This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'TEC audit documents and reports'.


 
Tertiary Education Commission 
Te Amorangi Mātauranga Matua 
National Office 
44 The Terrace 
PO Box 27048 
Wellington, New Zealand 
 
 
 

 
Contents 
Part one: Summary of Audit Results 

Overall recommendation 

Audit Ratings 

Key findings and recommendations 

Part two: Key findings and recommendations 

Part three: Other Audit Findings 
12 
Financial Viability Assessment 
12 
Minimum Prudential Financial Standards 
12 
Part four: Audit Process Overview 
14 
Purpose of the audit 
14 
Scope of the audit 
14 
Overview of Taranaki Outdoor Pursuits and Educational Centre 
15 
Audit process overview 
15 
Part five: TEO Corrective Actions 
16 
Corrective Actions 
16 
 
 

















 
Part three: Other Audit Findings 
Further findings of the audit are set out below. 
Financial Viability Assessment 
8091-Taranaki Outdoor Pursuits and Education Centre Trust
Minimum 
Prudential 
Risk assessment
Financial 
(Based on your financial statements for the years shown)
Standards  s9(2)(b)(ii) 
 
The PTE was first funded by the TEC in 2020. TOPEC’s financial year end is 31 December. The 2020 financial 
reports and 2021 forecast were due on 31 May 2021. The PTE applied for an extension to 30 June 2021 
because their auditors had advised they would be unable to complete the audit by the due date. The TEC 
received the reports on 30 June 2021. 
s9(2)(b)(ii)
 
The PTE receives Student Achievement Component Level 3 and above funding and Fees-free Payments 
from the TEC. 
Excluding Fees-free Payments, the TEC funded $128,095 in 2020 (including a debt write-off of $74,758 for 
under-delivery funded under the Government Funding Guarantee) for 8.1 TEC-funded EFTS. The 
organisation is funded $130,145 for 20 EFTS in 2021. 
 
 

 
The April SDR shows 2021 delivery is tracking at 10.5 SAC3+ EFTS. This is up on the 7.3 EFTS in the April 
2020 SDR (and the 8.1 EFTS delivered in 2020). 
 
 
 
 
 
 
 

 
Part four: Audit Process Overview 
Purpose of the audit 
The purpose of the audit was to provide assurance that your organisation is complying with the     
Education and Training Act 2020 and conditions imposed on your funding.  This audit is part of our ongoing 
monitoring of tertiary education organisations (TEOs). 
This audit used a sample-based approach and reviewed a limited scope of the applicable funding conditions 
and other requirements. As such, despite our best efforts, some non-compliance may remain undetected 
and the audit does not provide complete assurance of historical, current or future compliance. 
Non-detection of non-compliance does not make that practice compliant, and will not restrict the TEC from 
taking action under the Education and Training Act 2020 or from recovering funding in the future if        
non-compliance is later detected. Please refer to the audit guidelines for more information on the inherent 
limitations of an audit. 
Our audit focus wil  be on assisting TEOs in achieving their objectives through wel -reasoned audits, 
evaluations and analyses of the business viability and education outcomes for students. 
Scope of the audit 
TEC’s monitoring function is set out in section 409(1)(h) of the Education and Training Act 2020, which 
provides that the TEC's functions are to "monitor the performance of organisations that receive funding 
from the Commission including by measuring performance against specified outcomes”. 
The scope of the audit was aligned to the performance commitments in the Investment Plan and the 
associated funding obligations between the TEC and your organisation. The scope was outlined in the audit 
arrangements letter.  TEC Audit Guidelines were also provided to help you understand how TEC undertakes 
audits and what to expect during the audit. 
The scope of the audit was outlined in the audit arrangements letter. This included the following: 
>  Your current registration and accreditation status for funding eligibility 
>  Your organisation’s systems and processes for reporting student data through the Single Data Return, 
including reporting enrolments, student achievement and withdrawals 
>  Compliance with your funding conditions for each fund: 
-  Student Achievement Component – Provision at Level 3 and above 
-  Fees-free funding 
>  Compliance with the Annual Maximum Fee Movement policy, relating to fees and course costs 
>  The refund of any fees that have been overcharged (if applicable) 
>  Compliance with the Compulsory Student Services Fee (if applicable) 
>  Whether your organisation has offered any inducements or benefits to students 
>  Responsibility for any subcontracting requirements 
>  Your programmes and qualifications 
>  Your organisation’s process for maintaining student records as required by clause 13(1) of Schedule 18 
of the Education and Training Act 2020 (for on-plan funding under section 425), and 25(1) of Schedule 
18 (for off-plan funding under section 428) 
 
 



 
Part five: TEO Corrective Actions 
In addition to providing comments on the draft audit report, the TEO audited is requested to provide a list 
below of any corrective actions to be undertaken on the audit. 
Corrective Actions 
Based on the recommendations in Part Two what corrective actions wil  be undertaken? 
Focus  Issue 
Corrective Action 
Date to be 
Area 
completed 

Inconsistent dates 
•  Set up electronic Attendance Register per 
October 
were recorded in 
programme for 2022 
2021 
the attendance 
•  Set up templated Acceptance Letter per 
schedule and the 
programme for 2022 
communication 
letters to 
students. 

No enrolment / 
•  Study Policy is covered under the Professional 
Completed 
study policy 
Continuous Development cycle as part of Staff 
developed for 
Appraisal system. Instructor staff qualifications 
TOPEC staff in the 
must be kept up to date and relevant as part of 
QMS. 
Safety Management System and Adventure Mark 
certification. 

The fees of one 
•  Put in EOY process for the new year 
October 
course was not 
2021 
compliant with 
the AMFM policy. 

Withdrawal and 
•  Add Course Withdrawal section to 2022 Student 
October 
refund 
Handbooks and include Withdrawal Form to be 
2021 
information is not 
filled out 
recorded in the 
•  Add Course Refund section to 2022 Students 
Student 
Handbooks 
Handbooks.