving the purpose and 
objectives of the Innovation Fund. The approach outlined here is designed to enable Manatū 
Taonga to build strategic relationships with iwi/Māori and key stakeholders, generate 
awareness about the Fund, drive participation in the Cultural Sector Challenge events, and 
nurture an innovation ecosystem.    
The Cultural Sector Challenge events will be rolled out region-by-region across Aotearoa. 
After an initial national launch, the communications and engagement approach outlined here 
adopts this same region-by-region pacing. This allows for meaningful, tailored engagement 
and communications, which will help ensure the best outcomes for each community.  See 
Appendix 1 for an illustration of this phased approach. 
Consideration has been given to how best to position the Cultural Sector Challenge events 
alongside the other funding opportunities available for communities within the Arts and 
Culture COVID Recovery Programme.  A schedule plotting out communications to 
stakeholders and audiences will be produced so that joined-up activities are achieved where 
possible.  
Engagement approach 
OBJECTIVES  
•  Build Manatū Taonga’s reputation as a leader and partner in the arts culture and heritage 
sector 
•  Build meaningful relationships between Manatū Taonga and iwi/Māori and strategic 
stakeholders to support the delivery of the Fund over its lifecycle 
•  Build regional connections to help ensure the delivery of the best outcomes for 
communities  
•  Explore options with iwi/Māori and strategic stakeholders to create a collaborative 
innovation ecosystem.  
 
Iwi/Māori engagement 
Embedded within its purpose and across all three outcome areas, the Innovation Fund has a 
focus on supporting the cultural aspirations of iwi/Māori, particularly on safeguarding 
mātauranga Māori while nurturing innovation stemming from this mātauranga.   
The following kinds of organisations and groups have been identified:  
•  National and urban Māori organisations 
•  Iwi trusts 
•  Iwi and hapū 
•  Ngā toi Māori, Māori media and entertainment organisations  
•  Māori groups in the art, culture and heritage space 
Page 2 of 10 
 

•  Government departments that support iwi/Māori development: Te Puni Kōkiri (TPK), 
Department of Internal Affairs (DIA), and Ministry of Business, Innovation and 
Employment (MBIE) 
•  Local body iwi/Māori relationship managers 
 
APPROACH 
The Innovation Fund project team recognises that Manatū Taonga has a number of existing 
relationships with iwi/Māori. After consultation with the Manatū Taonga kaimahi who hold 
these relationships, an initial approach will be made to iwi who are mana whenua in each of 
the proposed Cultural Sector Challenge events locations to discuss the best timing and 
opportunities to deliver these events within their communities. 
Building these relationships, will help lay the foundations for new and ongoing relationships 
between Manatū Taonga and regional Māori communities for the life of the Fund and 
beyond. 
To achieve the broader outcome of developing an innovation ecosystem, a more detailed 
plan will be developed. This will outline what ongoing engagement with iwi/Māori in each 
region might look like, how iwi/Māori may want to work with us going forward, and what 
support Manatū Taonga may like or expect from these groups. It will also identify options for 
who is best placed in Manatū Taonga to steward these relationships.  
 
Stakeholder engagement 
Manatū Taonga has a network of sector stakeholders. The Innovation team have begun a 
process of identifying which of these stakeholders are critical to our strategic objectives for 
the Innovation Fund. These include: 
National  
•  Government departments with an interest in innovation (i.e. MBIE, New Zealand 
Trade and Enterprise (NZTE), DIA, TPK, Local Government New Zealand (LGNZ), 
Callaghan Innovation)  
•  Funded Cultural Agencies  
•  Peak bodies/ membership organisations (within and outside cultural organisations 
such as entrepreneurs)   
•  Investors (philanthropists, trusts and foundations, angel investors)  
Regional   
•  Local government   
•  Regional Economic Development Agencies  
•  Regional Arts Organisations  
•  Major cultural organisations (i.e. Festivals, galleries, theatre/ companiea)  
•  Key regional creative / cultural thought leaders   
 
APPROACH 
The regional events offer an immediate opportunity to start building these relationships 
which will lay the foundations for new and ongoing relationships between Manatū Taonga, 
the sector and regional communities for the life of the Fund and beyond. 
The first two Cultural Sector Challenge events have short timeframes however, so a flexible 
approach around the initial engagement will be required. The planning for each event will 
Page 3 of 10 
 

begin with engagement with both national and regional strategic stakeholders, to discuss the 
opportunities for each region’s communities.  
To achieve the broader key outcome of developing an innovation ecosystem, a more 
detailed plan will be developed that outlines what the ongoing engagement might look like, 
how our strategic stakeholders may want to work with us going forward, and what support 
Manatū Taonga may expect from these groups. It will also identify options for who is best 
placed in Manatū Taonga to steward these relationships.  
The communications approach below captures the network of stakeholders the Innovation 
team will collaborate with to utilise their networks to help promote the Cultural Sector 
Challenge events. 
 
Communications approach  
External communications 
OBJECTIVES 
•  Build nationwide awareness of Innovation Fund, its objectives and how it 
complements other funding opportunities within the Arts and Culture Programme   
•  Build regional awareness of the Cultural Sector Challenge events. 
•  Drive event registrations from a diverse range of participants in line with intended 
audience  
•  Inspire stakeholders to become champions for the Innovation Fund and share our 
messages with their communities 
•  Seed the idea of an innovation ecosystem 
•  Reflect ao Māori perspectives in all communications  
•  Reinforce the value of arts, culture and heritage for Aotearoa and make innovation 
part of that story  
 
AUDIENCES  
Manatū Taonga is looking to attract individuals and teams who are involved in, or have an 
active interest in arts, culture and heritage in its broadest sense.  
Tangata whenua are a priority audience for this Fund and diversity is a prerequisite for 
innovation.  
In addition to those who are already likely to consider themselves to be in the arts, culture 
and heritage sector, Manatū Taonga is explicitly looking to attract individuals and teams 
representing the following areas:  
•  Tangata whenua (iwi, hapū and marae communities)  
•  Creative industries  
•  Start up, entrepreneurial community   
•  Tech sector   
•  Digital delivery platforms  
•  Community development    
Across all audience areas, Manatū Taonga is looking to attract participants from: 
•  Diverse ethnic communities 
•  Rangatahi youth 
Page 4 of 10 
 

•  Groups who experience barriers to access and participation in arts, culture and 
heritage, such as the disability community. 
Regardless of which audience segment an individual is in, Manatū Taonga is looking to 
attract people who are driven by an ambition to work in different, collaborative ways to create 
innovative projects which benefit their own work, the wider arts, culture and heritage 
ecosystem, and as a result, Aotearoa as a whole.   
 
CONTENT  
A compelling narrative will be written that captures the essence of the Innovation Fund and 
has a strong value proposition for both participants and our stakeholders.  
The narrative will clearly communicate the benefits the Cultural Sector Challenge events will 
provide to participants, and to New Zealand by helping build an innovation ecosystem 
focused on arts, culture and heritage. This narrative will be designed specifically to speak to 
our intended audience.  
Diversity is a prerequisite for innovation and is therefore a key driver of the communications 
messaging for the Cultural Sector Challenge events. Māori are a priority audience for this 
events series and attention wil  be given to ensuring ao Māori is reflected in all 
communications.  
A design agency with specialist kaupapa Māori expertise is being engaged to develop a 
visual identity which will translate the narrative and messaging through every touch point we 
use to communicate the Cultural Sector Challenge events.  
Content will be developed and repurposed through multimedia streams such as videos, 
blogs, digital assets and media. 
Key messages and reactive Q&As will be developed to support the Minister’s office and 
media responses. These key messages will also help inform all engagement and 
communications content.  
This messaging will cover: 
•  Event FAQs 
•  Project criteria 
•  Eligibility criteria  
•  Registration process 
•  What happens after the Cultural Sector Challenge events? 
•  What other funding opportunities are available within the Arts and Culture COVID 
Recovery Programme? 
CHANNELS  
To support the launch of the Cultural Sector Challenge events multiple channels will be used 
to reach our different targeted audiences. This campaign will be designed to tell the story of 
the Cultural Sector Challenge events, generate excitement, drive participation in the events 
themselves, and seed an ongoing innovation ecosystem.   
The campaign will be run through: 
•  Newsletters to existing lists 
•  Social media including using Manatū Taonga’s existing digital channels - Facebook, 
Instagram, LinkedIn, Twitter and YouTube (paid and organic campaigns)  
•  Manatū Taonga website   
•  Iwi/Maori, Pacific and other cultural groups channels 
•  Stakeholder channels (as listed in stakeholder section plus others) 
Page 5 of 10 
 

•  Online information sessions (similar to the recent sessions run in collaboration with 
Arts Access Aoteaora for the Creative Space initiative) 
•  Other offline marketing activity as appropriate to the region 
 
LAUNCH AND NATIONAL MEDIA CAMPAIGN 
The Cultural Sector Challenge events will be launched by the Minister for Arts, Culture and 
Heritage on 24 March [date to be confirmed with Minister’s office]. This will mark the 
beginning of a proactive national and regional media campaign. 
The plan for the launch wil  be finalised in discussion with the Minister’s office once this 
paper is approved. 
This launch will profile the overarching the Cultural Sector Challenge events concept, and 
the locations and dates of the first three events - Te Wanganui-a-Tara Wellington, Ōtautahi 
Christchurch and online.     
A comprehensive national and regional media plan will be developed identifying stories for a 
range of media designed to reach the diverse audience for the Cultural Sector Challenge 
events.  
Examples of national media who will be targeted in the initial launch phase include:  
•  Big Idea 
•  Standing Room Only (RNZ) 
•  Stuff 
•  Māori TV 
•  Ideolog 
•  #nzentrpreneur 
 
REGIONAL MEDIA CAMPAIGN 
A focused regional media campaign will be launched in the lead up to each event. 
Examples of regional media which will be targeted include:  
•  Newspapers 
•  Iwi, Access and Student Radio. 
 
MEDIA SPOKESPEOPLE    
The spokesperson will be determined on a case by case basis depending on the nature of 
the media request.    
Around the time of the launch, the Minister will be the spokesperson for the Cultural Sector 
Challenge events and will be offered all substantial interview requests. 
Potential Manatū Taonga spokespeople include:  
•  Tumu Whakarae Chief Executive 
•  Pou Mataaho o Te Pae Huarewa Deputy Chief Executive, Māori 
•  Pou Mataaho o Te Aka Deputy Chief Executive, Policy and Sector Performance.  
The Manatū Taonga team wil  also build a group of external subject matter expert 
spokespeople and champions from different audience segments, and different regions who 
can speak to media about different aspects of the innovation kaupapa. This list will be 
agreed in advance. 
 
Page 6 of 10 
 

Internal communications  
OBJECTIVES 
•  All staff understand the Innovation Fund, its objectives and how it sits alongside other 
funding opportunities within the Arts and Culture programme   
•  All staff understand where to direct enquiries 
•  Staff involved in managing public and stakeholder queries feel well equipped to do so 
 
APPROACH 
Manatū Taonga staff are an important part of the communications and engagement 
approach for the Innovation Fund. Our staff are deeply connected within the cultural sector. 
Empowered with good key messages, and clear guidance on how and when to hand over 
enquiries to the programme team, staff can be good advocates for the Fund.   
Communications with staff will be shared through all the usual channels around the time of 
the launch, including: 
•  Intranet 
•  Managers’ cascade 
•  All staff emails 
•  Te Hinu 
More in-depth material will be prepared to support those directly handling stakeholder and 
public enquiries. The programme communications team will work alongside the Investments 
and Outcomes team to prepare template responses, and a full set of Q&As to support those 
working in these roles.  
 
Communications and engagement measures  
The following measures will be used as indications of the effectiveness of the 
communications and engagement approach outlined here. The regional roll out of the 
Cultural Sector Challenge events means there will be opportunities for continual refinement 
and improvement of our approach.  
•  Media coverage (national and regional, spread of publications to reach diverse 
sectors)  
•  Social media reach  
•  Strong attendance by diverse participants (average of 80% capacity, Māori 
participation in line with census)  
•  Stakeholders helped extend our reach by pushing the information through their 
channels. 
•  Positive feedback from strategic stakeholders in each region, that it was valuable 
partnering with us on this initiative, and that they are interested in engaging with us 
for the life of the Fund. 
•  Strong stakeholder and participant networks are established and are interested in 
being part of ongoing innovation ecosystem.  
 
 
 
Page 7 of 10 
 





Appendix 1: 
Cultural Sector Challenge events  
Cultural Sector Challenge Events
Communications and engagement phasing 
Communications and engagement phasing
FY20/21 FY21/22
March
April
May
June
July
National awareness campaign National awareness campaign
Regional event 
Registrations open
Te Whanganui-a-Tara  
Pre-
promotion and 
Event
Post-event communications and engagement (ongoing)
engagement
engagement
Promotion and engagement cont'd
Regional event 
Registrations open
Online event
Pre-
promotion and 
Event
Post-event communications and engagement (ongoing)
engagement
engagement
Promotion and engagement cont'd
Regional event 
Registrations open
Ōtautahi  
Pre-
promotion and 
Event
Post-event communications and engagement (ongoing)
engagement
engagement
Promotion and engagement cont'd
Regional event 
Registrations open
Pre-
Post-event communications and engagement 
Ōtepoti  
promotion and 
Event
engagement
(ongoing)
engagement
Promotion and engagement cont'd
Regional event 
Registrations open
Post-event 
Pre-
Future events TBC  
promotion and 
Event
communications and 
engagement
engagement
Promotion and engagement cont'd
engagement( ongoing)
 
 
 
Page 10 of 10 
 









Document 15: 27 July 2021
 
Manatū Taonga Procurement Pla  
n  
 
 
Innovation Fund  
– Te Urungi Event Management
 
Disbursements and Facilitators Procurement
 
Approach 
 
Background 

 
In a paper to the Minister “Culture Sector Innovation Fund – fund outcomes and approach to
 
delivery”, dated 10 December 2020 [BR2020/409 refers], it was agreed that Mana  
tū Taonga would
 
run a series of innovation events as a key engagement tool with the cultural sector to identify
 
innovative and creative ideas that will improve the sustainability and resilience of the cultural sector.
The event series is named Te Urungi: Innovating Aotearo  
a.
 
At the SSGC meeting on 19 January 2021, a paper was presented to SSG  
C outlining the proposed
 
approach to the design an  
d delivery for the initia  l8 of the 16 events. SSGC endorsed the proposed
 
approach (meeting minutes refer)  .The agreed approach was to direct source CreativeHQ (CHQ) (an
 
All of Government (AoG) panel provider that has extensive experience in designing and delivering
similar innovation events) for the initial 8 events. 
 
At the Sector Support Governance Committee (SSGC) meeting on 15 June 2021, a paper was
presented to SSGC outlining the options available to Manatū Taonga for the delivery of the
 
remaining Te Urungi: Innovating Aotearoa events. SSGC endorsed the preferred option of reducing
 
the number of events managed by CHQ to 6 and bringin  
g the event management function in-hous  
e.
 
A further paper was presented to SSGC on 6 July which proposed taking over the management of the
 
event delivery in time for Hokitika effectively reducing CHQ’s management to 5 events. This was
agree  
d.
To support the management of the events, the approach needs to be agreed for the engagement of: 
 
1.  event services (previously deliver
 
ed as “disbursements” vi  
a the CHQ contract),  
 
2.  mana whenua support services including tikanga, an  
d
 
3.  additional facilitators  
1 (previously supplied by CHQ). 
 
Disbursements encompass services such as venue, catering, videographer, AV equipment and
 
services, any theming required for the venues, mentors and experts required at the events,
performing artists, printing for workbooks etc. 
 
What Manat  
ū Taonga i  
s buying and why 
 
This Plan relates to the procurement approach for the purchase of event disbursement services 
 
,mana whenu  
a support and engagement of facilitators for each event  .
 
1 Manatū Taonga were always providing up to 6 facilitators per event as part of the original delivery model, 
however with the in housing of the delivery, it now requires a greater pool of facilitators to support the events.  

 

Specification of Requirements 
Event Disbursements 

Manatū Taonga requires the following event disbursement services for each event delivery. 
Area 
Detail  
Est Cost 
Venue & Security 
Location where event will be run (2 ½ days) 
$8,000 
Food & Beverage 
Catering for event participants (nibbles on Friday night, morning 
$10,000 
tea, lunch and afternoon tea on Saturday, brunch on Sunday) up 
to 100 pax 
AV/Projection 
Required for event (note the $15k estimate is a maximum – this 
$15,000 
was the rate for Porirua which was a gold standard event, we 
expect this to be much lower for smaller events) 
Coaches, Mentors, speakers, 
Experts required to support participants at event – 2-4 at each 
$1,000 per person 
MC, experts etc 
event 
$4,000 max per 
event 
Performers and artists 
Contributes to the environment to support the creative vibe – up 
$1,000 per person 
to 2 per event 
$2,000 max per 
event 
Theming & Décor 
If required – depends on venue available 
$4,000 
Furniture hire 
If required – depends on venue available 
$3,000 
Videographer / Photographer 
Videos and photos are taken of select events for marketing 
 Up to $4,000 
purposes 
Printing 
For workbooks and signage 
$1,000 
Total max event 
 
$51,000 
disbursements 
 
Mana Whenua Support Services 
Manatū Taonga requires the support of local mana whenua at the event to provide services that 
align with their tikanga. Depending on the services provided this is estimated to be up to $1,500 per 
event plus a $500 koha. 
Facilitators 
Up to ten facilitators are required from Manatū Taonga at any one event. To allow for availability 
constraints the total number of trained Manatū Taonga facilitators in the “pool” will need to be 
higher than this.  
To date Manatū Taonga’s facilitators have been provided by training existing Manatū Taonga 
staff (permanent and contract staff) to facilitate at the events. The project is working with the 
business to identify more staff that could be trained to provide these services however additional 
external facilitators will also need to be engaged to make up the required numbers.  
To replace CHQ’s facilitator roles Manatū Taonga requires up to 6 additional facilitators for each 
event delivery. It is estimated that each facilitator would cost $2,500 - $5,000 per event (depending 
on where they are sourced from, the lower end of cost is likely to be individual providers and the 
higher end from specialist companies).  The actual numbers of facilitators required for each event is 
dependent on participant numbers eg for Porirua there were a total of 12 facilitators, at Invercargill 
there was 7 plus a MC. If all 11 events had the maximum 80 participants, then the total cost for the 6 
additional facilitators would be $165,000 to $330,000. 
Travel, accommodation and other travel related costs for the facilitators will be managed as per the 
Travel Policy and are estimated at $10,000 per event ($110,000 max). 

 

It is proposed that up to 15 external facilitators will need to be identified, trained (if required) and 
engaged to provide the additional facilitators for the 11 events allowing for availability etc.  
Skills and experience required: 
•  be able to provide an understanding of the Kaupapa of Te Urungi, answering questions and 
providing direction regarding the programme for the weekend   
•  detailed understanding of Manatū Taonga policy intent and evaluation criteria  
•  the ability to assist the formation of teams and supporting the team to work well together  
•  be able to manage cohort activities to assist with ideation and decision making  
•  be able to help teams understand what advice they need and directing them to the 
resources available  
•  strong understanding of start up tools and experience and be able to help the teams use the 
innovation tools to refine their projects  
•  enhance the environment to encourage and supportive participants 
•  have facilitation experience 
•  cultural competency added value 
 
Description of Market  
Event Disbursements 

While in large locations there will be several providers available in each location that could provide 
event disbursement services, in the smaller locations (eg Hokitika) there may only be one suitable 
provider. 
Mana Whenua Support 
There is usually only one mana whenua for each event location. 
Facilitators 
There are several organisations and individuals that could provide the facilitation expertise. 
Preference is to use people already trained in Te Urungi facilitation who have detailed knowledge of 
the fund and then train others as identified. The training will require additional support and effort 
from Manatū Taonga). Options available to Manatū Taonga are: 
1.  Already have knowledge of Te Urungi and the fund 
a.  Creative HQ: worked with Manatū Taonga for the first five events 
b.  Individuals who were previously working for Manatū Taonga and are trained on the 
fund, eg Edwin Rakanui, Jason Van Hattum 
2.  Individuals or organisations that have facilitation expertise but no knowledge of Te Urungi or 
the fund  
a.  ThinkPlace – undertook some stakeholder engagement with us in the start of the 
programme – but haven’t been trained in Te Urungi  
b.  Other Business Change AoG Consultancy Services providers 
c.  AoG External Services providers to source individual facilitators  
Procurement Method 
Event Disbursements 


 

It is proposed that engagement of disbursement services follows a principle-based approach. 
Specific details for each area is outlined in Appendix 1. 
Principles: 
•  Providers identified from recommendations from local councils, known local contacts, 
Google search etc. 
o  If more than three – then providers shortlisted by recommendations 
o  Person providing recommendations to declare relationship with provider (if any)  
•  Multiple quotes obtained (up to three if available) 
•  Senior Project Manager decides on preferred provider 
•  Delegated authority endorse / approve decision 
•  Documentation to include: 
o  Declaration of relationship for any recommendations 
o  Quotes 
o  Approval of preferred provider from delegated authority 
•  Contracts are preferred however simple disbursements like venues, catering etc can be 
engaged via a quote 
o  Payment on invoice with evidence of preapproval and relevant financial 
documents from supplier 
Mana Whenua Support 
The procurement approach for mana whenua supports services will be a direct engagement of the 
relevant mana whenua. Depending on the services provided this is estimated to be up to $1,500 per 
event for tikanga services plus a $500 koha. 
Facilitators 
Organisations such as CHQ charge $1,900 per day for a lead facilitator and $1,450 per day for a 
standard facilitator. 
Individuals (not via a consultancy type company) rates range from $1,000 to $1,200 per day. 
It is proposed that engagement of the facilitators follows a tiered approach (additional to internal 
staff that are trained):  
1.  Individuals that are already known to Manatū Taonga and already have knowledge of Te 
Urungi and the fund can be direct sourced via a general contract for services. Currently there 
are 5 people that have the right experience. 
a.  Max contract value would be $27,500 - $33,000 if the person facilitates at every 
event – however more likely to be 8 events so expected contract value to be 
$20,000 - $24,000 
2.  Additional facilitators (up to 12) to be recruited via direct engagement or via External 
Recruitment provider depending on knowledge of individual and their experience.  
a.  Recommendations from existing Manatū Taonga staff for the direct source of 
individuals with facilitation experience 
i.  Conflict of interest declarations documented for any individuals that haven’t 
previously worked for Manatū Taonga. Delegated authority to review and 
approve the conflict of interest before engagement 
b.  Standard recruitment via an external recruitment provider for others 

 

3.  If still more required – then direct source CHQ for support given their knowledge of the fund 
and Te Urungi at $1,450 to $1,900 per facilitator per day 
4.  If CHQ not available – then approach ThinkPlace for support. 
 
Services 
Recommended procurement approach 
Rationale (justification)  
Disbursements 
Multiple quotes 
Low risk, low value services. 
DA approve preferred provider 
Relevant documentation recorded 
And detailed in Appendix 1  
Mana whenua support  Direct source of relevant iwi. 
 
services 
Facilitators 
Recruitment of facilitators either by 
Direct source of known 
engaging a AoG external services 
providers is lower cost from a 
provider, or direct source where known. 
daily rate and training 
requirements. 
We will require additional 
facilitators as not enough 
currently in pool – so external 
provider as per normal 
contractor recruitment process 
 
Budget 
The operational budget for this project is held within the Innovation Project (cost centre 292) and is 
managed by the Innovation Fund Senior Project Manager. When the project is handed over 
to BAU, the budget will move to being owned and managed by the new DCE, Investment and 
Outcomes. 
Forecast budget for the event delivery disbursements and facilitators is:  
  
 
 
Maximum cost for 
Expected costs 
11 events 
(average) for 11 events 
Disbursements 
max $51,000 per event 
$561,000 
$396,000 
average $36,000 per 
event 
Mana whenua support  Max $1,500 per event 
$22,000 
$22,000 
services  
Koha of $500 
Facilitators  
Max $23,000 per event 
$253,0002 
$198,000 
 
2 The maximum facilitator cost is based on what we were paying for 6 CHQ facilitators 

 

Average expected to be 
$18,000 per event 
Travel etc 
$10,000 per event 
$110,000 
$88,000 
Average expected to be 
$8,000 per event 
(allowing for smaller 
event participants) 
Total for 11 events  
 
$946,000  
$704,000  
(per event) 
($86,000) 
($64,000) 
 
Key decisions 
The Chief Executive has the delegated financial authority to approve this procurement plan. 
The business owner is the Deputy Chief Executive, Investment and Outcomes. 
The Senior Project Manager, Sam Kemp-Milham, will assume authority for the delivery of the 
services.  
Contract 
Event Disbursements 

•  The suppliers will be engaged by accepting the quote. 
•  The key performance indicators for measuring the provider’s performance will be delivery 
on time to Manatū Taonga’s satisfaction. 
•  The timeframes for delivery are July - December 2021.  
•  Payment will be based on the supplier’s successful completion of milestones as detailed in 
their quote.  
Facilitators 
•  will be offered a contract for services based on the agency’s standard terms and conditions 
(either general contract for services or RSO or CSO as relevant).  
•  The proposed contract term will be 6 months fixed term as needed across the events.  
•  The key performance indicators for measuring the provider’s performance will be delivery 
on time to Manatū Taonga’s satisfaction. 
•  The timeframes for delivery are July - December 2021.  
•  Payment will be based on the supplier’s successful completion of milestones as detailed in 
the contract.  
•  New intellectual property arising as a result of the contract will be the property of Manatū 
Taonga. 
Risk 
Overall this procurement is deemed low-value, low-risk. 
 
Key risks to be managed 
Risk 
Mitigation action 
Responsible 

 

1.  IF the procurement method 
The proposed process does not strictly comply 
Sam Kemp-Milham 
is successfully challenged 
with Government and Manatū Taonga 
THEN Manatū Taonga may be  procurement guidelines, but departure is 
bought into disrepute 
defensible based on the specificity and lower 
cost to engage individuals rather than 
companies  
2.  IF the provider does not 
Recommendations are being sourced for event 
Sam Kemp-Milham 
provide a good result THEN 
suppliers – for suppliers that have just been 
Manatū Taonga may be 
identified without any recommendation – then 
bought into disrepute 
due diligence will be undertaken first. This may 
include contacting referees. 
Due diligence will be undertaken for individuals 
not known to Manatū Taonga for the 
facilitation roles, and if they are not up to 
standard – then they will not be offered any 
further events. 
 
Probity 
Probity in this procurement will be managed by: 
•  acting fairly, impartially and with integrity, acting lawfully, and being accountable and 
transparent 
•  ensuring compliance with the agency’s code of conduct 
•  ensuring that financial authority for the procurement is approved before proceeding to  
tender  
•  identifying and effectively managing all conflicts of interest  
•  protecting the supplier’s commercially sensitive and confidential information 
 
Approval 
I confirm that the following have approved this Procurement Plan: 
Manatū Taonga Finance Team 
Y/N 
Manatū Taonga Legal Team 
Y/N 
 
Name: 
 
Date: 
This document should be emailed to [email address] (and approved by the Legal 
Team) before initiating your tender process 
 
 

 

Appendix 1 
Area 
Expected  
Max 
  Procurement approach 
CoI checks 
Evaluation  
Preferred 
Approval  
Documentation 
Contract 
provider 
required 
Decision 
maker 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Venue & 
$8,000 
$8,000 
  Up to three locations 
  
venues evaluated 
PM decision 
Delegated 
quotes from venues 
Quote required for 
Security 
(some places will only 
(evaluation outcome not 
Authority to 
filed 
delegated authority 
have one location 
required to be 
approve 
COI recorded 
approval email (no 
suitable) 
documented) 
preferred 
contract) - need to go 
provider 
to finance 
Food & 
$10,000 
$10,000 
  Catering provided by 
  
if not direct source - 
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  
Beverage 
venue preferred or 
then options evaluated 
Authority to 
filed 
engage up to three 
(evaluation outcome not 
approve 
COI recorded 
quotes and choose 
required to be 
preferred 
documented) 
provider 
AV/Projection 
$8,000 
$15,000 
  Recommendations by 
CoI declaration 
if not direct source - 
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
local govt good for 
local contacts (checking 
from person 
then options evaluated 
Authority to 
filed (if multiple 
recommendations  
CoI) and/or google 
providing the 
(evaluation outcome not 
approve 
quotes) 
search.  
recommendations 
required to be 
preferred 
COI recorded 
documented) 
provider 
Coaches, 
$2,000 
$4,000 
  Recommendations by 
CoI declaration 
  
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  
Mentors, 
contacts (checking CoI) 
from person 
Authority to 
filed (if multiple 
speakers, MC, 
and/or google search.  
providing the 
approve 
quotes) 
experts 
recommendations 
preferred 
COI recorded 
provider 
Performers and 
$2,000 
$2,000 
  Recommendations by 
CoI declaration 
  
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  As above 
artists 
contacts - relevant to 
from person 
Authority to 
filed (if multiple 
location 
providing the 
approve 
quotes) 
recommendations 
preferred 
COI recorded 
provider 
Theming & 
$1,000 
$4,000 
  If required for venue 
  
if not direct source - 
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  
Décor 
then options evaluated 
Authority to 
filed (if multiple 
(evaluation outcome not 
approve 
quotes) 
required to be 
preferred 
COI recorded 
documented) 
provider 
Furniture hire 
$0 
$3,000 
  If required for venue 
  
if not direct source - 
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  
then options evaluated 
Authority to 
filed (if multiple 
(evaluation outcome not 
approve 
quotes) 
required to be 
preferred 
COI recorded 
documented) 
provider 

 

Area 
Expected  
Max 
  Procurement approach 
CoI checks 
Evaluation  
Preferred 
Approval  
Documentation 
Contract 
provider 
required 
Decision 
maker 

Videographer 
$4,000 
$4,000 
  Recommendations by 
CoI declaration 
if not direct source - 
PM decision 
Delegated 
quotes from providers 
  
contacts (checking CoI) 
from person 
then options evaluated 
Authority to 
filed (if multiple 
and/or google search.  
providing the 
(evaluation outcome not 
approve 
quotes) 
recommendations 
required to be 
preferred 
COI recorded 
documented) 
provider 
Printing 
$1,000 
$1,000 
  recommended printing 
  
  
  
Delegated 
  
  
company (as we are not 
Authority to 
part of any AoG) 
approve 
preferred 
provider 
 
 
 
 
 
 
 
  
  
  
 
per event 
$36,000 
$51,000 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mana whenua 
  
Est 
 
Direct source 
  
  
 PM decision 
 Delegated 
Contract if relevant, 
  As above 
support 
$2,000 
Authority to 
quote form provider 
services 
per event 
approve 
filed 
engagement 
Facilitators 
Av 
max at 
 
separate evaluation per 
as per normal 
  
  
  
  
  As above 
$3,000 
CHQ 
facilitator  
contractor 
per 
rates 
requirements 
facilitator  $3,833 
per event  per 
facilitator 
per event 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Travel / 
  
$10,000 
  as per MCH travel policy 
  
  
  
  
  
  
accommodation 
/ meals /taxis 
for event staff 
per event 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Total est per 
$64,000 
$86,000 
 
 
 
 
 
 
 
 
event