1 November 2021 
 
File No: DOIA 2122-0804 
 
 
Mike Hunua 
Email: [FYI request #17045 email] 
 
 
Dear Mike Hunua 
 
Thank you for your email of 5 October 2021 to the Ministry of Business, Innovation and Employment 
(the Ministry) requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), information regarding 
Business Travel documentation. 
 
Business travel documents are requested by employers for those employees they consider need to 
cross a boundary to undertake business activity. Businesses provide details about the business and 
the  business activity, and then a list of workers’ names  (first and last name only). The amount of 
personal information contained in the system is therefore very limited. The Ministry does not hold 
other personal information about workers, nor do we verify their identities in any way. 
 
For clarity, I have addressed each part of your request below. 
 
1.  Could the Ministry provide any privacy policy they have in regards to the Business 
Travel  document  to  pass  the  Auckland  Boundary  and  the  information  it  contains 
within the QR code on the document?  
The Business Travel Register falls under the www.business.govt.nz privacy policy, which you can 
access here: https://www.business.govt.nz/about-us/privacy 
 
 
                
2.  Who can scan the document?  
Only authorised COVID-19 enforcement officers, such as Police and New Zealand Defence Force are 
able to scan the QR code on the business travel documents. The QR code enables the enforcement 
officer to verify that the document has been issued by the business travel register and is valid. 
 
3.  Can a document be cancelled if lost or stolen, and policies regarding unauthorised 
use of these documents?  
Te Whakatairanga Service Delivery 
15 Stout Street, PO Box 1473, Wellington 6140 New Zealand 
E [email address] 
 
W www.mbie.govt.nz 
 

---

Yes, it can be cancelled. However, the document is also unique to the user as it contains the name of 
the  worker  and  business  that  requested  the  document,  so  it  isn’t  of  much  use  to  someone  else. 
Business travel documents are not a form of ID. Police will generally check both the business travel 
document and a person’s ID to ensure that the document belongs to that individual.  
 
As  the  document  is  unique  to  the  individual,  use  by  someone  it  was  not  issued  for  is  unlikely. 
Unauthorised  use  isn’t  illegal,  as  the  document  isn’t  a  legal  requirement.  However,  if  someone 
crosses the boundary for a reason that isn’t permitted, that is illegal, Police may prosecute. 
 
4.  Does the document need to be scanned by officials every crossing?  
Police or other enforcement officers on duty determine how many and which vehicles/people they 
stop, and whether to scan business travel documents or not.  
 
5.  Does the QR code contained in the Document log movements (entry and exits of an 
area)?  
QR code scans are logged. The log includes the document scanned, when, and by which enforcement 
officer. The log does not register direction of travel. 
 
6.  Can any person scan the document with a QR code scanner on a smart device? 
No, the QR code is a white-listed weblink, so only authorised devices can access the information. 
 
7.  What information does the QR code contain?  
The QR code is a white-listed weblink. The link contains information about the business activity, the 
person’s name, and whether the document is valid. 
 
8.  Any relevant privacy policy regarding these documents for the holder as employers 
may request these documents for employees.  
Only businesses can request business travel documents. This is because documents are only issued 
for  permitted  travel  for  businesses  and  their  workers.  Businesses  input  the  information, so MBIE 
doesn’t hold additional personal information about the workers than what the business already has. 
 
9.  Does the Ministry have any intentions to link testing and vaccination status to these 
documents for ease of crossing if longer-term boundary restrictions are used? 
The Ministry has investigated the potential to link testing status to these documents, however, this 
is not progressing any further at this time.  
 
I trust you will find this information useful. 
 
 
 
 

---

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of our response to your 
request. Information about how to make a complaint is available at: www.ombudsman.parliament.nz 
or free phone 0800 802 602.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Simon Gallagher 
Business Travel Exemptions Manager 
Te Whakatairanga Service Delivery  
 
 
 

---