This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Briefings to incoming deputy secretarys'.

1982
Act 
Communications & 
Engagement Info pack for Te 
Ohu Poutoko o te Tāhuhu o 
Information 
te Mātauranga
Official 
Future Education
the 
under 
Released 


What wil  this pack provide?
1982
Act 
1. An overview of the Communications and Stakeholder Engagement (CSE) Group
2. How to engage with this Group and request support via the Comms Account Team
3. Detail on specific aspects of reputation management support:
Information 
• Media Management
• Social media
Official 
the 
under 
2
Released 


CSE Group: why are we here?
1982
Act 
We understand the differing perceptions and behaviours of our audiences, engaging them with the right 
story, in the right way at the right time. We create relevance to protect and enhance te Tāhuhu o te
Mātauranga’s reputation.  

Information 
Official 
the 
under 
3
Released 


The CSE Group
Māori and Pacific Communications
1982
works across al  of the organisation’s business 
Comprises five functions providing strategic 
teams providing specific communications 
Act 
communications leadership & advice, product and services 
advice for Māori and Pacific audiences.
to the business and our ministers.
Communications Accounts =  
‘Central Gateway’ to the Group       
is a team of Business Partners 
Information 
dedicated to specific business 
groups. Your Business Partner is the 
Online and Digital  Communications
central way to request support 
manages the main websites, 
across the CSE Group. You can 
social media communities, online 
contact the team at: 
consultation tools and publication of the 
Official 
[email address].
Education Gazette. They provide advice 
nz.  This team also includes the 
on digital best practice and analytics.
the 
Media Team.
under 
Brand & Corporate Communications
Special Projects
comprises Insight, Brand Management, 
provides specialist advice on
Creative Design, Internal Communications, 
specific projects like the NELP, 
Events, Print & Warehouse Management.
Food in Schools and The 
4
Education and Training Act.
Released 


Reputation Management: Media Team 1982
Act 
The Media Team is made up of a Chief Advisor and two specialist Media Advisors who sit within the Communications Accounts Team. 
The team provides support for media inquiries right across the organisation.
Most media queries come via the media inbox ([email address]) and the team works to the deadline provided by the 
journalist. There can be some flexibility in the deadline depending on the news organisation and the variables driving a particular 
story. But the news cycle is now 24/7 and deadlines tend to be short.
Some of the most frequent media queries we get are about:
Information 
• Buses or school transport
• Standdowns, suspensions and exclusions
• Capacity and overcrowding at schools
• The school lunch programme is also a regular query of late. 
• Zoning
Issues range from food wastage, plastic wastage and eligibility. 
• Specialist services
• The curriculum is another popular one, across a range of issues 
Official 
• School property across a range of issues, but most regularly about 
what’s in there, what should be in there  and regularly about 
aging infrastructure and inadequate property maintenance
sex ed and consent education. 

the 
Attendance 
• Also teacher supply. 
under 
Released 


What happens when a media query comes in?
1982
Act 
Media query 
received
Occasionally there are variations to 
this process. For example:
• If the Dep Sec doesn’t agree with 
the response. It can be sent back 
Information 
Response 
to the SME for further work and 
approved by Dep 
Sent to business 
Sec & sent to 
team inbox/SME
resent to the Dep Sec for sign off
Media Team
• The Media Advisor doesn’t agree 
with the response or like the way 
Official 
it’s been written. 
The other variation is if a request is 
made to interview the Dep Sec live or 
the 
to do a pre record interview. The 
Media Team can provide some sage 
Draft response 
advice to help Dep Secs through such 
under 
reviewed & signed 
SME drafts 
requests.
off by team 
response
manager
Released 


Social Media Presence
1982
Act 
One of the other teams within Communications and Stakeholder Engagement to highlight to you is Social Media.
Our social media channels have been a key and are effective at increasing the Ministry’s reach, engagement and 
reputation with the public over the past three years.
We have five social media platforms, and each has a unique purpose. The channels are:
Information 
Facebook
Instagram
LinkedIn
Twitter
Youtube
There’s more info here about social media policies and guidelines. Or email S
Official [email address]
the 
under 
Released 


Peak Bodies
1982
Act 
Iona meets regularly with two peak bodies forums:

Rāngai Reo Māori – representatives of Māori Medium peak bodies from kōhanga through to wānanga

Schooling Peak bodies – representatives of English medium schooling peak bodies
Both of these forums were initial y set up as weekly Zoom meetings in response to COVID lockdowns in 2020, 
to share information and identify and manage issues as they arose.
Information 
Rāngai Reo Māori hasn’t chosen to continue regular 
Schooling Peak Bodies have continued to meet with Iona for fortnightly Zooms, 
forums with Iona at this point, but instead meets with 
which are an opportunity to provide updates on Ministry work that’s of interest to 
her (and Daryn Bean) on an issues/events basis – eg. to  them, and to discuss issues and insights in an informal setting – eg. student 
discuss the decisions about Te Mahau/Te Tāhuhu; and 
attendance and engagement has been a focus of ongoing discussion by the group. 
Official 
on the current COVID response.
Te Rāngai Reo Māori:
Schooling Peak Bodies:
the 
• Te Tauihu o Ngā Wānanga
• NZ Principals Federation
• Post Primary Teachers Association (PPTA)
• Te Rūnanga Nui o Ngā Kura Kaupapa Māori
• Te Akatea – Māori Principals
• Secondary Principals Association (SPANZ)
• Te Kōhanga Reo National Trust
• NZ Pasifika Principals Association • Association of Intermediate and Middle 
• Nga Kura ā Iwi o Aotearoa
• NZ School Trustees Association
Schools (AIMS)
under 
• NZEI Te Riu Roa
• NZ Area Schools Association
• Association of Proprietors of Integrated 
Schools
Released 


Peak Bodies continued…
1982
Act 
Iona also shares email updates with these two groups ahead of significant announcements that are of interest to them. For example, if 
Ministers are making an announcement that relates to the organizations' they represent. These are trusted groups to share an in-
confidence heads up so that they’re prepared for the potential questions they might get from their members or media etc. 
Where these updates are relevant to early learning, she will also send these to the members of the Early Childhood Advisory 
Committee (ECAC).
Iona’s office sends a weekly email to LT letting them know what external engagements Iona has over the coming fortnight, and which 
Information 
person in the Office wil  be supporting the preparation for each meeting. The lead person in her Office wil  let LT members know if 
there is any advice needed from their groups for Iona’s meetings, or if they/a representative need to attend these meetings. 
Key Contacts
In terms of the two peak bodies forums specifically, the key contacts in Iona’s office
Official   are:
• Sophie Wilson for Schooling Peak Bodies; and 
the 
• Suzanne Allen for Rāngai Reo Māori. 
If LT members would like to know more about these forums or are interested in engaging through them, they can either discuss with
Iona directly (and/or Daryn for Rāngai Reo Māori) or they’re welcome to contact Sophie or Suzanne. 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

Document Outline