This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Commissioners' and Finance Risk and Audit Committee meeting minutes'.
Finance Risk and Audit Committee Meeting held 
Wednesday 26 May 2021  in the Board room, level 1, 
Hockin Building commencing at 12.10pm 
 
Commit ee:  Ms D Chin, Chair 
Dame K Poutasi, Commissioner 
Emeritus Professor M Wilson, Deputy Commissioner 
Mr C Paraone, Deputy Commissioner (attended from 12.25pm) 
Mr A Connolly, Clinical Advisor to Commissioner 
Ms TP Thompson-Evans, Iwi Maaori Council Chair (at ended from 12.57pm) 
Mr K Whelan, Crown Monitor 
 
In At endance: Dr K Snee, Chief Executive 
Mr M Cawthorne, Executive Director Finance, Procurement and Supply Chain 
Mr N Hablous, Company Secretary 
Ms L Gestro, Executive Director Strategy, Investment and Transformation 
Mr R Nia Nia, Executive Director Maaori, Equity and Health Improvement 
Mr M Foley, Executive Director Digital Enablement 
Ms C Tahu, Executive Director Al ied Health, Scientific and Technical 
Dr M Fisher, Chief Medical Officer 
Mr I Goulton, HealthShare Director 
 
________________________________________________________ 
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
 
ITEM 3: 
UPDATED ON CYBER SECURITY 
  
 
 
 
The Committee: 


a.  Welcomed and noted the attendance of 
 representative 
 
 
b.  Noted the Chief Executive’s advice that the current outage of all 
computer services resulting from a ransomware attack had severely 
impacted organisational capacity and required national coordination and 
prioritisation of care across the system and that Mr A Connolly would 
raise this nationally, given his role as the Ministry of Health’s Chief 
Medical Officer. 
c.  Commended the staf  and leadership for the significant and sustained 
effort that had gone into maintaining clinical services and rehabilitating 
information systems. 
d.  Noted the enormous effort required to rebuild every system from back-
up, rebuild/redesign the network and check and clean local devices 
while ensuring back-up tapes are themselves clean. 
e.  Noted the involvement and work being undertaken by cyber security 
experts nationally and internationally supported by the National Cyber 
Security, 
 Ministry of Health and Police. 
f.  Noted that a recovery plan was currently being prepared to determine 
the priority in which systems would be stood up. 
g.  Noted that the downstream operational impacts by way of other sector 
agencies being reluctant to exchange information with Waikato DHB. 
h.  Noted the engagement between Waikato DHB and the Ministry of 
Health for a common shared assurance programme. 
 
 
 
 
j.  Noted that recovery is underway with expert advice from 
 
National Cyber Security Centre and GCSB. 
k.  Noted that hopefully by the coming weekend the first parts of the 
system wil  be able to be brought back online and that limited clinical 
systems may be available the following week. 
 
 
m.  Noted that engagement had occurred with the Privacy Commissioner 
and that an 0800 number and other forms of assistance for those 
concerned about their privacy were being implemented. 
 
 
 
 
 


q.  Noted the potential for the current event to exacerbate inequity and that 
an equity workstream was being established with urgency to address 
this issue. 
 
 
 
t.  Noted the Executive’s update on payroll issues and how these were 
being mitigated. 
 
 
 
 
Chairperson:   
_______________________________ 
 
Date:   
 
_______________________________ 
 
Meeting Closed: 
1.47pm 
 


Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Confidential Minutes of the Commissioners 
held on Wednesday 23 June 2021, commencing at 2.05pm 
 
 
Present: 

Dame K Poutasi (Commissioner/Chair) 
 
Mr C Paraone (Deputy Commissioner) 
 
Emeritus Professor M Wilson (Deputy Commissioner) 
 
Mrs D Chin (Chair, Finance Risk and Audit Committee) 
 
Mr A Connolly (Clinical Advisor to the Commissioner) 
 
Mr K Whelan (Crown Monitor, attended via Microsoft Teams) 
 
Ms TP Thompson-Evans (Iwi Maaori Council Chair) 
 
  
 
 
 
 
In Attendance: 
Dr K Snee (Chief Executive) 
 
 
 
Mr N Hablous (Company Secretary) 
Ms S Hayward (Chief Nursing and Midwifery Officer) 
 
Dr M Fisher (Chief Secondary & Tertiary Care) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy Investment and 
Transformation) 
 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
Ms C Tahu (Chief Advisor Al ied Health, Scientific and Technical) 
 
 
 
 
   
Page 1 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
10

Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
ITEM 4:  CHIEF EXECUTIVE’S REPORT 
 
The report was taken as read. 
 
The Commissioner: 
a)  Received the Chief Executive’s report for the month of June. 
b)  Noted the progress and status of recovery from the recent IS outage. 
c)  Noted  the attendance of 
 for a 
detailed discussion on the DHB’s IS outage incident and the work and 
processes for the DHB to reconnect to the health system  and external 
parties. 
d)  Requested for the next report: 
•  an estimate of total IS outage costs (direct and indirect) to that 
point; 
Page 2 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
11

Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
•  an estimate of total IS outage costs (direct and indirect) possible; 
•  a description of the approval processes around expenditure 
related to the IS outage to show the rigour applied; 
•  confirmation of the “extraordinary event” threshold in the 
Operating Policy Framework and its applicability or otherwise; 
•  a legally privileged report on the legal consequences that may 
arise for submission to the insurer; 
•  a summary of systems “stood up” at that point along with a 
schedule of those remaining. 
 
 
 
f)  Noted the role of the Equity Response Group to provide guidance and 
highlight areas for opportunity to accelerate the DHB’s equity 
responsibilities given the expectation that the IS outage wil  have a 
significant impact on equity outcomes for Maaori. 
g)  Noted  the “approval to operate” and assurance processes to manage 
standing up systems and security risks and that a  summary of the 
process and what has been taken through this process would be 
submit ed to the next Commissioner meeting. 
h)  Noted that the DHB’s recovery plan is expected to be circulated within 
the next two weeks. 
i)  Noted the advice from 
 that there is nothing at this point that 
“we should be doing, that is not being done”. 
j)  Noted the advice from Executive that at this point the DHB has sufficient 
resource and capability to manage the IS outage and recovery 
programme. 
 
Page 3 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
12

Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
Page 4 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
13

Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Page 5 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
14

Commissioners Agenda for 28 July 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
 
Chairperson:   
__________________________________ 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
Meeting Closed: 
4.45pm 
 
Page 6 of 6 
Commissioners Minutes of 23 June 2021 
15

WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Minutes of the Finance Risk and Audit Committee 
held on Wednesday 28 July 2021, commencing at 9.30am 
 
 
 
Present: 

Mrs D Chin (Chair) 
 
Dame K Poutasi 
Mr C Paraone 
Emeritus Professor M Wilson 
Ms TP Thompson-Evans 
Mr A Connolly 
Mr K Whelan  
 
  
 
 
In Attendance: 
Dr Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy, Investment and 
Transformation) 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Ms S Hayward (Chief Nursing & Midwifery Officer) 
 
Mr R Nia Nia (Executive Director, Maaori, Equity and Health 
Improvement) 
 
 
 
Ms C Tahu (Chief Advisor, Al ied Health, Scientific and Technical) 
 
 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
 
 
Ms K Coley (Executive Director, Organisational Support) 
 
 
 
Mr I Goulton (Director, HealthShare) 
 
 
 
Mr W Jansen Van Rensburg (Director, Audit NZ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Page 1 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 2 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 3 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 4 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 5 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 6 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Page 7 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

ITEM 10:  CYBER SECURITY 
 
10.1  Governance Discussion and/or Decisions re Disaster Recovery and 
Cyber Security since 1 July 2018 
 
 
The report was taken as read. 
 
The Committee: 
a)  Noted the content of the report. 
10.3  Programme Review – Recovery from Cyber Attack 
 
 
The report was taken as read. 
 
 
The Committee: 
a)  Noted the verbal update provided by 
 
b)  Noted the content of the report. 
c)  Noted  the key findings and review recommendations which have 
been accepted by the Chief Executive and shared with the Minister. 
d)  Noted  Situation Reports wil  be phased out as the dashboard 
reporting is developed over the next two weeks. 
 
10.4  Cyber Security Update and Future Plans 
 
 
The report was taken as read. 
 
The Committee: 
a)  Noted regular written reports to the Commissioner Group outside the 
meetings. 
b)  Noted the content of the report. 
c)  Noted an amendment is required to Appendix 1 as training has been 
provided. 
d)  Noted estimated timeframes for business cases being presented wil  
be provided to the August FRAC meeting. 
e)  Noted training uptake wil  be reported in the next HR report. 
f)  Noted  that the oversight group is overseeing the recovery and 
reports through to the Executive Leadership Team. 
Page 8 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

g)  Endorsed the approach outlined. 
 
10.6  Cyber Incident: Legal and Regulatory Update 
 
 
The report was taken as read. 
 
The Committee: 
a)  Noted the content of the report. 
b)  Acknowledged the calibre of work done in this space by the Legal 
team and Executive. 
 
Page 9 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

 
Chairperson:   
__________________________________ 
 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
 
Meeting Closed: 
11.26am 
Page 10 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 28 July 2021 

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Confidential Minutes of the Commissioners 
held on Wednesday 28 July 2021, commencing at 2.28pm 
 
 
Present: 

Dame K Poutasi (Commissioner/Chair) 
 
Mr C Paraone (Deputy Commissioner) 
 
Emeritus Professor M Wilson (Deputy Commissioner) 
 
Mrs D Chin (Chair, Finance Risk and Audit Committee) 
 
Mr A Connolly (Clinical Advisor to the Commissioner) 
 
Mr K Whelan (Crown Monitor, attended via Microsoft Teams) 
 
Ms TP Thompson-Evans (Iwi Maaori Council Chair) 
 
  
 
 
 
 
In Attendance: 
Dr K Snee (Chief Executive) 
Ms S Hayward (Chief Nursing and Midwifery Officer) 
 
Dr M Fisher (Chief Secondary & Tertiary Care) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy Investment and 
Transformation) 
 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
Ms C Tahu (Chief Advisor Al ied Health, Scientific and Technical) 
 
Ms K Coley (Executive Director, HR) 
Dr N Scott (Director, Maori Equity Strategy & Research) 
 
Mr N Wilson (Director, Communications) 
 
 
 
Page 1 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
10

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Page 2 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
11

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
f)  Noted  the impact of the cyber attack on primary care initially was 
disruption to patient flow and additional workload created around this.   
Page 3 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
12

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Page 4 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
13

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
Page 5 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
14

Commissioners Agenda for 25 August 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Chairperson:   
__________________________________ 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
Meeting Closed: 
4.29pm 
 
Page 6 of 6 
Commissioners Minutes of 28 July 2021 
15

WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Minutes of the Finance Risk and Audit Committee 
held on Wednesday 25 August 2021, commencing at 9.30am 
by Zoom (due to NZ being in level 4 lockdown for COVID19) 
 
 
Present: 

Mrs D Chin (Chair) 
 
Dame K Poutasi 
Mr C Paraone 
Emeritus Professor M Wilson 
Ms TP Thompson-Evans 
Mr K Whelan  
Mr A Connolly (attended from 10.06am) 
 
  
 
 
In Attendance: 
Dr Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy, Investment and 
Transformation) 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Mr R Nia Nia (Executive Director, Maaori, Equity and Health 
Improvement) 
 
 
 
Mr N Hablous (Company Secretary) 
 
 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
 
 
Ms K Coley (Executive Director, Organisational Support) 
 
 
 
Mr I Goulton (Internal Audit) 
 
 
 
Mr W Jansen Van Rensburg (Director, Audit NZ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

 
Page 2 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 3 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 4 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 5 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 6 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 7 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

Page 8 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

ITEM 10:  CYBER SECURITY 
 
10.1  Cyber Security Update 
 
 
The report was taken as read. 
 
The Committee: 
a)  Noted the content of the report. 
b)  Noted that work to enhance cyber security is currently being scoped  
Page 9 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

 
 
Chairperson:   
__________________________________ 
 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
 
Meeting Closed: 
12.30pm 
Page 10 of 10 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 25 August 2021 

WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Minutes of the Finance Risk and Audit Committee 
held on Wednesday 22 September 2021, commencing at 10.04am 
in the Board room, level 1, Hockin building 
and by Zoom (due to alert levels for COVID19 in NZ) 
 
 
Present: 

Mrs D Chin (Chair) 
 
Dame K Poutasi 
Mr C Paraone 
Emeritus Professor M Wilson 
Ms TP Thompson-Evans 
Mr K Whelan  
Mr A Connolly (attended from 10.52am) 
 
  
 
 
In Attendance: 
Dr Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy, Investment and 
Transformation) 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Mr R Nia Nia (Executive Director, Maaori, Equity and Health 
Improvement) 
 
 
 
Mr N Hablous (Company Secretary) 
 
 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
 
 
Ms K Coley (Executive Director, Organisational Support) 
 
 
 
Mr I Goulton (Internal Audit) 
 
 
 
Mr W Jansen Van Rensburg (Director, Audit NZ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Page 2 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Page 3 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Page 4 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Page 5 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Page 6 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

ITEM 10:  CYBER SECURITY 
Page 7 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

d)  Noted  the increase in actual costs incurred from 31 July 2021 of 
 is principally due to: 
• 
 IS costs covering external resources assisting IS, software 
vendor support costs, and IS infrastructure costs; 
• 
 for Recovery team costs recognised to date; 
• 
 for additional patient treatment costs; 
• 
 
 
 
 
e)  Noted  the revised forecast, and the increase in forecast costs  is 
principally from 31 July 2021 of 
 
due to: 
• 
 for ongoing high IS infrastructure costs and new IS supplier 
resource contracts signed; 
• 
 for patient treatment costs from external providers (further 
invoices received and forecast); 
• 
 for security services due to ongoing delay with recovery of 
CCTV security systems; 
• 
 for clinical backlog catch-up, following initial draft analysis 
of volumes of clinical backlog due to the cyber event, with a plan 
and costings stil  to be done; 
• 
 
 
f)  Noted that a recent Cabinet paper on IS costs across the sector may 
result in about 
 of these costs being covered externally. 
g)  Requested for October a clear position on the financial and clinical 
impact of clinical services deferred as a result of the cyber incident. 
h)  Requested for October a report on the impact of the cyber incident 
on Inter-district flows and therefore on revenue. 
i)  Noted that the DHB has explicitly stated in the 2021/22 Annual Plan 
that cyber security costs and additional ongoing costs have been 
excluded from the budget target. 
j)  Noted  that correspondence had been forwarded to the Ministry of 
Health pursuant to clause 4.12.13 of the Operational Policy 
Framework seeking support for costs arising from the cyber incident 
 and would be raised by the Executive at 
the next Intensive Support meeting with the Ministry. 
k)  Noted  Executive  and Audit NZ assurances that expenditure arising 
from the cyber incident had been appropriately authorised. 
l)  Noted the email from the Executive circulated on 16 September 2021 
regarding the increase in cyber security costs. 
Page 8 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

 
Date:   
 
__________________________________ 
 
Meeting Closed: 
12.10pm 
Page 9 of 9 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 22 September 2021 

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Confidential Minutes of the Commissioners 
held on Wednesday 22 September 2021, commencing at 2.07pm 
in the Board room, level 1, Hockin building and by Zoom 
 
 
Present: 

Dame K Poutasi (Commissioner/Chair) 
 
Mr C Paraone (Deputy Commissioner – left meeting at 4.15pm) 
 
Emeritus Professor M Wilson (Deputy Commissioner) 
 
Mrs D Chin (Chair, Finance Risk and Audit Committee) 
 
Mr K Whelan (Crown Monitor) 
 
Ms TP Thompson-Evans (Iwi Maaori Council Chair) 
 
  
 
 
 
 
In Attendance: 
Dr K Snee (Chief Executive) 
Ms S Hayward (Chief Nursing and Midwifery Officer) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy Investment and 
Transformation) 
 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
 
Mr R Nia Nia (Executive Director, Maaori, Equity and Health 
Improvement) 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Mr N Hablous (Company Secretary) 
 
 
Page 1 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
10

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Page 2 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
11

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
6.2 
Cyber Security Incident –  Transition to Business as Usual and 
Lessons Learned 
 
The report was taken as read. 
 
The Commissioner: 
a)  Noted the status of the Cyber Security Incident Recovery Programme 
and remaining activities. 
Page 3 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
12

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
 
b)  Requested that the draft terms of reference for the Ministerial Inquiry 
wil  be made available to the Commissioner Group if this can occur 
before they are finalised. 
c)  Requested a close-out report to be submit ed in October. 
d)  Requested  that the close-out report quantifies any  increased BAU 
costs arising from improved resilience put in place during the event 
and/or recommends where resilience should be positioned to 
optimise costs. 
e)  Noted  that 
 would be 
attending the October FRAC meeting. 
Page 4 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
13

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
Page 5 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
14

Commissioners Agenda for 27 October 2021 (confidential) - Minutes and Matters Arising
 
Chairperson:   
__________________________________ 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
Meeting Closed: 
4.40pm 
Page 6 of 6 
Commissioners Minutes of 22 September 2021 
15

WAIKATO DISTRICT HEALTH BOARD 
Minutes of the Finance Risk and Audit Committee 
held on Wednesday 27 October 2021, commencing at 10.06am 
by Zoom (due to alert levels for COVID19 in NZ) 
 
 
Present: 

Mrs D Chin (Chair) 
 
Dame K Poutasi 
Mr C Paraone 
Emeritus Professor M Wilson 
Ms TP Thompson-Evans 
Mr K Whelan  
 
  
 
 
In Attendance: 
Dr Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Mr M Cawthorne (Executive Director, Finance, Procurement and Supply 
Chain) 
Ms C Lowry (Executive Director, Hospital and Community Services) 
Ms L Gestro (Executive Director, Strategy, Investment and 
Transformation) 
Mr M Foley (Executive Director, Digital Enablement) 
 
Mr N Hablous (Company Secretary) 
 
 
 
Dr J Carr (Chief Medical Officer, Primary Care) 
 
 
 
Ms K Coley (Executive Director, Organisational Support) 
 
 
 
Mr I Goulton (Internal Audit) 
 
 
 
Mr W Jansen Van Rensburg (Director, Audit NZ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 2 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 3 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 4 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 5 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 6 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Page 7 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

ITEM 10:  CYBER SECURITY 
 
10.1  Cyber Security Strategy 
 
 
The report was taken as read. 
 
Page 8 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

The Committee: 
c)  Noted that while the Ministry of Health may fund around 
 of 
this expenditure in 2012/22 the rest is Waikato DHB expenditure and 
wil  need to be derived from reprioritisation or savings across the 
organisation. 
d)  Requested that in relation to a decision as to whether or not to move 
to 
 the following process is followed: 
•  receive IS Outage closure report and Lessons Learned report; 
•  ascertain views of Health NZ and the Ministry of Health; 
•  come back to the Commissioner by February 2022 with a 
recommendation. 
e)  Noted that 
 allows for scalability as the sector moves into 
more integrated regional structures. 
Page 9 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

10.4  Lessons Learned Update 
 
 
The report was taken as read. 
 
The Committee: 
a)  Noted the attendance of 
 
 
 
 
b)  Noted the verbal update from the Recovery Programme Executive on 
the recovery programme work. 
c)  Noted the verbal summary from the auditors engaged in the lessons 
learned review of the work done, key themes, key learnings and next 
steps. 
d)  Noted  the close out report and lessons learned report would be 
submit ed to the November informal Commissioner meeting for 
consideration. 
Page 10 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

e)  Noted  that the lessons learned  report would  be shared with the 
Ministry of Health/Health Minister  
f)  Noted the review commissioned by the Ministry of Health on security 
assessment maturity to understand the level of security maturity of 
DHBs and shared service agencies and that the review report would 
be handed over to Health NZ.  
g)  Requested  the Executive comes to FRAC in December with an 
action plan and response  to the recommendations of the lessons 
learned report. 
 
 
Chairperson:   
__________________________________ 
 
Date:   
 
__________________________________ 
 
Meeting Closed: 
12.37pm 
Page 11 of 11 
Finance Risk and Audit Commit ee Minutes of 27 October 2021 

Document Outline