This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Citizenship Timeframe Delays Reasons?'.

 
 
 
17 November 2021 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
dia.govt.nz  
Sun via FYI 
fyi-request-17270-
[email address] 
 
 
 
Tēnā koe Sun 
OIA request 22/22 0330 Request for Updated information on Citizenship Processing time 
frames 

Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 19 October 2021.      
You requested –  
1.  As covid-19 is the main reason of backlog. We are still in level 3. Also its not a essential 
work as per department despite thousands of backlog. Will the timeframe increase? 
2.  Since when New Zealand has change timeframe to give Citizenship in 6.5 year to 7 years. 
Isn’t a long time for someone who has spend 5 year plus 2 years in waiting to get 
citizenship? 

3.  As you say new system is second most reason for backlog. I want to know more about 
this system as it is almost 2 years old system now. 
4.  Since in every response department is not guaranteed of reduction of timeframe. Then 
how come the steps and remedies department has took is impacting in positive way? 
5.  Most of staff been hired is for clearing backlog of paper application however Paper 
application are still being received then when the online application will get preference? 
 
In response to your request I can provide you with the following information. 
Questions one, three and four 
I can confirm that there are several factors that have contributed to the current processing 
timeframes for citizenship applications.  
The Department has been following Ministry of Health COVID-19 guidelines including physical 
distancing in the office, which has limited the number of staff who could physically be present in 
our workplace. Limited citizenship processing occurred during lockdown, as unlike birth or death 
registration it was not deemed an essential service, and it was not possible for full productivity 
to be maintained. This is because some key systems were not able to be accessed offsite due to 
privacy and security reasons, meaning that working from home was not a feasible option for 
many of our staff. 
 
 

While Covid 19 restrictions imposed by the Director-General of Health may ease over the 
coming weeks in Auckland, we cannot be sure of what this impact will have on the processing of 
citizenship applications. There is also no way to determine how the processing timeframes will 
change in future, as there are always several variables that can impact these timeframes. 
I can also advise that the Department is currently in the process of transitioning citizenship 
processing from a paper-based application system supported by aging technology, to a modern 
customer-centred case management system supporting a fully online application process. 
With the introduction of this new system, there has been a reduction of output in the period of 
the new system being introduced and the old one phased out. Productivity has been further 
impacted by the training requirements of staff on the new system, staff becoming proficient in 
the new system and the need for staff to work across both systems (online and offline).  
The new system is being designed iteratively, with new features and functionality being 
developed progressively. New features that have been and will be released will automate more 
aspects of the process and subsequently provide faster processing times.   
Question two  
I can advise that the legislative requirements for the grant of citizenship have not changed, only 
the time frame for processing applications.  
Question five 
The Department has hired additional temporary staff who will focus on reducing the backlog of 
paper applications, freeing up most existing staff to work exclusively on online applications. This 
means that there is significantly more resourcing to focus on clearing the backlog in both online 
and paper channels.  
We also expect that the time taken for staff to process in the online system should reduce as 
they become more familiar with our new system. The Department is continuing to develop this 
new system and train more existing staff to process citizenship applications. Taken together the 
range of initiatives in place should see a significant decrease in the backlog in coming months. 
As this information may be of interest to other members of the public, the Department has 
decided to proactively release a copy of this response on the DIA website. All requestor data, 
including your name and contact details, will be removed prior to release. The released 
response will be made available here: https://www.dia.govt.nz/Official-Information-Act-
Requests-2. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602.  
Ngā mihi 
 
Julia Taylor 
Manager Operational Policy and Official Correspondence  
Service Delivery and Operations 
 
Page 2 of 2